Эксперт по охране труда рассказывает о создании продуктивной и здоровой среды WFH

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в мире удаленной работы или имеете многолетний опыт работы, вы, вероятно, знаете, что эта рабочая среда имеет свои преимущества и проблемы. И, говоря о последнем, согласно исследованию состояния удаленной работы Buffer за 2021 год, самые большие проблемы для удаленных работников — это невозможность отключиться (27%) и трудности с совместной работой и общением (16%).

Чтобы узнать, как удаленные сотрудники могут справиться с этими, а также с некоторыми другими проблемами, такими как баланс между работой и личной жизнью, я обратился к Элейн Мейер. Элейн — независимый писатель, освещающий самые разные темы: от удаленной работы, эмоционального выгорания, технологий до психического здоровья, общественного здравоохранения и здравоохранения. Она пишет для таких СМИ, как Doist, Fast Company, Forbes, Huffington Post, Колумбийского университета и Weill Cornell. Помимо писательства, она также работала учителем английского языка во Франции, где провела семь месяцев.

Поскольку Элейн хорошо разбирается в ранее упомянутых темах, я хотел обсудить с ней такие темы, как удаленная работа, эмоциональное выгорание, баланс между работой и личной жизнью и благополучие сотрудников. В этой статье я поделюсь с вами всеми ценными советами и советами, на которые Элейн указала во время нашего интервью.

Как общаться и сотрудничать в удаленных командах?

Если «расстояние заставляет сердце сжиматься», то удаленная работа повышает уровень стресса.

А именно, согласно недавнему опросу, стресс и увеличение веса являются одними из ключевых проблем со здоровьем для удаленных работников в США. С другой стороны, адекватное общение может помочь снять стресс и тревогу, особенно во время кризиса.

Имея это в виду, я хотел услышать, что Элейн считает важным, когда речь идет об общении и сотрудничестве с удаленными командами.

Если вам интересно, возможно ли добиться максимального сотрудничества с вашей удаленной командой и при этом сохранить здоровую настройку WHF, внимательно ознакомьтесь с практическими советами Элейн для достижения именно этого.

Продвигайте асинхронный подход

В своей статье об асинхронном общении Элейн указала, что асинхронный подход заключается в том, чтобы сделать «письменное общение по умолчанию». Таким образом, встречи становятся более целенаправленными, работники становятся более продуктивными , а способность каждого быстро сосредотачиваться увеличивается .

Однако изменения даются людям нелегко, и сопротивление любым нововведениям в рабочей среде довольно распространено. Тем не менее, у Элейн есть двухэтапное решение даже для самых скептически настроенных членов команды.

Во-первых, чтобы ознакомиться с преимуществами рабочей среды без отвлекающих факторов, она рекомендует прочитать пару книг на эту тему. «Глубокая работа» Кэла Ньюпорта может стать отличной отправной точкой.

После прочтения идет речь:

« Вторым шагом было бы поговорить с членами команды и спросить их, с чем они сталкиваются прямо сейчас на работе. Вместо того, чтобы чувствовать, что вам нужно вскипятить океан, вы просто можете сосредоточиться на меньшем наборе вопросов. ”

Уменьшите объем писем

Помимо установления четких требований к общению для своих сотрудников, удаленные менеджеры также должны подавать пример.

Элейн считает, что менеджеры несут ответственность за разъяснение того, как и когда команда должна связываться друг с другом. Поэтому им нужно избегать отправки электронных писем в нерабочее время.

Итак, всякий раз, когда вы работаете допоздна и хотите отправить электронное письмо сотруднику, сохраните электронное письмо и запланируйте его на следующий день.

Планируйте меньше встреч (и стремитесь к разнообразию)

Еще один ценный совет, который предлагает Элейн, — проводить меньше встреч — например, одну встречу раз в две недели, а не каждую неделю.

Она также добавляет:

« Что действительно приносит пользу людям, так это встречи один на один. Работая в удаленной компании, люди могут чувствовать, что их не видно. Вот почему важны регулярные проверки, чтобы убедиться, что люди все еще чувствуют себя при исполнении служебных обязанностей, даже если они не находятся в одном и том же месте. ”

Сокращение количества совещаний также может помочь в управлении мультикультурными виртуальными командами.

По словам Элейн, всякий раз, когда возникает проблема с разницей во времени, асинхронная связь может спасти положение. При правильной и организованной системе сортировки сообщений ничто не будет упущено, даже если люди работают в разных часовых поясах.

