يتحدث خبير صحة العمل عن إنشاء بيئة WFH منتجة وصحية

سواء كنت مبتدئًا في عالم العمل عن بُعد أو لديك سنوات من الخبرة ، فمن المحتمل أنك تعلم أن إعداد العمل هذا يأتي بمزاياه وتحدياته الخاصة. وبالحديث عن الأخير ، وفقًا لاستطلاع Buffer لحالة العمل عن بُعد لعام 2021 ، فإن أكبر النضالات التي يواجهها العمال عن بُعد هي عدم القدرة على فصل الطاقة (27٪) وصعوبات التعاون والتواصل (16٪).

لمعرفة كيف يمكن للموظفين عن بعد التعامل مع هذه المشكلات ، وكذلك بعض المشكلات الأخرى ، مثل التوازن بين العمل والحياة ، تواصلت مع إيلين ماير. إيلين كاتبة مستقلة تغطي موضوعات تتراوح من العمل عن بعد ، والإرهاق ، والتكنولوجيا ، إلى الصحة العقلية ، والصحة العامة ، والرعاية الصحية. تكتب لوسائل الإعلام مثل Doist و Fast Company و Forbes و Huffington Post وجامعة كولومبيا وويل كورنيل. بصرف النظر عن الكتابة ، عملت أيضًا كمدرسة للغة الإنجليزية في فرنسا ، حيث أمضت سبعة أشهر.

نظرًا لأن Elaine على دراية جيدة بالموضوعات المذكورة سابقًا ، فقد أردت أن أختار عقلها في موضوعات مثل العمل عن بُعد والإرهاق والتوازن بين العمل والحياة ورفاهية الموظف. في هذه المقالة ، سوف أشارككم جميع النصائح والنصائح القيمة التي أشارت إليها إيلين خلال مقابلتنا.

كيف تتواصل وتتعاون ضمن فرق بعيدة؟

إذا كانت "المسافة تجعل القلب ينمو أكثر" ، فإن العمل عن بُعد يجعل مستويات التوتر ترتفع.

وبالتحديد ، وفقًا لمسح حديث ، يعد الإجهاد وزيادة الوزن من بين القضايا الصحية الرئيسية للعاملين عن بُعد في الولايات المتحدة الأمريكية. من ناحية أخرى ، يمكن أن يساعد التواصل المناسب في تخفيف التوتر والقلق ، خاصة في أوقات الأزمات.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، أردت أن أسمع ما تعتبره إيلين حاسمًا عندما يتعلق الأمر بالتواصل والتعاون مع الفرق البعيدة.

إذا كنت تتساءل عما إذا كان من الممكن تحقيق أقصى قدر من التعاون مع فريقك البعيد وما زلت تحتفظ بإعداد WHF الصحي ، فقم بإلقاء نظرة فاحصة على نصائح Elaine القابلة للتنفيذ لتحقيق ذلك بالضبط.

روج للنهج غير المتزامن أولاً

في مقالتها حول الاتصال غير المتزامن ، أشارت إيلين إلى أن النهج غير المتزامن أولاً يدور حول جعل "الاتصال الكتابي هو الخيار الافتراضي". بهذه الطريقة ، تكتسب الاجتماعات هدفًا أكبر ، ويصبح العمال أكثر إنتاجية ، وتزداد قدرة الجميع على التركيز بسرعة .

ومع ذلك ، فإن التغيير لا يأتي بسهولة على الناس ، كما أن مقاومة أي جديد في بيئة العمل أمر شائع جدًا. ومع ذلك ، لدى إيلين حل من خطوتين حتى لأكثر أعضاء الفريق تشككًا.

أولاً ، للتعرف على فوائد بيئة العمل الخالية من الإلهاء ، توصي بقراءة كتاب أو كتابين حول هذا الموضوع. يمكن أن يكون "العمل العميق" لكال نيوبورت نقطة انطلاق رائعة.

