L'esperto di salute sul lavoro parla della creazione di un ambiente WFH produttivo e salutare

Che tu sia un principiante in un mondo di lavoro a distanza o che tu abbia anni di esperienza, probabilmente sai che questo ambiente di lavoro ha i suoi vantaggi e sfide. E, parlando di quest'ultimo, secondo l'indagine sullo stato del lavoro a distanza del 2021 di Buffer, le difficoltà maggiori per i lavoratori a distanza sono il non riuscire a staccare la spina (27%) e le difficoltà di collaborazione e comunicazione (16%).

Per scoprire come i dipendenti da remoto possono affrontare questi problemi, ma anche altri problemi, come l'equilibrio tra lavoro e vita privata, ho contattato Elaine Meyer. Elaine è una scrittrice freelance che tratta argomenti che vanno dal lavoro a distanza, al burnout, alla tecnologia, alla salute mentale, alla salute pubblica e all'assistenza sanitaria. Scrive per media come Doist, Fast Company, Forbes, Huffington Post, Columbia University e Weill Cornell. Oltre a scrivere, ha anche lavorato come insegnante di inglese in Francia, dove ha trascorso sette mesi.

Dal momento che Elaine è esperta negli argomenti menzionati in precedenza, volevo concentrare il suo cervello su argomenti come il lavoro a distanza, il burnout, l'equilibrio tra lavoro e vita privata e il benessere dei dipendenti. In questo articolo condividerò con voi tutti i preziosi consigli e suggerimenti che Elaine ci ha indicato durante la nostra intervista.

Come comunicare e collaborare all'interno di team remoti?

Se "la distanza rende il cuore più affettuoso", il lavoro a distanza fa salire i livelli di stress.

Vale a dire, secondo un recente sondaggio, lo stress e l'aumento di peso sono tra i principali problemi di salute per i lavoratori a distanza negli Stati Uniti. Una comunicazione adeguata, invece, potrebbe aiutare ad alleviare lo stress e l'ansia, soprattutto nei momenti di crisi.

Con questo in mente, volevo ascoltare ciò che Elaine considerava cruciale quando si tratta di comunicazione e collaborazione con i team remoti.

Nel caso ti stia chiedendo se è possibile ottenere la massima collaborazione con il tuo team remoto e mantenere comunque un'impostazione WHF sana, dai un'occhiata più da vicino ai suggerimenti attuabili di Elaine per ottenere proprio questo.

Promuovi l'approccio asincrono

Nel suo articolo sulla comunicazione asincrona, Elaine ha sottolineato che l'approccio asincrono consiste nel rendere "la comunicazione scritta l'impostazione predefinita". In questo modo, le riunioni acquistano più scopo, i lavoratori diventano più produttivi e la capacità di concentrazione di tutti aumenta rapidamente .

Tuttavia, il cambiamento non è facile per le persone e la resistenza a qualsiasi novità in un ambiente di lavoro è abbastanza comune. Eppure, Elaine ha una soluzione in due passaggi anche per i membri del team più scettici.

In primo luogo, per familiarizzare con i vantaggi di un ambiente di lavoro privo di distrazioni, consiglia di leggere un libro o due su questo argomento. “Deep Work” di Cal Newport potrebbe essere un ottimo punto di partenza.

Dopo aver letto arriva il discorso:

Il secondo passo sarebbe parlare con i membri del team e chiedere loro quali sono le loro difficoltà al lavoro in questo momento. Piuttosto che sentirti come se dovessi far bollire l'oceano, sei semplicemente in grado di concentrarti su una serie più piccola di problemi. "

Riduci il volume delle email

Oltre a stabilire chiare aspettative di comunicazione per i propri dipendenti, anche i manager remoti dovrebbero essere quelli a dare l'esempio.

Elaine pensa che i manager siano quelli responsabili di chiarire come e quando una squadra dovrebbe entrare in contatto tra loro. Pertanto, devono evitare di inviare e-mail dopo l'orario di lavoro.

