Arbeitsgesundheitsexperte spricht über die Schaffung einer produktiven und gesunden WFH-Umgebung

Egal, ob Sie ein Neuling in einer Remote-Arbeitswelt sind oder jahrelange Erfahrung haben, Sie wissen wahrscheinlich, dass dieses Arbeitsumfeld seine eigenen Vorteile und Herausforderungen mit sich bringt. Und wo wir gerade von Letzterem sprechen, laut Buffers State of Remote Work-Umfrage 2021 sind die größten Probleme für Remote-Arbeiter, dass sie nicht in der Lage sind, den Stecker zu ziehen (27 %) und Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit und Kommunikation (16 %).

Um herauszufinden, wie Remote-Mitarbeiter mit diesen, aber auch einigen anderen Problemen wie der Work-Life-Balance umgehen können, habe ich mich an Elaine Meyer gewandt. Elaine ist eine freiberufliche Autorin, die Themen wie Fernarbeit, Burnout, Technik, psychische Gesundheit, öffentliche Gesundheit und Gesundheitswesen abdeckt. Sie schreibt für Medien wie Doist, Fast Company, Forbes, Huffington Post, Columbia University und Weill Cornell. Neben dem Schreiben arbeitete sie auch als Englischlehrerin in Frankreich, wo sie sieben Monate verbrachte.

Da Elaine sich mit den zuvor genannten Themen gut auskennt, wollte ich sie zu Themen wie Fernarbeit, Burnout, Work-Life-Balance und Mitarbeiterwohlbefinden aufmuntern. In diesem Artikel teile ich mit Ihnen all die wertvollen Tipps und Ratschläge, die Elaine während unseres Interviews aufgezeigt hat.

Wie kann man in Remote-Teams kommunizieren und zusammenarbeiten?

Wenn „Entfernung das Herz höher schlagen lässt“, lässt Fernarbeit den Stresspegel in die Höhe schnellen.

Laut einer aktuellen Umfrage gehören nämlich Stress und Gewichtszunahme zu den wichtigsten Gesundheitsproblemen für Telearbeiter in den USA. Angemessene Kommunikation hingegen könnte gerade in Krisenzeiten helfen, Stress und Angst abzubauen.

Vor diesem Hintergrund wollte ich hören, was Elaine für entscheidend hält, wenn es um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Remote-Teams geht.

Falls Sie sich fragen, ob es möglich ist, eine maximale Zusammenarbeit mit Ihrem Remote-Team zu erreichen und dennoch eine gesunde WHF-Einstellung beizubehalten, werfen Sie einen genaueren Blick auf Elaines umsetzbare Tipps, um genau das zu erreichen.

Fördern Sie den Async-First-Ansatz

In ihrem Artikel über asynchrone Kommunikation wies Elaine darauf hin, dass es beim Async-First-Ansatz darum geht, „schriftliche Kommunikation zum Standard“ zu machen. Auf diese Weise gewinnen Besprechungen an Bedeutung, Mitarbeiter werden produktiver und die Konzentrationsfähigkeit aller steigt schnell .

Veränderungen fallen den Menschen jedoch nicht leicht, und Widerstand gegen jede Neuerung in einem Arbeitsumfeld ist weit verbreitet. Doch Elaine hat selbst für die skeptischsten Teammitglieder eine zweistufige Lösung parat.

Um sich mit den Vorteilen einer ablenkungsfreien Arbeitsumgebung vertraut zu machen, empfiehlt sie zunächst, ein oder zwei Bücher zu diesem Thema zu lesen. „Deep Work“ von Cal Newport könnte ein guter Ausgangspunkt sein.

Nach dem Lesen kommt der Vortrag:

„ Der zweite Schritt wäre, mit den Teammitgliedern zu sprechen und sie zu fragen, was ihre Kämpfe gerade bei der Arbeit sind. Anstatt das Gefühl zu haben, den Ozean zum Kochen bringen zu müssen, können Sie sich nur auf eine kleinere Reihe von Problemen konzentrieren. ”

Verringern Sie das E-Mail-Volumen

Abgesehen davon, dass sie klare Kommunikationserwartungen an ihre Mitarbeiter stellen, sollten Remote-Manager auch diejenigen sein, die mit gutem Beispiel vorangehen.

