Expertul în sănătatea muncii vorbește despre crearea unui cadru FHM productiv și sănătos

Indiferent dacă sunteți începător într-o lume a muncii la distanță sau aveți ani de experiență, probabil știți că acest cadru de lucru vine cu propriile avantaje și provocări. Și, vorbind despre acestea din urmă, conform sondajului Buffer 2021 State of Remote Work, cele mai mari lupte pentru lucrătorii la distanță sunt faptul că nu se pot deconecta (27%) și dificultățile de colaborare și comunicare (16%).

Pentru a afla cum pot face față angajații de la distanță aceste probleme, dar și alte probleme, cum ar fi echilibrul dintre viața profesională și viața privată, am contactat-o ​​pe Elaine Meyer. Elaine este o scriitoare independentă care acoperă subiecte, de la lucru la distanță, burnout, tehnologie, la sănătate mintală, sănătate publică și asistență medicală. Ea scrie pentru instituții media precum Doist, Fast Company, Forbes, Huffington Post, Columbia University și Weill Cornell. În afară de scris, a lucrat și ca profesoară de engleză în Franța, unde a petrecut șapte luni.

Deoarece Elaine cunoaște bine subiectele menționate anterior, am vrut să-și aleg mintea pe subiecte precum munca la distanță, epuizarea, echilibrul dintre viața profesională și viața personală și bunăstarea angajaților. În acest articol, vă voi împărtăși toate sfaturile și sfaturile valoroase pe care Elaine le-a subliniat în timpul interviului nostru.

Cum să comunici și să colaborezi în cadrul echipelor de la distanță?

Dacă „distanța face ca inima să devină mai îndrăgostită”, munca de la distanță face ca nivelul de stres să crească.

Și anume, conform unui sondaj recent, stresul și creșterea în greutate sunt printre problemele cheie de sănătate pentru lucrătorii la distanță din SUA. Comunicarea adecvată, pe de altă parte, ar putea ajuta la ameliorarea stresului și a anxietății, mai ales în perioadele de criză.

Având în vedere asta, am vrut să aud ceea ce Elaine a considerat crucial atunci când vine vorba de comunicare și colaborare cu echipele de la distanță.

În cazul în care vă întrebați dacă este posibil să obțineți o colaborare maximă cu echipa dvs. de la distanță și să păstrați totuși o setare WHF sănătoasă, aruncați o privire mai atentă la sfaturile utile ale Elaine pentru a obține exact acest lucru.

Promovați abordarea asincronă mai întâi

În articolul ei despre comunicarea asincronă, Elaine a subliniat că abordarea asincronă este aceea de a face „comunicarea scrisă implicită”. În acest fel, întâlnirile capătă mai mult scop, lucrătorii devin mai productivi și capacitatea tuturor de a se concentra crește rapid .

Cu toate acestea, schimbarea nu este ușor pentru oameni, iar rezistența la orice noutate într-un mediu de lucru este destul de comună. Cu toate acestea, Elaine are o soluție în doi pași chiar și pentru cei mai sceptici membri ai echipei.

În primul rând, pentru a se familiariza cu beneficiile unui mediu de lucru fără distracție, ea recomandă să citești o carte sau două pe acest subiect. „Deep Work” de Cal Newport ar putea fi un punct de plecare excelent.

După citire, vine vorba:

„ Al doilea pas ar fi să vorbești cu membrii echipei și să-i întrebi care sunt luptele lor acum la locul de muncă. În loc să simți că trebuie să fierbi oceanul, poți doar să te concentrezi pe un set mai mic de probleme. ”

Reduceți volumul e-mailurilor

Pe lângă stabilirea așteptărilor clare de comunicare pentru angajații lor, managerii de la distanță ar trebui să fie cei care să dea un exemplu.

Elaine crede că managerii sunt cei responsabili pentru a clarifica cum și când o echipă ar trebui să ia legătura între ei. Prin urmare, trebuie să evite trimiterea de e-mailuri după programul de lucru.

Deci, ori de câte ori lucrați până târziu și doriți să trimiteți un e-mail unui angajat, salvați e-mailul și programați-l pentru a doua zi.

