9 dicas para criar e-mails internos de alto desempenho

1. Torne as linhas de assunto dos e-mails descritivas
2. Escreva uma cópia curta, mas concisa
3. Certifique-se de que a mensagem seja relevante
4. Personalize e-mails
5. Preste atenção ao design
6. Adicione elementos visuais, vídeos e fotos de pessoas
7. Use a opção "Adicionar ao calendário"
8. Adicionar assinatura
9. Escolha a frequência ideal

Vamos dedicar este post ao tipo especial de campanhas de e-mail, mensagens internas para funcionários da empresa. A primeira coisa a mencionar é que, neste caso, não precisamos usar nenhum truque típico de e-commerce para motivar os clientes, incentivá-los a abrir e-mails e fazer algumas ações que desejamos. Os funcionários obviamente os abrirão e lerão, pois esse é o dever deles, certo?

Por outro lado, aqui estão alguns requisitos específicos também. Se sua empresa não é uma espécie de “distopia totalitária” onde o desejo do CEO ou da alta direção é uma lei (esperamos que não!), mas cada funcionário é um membro da equipe, você precisa tratar os subordinados da melhor forma e se preocupar com suas necessidades , conforto e motivação.

Como fazer isso? Vamos começar.

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E-mails ou reuniões?

A primeira pergunta aqui é por que as empresas precisam de e-mails internos? Realmente, existem outras maneiras de discutir os problemas reais: reuniões pessoais, Slack, Skype, etc. No entanto, as estatísticas de pesquisas da BBC provaram que 67% dos funcionários preferem um canal de e-mail. Isso significa que os boletins internos são cruciais para os negócios.

Por que as pessoas preferem e-mails? Em primeiro lugar, com os e-mails, você pode escolher o horário mais conveniente para lê-los em vez de dividir seu trabalho para participar da reunião (o que pode causar a perda de inspiração ao retornar ao processo). Em segundo lugar, a linha de assunto descritiva do e-mail mostra do que se trata. Além disso, seus colegas têm a opção de salvar mensagens importantes em suas caixas de entrada e acessá-las facilmente quando necessário.

Outros prós dos e-mails são opções para rastrear quem os abriu e se comunicar pessoalmente com quem respondeu sua mensagem. Por último, mas não menos importante, o e-mail é mais conveniente do que o bate-papo - não há necessidade de rolar quando alguém deixou um comentário, por exemplo.

Parece convincente? Se sim, vamos prosseguir com dicas práticas.

1. Torne as linhas de assunto dos e-mails descritivas

Como dissemos acima, seus funcionários abrirão sua mensagem de qualquer maneira para se manterem atualizados e saberem de todas as novidades internas. Mas se você quiser que eles leiam isso o mais rápido possível, especifique claramente do que se trata este e-mail.

A linha de assunto deve ser descritiva o suficiente para avaliar o nível de urgência. Em outras palavras, os destinatários devem entender se a mensagem é importante o suficiente para fazer uma pausa e ler imediatamente, ou pode esperar um pouco.

2. Escreva uma cópia curta, mas concisa

E-mails internos não são sobre conteúdo de longa leitura. A causa é simples novamente - quanto mais tempo for necessário para ler uma mensagem, menos seus colegas estarão trabalhando. Atenha-se à regra do texto curto, mas conciso, com limite de 2 minutos para ler o e-mail até o final. Seus funcionários estão engajados com seus deveres, não os faça gastar muito tempo lendo relatórios detalhados.

3. Certifique-se de que a mensagem seja relevante

Na verdade, os gerentes do departamento financeiro não precisam saber sobre alguns problemas menores que o departamento técnico enfrentou e como eles foram resolvidos. Ou o que um e-mail tão especial tem a ver com o restante dos funcionários que não conseguiram participar do programa interno?

