Un expert en santé au travail parle de la création d'un environnement de télétravail productif et sain

Que vous soyez un débutant dans un monde de travail à distance ou que vous ayez des années d'expérience, vous savez probablement que ce cadre de travail comporte ses propres avantages et défis. Et, en parlant de ce dernier, selon l'enquête 2021 de Buffer sur l'état du travail à distance, les plus grandes difficultés pour les travailleurs à distance sont l'impossibilité de se débrancher (27 %) et les difficultés de collaboration et de communication (16 %).

Pour savoir comment les employés distants peuvent gérer ces problèmes, mais aussi d'autres problèmes, tels que l'équilibre travail-vie personnelle, j'ai contacté Elaine Meyer. Elaine est une rédactrice indépendante qui couvre des sujets allant du travail à distance, de l'épuisement professionnel, de la technologie à la santé mentale, à la santé publique et aux soins de santé. Elle écrit pour des médias tels que Doist, Fast Company, Forbes, Huffington Post, Columbia University et Weill Cornell. Outre l'écriture, elle a également travaillé comme professeur d'anglais en France, où elle a passé sept mois.

Étant donné qu'Elaine connaît bien les sujets mentionnés précédemment, je voulais faire appel à son cerveau sur des sujets tels que le travail à distance, l'épuisement professionnel, l'équilibre travail-vie personnelle et le bien-être des employés. Dans cet article, je vais partager avec vous tous les précieux conseils et astuces qu'Elaine a soulignés lors de notre entretien.

Comment communiquer et collaborer au sein d'équipes distantes ?

Si "la distance rend le cœur plus affectueux", le travail à distance fait monter en flèche le niveau de stress.

À savoir, selon une enquête récente, le stress et la prise de poids figurent parmi les principaux problèmes de santé des travailleurs à distance aux États-Unis. Une communication adéquate, en revanche, pourrait aider à soulager le stress et l'anxiété, surtout en temps de crise.

Dans cet esprit, je voulais entendre ce qu'Elaine considérait comme crucial en matière de communication et de collaboration avec des équipes distantes.

Au cas où vous vous demanderiez s'il est possible d'obtenir une collaboration maximale avec votre équipe à distance tout en conservant un cadre WHF sain, examinez de plus près les conseils pratiques d'Elaine pour y parvenir.

Promouvoir l'approche asynchrone d'abord

Dans son article sur la communication asynchrone, Elaine a souligné que l'approche asynchrone d'abord consiste à faire de la "communication écrite la valeur par défaut". De cette façon, les réunions gagnent en sens, les travailleurs deviennent plus productifs et la capacité de chacun à se concentrer augmente rapidement .

Cependant, le changement n'est pas facile pour les gens et la résistance à toute nouveauté dans un environnement de travail est assez courante. Pourtant, Elaine propose une solution en deux étapes, même pour les membres de l'équipe les plus sceptiques.

Tout d'abord, pour se familiariser avec les avantages d'un environnement de travail sans distraction, elle recommande de lire un livre ou deux sur ce sujet. "Deep Work" de Cal Newport pourrait être un excellent point de départ.

Après la lecture vient le discours :

« La deuxième étape serait de parler aux membres de l'équipe et de leur demander quelles sont leurs difficultés en ce moment au travail. Plutôt que de vous sentir obligé de faire bouillir l'océan, vous pouvez simplement vous concentrer sur un plus petit ensemble de problèmes. ”

Baisser le volume des e-mails

En plus de définir des attentes de communication claires pour leurs employés, les gestionnaires à distance devraient également être ceux qui donnent l'exemple.

Elaine pense que les managers sont responsables de clarifier comment et quand une équipe doit entrer en contact les unes avec les autres. Par conséquent, ils doivent éviter d'envoyer des e-mails après les heures de travail.

Ainsi, chaque fois que vous travaillez tard et que vous souhaitez envoyer un e-mail à un employé, enregistrez l'e-mail et programmez-le pour le lendemain.

