9 consejos para crear correos electrónicos internos de alto rendimiento

1. Haz que las líneas de asunto de los correos electrónicos sean descriptivas
2. Escriba una copia corta pero concisa
3. Asegúrate de que el mensaje sea relevante
4. Personaliza los correos electrónicos
5. Presta atención al diseño
6. Agrega elementos visuales, videos y fotos de personas
7. Use la opción "Agregar al calendario"
8. Agregar firma
9. Elige la frecuencia óptima

Vamos a dedicar esta publicación al tipo especial de campañas de correo electrónico, mensajes internos para empleados de la empresa. Lo primero que hay que mencionar es que, en este caso, en realidad no necesitamos usar los trucos típicos del comercio electrónico para motivar a los clientes, instarlos a abrir correos electrónicos y realizar algunas acciones que queremos que realicen. Los empleados obviamente los abrirán y los leerán, ya que este es su deber, ¿verdad?

Por otro lado, aquí hay algunos requisitos específicos también. Si su empresa no es una especie de “distopía totalitaria” donde el deseo del CEO o del alto directivo es una ley (¡esperamos que no!) pero cada empleado es un miembro del equipo, debe tratar a los subordinados de la mejor manera y preocuparse por sus necesidades. , comodidad y motivación.

¿Como hacer eso? Empecemos.

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¿Correos electrónicos o reuniones?

La primera pregunta aquí es ¿por qué las empresas necesitan correos electrónicos internos? Realmente, hay otras formas de discutir los problemas reales: reuniones personales, Slack, Skype, etc. Sin embargo, las estadísticas de investigación de la BBC demostraron que el 67% de los empleados prefieren un canal de correo electrónico. Significa que los boletines internos son cruciales para los negocios.

¿Por qué la gente prefiere los correos electrónicos? En primer lugar, con los correos electrónicos, puede elegir el momento más conveniente para leerlos en lugar de dividir su trabajo para participar en la reunión (lo que puede causar la pérdida de inspiración al volver al proceso). En segundo lugar, la línea de asunto descriptiva del correo electrónico muestra de qué se trata. Además, sus colegas tienen la opción de guardar mensajes importantes en sus bandejas de entrada y acceder a ellos fácilmente cuando sea necesario.

Otras ventajas de los correos electrónicos son las opciones para rastrear quién los abrió y comunicarse personalmente con quienes respondieron su mensaje. Lo último, pero no menos importante, es que el correo electrónico es más conveniente que el chat; por ejemplo, no es necesario desplazarse cuando alguien dejó un comentario.

¿Suena convincente? Si es así, procedamos con consejos prácticos.

1. Haz que las líneas de asunto de los correos electrónicos sean descriptivas

Como dijimos anteriormente, sus empleados abrirán su mensaje de todos modos para mantenerse actualizados y conocer todas las noticias internas. Pero si desea que lean esto lo antes posible, especifique claramente de qué se trata este correo electrónico.

La línea de asunto debe ser lo suficientemente descriptiva para evaluar el nivel de urgencia. En otras palabras, los destinatarios deben comprender si el mensaje es lo suficientemente importante como para tomar un descanso y leerlo de inmediato, o si puede esperar un poco.

2. Escriba una copia corta pero concisa

Los correos electrónicos internos no son sobre contenido de lectura larga. La causa es nuevamente simple: cuanto más tiempo se necesite para leer un mensaje, menos trabajarán sus colegas. Siga la regla del texto breve pero conciso con un límite de 2 minutos para leer el correo electrónico hasta el final. Sus empleados están comprometidos con sus funciones, no les haga pasar mucho tiempo leyendo informes demasiado detallados.

3. Asegúrate de que el mensaje sea relevante

En realidad, no es necesario que los gerentes del departamento financiero conozcan algunos problemas menores que enfrentó el departamento técnico y cómo se resolvieron. ¿O qué tiene que ver un correo electrónico tan especial con el resto de empleados que no lograron participar en el programa interno?

