Experto en salud laboral habla sobre la creación de un entorno de trabajo desde casa saludable y productivo

Ya sea que sea un novato en un mundo de trabajo remoto o tenga años de experiencia, probablemente sepa que este entorno de trabajo presenta sus propias ventajas y desafíos. Y, hablando de esto último, según la encuesta State of Remote Work de 2021 de Buffer, las mayores dificultades para los trabajadores remotos son no poder desconectarse (27 %) y las dificultades con la colaboración y la comunicación (16 %).

Para averiguar cómo los empleados remotos pueden lidiar con estos, pero también con otros problemas, como el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, contacté a Elaine Meyer. Elaine es una escritora independiente que cubre temas que van desde el trabajo remoto, el agotamiento, la tecnología hasta la salud mental, la salud pública y la atención médica. Escribe para medios de comunicación como Doist, Fast Company, Forbes, Huffington Post, Columbia University y Weill Cornell. Además de escribir, también trabajó como profesora de inglés en Francia, donde pasó siete meses.

Dado que Elaine está bien versada en los temas mencionados anteriormente, quería sacarle provecho a temas como el trabajo remoto, el agotamiento, el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y el bienestar de los empleados. En este artículo, compartiré contigo todos los valiosos consejos y sugerencias que Elaine señaló durante nuestra entrevista.

¿Cómo comunicarse y colaborar dentro de equipos remotos?

Si “la distancia hace crecer el cariño”, el trabajo a distancia dispara los niveles de estrés.

Es decir, según una encuesta reciente, el estrés y el aumento de peso se encuentran entre los problemas de salud clave para los trabajadores remotos en los EE. UU. Una comunicación adecuada, por otro lado, podría ayudar a aliviar el estrés y la ansiedad, especialmente en tiempos de crisis.

Con eso en mente, quería escuchar lo que Elaine consideraba crucial cuando se trata de comunicación y colaboración con equipos remotos.

En caso de que se pregunte si es posible lograr la máxima colaboración con su equipo remoto y aún así mantener una configuración WHF saludable, eche un vistazo más de cerca a los consejos prácticos de Elaine para lograr precisamente eso.

Promover el enfoque asíncrono primero

En su artículo sobre comunicación asincrónica, Elaine señaló que el enfoque asincrónico primero tiene que ver con hacer que "la comunicación escrita sea la predeterminada". De esa manera, las reuniones ganan más propósito, los trabajadores se vuelven más productivos y la capacidad de concentración de todos aumenta rápidamente .

Sin embargo, el cambio no es fácil para las personas y la resistencia a cualquier novedad en un entorno laboral es bastante común. Sin embargo, Elaine tiene una solución de dos pasos incluso para los miembros del equipo más escépticos.

Primero, para familiarizarse con los beneficios de un entorno de trabajo sin distracciones, recomienda leer uno o dos libros sobre este tema. “Deep Work” de Cal Newport podría ser un excelente punto de partida.

Después de la lectura viene la charla:

“ El segundo paso sería hablar con los miembros del equipo y preguntarles cuáles son sus luchas en este momento en el trabajo. En lugar de sentir que tienes que hervir el océano, solo puedes concentrarte en un conjunto más pequeño de problemas. ”

Bajar el volumen de los correos electrónicos

Además de establecer expectativas de comunicación claras para sus empleados, los gerentes remotos también deberían ser los que den ejemplo.

Elaine cree que los gerentes son los responsables de aclarar cómo y cuándo un equipo debe ponerse en contacto entre sí. Por lo tanto, deben evitar enviar correos electrónicos después del horario laboral.

Por lo tanto, cada vez que trabaje hasta tarde y desee enviar un correo electrónico a un empleado, guarde el correo electrónico y prográmelo para el día siguiente.

Programe menos reuniones (y luche por la diversidad)

Otro consejo valioso que sugiere Elaine es tener menos reuniones, por ejemplo, una reunión cada dos semanas en lugar de cada semana.

Ella también agrega:

“ Lo que realmente beneficia a las personas son las reuniones uno a uno. Cuando se trabaja en una empresa remota, las personas pueden sentir que no son visibles. Es por eso que los controles regulares son importantes, para asegurarse de que las personas todavía se sientan de servicio incluso cuando no están en el mismo espacio. ”

Reducir el número de reuniones también puede beneficiar la gestión de equipos virtuales multiculturales.

Según Elaine, cuando la diferencia horaria es un problema, la comunicación asíncrona puede salvar el día. Si existe un sistema adecuado y organizado para clasificar los mensajes, nada se pasará por alto, incluso cuando las personas trabajen en diferentes zonas horarias.

