Especialista em saúde do trabalho fala sobre como criar um ambiente de trabalho saudável e produtivo

Se você é um novato em um mundo de trabalho remoto ou tem anos de experiência, provavelmente sabe que essa configuração de trabalho vem com suas próprias vantagens e desafios. E, falando neste último, de acordo com a pesquisa State of Remote Work da Buffer 2021, as maiores dificuldades dos trabalhadores remotos são não conseguir se desconectar (27%) e dificuldades com colaboração e comunicação (16%).

Para descobrir como os funcionários remotos podem lidar com isso, mas também com alguns outros problemas, como equilíbrio entre vida profissional e pessoal, entrei em contato com Elaine Meyer. Elaine é uma escritora freelance que cobre tópicos que vão desde trabalho remoto, esgotamento, tecnologia, saúde mental, saúde pública e saúde. Ela escreve para meios de comunicação como Doist, Fast Company, Forbes, Huffington Post, Columbia University e Weill Cornell. Além de escrever, ela também trabalhou como professora de inglês na França, onde passou sete meses.

Como Elaine é bem versada nos tópicos mencionados anteriormente, eu queria pegar seu cérebro em assuntos como trabalho remoto, burnout, equilíbrio entre vida profissional e pessoal e bem-estar dos funcionários. Neste artigo, compartilharei com você todas as dicas e conselhos valiosos que Elaine apontou durante nossa entrevista.

Como se comunicar e colaborar em equipes remotas?

Se “a distância faz o coração se afeiçoar”, o trabalho remoto faz os níveis de estresse dispararem.

Ou seja, de acordo com uma pesquisa recente, estresse e ganho de peso estão entre os principais problemas de saúde para trabalhadores remotos nos EUA. A comunicação adequada, por outro lado, pode ajudar a aliviar o estresse e a ansiedade, principalmente em tempos de crise.

Com isso em mente, queria ouvir o que Elaine considerava crucial quando se trata de comunicação e colaboração com equipes remotas.

Caso você esteja se perguntando se é possível obter o máximo de colaboração com sua equipe remota e ainda manter uma configuração WHF saudável, dê uma olhada nas dicas práticas de Elaine para conseguir exatamente isso.

Promova a abordagem async-first

Em seu artigo sobre comunicação assíncrona, Elaine apontou que a abordagem async-first tem tudo a ver com tornar a “comunicação escrita o padrão”. Dessa forma, as reuniões ganham mais propósito, os funcionários se tornam mais produtivos e a capacidade de concentração de todos aumenta rapidamente .

No entanto, a mudança não é fácil para as pessoas, e a resistência a qualquer novidade no ambiente de trabalho é bastante comum. No entanto, Elaine tem uma solução em duas etapas até mesmo para os membros mais céticos da equipe.

Primeiro, para se familiarizar com os benefícios de um ambiente de trabalho livre de distrações, ela recomenda a leitura de um ou dois livros sobre o assunto. “Deep Work” de Cal Newport pode ser um ótimo ponto de partida.

Após a leitura vem a fala:

“ O segundo passo seria conversar com os membros da equipe e perguntar a eles quais são suas dificuldades agora no trabalho. Em vez de sentir que precisa ferver o oceano, você pode se concentrar em um conjunto menor de questões. ”

Diminua o volume de e-mails

Além de definir expectativas claras de comunicação para seus funcionários, os gerentes remotos também devem dar o exemplo.

Elaine acha que os gerentes são os responsáveis ​​por esclarecer como e quando uma equipe deve se comunicar. Portanto, eles precisam evitar o envio de e-mails após o horário de trabalho.

Portanto, sempre que você trabalhar até tarde e quiser enviar um e-mail para um funcionário, salve o e-mail e agende-o para o dia seguinte.

Agende menos reuniões (e lute pela diversidade)

Outra dica valiosa que Elaine sugere é ter menos reuniões – por exemplo, uma reunião a cada duas semanas em vez de toda semana.

Ela ainda acrescenta:

“ O que realmente beneficia as pessoas são as reuniões individuais. Ao trabalhar em uma empresa remota, as pessoas podem sentir que não estão visíveis. É por isso que os check-ins regulares são importantes, para garantir que as pessoas ainda se sintam em serviço, mesmo quando não estiverem no mesmo espaço. ”

Reduzir o número de reuniões também pode beneficiar o gerenciamento de equipes virtuais multiculturais.

De acordo com Elaine, sempre que a diferença de horário é um problema, a comunicação assíncrona pode salvar o dia. Se houver um sistema adequado e organizado para classificar as mensagens, nada será esquecido, mesmo quando as pessoas trabalham em fusos horários diferentes.

