İş sağlığı uzmanı, üretken ve sağlıklı bir WFH ortamı oluşturma hakkında konuşuyor

İster uzak çalışma dünyasında acemi olun, ister yılların deneyimine sahip olun, bu çalışma ortamının kendi avantajları ve zorluklarıyla birlikte geldiğini muhtemelen biliyorsunuzdur. Ve ikincisinden bahsetmişken, Buffer'ın 2021 Uzaktan Çalışma Durumu anketine göre, uzaktan çalışanlar için en büyük mücadeleler (% 27) ve işbirliği ve iletişim ile ilgili zorluklar (% 16).

Uzak çalışanların bunlarla nasıl başa çıkabileceğini ve iş-yaşam dengesi gibi diğer bazı sorunları öğrenmek için Elaine Meyer'e ulaştım. Elaine, uzaktan çalışma, tükenmişlik, teknoloji, akıl sağlığı, halk sağlığı ve sağlık hizmetlerine kadar değişen konuları kapsayan serbest çalışan bir yazardır. Doist, Fast Company, Forbes, Huffington Post, Columbia Üniversitesi ve Weill Cornell gibi medya kuruluşlarında yazıyor. Yazmanın yanı sıra, yedi ay kaldığı Fransa'da İngilizce öğretmeni olarak da çalıştı.

Elaine daha önce bahsedilen konularda çok bilgili olduğundan, beynini uzaktan çalışma, tükenmişlik, iş-yaşam dengesi ve çalışan refahı gibi konularda almak istedim. Bu yazıda, Elaine'in röportajımız sırasında belirttiği tüm değerli ipuçlarını ve tavsiyeleri sizinle paylaşacağım.

Uzak ekipler içinde nasıl iletişim kurulur ve işbirliği yapılır?

"Mesafe kalbi daha da büyütürse", uzaktan çalışma stres seviyelerini yükseltir.

Yani, yakın tarihli bir araştırmaya göre, stres ve kilo alımı ABD'de uzaktan çalışanlar için temel sağlık sorunları arasında yer alıyor. Öte yandan, yeterli iletişim, özellikle kriz zamanlarında stres ve kaygıyı hafifletmeye yardımcı olabilir.

Bunu göz önünde bulundurarak, uzak ekiplerle iletişim ve işbirliği söz konusu olduğunda Elaine'in neleri önemli bulduğunu duymak istedim.

Uzak ekibinizle maksimum işbirliğini sağlamanın ve yine de sağlıklı bir WHF ayarını korumanın mümkün olup olmadığını merak ediyorsanız, tam da bunu başarmak için Elaine'in uygulanabilir ipuçlarına daha yakından bakın.

Eşzamansız ilk yaklaşımı tanıtın

Eşzamansız iletişim hakkındaki makalesinde Elaine, eşzamansız ilk yaklaşımın tamamen “yazılı iletişimi varsayılan yapmak” ile ilgili olduğuna dikkat çekti. Bu şekilde toplantılar daha fazla amaç kazanır, çalışanlar daha üretken hale gelir ve herkesin hızla odaklanma yeteneği artar .

Bununla birlikte, değişim insanlara kolay gelmiyor ve çalışma ortamında herhangi bir yeniliğe direnç oldukça yaygındır. Yine de Elaine'in en şüpheci ekip üyeleri için bile iki aşamalı bir çözümü var.

İlk olarak, dikkati dağıtmayan bir çalışma ortamının faydalarına aşina olmak için bu konuyla ilgili bir veya iki kitap okumanızı tavsiye ediyor. Cal Newport'un "Derin Çalışması" harika bir başlangıç ​​noktası olabilir.

Okuduktan sonra konuşma geliyor:

“ İkinci adım, ekip üyeleriyle konuşmak ve onlara şu anda işteki mücadelelerinin ne olduğunu sormak olacaktır. Okyanusu kaynatmak zorundaymış gibi hissetmek yerine, sadece daha küçük bir dizi konuya odaklanabilirsiniz. ”

E-posta sesini azalt

Çalışanları için net iletişim beklentileri belirlemenin yanı sıra, uzak yöneticiler de örnek teşkil etmelidir.

Elaine, bir ekibin birbiriyle nasıl ve ne zaman iletişim kurması gerektiğini netleştirmekten yöneticilerin sorumlu olduğunu düşünüyor. Bu nedenle mesai saatlerinden sonra e-posta göndermekten kaçınmaları gerekir.

Bu nedenle, geç saatlere kadar çalıştığınızda ve bir çalışana e-posta göndermek istediğinizde, e-postayı kaydedin ve bir sonraki gün için planlayın.