Programați mai puține întâlniri (și străduiți-vă pentru diversitate)

Un alt sfat valoros pe care Elaine îl sugerează este să aveți mai puține întâlniri - de exemplu, o întâlnire la două săptămâni, mai degrabă decât în ​​fiecare săptămână.

Ea mai adauga:

„ Ceea ce beneficiază cu adevărat oamenii sunt întâlnirile unu-la-unu. Când lucrează într-o companie de la distanță, oamenii ar putea simți că nu sunt vizibili. De aceea, check-in-urile regulate sunt importante, pentru a ne asigura că oamenii se simt în continuare la datorie chiar și atunci când nu se află în același spațiu. ”

Reducerea numărului de întâlniri poate beneficia și de gestionarea echipelor virtuale multiculturale.

Potrivit Elaine, ori de câte ori diferența de timp este o problemă, comunicarea asincronă poate salva ziua. Dacă există un sistem adecvat și organizat pentru sortarea mesajelor, nimic nu va fi trecut cu vederea, chiar și atunci când oamenii lucrează în fusuri orare diferite.

„ Scriu și despre sănătatea publică, iar un medic mi-a spus recent că cu cât echipa dumneavoastră medicală este mai diversă, cu atât este mai bună pentru toată lumea. Îmbrățișați această diversitate și vedeți-o, mai degrabă decât să credeți că toți sunt la fel .”

Cum să construiți încredere între membrii echipei de la distanță?

A avea o relație de încredere și de încredere cu colegii de muncă este vitală în orice mediu de lucru, dar construirea încrederii la locul de muncă la distanță este deosebit de importantă.

Să aruncăm o privire mai atentă la punctul de vedere al Elainei cu privire la cele mai bune practici pentru construirea unei culturi a încrederii.

Îndreptați-vă atenția către rezultate

În opinia Elainei, atunci când managerii sau angajatorii se îngrijorează prea mult dacă angajații lor muncesc sau slăbesc, acest lucru se termină de obicei prost.

„ Acest tip de management pare să creeze teamă și anxietate în rândul angajaților și, de fapt, îi determină să lucreze într-un mod mai puțin productiv .”

Deci, într-un fel, acest comportament este ineficient atât pentru manageri, cât și pentru angajați. Elaine continuă:

„ Dacă îi tratezi pe oameni ca și cum nu ar fi de încredere, ei se vor comporta așa. Dar, principalul lucru este dacă fac munca pe care o așteptați de la ei. De asemenea, stabilirea unor obiective clare și concentrarea asupra rezultatelor este mai importantă decât timpul petrecut pe ceva .”

Pentru a ajuta lucrătorii de la distanță să fie mai eficienți în sarcinile lor și să le termine la timp, managerii nu ar trebui să interfereze prea mult cu ceea ce fac angajații. În cele din urmă, rezultatele vor vorbi de la sine.

Cum să vă pese de bunăstarea și sănătatea mintală a angajaților de la distanță?

Pe lângă îmbunătățirea comunicării și construirea încrederii în echipele de la distanță, menținerea sănătății noastre mintale atunci când lucrăm de acasă este vitală, în special pentru lucrătorii care sunt noi în acest tip de mediu de lucru. Să vedem ce a spus Elaine despre conștientizarea companiilor cu privire la bunăstarea angajaților lor.

Încurajați deconectarea

Potrivit Elaine, bunăstarea angajaților este strâns legată de echilibrul dintre viața profesională și cea privată și de timpul pe care îl alocă deconectării de la serviciu. Companiile, însă, își spun cuvântul în asigurarea menținerii echilibrului.

„ Cred că cheia este introducerea meditației sau yoga, sau doar resurse pentru ca oamenii să aibă grijă de ei înșiși. De asemenea, setați niște ore previzibile, pentru a ajuta oamenii să se deconecteze de la serviciu. În SUA, mamele care lucrează au fost cu adevărat stresate, deoarece își au grijă de copiii lor și lucrează de la distanță. Este important să ai o oarecare flexibilitate pentru oamenii în această situație .”