“ Também escrevo sobre saúde pública, e um médico me disse recentemente que quanto mais diversificada for sua equipe médica, melhor será para todos. Abrace essa diversidade e veja-a, em vez de pensar que todos são iguais .”

Como construir confiança entre os membros da equipe remota?

Ter um relacionamento confiável com colegas de trabalho é vital em qualquer ambiente de trabalho, mas construir confiança no local de trabalho remoto é especialmente significativo.

Vamos dar uma olhada mais de perto no ponto de vista de Elaine sobre as melhores práticas para construir uma cultura de confiança.

Mude seu foco para os resultados

Na opinião de Elaine, quando os gerentes ou empregadores se preocupam demais se seus funcionários estão trabalhando ou relaxando, isso geralmente acaba mal.

“ Esse tipo de gestão parece gerar medo e ansiedade entre os funcionários e, na verdade, os leva a trabalhar de uma forma menos produtiva .”

Então, de certa forma, esse comportamento é ineficaz tanto para gestores quanto para funcionários. Elaine continua:

“ Se você trata as pessoas como se elas não fossem confiáveis, elas agirão assim. Mas, o principal é se eles estão fazendo o trabalho que você espera deles. Além disso, definir metas claras e focar nos resultados é mais importante do que o tempo gasto em algo .”

Para ajudar os trabalhadores remotos a serem mais eficazes em suas tarefas e concluí-las no prazo, os gerentes não devem interferir muito no que os funcionários estão fazendo. Em última análise, os resultados falarão por si.

Como se preocupar com o bem-estar e a saúde mental dos funcionários remotos?

Além de melhorar a comunicação e criar confiança nas equipes remotas, manter nossa saúde mental ao trabalhar em casa é vital, especialmente para os trabalhadores que são novos nesse tipo de ambiente de trabalho. Vamos ver o que Elaine tem a dizer sobre a conscientização das empresas sobre o bem-estar de seus funcionários.

Incentivar a desconexão

De acordo com Elaine, o bem-estar dos funcionários está intimamente ligado ao equilíbrio entre vida profissional e pessoal e à quantidade de tempo que dedicam a se desconectar do trabalho. As empresas, no entanto, têm a palavra para garantir que o equilíbrio seja mantido.

“ Acho que a chave é introduzir meditação ou ioga, ou apenas recursos para que as pessoas possam cuidar de si mesmas. Além disso, defina algumas horas previsíveis, para ajudar as pessoas a se desconectarem do trabalho. Nos EUA, as mães que trabalham estão realmente estressadas porque estão cuidando de seus filhos e trabalhando remotamente. Ter alguma flexibilidade para as pessoas nessa situação é importante .”

Elaine mencionou que uma mãe trabalhadora lhe disse que os trabalhadores deveriam conversar com seus empregadores sobre horários de trabalho flexíveis. Os funcionários podem discutir esse assunto com seus chefes e explicar quando podem estar disponíveis para trabalhar. Então, durante essas horas de trabalho, os funcionários devem colocar tudo para funcionar e dar o seu melhor.

Como criar uma melhor rotina de trabalho remoto?

Sem perder horas em deslocamento, os funcionários remotos ganharam aproximadamente uma hora por dia de seu precioso tempo. Embora muito possa ser feito em uma hora, se as pessoas gastassem seu tempo extra terminando suas tarefas de trabalho de ontem, os benefícios da hora adicional poderiam desaparecer rapidamente.

Às vezes, o medo de ser visto como um preguiçoso impede que os trabalhadores remotos separem sua rotina de trabalho do dia a dia – e eles tendem a dedicar o dia inteiro apenas ao trabalho. Escolher alocar seus minutos extras para responder a e-mails pode não causar muito dano se for feito uma vez por mês. No entanto, a longo prazo, isso pode colocar em risco seu bem-estar geral.

Tendo passado sete meses ensinando inglês em Bordeaux, na França, e experimentando a vida profissional nos EUA também, Elaine teve uma experiência em primeira mão de diversas rotinas de trabalho – então vamos ver o que ela tem a dizer sobre a criação de hábitos saudáveis ​​de WHF.

Regular o trabalho fora de serviço

Às vezes, espera-se que os funcionários de teletrabalho estejam disponíveis para seus chefes e gerentes fora do horário de trabalho. Em alguns países, como a França, isso é regulamentado pela lei do Direito de desconectar.

Mas, quando não regulamentada por lei estadual/federal, as empresas devem ter algum tipo de política de trabalho que impeça os funcionários de trabalhar ou mesmo apenas estar disponível fora de serviço? Elaine diz que essa é a conversa que os governos precisam começar a ter.