Daha az toplantı planlayın (ve çeşitlilik için çabalayın)

Elaine'in önerdiği bir başka değerli ipucu daha az toplantı yapmaktır - örneğin, her hafta yerine iki haftada bir toplantı yapmak.

O da ekliyor:

“ İnsanlara gerçekten fayda sağlayan şey bire bir görüşmelerdir. Uzak bir şirkette çalışırken, insanlar görünmez olduklarını hissedebilirler. Bu nedenle, insanların aynı yerde olmasalar bile kendilerini görev başında hissetmelerini sağlamak için düzenli check-in'ler önemlidir. ”

Toplantı sayısını azaltmak, çok kültürlü sanal ekiplerin yönetilmesine de fayda sağlayabilir.

Elaine'e göre, zaman farkı sorun olduğunda, asenkron iletişim günü kurtarabilir. Mesajları sıralamak için uygun ve organize bir sistem varsa, insanlar farklı zaman dilimlerinde çalışsalar bile hiçbir şey gözden kaçmayacaktır.

“ Ayrıca halk sağlığı hakkında da yazıyorum ve geçenlerde bir doktor bana sağlık ekibiniz ne kadar çeşitliyse herkes için o kadar iyi olduğunu söyledi. Herkesin aynı olduğunu düşünmek yerine bu çeşitliliği kucaklayın ve görün .”

Uzak ekip üyeleri arasında güven nasıl oluşturulur?

İş arkadaşlarınızla güvenilir ve güvenilir bir ilişkiye sahip olmak, herhangi bir iş ortamında hayati önem taşır - ancak uzak iş yerinde güven oluşturmak özellikle önemlidir.

Elaine'in bir güven kültürü oluşturmaya yönelik en iyi uygulama konusundaki bakış açısına daha yakından bakalım.

Odağınızı sonuçlara kaydırın

Elaine'in görüşüne göre, yöneticiler veya işverenler, çalışanlarının çalışıp çalışmadığı veya tembellik yapıp yapmadığı konusunda çok fazla endişe duyduğunda, bu genellikle kötü sonuçlanır.

“ Bu tür bir yönetim, çalışanlar arasında korku ve endişe yaratıyor ve aslında onları daha az üretken bir şekilde çalışmaya yönlendiriyor .”

Dolayısıyla bu davranış bir bakıma hem yöneticiler hem de çalışanlar için etkisizdir. Elaine devam ediyor:

“ İnsanlara güvenilmezmiş gibi davranırsanız, o şekilde davranırlar. Ancak asıl mesele, onlardan beklediğiniz işi yapıp yapmadıklarıdır. Ayrıca net hedefler belirlemek ve sonuçlara odaklanmak, bir şeye harcanan zamandan daha önemlidir .”

Uzak çalışanların görevlerinde daha etkili olmalarına ve zamanında bitirmelerine yardımcı olmak için yöneticiler, çalışanların yaptıklarına çok fazla müdahale etmemelidir. Sonuçta, sonuçlar kendileri için konuşacak.

Uzak çalışanların refahı ve ruh sağlığı nasıl önemsenir?

Uzak ekipler arasında iletişimi geliştirmenin ve güven oluşturmanın yanı sıra, evden çalışırken zihinsel sağlığımızı korumak, özellikle bu tür iş ortamlarında yeni olan çalışanlar için hayati önem taşır. Bakalım Elaine, şirketlerin çalışanlarının refahına ilişkin farkındalıkları hakkında neler söylemiş.

Bağlantıyı kesmeyi teşvik edin

Elaine'e göre, çalışan refahı, iş-yaşam dengesi ve işten ayrılmaya ayırdıkları zamanla yakından bağlantılıdır. Ancak şirketler, dengenin korunmasını sağlama konusunda söz sahibidir.

“ Bence anahtar, meditasyon veya yoga ya da sadece insanların kendilerine bakabilmeleri için kaynakları tanıtmak. Ayrıca, insanların işten ayrılmalarına yardımcı olmak için bazı öngörülebilir saatler belirleyin. ABD'de, çalışan anneler çocuklarına baktıklarından ve uzaktan çalıştıkları için gerçekten stresli oluyorlar. Bu durumdaki insanlar için biraz esnekliğe sahip olmak önemlidir .”

Elaine, çalışan bir annenin kendisine, işçilerin işverenleriyle esnek çalışma saatleri hakkında konuşmaları gerektiğini söylediğini belirtti. Çalışanlar bu konuyu patronlarıyla tartışabilir ve ne zaman işe uygun olabileceklerini açıklayabilir. Ardından, bu çalışma saatleri içinde çalışanlar her şeyi işe koymalı ve ellerinden gelenin en iyisini yapmalıdır.