Elaine glaubt, dass Manager dafür verantwortlich sind, zu klären, wie und wann ein Team miteinander in Kontakt treten sollte. Daher müssen sie vermeiden, E-Mails nach der Arbeitszeit zu versenden.

Wenn Sie also spät arbeiten und einem Mitarbeiter eine E-Mail senden möchten, speichern Sie die E-Mail und planen Sie sie für den nächsten Tag.

Weniger Meetings planen (und Vielfalt anstreben)

Ein weiterer wertvoller Tipp, den Elaine vorschlägt, ist, weniger Meetings abzuhalten – zum Beispiel ein Meeting alle zwei Wochen anstatt jede Woche.

Sie fügt außerdem hinzu:

„ Was Menschen wirklich nützt, sind Einzelgespräche. Bei der Arbeit in einem Remote-Unternehmen haben die Mitarbeiter möglicherweise das Gefühl, nicht sichtbar zu sein. Deshalb sind regelmäßige Check-Ins wichtig, um sicherzustellen, dass sich die Menschen auch dann noch im Dienst fühlen, wenn sie nicht im selben Raum sind. ”

Die Reduzierung der Anzahl von Besprechungen kann auch der Verwaltung multikultureller virtueller Teams zugute kommen.

Laut Elaine kann die asynchrone Kommunikation den Tag retten, wenn es um Zeitunterschiede geht. Wenn es ein ordentliches und organisiertes System zum Sortieren von Nachrichten gibt, wird nichts übersehen, auch wenn die Leute in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

„ Ich schreibe auch über öffentliche Gesundheit, und ein Arzt sagte mir kürzlich, je vielfältiger Ihr medizinisches Team ist, desto besser ist es für alle. Nehmen Sie diese Vielfalt an und sehen Sie sie, anstatt zu denken, dass alle gleich sind .“

Wie baut man Vertrauen zwischen entfernten Teammitgliedern auf?

Eine vertrauensvolle und vertrauenswürdige Beziehung zu Kollegen ist in jedem Arbeitsumfeld von entscheidender Bedeutung – aber der Aufbau von Vertrauen am Remote-Arbeitsplatz ist besonders wichtig.

Werfen wir einen genaueren Blick auf Elaines Standpunkt zu Best Practices für den Aufbau einer Vertrauenskultur.

Verlagern Sie Ihren Fokus auf die Ergebnisse

Wenn sich Manager oder Arbeitgeber zu viele Gedanken darüber machen, ob ihre Mitarbeiter arbeiten oder nachlassen, endet dies nach Elaines Meinung normalerweise schlecht.

„ Diese Art des Managements scheint Angst und Unruhe bei den Mitarbeitern hervorzurufen und führt sie tatsächlich dazu, weniger produktiv zu arbeiten .“

In gewisser Weise ist dieses Verhalten also sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter ineffektiv. Elaine fährt fort:

„ Wenn du Menschen behandelst, als sei ihnen nicht zu trauen, werden sie sich auch so verhalten. Aber die Hauptsache ist, ob sie die Arbeit tun, die Sie von ihnen erwarten. Außerdem ist es wichtiger, klare Ziele zu setzen und sich auf die Ergebnisse zu konzentrieren, als die Zeit, die man für etwas aufwendet .“

Um Remote-Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Aufgaben effektiver zu erledigen und sie pünktlich zu erledigen, sollten Manager sich nicht zu sehr in die Arbeit der Mitarbeiter einmischen. Am Ende werden die Ergebnisse für sich sprechen.

Wie kann man sich um das Wohlbefinden und die psychische Gesundheit von Remote-Mitarbeitern kümmern?