“ Precisa ser mais do que no nível da empresa, precisa ser no nível nacional. Porque todo trabalhador que trabalha em casa está lutando para se desconectar. Somos humanos - ouvimos o som de um aplicativo de mensagens - e queremos responder. Nós realmente precisamos saber que, das 17h às 9h, ninguém vai nos enviar e-mails, e podemos recuar. Foi mais ou menos assim que me senti na França. As pessoas simplesmente não esperavam que eu respondesse, e pareceria excessivamente americano se eu respondesse .”

Embora a França tenha encontrado uma maneira de regular as horas de folga dos trabalhadores, os Estados Unidos, por outro lado, não parecem estar perto de resolver o mesmo problema.

No entanto, Elaine afirma que, como as empresas americanas são tão influentes, elas precisam assumir a liderança e começar a introduzir políticas corporativas sobre o direito de se desconectar. Todo mundo precisa falar sobre isso, de acordo com Elaine. Empresas, sindicatos e o governo devem trabalhar juntos para resolver a questão do trabalho fora de serviço.

Encontre um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Agora, e o equilíbrio entre vida profissional e pessoal? Eu estava curioso para saber se havia alguma diferença significativa entre equilibrar as horas de trabalho e o tempo livre na França e nos EUA.

Como Elaine trabalhava apenas meio período em Bordeaux, que fica no sudoeste, ela acredita que a vida que teve na França é muito diferente da vida dos parisienses que trabalham para uma empresa de tecnologia.

No entanto, ela certamente percebe diferenças em relação à sua vida nos EUA.

“Senti que o trabalho não é o foco da vida das pessoas (na França). As pessoas não perguntam 'O que você faz da vida?' com tanta frequência - isso não vem primeiro em uma conversa. A maioria das pessoas tira seus dias de férias, mesmo que não vá a lugar nenhum – elas tiram uma folga. Para mim, foi mais fácil tirar licença médica na França.”

Elaine ressalta que isso ocorre porque a cultura francesa é bem diferente da cultura americana.

“Parece que na América as pessoas precisam mostrar que estão comprometidas. Mesmo que ninguém esteja lhe dizendo: 'Não tire férias' ou 'Não responda meus e-mails o tempo todo', as pessoas sentem que precisam, porque é a cultura aqui.”

Mas ela também se lembra de ler como, em grandes cidades francesas, se você trabalha para bancos ou empresas de tecnologia, o equilíbrio entre vida profissional e pessoal é mais semelhante ao que os americanos experimentam.

Então, em geral, Elaine gostou de trabalhar na França?

“Gostei muito de trabalhar lá. Outros americanos que conheci, que também trabalharam na França, disseram que é uma boa ruptura com a cultura dos EUA.”

Como desconectar depois do trabalho?

Definir limites entre o trabalho e o tempo livre é uma luta comum para muitos funcionários em teletrabalho. Trabalhando em casa, seu laptop está sempre ao seu alcance, por isso pode ser bastante tentador não fazer login durante a hora do jantar.

Embora cada vez mais comum, esse tipo de comportamento coloca os funcionários em maior risco de burnout. Para reduzir o risco de se deixar levar pelo trabalho, pedi a Elaine que compartilhasse uma ou duas dicas sobre

desligar após o trabalho.

Reconhecer o excesso de trabalho como um problema

Para relaxar após o expediente, Elaine enfatizou o fato de que os trabalhadores precisam primeiro identificar esse comportamento (não conseguir se desconectar do trabalho) como um problema.

“Então, eles precisam descobrir por que eles têm um problema: eles estão lutando para se desconectar porque seu chefe realmente os quer (para trabalhar) ou porque eles sentem que precisam sinalizar seu compromisso. Se for o último, eu encorajaria as pessoas a correrem o risco – não verifique o e-mail e você verá que o mundo não explodiu da noite para o dia.”

Outra coisa que Elaine enfatiza é compartilhar seus problemas com os outros.

“Eu encorajaria todos a tentar falar com um chefe – mas às vezes é difícil. Ou converse com outros colegas de trabalho. Se for uma cultura difícil, talvez considere ir para outro lugar onde a desconexão seja mais fácil. Mas, eu sei que você não pode fazer isso da noite para o dia.”

Encontre um substituto para seus gadgets

Em seu livro, “ Digital Minimalism ”, Elaine afirma que Cal Newport, diz que quando você está tentando desconectar e minimizar o papel da tecnologia em sua vida, você precisa ter algo que você queira fazer.

Por exemplo, esperar ansiosamente por um jantar em família é uma razão pela qual você vai querer se desconectar.

Ela também destaca a importância de excluir aplicativos de trabalho do seu telefone.

