Ekspert ds. zdrowia w pracy opowiada o stworzeniu produktywnego i zdrowego środowiska WFH

Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem w świecie pracy zdalnej, czy masz wieloletnie doświadczenie, prawdopodobnie wiesz, że takie ustawienie pracy ma swoje zalety i wyzwania. A mówiąc o tym ostatnim, według badania Buffer's 2021 State of Remote Work, największymi problemami pracowników zdalnych są brak możliwości odłączenia się od zasilania (27%) oraz trudności ze współpracą i komunikacją (16%).

Aby dowiedzieć się, jak pracownicy zdalni mogą sobie z tym poradzić, ale także z innymi problemami, takimi jak równowaga między życiem zawodowym a prywatnym, skontaktowałem się z Elaine Meyer. Elaine jest niezależną pisarką, która porusza różne tematy, od pracy zdalnej, wypalenia zawodowego, technologii, po zdrowie psychiczne, zdrowie publiczne i opiekę zdrowotną. Pisze dla mediów, takich jak Doist, Fast Company, Forbes, Huffington Post, Columbia University i Weill Cornell. Oprócz pisania pracowała również jako nauczycielka angielskiego we Francji, gdzie spędziła siedem miesięcy.

Ponieważ Elaine jest dobrze zorientowana we wcześniej wspomnianych tematach, chciałem wybrać jej mózg na takie tematy, jak praca zdalna, wypalenie, równowaga między pracą a życiem prywatnym i dobre samopoczucie pracowników. W tym artykule podzielę się z Wami wszystkimi cennymi wskazówkami i radami, o których wspomniała Elaine podczas naszego wywiadu.

Jak komunikować się i współpracować w zespołach zdalnych?

Jeśli „odległość sprawia, że ​​serce staje się życzliwsze”, praca zdalna sprawia, że ​​poziom stresu rośnie.

Mianowicie, według niedawnego badania, stres i przyrost masy ciała są jednymi z kluczowych problemów zdrowotnych pracowników zdalnych w USA. Z drugiej strony, odpowiednia komunikacja może pomóc złagodzić stres i niepokój, szczególnie w czasach kryzysu.

Mając to na uwadze, chciałem usłyszeć, co Elaine uważała za kluczowe, jeśli chodzi o komunikację i współpracę z zespołami zdalnymi.

Jeśli zastanawiasz się, czy możliwe jest osiągnięcie maksymalnej współpracy z Twoim zdalnym zespołem i zachowanie zdrowego ustawienia WHF, przyjrzyj się bliżej praktycznym wskazówkom Elaine, jak to osiągnąć.

Promuj podejście async-first

W swoim artykule na temat komunikacji asynchronicznej Elaine zwróciła uwagę, że podejście asynchroniczne polega na tym, aby „komunikacja pisemna była domyślna”. W ten sposób spotkania nabierają większego celu, pracownicy stają się bardziej produktywni , a zdolność każdego do koncentracji szybko wzrasta .

Jednak zmiany nie przychodzą ludziom łatwo, a opór wobec wszelkich nowości w środowisku pracy jest dość powszechny. Jednak Elaine ma dwuetapowe rozwiązanie dla nawet najbardziej sceptycznych członków zespołu.

Po pierwsze, aby zapoznać się z zaletami wolnego od rozpraszania się środowiska pracy, zaleca przeczytanie jednej lub dwóch książek na ten temat. „Deep Work” Cala Newporta może być świetnym punktem wyjścia.

Po przeczytaniu przychodzi rozmowa:

„ Drugim krokiem byłaby rozmowa z członkami zespołu i pytanie, jakie zmagania mają teraz w pracy. Zamiast czuć, że musisz zagotować ocean, możesz po prostu skupić się na mniejszym zestawie problemów. ”

Zmniejsz głośność e-maili

Oprócz jasno określonych oczekiwań komunikacyjnych dla swoich pracowników, zdalni menedżerowie powinni również dawać przykład.

Elaine uważa, że ​​to menedżerowie są odpowiedzialni za wyjaśnienie, w jaki sposób i kiedy zespół powinien się ze sobą kontaktować. Dlatego muszą unikać wysyłania e-maili po godzinach pracy.

Dlatego zawsze, gdy pracujesz do późna i chcesz wysłać e-maila do pracownika, zapisz wiadomość i zaplanuj ją na następny dzień.

