Pakar kesehatan kerja berbicara tentang menciptakan pengaturan WFH yang produktif dan sehat

Apakah Anda seorang pemula di dunia kerja jarak jauh atau Anda memiliki pengalaman bertahun-tahun, Anda mungkin tahu bahwa pengaturan kerja ini hadir dengan kelebihan dan tantangannya sendiri. Dan, berbicara tentang yang terakhir, menurut survei State of Remote Work tahun 2021 Buffer, perjuangan terbesar bagi pekerja jarak jauh adalah tidak dapat mencabut (27%) dan kesulitan dengan kolaborasi dan komunikasi (16%).

Untuk mengetahui bagaimana karyawan jarak jauh dapat menangani ini, tetapi juga beberapa masalah lain, seperti keseimbangan kehidupan kerja, saya menghubungi Elaine Meyer. Elaine adalah penulis lepas yang mencakup topik mulai dari pekerjaan jarak jauh, kelelahan, teknologi, hingga kesehatan mental, kesehatan masyarakat, dan perawatan kesehatan. Dia menulis untuk media seperti Doist, Fast Company, Forbes, Huffington Post, Columbia University, dan Weill Cornell. Selain menulis, ia juga bekerja sebagai guru bahasa Inggris di Prancis, di mana ia menghabiskan tujuh bulan.

Karena Elaine fasih dalam topik yang disebutkan sebelumnya, saya ingin memilih otaknya pada mata pelajaran seperti pekerjaan jarak jauh, kelelahan, keseimbangan kehidupan kerja, dan kesejahteraan karyawan. Dalam artikel ini, saya akan berbagi dengan Anda semua tip dan saran berharga yang ditunjukkan Elaine selama wawancara kami.

Bagaimana cara berkomunikasi dan berkolaborasi dalam tim jarak jauh?

Jika "jarak membuat hati semakin dekat", pekerjaan jarak jauh membuat tingkat stres melonjak.

Yaitu, menurut survei baru-baru ini, stres dan penambahan berat badan adalah salah satu masalah kesehatan utama bagi pekerja jarak jauh di AS. Komunikasi yang memadai, di sisi lain, dapat membantu menghilangkan stres dan kecemasan, terutama di saat krisis.

Dengan mengingat hal itu, saya ingin mendengar apa yang dianggap penting oleh Elaine dalam hal komunikasi dan kolaborasi dengan tim jarak jauh.

Jika Anda bertanya-tanya apakah mungkin untuk mencapai kolaborasi maksimum dengan tim jarak jauh Anda dan tetap mempertahankan pengaturan WHF yang sehat, lihat lebih dekat kiat-kiat yang dapat ditindaklanjuti dari Elaine untuk mencapai hal itu.

Promosikan pendekatan async-first

Dalam artikelnya tentang komunikasi asinkron, Elaine menunjukkan bahwa pendekatan async-first adalah tentang menjadikan "komunikasi tertulis sebagai default." Dengan begitu, rapat mendapatkan lebih banyak tujuan, pekerja menjadi lebih produktif , dan kemampuan semua orang untuk fokus meningkat dengan cepat .

Namun, perubahan tidak mudah bagi orang-orang, dan penolakan terhadap hal-hal baru di lingkungan kerja cukup umum. Namun, Elaine memiliki solusi dua langkah bahkan untuk anggota tim yang paling skeptis.

Pertama, untuk mengetahui manfaat dari lingkungan kerja yang bebas gangguan, dia merekomendasikan untuk membaca satu atau dua buku tentang topik ini. “Deep Work” oleh Cal Newport bisa menjadi titik awal yang bagus.

Setelah membaca datang pembicaraan:

“ Langkah kedua adalah berbicara dengan anggota tim dan menanyakan apa perjuangan mereka saat ini di tempat kerja. Daripada merasa seperti Anda harus merebus lautan, Anda hanya bisa fokus pada serangkaian masalah yang lebih kecil. ”

Turunkan volume email

Selain menetapkan harapan komunikasi yang jelas untuk karyawan mereka, manajer jarak jauh juga harus menjadi contoh.

Elaine berpikir manajer adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengklarifikasi bagaimana dan kapan sebuah tim harus berhubungan satu sama lain. Oleh karena itu, mereka perlu menghindari pengiriman email setelah jam kerja.

Jadi, setiap kali Anda bekerja lembur, dan Anda ingin mengirim email kepada karyawan, simpan email tersebut dan jadwalkan untuk hari berikutnya.