Prévoyez moins de réunions (et visez la diversité)

Un autre conseil précieux suggéré par Elaine est d'avoir moins de réunions - par exemple, une réunion toutes les deux semaines plutôt que toutes les semaines.

Elle ajoute également :

« Ce qui profite vraiment aux gens, ce sont les rencontres individuelles. Lorsque vous travaillez dans une entreprise distante, les gens peuvent avoir l'impression qu'ils ne sont pas visibles. C'est pourquoi des enregistrements réguliers sont importants, pour s'assurer que les gens se sentent toujours en service même lorsqu'ils ne se trouvent pas dans le même espace. ”

La réduction du nombre de réunions peut également bénéficier à la gestion d'équipes virtuelles multiculturelles.

Selon Elaine, chaque fois que le décalage horaire est un problème, la communication asynchrone peut sauver la situation. S'il existe un système approprié et organisé pour trier les messages, rien ne sera négligé, même lorsque les gens travaillent dans des fuseaux horaires différents.

« J'écris aussi sur la santé publique, et un médecin m'a dit récemment que plus votre équipe médicale est diversifiée, mieux c'est pour tout le monde. Embrassez cette diversité et voyez-la, plutôt que de penser que tout le monde est pareil . »

Comment établir la confiance entre les membres de l'équipe à distance ?

Avoir une relation de confiance avec ses collègues est essentiel dans n'importe quel environnement de travail, mais instaurer la confiance dans le travail à distance est particulièrement important.

Examinons de plus près le point de vue d'Elaine sur les meilleures pratiques pour bâtir une culture de confiance.

Concentrez-vous sur les résultats

Selon Elaine, lorsque les gestionnaires ou les employeurs se soucient trop de savoir si leurs employés travaillent ou se relâchent, cela finit généralement mal.

" Ce type de gestion semble engendrer la peur et l'anxiété chez les employés et les conduit en fait à travailler d'une manière moins productive ."

Donc, d'une certaine manière, ce comportement est inefficace tant pour les managers que pour les employés. Élaine continue :

« Si vous traitez les gens comme s'ils n'étaient pas dignes de confiance, ils agiront ainsi. Mais l'essentiel est de savoir s'ils font le travail que vous attendez d'eux. De plus, fixer des objectifs clairs et se concentrer sur les résultats est plus important que le temps consacré à quelque chose . »

Afin d'aider les travailleurs à distance à être plus efficaces dans leurs tâches et à les terminer à temps, les managers ne doivent pas trop interférer avec ce que font les employés. En fin de compte, les résultats parleront d'eux-mêmes.

Comment se soucier du bien-être et de la santé mentale des employés à distance ?

Outre l'amélioration de la communication et le renforcement de la confiance au sein des équipes distantes, le maintien de notre santé mentale lorsque nous travaillons à domicile est vital, en particulier pour les travailleurs qui sont nouveaux dans ce type de cadre de travail. Voyons ce qu'Elaine avait à dire sur la sensibilisation des entreprises au bien-être de leurs employés.

Encouragez la déconnexion

Selon Elaine, le bien-être des employés est étroitement lié à leur équilibre travail-vie personnelle et au temps qu'ils consacrent à se déconnecter du travail. Les entreprises ont toutefois leur mot à dire pour assurer le maintien de l'équilibre.

« Je pense que la clé est d'introduire la méditation ou le yoga, ou simplement des ressources pour que les gens puissent prendre soin d'eux-mêmes. Définissez également des heures prévisibles pour aider les gens à se déconnecter du travail. Aux États-Unis, les mères qui travaillent sont vraiment stressées depuis qu'elles s'occupent de leurs enfants et travaillent à distance. Il est important d'avoir une certaine flexibilité pour les personnes dans cette situation . »

Elaine a mentionné qu'une mère qui travaillait lui avait dit que les travailleurs devraient parler à leurs employeurs des horaires de travail flexibles. Les employés peuvent discuter de ce sujet avec leurs patrons et expliquer quand ils peuvent être disponibles pour travailler. Ensuite, pendant ces heures de travail, les employés doivent tout mettre en œuvre et donner le meilleur d'eux-mêmes.