Abgesehen von der Verbesserung der Kommunikation und dem Aufbau von Vertrauen innerhalb von Remote-Teams ist die Aufrechterhaltung unserer psychischen Gesundheit bei der Arbeit von zu Hause aus von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Arbeitnehmer, die neu in dieser Art von Arbeitsumgebung sind. Mal sehen, was Elaine über das Bewusstsein der Unternehmen für das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu sagen hatte.

Ermutigen Sie zum Trennen

Laut Elaine ist das Wohlbefinden der Mitarbeiter eng mit ihrer Work-Life-Balance und der Zeit verbunden, die sie aufwenden, um von der Arbeit abzuschalten. Die Unternehmen haben jedoch ein Mitspracherecht, um sicherzustellen, dass das Gleichgewicht gewahrt bleibt.

„ Ich denke, der Schlüssel ist die Einführung von Meditation oder Yoga oder einfach nur Ressourcen, damit die Menschen für sich selbst sorgen können. Legen Sie auch einige vorhersehbare Arbeitszeiten fest, um den Menschen zu helfen, sich von der Arbeit zu lösen. In den USA sind berufstätige Mütter wirklich gestresst, seit sie sich um ihre Kinder kümmern und remote arbeiten. Es ist wichtig, für Menschen in dieser Situation eine gewisse Flexibilität zu haben .“

Elaine erwähnte, dass eine berufstätige Mutter ihr sagte, Arbeitnehmer sollten mit ihren Arbeitgebern über flexible Arbeitszeiten sprechen. Mitarbeiter können dieses Thema mit ihren Vorgesetzten besprechen und erklären, wann sie für die Arbeit verfügbar sein können. Dann sollten die Mitarbeiter während dieser Arbeitszeiten alles daran setzen und ihr Bestes geben.

Wie kann man eine bessere Remote-Arbeitsroutine schaffen?

Ohne Stunden auf dem Weg zur Arbeit zu verschwenden, haben Remote-Mitarbeiter täglich etwa eine Stunde ihrer kostbaren Zeit gewonnen. Obwohl in einer Stunde so viel erledigt werden kann, könnten die Vorteile der zusätzlichen Stunde schnell verschwinden, wenn die Menschen ihre zusätzliche Zeit damit verbringen würden, ihre Arbeitsaufgaben von gestern zu erledigen.

Manchmal hindert die Angst, als Faulpelz angesehen zu werden, Telearbeiter daran, ihre Arbeitsroutine von ihrem Alltag zu trennen – und sie neigen dazu, ihren ganzen Tag nur mit der Arbeit zu verbringen. Die Entscheidung, Ihre zusätzlichen Minuten für die Beantwortung von E-Mails zu verwenden, kann nicht viel schaden, wenn Sie dies einmal im Monat tun. Auf lange Sicht könnte dies jedoch möglicherweise Ihr allgemeines Wohlbefinden gefährden.

Nachdem sie sieben Monate lang Englisch in Bordeaux, Frankreich, unterrichtet und auch das Arbeitsleben in den USA kennengelernt hat, hat Elaine verschiedene Arbeitsroutinen aus erster Hand kennengelernt – sehen wir uns also an, was sie über die Schaffung gesunder WHF-Gewohnheiten zu sagen hat.

Arbeitszeiten außerhalb des Dienstes regeln

Manchmal wird von Telearbeitern erwartet, dass sie außerhalb ihrer Arbeitszeit für ihre Vorgesetzten und Manager verfügbar sind. In einigen Ländern, wie Frankreich, wird dies durch das Gesetz zum Recht auf Trennung geregelt.

Aber sollten Unternehmen, wenn sie nicht durch Landes-/Bundesgesetze geregelt sind, eine Art Arbeitsrichtlinie haben, die Mitarbeiter daran hindert, zu arbeiten oder auch nur außerhalb des Dienstes verfügbar zu sein? Elaine sagt, dass dies das Gespräch ist, mit dem Regierungen beginnen müssen.

