9 Tipps zum Erstellen leistungsstarker interner E-Mails
Veröffentlicht: 2022-06-03
1. Machen Sie E-Mail-Betreffzeilen aussagekräftig
2. Schreiben Sie eine kurze, aber prägnante Kopie
3. Stellen Sie sicher, dass die Nachricht relevant ist
4. Personalisieren Sie E-Mails
5. Achten Sie auf das Design
6. Fügen Sie visuelle Elemente, Videos und Fotos von Personen hinzu
7. Verwenden Sie die Option „Zum Kalender hinzufügen“.
8. Signatur hinzufügen
9. Wählen Sie die optimale Frequenz
Wir widmen diesen Beitrag der besonderen Art von E-Mail-Kampagnen, internen Nachrichten für Mitarbeiter des Unternehmens. Das erste, was zu erwähnen ist, ist, dass wir in diesem Fall eigentlich keine typischen E-Commerce-Tricks anwenden müssen, um Kunden zu motivieren, sie zum Öffnen von E-Mails zu bewegen und einige Aktionen auszuführen, die wir von ihnen erwarten. Die Mitarbeiter werden sie natürlich öffnen und lesen, da dies ihre Pflicht ist, oder?
Auf der anderen Seite gibt es auch hier einige spezifische Anforderungen. Wenn Ihr Unternehmen keine Art „totalitärer Dystopie“ ist, in der der Wunsch des CEO oder Top-Managers ein Gesetz ist (wir hoffen nicht!), aber jeder Mitarbeiter ein Mitglied des Teams ist, müssen Sie die Untergebenen am besten behandeln und sich um ihre Bedürfnisse kümmern , Komfort und Motivation.
Wie geht das? Lass uns anfangen.
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E-Mails oder Meetings?
Hier stellt sich gleich zu Beginn die Frage, warum Unternehmen überhaupt interne E-Mails brauchen? Tatsächlich gibt es andere Möglichkeiten, um die aktuellen Probleme zu besprechen: persönliche Treffen, Slack, Skype usw. Dennoch haben die Statistiken der BBC-Forschung gezeigt, dass 67 % der Mitarbeiter einen E-Mail-Kanal bevorzugen. Dies bedeutet, dass interne Newsletter für das Geschäft von entscheidender Bedeutung sind.
Warum bevorzugen Menschen E-Mails? Erstens können Sie bei E-Mails den günstigsten Zeitpunkt zum Lesen auswählen, anstatt Ihre Arbeit zu unterbrechen, um an dem Meeting teilzunehmen (was zu einem Verlust der Inspiration bei der Rückkehr zum Prozess führen kann). Zweitens zeigt die aussagekräftige Betreffzeile der E-Mail, worum es geht. Darüber hinaus haben Ihre Kollegen die Möglichkeit, wichtige Nachrichten in ihren Posteingängen zu speichern und bei Bedarf einfach darauf zuzugreifen.
Weitere Vorteile von E-Mails sind Optionen, um zu verfolgen, wer sie geöffnet hat, und um persönlich mit denen zu kommunizieren, die Ihre Nachricht beantwortet haben. Last but not least ist E-Mail bequemer als Chat - Sie müssen beispielsweise nicht scrollen, wenn jemand einen Kommentar hinterlassen hat.
Klingt überzeugend? Dann fahren wir mit praktischen Tipps fort.
1. Machen Sie E-Mail-Betreffzeilen aussagekräftig
Wie oben erwähnt, werden Ihre Mitarbeiter Ihre Nachricht trotzdem öffnen, um auf dem Laufenden zu bleiben und alle internen Neuigkeiten zu erfahren. Aber wenn Sie möchten, dass sie dies so schnell wie möglich lesen, geben Sie deutlich an, worum es in dieser E-Mail geht.
Die Betreffzeile sollte aussagekräftig genug sein, um die Dringlichkeitsstufe beurteilen zu können. Mit anderen Worten, die Empfänger sollten verstehen, ob die Nachricht wichtig genug ist, um eine Pause einzulegen und sofort zu lesen, oder ob sie etwas warten kann.
2. Schreiben Sie eine kurze, aber prägnante Kopie
Bei internen E-Mails geht es nicht um lang gelesene Inhalte. Die Ursache ist wieder einfach - je mehr Zeit zum Lesen einer Nachricht benötigt wird, desto weniger werden Ihre Kollegen arbeiten. Halten Sie sich an die Regel des kurzen, aber prägnanten Textes mit einem Limit von 2 Minuten, um E-Mails bis zum Ende zu lesen. Ihre Mitarbeiter sind mit ihren Pflichten beschäftigt, lassen Sie sie nicht viel Zeit damit verbringen, übermäßig detaillierte Berichte zu lesen.
3. Stellen Sie sicher, dass die Nachricht relevant ist
Es ist eigentlich nicht nötig, dass Leiter der Finanzabteilung über einige kleinere Probleme Bescheid wissen, mit denen die technische Abteilung konfrontiert war, und wie sie gelöst wurden. Oder was hat so eine spezielle E-Mail mit den restlichen Mitarbeitern zu tun, die es nicht geschafft haben, am internen Programm teilzunehmen?