Comment créer une meilleure routine de travail à distance ?

Sans perdre des heures en trajet, les employés distants ont gagné environ une heure par jour de leur précieux temps. Bien que tant de choses puissent être faites en une heure, si les gens passaient leur temps supplémentaire à terminer leurs tâches de travail d'hier, les avantages de l'heure supplémentaire pourraient rapidement disparaître.

Parfois, la peur d'être perçu comme un fainéant empêche les travailleurs à distance de séparer leur routine de travail de leur vie quotidienne - et ils ont tendance à consacrer toute leur journée uniquement au travail. Choisir d'allouer vos minutes supplémentaires à la réponse aux e-mails pourrait ne pas faire beaucoup de mal si vous le faites une fois par mois. Pourtant, à long terme, cela pourrait potentiellement mettre en danger votre bien-être général.

Après avoir passé sept mois à enseigner l'anglais à Bordeaux, en France, et à faire l'expérience de la vie professionnelle aux États-Unis, Elaine a eu une expérience directe de diverses routines de travail - alors voyons ce qu'elle avait à dire sur la création d'habitudes saines de WHF.

Réglementer le travail hors service

Parfois, les salariés en télétravail sont censés être disponibles pour leurs patrons et managers en dehors de leurs heures de travail. Dans certains pays, comme la France, cela est réglementé par la loi sur le droit à la déconnexion.

Mais, lorsqu'elles ne sont pas réglementées par la loi fédérale/étatique, les entreprises devraient-elles avoir une sorte de politique de travail qui empêchera les employés de travailler ou même simplement d'être disponibles en dehors des heures de travail ? Elaine dit que c'est la conversation que les gouvernements doivent commencer à avoir.

« Il faut que ce soit plus qu'au niveau de l'entreprise, il faut que ce soit au niveau national. Parce que chaque travailleur qui travaille à domicile a du mal à se déconnecter. Nous sommes des humains — nous entendons le son d'une application de messagerie — et nous voulons réagir. Il faut vraiment qu'on sache que de 17h à 9h personne ne va nous envoyer de mails, et on peut reculer. C'est un peu ce que je ressentais en France. Les gens ne s'attendaient tout simplement pas à ce que je réponde, et cela aurait l'air trop américain si je répondais .

Bien que la France ait trouvé un moyen de réglementer les heures de repos des travailleurs, l'Amérique, en revanche, ne semble pas près de résoudre le même problème.

Cependant, Elaine déclare que, puisque les entreprises américaines sont si influentes, elles doivent prendre les devants et commencer à introduire des politiques d'entreprise sur le droit à la déconnexion. Tout le monde doit en parler, selon Elaine. Les entreprises, les syndicats et le gouvernement devraient tous travailler ensemble pour résoudre le problème du travail en dehors des heures de travail.

Trouver un meilleur équilibre travail-vie personnelle

Maintenant, qu'en est-il de l'équilibre travail-vie personnelle ? J'étais curieux de savoir s'il y avait une différence significative entre l'équilibre entre les heures de travail et le temps libre en France et aux États-Unis.

Étant donné qu'Elaine ne travaillait qu'à temps partiel à Bordeaux, qui se trouve dans le Sud-Ouest, elle pense que la vie qu'elle a eue en France est très différente de la vie des Parisiens qui travaillent pour une entreprise technologique.

Cependant, elle remarque sûrement des différences par rapport à sa vie aux USA.

« J'avais l'impression que le travail n'est pas au centre de la vie des gens (en France). Les gens ne demandent pas 'Que faites-vous dans la vie ?' comme souvent - cela ne vient pas en premier dans une conversation. La plupart des gens prennent leurs jours de vacances, même s'ils ne vont nulle part — ils prennent du temps libre. Pour moi, c'était plus facile de prendre un congé maladie en France.

Elaine souligne que c'est parce que la culture française est assez différente de la culture américaine.

