構建高效內部電子郵件的 9 個技巧

1. 使電子郵件主題行具有描述性
2. 寫一份簡短而簡潔的文案
3. 確保信息是相關的
4.個性化電子郵件
5.注重設計
6.添加視覺元素、視頻和人物照片
7.使用“添加到日曆”選項
8.添加簽名
9.選擇最佳頻率

我們將把這篇文章專門用於特殊類型的電子郵件活動，即公司員工的內部消息。 首先要提到的是，在這種情況下，我們實際上不需要使用任何典型的電子商務技巧來激勵客戶，促使他們打開電子郵件，並做出一些我們希望他們做的動作。 員工顯然會打開並閱讀它們，因為這是他們的職責，對吧？

另一方面，這裡也有一些具體要求。 如果你的公司不是那種“極權主義的反烏托邦”，CEO或高層管理者的願望是法律（我們希望不是！）但每個員工都是團隊的一員，你需要以最好的方式對待下屬並關心他們的需求、舒適和動力。

怎麼做？ 讓我們開始吧。

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電子郵件或會議？

這裡的第一個問題是為什麼公司需要內部電子郵件？ 確實，還有其他方法可以討論實際問題：個人會議、Slack、Skype 等。然而，BBC 的研究統計表明，67% 的員工更喜歡電子郵件渠道。 這意味著內部通訊對業務至關重要。

為什麼人們更喜歡電子郵件？ 首先，通過電子郵件，你可以選擇最方便的時間閱讀它們，而不是打斷你的工作去參加會議（這可能會導致返回過程中失去靈感）。 其次，電子郵件的描述性主題行顯示了它的全部內容。 此外，您的同事可以選擇將重要郵件保存在收件箱中，並在需要時輕鬆訪問。

電子郵件的其他優點是跟踪誰打開了它們並與那些回答你的消息的人進行個人交流的選項。 最後但並非最不重要的是，電子郵件比聊天更方便 - 例如，當有人發表評論時無需滾動。

聽起來很有說服力？ 如果是這樣，讓我們繼續實用技巧。

1. 使電子郵件主題行具有描述性

正如我們上面所說，您的員工無論如何都會打開您的消息以保持更新並了解所有內部新聞。 但是，如果您希望他們盡快閱讀此郵件，請明確說明此電子郵件的內容。

主題行應具有足夠的描述性以評估緊急程度。 換句話說，收件人應該了解消息是否足夠重要，可以休息一下並立即閱讀，或者可以稍等片刻。

2. 寫一份簡短而簡潔的文案

內部電子郵件與長讀內容無關。 原因也很簡單——閱讀信息所需的時間越多，同事的工作就越少。 堅持簡短而簡潔的文本規則，限制 2 分鐘閱讀電子郵件到最後。 您的員工盡職盡責，不要讓他們花太多時間閱讀過於詳細的報告。

3. 確保信息是相關的

技術部門面臨的一些小問題，以及如何解決的，財務部門經理其實不需要知道。 或者，這樣一封特殊的電子郵件與其他未能成功參與內部計劃的員工有什麼關係？

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當涉及到本地問題時，應用細分。 使用現代 ESP 很容易做到 - 將您的公司聯繫人數據庫劃分為所需的類別，如部門、項目等。並將相關消息僅發送給處理本地問題的人； 或在信息一般的情況下向所有人提供。

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4.個性化電子郵件

我們都知道它是如何工作的——使用合併標籤，收件人會看到他們的名字。 一個簡單的技巧，但它增加了內部溝通的禮貌。

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5.注重設計

同樣，有了這一點，一切都很簡單。 您無需為複雜的元素而煩惱 - 只需堅持您的品牌手冊、字體、配色方案等。當內部通訊以企業方式設計時，它會看起來更時尚，就像您的 B2C 或 B2B 活動一樣。

6.添加視覺元素、視頻和人物照片

圖像、視頻和 GIF 用於多種用途。 例如，可視化是描述新項目和任務細節的好方法，安排有關如何使用您在公司中實施的新工具和功能的手冊等。其他關鍵元素是圖形、圖表和圖表，以可視化結果更新. 查看這張借助 Stripo 電子郵件編輯器集合中預先設計的特殊模板創建的圖表截圖。

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您還可以用特殊的視頻或圖像向員工打招呼，或者只是添加一些有趣的東西； 一分鐘的放鬆和幽默不會受到傷害。

如果您撰寫員工通訊，添加事件和人物的照片是合理的。 當人員數量超過 20 人或部分人員在遠程工作時，圖像將有助於介紹人員或表揚最優秀的員工。 人力資源部最好發送一封關於新團隊成員的內部郵件，並附上他們的照片。

7.使用“添加到日曆”選項

人們經常忙於他們的職責和日常生活，所以他們往往會忘記你宣布的事件。 這就是為什麼包含“添加到日曆”按鈕的完美解決方案。 順便說一句，它不僅可以用於會議和活動，還可以用於某些項目計劃階段。 當某事以這種方式安排時，它不會被跳過！

使“添加到日曆”按鈕引人注目。 事實證明：按鈕的形狀不重要，但顏色重要！

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8.添加簽名

添加負責當前電子郵件的人員的簽名。 首先，這是禮貌。 其次，同事會知道他們可以向誰發送反饋、問題等。

如果你是 CEO 或 HR 經理，員工肯定有你的手機號碼。 然而，一些新來者可能會有點害羞地詢問這些信息。

順便說一句，一個完美的解決方案是使用 Newoldstamp 簽名生成器，這是一個帶有一組選項的工具，可以幫助您生成看起來很專業的電子郵件簽名！

9.選擇最佳頻率

公司內部郵件不是電子郵件營銷的一種，因此無需定期發送消息。 唯一的例外是月度報告——它們應該在一個月的同一天發送。

圖片來源：條紋

其餘的完全取決於當前的需求和要分享的新聞。

總結：還需要想法嗎？

這就是我們編寫內部電子郵件的技巧彙編的樣子。 也許您仍然不知道如何联系您的員工？ 好吧，在 ContactMonkey 發布的這篇博文中，您將找到 32 條員工通訊內容創意，以提高員工敬業度。 將它們與我們的技巧結合起來，讓您的內部溝通表現得愉快而友好！

我們真誠地祝您好運！