10 основных шагов для улучшения навыков тайм-менеджмента

Кроме того, в последнее время все очень быстро меняется. Итак, в недавних новостях вспышка коронавируса значительно повлияла на обычные условия и рабочую среду.

Поскольку темпы внедрения удаленной работы стремительно растут, многие люди изо всех сил пытаются сосредоточиться, работая дома.

Это принесло совершенно новый набор проблем и расширило список отвлекающих факторов. От ваших домочадцев, различных хлопот, громкой музыки, доносящейся из соседней квартиры, до звука стрижки газона вашим соседом. Мы понимаем, изменение было внезапным, и все это мешало сосредоточиться. Это особенно касается фрилансеров, учитывая тот факт, что они не контролируются обычным образом. Более того, для подавляющего большинства из них дом – это постоянная рабочая среда.

Тем не менее, есть некоторые шаги, которые вы можете предпринять, чтобы справиться с такими отвлекающими факторами.

Ниже мы приведем несколько примеров, чтобы помочь вам провести мозговой штурм и дать волю творчеству.

• Установите четкие границы с членами семьи и соседями — попросите их о сотрудничестве
• Создайте продуктивное рабочее пространство и создайте собственный домашний офис (желательно за закрытой дверью)
• Не работайте в спальне или в общем пространстве

По сути, отвлекающие факторы могут быть разными, но всех их объединяет одно — они мешают вашей работе и замедляют выполнение задач.

Как сосредоточиться, ограничив отвлекающие факторы

Если вам интересно, как повысить производительность труда, ответ таков: постарайтесь лучше сосредоточиться.

Если вам интересно, как сосредоточить свой ум и как оставаться сосредоточенным на работе, ответ таков: избегайте отвлекающих факторов.

Учитывая, что «избегание отвлекающих факторов» кажется ключевым, вы должны сосредоточиться на этом — поэтому, может быть, будет лучше, если вы сделаете лист для избегания отвлекающих факторов :

• Запишите свои отвлекающие факторы
• Рядом с каждым отвлечением запишите надежный способ, который поможет вам справиться с этим отвлечением.
• Составьте список того, что не нужно делать — это действия, которые вы планируете предпринять, но не должны, потому что в настоящее время они отвлекают вас от ваших приоритетов.

Вы можете добавить в свой лист больше отвлекающих факторов, решений и элементов, чтобы избежать отвлечения внимания, если считаете нужным — важно только, чтобы вы выполнили это.

После того, как вы устраните отвлекающие факторы, вам будет намного легче сосредоточиться — если вы хотите улучшить свою концентрацию, вы также можете попробовать приложение для концентрации внимания.

Избегайте многозадачности любой ценой

Хотя миф о многозадачности широко распространен и предполагает привлекательную перспективу — что вы можете выполнять больше задач за то время, которое обычно требуется для выполнения одной задачи, — наука ясно говорит о многозадачности — просто не делайте этого.

Согласно исследованиям многозадачности, существует множество негативных последствий многозадачности, которые показывают, что эта практика работает не так, как вы ожидаете:

• Это снижает ваш IQ — исследование Лондонского университета утверждает, что многозадачность может привести к падению вашего IQ на 15 пунктов, что сведет вас к когнитивным способностям 8-летнего ребенка.
• Это снижает ваш EQ — многозадачность, как сообщается, повреждает ключевую область мозга EQ, снижая вашу социальную осведомленность и самосознание в процессе.
• Это повреждает ваш мозг — исследование, проведенное в Университете Сассекса, показывает, что многозадачность может уменьшить плотность вашего мозга и повредить его.
• Это заставляет вас терять время — с однозадачностью вы набираете обороты с течением времени и погружаетесь в задачу, в конечном итоге достигая состояния глубокой работы.

При многозадачности вы теряете время, переключая внимание с одной задачи на другую — исследование, проведенное Калифорнийским университетом, показывает, что эта «стоимость переключения задач» может достигать 25 минут.

В конце концов, вам потребуется больше времени, чтобы выполнить 3 задачи «одновременно», чем вам потребуется выполнить 3 задачи, над которыми вы работаете в последовательном порядке.