“Não mantenha aplicativos de trabalho em coisas que não são de trabalho. Se você é um freelancer, como eu, é um pouco mais difícil, mas não mantenha seu e-mail de trabalho no celular se não for necessário. No meu antigo emprego, apaguei um e-mail de trabalho do meu telefone e foi uma das melhores decisões que já tomei.”

Como reconhecer os primeiros sinais de burnout e o que fazer?

Por mais incrível que possa parecer, ninguém está imune ao esgotamento. De acordo com o mais recente relatório de burnout de funcionários do Indeed, 53% dos entrevistados admitiram se sentir desmotivados, cansados ​​e sem foco ao tentar terminar suas tarefas diárias de trabalho.

Dado que a Elaine também passou por burnout, eu queria ouvir sua história única e como ela conseguiu lidar com esse problema significativo.

Não ignore as emoções negativas

Elaine destaca que sentimentos ruins devem sempre ser levados a sério.

“Às vezes eu dizia a mim mesmo: 'Elaine, você não é advogada corporativa ou banqueira, você não está trabalhando horas loucas, você não deveria estar esgotada.' Mas, isso não é realmente justo. Todos nós trabalhamos muito, então acho que todos temos razões legítimas para não nos sentirmos bem.”

Ela adiciona:

“Acho que apenas reconhecer o problema é um bom lugar para começar. Talvez converse com um profissional de saúde mental, se puder, ou com um amigo. Ler artigos sobre burnout – os artigos que outras pessoas escreveram – me ajudou a reconhecê-lo como um problema. Em seguida, faça qualquer mudança que puder para minimizar a fonte de esgotamento em sua vida – como tirar uma folga.”

Introduza mudanças na sua rotina

Elaine também sugere focar em coisas básicas, como comer refeições saudáveis ​​e sair de casa. Como ela ainda explica:

“ Quando você se leva a sério e muda as coisas de uma maneira positiva, isso realmente o ajuda em seu trabalho. ”

Outro ponto crucial que pode ser bastante útil é mudar seu ambiente.

“A cultura que nos cerca muitas vezes realmente causa impacto, mas também entendo que é difícil mudá-la. Ir para a França foi uma das melhores decisões que tomei na minha vida. Não apenas pelo fato de ter vivido lá, mas por ter feito isso, por ser capaz de fazer algo que me assustou. Acho que toda vez que você faz algo que te assusta e vê que foi uma boa experiência, você se sente mais preparado para lidar com outros desafios.”

Recomendações de bônus para amantes de livros

Inspirado pelo artigo de Elaine sobre como ler mais livros, eu estava ansioso para saber quais livros ela recomenda quando se trata de produtividade. Então, esta é a breve seleção de Elaine, juntamente com as razões pelas quais ela gostou desses livros.

“'A alegria de perder' por Svend Brinkmann. É sobre ter uma vida mais minimalista e descobrir quais são suas prioridades. Quando você descobrir quais são suas prioridades, não se sentirá tão mal a ponto de inevitavelmente perder muitas coisas.

Há também um livro chamado 'Como fazer nada' por Jenny Odell. É sobre produtividade, mas de uma forma diferente do que costumamos ler.

E um livro chamado 'Essencialismo' de Greg McKeown, que trata de estabelecer prioridades.”

Empacotando

Conversar com Elaine me fez perceber que estabelecer um ambiente de trabalho remoto produtivo (e saudável) é um esforço de equipe. Todos devem ser incluídos, gerentes, funcionários e empregadores.
Aqui está como:

• Gerentes: Eles precisam estabelecer um relacionamento confiável e verdadeiro dentro da equipe. Além disso, em vez de ter muitas reuniões de equipe, essas chamadas de equipe deveriam acontecer com menos frequência. Mas, os líderes devem ter reuniões individuais ocasionais com cada membro da equipe, para que todos se sintam incluídos.
• Funcionários: Para serem mais produtivos, mantendo o equilíbrio entre vida profissional e pessoal e saúde mental, os trabalhadores precisam estabelecer limites claros. Assim, sempre que estão trabalhando, sua atenção precisa estar voltada para as tarefas do trabalho. Mas, uma vez terminado o trabalho, os funcionários devem esperar ansiosamente pelo seu tempo livre, que podem passar com sua família ou amigos ou fazendo algumas atividades individuais que os ajudem a relaxar. Dessa forma, será mais fácil para os trabalhadores se desconectarem do trabalho.
• Empregadores: Os empregadores devem permitir alguma flexibilidade no que diz respeito ao horário de trabalho dos trabalhadores remotos, especialmente as mães que trabalham. Além disso, os empregadores devem fornecer aos seus trabalhadores aulas de ioga/meditação, ou pelo menos recursos sobre como cuidar de sua saúde mental.