Jadwalkan lebih sedikit pertemuan (dan upayakan keragaman)

Tip berharga lainnya yang disarankan Elaine adalah mengadakan lebih sedikit pertemuan — misalnya, satu pertemuan setiap dua minggu daripada setiap minggu.

Dia juga menambahkan:

“ Apa yang benar-benar bermanfaat bagi orang-orang adalah pertemuan satu lawan satu. Saat bekerja di perusahaan jarak jauh, orang mungkin merasa tidak terlihat. Itulah mengapa check-in secara teratur penting, untuk memastikan bahwa orang-orang tetap merasa bertugas meskipun tidak berada di tempat yang sama. ”

Mengurangi jumlah pertemuan juga dapat bermanfaat untuk mengelola tim virtual multikultural.

Menurut Elaine, setiap kali perbedaan waktu menjadi masalah, komunikasi asinkron dapat menyelamatkan hari. Jika ada sistem yang tepat dan terorganisir untuk memilah pesan, tidak ada yang akan diabaikan, bahkan ketika orang bekerja di zona waktu yang berbeda.

“ Saya juga menulis tentang kesehatan masyarakat, dan seorang dokter baru-baru ini memberi tahu saya bahwa semakin beragam tim medis Anda, semakin baik untuk semua orang. Rangkullah keragaman itu dan lihatlah, daripada berpikir semua orang sama .”

Bagaimana cara membangun kepercayaan di antara anggota tim jarak jauh?

Memiliki hubungan yang saling percaya dan dapat dipercaya dengan rekan kerja sangat penting dalam pengaturan kerja apa pun — tetapi membangun kepercayaan di tempat kerja jarak jauh sangat penting.

Mari kita lihat lebih dekat sudut pandang Elaine tentang praktik terbaik untuk membangun budaya saling percaya.

Alihkan fokus Anda ke hasil

Menurut Elaine, ketika manajer atau majikan terlalu khawatir tentang apakah karyawan mereka bekerja atau malas, ini biasanya berakhir buruk.

“ Manajemen semacam itu tampaknya menimbulkan ketakutan dan kecemasan di antara karyawan dan sebenarnya, mengarahkan mereka untuk bekerja dengan cara yang kurang produktif .”

Jadi, di satu sisi, perilaku ini tidak efektif baik untuk manajer dan karyawan. Elaine melanjutkan:

“ Jika Anda memperlakukan orang seperti mereka tidak bisa dipercaya, mereka akan bertindak seperti itu. Tapi, hal utama adalah apakah mereka melakukan pekerjaan yang Anda harapkan dari mereka. Juga, menetapkan tujuan yang jelas dan berfokus pada hasil lebih penting daripada waktu yang dihabiskan untuk sesuatu .”

Untuk membantu pekerja jarak jauh menjadi lebih efektif dengan tugas mereka dan menyelesaikannya tepat waktu, manajer tidak boleh terlalu mencampuri apa yang sedang dilakukan karyawan. Pada akhirnya, hasilnya akan berbicara sendiri.

Bagaimana cara memperhatikan kesejahteraan dan kesehatan mental karyawan jarak jauh?

Selain meningkatkan komunikasi dan membangun kepercayaan dalam tim jarak jauh, menjaga kesehatan mental kita saat bekerja dari rumah sangat penting, terutama bagi pekerja yang baru dalam lingkungan kerja seperti ini. Mari kita lihat apa yang dikatakan Elaine tentang kesadaran perusahaan akan kesejahteraan karyawan mereka.

Mendorong pemutusan

Menurut Elaine, kesejahteraan karyawan terkait erat dengan keseimbangan kehidupan kerja mereka dan jumlah waktu yang mereka curahkan untuk memutuskan hubungan dari pekerjaan. Perusahaan, bagaimanapun, memiliki suara mereka dalam memastikan keseimbangan dipertahankan.

“ Saya pikir kuncinya adalah memperkenalkan meditasi atau yoga, atau hanya sumber daya sehingga orang dapat menjaga diri mereka sendiri. Juga, tetapkan beberapa jam yang dapat diprediksi, untuk membantu orang-orang memutuskan hubungan dari pekerjaan. Di AS, ibu yang bekerja benar-benar stres karena mereka merawat anak-anak mereka dan bekerja dari jarak jauh. Memiliki fleksibilitas untuk orang-orang dalam situasi itu penting . ”

Elaine menyebutkan bahwa seorang ibu yang bekerja mengatakan kepadanya bahwa pekerja harus berbicara dengan majikan mereka tentang jam kerja yang fleksibel. Karyawan dapat mendiskusikan hal ini dengan atasan mereka dan menjelaskan kapan mereka dapat tersedia untuk bekerja. Kemudian, selama jam kerja ini, karyawan harus mengerahkan segalanya dan memberikan upaya terbaik mereka.