Planuj mniej spotkań (i dąż do różnorodności)

Kolejną cenną wskazówką, którą sugeruje Elaine, jest mniej spotkań — na przykład jedno spotkanie co dwa tygodnie, a nie co tydzień.

Dodaje też:

„ To, co naprawdę przynosi korzyści ludziom, to spotkania jeden na jeden. Pracując w odległej firmie, ludzie mogą mieć wrażenie, że nie są widoczni. Dlatego ważne są regularne odprawy, aby upewnić się, że ludzie nadal czują się na służbie, nawet jeśli nie znajdują się w tej samej przestrzeni. ”

Zmniejszenie liczby spotkań może również przynieść korzyści w zarządzaniu wielokulturowymi wirtualnymi zespołami.

Według Elaine, gdy różnica czasu jest problemem, komunikacja asynchroniczna może uratować sytuację. Jeśli istnieje odpowiedni i zorganizowany system sortowania wiadomości, nic nie zostanie przeoczone, nawet gdy ludzie pracują w różnych strefach czasowych.

„ Piszę też o zdrowiu publicznym, a lekarz powiedział mi niedawno, że im bardziej zróżnicowany jest Twój zespół medyczny, tym lepiej dla wszystkich. Przyjmij tę różnorodność i zobacz ją, zamiast myśleć, że wszyscy są tacy sami ”.

Jak budować zaufanie wśród zdalnych członków zespołu?

Zaufanie i godne zaufania relacje ze współpracownikami są niezbędne w każdym środowisku pracy — ale budowanie zaufania w zdalnym miejscu pracy jest szczególnie ważne.

Przyjrzyjmy się bliżej stanowisku Elaine w sprawie najlepszych praktyk budowania kultury zaufania.

Skup się na wynikach

W opinii Elaine, gdy menedżerowie lub pracodawcy zbytnio martwią się o to, czy ich pracownicy pracują, czy zwalniają, zwykle kończy się to źle.

„ Ten rodzaj zarządzania wydaje się wzbudzać strach i niepokój wśród pracowników i faktycznie prowadzi ich do mniej produktywnej pracy ”.

W pewnym sensie takie zachowanie jest więc nieskuteczne zarówno dla menedżerów, jak i pracowników. Elaine kontynuuje:

„ Jeśli traktujesz ludzi tak, jakby nie można im ufać, będą się tak zachowywać. Ale najważniejsze jest to, czy wykonują pracę, której od nich oczekujesz. Ponadto ustalenie jasnych celów i skupienie się na wynikach jest ważniejsze niż czas spędzony nad czymś .”

Aby pomóc pracownikom zdalnym efektywniej wykonywać swoje zadania i kończyć je na czas, menedżerowie nie powinni zbytnio ingerować w to, co robią pracownicy. Ostatecznie wyniki będą mówić same za siebie.

Jak dbać o dobre samopoczucie i zdrowie psychiczne pracowników zdalnych?

Oprócz poprawy komunikacji i budowania zaufania w zespołach zdalnych, utrzymanie naszego zdrowia psychicznego podczas pracy w domu ma kluczowe znaczenie, szczególnie dla pracowników, którzy są nowicjuszami w tego rodzaju środowisku pracy. Zobaczmy, co Elaine miała do powiedzenia na temat świadomości firm na temat dobrego samopoczucia ich pracowników.

Zachęcaj do odłączania

Według Elaine dobrostan pracowników jest ściśle powiązany z ich równowagą między życiem zawodowym a prywatnym oraz ilością czasu, jaką poświęcają na odłączenie się od pracy. Firmy mają jednak swój udział w utrzymaniu równowagi.

„ Myślę, że kluczem jest wprowadzenie medytacji lub jogi, lub po prostu zasobów, aby ludzie mogli o siebie zadbać. Ustaw także przewidywalne godziny, aby pomóc ludziom odłączyć się od pracy. W USA pracujące matki są naprawdę zestresowane, ponieważ opiekują się swoimi dziećmi i pracują zdalnie. Posiadanie pewnej elastyczności dla osób w takiej sytuacji jest ważne ”.

Elaine wspomniała, że ​​jedna pracująca matka powiedziała jej, że pracownicy powinni porozmawiać z pracodawcami o elastycznych godzinach pracy. Pracownicy mogą omówić ten temat ze swoimi szefami i wyjaśnić, kiedy mogą być dostępni do pracy. Następnie, w tych godzinach pracy, pracownicy powinni włożyć wszystko do pracy i dołożyć wszelkich starań.