بعد القراءة يأتي الحديث:

" ستكون الخطوة الثانية هي التحدث إلى أعضاء الفريق وسؤالهم عن نضالاتهم في العمل الآن. فبدلاً من الشعور بأنه يتعين عليك غليان المحيط ، يمكنك فقط التركيز على مجموعة أصغر من المشكلات. "

خفض حجم رسائل البريد الإلكتروني

بصرف النظر عن وضع توقعات اتصال واضحة لموظفيهم ، يجب أن يكون المديرون عن بعد هم من يضربوا المثل أيضًا.

تعتقد إيلين أن المديرين هم المسؤولون عن توضيح كيف ومتى يجب أن يتواصل الفريق مع بعضهم البعض. لذلك ، عليهم تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني بعد ساعات العمل.

لذلك ، عندما تعمل متأخرًا ، وتريد إرسال بريد إلكتروني إلى موظف ، احفظ البريد الإلكتروني وجدولته في اليوم التالي.

قم بجدولة اجتماعات أقل (والسعي من أجل التنوع)

نصيحة قيّمة أخرى تقترحها إيلين هي عقد اجتماعات أقل - على سبيل المثال ، اجتماع واحد كل أسبوعين بدلاً من كل أسبوع.

كما تضيف:

" ما يفيد الأشخاص حقًا هو الاجتماعات الفردية. عند العمل في شركة بعيدة ، قد يشعر الناس أنهم غير مرئيين. هذا هو سبب أهمية تسجيلات الوصول المنتظمة للتأكد من أن الناس لا يزالون يشعرون بالواجب حتى عندما لا يكونون في نفس المكان. "

يمكن أن يفيد تقليل عدد الاجتماعات أيضًا في إدارة الفرق الافتراضية متعددة الثقافات.

وفقًا لإلين ، كلما كان فارق التوقيت مشكلة ، يمكن أن ينقذ الاتصال غير المتزامن الموقف. إذا كان هناك نظام مناسب ومنظم لفرز الرسائل ، فلن يتم التغاضي عن أي شيء ، حتى عندما يعمل الأشخاص في مناطق زمنية مختلفة.

" أكتب أيضًا عن الصحة العامة ، وأخبرني طبيب مؤخرًا أنه كلما كان فريقك الطبي أكثر تنوعًا ، كان ذلك أفضل للجميع. احتضن هذا التنوع وشاهده ، بدلاً من التفكير في أن الجميع متماثلون ".

كيف تبني الثقة بين أعضاء الفريق البعيدين؟

إن وجود علاقة موثوقة وجديرة بالثقة مع زملاء العمل أمر حيوي في أي مكان عمل - لكن بناء الثقة في مكان العمل البعيد له أهمية خاصة.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على وجهة نظر إيلين حول أفضل الممارسات لبناء ثقافة الثقة.

حوّل تركيزك إلى النتائج

من وجهة نظر إيلين ، عندما يقلق المديرون أو أرباب العمل كثيرًا بشأن ما إذا كان موظفوهم يعملون أو يتراخون ، فإن هذا عادة ما ينتهي بشكل سيء.

" يبدو أن هذا النوع من الإدارة يولد الخوف والقلق بين الموظفين ويقودهم في الواقع إلى العمل بطريقة أقل إنتاجية ."

لذلك ، بطريقة ما ، هذا السلوك غير فعال لكل من المديرين والموظفين. تواصل إيلين:

" إذا عاملت الناس وكأنهم لا يمكن الوثوق بهم ، فسوف يتصرفون بهذه الطريقة. لكن الشيء الرئيسي هو ما إذا كانوا يقومون بالعمل الذي تتوقعه منهم. أيضًا ، يعد تحديد أهداف واضحة والتركيز على النتائج أكثر أهمية من الوقت الذي يتم قضاؤه في شيء ".

من أجل مساعدة العمال عن بُعد على أن يكونوا أكثر فاعلية في مهامهم وإنهائها في الوقت المحدد ، يجب على المديرين ألا يتدخلوا كثيرًا فيما يفعله الموظفون. في النهاية ، سوف تتحدث النتائج عن نفسها.