"C'est comme en Amérique, les gens doivent montrer qu'ils sont engagés. Même si personne ne vous dit : « Ne prenez pas de vacances » ou « Ne répondez pas tout le temps à mes e-mails », les gens ressentent le besoin de le faire, car c'est la culture d'ici. »

Mais, elle se souvient aussi avoir lu comment, dans les grandes villes françaises, si vous travaillez pour des banques ou des entreprises technologiques, l'équilibre travail-vie ressemble plus à ce que vivent les Américains.

Donc, en général, Elaine a-t-elle aimé travailler en France ?

« J'ai beaucoup aimé y travailler. D'autres Américains que j'ai rencontrés, qui travaillaient aussi en France, ont dit que c'était une belle rupture avec la culture américaine.

Comment se déconnecter après le travail ?

Fixer des limites entre le travail et le temps libre est une lutte commune pour de nombreux employés en télétravail. Travaillant à domicile, votre ordinateur portable est toujours à portée de main, il peut donc être assez tentant de ne pas se connecter pendant l'heure du dîner.

Bien que de plus en plus courant, ce type de comportement expose les employés à un risque accru d'épuisement professionnel. Pour réduire le risque de se laisser emporter par le travail, j'ai demandé à Elaine de partager un conseil ou deux sur

se déconnecter après le travail.

Reconnaître le surmenage comme un problème

Afin de se détendre après les heures de travail, Elaine a souligné le fait que les travailleurs doivent d'abord identifier ce comportement (ne pas pouvoir se déconnecter du travail) comme un problème.

"Ensuite, ils doivent comprendre pourquoi ils ont un problème : ont-ils du mal à se déconnecter parce que leur patron veut vraiment qu'ils (travaillent) ou est-ce parce qu'ils sentent qu'ils doivent signaler leur engagement. Si c'est ce dernier cas, j'encouragerais les gens à prendre le risque - ne consultez pas les e-mails et vous verrez que le monde n'a pas explosé du jour au lendemain.

Une autre chose sur laquelle Elaine insiste est de partager vos problèmes avec les autres.

« J'encourage tout le monde à essayer de parler à un patron, mais c'est parfois difficile. Ou, parlez avec d'autres collègues. Si c'est une culture difficile, envisagez peut-être d'aller ailleurs où il est plus facile de se déconnecter. Mais, je sais que vous ne pouvez pas faire ça du jour au lendemain.

Trouvez un remplacement pour vos gadgets

Dans son livre, " Digital Minimalism ", Elaine déclare que Cal Newport, dit que lorsque vous essayez de vous déconnecter et de minimiser le rôle de la technologie dans votre vie, vous devez avoir quelque chose que vous voulez faire à la place.

Par exemple, attendre avec impatience un dîner en famille est une raison pour laquelle vous voudrez vous déconnecter.

Elle souligne également l'importance de supprimer les applications professionnelles de votre téléphone.

« Ne gardez pas les applications professionnelles sur des choses qui ne sont pas liées au travail. Si vous êtes un pigiste, comme moi, c'est un peu plus difficile, mais ne gardez pas votre courriel professionnel sur votre téléphone si vous n'y êtes pas obligé. Dans mon ancien travail, j'ai supprimé un e-mail professionnel de mon téléphone, et ce fut l'une des meilleures décisions que j'ai jamais prises. »

Comment reconnaître les premiers signes de burn-out et que faire ?

Aussi incroyable que cela puisse paraître, personne n'est à l'abri de l'épuisement professionnel. Selon le dernier rapport d'Indeed sur l'épuisement professionnel des employés, 53 % des personnes interrogées ont admis se sentir démotivées, fatiguées et sans concentration lorsqu'elles essayaient de terminer leurs tâches professionnelles quotidiennes.

Étant donné qu'Elaine a elle-même vécu l'épuisement professionnel, je voulais entendre son histoire unique et comment elle a réussi à faire face à ce problème important.

N'ignorez pas les émotions négatives

Elaine souligne que les mauvais sentiments doivent toujours être pris au sérieux.