“ También escribo sobre salud pública, y un médico me dijo recientemente que cuanto más diverso sea su equipo médico, mejor será para todos. Abraza esa diversidad y mírala, en lugar de pensar que todos son iguales ”.

¿Cómo generar confianza entre los miembros del equipo remoto?

Tener una relación confiable y confiable con los compañeros de trabajo es vital en cualquier entorno laboral, pero generar confianza en el lugar de trabajo remoto es especialmente importante.

Echemos un vistazo más de cerca al punto de vista de Elaine sobre las mejores prácticas para construir una cultura de confianza.

Cambie su enfoque a los resultados

En opinión de Elaine, cuando los gerentes o los empleadores se preocupan demasiado por si sus empleados están trabajando o holgazaneando, esto suele terminar mal.

“ Ese tipo de gestión parece generar miedo y ansiedad entre los empleados y, de hecho, los lleva a trabajar de una manera menos productiva ”.

Entonces, en cierto modo, este comportamiento es ineficaz tanto para los gerentes como para los empleados. Elaine continúa:

“ Si tratas a las personas como si no fueran de confianza, actuarán de esa manera. Pero, lo principal es si están haciendo el trabajo que esperas de ellos. Además, establecer objetivos claros y centrarse en los resultados es más importante que el tiempo dedicado a algo ”.

Para ayudar a los trabajadores remotos a ser más efectivos con sus tareas y terminarlas a tiempo, los gerentes no deben interferir demasiado con lo que hacen los empleados. En última instancia, los resultados hablarán por sí mismos.

¿Cómo preocuparse por el bienestar y la salud mental de los empleados remotos?

Además de mejorar la comunicación y generar confianza dentro de los equipos remotos, mantener nuestra salud mental cuando trabajamos desde casa es vital, especialmente para los trabajadores que son nuevos en este tipo de entornos laborales. Veamos qué dijo Elaine sobre la conciencia de las empresas sobre el bienestar de sus empleados.

Fomentar la desconexión

Según Elaine, el bienestar de los empleados está estrechamente relacionado con el equilibrio entre la vida laboral y personal y la cantidad de tiempo que dedican a desconectarse del trabajo. Las empresas, sin embargo, tienen su opinión para garantizar que se mantenga el equilibrio.

“ Creo que la clave es introducir la meditación o el yoga, o simplemente recursos para que las personas puedan cuidarse a sí mismas. Además, establezca algunas horas predecibles para ayudar a las personas a desconectarse del trabajo. En los EE. UU., las madres trabajadoras han estado realmente estresadas porque cuidan a sus hijos y trabajan de forma remota. Tener cierta flexibilidad para las personas en esa situación es importante ”.

Elaine mencionó que una madre trabajadora le dijo que los trabajadores deberían hablar con sus empleadores sobre horarios de trabajo flexibles. Los empleados pueden discutir este tema con sus jefes y explicar cuándo pueden estar disponibles para trabajar. Luego, durante estas horas de trabajo, los empleados deben poner todo a trabajar y dar su mejor esfuerzo.

¿Cómo crear una mejor rutina de trabajo remoto?

Sin perder horas en desplazamientos, los empleados remotos han ganado aproximadamente una hora al día de su valioso tiempo. Aunque se puede hacer mucho en una hora, si las personas dedican su tiempo extra a terminar sus tareas laborales de ayer, los beneficios de la hora adicional podrían desaparecer rápidamente.

A veces, el miedo a ser visto como un holgazán impide que los trabajadores remotos separen su rutina laboral de su vida cotidiana, y tienden a dedicar todo su día solo al trabajo. La elección de asignar sus minutos adicionales para responder a los correos electrónicos podría no hacer mucho daño si se hace una vez al mes. Sin embargo, a la larga, esto podría poner en peligro tu bienestar general.

Habiendo pasado siete meses enseñando inglés en Burdeos, Francia, y experimentando la vida laboral en los EE. UU., Elaine ha tenido una experiencia de primera mano de diversas rutinas de trabajo, así que veamos qué tiene que decir sobre la creación de hábitos WHF saludables.

Regular el trabajo fuera de servicio

A veces, se espera que los empleados que teletrabajan estén disponibles para sus jefes y gerentes fuera de su horario laboral. En algunos países, como Francia, esto está regulado por la ley de derecho a desconectar.

Pero, cuando no está regulado por la ley estatal/federal, ¿deberían las empresas tener algún tipo de política laboral que impida que los empleados trabajen o incluso que estén disponibles fuera de servicio? Elaine dice que esta es la conversación que los gobiernos deben comenzar a tener.