Quindi, ogni volta che lavori fino a tardi e desideri inviare un'e-mail a un dipendente, salva l'e-mail e pianificala per il giorno successivo.

Pianifica meno riunioni (e lotta per la diversità)

Un altro suggerimento prezioso che Elaine suggerisce è di tenere meno riunioni, ad esempio una riunione ogni due settimane anziché ogni settimana.

Aggiunge inoltre:

“ Ciò che realmente avvantaggia le persone sono gli incontri individuali. Quando si lavora in un'azienda remota, le persone potrebbero sentirsi come se non fossero visibili. Ecco perché i check-in regolari sono importanti, per assicurarsi che le persone si sentano ancora in servizio anche quando non si trovano nello stesso spazio. "

La riduzione del numero di riunioni può anche avvantaggiare la gestione di team virtuali multiculturali.

Secondo Elaine, ogni volta che la differenza di fuso orario è un problema, la comunicazione asincrona può salvare la giornata. Se esiste un sistema adeguato e organizzato per smistare i messaggi, nulla verrà trascurato, anche quando le persone lavorano in fusi orari diversi.

“ Scrivo anche di salute pubblica e di recente un medico mi ha detto che più diversificata è la tua equipe medica, meglio è per tutti. Abbraccia quella diversità e guardala, piuttosto che pensare che tutti siano uguali ”.

Come creare fiducia tra i membri del team remoto?

Avere un rapporto di fiducia con i colleghi è fondamentale in qualsiasi ambiente di lavoro, ma creare fiducia nel luogo di lavoro remoto è particolarmente importante.

Diamo un'occhiata più da vicino al punto di vista di Elaine sulla migliore pratica per costruire una cultura della fiducia.

Sposta la tua attenzione sui risultati

Secondo Elaine, quando i manager oi datori di lavoro si preoccupano troppo del fatto che i loro dipendenti stiano lavorando o rallentando, questo di solito finisce male.

" Questo tipo di gestione sembra alimentare paura e ansia tra i dipendenti e, in realtà, li porta a lavorare in un modo meno produttivo ."

Quindi, in un certo senso, questo comportamento è inefficace sia per i dirigenti che per i dipendenti. Elaine continua:

“ Se tratti le persone come se non fossero affidabili, si comporteranno in quel modo. Ma la cosa principale è se stanno facendo il lavoro che ti aspetti da loro. Inoltre, stabilire obiettivi chiari e concentrarsi sui risultati è più importante del tempo speso per qualcosa ".

Per aiutare i lavoratori remoti a essere più efficaci con le loro attività e a finirle in tempo, i manager non dovrebbero interferire troppo con ciò che stanno facendo i dipendenti. Alla fine, i risultati parleranno da soli.

Come prendersi cura del benessere e della salute mentale dei dipendenti remoti?

Oltre a migliorare la comunicazione e creare fiducia all'interno dei team remoti, mantenere la nostra salute mentale quando si lavora da casa è fondamentale, soprattutto per i lavoratori che sono nuovi in ​​questo tipo di ambiente di lavoro. Vediamo cosa ha detto Elaine sulla consapevolezza delle aziende del benessere dei propri dipendenti.

Incoraggiare la disconnessione

Secondo Elaine, il benessere dei dipendenti è strettamente legato al loro equilibrio tra lavoro e vita privata e alla quantità di tempo che dedicano alla disconnessione dal lavoro. Le aziende, tuttavia, hanno voce in capitolo nel garantire il mantenimento dell'equilibrio.

“ Penso che la chiave sia introdurre la meditazione o lo yoga, o semplicemente le risorse in modo che le persone possano prendersi cura di se stesse. Inoltre, imposta alcuni orari prevedibili, per aiutare le persone a disconnettersi dal lavoro. Negli Stati Uniti, le madri che lavorano sono davvero stressate da quando si prendono cura dei loro figli e lavorano da remoto. Avere una certa flessibilità per le persone in quella situazione è importante ”.