« Я также пишу об общественном здравоохранении, и один врач недавно сказал мне, что чем разнообразнее ваша медицинская команда, тем лучше для всех. Примите это разнообразие и посмотрите на него, а не думайте, что все одинаковы ».

Как построить доверительные отношения между удаленными членами команды?

Доверительные и заслуживающие доверия отношения с коллегами жизненно важны в любой рабочей обстановке, но особенно важно укреплять доверие на удаленном рабочем месте.

Давайте подробнее рассмотрим точку зрения Элейн на передовой опыт построения культуры доверия.

Переключите свое внимание на результаты

По мнению Элейн, когда менеджеры или работодатели слишком беспокоятся о том, работают ли их сотрудники или бездельничают, это обычно плохо кончается.

« Похоже, что такое управление порождает страх и тревогу среди сотрудников и на самом деле заставляет их работать менее продуктивно ».

Так что в некотором смысле такое поведение неэффективно как для менеджеров, так и для сотрудников. Элейн продолжает:

« Если вы относитесь к людям так, как будто им нельзя доверять, они будут вести себя именно так. Но главное, выполняют ли они ту работу, которую вы от них ожидаете. Кроме того, постановка четких целей и сосредоточение внимания на результатах важнее, чем время, потраченное на что-то ».

Чтобы помочь удаленным работникам более эффективно выполнять свои задачи и выполнять их вовремя, менеджеры не должны слишком сильно вмешиваться в то, что делают сотрудники. В конце концов, результаты будут говорить сами за себя.

Как позаботиться о благополучии и психическом здоровье удаленных сотрудников?

Помимо улучшения общения и укрепления доверия в удаленных командах, поддержание нашего психического здоровья при работе из дома имеет жизненно важное значение, особенно для сотрудников, которые являются новичками в этом типе работы. Давайте посмотрим, что Элейн сказала об осведомленности компаний о благополучии своих сотрудников.

Поощряйте отключение

По словам Элейн, благополучие сотрудников тесно связано с их балансом между работой и личной жизнью и количеством времени, которое они посвящают отключению от работы. Компании, однако, имеют право голоса в обеспечении поддержания баланса.

« Я думаю, что ключом является введение медитации или йоги, или просто ресурсов, чтобы люди могли позаботиться о себе. Кроме того, установите несколько предсказуемых часов, чтобы помочь людям отключиться от работы. В США работающие матери действительно испытывают стресс, поскольку они заботятся о своих детях и работают удаленно. Иметь некоторую гибкость для людей в такой ситуации важно ».

Элейн упомянула, что одна работающая мать сказала ей, что работники должны обсуждать со своими работодателями гибкий график работы. Сотрудники могут обсудить эту тему со своим начальством и объяснить, когда они могут быть доступны для работы. Затем, в эти рабочие часы, сотрудники должны приложить все усилия и приложить все усилия.

Как создать лучший режим удаленной работы?

Не тратя часы на дорогу, удаленные сотрудники выигрывают примерно час своего драгоценного времени в день. Хотя за час можно сделать так много, если бы люди тратили свое дополнительное время на выполнение своих вчерашних рабочих задач, преимущества дополнительного часа могли бы быстро исчезнуть.

Иногда страх прослыть бездельником мешает удаленным работникам отделить свою рутину от повседневной жизни — и они, как правило, посвящают весь свой день только работе. Решение выделить дополнительные минуты для ответа на электронные письма может не принести большого вреда, если делать это раз в месяц. Тем не менее, в долгосрочной перспективе это может поставить под угрозу ваше общее благополучие.

Проведя семь месяцев, преподавая английский язык в Бордо, Франция, а также испытав трудовую жизнь в США, Элейн на собственном опыте узнала о разнообразных рабочих буднях — так что давайте посмотрим, что она сказала о создании здоровых привычек WHF.

Регулировать работу во внеслужебное время

Иногда ожидается, что удаленные сотрудники будут доступны для своих начальников и менеджеров в нерабочее время. В некоторых странах, например во Франции, это регулируется законом о праве на отключение.

Но если это не регулируется законодательством штата/федеральным законодательством, должны ли компании иметь какую-то политику работы, которая не позволит сотрудникам работать или даже просто быть доступным в свободное от работы время? Элейн говорит, что правительства должны начать этот разговор.