“ Tiene que ser más que a nivel de empresa, tiene que ser a nivel nacional. Porque todo trabajador que trabaja desde casa está luchando por desconectarse. Somos humanos, escuchamos el sonido de una aplicación de mensajería y queremos responder. Realmente necesitamos saber que, de 5 p. m. a 9 a. m., nadie nos enviará correos electrónicos y podemos retroceder. Así es como me sentí en Francia. La gente simplemente no esperaba que yo respondiera, y parecería demasiado estadounidense si respondiera ”.

Aunque Francia encontró una manera de regular las horas libres de los trabajadores, Estados Unidos, por otro lado, no parece estar cerca de resolver el mismo problema.

Sin embargo, Elaine afirma que, dado que las empresas estadounidenses son tan influyentes, deben tomar la iniciativa y comenzar a introducir políticas empresariales sobre el derecho a desconectarse. Todo el mundo tiene que estar hablando de esto, según Elaine. Las empresas, los sindicatos y el gobierno deben trabajar juntos para abordar el problema del trabajo fuera de horario.

Lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida

Ahora, ¿qué pasa con el equilibrio trabajo-vida? Tenía curiosidad por saber si había alguna diferencia significativa entre equilibrar las horas de trabajo y el tiempo libre en Francia y EE. UU.

Dado que Elaine trabajaba solo como empleada a tiempo parcial en Burdeos, que se encuentra en el suroeste, cree que la vida que tuvo en Francia es muy distinta de la vida de los parisinos que trabajan para una empresa de tecnología.

Sin embargo, seguramente nota diferencias en comparación con su vida en los Estados Unidos.

“Sentí que el trabajo no es el centro de la vida de las personas (en Francia). La gente no pregunta '¿A qué te dedicas?' como a menudo, eso no surge primero en una conversación. La mayoría de las personas se toman sus días de vacaciones, incluso si no van a ningún lado, se toman el tiempo libre. Para mí, fue más fácil tomarme una licencia por enfermedad en Francia”.

Elaine señala que esto se debe a que la cultura francesa es bastante diferente de la cultura estadounidense.

“Parece que en Estados Unidos, la gente necesita mostrar que está comprometida. Aunque nadie te dice: 'No te tomes vacaciones' o 'No respondas a mis correos electrónicos todo el tiempo', la gente siente que necesita hacerlo, porque es la cultura aquí".

Pero también recuerda haber leído cómo, en las ciudades francesas más grandes, si trabajas para bancos o empresas de tecnología, el equilibrio entre el trabajo y la vida es más similar al que experimentan los estadounidenses.

Entonces, en general, ¿disfrutó Elaine de trabajar en Francia?

“Me gustó mucho trabajar allí. Otros estadounidenses que conocí, que también trabajaron en Francia, dijeron que es un buen descanso de la cultura estadounidense”.

¿Cómo desconectar después del trabajo?

Establecer límites entre el trabajo y el tiempo libre es una lucha común para muchos empleados que trabajan a distancia. Trabajando desde casa, su computadora portátil siempre está a su alcance, por lo que puede ser bastante tentador no iniciar sesión durante la hora de la cena.

Aunque cada vez más común, este tipo de comportamiento pone a los empleados en mayor riesgo de agotamiento. Para reducir el riesgo de dejarse llevar por el trabajo, le pedí a Elaine que compartiera uno o dos consejos sobre

desconectar después del trabajo.

Reconocer el exceso de trabajo como un problema

Para relajarse después de las horas de trabajo, Elaine enfatizó el hecho de que los trabajadores primero deben identificar este comportamiento (no poder desconectarse del trabajo) como un problema.

“Luego, necesitan descubrir por qué tienen un problema: ¿están luchando por desconectarse porque su jefe realmente quiere que trabajen? o es porque sienten que necesitan señalar su compromiso. Si es lo último, animaría a las personas a que se arriesguen: no revisen el correo electrónico y verán que el mundo no ha explotado de la noche a la mañana”.

Otra cosa que enfatiza Elaine es compartir tus problemas con los demás.

“Animaría a todos a tratar de hablar con un jefe, pero a veces es difícil. O bien, hable con otros compañeros de trabajo. Si es una cultura difícil, tal vez considere ir a otro lugar donde desconectarse sea más fácil. Pero sé que no puedes hacer eso de la noche a la mañana”.

Encuentre un reemplazo para sus dispositivos

En su libro, " Minimalismo digital ", Elaine afirma que Cal Newport dice que cuando estás tratando de desconectarte y minimizar el papel de la tecnología en tu vida, debes tener algo que quieras hacer en su lugar.

Por ejemplo, tener ganas de una cena familiar es una razón por la que querrás desconectarte.

También destaca la importancia de eliminar las aplicaciones de trabajo de su teléfono.