В целом это делает вас менее продуктивным — исследование Стэнфордского университета показывает, что вы просто менее продуктивны при многозадачности, чем при работе над одной задачей за раз.

В конечном счете, статистика многозадачности показывает, что только 2% людей способны успешно справляться с многозадачностью.

Учитывая, что ответ на вопрос «Может ли ваш мозг работать в режиме многозадачности?» твердое «Нет» , ваш единственный вариант — практиковать эффективную однозадачность.

Как избежать многозадачности

Поскольку однозадачность — это новая многозадачность, вот как ее лучше всего достичь:

• Избавьтесь от отвлекающих факторов — наденьте наушники, чтобы заблокировать посторонний шум и болтливых коллег. Переведите телефон в беззвучный режим или просто оставьте его в другой комнате, где вы не сможете дозвониться до него каждые 5 минут. Установите на своих устройствах режим «Не беспокоить» (для Windows есть Focus Assist, переключатель «Не беспокоить» на устройствах Apple и т. д.)
• Назначьте время, свободное от отвлекающих факторов, и придерживайтесь его — гораздо проще оставаться сосредоточенным на одной задаче, когда вы знаете, как долго вам нужно оставаться сосредоточенным, поэтому время блокирует ваш график. Наука показывает, что вы должны выделять на задачу максимум 90 минут за один присест, но одна популярная техника тайм-менеджмента предлагает вам работать 25-минутными циклами, которые вы анализируете с 5-минутными перерывами.
• Делайте регулярные перерывы и разбивайте свою задачу на значимые части — однозадачность не обязательно должна быть скучной и монотонной гонкой, чтобы выполнить одну гигантскую задачу за один присест, независимо от того, сколько времени это займет. Вы можете разбить свою задачу на более мелкие подзадачи, и вы всегда должны оставлять время в своем расписании для перерывов. Пока вы работаете над одной подзадачей, пока не закончите ее, вы по-прежнему будете заниматься одной задачей, а перерывы помогут вам перезарядиться.

Используйте инструменты тайм-менеджмента, чтобы установить распорядок

Работать умнее, а не усерднее в информационную эпоху означает использовать всю мощь доступных инструментов тайм-менеджмента .

То, как мы распределяем свое время, создает определенные привычки. Набор обилия привычек со временем превращается в рутину.

В конце концов, рутина — это то, что определяет каждого человека в соответствии с его типом личности. Вполне естественно, что разные типы действуют по-разному, а это означает, что мы должны принять то, что мы есть в настоящее время, чтобы стать лучше.

Итак, как различные приложения для управления временем и другие инструменты могут помочь вам в развитии навыков управления временем?

Ответ таков: указывая на приемы тайм-менеджмента, которые сработают для вас.

Прежде всего, такие инструменты, как программное обеспечение для отслеживания времени и калькуляторы управления временем, служат одной общей цели — они помогают вам понять ваше текущее распределение времени по отношению к вашей деятельности.

Улучшение и прогресс могут начаться только после того, как вы получите это понимание.

Теперь вы можете задаться вопросом, почему это было бы правдой. Если это так, мы полагаем, что вы никогда не пробовали использовать инструменты тайм-менеджмента. По крайней мере, не регулярно или достаточно долго, чтобы выработалась привычка.

Итак, как можно использовать эти инструменты, какие существуют категории и чем они полезны?

Как использовать инструменты тайм-менеджмента для установления рутины

Во-первых, инструменты тайм-менеджмента повышают вашу производительность, просто повышая осведомленность о том, как вы распределяете очень ограниченный ресурс времени. Следовательно, вы сможете точно определить пожирателей времени. Возможно, вы найдете возможности для улучшения с точки зрения лучшей последовательности задач — например, объединив похожие задачи вместе, чтобы сэкономить время.

Как только у вас появится глубокое понимание этого, инструменты станут более полезными.

Итак, следующий уровень — это когда вы начинаете использовать инструменты для более эффективного планирования и создания расписания. Когда вы сможете планировать заранее, с небольшой помощью инструментов, управлять временем станет легко.

Существует несколько типов инструментов тайм-менеджмента, в зависимости от навыка тайм-менеджмента.