Daha iyi bir uzaktan çalışma rutini nasıl oluşturulur?

Uzak çalışanlar, işe gidip gelmek için saatler harcamadan, değerli zamanlarından günde yaklaşık bir saat kazanmış oldular. Bir saat içinde bu kadar çok şey yapılabilse de, insanlar fazladan zamanlarını dünden itibaren işlerini bitirmek için harcarlarsa, ek saatin faydaları hızla ortadan kalkabilir.

Bazen tembel olarak görülme korkusu, uzaktaki çalışanların iş rutinlerini günlük yaşamlarından ayırmasını engeller - ve tüm günlerini yalnızca işle geçirme eğilimindedirler. Fazladan dakikalarınızı e-postalara yanıt vermeye ayırmayı seçmek, ayda bir yapılırsa fazla zarar vermeyebilir. Yine de, uzun vadede, bu potansiyel olarak genel refahınızı tehlikeye atabilir.

Yedi ayını Fransa, Bordeaux'da İngilizce öğreterek geçiren ve ABD'de de iş hayatını deneyimleyen Elaine, çeşitli çalışma rutinleri konusunda ilk elden deneyime sahip oldu - o halde, sağlıklı WHF alışkanlıkları oluşturmak hakkında neler söylediğine bir bakalım.

Görev dışında çalışmayı düzenlemek

Bazen, uzaktan çalışan çalışanların mesai saatleri dışında patronları ve yöneticileri için uygun olmaları beklenir. Fransa gibi bazı ülkelerde bu, bağlantıyı kesme hakkı yasasıyla düzenlenir.

Ancak, eyalet/federal yasalar tarafından düzenlenmediğinde, şirketlerin çalışanlarının çalışmasını veya hatta sadece görev dışı kalmasını engelleyecek bir tür çalışma politikası olmalı mı? Elaine, hükümetlerin başlaması gereken konuşmanın bu olduğunu söylüyor.

“ Şirket düzeyinden daha fazlası olması gerekiyor, ulusal düzeyde olması gerekiyor. Çünkü evden çalışan her işçi bağlantıyı kesmek için mücadele ediyor. Biz insanız - bir mesajlaşma uygulamasının sesini duyuyoruz - ve yanıt vermek istiyoruz. Gerçekten bilmemiz gerekiyor ki, 17:00'den sabah 9'a kadar kimse bize e-posta göndermeyecek ve biz de geri çekilebiliriz. Fransa'da böyle hissettim. İnsanlar cevap vermemi beklemiyorlardı ve eğer cevap verirsem aşırı Amerikalı görünecekti .”

Fransa, işçilerin mesai dışı saatlerini düzenlemenin bir yolunu bulmuş olsa da, Amerika aynı sorunu çözmeye yakın görünmüyor.

Ancak Elaine, Amerikan şirketlerinin bu kadar etkili olması nedeniyle bu konuda öncülük etmeleri ve bağlantı kesme hakkı konusunda şirket politikaları uygulamaya başlamaları gerektiğini belirtiyor. Elaine'e göre herkesin bunun hakkında konuşması gerekiyor. İşletmeler, sendikalar ve hükümet, izinli çalışma sorununu ele almak için hep birlikte çalışmalıdır.

Daha iyi bir iş-yaşam dengesi kurun

Şimdi, iş-yaşam dengesi ne olacak? Fransa ve ABD'de çalışma saatleri ile boş zamanın dengelenmesi arasında önemli bir fark olup olmadığını merak ettim.

Elaine, Güneybatı'da bulunan Bordeaux'da sadece yarı zamanlı bir çalışan olarak çalıştığından, Fransa'da geçirdiği hayatın bir teknoloji şirketinde çalışan Parislilerin hayatlarından çok farklı olduğuna inanıyor.

Ancak, ABD'deki yaşamına kıyasla kesinlikle farklılıklar olduğunu fark ediyor.

“İnsanların yaşamlarının odak noktasının iş olmadığını hissettim (Fransa'da). İnsanlar 'Yaşamak için ne yapıyorsun?' diye sormuyorlar. sık sık - bu bir konuşmada ilk ortaya çıkmaz. Çoğu insan tatil günlerini hiçbir yere gitmeseler bile alır - izin alırlar. Benim için Fransa'da hastalık izni almak daha kolay geldi."

Elaine, bunun nedeninin Fransız kültürünün Amerikan kültüründen oldukça farklı olması olduğuna dikkat çekiyor.