Bagaimana cara membuat rutinitas kerja jarak jauh yang lebih baik?

Tanpa membuang waktu dalam perjalanan, karyawan jarak jauh telah memperoleh sekitar satu jam sehari dari waktu berharga mereka. Meskipun begitu banyak yang bisa dilakukan dalam satu jam, jika orang menghabiskan waktu ekstra mereka untuk menyelesaikan tugas pekerjaan mereka dari kemarin, manfaat dari jam tambahan bisa cepat hilang.

Terkadang, ketakutan akan terlihat sebagai pemalas menghalangi pekerja jarak jauh untuk memisahkan rutinitas kerja mereka dari kehidupan sehari-hari — dan mereka cenderung menghabiskan waktu seharian hanya untuk pekerjaan. Memilih untuk mengalokasikan menit ekstra Anda untuk menanggapi email mungkin tidak banyak merugikan jika dilakukan sebulan sekali. Namun, dalam jangka panjang, ini berpotensi membahayakan kesejahteraan Anda secara keseluruhan.

Setelah menghabiskan tujuh bulan mengajar bahasa Inggris di Bordeaux, Prancis, dan juga mengalami kehidupan kerja di AS, Elaine telah memiliki pengalaman langsung tentang beragam rutinitas kerja — jadi mari kita lihat apa yang dia katakan tentang menciptakan kebiasaan WHF yang sehat.

Mengatur bekerja di luar tugas

Terkadang, karyawan teleworking diharapkan tersedia untuk bos dan manajer mereka di luar jam kerja mereka. Di beberapa negara, seperti Prancis, ini diatur oleh hukum Hak untuk memutuskan sambungan.

Tetapi, ketika tidak diatur oleh undang-undang negara bagian/federal, apakah perusahaan harus memiliki semacam kebijakan kerja yang akan mencegah karyawan bekerja atau bahkan hanya tersedia untuk tidak bertugas? Elaine mengatakan ini adalah percakapan yang harus dimulai oleh pemerintah.

“Saya tidak perlu lebih dari di tingkat perusahaan, itu perlu di tingkat nasional. Karena setiap pekerja yang bekerja dari rumah berjuang untuk memutuskan sambungan. Kami manusia — kami mendengar suara aplikasi perpesanan — dan kami ingin merespons. Kami benar-benar perlu tahu bahwa, dari jam 5 sore sampai jam 9 pagi tidak ada yang akan mengirimi kami email, dan kami bisa mundur. Itulah yang saya rasakan di Prancis. Orang-orang tidak mengharapkan saya untuk merespons, dan itu akan terlihat terlalu Amerika jika saya merespons . ”

Meskipun Prancis menemukan cara untuk mengatur jam kerja para pekerja, Amerika, di sisi lain, tampaknya tidak akan menyelesaikan masalah yang sama.

Namun, Elaine menyatakan bahwa, karena perusahaan Amerika sangat berpengaruh, mereka perlu memimpin dalam hal ini dan mulai memperkenalkan kebijakan perusahaan tentang hak untuk memutuskan sambungan. Semua orang perlu membicarakan hal ini, menurut Elaine. Bisnis, serikat pekerja, dan pemerintah semua harus bekerja sama dalam mengatasi masalah pekerjaan di luar tugas.

Ciptakan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik

Sekarang, bagaimana dengan keseimbangan kehidupan kerja? Saya ingin tahu apakah ada perbedaan yang signifikan antara menyeimbangkan jam kerja dan waktu luang di Prancis dan Amerika Serikat.

Karena Elaine hanya bekerja sebagai karyawan paruh waktu di Bordeaux, yang terletak di Barat Daya, dia percaya bahwa kehidupannya di Prancis jauh berbeda dari kehidupan orang Paris yang bekerja untuk perusahaan teknologi.

Namun, dia pasti melihat perbedaan dibandingkan dengan hidupnya di AS.

“Saya merasa pekerjaan bukan fokus kehidupan orang (di Prancis). Orang tidak bertanya 'Apa yang Anda lakukan untuk mencari nafkah?' sesering — itu tidak muncul pertama kali dalam percakapan. Kebanyakan orang mengambil hari libur mereka, bahkan jika mereka tidak pergi ke mana pun — mereka mengambil cuti. Bagi saya, lebih mudah mengambil cuti sakit di Prancis.”

Elaine menunjukkan bahwa ini karena budaya Prancis sangat berbeda dari budaya Amerika.