Упомянутый акцент обычно делается на одной из четырех категорий, перечисленных ниже:

• Отслеживание времени
• Бустеры производительности
• Управление проектами и задачами (по времени)
• Отслеживание привычек

Вот реальный пример использования — калькуляторы тайм-менеджмента, которые можно отнести к последней из перечисленных нами категорий. Это отличное решение, которое поможет вам установить временные рамки для ваших обычных занятий.

Использование калькуляторов тайм-менеджмента может быть проактивным и ретроактивным .

Последнее требует, чтобы вы вводили время каждого отдельного действия, чтобы иметь возможность делать оценки времени в будущем.

Через пару недель их использования вы сможете попрактиковаться в планировании своей деятельности и задач заранее.

Давайте рассмотрим пример еженедельных действий, запланированных заранее.

Как видите, общее время, затраченное на занятие, удобно переводится в проценты, чтобы помочь вам увидеть общую картину. Вы можете ввести все необходимые действия (такие как работа, сон, домашние дела, общение и т. д.) и посмотреть, сколько времени у вас осталось на каждый день.

Следуйте принципу Парето

Согласно итальянскому экономисту Вильфредо Парето и его принципу Парето, 80% всех проблем являются результатом 20% всех причин.

Точнее, определение Парето гласит, что вложение 20 % ваших усилий в нужное место поможет вам достичь до 80 % желаемых результатов.

Вот несколько примеров принципа Парето, чтобы проиллюстрировать, как все это работает:

• 80 % проблем в вашей программе возникают из-за 20 % всех обнаруженных в настоящее время ошибок.
• 80% всех ваших продаж приходится на 20% ваших продуктов
• 80% всех ваших клиентов используют только 20% функций вашего приложения

По сути, вы делаете меньше, но достигаете большего , что экономит ваше время.

Более того, это повышает вашу уверенность — вы не слишком стараетесь, но все равно добиваетесь успеха.

Как следовать принципу Парето

Использование принципа Парето в тайм-менеджменте простое — вы можете сначала работать над отдельными задачами, чтобы сделать меньше, но добиться большего, более заметного эффекта.

Если мы примем во внимание вышеупомянутые примеры и сделаем их более конкретными, вот как работает принцип Парето:

• 80 % проблем в вашей программе возникают из-за 20 % всех обнаруженных в настоящее время ошибок. Если у вас есть 10 ошибок и вы исправите 2 правильные, вы повысите производительность своей программы на 80%.
• 80% всех ваших продаж приходится на 20% ваших продуктов. Лучше не расширять производство до 20 различных продуктов, а вместо этого сосредоточиться на совершенствовании 4-х, которые продаются лучше всего.
• 80% всех ваших клиентов используют только 20% функций вашего приложения. Как и в приведенном выше примере, вы должны сначала сосредоточиться на оптимизации своих самых популярных функций, а затем подумать о расширении своих функций.

Расставляйте приоритеты с умом

Когда у вас есть несколько задач, но вы не знаете, с чего начать, есть только одна вещь, которую вы можете сделать, чтобы ваше время окупилось с наибольшей пользой, — выделить свои приоритеты и составить планы.

Планирование и расстановка приоритетов включают решение о том, является ли задача важной или нет, срочной или нет. Естественно, сначала вы будете работать над важными и срочными задачами , а уже потом будете двигаться дальше.

Как грамотно расставить приоритеты

Есть 2 основных способа расставить приоритеты — матрица Эйзенхауэра и метод тайм-менеджмента «Съешь эту лягушку»:

Расставьте приоритеты с помощью матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод расстановки приоритетов, который работает по следующему принципу.

Сначала вы делите свои задачи на 4 квадранта.

• 1-й квадрант (важные и срочные задачи) — эти задачи являются вашим главным приоритетом и должны быть выполнены немедленно.
• Второй квадрант (важные, но не срочные задачи) — эти задачи достаточно важны, чтобы их можно было решать следующими, но недостаточно срочные, чтобы сделать их своим главным приоритетом.
• 3-й квадрант (срочные, но не важные задачи) — их нужно решать сразу, а так как они не важные, то делегировать их коллегам.
• Четвертый квадрант (ни важные, ни срочные задачи) — вы должны исключить их из своего списка дел.