Elaine a menționat că o mamă care lucrează i-a spus că lucrătorii ar trebui să discute cu angajatorii lor despre programul de lucru flexibil. Angajații pot discuta acest subiect cu șefii lor și pot explica când pot fi disponibili pentru muncă. Apoi, în timpul acestor ore de lucru, angajații ar trebui să pună totul la lucru și să depună toate eforturile.

Cum să creezi o rutină mai bună de lucru la distanță?

Fără a pierde ore în navetă, angajații de la distanță au câștigat aproximativ o oră pe zi din timpul lor prețios. Deși se pot face atât de multe într-o oră, dacă oamenii și-ar petrece timpul suplimentar terminând sarcinile de lucru de ieri, beneficiile orei suplimentare ar putea dispărea rapid.

Uneori, teama de a fi priviți ca un leneș îi împiedică pe lucrătorii de la distanță să-și separe rutina de lucru de viața de zi cu zi - și au tendința de a-și face întreaga zi doar pentru muncă. Alegerea de a aloca minutele suplimentare pentru a răspunde la e-mailuri s-ar putea să nu facă prea mult rău dacă se face o dată pe lună. Cu toate acestea, pe termen lung, acest lucru ar putea pune în pericol bunăstarea generală.

După ce a petrecut șapte luni predând limba engleză în Bordeaux, Franța și a experimentat viața profesională și în SUA, Elaine a avut o experiență directă a diverselor rutine de lucru - așa că să vedem ce a avut de spus despre crearea unor obiceiuri sănătoase WHF.

Reglementați lucrul în afara serviciului

Uneori, angajații care lucrează la distanță sunt de așteptat să fie disponibili pentru șefii și managerii lor în afara orelor de lucru. În unele țări, cum ar fi Franța, acest lucru este reglementat de legea privind dreptul la deconectare.

Dar, atunci când nu sunt reglementate de legea de stat/federală, companiile ar trebui să aibă un fel de politică de muncă care să împiedice angajații să lucreze sau chiar să fie disponibili în afara serviciului? Elaine spune că aceasta este conversația pe care guvernele trebuie să înceapă să o aibă.

„Trebuie să fie mai mult decât la nivel de companie, trebuie să fie la nivel național. Pentru că fiecare lucrător care lucrează de acasă se luptă să se deconecteze. Suntem oameni – auzim sunetul unei aplicații de mesagerie – și vrem să răspundem. Trebuie neapărat să știm că, de la 17:00 la 9:00, nimeni nu ne va trimite e-mailuri și putem să ne întoarcem. Cam așa m-am simțit în Franța. Oamenii pur și simplu nu se așteptau să răspund și ar părea prea american dacă aș răspunde .”

Deși Franța a găsit o modalitate de a reglementa orele de lucru libere ale lucrătorilor, America, pe de altă parte, nu pare să fie aproape de a rezolva aceeași problemă.

Cu toate acestea, Elaine afirmă că, deoarece companiile americane sunt atât de influente, trebuie să preia conducerea în acest sens și să înceapă să introducă politici ale companiei privind dreptul la deconectare. Toată lumea trebuie să vorbească despre asta, potrivit Elaine. Întreprinderile, sindicatele și guvernul ar trebui să lucreze împreună pentru a aborda problema muncii în afara serviciului.

Găsiți un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată

Acum, cum rămâne cu echilibrul dintre viața profesională și viața privată? Eram curios să aflu dacă există vreo diferență semnificativă între echilibrarea orelor de lucru și a timpului liber în Franța și SUA.

Întrucât Elaine a lucrat doar ca angajată cu jumătate de normă în Bordeaux, care se află în sud-vest, ea crede că viața pe care a avut-o în Franța este mult diferită de viața parizienilor care lucrează pentru o companie de tehnologie.

Cu toate acestea, ea observă cu siguranță diferențe față de viața ei din SUA.

„Am simțit că munca nu este punctul central al vieții oamenilor (în Franța). Oamenii nu întreabă „Ce faci pentru a trăi?” la fel de des — asta nu apare primul într-o conversație. Majoritatea oamenilor își iau zilele de vacanță, chiar dacă nu merg nicăieri - își iau concediul. Pentru mine, mi s-a părut mai ușor să îmi iau concediu medical în Franța.”