“Rasanya seperti di Amerika, orang perlu menunjukkan komitmen mereka. Meskipun tidak ada yang memberi tahu Anda: 'Jangan berlibur,' atau 'Jangan selalu membalas email saya,' orang merasa perlu, karena itu adalah budaya di sini.”

Tapi, dia juga ingat pernah membaca bagaimana, di kota-kota besar Prancis, jika Anda bekerja untuk bank atau perusahaan teknologi, keseimbangan kehidupan kerja lebih mirip dengan apa yang dialami orang Amerika.

Jadi, secara umum, apakah Elaine senang bekerja di Prancis?

“Saya sangat suka bekerja di sana. Orang Amerika lain yang saya temui, yang juga bekerja di Prancis, mengatakan bahwa ini adalah perpisahan yang menyenangkan dari budaya AS.”

Bagaimana cara memutuskan sambungan setelah bekerja?

Menetapkan batasan antara pekerjaan dan waktu luang adalah perjuangan umum bagi banyak karyawan telecommuting. Bekerja dari rumah, laptop Anda selalu dalam jangkauan, sehingga Anda mungkin tergoda untuk tidak masuk saat jam makan malam.

Meskipun semakin umum, jenis perilaku ini menempatkan karyawan pada risiko kelelahan yang lebih tinggi. Untuk mengurangi risiko terbawa oleh pekerjaan, saya meminta Elaine untuk berbagi satu atau dua tip tentang

memutuskan hubungan setelah bekerja.

Kenali terlalu banyak bekerja sebagai masalah

Untuk melepas lelah setelah jam kerja, Elaine menekankan fakta bahwa pekerja pertama-tama perlu mengidentifikasi perilaku ini (tidak dapat memutuskan hubungan dari pekerjaan) sebagai masalah.

“Kemudian, mereka perlu mencari tahu mengapa mereka memiliki masalah: apakah mereka berjuang untuk memutuskan hubungan karena bos mereka benar-benar ingin mereka (bekerja) atau karena mereka merasa perlu memberi sinyal komitmen mereka. Jika yang terakhir, saya akan mendorong orang untuk mengambil risiko – jangan periksa email, dan Anda akan melihat bahwa dunia tidak meledak dalam semalam.”

Hal lain yang ditekankan Elaine adalah berbagi masalah Anda dengan orang lain.

“Saya akan mendorong semua orang untuk mencoba berbicara dengan bos — tetapi terkadang sulit. Atau, berbicaralah dengan rekan kerja lainnya. Jika itu adalah budaya yang sulit, mungkin pertimbangkan untuk pergi ke tempat lain di mana pemutusan hubungan lebih mudah. Tapi, saya tahu Anda tidak bisa melakukannya dalam semalam.”

Temukan pengganti gadget Anda

Dalam bukunya, " Digital Minimalism ," Elaine menyatakan bahwa Cal Newport, mengatakan bahwa ketika Anda mencoba untuk memutuskan dan meminimalkan peran teknologi dalam hidup Anda, Anda harus memiliki sesuatu yang ingin Anda lakukan sebagai gantinya.

Misalnya, menantikan makan malam keluarga adalah alasan Anda ingin memutuskan hubungan.

Dia juga menyoroti pentingnya menghapus aplikasi kerja dari ponsel Anda.

“Jangan simpan aplikasi kerja pada hal-hal yang tidak berfungsi. Jika Anda seorang pekerja lepas, seperti saya, ini sedikit lebih sulit, tetapi jangan simpan email kerja Anda di ponsel jika tidak perlu. Di pekerjaan lama saya, saya menghapus email kantor dari ponsel saya, dan itu adalah salah satu keputusan terbaik yang pernah saya buat.”

Bagaimana mengenali tanda-tanda pertama kelelahan dan apa yang harus dilakukan?

Betapapun luar biasa kelihatannya, tidak ada yang kebal terhadap kelelahan. Menurut laporan kelelahan Karyawan Indeed terbaru, 53% responden mengaku merasa tidak termotivasi, lelah, dan tidak fokus ketika mencoba menyelesaikan tugas pekerjaan sehari-hari mereka.

Mengingat Elaine sendiri pernah mengalami burnout, saya ingin mendengar kisah uniknya dan bagaimana dia berhasil mengatasi masalah penting ini.

Jangan abaikan emosi negatif

Elaine menyoroti bahwa perasaan buruk harus selalu dianggap serius.