„Es muss mehr sein als nur auf Unternehmensebene, es muss auf nationaler Ebene sein. Weil jeder Arbeitnehmer, der von zu Hause aus arbeitet, Schwierigkeiten hat, die Verbindung zu trennen. Wir sind Menschen – wir hören den Ton einer Messaging-App – und wir wollen antworten. Das müssen wir unbedingt wissen, von 17 Uhr bis 9 Uhr schickt uns niemand E-Mails, und wir können uns zurückziehen. So ähnlich habe ich mich in Frankreich gefühlt. Die Leute haben einfach nicht erwartet, dass ich antworte, und es würde zu amerikanisch aussehen, wenn ich antworten würde .“

Obwohl Frankreich einen Weg gefunden hat, die arbeitsfreien Stunden der Arbeitnehmer zu regulieren, scheint Amerika andererseits nicht annähernd das gleiche Problem zu lösen.

Elaine erklärt jedoch, dass amerikanische Unternehmen, da sie so einflussreich sind, die Führung übernehmen und mit der Einführung von Unternehmensrichtlinien zum Recht auf Trennung beginnen müssen. Laut Elaine müssen alle darüber reden. Unternehmen, Gewerkschaften und die Regierung sollten alle zusammenarbeiten, um das Problem der Freizeitarbeit anzugehen.

Sorgen Sie für eine bessere Work-Life-Balance

Wie sieht es nun mit der Work-Life-Balance aus? Ich war neugierig, ob es in Frankreich und den USA einen signifikanten Unterschied zwischen der Vereinbarkeit von Arbeitszeit und Freizeit gibt.

Da Elaine nur als Teilzeitangestellte in Bordeaux im Südwesten arbeitete, glaubt sie, dass sich ihr Leben in Frankreich stark von dem Leben der Pariser unterscheidet, die für ein Technologieunternehmen arbeiten.

Allerdings bemerkt sie sicherlich Unterschiede zu ihrem Leben in den USA.

„Ich hatte das Gefühl, dass die Arbeit nicht im Mittelpunkt des Lebens der Menschen steht (in Frankreich). Die Leute fragen nicht: "Was machst du beruflich?" wie oft – das kommt in einem Gespräch nicht zuerst. Die meisten Menschen nehmen ihre Urlaubstage, auch wenn sie nirgendwo hingehen – sie nehmen sich die Auszeit. Für mich fühlte es sich einfacher an, sich in Frankreich krank zu nehmen.“

Elaine weist darauf hin, dass dies daran liegt, dass sich die französische Kultur stark von der amerikanischen Kultur unterscheidet.

„Es fühlt sich an, als müssten die Leute in Amerika Engagement zeigen. Auch wenn dir niemand sagt: ‚Mach keinen Urlaub‘ oder ‚Reagiere nicht ständig auf meine E-Mails‘, haben die Leute das Gefühl, dass sie es tun müssen, weil es die Kultur hier ist.“

Aber sie erinnert sich auch, dass sie gelesen hat, dass in größeren französischen Städten, wenn Sie für Banken oder Technologieunternehmen arbeiten, die Work-Life-Balance eher derjenigen der Amerikaner ähnelt.

Hat Elaine also im Allgemeinen gerne in Frankreich gearbeitet?

„Ich habe sehr gerne dort gearbeitet. Andere Amerikaner, die ich getroffen habe und die auch in Frankreich gearbeitet haben, sagten, dass es eine schöne Abkehr von der US-Kultur sei.“

Wie schalte ich nach der Arbeit ab?

Das Setzen von Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit ist ein gemeinsamer Kampf für viele Telearbeiter. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, haben Sie Ihren Laptop immer in Reichweite, sodass es verlockend sein kann, sich während des Abendessens nicht anzumelden.

Obwohl diese Art von Verhalten immer häufiger vorkommt, setzt sie die Mitarbeiter einem höheren Burnout-Risiko aus. Um das Risiko zu verringern, von der Arbeit mitgerissen zu werden, habe ich Elaine gebeten, ein oder zwei Tipps weiterzugeben

nach der Arbeit trennen.