Elaine subliniază că acest lucru se datorează faptului că cultura franceză este destul de diferită de cultura americană.

„Se simte ca în America, oamenii trebuie să demonstreze că sunt dedicați. Chiar dacă nimeni nu vă spune: „Nu vă luați în vacanță” sau „Nu răspundeți la e-mailurile mele tot timpul”, oamenii simt că au nevoie, pentru că aici este cultura.”

Dar își amintește că a citit și cum, în orașele franceze mai mari, dacă lucrezi pentru bănci sau companii de tehnologie, echilibrul dintre viața profesională și viața privată este mai asemănător cu ceea ce experimentează americanii.

Deci, în general, i-a plăcut lui Elaine să lucreze în Franța?

„Mi-a plăcut foarte mult să lucrez acolo. Alți americani pe care i-am întâlnit, care au lucrat și în Franța, au spus că este o pauză frumoasă de cultura americană”.

Cum să te deconectezi după muncă?

Stabilirea granițelor între muncă și timpul liber este o luptă comună pentru mulți angajați care fac telecommuting. Lucrând de acasă, laptopul tău este întotdeauna la îndemână, așa că poate fi destul de tentant să nu te autentifici în timpul cinei.

Deși din ce în ce mai frecvent, acest tip de comportament îi expune pe angajați la un risc mai mare de epuizare. Pentru a reduce riscul de a te lăsa dus de muncă, i-am cerut Elainei să-mi împărtășească un sfat sau două

deconectarea după muncă.

Recunoașteți suprasolicitarea ca o problemă

Pentru a se relaxa după orele de lucru, Elaine a subliniat faptul că lucrătorii trebuie mai întâi să identifice acest comportament (nu se pot deconecta de la serviciu) ca o problemă.

„Apoi, trebuie să-și dea seama de ce au o problemă: se luptă să se deconecteze pentru că șeful lor își dorește cu adevărat (să lucreze) sau pentru că simt că trebuie să-și semnaleze angajamentul. Dacă este cel din urmă, aș încuraja oamenii să-și asume riscul – nu verifica e-mailul și vei vedea că lumea nu a explodat peste noapte.”

Un alt lucru pe care Elaine îl subliniază este să-ți împărtășești problemele cu ceilalți.

„Aș încuraja pe toată lumea să încerce să vorbească cu un șef – dar uneori este greu. Sau, vorbește cu alți colegi. Dacă este o cultură dificilă, poate luați în considerare să mergeți în altă parte unde deconectarea este mai ușoară. Dar știu că nu poți face asta peste noapte.”

Găsiți un înlocuitor pentru gadgeturile dvs

În cartea sa, „ Digital Minimalism ”, Elaine afirmă că Cal Newport spune că atunci când încerci să te deconectezi și să minimizi rolul tehnologiei în viața ta, trebuie să ai ceva ce vrei să faci.

De exemplu, așteptarea unei cine în familie este un motiv pentru care veți dori să vă deconectați.

Ea subliniază, de asemenea, importanța ștergerii aplicațiilor de serviciu de pe telefon.

„Nu păstrați aplicațiile de serviciu pentru lucruri care nu funcționează. Dacă sunteți freelancer, ca mine, este puțin mai greu, dar nu vă păstrați e-mailul de la serviciu pe telefon dacă nu este necesar. La vechiul meu loc de muncă, am șters un e-mail de la serviciu de pe telefon și a fost una dintre cele mai bune decizii pe care le-am luat vreodată.”

Cum să recunoști primele semne de epuizare și ce să faci în privința asta?

Oricât de incredibil ar părea, nimeni nu este imun la epuizare. Potrivit celui mai nou raport de epuizare a angajaților Indeed, 53% dintre respondenți au recunoscut că se simt nemotivați, obosiți și neconcentrați atunci când încearcă să-și termine sarcinile de zi cu zi.

Având în vedere că Elaine a suferit ea însăși burnout, am vrut să aud povestea ei unică și cum a reușit să facă față acestei probleme semnificative.

Nu ignora emoțiile negative

Elaine subliniază că sentimentele rele trebuie întotdeauna luate în serios.