كيف نهتم برفاهية الموظفين عن بعد وصحتهم العقلية؟

بصرف النظر عن تحسين الاتصال وبناء الثقة داخل الفرق البعيدة ، فإن الحفاظ على صحتنا العقلية عند العمل من المنزل أمر حيوي ، خاصة بالنسبة للعمال الجدد في هذا النوع من بيئة العمل. دعونا نرى ما قالته إيلين عن وعي الشركات برفاهية موظفيها.

شجعه على قطع الاتصال

وفقًا لإلين ، ترتبط رفاهية الموظفين ارتباطًا وثيقًا بالتوازن بين العمل والحياة ومقدار الوقت الذي يخصصونه للانفصال عن العمل. ومع ذلك ، فإن الشركات لها رأي في ضمان الحفاظ على التوازن.

" أعتقد أن المفتاح هو تقديم التأمل أو اليوجا ، أو مجرد الموارد حتى يتمكن الناس من الاعتناء بأنفسهم. أيضًا ، حدد بعض الساعات التي يمكن توقعها لمساعدة الأشخاص على الانفصال عن العمل. في الولايات المتحدة ، تعرضت الأمهات العاملات لضغوط شديدة لأنهن يعتنين بأطفالهن ويعملن عن بعد. من المهم وجود بعض المرونة للأشخاص في هذا الموقف ".

ذكرت إيلين أن إحدى الأمهات العاملات قالت لها إن على العاملات التحدث إلى أصحاب العمل بشأن ساعات العمل المرنة. يمكن للموظفين مناقشة هذا الموضوع مع رؤسائهم وشرح متى يمكن أن يكونوا متاحين للعمل. بعد ذلك ، خلال ساعات العمل هذه ، يجب على الموظفين وضع كل شيء في العمل وبذل قصارى جهدهم.

كيف تصنع روتين عمل أفضل عن بعد؟

دون إضاعة ساعات في التنقل ، اكتسب الموظفون عن بُعد حوالي ساعة يوميًا من وقتهم الثمين. على الرغم من أنه يمكن القيام بالكثير في غضون ساعة ، إلا أنه إذا أمضى الأشخاص وقتهم الإضافي في إنهاء مهام عملهم بدءًا من الأمس ، فقد تختفي فوائد الساعة الإضافية بسرعة.

في بعض الأحيان ، الخوف من أن يُنظر إليك على أنهم متهربون يمنع العمال عن بُعد من فصل روتين عملهم عن حياتهم اليومية - ويميلون إلى جعل يومهم كله يتعلق بالعمل فقط. اختيار تخصيص دقائق إضافية للرد على رسائل البريد الإلكتروني قد لا يضر كثيرًا إذا تم القيام به مرة واحدة في الشهر. ومع ذلك ، على المدى الطويل ، من المحتمل أن يعرض ذلك صحتك العامة للخطر.

بعد أن أمضت سبعة أشهر في تدريس اللغة الإنجليزية في بوردو ، فرنسا ، واختبرت الحياة العملية في الولايات المتحدة أيضًا ، كانت إيلين لديها خبرة مباشرة في إجراءات العمل المتنوعة - لذلك دعونا نرى ما كان عليها أن تقوله حول إنشاء عادات صحية في WHF.

تنظيم العمل خارج أوقات الدوام

في بعض الأحيان ، من المتوقع أن يكون الموظفون الذين يعملون عن بعد متاحين لرؤسائهم ومديريهم خارج ساعات عملهم. في بعض البلدان ، مثل فرنسا ، ينظم ذلك قانون الحق في قطع الاتصال.

ولكن ، عندما لا ينظمها قانون الولاية / القانون الفيدرالي ، هل يجب أن يكون لدى الشركات نوع من سياسة العمل التي تمنع الموظفين من العمل أو حتى مجرد التواجد خارج أوقات العمل؟ تقول إيلين إن هذه هي المحادثة التي تحتاج الحكومات لبدء إجرائها.