Überarbeitung als Problem erkennen

Um sich nach der Arbeitszeit zu entspannen, betonte Elaine, dass die Arbeitnehmer dieses Verhalten (nicht in der Lage sein, von der Arbeit abzuschalten) zunächst als Problem identifizieren müssen.

„Dann müssen sie herausfinden, warum sie ein Problem haben: Haben sie Schwierigkeiten, die Verbindung zu trennen, weil ihr Chef sie wirklich (arbeiten) möchte, oder weil sie das Gefühl haben, dass sie ihr Engagement signalisieren müssen. Wenn es letzteres ist, würde ich die Leute ermutigen, das Risiko einzugehen – checken Sie nicht die E-Mails, und Sie werden sehen, dass die Welt nicht über Nacht explodiert ist.“

Eine andere Sache, die Elaine betont, ist, Ihre Probleme mit anderen zu teilen.

„Ich würde jeden ermutigen, zu versuchen, mit einem Chef zu sprechen – aber manchmal ist es schwierig. Oder sprechen Sie mit anderen Kollegen. Wenn es eine schwierige Kultur ist, ziehen Sie vielleicht in Betracht, woanders hinzugehen, wo es einfacher ist, die Verbindung zu trennen. Aber ich weiß, dass man das nicht einfach über Nacht machen kann.“

Finden Sie einen Ersatz für Ihre Gadgets

In seinem Buch „ Digitaler Minimalismus “ erklärt Elaine, dass Cal Newport sagt, dass man etwas haben muss, was man stattdessen tun möchte, wenn man versucht, die Rolle der Technologie in seinem Leben abzukoppeln und zu minimieren.

Wenn Sie sich zum Beispiel auf ein Familienessen freuen, ist das ein Grund, warum Sie die Verbindung trennen möchten.

Sie betont auch, wie wichtig es ist, geschäftliche Apps von Ihrem Telefon zu löschen.

„Bewahren Sie keine Arbeits-Apps auf Dingen auf, die nicht zur Arbeit gehören. Wenn Sie ein Freiberufler sind, wie ich, ist es etwas schwieriger, aber behalten Sie Ihre geschäftlichen E-Mails nicht auf Ihrem Telefon, wenn Sie nicht müssen. Bei meinem alten Job habe ich eine geschäftliche E-Mail von meinem Telefon gelöscht, und das war eine der besten Entscheidungen, die ich je getroffen habe.“

Wie erkennt man die ersten Anzeichen von Burnout und was kann man dagegen tun?

So unglaublich es scheinen mag, niemand ist vor Burnout gefeit. Laut dem neuesten Employee Burnout Report von Indeed gaben 53 % der Befragten an, sich unmotiviert, müde und unkonzentriert zu fühlen, wenn sie versuchen, ihre täglichen Arbeitsaufgaben zu erledigen.

Angesichts der Tatsache, dass Elaine selbst Burnout erlebt hat, wollte ich ihre einzigartige Geschichte hören und wie sie es geschafft hat, mit diesem bedeutenden Problem umzugehen.

Ignoriere die negativen Emotionen nicht

Elaine betont, dass schlechte Gefühle immer ernst genommen werden sollten.

„Manchmal sagte ich mir: ‚Elaine, du bist keine Unternehmensanwältin oder Bankerin, du arbeitest keine verrückten Stunden, du solltest nicht ausgebrannt sein.' Aber das ist nicht wirklich fair. Wir arbeiten alle viel, also denke ich, dass wir alle legitime Gründe haben, warum wir uns nicht gut fühlen.“

Sie fügt hinzu:

„Ich denke, das Problem einfach zu erkennen, ist ein wirklich guter Anfang. Sprechen Sie vielleicht mit einem Psychologen, wenn Sie können, oder mit einem Freund. Das Lesen von Artikeln über Burnout – die Artikel, die andere geschrieben haben – hat mir geholfen, es als Problem zu erkennen. Nehmen Sie dann alle möglichen Änderungen vor, um die Burnout-Quelle in Ihrem Leben zu minimieren – nehmen Sie sich zum Beispiel eine Auszeit.“