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Quando se trata de problemas locais, aplique a segmentação. É fácil de fazer com ESPs modernos - segmente seu banco de dados de contatos corporativos em categorias necessárias, como departamentos, projetos, etc. E envie as mensagens relevantes apenas para aqueles que lidam com questões locais; ou a todos quando a informação é geral.

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4. Personalize e-mails

Todos nós sabemos como funciona - use etiquetas de mesclagem e os destinatários verão seus nomes. Um truque simples, mas acrescenta polidez às comunicações internas.

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5. Preste atenção ao design

Novamente, com este ponto tudo é simples. Você não precisa se preocupar com elementos sofisticados - basta manter seu livro de marca, fontes, esquemas de cores, etc. Ele ficará mais elegante quando os boletins internos forem projetados de maneira corporativa, assim como suas campanhas B2C ou B2B.

6. Adicione elementos visuais, vídeos e fotos de pessoas

Imagens, vídeos e GIFs são usados ​​para muitos propósitos. Por exemplo, a visualização é uma boa maneira de descrever os detalhes de novos projetos e tarefas, organizar manuais sobre como usar novas ferramentas e recursos que você implementa em sua empresa, etc. Outros elementos cruciais são gráficos, gráficos e diagramas para visualizar atualizações de resultados . Veja esta captura de tela do gráfico criado com a ajuda de um modelo especial pré-projetado da coleção do editor de e-mail Stripo.

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Você também pode cumprimentar os funcionários com vídeos ou imagens especiais, ou apenas adicionar algo engraçado; um minuto de relaxamento e humor não vai doer.

Se você escrever um boletim informativo para funcionários, é razoável adicionar fotos de eventos e pessoas. Quando o número de funcionários for superior a 20 ou alguns deles estiverem trabalhando remotamente, as imagens ajudarão a apresentar as pessoas ou elogiar os melhores trabalhadores. É bom que os RHs enviem uma correspondência interna sobre um novo membro da equipe com suas fotos anexadas.

7. Use a opção "Adicionar ao calendário"

As pessoas geralmente estão ocupadas com seus deveres e rotina diária, então tendem a esquecer os eventos que você anunciou. É por isso que é uma solução perfeita incluir o botão “Adicionar ao calendário”. A propósito, ele pode ser usado não apenas para reuniões e eventos, mas também para algumas etapas de planos de projetos. Quando algo é programado dessa forma, não será ignorado!

Torne o botão "Adicionar ao calendário" perceptível. Um fato comprovado: a forma do botão não importa, mas a cor sim!

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8. Adicionar assinatura

Adicione a assinatura da pessoa responsável pelo e-mail atual. Em primeiro lugar, isso é educado. Em segundo lugar, os colegas saberão a quem podem enviar seus comentários, perguntas, etc.

Certamente, se você é um CEO ou gerente de RH, os funcionários têm seu número de celular. No entanto, alguns recém-chegados podem ser um pouco tímidos para pedir essa informação.

A propósito, uma solução perfeita é usar o gerador de assinaturas Newoldstamp, uma ferramenta com um conjunto de opções que ajuda com assinaturas de e-mail com aparência profissional!

9. Escolha a frequência ideal

E-mails internos da empresa não são um tipo de e-mail marketing, portanto, não há necessidade de enviar mensagens regularmente. As únicas exceções são os relatórios mensais — eles devem ser enviados no mesmo dia do mês.

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O resto depende puramente das necessidades atuais e notícias para compartilhar.

Resumindo: ainda precisa de ideias?

É assim que nossa compilação de dicas sobre como fazer e-mails internos se parece. Talvez você ainda não saiba como entrar em contato com seus funcionários? Bem, nesta postagem de blog publicada pela ContactMonkey, você encontrará 32 ideias de conteúdo de newsletter para funcionários para aumentar o engajamento dos funcionários. Combine-os com nossas dicas e torne sua comunicação interna ainda mais agradável e amigável!

Desejamos-lhe sinceramente boa sorte!