Elaine ha detto che una madre lavoratrice le ha detto che i lavoratori dovrebbero parlare con i loro datori di lavoro di orari di lavoro flessibili. I dipendenti possono discutere questo argomento con i loro capi e spiegare quando possono essere disponibili per lavoro. Quindi, durante questo orario di lavoro, i dipendenti dovrebbero mettere tutto al lavoro e dare il massimo.

Come creare una migliore routine di lavoro a distanza?

Senza perdere ore in pendolarismo, i dipendenti remoti hanno guadagnato circa un'ora al giorno del loro tempo prezioso. Sebbene si possano fare così tante cose in un'ora, se le persone dedicassero il loro tempo extra a finire le loro attività lavorative di ieri, i vantaggi dell'ora aggiuntiva potrebbero scomparire rapidamente.

A volte, la paura di essere visti come un fannullone impedisce ai lavoratori remoti di separare la routine lavorativa dalla vita quotidiana e tendono a dedicare l'intera giornata solo al lavoro. La scelta di dedicare i tuoi minuti extra alla risposta alle e-mail potrebbe non fare molto male se fatta una volta al mese. Tuttavia, a lungo termine, questo potrebbe potenzialmente mettere in pericolo il tuo benessere generale.

Dopo aver trascorso sette mesi insegnando inglese a Bordeaux, in Francia, e sperimentando la vita lavorativa anche negli Stati Uniti, Elaine ha avuto un'esperienza diretta di diverse routine lavorative, quindi vediamo cosa ha da dire sulla creazione di sane abitudini WHF.

Regolamentare il lavoro fuori servizio

A volte, ci si aspetta che i dipendenti del telelavoro siano disponibili per i loro capi e dirigenti al di fuori dell'orario di lavoro. In alcuni paesi, come la Francia, questo è regolato dalla legge sul diritto alla disconnessione.

Ma, quando non è regolata dalla legge statale/federale, le aziende dovrebbero avere una sorta di politica del lavoro che impedisca ai dipendenti di lavorare o anche solo di essere disponibili fuori servizio? Elaine dice che questa è la conversazione che i governi devono iniziare ad avere.

“ Deve essere più che a livello aziendale, deve essere a livello nazionale. Perché ogni lavoratore che lavora da casa fatica a disconnettersi. Siamo esseri umani — sentiamo il suono di un'app di messaggistica — e vogliamo rispondere. Dobbiamo davvero sapere che, dalle 17:00 alle 9:00 nessuno ci invierà e-mail e possiamo fare marcia indietro. È un po' come mi sono sentito in Francia. La gente semplicemente non si aspettava che io rispondessi, e se avessi risposto sembrerebbe eccessivamente americano ".

Sebbene la Francia abbia trovato un modo per regolamentare l'orario di riposo dei lavoratori, l'America, d'altra parte, sembra non essere vicina a risolvere lo stesso problema.

Tuttavia, Elaine afferma che, poiché le aziende americane sono così influenti, devono assumere un ruolo guida in questo e iniziare a introdurre politiche aziendali sul diritto alla disconnessione. Tutti devono parlarne, secondo Elaine. Le imprese, i sindacati e il governo dovrebbero collaborare per affrontare la questione del lavoro fuori servizio.

Trova un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Ora, che dire dell'equilibrio tra lavoro e vita privata? Ero curioso di scoprire se ci fosse qualche differenza significativa tra l'equilibrio tra orario di lavoro e tempo libero in Francia e negli Stati Uniti.

Dal momento che Elaine ha lavorato solo come dipendente part-time a Bordeaux, che è nel sud-ovest, crede che la vita che ha avuto in Francia sia molto diversa da quella dei parigini che lavorano per un'azienda tecnologica.

Tuttavia, nota sicuramente delle differenze rispetto alla sua vita negli Stati Uniti.

“Mi sentivo come se il lavoro non fosse al centro della vita delle persone (in Francia). La gente non chiede 'Cosa fai per vivere?' come spesso - questo non viene prima in una conversazione. La maggior parte delle persone si prende i giorni di vacanza, anche se non va da nessuna parte, si prende una pausa. Per me è stato più facile prendersi una pausa per malattia in Francia”.