“No mantenga las aplicaciones de trabajo en cosas que no son de trabajo. Si trabajas por cuenta propia, como yo, es un poco más difícil, pero no guardes el correo electrónico de tu trabajo en tu teléfono si no es necesario. En mi antiguo trabajo, borré un correo electrónico del trabajo de mi teléfono y fue una de las mejores decisiones que he tomado”.

¿Cómo reconocer los primeros signos de agotamiento y qué hacer al respecto?

Por increíble que parezca, nadie es inmune al agotamiento. Según el último informe de agotamiento de los empleados de Indeed, el 53 % de los encuestados admitió sentirse desmotivado, cansado y descentrado al intentar terminar sus tareas laborales diarias.

Dado que Elaine también ha experimentado agotamiento, quería escuchar su historia única y cómo se las arregló para lidiar con este problema importante.

No ignores las emociones negativas.

Elaine destaca que los malos sentimientos siempre deben tomarse en serio.

“A veces me decía a mí mismo: 'Elaine, no eres abogada corporativa ni banquera, no estás trabajando horas locas, no deberías estar quemada'. Pero, eso no es realmente justo. Todos trabajamos mucho, así que creo que todos tenemos razones legítimas por las que no nos sentimos bien”.

Ella agrega:

“Creo que simplemente reconocer el problema es un muy buen lugar para comenzar. Tal vez, hable con un profesional de la salud mental si puede, o con un amigo. Leer artículos sobre el agotamiento, los artículos que han escrito otras personas, me ayudó a reconocerlo como un problema. Luego, haga cualquier cambio que pueda para minimizar la fuente de agotamiento en su vida, como tomarse un tiempo libre”.

Introduce cambios en tu rutina

Elaine también sugiere concentrarse en cosas básicas, como comer comidas saludables y salir. Como ella explica además:

“ Cuando te tomas a ti mismo en serio y cambias las cosas de manera positiva, eso realmente te ayudará con tu trabajo. ”

Otro punto crucial que puede ser muy útil es cambiar tu entorno.

“La cultura que nos rodea a menudo realmente tiene un impacto, pero también entiendo que es difícil cambiarla. Ir a Francia fue una de las mejores decisiones que he tomado en mi vida. No solo el hecho de que he vivido allí, sino que lo hice, que soy capaz de hacer algo que me asustó. Creo que cada vez que haces algo que te asusta y ves que fue una buena experiencia, te sientes más preparado para enfrentar otros desafíos”.

Recomendaciones adicionales para los amantes de los libros

Inspirado por el artículo de Elaine sobre cómo leer más libros, estaba ansioso por saber qué libros recomienda cuando se trata de productividad. Entonces, esta es la breve selección de Elaine junto con las razones por las que disfrutó de estos libros.

“'La alegría de perderse algo' por Svend Brinkmann. Se trata de tener una vida más minimalista y descubrir cuáles son tus prioridades. Cuando descubras cuáles son tus prioridades, no te sentirás tan mal que inevitablemente te perderás muchas cosas.

También hay un libro llamado 'How to Do Nothing' de Jenny Odell. Se trata de productividad, pero de una manera diferente a la que solemos leer.

Y un libro llamado 'Esencialismo' de Greg McKeown, que trata sobre establecer prioridades”.

Terminando

Hablar con Elaine me hizo darme cuenta de que establecer un entorno de trabajo remoto productivo (y saludable) es un esfuerzo de equipo. Todos deben estar incluidos, gerentes, empleados y empleadores.
Aquí es cómo:

• Gerentes: Necesitan establecer una relación de confianza y veracidad dentro del equipo. Además, en lugar de tener demasiadas reuniones de equipo, estas llamadas de equipo deberían ocurrir con menos frecuencia. Pero los líderes deben tener reuniones individuales ocasionales con cada miembro del equipo, para que todos se sientan incluidos.
• Empleados: Para ser más productivos, manteniendo el equilibrio entre la vida laboral y personal y la salud mental, los trabajadores deben establecer límites claros. Por lo tanto, siempre que estén trabajando, su atención debe estar dirigida a las tareas laborales. Pero, una vez que hayan terminado con el trabajo, los empleados deben esperar su tiempo libre, que pueden pasar con su familia o amigos o haciendo algunas actividades en solitario que los ayuden a relajarse. De esta manera, será más fácil para los trabajadores desconectarse del trabajo.
• Empleadores: los empleadores deberían permitir cierta flexibilidad en lo que respecta a las horas de trabajo de los trabajadores remotos, especialmente las madres que trabajan. Además, los empleadores deberían proporcionar a sus trabajadores clases de yoga/meditación, o al menos recursos sobre cómo cuidar su salud mental.