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Wenden Sie bei lokalen Problemen eine Segmentierung an. Mit modernen ESPs ist das ganz einfach – segmentieren Sie Ihre Unternehmenskontaktdatenbank in benötigte Kategorien wie Abteilungen, Projekte usw. und senden Sie die relevanten Nachrichten nur an diejenigen, die sich mit lokalen Themen befassen; oder an alle, wenn Informationen allgemein sind.
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4. Personalisieren Sie E-Mails
Wir alle wissen, wie es funktioniert – verwenden Sie Merge-Tags, und die Empfänger sehen ihre Namen. Ein einfacher Trick, aber er verleiht der internen Kommunikation Höflichkeit.
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5. Achten Sie auf das Design
Auch hier ist alles einfach. Sie brauchen sich nicht um ausgefeilte Elemente zu kümmern – halten Sie sich einfach an Ihr Markenbuch, Schriftarten, Farbschemata usw. Es wird stilvoller aussehen, wenn interne Newsletter genauso wie Ihre B2C- oder B2B-Kampagnen auf Corporate-Art gestaltet sind.
6. Fügen Sie visuelle Elemente, Videos und Fotos von Personen hinzu
Bilder, Videos und GIFs werden für viele Zwecke verwendet. Die Visualisierung ist beispielsweise eine gute Möglichkeit, die Details neuer Projekte und Aufgaben zu beschreiben, Handbücher zur Verwendung neuer Tools und Funktionen zu erstellen, die Sie in Ihrem Unternehmen implementieren, usw. Weitere wichtige Elemente sind Grafiken, Diagramme und Diagramme zur Visualisierung von Ergebnisaktualisierungen . Schauen Sie sich diesen Screenshot des Diagramms an, das mit Hilfe einer speziellen vorgefertigten Vorlage aus der Stripo-E-Mail-Editor-Sammlung erstellt wurde.
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Sie können Mitarbeiter auch mit speziellen Videos oder Bildern begrüßen oder einfach etwas Lustiges hinzufügen; Eine Minute Entspannung und Humor kann nicht schaden.
Wenn Sie einen Mitarbeiter-Newsletter schreiben, ist es sinnvoll, Fotos von Ereignissen und Personen hinzuzufügen. Wenn die Anzahl der Mitarbeiter 20 übersteigt oder einige von ihnen remote arbeiten, helfen Bilder dabei, Menschen vorzustellen oder die besten Mitarbeiter zu loben. Es ist gut für HRs, ein internes Mailing über ein neues Teammitglied mit angehängten Fotos zu versenden.
7. Verwenden Sie die Option „Zum Kalender hinzufügen“.
Die Menschen sind oft mit ihren Pflichten und ihrer täglichen Routine beschäftigt, sodass sie die von Ihnen angekündigten Ereignisse vergessen. Aus diesem Grund ist es eine einwandfreie Lösung, die Schaltfläche „Zum Kalender hinzufügen“ einzuschließen. Übrigens kann es nicht nur für Besprechungen und Veranstaltungen verwendet werden, sondern auch für einige Phasen von Projektplänen. Wenn etwas auf diese Weise geplant ist, wird es nicht übersprungen!
Machen Sie den „Zum Kalender hinzufügen“-Button sichtbar. Eine bewiesene Tatsache: Die Form des Knopfes spielt keine Rolle, aber die Farbe!
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8. Signatur hinzufügen
Fügen Sie die Signatur der Person hinzu, die für die aktuelle E-Mail verantwortlich ist. Das ist erstmal höflich. Zweitens wissen die Kollegen, an wen sie ihr Feedback, ihre Fragen usw. senden können.
Wenn Sie ein CEO oder HR-Manager sind, haben die Mitarbeiter sicherlich Ihre Handynummer. Einige Neuankömmlinge sind jedoch möglicherweise etwas schüchtern, um diese Informationen zu erfragen.
Übrigens, eine perfekte Lösung ist die Verwendung des Newoldstamp-Signaturgenerators, ein Tool mit einer Reihe von Optionen, die bei professionell aussehenden E-Mail-Signaturen helfen!
9. Wählen Sie die optimale Frequenz
Firmeninterne E-Mails sind keine Art von E-Mail-Marketing, es müssen also keine regelmäßigen Nachrichten verschickt werden. Die einzigen Ausnahmen sind monatliche Berichte – sie sollten am selben Tag eines Monats gesendet werden.
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Der Rest hängt ausschließlich von aktuellen Bedürfnissen und Neuigkeiten ab, die geteilt werden sollen.
Fazit: Brauchen Sie noch Ideen?
So sieht unsere Zusammenstellung von Tipps zum Erstellen interner E-Mails aus. Vielleicht wissen Sie immer noch nicht, wie Sie Ihre Mitarbeiter erreichen können? Nun, in diesem von ContactMonkey veröffentlichten Blogbeitrag finden Sie 32 Inhaltsideen für Mitarbeiter-Newsletter, um das Mitarbeiterengagement zu steigern. Kombinieren Sie diese mit unseren Tipps und gestalten Sie Ihre interne Kommunikation performant und dennoch angenehm und freundlich!
Wir wünschen Ihnen von Herzen viel Glück!