“Amerika'da insanların kararlı olduklarını göstermeleri gerekiyormuş gibi geliyor. Kimse size 'Tatil yapma' veya 'Sürekli e-postalarıma cevap verme' demese de, insanlar buna ihtiyaç duyduklarını düşünüyorlar, çünkü buradaki kültür bu.”

Ancak, daha büyük Fransız şehirlerinde, bankalar veya teknoloji şirketleri için çalışıyorsanız, iş-yaşam dengesinin Amerikalıların yaşadıklarına daha çok benzediğini okuduğunu da hatırlıyor.

Peki, genel olarak Elaine Fransa'da çalışmaktan hoşlanıyor muydu?

“Orada çalışmayı gerçekten çok sevdim. Tanıştığım ve Fransa'da da çalışan diğer Amerikalılar bunun ABD kültüründen güzel bir kopuş olduğunu söylediler.”

İşten sonra bağlantı nasıl kesilir?

İş ve boş zaman arasındaki sınırları belirlemek, birçok telekomünikasyon çalışanı için ortak bir mücadeledir. Evden çalışırken, dizüstü bilgisayarınız her zaman elinizin altındadır, bu nedenle akşam yemeği saatinde oturum açmamak oldukça cazip gelebilir.

Giderek daha yaygın olmasına rağmen, bu tür davranışlar çalışanları daha yüksek tükenmişlik riskine sokar. İşe kapılma riskini azaltmak için Elaine'den şu konuda bir iki ipucu paylaşmasını istedim.

işten sonra bağlantıyı kesmek.

Aşırı çalışmayı bir sorun olarak kabul edin

Elaine, mesai saatlerinden sonra gevşemek için öncelikle çalışanların bu davranışı (işten kopamama) bir sorun olarak tanımlamaları gerektiğini vurguladı.

“O zaman, neden bir sorunları olduğunu anlamaları gerekiyor: Bağlantılarını kesmeye çalışıyorlar çünkü patronları gerçekten onları istiyor (çalışmasını) yoksa taahhütlerini bildirmeleri gerektiğini hissettikleri için mi? Eğer ikincisiyse, insanları risk almaya teşvik ederim – e-postayı kontrol etmeyin, dünyanın bir gecede patlamadığını göreceksiniz.”

Elaine'in vurguladığı bir diğer şey de sorunlarınızı başkalarıyla paylaşmaktır.

“Herkesi bir patronla konuşmayı denemeye teşvik ederim - ama bazen bu zor. Veya diğer iş arkadaşlarınızla konuşun. Bu zor bir kültürse, bağlantıyı kesmenin daha kolay olduğu başka bir yere gitmeyi düşünebilirsiniz. Ama bunu bir gecede yapamayacağını biliyorum.”

Gadget'larınız için bir yedek bulun

Elaine, “ Dijital Minimalizm ” adlı kitabında, Cal Newport'un, bağlantıyı kesmeye ve teknolojinin hayatınızdaki rolünü en aza indirmeye çalıştığınızda, bunun yerine yapmak istediğiniz bir şeye sahip olmanız gerektiğini söylediğini belirtiyor.

Örneğin, bir aile yemeğini dört gözle beklemek, bağlantıyı kesmek istemenizin bir nedenidir.

Ayrıca telefonunuzdan iş uygulamalarını silmenin önemini vurguluyor.

“İş uygulamalarını çalışmayan şeyler üzerinde tutmayın. Benim gibi serbest çalışan biriyseniz, biraz daha zor, ancak gerekmedikçe iş e-postanızı telefonunuzda tutmayın. Eski işimde telefonumdan bir iş e-postasını sildim ve bu hayatımda verdiğim en iyi kararlardan biriydi.”

Tükenmişliğin ilk belirtileri nasıl tanınır ve bu konuda ne yapılmalı?

Her ne kadar inanılmaz görünse de, hiç kimse tükenmişliğe karşı bağışık değildir. En yeni Indeed Çalışan tükenmişliği raporuna göre, ankete katılanların %53'ü günlük işlerini bitirmeye çalışırken motivasyonsuz, yorgun ve odaklanmamış hissettiklerini itiraf etti.

Elaine'in kendisinin de tükenmişlik yaşadığı göz önüne alındığında, onun benzersiz hikayesini ve bu önemli sorunla nasıl başa çıktığını duymak istedim.

Negatif duyguları görmezden gelmeyin

Elaine, kötü duyguların her zaman ciddiye alınması gerektiğinin altını çiziyor.

“Bazen kendime şöyle derdim: 'Elaine, sen bir şirket avukatı ya da bankacı değilsin, çılgın saatler boyunca çalışmıyorsun, canın yanmamalı.' Ancak, bu gerçekten adil değil. Hepimiz çok çalışıyoruz, bu yüzden hepimizin iyi hissetmememiz için geçerli sebepleri olduğunu düşünüyorum.”