«Это должно быть больше, чем на уровне компании, это должно быть на национальном уровне. Потому что каждый работник, работающий из дома, изо всех сил пытается отключиться. Мы люди — мы слышим звук приложения для обмена сообщениями — и мы хотим ответить. Нам действительно нужно знать, что с 17:00 до 9:00 никто не будет присылать нам электронные письма, и мы можем отступить. Примерно так я себя чувствовал во Франции. Люди просто не ожидали, что я отвечу, и это выглядело бы слишком по-американски, если бы я ответил ».

Хотя Франция нашла способ регулировать нерабочее время рабочих, Америка, с другой стороны, похоже, не близка к решению той же проблемы.

Однако Элейн заявляет, что, поскольку американские компании настолько влиятельны, им нужно взять на себя инициативу и начать внедрять политику компании в отношении права на отключение. По словам Элейн, об этом должны говорить все. Предприятия, профсоюзы и правительство должны вместе работать над решением проблемы нерабочей работы.

Добейтесь лучшего баланса между работой и личной жизнью

А как насчет баланса между работой и личной жизнью? Мне было любопытно узнать, есть ли существенная разница между балансом рабочего и свободного времени во Франции и США.

Поскольку Элейн работала на условиях неполного рабочего дня в Бордо, что на юго-западе, она считает, что ее жизнь во Франции сильно отличается от жизни парижан, работающих в технологической компании.

Однако она наверняка замечает отличия от своей жизни в США.

«Я чувствовал, что работа не является центром жизни людей (во Франции). Люди не спрашивают: «Чем вы зарабатываете на жизнь?» как часто — это не приходит первым в разговоре. Большинство людей берут отпускные дни, даже если они никуда не уезжают — они берут отгулы. Мне было легче взять больничный во Франции».

Элейн отмечает, что это связано с тем, что французская культура сильно отличается от американской.

«Такое ощущение, что в Америке люди должны показать, что они привержены делу. Хотя никто не говорит вам: «Не берите отпуск» или «Не отвечайте на мои электронные письма все время», люди чувствуют, что им это необходимо, потому что такова здешняя культура».

Но она также помнит, как читала, что в крупных французских городах, если вы работаете в банках или технологических компаниях, баланс между работой и личной жизнью больше похож на то, что испытывают американцы.

Так что, в целом, Элейн понравилось работать во Франции?

«Мне очень понравилось там работать. Другие американцы, с которыми я встречался, которые также работали во Франции, сказали, что это отличный отдых от американской культуры».

Как отключиться после работы?

Установление границ между работой и свободным временем — обычная проблема для многих удаленных сотрудников. Работая дома, ваш ноутбук всегда находится в пределах досягаемости, поэтому может возникнуть соблазн не войти в систему во время обеда.

Хотя этот тип поведения становится все более распространенным, он подвергает сотрудников более высокому риску эмоционального выгорания. Чтобы уменьшить риск увлечься работой, я попросил Элейн поделиться парой советов по

отключение после работы.

Признайте переутомление проблемой

Элейн подчеркнула, что для того, чтобы расслабиться после рабочего дня, работники должны сначала определить это поведение (неспособность отключиться от работы) как проблему.

«Затем им нужно выяснить, почему у них возникла проблема: они изо всех сил пытаются отключиться, потому что их босс действительно хочет, чтобы они (работали), или это потому, что они чувствуют, что должны сигнализировать о своей приверженности. Если последнее, я бы посоветовал людям рискнуть — не проверяйте электронную почту, и вы увидите, что мир не взорвался за одну ночь».

Еще одна вещь, которую подчеркивает Элейн, — делиться своими проблемами с другими.

«Я бы призвал всех попытаться поговорить с боссом, но иногда это сложно. Или поговорите с другими коллегами. Если это сложная культура, подумайте о том, чтобы пойти куда-нибудь еще, где легче отключиться. Но я знаю, что ты не можешь сделать это за одну ночь».

Найдите замену своим гаджетам

В своей книге « Цифровой минимализм » Элейн утверждает, что Кэл Ньюпорт говорит, что, когда вы пытаетесь отключиться и свести к минимуму роль технологий в своей жизни, вам нужно вместо этого иметь что-то, чем вы хотите заниматься.

Например, ожидание семейного ужина — это причина, по которой вы захотите отключиться.

Она также подчеркивает важность удаления рабочих приложений с телефона.

«Не держите рабочие приложения на нерабочих вещах. Если вы фрилансер, как и я, это немного сложнее, но не храните рабочую электронную почту на телефоне, если в этом нет необходимости. На моей старой работе я удалил рабочую электронную почту со своего телефона, и это было одно из лучших решений, которые я когда-либо принимал».