„Uneori îmi spuneam: „Elaine, nu ești un avocat corporativ sau un bancher, nu lucrezi la ore nebunești, nu ar trebui să fii epuizată”. Dar, asta nu este chiar corect. Cu toții muncim mult, așa că cred că toți avem motive legitime pentru care nu ne simțim grozavi.”

Ea adauga:

„Cred că doar recunoașterea problemei este un loc foarte bun de început. Poate vorbiți cu un profesionist în sănătate mintală, dacă puteți, sau cu un prieten. Citirea articolelor despre burnout – articolele pe care le-au scris alți oameni – m-a ajutat să recunosc că este o problemă. Apoi, faceți orice modificare posibilă pentru a minimiza sursa de burnout din viața voastră - cum ar fi să vă luați o pauză.”

Introduceți modificări în rutina dvs

Elaine sugerează, de asemenea, să se concentreze asupra lucrurilor de bază, cum ar fi să mănânci mese sănătoase și să ieși afară. După cum explică ea în continuare:

„ Când te iei în serios și schimbi lucrurile într-un mod pozitiv, asta te va ajuta de fapt în munca ta. ”

Un alt punct crucial care poate fi destul de util este schimbarea mediului.

„Cultura care ne înconjoară are adesea un impact, dar înțeleg și că este greu să o schimbi. Să merg în Franța a fost una dintre cele mai bune decizii pe care le-am luat în viața mea. Nu doar faptul că am locuit acolo, ci că am făcut-o, că sunt capabilă să fac ceva care m-a speriat. Cred că de fiecare dată când faci ceva care te sperie și vezi că a fost o experiență bună, te simți mai pregătit să faci față altor provocări.”

Recomandări bonus pentru iubitorii de cărți

Inspirată de articolul lui Elaine despre cum să citesc mai multe cărți, am fost nerăbdătoare să aflu ce cărți recomandă ea când vine vorba de productivitate. Deci, aceasta este scurta selecție a lui Elaine, împreună cu motivele pentru care i-au plăcut aceste cărți.

„„Bucuria de a pierde” de Svend Brinkmann. Este vorba de a avea o viață mai minimalistă și de a-ți da seama care sunt prioritățile tale. Când îți dai seama care sunt prioritățile tale, nu te vei simți atât de rău încât inevitabil vei rata o mulțime de lucruri.

Există și o carte numită „Cum să nu faci nimic” de Jenny Odell. Este vorba despre productivitate, dar într-un mod diferit decât despre care citim de obicei.

Și o carte numită „Essentialism” de Greg McKeown, care este despre stabilirea priorităților.”

Încheierea

Vorbind cu Elaine m-a făcut să realizez că stabilirea unui cadru productiv (și sănătos) de lucru la distanță este un efort de echipă. Toți ar trebui să fie incluși, manageri, angajați și angajatori.
Iată cum:

• Manageri: trebuie să stabilească o relație de încredere și sinceră în cadrul echipei. În plus, în loc să aibă prea multe întâlniri de echipă, aceste apeluri de echipă ar trebui să aibă loc mai rar. Dar, liderii ar trebui să aibă ocazional întâlniri unu-la-unu cu fiecare membru al echipei, astfel încât toată lumea să se simtă inclusă.
• Angajații: pentru a fi mai productivi, menținând în același timp echilibrul dintre viața profesională și viața personală și sănătatea mintală, lucrătorii trebuie să stabilească limite clare. Astfel, ori de câte ori lucrează, atenția lor trebuie să fie îndreptată spre sarcinile de serviciu. Dar, odată ce au terminat cu munca, angajații ar trebui să aștepte cu nerăbdare timpul lor liber, pe care îl pot petrece fie cu familia sau cu prietenii, fie făcând niște activități solo care îi ajută să se relaxeze. În acest fel, lucrătorilor le va fi mai ușor să se deconecteze de la serviciu.
• Angajatorii: Angajatorii ar trebui să permită o oarecare flexibilitate atunci când vine vorba de programul de lucru al lucrătorilor la distanță, în special al mamelor care lucrează. În plus, angajatorii ar trebui să ofere lucrătorilor lor cursuri de yoga/meditație sau cel puțin resurse despre cum să aibă grijă de sănătatea lor mintală.