O ekler:

“Bence sadece sorunu tanımak, başlamak için gerçekten iyi bir yer. Mümkünse bir akıl sağlığı uzmanıyla veya bir arkadaşınızla konuşun. Tükenmişlikle ilgili makaleleri okumak - diğer insanların yazdığı makaleler - bunu bir sorun olarak görmeme yardımcı oldu. Ardından, hayatınızdaki tükenmişliğin kaynağını en aza indirmek için yapabileceğiniz herhangi bir değişikliği yapın - biraz ara vermek gibi.”

Rutininizdeki değişiklikleri tanıtın

Elaine ayrıca sağlıklı yemekler yemek ve dışarı çıkmak gibi temel şeylere odaklanmayı önerir. Daha fazla açıkladığı gibi:

“ Kendinizi ciddiye aldığınızda ve bir şeyleri olumlu yönde değiştirdiğinizde, bu aslında işinizde size yardımcı olacaktır. ”

Oldukça yardımcı olabilecek bir diğer önemli nokta, ortamınızı değiştirmektir.

"Bizi çevreleyen kültür genellikle gerçekten bir etki yaratıyor, ancak bunu değiştirmenin zor olduğunu da anlıyorum. Fransa'ya gitmek hayatımda verdiğim en iyi kararlardan biriydi. Sadece orada yaşadığım gerçeği değil, aynı zamanda yaptığım, beni korkutan bir şeyi yapabilecek kapasitem olduğu gerçeği. Sizi korkutan bir şey yaptığınızda ve bunun iyi bir deneyim olduğunu gördüğünüzde, diğer zorluklarla başa çıkmak için kendinizi daha donanımlı hissettiğinizi düşünüyorum.”

Kitap severler için bonus tavsiyeler

Elaine'in daha fazla kitap okumakla ilgili makalesinden esinlenerek, üretkenlik söz konusu olduğunda hangi kitapları önerdiğini öğrenmek için can atıyordum. Bu, Elaine'in bu kitaplardan hoşlanma nedenleriyle birlikte kısa bir seçkisi.

Svend Brinkmann'dan 'Kaybolmanın Sevinci'. Daha minimalist bir hayata sahip olmak ve önceliklerinizin ne olduğunu bulmakla ilgili. Önceliklerinizin ne olduğunu anladığınızda, kendinizi çok kötü hissetmeyecek ve kaçınılmaz olarak birçok şeyi kaçıracaksınız.

Jenny Odell'in 'Hiçbir Şey Nasıl Yapılmaz' adlı bir kitabı da var. Bu üretkenlikle ilgili, ancak genellikle okuduğumuzdan farklı bir şekilde.

Ve Greg McKeown'ın öncelikleri belirlemekle ilgili 'Essentialism' adlı kitabı.

toparlamak

Elaine ile konuşmak, üretken (ve sağlıklı) bir uzaktan çalışma ortamı oluşturmanın bir ekip işi olduğunu anlamamı sağladı. Yöneticiler, çalışanlar ve işverenler dahil herkes dahil edilmelidir.
İşte nasıl:

• Yöneticiler: Takım içinde güvenilir ve doğru bir ilişki kurmaları gerekir. Ayrıca, çok fazla ekip toplantısı yapmak yerine, bu ekip çağrıları daha az sıklıkta yapılmalıdır. Ancak liderler, herkesin dahil olduğunu hissettirmek için her ekip üyesiyle ara sıra bire bir görüşmeler yapmalıdır.
• Çalışanlar: Daha üretken olabilmek için iş-yaşam dengesini ve ruh sağlığını korurken, çalışanların net sınırlar belirlemesi gerekir. Bu nedenle, ne zaman çalışıyorlarsa, dikkatlerinin iş görevlerine yönelik olması gerekir. Ancak, işleri bittiğinde çalışanlar, aileleri veya arkadaşları ile geçirebilecekleri ya da gevşemelerine yardımcı olacak bazı solo aktiviteler yapabilecekleri boş zamanlarını sabırsızlıkla beklemelidir. Bu şekilde, çalışanların işten ayrılmaları daha kolay olacaktır.
• İşverenler: İşverenler, özellikle çalışan anneler olmak üzere, uzaktan çalışanların çalışma saatleri konusunda biraz esneklik sağlamalıdır. Ayrıca işverenler, çalışanlarına yoga/meditasyon dersleri veya en azından ruh sağlıklarına nasıl bakacakları konusunda kaynaklar sağlamalıdır.