Jak stworzyć lepszą rutynę pracy zdalnej?

Bez marnowania czasu na dojazdy, zdalni pracownicy zyskali około godziny dziennie swojego cennego czasu. Chociaż tak wiele można zrobić w godzinę, jeśli ludzie poświęciliby dodatkowy czas na dokończenie zadań z wczoraj, korzyści z dodatkowej godziny mogą szybko zniknąć.

Czasami strach przed byciem postrzeganym jako próżniak uniemożliwia pracownikom zdalnym oddzielenie rutyny pracy od codziennego życia — i mają tendencję do spędzania całego dnia tylko na pracy. Poświęcenie dodatkowych minut na odpowiadanie na e-maile może nie zaszkodzić, jeśli zostanie wykonane raz w miesiącu. Jednak na dłuższą metę może to potencjalnie zagrozić Twojemu ogólnemu samopoczuciu.

Spędziwszy siedem miesięcy ucząc angielskiego w Bordeaux we Francji, a także doświadczając życia zawodowego w USA, Elaine miała bezpośrednie doświadczenie w różnych rutynach pracy — zobaczmy więc, co ma do powiedzenia na temat tworzenia zdrowych nawyków WHF.

Reguluj pracę poza służbą

Czasami oczekuje się, że telepracownicy będą dostępni dla swoich szefów i menedżerów poza godzinami pracy. W niektórych krajach, takich jak Francja, jest to regulowane przez prawo do odłączenia.

Ale jeśli nie jest to regulowane przez prawo stanowe/federalne, czy firmy powinny mieć jakąś politykę pracy, która uniemożliwi pracownikom pracę lub nawet dostęp do nich po pracy? Elaine mówi, że to jest rozmowa, którą rządy muszą rozpocząć.

„To musi być więcej niż na poziomie firmy, musi być na poziomie krajowym. Ponieważ każdy pracownik, który pracuje w domu, ma problemy z odłączeniem się. Jesteśmy ludźmi — słyszymy dźwięk aplikacji do przesyłania wiadomości — i chcemy na nie odpowiedzieć. Naprawdę musimy wiedzieć, że od 17 do 9 nikt nie wyśle ​​nam e-maili i możemy się wycofać. Tak właśnie czułem się we Francji. Ludzie po prostu nie oczekiwali, że odpowiem, a gdybym odpowiedział, wyglądałoby to na zbyt amerykańskie ”.

Chociaż Francja znalazła sposób na uregulowanie godzin wolnych od pracy, z drugiej strony Ameryka nie wydaje się być bliska rozwiązania tego samego problemu.

Jednak Elaine twierdzi, że skoro amerykańskie firmy są tak wpływowe, muszą przejąć inicjatywę i zacząć wprowadzać politykę firmy dotyczącą prawa do odłączenia się. Według Elaine wszyscy muszą o tym rozmawiać. Firmy, związki i rząd powinny współpracować w rozwiązywaniu problemu pracy po służbie.

Osiągnij lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

A co z równowagą między życiem zawodowym a prywatnym? Byłem ciekaw, czy jest jakaś istotna różnica między zrównoważeniem godzin pracy i czasu wolnego we Francji i USA.

Ponieważ Elaine pracowała tylko w niepełnym wymiarze godzin w Bordeaux, które znajduje się na południowym zachodzie, uważa, że ​​jej życie we Francji znacznie różni się od życia Paryżan, którzy pracują dla firmy technologicznej.

Z pewnością jednak dostrzega różnice w porównaniu z jej życiem w USA.

„Czułem, że życie ludzi nie skupia się na pracy (we Francji). Ludzie nie pytają: „Czym się zajmujesz w życiu?” tak często — to nie pojawia się jako pierwsze w rozmowie. Większość ludzi bierze urlop, nawet jeśli nigdzie nie wyjeżdża — biorą urlop. Dla mnie łatwiej było wziąć urlop we Francji”.

Elaine zwraca uwagę, że dzieje się tak dlatego, że kultura francuska różni się znacznie od kultury amerykańskiej.