"لا يلزم أن أكون على مستوى الشركة ، يجب أن أكون على المستوى الوطني. لأن كل عامل يعمل من المنزل يكافح من أجل قطع الاتصال. نحن بشر - نسمع صوت تطبيق المراسلة - ونريد الرد. نحتاج حقًا إلى معرفة أنه ، من الساعة 5 مساءً حتى 9 صباحًا ، لن يرسل لنا أحد رسائل البريد الإلكتروني ، ويمكننا التراجع. هذا نوع ما شعرت به في فرنسا. لم يكن الناس يتوقعون مني الرد ، وسيبدو الأمر أمريكيًا بشكل مفرط إذا قمت بالرد ".

على الرغم من أن فرنسا وجدت طريقة لتنظيم ساعات عمل العمال خارج أوقات الدوام ، إلا أن أمريكا ، من ناحية أخرى ، لا يبدو أنها على وشك حل نفس المشكلة.

ومع ذلك ، تذكر إيلين أنه نظرًا لأن الشركات الأمريكية تتمتع بنفوذ كبير ، فإنها تحتاج إلى أخذ زمام المبادرة في هذا الأمر والبدء في تقديم سياسات الشركة بشأن الحق في قطع الاتصال. يجب على الجميع التحدث عن هذا ، وفقًا لإلين. يجب على الشركات والنقابات والحكومة العمل معًا في معالجة مسألة العمل خارج أوقات الدوام.

حقق توازنًا أفضل بين العمل والحياة

الآن ، ماذا عن التوازن بين العمل والحياة؟ كنت أشعر بالفضول لمعرفة ما إذا كان هناك فرق كبير بين الموازنة بين ساعات العمل ووقت الفراغ في فرنسا والولايات المتحدة الأمريكية.

نظرًا لأن إيلين عملت فقط كموظفة بدوام جزئي في بوردو ، الواقعة في الجنوب الغربي ، فهي تعتقد أن الحياة التي عاشتها في فرنسا تختلف كثيرًا عن حياة الباريسيين الذين يعملون في شركة تكنولوجيا.

ومع ذلك ، فقد لاحظت بالتأكيد وجود اختلافات مقارنة بحياتها في الولايات المتحدة.

"شعرت أن العمل ليس التركيز على حياة الناس (في فرنسا). لا يسأل الناس "ماذا تعمل؟" في كثير من الأحيان - هذا لا يأتي أولاً في محادثة. يأخذ معظم الناس أيام إجازتهم ، حتى لو لم يذهبوا إلى أي مكان - فهم يأخذون إجازة. بالنسبة لي ، كان من الأسهل أخذ إجازة مرضية في فرنسا ".

تشير إيلين إلى أن هذا يرجع إلى اختلاف الثقافة الفرنسية تمامًا عن الثقافة الأمريكية.

"يبدو الأمر كما لو أنه في أمريكا ، يحتاج الناس لإظهار أنهم ملتزمون. على الرغم من أن لا أحد يخبرك: "لا تأخذ إجازة" أو "لا ترد على رسائلي الإلكترونية طوال الوقت ،" يشعر الناس أنهم بحاجة إلى ذلك ، لأنها الثقافة هنا. "

لكنها تتذكر أيضًا قراءة كيف ، في المدن الفرنسية الكبرى ، إذا كنت تعمل في البنوك أو شركات التكنولوجيا ، فإن التوازن بين العمل والحياة يشبه إلى حد كبير ما يختبره الأمريكيون.

إذن ، بشكل عام ، هل استمتعت إيلين بالعمل في فرنسا؟

"أحببت حقًا العمل هناك. قال الأمريكيون الآخرون الذين قابلتهم ، والذين عملوا أيضًا في فرنسا ، إنها انفصال رائع عن الثقافة الأمريكية ".

كيف يتم قطع الاتصال بعد العمل؟

يعد وضع الحدود بين العمل ووقت الفراغ صراعًا مشتركًا للعديد من الموظفين العاملين عن بُعد. عند العمل من المنزل ، يكون الكمبيوتر المحمول دائمًا في متناول اليد ، لذلك قد يكون من المغري جدًا عدم تسجيل الدخول أثناء وقت العشاء.

على الرغم من شيوع هذا النوع من السلوك بشكل متزايد ، إلا أنه يعرض الموظفين لخطر الإنهاك. لتقليل مخاطر الانغماس في العمل ، طلبت من Elaine مشاركة نصيحة أو اثنتين

قطع الاتصال بعد العمل.