Nehmen Sie Änderungen an Ihrer Routine vor

Elaine schlägt auch vor, sich auf grundlegende Dinge zu konzentrieren, wie gesunde Mahlzeiten zu essen und nach draußen zu gehen. Wie sie weiter erklärt:

„ Wenn du dich selbst ernst nimmst und Dinge positiv veränderst, hilft dir das bei deiner Arbeit. ”

Ein weiterer entscheidender Punkt, der sehr hilfreich sein kann, ist die Veränderung Ihrer Umgebung.

„Die Kultur, die uns umgibt, hat oft einen großen Einfluss, aber ich verstehe auch, dass es schwer ist, sie zu ändern. Nach Frankreich zu gehen, war eine der besten Entscheidungen, die ich in meinem Leben getroffen habe. Nicht nur die Tatsache, dass ich dort gelebt habe, sondern dass ich es getan habe, dass ich in der Lage bin, etwas zu tun, was mir Angst macht. Ich denke, jedes Mal, wenn Sie etwas tun, das Ihnen Angst macht, und Sie sehen, dass es eine gute Erfahrung war, fühlen Sie sich besser gerüstet, um mit anderen Herausforderungen umzugehen.“

Bonusempfehlungen für Buchliebhaber

Inspiriert von Elaines Artikel darüber, wie man mehr Bücher liest, war ich gespannt, welche Bücher sie empfiehlt, wenn es um Produktivität geht. Das ist also Elaines kurze Auswahl zusammen mit den Gründen, warum sie diese Bücher mochte.

„‚Die Freude am Verpassen' von Svend Brinkmann. Es geht darum, ein minimalistischeres Leben zu führen und herauszufinden, was deine Prioritäten sind. Wenn Sie herausfinden, was Ihre Prioritäten sind, werden Sie sich nicht so schlecht fühlen, dass Sie unweigerlich viele Dinge verpassen werden.

Es gibt auch ein Buch mit dem Titel „How to Do Nothing“ von Jenny Odell. Es geht um Produktivität, aber auf eine andere Weise, als wir normalerweise lesen.

Und ein Buch mit dem Titel „Essentialism“ von Greg McKeown, in dem es darum geht, Prioritäten zu setzen.“

Einpacken

Durch das Gespräch mit Elaine wurde mir klar, dass die Einrichtung einer produktiven (und gesunden) Remote-Arbeitsumgebung eine Teamleistung ist. Alle sollten einbezogen werden, Manager, Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Hier ist, wie:

• Manager: Sie müssen eine vertrauensvolle und ehrliche Beziehung innerhalb des Teams aufbauen. Außerdem sollten diese Teamanrufe seltener statt zu viele Teambesprechungen stattfinden. Aber Führungskräfte sollten gelegentlich Einzelgespräche mit jedem Teammitglied führen, damit sich alle einbezogen fühlen.
• Mitarbeiter: Um produktiver zu sein und gleichzeitig ihre Work-Life-Balance und psychische Gesundheit zu wahren, müssen Mitarbeiter klare Grenzen setzen. Wenn sie also arbeiten, muss ihre Aufmerksamkeit auf die beruflichen Aufgaben gerichtet sein. Aber nach getaner Arbeit sollten sich die Mitarbeiter auf ihre Freizeit freuen, die sie entweder mit ihrer Familie oder Freunden verbringen oder mit einigen Solo-Aktivitäten zur Entspannung beitragen können. Auf diese Weise wird es den Arbeitnehmern leichter fallen, den Stecker aus der Arbeit zu ziehen.
• Arbeitgeber: Arbeitgeber sollten eine gewisse Flexibilität bei den Arbeitszeiten von Telearbeitern, insbesondere berufstätigen Müttern, zulassen. Darüber hinaus sollten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Yoga-/Meditationskurse oder zumindest Ressourcen zur Pflege ihrer psychischen Gesundheit anbieten.