„Wydaje się, że w Ameryce ludzie muszą pokazać, że są zaangażowani. Chociaż nikt ci nie mówi: „Nie bierz wakacji” lub „Nie odpowiadaj cały czas na moje e-maile”, ludzie czują, że muszą, ponieważ taka jest tu kultura”.

Ale pamięta też, jak czytała, jak w większych francuskich miastach, jeśli pracujesz dla banków lub firm technologicznych, równowaga między życiem zawodowym a prywatnym jest bardziej podobna do tego, czego doświadczają Amerykanie.

Więc ogólnie rzecz biorąc, czy Elaine lubiła pracować we Francji?

„Naprawdę lubiłem tam pracować. Inni Amerykanie, których spotkałem, którzy również pracowali we Francji, powiedzieli, że to miłe oderwanie się od kultury amerykańskiej”.

Jak odłączyć po pracy?

Wyznaczanie granic między pracą a czasem wolnym to powszechna walka wielu telepracowników. Pracując w domu, Twój laptop jest zawsze w zasięgu ręki, więc może być kuszące, aby nie logować się w porze obiadowej.

Choć coraz powszechniejsze, tego typu zachowania narażają pracowników na większe ryzyko wypalenia. Aby zmniejszyć ryzyko poniesienia się w pracy, poprosiłam Elaine o podzielenie się napiwkiem lub dwiema na temat

odłączenie po pracy.

Uznaj przepracowanie za problem

Aby odpocząć po godzinach pracy, Elaine podkreśliła, że ​​pracownicy muszą najpierw zidentyfikować to zachowanie (niemożność odłączenia się od pracy) jako problem.

„Następnie muszą dowiedzieć się, dlaczego mają problem: czy starają się odłączyć, ponieważ ich szef naprawdę ich chce (aby pracować), czy też dlatego, że czują, że muszą zasygnalizować swoje zaangażowanie. Jeśli to drugie, zachęcałbym ludzi do podjęcia ryzyka – nie sprawdzaj e-maili, a zobaczysz, że świat nie eksplodował z dnia na dzień”.

Inną rzeczą, na którą zwraca uwagę Elaine, jest dzielenie się swoimi problemami z innymi.

„Zachęcałbym wszystkich, aby spróbowali porozmawiać z szefem — ale czasami jest to trudne. Lub porozmawiaj z innymi współpracownikami. Jeśli jest to trudna kultura, może rozważ udanie się w inne miejsce, gdzie odłączenie jest łatwiejsze. Ale wiem, że nie możesz tego zrobić z dnia na dzień”.

Znajdź zamiennik dla swoich gadżetów

W swojej książce „ Cyfrowy minimalizm ” Elaine stwierdza, że ​​Cal Newport mówi, że kiedy próbujesz odłączyć się i zminimalizować rolę technologii w swoim życiu, zamiast tego musisz mieć coś, co chcesz zrobić.

Na przykład czekanie na rodzinny obiad to powód, dla którego będziesz chciał się rozłączyć.

Podkreśla też, jak ważne jest usuwanie aplikacji służbowych z telefonu.

„Nie trzymaj aplikacji służbowych na rzeczach, które nie służą do pracy. Jeśli jesteś freelancerem, tak jak ja, jest to trochę trudniejsze, ale nie trzymaj w telefonie służbowego adresu e-mail, jeśli nie musisz. W mojej starej pracy usunąłem służbowy e-mail z telefonu i była to jedna z najlepszych decyzji, jakie kiedykolwiek podjąłem”.

Jak rozpoznać pierwsze oznaki wypalenia i co z tym zrobić?

Jakkolwiek mogłoby się to wydawać niewiarygodne, nikt nie jest odporny na wypalenie. Zgodnie z najnowszym raportem o wypaleniu pracowników firmy Indeed, 53% respondentów przyznało, że podczas próby dokończenia codziennych zadań w pracy czuje brak motywacji, zmęczenie i brak koncentracji.

Biorąc pod uwagę, że Elaine sama doświadczyła wypalenia, chciałam poznać jej wyjątkową historię i sposób, w jaki poradziła sobie z tym ważnym problemem.

Nie ignoruj ​​negatywnych emocji

Elaine podkreśla, że ​​złe uczucia należy zawsze traktować poważnie.