Elaine sottolinea che ciò è dovuto al fatto che la cultura francese è abbastanza diversa dalla cultura americana.

“Sembra che in America le persone debbano dimostrare di essere impegnate. Anche se nessuno ti dice: 'Non prendere una vacanza' o 'Non rispondere alle mie e-mail tutto il tempo', le persone sentono di averne bisogno, perché qui è la cultura".

Ma ricorda anche di aver letto come, nelle grandi città francesi, se lavori per banche o società tecnologiche, l'equilibrio tra lavoro e vita privata è più simile a quello che vivono gli americani.

Quindi, in generale, a Elaine piaceva lavorare in Francia?

“Mi è piaciuto molto lavorare lì. Altri americani che ho incontrato, che hanno lavorato anche in Francia, hanno detto che è una bella rottura con la cultura americana”.

Come disconnettersi dopo il lavoro?

Stabilire i confini tra lavoro e tempo libero è una lotta comune per molti dipendenti che lavorano in telelavoro. Lavorando da casa, il tuo laptop è sempre a portata di mano, quindi può essere piuttosto allettante non accedere durante l'ora di cena.

Sebbene sempre più comune, questo tipo di comportamento espone i dipendenti a un rischio maggiore di burnout. Per ridurre il rischio di lasciarmi trasportare dal lavoro, ho chiesto a Elaine di condividere un paio di suggerimenti

disconnessione dopo il lavoro.

Riconosci il superlavoro come un problema

Per rilassarsi dopo l'orario di lavoro, Elaine ha sottolineato il fatto che i lavoratori devono prima identificare questo comportamento (non essere in grado di disconnettersi dal lavoro) come un problema.

“Quindi, devono capire perché hanno un problema: stanno lottando per disconnettersi perché il loro capo vuole davvero che (lavorare) o è perché sentono il bisogno di segnalare il loro impegno. Se è quest'ultimo, incoraggerei le persone a correre il rischio: non controllare l'e-mail e vedrai che il mondo non è esploso dall'oggi al domani".

Un'altra cosa che Elaine sottolinea è condividere i tuoi problemi con gli altri.

“Incoraggerei tutti a provare a parlare con un capo, ma a volte è difficile. Oppure parla con altri colleghi. Se è una cultura difficile, forse considera di andare da qualche altra parte dove la disconnessione è più facile. Ma so che non puoi farlo dall'oggi al domani.

Trova un sostituto per i tuoi gadget

Nel suo libro " Minimalismo digitale ", Elaine afferma che Cal Newport afferma che quando stai cercando di disconnettere e ridurre al minimo il ruolo della tecnologia nella tua vita, devi invece avere qualcosa che vuoi fare.

Ad esempio, l'attesa di una cena in famiglia è un motivo per cui vorrai disconnetterti.

Sottolinea inoltre l'importanza di eliminare le app di lavoro dal telefono.

“Non conservare le app di lavoro su cose che non sono di lavoro. Se sei un libero professionista, come me, è un po' più difficile, ma non tenere l'e-mail di lavoro sul telefono se non è necessario. Al mio vecchio lavoro, ho cancellato un'e-mail di lavoro dal mio telefono ed è stata una delle migliori decisioni che abbia mai preso".

Come riconoscere i primi segni di burnout e cosa fare al riguardo?

Per quanto incredibile possa sembrare, nessuno è immune al burnout. Secondo l'ultimo rapporto sul burnout dei dipendenti di Indeed, il 53% degli intervistati ha ammesso di sentirsi demotivato, stanco e sfocato quando cercava di portare a termine le proprie attività lavorative quotidiane.

Dato che Elaine ha vissuto lei stessa il burnout, volevo ascoltare la sua storia unica e come è riuscita ad affrontare questo problema significativo.

Non ignorare le emozioni negative

Elaine sottolinea che i cattivi sentimenti dovrebbero essere sempre presi sul serio.