“Kadang-kadang saya akan berkata pada diri sendiri: 'Elaine, Anda bukan pengacara perusahaan atau bankir, Anda tidak bekerja keras, Anda tidak boleh kelelahan.' Tapi, itu tidak benar-benar adil. Kami semua banyak bekerja, jadi saya pikir kami semua memiliki alasan yang sah bahwa kami tidak merasa hebat.”

Dia menambahkan:

“Saya pikir hanya dengan mengenali masalahnya adalah tempat yang sangat baik untuk memulai. Mungkin, bicaralah dengan profesional kesehatan mental jika Anda bisa, atau teman. Membaca artikel tentang kelelahan — artikel yang ditulis orang lain — membantu saya mengenalinya sebagai masalah. Kemudian, buat perubahan apa pun yang Anda bisa untuk meminimalkan sumber kelelahan dalam hidup Anda — seperti mengambil cuti.”

Perkenalkan perubahan pada rutinitas Anda

Elaine juga menyarankan untuk fokus pada hal-hal dasar, seperti makan makanan sehat dan keluar rumah. Saat dia menjelaskan lebih lanjut:

“ Ketika Anda menganggap diri Anda serius dan Anda mengubah hal-hal dengan cara yang positif, itu benar-benar akan membantu Anda dengan pekerjaan Anda. ”

Poin penting lainnya yang bisa sangat membantu adalah mengubah lingkungan Anda.

“Budaya yang ada di sekitar kita sering kali benar-benar berdampak, tetapi saya juga mengerti bahwa sulit untuk mengubahnya. Pergi ke Prancis adalah salah satu keputusan terbaik yang pernah saya buat dalam hidup saya. Bukan hanya fakta bahwa saya pernah tinggal di sana, tetapi saya melakukannya, bahwa saya mampu melakukan sesuatu yang membuat saya takut. Saya pikir setiap kali Anda melakukan sesuatu yang membuat Anda takut dan Anda melihat bahwa itu adalah pengalaman yang baik, Anda merasa lebih siap untuk menghadapi tantangan lain.”

Rekomendasi bonus untuk pecinta buku

Terinspirasi oleh artikel Elaine tentang cara membaca lebih banyak buku, saya sangat ingin mempelajari buku apa yang dia rekomendasikan terkait produktivitas. Nah, inilah pilihan singkat Elaine beserta alasannya menyukai buku-buku tersebut.

“'Kegembiraan karena Kehilangan' oleh Svend Brinkmann. Ini tentang memiliki kehidupan yang lebih minimalis dan mencari tahu apa prioritas Anda. Ketika Anda mengetahui apa prioritas Anda, Anda tidak akan merasa begitu buruk sehingga Anda pasti akan kehilangan banyak hal.

Ada juga buku berjudul 'How to Do Nothing' oleh Jenny Odell. Ini tentang produktivitas, tetapi dengan cara yang berbeda dari yang biasa kita baca.

Dan, sebuah buku berjudul 'Essentialism' oleh Greg McKeown, yaitu tentang menetapkan prioritas.”

Membungkus

Berbicara dengan Elaine membuat saya menyadari bahwa membangun pengaturan kerja jarak jauh yang produktif (dan sehat) adalah upaya tim. Setiap orang harus dilibatkan, manajer, karyawan, dan pemberi kerja.
Inilah caranya:

• Manajer: Mereka perlu membangun hubungan yang dapat dipercaya dan jujur ​​dalam tim. Selain itu, daripada mengadakan rapat tim terlalu banyak, panggilan tim ini sebaiknya lebih jarang dilakukan. Namun, para pemimpin harus sesekali mengadakan pertemuan satu lawan satu dengan setiap anggota tim, sehingga semua orang merasa dilibatkan.
• Karyawan: Agar lebih produktif, sambil menjaga keseimbangan kehidupan kerja dan kesehatan mental, pekerja perlu menetapkan batasan yang jelas. Jadi, setiap kali mereka bekerja, perhatian mereka perlu diarahkan pada tugas-tugas pekerjaan. Namun, begitu mereka selesai bekerja, karyawan harus menantikan waktu luang mereka, yang dapat mereka habiskan bersama keluarga atau teman atau melakukan aktivitas solo yang membantu mereka bersantai. Dengan cara ini, akan lebih mudah bagi pekerja untuk melepaskan diri dari pekerjaan.
• Pengusaha: Pengusaha harus memberikan fleksibilitas dalam hal jam kerja pekerja jarak jauh, terutama ibu yang bekerja. Selain itu, pengusaha harus menyediakan kelas yoga/meditasi kepada pekerjanya, atau setidaknya sumber daya tentang cara menjaga kesehatan mental mereka.