Полное руководство по общению с удаленной работой

1. Изменение распорядка дня на удаленке
2. Насколько сложно на самом деле общаться на удаленной работе
3. Почему для общения на удаленной работе нужна электронная подпись
4. Электронные подписи как маркетинговый канал для внешней коммуникации

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Zoom — корпоративный инструмент для видеосвязи.
3. G Suite — Gmail, Документы, Диск, Календарь, Meet и многое другое для бизнеса
4. Slack — корпоративный мессенджер с множеством функций и интеграций
5. ProofHub — один инструмент для удаленной работы

Как бы вам ни нравилось или не нравилось работать удаленно, все мы здесь в одинаковой ситуации. Поскольку вам больше не нужно решать, где работать, может быть очень сложно приспособиться к новой работе и образу жизни.

Особенно это касается выделенной команды разработчиков , если они начинают работать в этой сфере впервые, то необходимо более четко продумать подключение связи через удаленный доступ.

источник: 9gag

Хотя вы можете развлекаться по-своему, дела, связанные с работой, не так гибки. Специально для удаленного делового общения. Значит, пора организовать все каналы для эффективной коммуникации. Например, создайте профессиональную подпись электронной почты, настройте вызовы или чаты Google Meet и т. д.

Но прежде чем сделать это, убедитесь, что другие переменные удаленной работы идеально настроены. Давайте постепенно разбираться вместе.

Изменение распорядка дня на удаленке

Внезапно необходимость начать работать из дома может стать огромным стрессом для вашего ума. Сначала вы можете этого не заметить, но удаленная работа сильно отличается от обычной офисной суеты.

• Тайм-менеджмент

Обычно у нас есть довольно много запланированного распорядка, которому мы все следуем. Чашка кофе утром, небольшая пробежка, сборы на работу, небольшая беседа с коллегой и так далее. Понять, что через пару месяцев так не будет, тяжело.

Поэтому я советую придерживаться этого вашего графика настолько, насколько это возможно. Вы можете потренироваться дома, пообщаться с коллегой по видеочату и т. д.

Необходимо сделать переход на удаленную работу легким и плавным. Не увлекайтесь совершенно другими привычками тайм-менеджмента. В условиях длительного карантина это может закончиться огромным стрессом.

Также помните, что самое продуктивное время суток — с 9 утра до 12 дня. Итак, установите онлайн-таймер и постарайтесь сделать самое важное за эти 3 часа.

Также оставляйте время для отдыха. Как днем, так и по окончании работы. Можно расслабиться на несколько минут каждый час. Особенно, когда вы не можете сделать это, посетив Джека в его кабинете.

Что касается вечерней рутины, убедитесь, что вы знаете, когда заканчивается рабочее время. Одной из самых больших проблем удаленной работы является слияние дома и офиса. Если ваш мозг знает, что после 19 часов всегда наступает время для отдыха и семейного отдыха, он будет более продуктивным.

• Обновление вашего рабочего пространства

Когда вы правильно распланируете свое время, посмотрите, где вы собираетесь сидеть в течение следующего неизвестного периода времени. Это может выглядеть не так, но создание комфортного рабочего места дома имеет решающее значение.

Вот самые важные вещи, которые вам понадобятся:

• Отдельный стол и удобное кресло
• Тихое и уединенное место
• Сильное соединение Wi-Fi с хорошим VPN.
• Правильное освещение
• Наушники
• Кофеварка и закуски. Не злоупотребляйте :)
• Блокнот для всех идей
• Маленькие элементы дизайна, которые заставят вас чувствовать себя спокойно и комфортно (семейные фотографии, растения или другие предметы декора стола).

Но если вам так хочется, поменяйте место. Во время карантина трудно оставаться все время на одном месте. Итак, садитесь в кресло во время встречи или садитесь на диван, когда смотрите обучающее видео.

В общем, сделайте свое рабочее место удобным. Не думайте, что если это временно, вам не нужно прилагать дополнительных усилий для его организации. Даже несколько дней работы за унылым столом в твердом кресле могут сказаться как на физическом, так и на психическом здоровье.

Насколько сложна удаленная рабочая коммуникация

Удаленная работа влияет на общение, как внешнее, так и внутри компании.