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Cuando se trata de problemas locales, aplique la segmentación. Es fácil de hacer con los ESP modernos: segmente su base de datos de contactos corporativos en categorías necesarias como departamentos, proyectos, etc. Y envíe los mensajes relevantes solo a aquellos que se ocupan de problemas locales; o a todo el mundo cuando la información es general.

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4. Personaliza los correos electrónicos

Todos sabemos cómo funciona: use etiquetas de combinación y los destinatarios verán sus nombres. Un truco sencillo, pero que añade cortesía a las comunicaciones internas.

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5. Presta atención al diseño

Nuevamente, con este punto todo es simple. No es necesario que se moleste con elementos sofisticados, simplemente apéguese a su libro de marca, fuentes, combinaciones de colores, etc. Se verá más elegante cuando los boletines internos estén diseñados de manera corporativa, al igual que sus campañas B2C o B2B.

6. Agrega elementos visuales, videos y fotos de personas

Las imágenes, videos y GIF se utilizan para muchos propósitos. Por ejemplo, la visualización es una buena manera de describir los detalles de nuevos proyectos y tareas, organizar manuales sobre cómo usar las nuevas herramientas y funciones que implementa en su empresa, etc. Otros elementos cruciales son gráficos, cuadros y diagramas para visualizar actualizaciones de resultados. . Mire esta captura de pantalla del gráfico creado con la ayuda de una plantilla especial prediseñada de la colección de editores de correo electrónico Stripo.

fuente de la imagen: stripo

También puede saludar a los empleados con videos o imágenes especiales, o simplemente agregar algo divertido; un minuto de relax y humor no vendrá mal.

Si escribe un boletín informativo para empleados, es razonable agregar fotos de eventos y personas. Cuando la cantidad de personal supera los 20 o algunos de ellos trabajan de forma remota, las imágenes ayudarán a presentar a las personas o elogiar a los mejores trabajadores. Es bueno que los recursos humanos envíen un correo interno sobre un nuevo miembro del equipo con sus fotos adjuntas.

7. Use la opción "Agregar al calendario"

Las personas suelen estar ocupadas con sus deberes y la rutina diaria, por lo que tienden a olvidarse de los eventos que anunciaste. Es por eso que es una solución perfecta incluir el botón "Agregar al calendario". Por cierto, puede usarse no solo para reuniones y eventos, sino también para algunas etapas de planes de proyectos. Cuando algo está programado de esta manera, ¡no se omitirá!

Haga que el botón "Agregar al calendario" sea notable. Un hecho comprobado: ¡no importa la forma del botón pero sí el color!

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8. Agregar firma

Agregue la firma de la persona que está a cargo del correo electrónico actual. En primer lugar, esto es educado. En segundo lugar, los colegas sabrán a quién pueden enviar sus comentarios, preguntas, etc.

Seguramente si eres un CEO o gerente de recursos humanos, los empleados tienen tu número de celular. Sin embargo, algunos recién llegados pueden ser algo tímidos para pedir esta información.

Por cierto, una solución perfecta es usar el generador de firmas Newoldstamp, una herramienta con un conjunto de opciones que ayuda a que las firmas de correo electrónico se vean profesionales.

9. Elige la frecuencia óptima

Los correos electrónicos internos de la empresa no son un tipo de marketing por correo electrónico, por lo que no es necesario enviar mensajes de forma regular. Las únicas excepciones son los informes mensuales: deben enviarse el mismo día del mes.

fuente de la imagen: stripo

El resto depende puramente de las necesidades actuales y las noticias para compartir.

Resumiendo: ¿todavía necesitas ideas?

Así es como se ve nuestra recopilación de consejos sobre cómo hacer correos electrónicos internos. ¿Quizás aún no sabes cómo comunicarte con tus empleados? Bueno, en esta publicación de blog publicada por ContactMonkey encontrará 32 ideas de contenido para boletines informativos para empleados para impulsar el compromiso de los empleados. ¡Combínalos con nuestros consejos y haz que tus comunicaciones internas funcionen pero sean agradables y amigables!

¡Le deseamos sinceramente la mejor de las suertes!