« Parfois, je me disais : 'Elaine, tu n'es ni avocat d'entreprise ni banquier, tu ne fais pas d'heures folles, tu ne devrais pas être en burn out.' Mais, ce n'est pas vraiment juste. Nous travaillons tous beaucoup, donc je pense que nous avons tous des raisons légitimes pour lesquelles nous ne nous sentons pas bien.

Elle ajoute:

«Je pense que le simple fait de reconnaître le problème est un très bon point de départ. Parlez-en à un professionnel de la santé mentale si vous le pouvez, ou à un ami. La lecture d'articles sur l'épuisement professionnel - les articles que d'autres personnes ont écrits - m'a aidé à le reconnaître comme un problème. Ensuite, apportez tous les changements que vous pouvez pour minimiser la source de l'épuisement professionnel dans votre vie, comme prendre un peu de temps.

Introduisez des changements dans votre routine

Elaine suggère également de se concentrer sur des choses de base, comme manger des repas sains et sortir. Comme elle l'explique plus loin :

« Lorsque vous vous prenez au sérieux et que vous changez les choses de manière positive, cela vous aidera réellement dans votre travail. ”

Un autre point crucial qui peut être très utile est de changer votre environnement.

« La culture qui nous entoure a souvent un réel impact, mais je comprends aussi qu'il est difficile de la changer. Partir en France a été l'une des meilleures décisions que j'ai prises dans ma vie. Pas seulement le fait que j'ai vécu là-bas, mais que je l'ai fait, que je suis capable de faire quelque chose qui m'a fait peur. Je pense qu'à chaque fois que tu fais quelque chose qui te fait peur et que tu vois que c'était une bonne expérience, tu te sens plus équipé pour faire face à d'autres défis.

Recommandations bonus pour les amateurs de livres

Inspiré par l'article d'Elaine sur la façon de lire plus de livres, j'avais hâte de savoir quels livres elle recommandait en matière de productivité. Voici donc la brève sélection d'Elaine ainsi que les raisons pour lesquelles elle a apprécié ces livres.

« 'La joie de passer à côté' de Svend Brinkmann. Il s'agit d'avoir une vie plus minimaliste et de déterminer quelles sont vos priorités. Lorsque vous déterminerez quelles sont vos priorités, vous ne vous sentirez pas si mal que vous manquerez inévitablement beaucoup de choses.

Il y a aussi un livre intitulé "Comment ne rien faire" de Jenny Odell. Il s'agit de productivité, mais d'une manière différente de ce que nous lisons habituellement.

Et un livre intitulé "Essentialism" de Greg McKeown, qui traite de l'établissement de priorités.

Emballer

En discutant avec Elaine, j'ai réalisé que l'établissement d'un environnement de travail à distance productif (et sain) est un travail d'équipe. Tout le monde devrait être inclus, gestionnaires, employés et employeurs.
Voici comment:

• Managers : ils doivent établir une relation de confiance et sincère au sein de l'équipe. De plus, au lieu d'avoir trop de réunions d'équipe, ces appels d'équipe devraient se produire moins souvent. Mais les dirigeants devraient avoir des réunions individuelles occasionnelles avec chaque membre de l'équipe, afin que chacun se sente inclus.
• Employés : Pour être plus productifs, tout en maintenant leur équilibre travail-vie personnelle et leur santé mentale, les travailleurs doivent établir des limites claires. Ainsi, chaque fois qu'ils travaillent, leur attention doit être dirigée vers les tâches professionnelles. Mais, une fois qu'ils ont fini de travailler, les employés doivent attendre avec impatience leur temps libre, qu'ils peuvent passer soit avec leur famille ou leurs amis, soit en faisant des activités en solo qui les aident à se détendre. De cette façon, il sera plus facile pour les travailleurs de se déconnecter du travail.
• Employeurs : les employeurs devraient permettre une certaine flexibilité en ce qui concerne les heures de travail des travailleurs à distance, en particulier les mères qui travaillent. De plus, les employeurs devraient offrir à leurs travailleurs des cours de yoga/méditation, ou au moins des ressources sur la façon de prendre soin de leur santé mentale.