الاعتراف بالإرهاق كمشكلة

من أجل الاسترخاء بعد ساعات العمل ، شددت إيلين على حقيقة أن العمال يحتاجون أولاً إلى تحديد هذا السلوك (عدم القدرة على الانفصال عن العمل) على أنه مشكلة.

"بعد ذلك ، يحتاجون إلى معرفة سبب وجود مشكلة لديهم: هل يكافحون من أجل قطع الاتصال لأن رئيسهم يريدهم حقًا (للعمل) أم لأنهم يشعرون أنهم بحاجة للإشارة إلى التزامهم. إذا كان هذا هو الأخير ، أود أن أشجع الناس على المخاطرة - لا تتحقق من البريد الإلكتروني ، وسترى أن العالم لم ينفجر بين عشية وضحاها ".

شيء آخر تؤكده إيلين هو مشاركة مشاكلك مع الآخرين.

"أود أن أشجع الجميع على محاولة التحدث إلى رئيسه - لكن هذا صعب في بعض الأحيان. أو تحدث مع زملاء العمل الآخرين. إذا كانت ثقافة صعبة ، فربما تفكر في الذهاب إلى مكان آخر يكون فيه قطع الاتصال أسهل. لكني أعلم أنه لا يمكنك فعل ذلك بين عشية وضحاها ".

ابحث عن بديل لأدواتك

يقول إيلين في كتابه ، " بساطتها الرقمية " ، إن كال نيوبورت ، يقول إنه عندما تحاول فصل وتقليل دور التكنولوجيا في حياتك ، يجب أن يكون لديك شيء تريد القيام به بدلاً من ذلك.

على سبيل المثال ، التطلع إلى عشاء عائلي هو سبب رغبتك في قطع الاتصال.

كما تسلط الضوء على أهمية حذف تطبيقات العمل من هاتفك.

"لا تحتفظ بتطبيقات العمل في أشياء لا تتعلق بالعمل. إذا كنت تعمل بالقطعة ، مثلي ، فالأمر أصعب قليلاً ، لكن لا تحتفظ ببريدك الإلكتروني للعمل على هاتفك إذا لم تكن مضطرًا لذلك. في وظيفتي القديمة ، حذفت بريدًا إلكترونيًا خاصًا بالعمل من هاتفي ، وكان من أفضل القرارات التي اتخذتها على الإطلاق ".

كيف تتعرف على أولى علامات الإرهاق وماذا تفعل حيال ذلك؟

على الرغم من أنه قد يبدو أمرًا لا يصدق ، فلا أحد محصنًا من الإرهاق. وفقًا لأحدث تقرير عن إرهاق الموظفين في إنديد ، أقر 53٪ من المستطلعين أنهم شعروا بعدم الحافز والتعب وعدم التركيز عند محاولتهم إنهاء مهام عملهم اليومية.

بالنظر إلى أن إيلين تعرضت للإرهاق بنفسها ، أردت أن أسمع قصتها الفريدة وكيف تمكنت من التعامل مع هذه القضية المهمة.

لا تتجاهل المشاعر السلبية

تسلط إيلين الضوء على أن المشاعر السيئة يجب أن تؤخذ على محمل الجد دائمًا.

أحيانًا أقول لنفسي: "إيلين ، أنت لست محامية شركات أو مصرفيًا ، فأنت لا تعمل لساعات مجنونة ، ولا يجب أن تنهك." لكن هذا ليس عدلاً حقًا. نعمل جميعًا كثيرًا ، لذلك أعتقد أن لدينا جميعًا أسبابًا مشروعة تجعلنا لا نشعر بالارتياح ".

وتضيف:

"أعتقد أن مجرد التعرف على المشكلة هو مكان جيد للبدء. ربما ، تحدث إلى أخصائي الصحة العقلية إذا استطعت ، أو إلى صديق. ساعدتني قراءة مقالات حول الإرهاق - المقالات التي كتبها أشخاص آخرون - في التعرف عليها على أنها مشكلة. بعد ذلك ، قم بإجراء أي تغيير يمكنك تقليل مصدر الإرهاق في حياتك - مثل أخذ بعض الوقت في الإجازة ".