„Czasami mówię sobie: 'Elaine, nie jesteś prawnikiem w korporacji ani bankierem, nie pracujesz w szalonych godzinach, nie powinnaś się wypalić'. Ale to nie jest sprawiedliwe. Wszyscy dużo pracujemy, więc myślę, że wszyscy mamy uzasadnione powody, dla których nie czujemy się dobrze”.

Ona dodaje:

„Myślę, że samo rozpoznanie problemu to naprawdę dobry początek. Może, jeśli możesz, porozmawiaj ze specjalistą zdrowia psychicznego lub przyjacielem. Czytanie artykułów o wypaleniu — artykułów napisanych przez inne osoby — pomogło mi rozpoznać, że jest to problem. Następnie dokonaj wszelkich zmian, aby zminimalizować źródło wypalenia w swoim życiu — na przykład weź trochę wolnego czasu”.

Wprowadź zmiany do swojej rutyny

Elaine sugeruje również skupienie się na podstawowych rzeczach, takich jak spożywanie zdrowych posiłków i wychodzenie na zewnątrz. Jak dalej wyjaśnia:

„ Kiedy traktujesz siebie poważnie i zmieniasz rzeczy w pozytywny sposób, to faktycznie pomoże ci w pracy. ”

Innym ważnym punktem, który może być bardzo pomocny, jest zmiana środowiska.

„Kultura, która nas otacza, często naprawdę wywiera wpływ, ale rozumiem też, że trudno ją zmienić. Wyjazd do Francji był jedną z najlepszych decyzji, jakie podjęłam w życiu. Nie tylko to, że tam mieszkałem, ale że to zrobiłem, że jestem w stanie zrobić coś, co mnie przeraża. Myślę, że za każdym razem, gdy robisz coś, co cię przeraża i widzisz, że było to dobre doświadczenie, czujesz się lepiej przygotowany do radzenia sobie z innymi wyzwaniami.”

Rekomendacje bonusowe dla miłośników książek

Zainspirowany artykułem Elaine o tym, jak czytać więcej książek, chciałem dowiedzieć się, jakie książki poleca, jeśli chodzi o produktywność. Oto krótki wybór Elaine wraz z powodami, dla których podobały jej się te książki.

„'Radość zaginięcia' Svenda Brinkmanna. Chodzi o prowadzenie bardziej minimalistycznego życia i ustalenie, jakie są twoje priorytety. Kiedy zorientujesz się, jakie są twoje priorytety, nie poczujesz się tak źle, że nieuchronnie przegapisz wiele rzeczy.

Jest też książka zatytułowana „Jak nic nie robić” autorstwa Jenny Odell. Chodzi o produktywność, ale w inny sposób niż zwykle czytamy.

Oraz książkę Grega McKeown zatytułowaną „Essentialism”, która dotyczy ustalania priorytetów”.

Zawijanie

Rozmowa z Elaine uświadomiła mi, że stworzenie produktywnego (i zdrowego) środowiska pracy zdalnej to wysiłek zespołowy. Wszyscy powinni być uwzględnieni, menedżerowie, pracownicy i pracodawcy.
Oto jak:

• Menedżerowie: muszą nawiązać w zespole relacje oparte na zaufaniu i prawdzie. Poza tym, zamiast organizowania zbyt wielu spotkań zespołowych, te rozmowy zespołowe powinny odbywać się rzadziej. Jednak liderzy powinni od czasu do czasu odbywać indywidualne spotkania z każdym członkiem zespołu, aby wszyscy czuli się uwzględnieni.
• Pracownicy: Aby być bardziej produktywnym, przy jednoczesnym zachowaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz zdrowia psychicznego, pracownicy muszą wyznaczyć jasne granice. Dlatego zawsze, gdy pracują, ich uwaga musi być skierowana na zadania zawodowe. Ale kiedy skończą pracę, pracownicy powinni cieszyć się na swój wolny czas, który mogą spędzić z rodziną lub przyjaciółmi lub wykonywać samodzielne zajęcia, które pomogą im się zrelaksować. W ten sposób pracownikom łatwiej będzie odłączyć się od pracy.
• Pracodawcy: Pracodawcy powinni pozwolić na pewną elastyczność, jeśli chodzi o godziny pracy pracowników zdalnych, zwłaszcza pracujących matek. Ponadto pracodawcy powinni zapewnić swoim pracownikom zajęcia jogi/medytacji, a przynajmniej zasoby dotyczące dbania o zdrowie psychiczne.