构建高效内部电子邮件的 9 个技巧
已发表: 2022-06-03
1. 使电子邮件主题行具有描述性
2. 写一份简短而简洁的文案
3. 确保信息是相关的
4.个性化电子邮件
5.注重设计
6.添加视觉元素、视频和人物照片
7.使用“添加到日历”选项
8.添加签名
9.选择最佳频率
我们将把这篇文章专门用于特殊类型的电子邮件活动，即公司员工的内部消息。 首先要提到的是，在这种情况下，我们实际上不需要使用任何典型的电子商务技巧来激励客户，促使他们打开电子邮件，并做出一些我们希望他们做的动作。 员工显然会打开并阅读它们，因为这是他们的职责，对吧？
另一方面，这里也有一些具体要求。 如果您的公司不是一种“极权主义的反乌托邦”，CEO或高层经理的愿望是法律（我们希望不是！）但每个员工都是团队的一员，您需要以最好的方式对待下属并关心他们的需求、舒适和动力。
怎么做？ 让我们开始吧。
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电子邮件或会议？
这里的第一个问题是为什么公司需要内部电子邮件？ 确实，还有其他方法可以讨论实际问题：个人会议、Slack、Skype 等。然而，BBC 的研究统计表明，67% 的员工更喜欢电子邮件渠道。 这意味着内部通讯对业务至关重要。
为什么人们更喜欢电子邮件？ 首先，通过电子邮件，你可以选择最方便的时间阅读它们，而不是打断你的工作去参加会议（这可能会导致返回过程中失去灵感）。 其次，电子邮件的描述性主题行显示了它的全部内容。 此外，您的同事可以选择将重要邮件保存在收件箱中，并在需要时轻松访问。
电子邮件的其他优点是跟踪谁打开了它们并与那些回答你的消息的人进行个人交流的选项。 最后但并非最不重要的是，电子邮件比聊天更方便 - 例如，当有人发表评论时无需滚动。
听起来很有说服力？ 如果是这样，让我们继续实用技巧。
1. 使电子邮件主题行具有描述性
正如我们上面所说，您的员工无论如何都会打开您的消息以保持更新并了解所有内部新闻。 但是，如果您希望他们尽快阅读此邮件，请明确说明此电子邮件的内容。
主题行应具有足够的描述性以评估紧急程度。 换句话说，收件人应该了解消息是否足够重要，可以休息一下并立即阅读，或者可以稍等片刻。
2. 写一份简短而简洁的文案
内部电子邮件与长读内容无关。 原因也很简单——阅读信息所需的时间越多，同事的工作就越少。 坚持简短而简洁的文本规则，限制 2 分钟阅读电子邮件到最后。 您的员工尽职尽责，不要让他们花太多时间阅读过于详细的报告。
3. 确保信息是相关的
技术部门面临的一些小问题，以及如何解决的，财务部门经理其实不需要知道。 或者，这样一封特殊的电子邮件与其他未能成功参与内部计划的员工有什么关系？
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当涉及到本地问题时，应用细分。 使用现代 ESP 很容易做到 - 将您的公司联系人数据库划分为所需的类别，如部门、项目等。并将相关消息仅发送给处理本地问题的人； 或在信息一般的情况下向所有人提供。
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4.个性化电子邮件
我们都知道它是如何工作的——使用合并标签，收件人会看到他们的名字。 一个简单的技巧，但它增加了内部沟通的礼貌。
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5.注重设计
同样，有了这一点，一切都很简单。 您无需为复杂的元素而烦恼 - 只需坚持您的品牌手册、字体、配色方案等。当内部通讯以企业方式设计时，它会看起来更时尚，就像您的 B2C 或 B2B 活动一样。
6.添加视觉元素、视频和人物照片
图像、视频和 GIF 用于多种用途。 例如，可视化是描述新项目和任务细节的好方法，安排有关如何使用您在公司中实施的新工具和功能的手册等。其他关键元素是图形、图表和图表，以可视化结果更新. 查看这张借助 Stripo 电子邮件编辑器集合中预先设计的特殊模板创建的图表截图。
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您还可以用特殊的视频或图像向员工打招呼，或者只是添加一些有趣的东西； 一分钟的放松和幽默不会受到伤害。
如果您撰写员工通讯，添加事件和人物的照片是合理的。 当人员数量超过 20 人或部分人员在远程工作时，图像将有助于介绍人员或表扬最优秀的员工。 人力资源部最好发送一封关于新团队成员的内部邮件，并附上他们的照片。
7.使用“添加到日历”选项
人们经常忙于他们的职责和日常生活，所以他们往往会忘记你宣布的事件。 这就是为什么包含“添加到日历”按钮的完美解决方案。 顺便说一句，它不仅可以用于会议和活动，还可以用于某些项目计划阶段。 当某事以这种方式安排时，它不会被跳过！
使“添加到日历”按钮引人注目。 事实证明：按钮的形状不重要，但颜色重要！
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8.添加签名
添加负责当前电子邮件的人员的签名。 首先，这是礼貌。 其次，同事会知道他们可以向谁发送反馈、问题等。
如果你是 CEO 或 HR 经理，员工肯定有你的手机号码。 然而，一些新来者可能会有点害羞地询问这些信息。
顺便说一句，一个完美的解决方案是使用 Newoldstamp 签名生成器，这是一个带有一组选项的工具，可以帮助您生成看起来很专业的电子邮件签名！
9.选择最佳频率
公司内部邮件不是电子邮件营销的一种，因此无需定期发送消息。 唯一的例外是月度报告——它们应该在一个月的同一天发送。
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其余的完全取决于当前的需求和要分享的新闻。
总结：还需要想法吗？
这就是我们编写内部电子邮件的技巧汇编的样子。 也许您仍然不知道如何联系您的员工？ 好吧，在 ContactMonkey 发布的这篇博文中，您将找到 32 条员工通讯内容创意，以提高员工敬业度。 将它们与我们的技巧结合起来，让您的内部沟通表现得愉快而友好！
我们真诚地祝您好运！