أدخل تغييرات على روتينك

تقترح إيلين أيضًا التركيز على الأشياء الأساسية ، مثل تناول وجبات صحية والخروج من المنزل. كما تشرح كذلك:

" عندما تأخذ نفسك على محمل الجد وتغير الأشياء بطريقة إيجابية ، فإن ذلك سيساعدك بالفعل في عملك. "

نقطة أخرى مهمة يمكن أن تكون مفيدة للغاية هي تغيير بيئتك.

"الثقافة التي تحيط بنا غالبًا ما يكون لها تأثير حقيقي ، لكنني أفهم أيضًا أنه من الصعب تغييرها. كان الذهاب إلى فرنسا أحد أفضل القرارات التي اتخذتها في حياتي. ليس فقط حقيقة أنني عشت هناك ، بل أنني فعلت ذلك ، أنني قادر على فعل شيء يخيفني. أعتقد أنه في كل مرة تفعل فيها شيئًا يخيفك وترى أنها كانت تجربة جيدة ، تشعر أنك أكثر استعدادًا للتعامل مع التحديات الأخرى ".

توصيات مكافأة لمحبي الكتاب

مستوحاة من مقال إيلين حول كيفية قراءة المزيد من الكتب ، كنت حريصًا على معرفة الكتب التي توصي بها عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية. إذن ، هذا هو اختيار إيلين المختصر بالإضافة إلى أسباب استمتاعها بهذه الكتب.

"فرحة الضياع" لسفيند برينكمان. يتعلق الأمر بحياة أكثر بساطة ومعرفة أولوياتك. عندما تكتشف ما هي أولوياتك ، فلن تشعر بالسوء لدرجة أنك ستفوت حتماً الكثير من الأشياء.

هناك أيضًا كتاب بعنوان "كيف لا تفعل شيئًا" لجيني أوديل. يتعلق الأمر بالإنتاجية ، ولكن بطريقة مختلفة عما نقرأ عنه عادةً.

وكتاب بعنوان "Essentialism" لجريج ماكيون ، والذي يدور حول تحديد الأولويات ".

تغليف

جعلني التحدث إلى إيلين أدرك أن إنشاء بيئة عمل منتجة (وصحية) عن بعد هو جهد جماعي. يجب تضمين الجميع ، المديرين والموظفين وأرباب العمل.
هنا هو كيف:

• المديرين: يحتاجون إلى إقامة علاقة جديرة بالثقة وصادقة داخل الفريق. بالإضافة إلى ذلك ، بدلاً من عقد الكثير من اجتماعات الفريق ، يجب أن تحدث مكالمات الفريق هذه بمعدل أقل. ولكن ، يجب أن يعقد القادة اجتماعات فردية مع كل عضو في الفريق ، بحيث يشعر الجميع بأنهم مشمولون.
• الموظفون: لكي يكونوا أكثر إنتاجية ، مع الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة والصحة العقلية ، يحتاج العمال إلى وضع حدود واضحة. وبالتالي ، عندما يعملون ، يجب أن يكون اهتمامهم موجهًا إلى مهام الوظيفة. ولكن بمجرد الانتهاء من العمل ، يجب أن يتطلع الموظفون إلى وقت فراغهم ، والذي يمكنهم قضاءه إما مع أسرهم أو أصدقائهم أو القيام ببعض الأنشطة الفردية التي تساعدهم على الاسترخاء. بهذه الطريقة ، سيكون من الأسهل على العمال فصل العمل عن العمل.
• أرباب العمل: يجب على أصحاب العمل السماح ببعض المرونة عندما يتعلق الأمر بساعات عمل العمال عن بعد ، وخاصة الأمهات العاملات. علاوة على ذلك ، يجب على أصحاب العمل تزويد عمالهم بفصول اليوغا / التأمل ، أو على الأقل مع الموارد حول كيفية العناية بصحتهم العقلية.