Как распознать первые признаки выгорания и что с этим делать?

Каким бы невероятным это ни казалось, никто не застрахован от эмоционального выгорания. Согласно последнему отчету о выгорании сотрудников компании Indeed, 53% респондентов признались, что чувствуют себя немотивированными, усталыми и не сосредоточенными, пытаясь завершить свои повседневные рабочие задачи.

Учитывая, что Элейн сама пережила выгорание, я хотел услышать ее уникальную историю и то, как ей удалось справиться с этой серьезной проблемой.

Не игнорируйте негативные эмоции

Элейн подчеркивает, что к плохим чувствам всегда следует относиться серьезно.

«Иногда я говорил себе: «Элен, ты не корпоративный юрист и не банкир, ты не работаешь сверхурочно, ты не должен выгорать». Но это не совсем справедливо. Мы все много работаем, поэтому я думаю, что у всех есть законные причины, по которым мы не чувствуем себя хорошо».

Она добавляет:

«Я думаю, что простое признание проблемы — действительно хорошее начало. Может быть, поговорите со специалистом в области психического здоровья, если можете, или с другом. Чтение статей о выгорании — статей, написанных другими людьми — помогло мне осознать, что это проблема. Затем внесите все возможные изменения, чтобы свести к минимуму источник выгорания в своей жизни — например, возьмите отпуск».

Внесите изменения в свой распорядок дня

Элейн также предлагает сосредоточиться на основных вещах, таких как здоровое питание и выход на улицу. Как она далее объясняет:

« Когда вы относитесь к себе серьезно и меняете ситуацию в положительную сторону, это действительно помогает вам в работе. ”

Еще один важный момент, который может быть весьма полезным, — это изменение вашего окружения.

«Культура, которая нас окружает, часто действительно оказывает влияние, но я также понимаю, что ее трудно изменить. Поездка во Францию ​​была одним из лучших решений в моей жизни. Не только то, что я там жил, но и то, что я это сделал, что я способен сделать то, что меня пугало. Я думаю, что каждый раз, когда вы делаете что-то, что вас пугает, и понимаете, что это был хороший опыт, вы чувствуете себя более подготовленным к решению других проблем».

Бонусные рекомендации для книголюбов

Вдохновленный статьей Элейн о том, как читать больше книг, я очень хотел узнать, какие книги она рекомендует, когда речь идет о продуктивности. Итак, это краткий выбор Элейн вместе с причинами, по которым ей понравились эти книги.

«Радость упущенного» Свенда Бринкманна. Речь идет о более минималистичной жизни и выяснении ваших приоритетов. Когда вы поймете, каковы ваши приоритеты, вы не будете чувствовать себя настолько плохо, что неизбежно упустите много вещей.

Есть еще книга Дженни Оделл «Как ничего не делать». Речь идет о производительности, но не так, как мы обычно читаем.

И книга под названием «Эссенциализм» Грега МакКауна, посвященная расстановке приоритетов».

Подведение итогов

Разговор с Элейн заставил меня понять, что создание продуктивной (и здоровой) удаленной работы — это командная работа. В него должны быть включены все: менеджеры, работники и работодатели.
Вот как:

• Менеджеры: Им необходимо установить доверительные и правдивые отношения внутри команды. Кроме того, вместо того, чтобы проводить слишком много собраний команды, эти встречи должны происходить реже. Но лидеры должны время от времени проводить встречи один на один с каждым членом команды, чтобы каждый чувствовал себя вовлеченным.
• Сотрудники: чтобы быть более продуктивными, сохраняя при этом баланс между работой и личной жизнью и сохраняя психическое здоровье, работникам необходимо установить четкие границы. Таким образом, всякий раз, когда они работают, их внимание должно быть направлено на рабочие задачи. Но как только они закончат работу, сотрудники должны с нетерпением ждать своего свободного времени, которое они могут провести либо со своей семьей, либо с друзьями, либо заняться чем-то в одиночку, что поможет им расслабиться. Таким образом, работникам будет легче отключиться от работы.
• Работодатели. Работодатели должны допускать некоторую гибкость в отношении рабочего времени удаленных работников, особенно работающих матерей. Кроме того, работодатели должны предоставлять своим работникам занятия йогой/медитацией или, по крайней мере, ресурсы о том, как заботиться об их психическом здоровье.