Расставить приоритеты по принципу «съесть эту лягушку»

«Съешь эту лягушку» — это метод расстановки приоритетов, который работает по следующему принципу.

Вы отмечаете свои задачи буквами алфавита, которые указывают на их важность и срочность:

• «А» — ваша «лягушка», или ваша самая важная задача, та, за которую вы должны взяться в первую очередь
• «Б» — вторая по важности задача, менее важная, чем «А» , но все же жизненно важная
• «С» — задание, которое можно выполнить, но не критично, если нет времени
• «D» — срочные, но менее важные задачи, которые следует делегировать
• «Е» — задачи, которые можно исключить, так как они не являются ни важными, ни срочными.

Как видите, оба перечисленных метода расстановки приоритетов работают по одному и тому же принципу — вы расставляете приоритеты на основе уровня срочности и важности и выделяете свои приоритеты .

Хватит откладывать

Согласно определению прокрастинации, прокрастинация — это задержка или откладывание чего-либо — это может быть что угодно, от отсрочки работы над вашим новым проектом до отсрочки визита к бабушке.

Откладывая что-то, вы, по сути, теряете время из-за этой задержки, поэтому важно бороться с прокрастинацией — если вы этого не сделаете, вы можете даже страдать от хронической прокрастинации.

Есть несколько ответов на вопрос, почему мы прокрастинируем:

• думая, что у вас достаточно времени — до вашего дедлайна осталось 2 долгих месяца, поэтому вы запоем смотрите шоу Netflix или гуляете каждую ночь, пока не поймете, что время действительно летит, и теперь у вас есть 1 неделя, чтобы написать, вычитать и отредактировать 20 000 -словное сочинение.
• избегание неприятных задач — вы не хотите думать о сложных задачах или сложных проблемах, не говоря уже о том, чтобы пытаться их решать. Таким образом, вместо этого вы упорядочиваете файлы и папки на рабочем столе по цвету и алфавитному порядку.
• чувствуете себя перегруженным работой — у вас так много дел за такое короткое время, что вы чувствуете себя не в состоянии начать с самого начала. Итак, вы медлите.
• страх потерпеть неудачу — если вы чего-то не делаете, вы не можете потерпеть неудачу.
• страх перед неизвестным — если вы не рискнете отправиться в неизвестное, вы никогда не будете неприятно удивлены.

Как избежать прокрастинации

Преодоление прокрастинации кажется сложной задачей, но есть несколько тактик, которые помогут вам сосредоточиться и сосредоточиться на работе:

• Чтобы не думать, что у вас достаточно времени , сделайте так, чтобы ваш отдаленный срок казался более неотложным — разбейте указанную задачу на более мелкие подзадачи с более близкими сроками и работайте соответственно.
• Чтобы побудить себя заняться неприятными задачами , установите короткий период времени, в течение которого вы сосредоточитесь на этих задачах и просто справитесь с ними.
• Чтобы уменьшить чувство перегруженности , разделите свою рабочую нагрузку на большее количество дней — работая меньше часов в течение большего количества дней, вы будете чувствовать, что у вас меньше дел. Поэтому старайтесь работать не менее 2-4 часов в выходные.
• Чтобы победить страх неудачи , вы должны пересмотреть свои цели и снизить свои ожидания — вместо того, чтобы ставить своей целью «успех любой ценой», поставьте своей новой целью «узнать что-то новое».
• Чтобы уменьшить страх перед неизвестным , вы можете визуализировать свои препятствия и составить список возможных проблем, с которыми вы можете столкнуться — таким образом вы сделаете свой рабочий процесс менее неизвестным и, следовательно, менее пугающим.

Let's wrap it up

In the end, once you learn how to cultivate and improve these time management skills, you'll also learn how to truly accomplish more of your most important, most fruitful tasks, in less time and with more focus.

Bear in mind that self-discipline basically functions as a muscle — the more you exercise, the stronger it will get. As we've explained above, tracking your time is the first step of this journey.