“A volte mi dicevo: 'Elaine, non sei un avvocato aziendale o un banchiere, non stai lavorando a orari folli, non dovresti essere esaurito.' Ma non è proprio giusto. Lavoriamo tutti molto, quindi penso che tutti abbiamo motivi legittimi per cui non ci sentiamo bene".

Lei aggiunge:

“Penso che riconoscere il problema sia davvero un buon punto di partenza. Forse, parla con un professionista della salute mentale, se puoi, o un amico. Leggere articoli sul burnout - gli articoli che altre persone hanno scritto - mi ha aiutato a riconoscerlo come un problema. Quindi, apporta tutte le modifiche che puoi per ridurre al minimo la fonte di esaurimento nella tua vita, come prendersi una pausa".

Introduci cambiamenti alla tua routine

Elaine suggerisce anche di concentrarsi sulle cose di base, come mangiare pasti sani e uscire. Come spiega ulteriormente:

“ Quando ti prendi sul serio e cambi le cose in modo positivo, questo ti aiuterà davvero con il tuo lavoro. "

Un altro punto cruciale che può essere molto utile è cambiare l'ambiente.

“La cultura che ci circonda spesso ha davvero un impatto, ma capisco anche che è difficile cambiarla. Andare in Francia è stata una delle migliori decisioni che ho preso nella mia vita. Non solo il fatto di aver vissuto lì, ma di averlo fatto, di essere capace di fare qualcosa che mi ha spaventato. Penso che ogni volta che fai qualcosa che ti spaventa e vedi che è stata una bella esperienza, ti senti più attrezzato per affrontare altre sfide”.

Consigli bonus per gli amanti dei libri

Ispirata dall'articolo di Elaine su come leggere più libri, non vedevo l'ora di sapere quali libri consiglia quando si tratta di produttività. Quindi, questa è la breve selezione di Elaine insieme ai motivi per cui le sono piaciuti questi libri.

“'La gioia di perdersi' di Svend Brinkmann. Si tratta di avere una vita più minimalista e capire quali sono le tue priorità. Quando capirai quali sono le tue priorità, non ti sentirai così male da perdere inevitabilmente molte cose.

C'è anche un libro intitolato "Come non fare niente" di Jenny Odell. Si tratta di produttività, ma in un modo diverso da quello di cui di solito leggiamo.

E un libro intitolato 'Essentialism' di Greg McKeown, che parla di stabilire le priorità".

Avvolgendo

Parlare con Elaine mi ha fatto capire che creare un ambiente di lavoro a distanza produttivo (e salutare) è un lavoro di squadra. Tutti dovrebbero essere inclusi, manager, dipendenti e datori di lavoro.
Ecco come:

• Manager: devono stabilire una relazione affidabile e veritiera all'interno del team. Inoltre, invece di avere troppe riunioni di squadra, queste chiamate di squadra dovrebbero avvenire meno spesso. Ma i leader dovrebbero avere incontri individuali occasionali con ogni membro del team, in modo che tutti si sentano inclusi.
• Dipendenti: per essere più produttivi, pur mantenendo l'equilibrio tra lavoro e vita privata e la salute mentale, i lavoratori devono stabilire confini chiari. Pertanto, ogni volta che stanno lavorando, la loro attenzione deve essere rivolta alle attività lavorative. Ma, una volta finito il lavoro, i dipendenti dovrebbero aspettarsi il loro tempo libero, che possono trascorrere con la famiglia o gli amici o svolgendo alcune attività da soli che li aiutano a rilassarsi. In questo modo, sarà più facile per i lavoratori staccare la spina dal lavoro.
• Datori di lavoro: i datori di lavoro dovrebbero consentire una certa flessibilità per quanto riguarda l'orario di lavoro dei lavoratori a distanza, in particolare le madri che lavorano. Inoltre, i datori di lavoro dovrebbero fornire ai propri lavoratori lezioni di yoga/meditazione, o almeno risorse su come prendersi cura della propria salute mentale.