источник: буфер

Как видно из диаграммы, общение — самая большая проблема удаленной работы. И если людям, которые обычно работают из дома, так тяжело, то тем, кто привык к офисной рутине, становится еще тяжелее.

Существуют различные аспекты делового общения, которые необходимо настроить при удаленной работе. Поговорим о каждом из них.

• Общие собрания

Будь то ежедневный стендап или отдельная дискуссия, вы больше не можете делать это в конференц-зале. Поэтому очень важно планировать эти встречи через облачную телефонную систему в удобном приложении для конференц-связи.

Вот краткий контрольный список:

• Заранее обсудите лучшее время встречи с участниками.
• Создайте встречу в календаре и пригласите всех своих товарищей по команде.
• Создайте выделенную ссылку/виртуальную комнату для встречи, чтобы у людей не было проблем с ее поиском.
• Напоминайте людям о встречах. Кроме того, некоторые встречи в календаре могут попасть в спам, так что имейте это в виду.

Важно делать это для каждой встречи, которую вы проводите. Правильная организация поможет вам и вашим коллегам на все успеть. И не забудьте определиться с инструментом удаленной работы, которым будет пользоваться вся компания.

источник: обьектэкзекьютив

• Обсуждение задач

Вы не можете просто обсудить желаемую функцию с вашими разработчиками во время перерыва на кофе. Существуют разные варианты того, как можно организовать этот процесс. Независимо от того, какой из них вы выберете, убедитесь, что он подходит всем и подходит к проблеме. Они здесь:

• Используйте программное обеспечение для управления задачами для обсуждений. Если вы до сих пор не используете Trello или Jira, самое время начать это делать на карантине. Обсуждение каждой задачи на отдельной карточке на доске кажется естественным и очевидным.
• Создавайте определенные каналы в Slack или любом другом программном обеспечении, которое вы используете для общения. Если у вас есть огромный функционал, который нужно добавить, или вы хотите отделить SEO-канал от контент-маркетинга, сделайте это с помощью разных чат-групп.
• Устраивайте видеоконференции на ходу. Если есть слишком много вещей, которые нужно обсудить с большим количеством людей, нет лучшего способа, чем этот. Например, используйте Календарь Google.

• #случайный

Те из вас, кто использует Slack, знают, что по умолчанию установлен канал с именем #random. Во время карантина любой желающий мог воспользоваться небольшим общением, не связанным с работой.

Выделенный канал, используемый для обмена мыслями или отправки мемов, поможет всей команде выпустить пар и лучше пообщаться.

Кроме того, организуйте еженедельные звонки со всеми, чтобы просто пошутить и поговорить о чем угодно. Во время самоизоляции это очень помогает.

Вы даже можете время от времени звонить Джеффу или Джессике в течение дня, чтобы имитировать разговоры на кухне в офисе. Или вы могли бы пообедать вместе онлайн.

• Могла ли эта встреча на самом деле быть электронной почтой?

Давно ходит мем о долгих бессмысленных встречах, которые, как вы уже догадались, могли быть электронными письмами. Кроме шуток, некоторые люди недооценивают силу общения по электронной почте. Проблема может заключаться в отсутствии согласованности и разумного использования.

источник: malwarewomenco

Более того, внешнее общение обычно ограничивается только электронной почтой. Так что это еще одна причина усовершенствовать этот канал.

Кому бы вы ни собирались отправить электронное письмо, соблюдайте некоторые правила.

• Сделайте вашу тему письма конкретной и ясной. Ограничьтесь максимум 6-8 словами.
• Используйте приветствия. Просто чтобы быть дружелюбным.
• Не делайте тело слишком длинным. Упоминайте только самое необходимое. В конце концов, есть приложения для чата, чтобы спросить Фрэнка, как прошел его день.
• Если вы добавляете какие-либо вложения, укажите их в теле, чтобы ничего не потерялось.
• Используйте электронную подпись для внутреннего и внешнего общения. Здесь все становится интереснее, поэтому давайте обсудим это подробно.

Почему для общения на удаленной работе нужна электронная подпись

«С уважением, Моника из отдела маркетинга».

Достаточно ли вашему коллеге понять, от кого он получил электронное письмо? Если в вашей компании меньше 10 человек, наверное, да. Если с вами работает более 300 человек в 15 разных отделах, не так уж и много.

Более того, трех слов недостаточно, чтобы получатель заметил подпись. Им придется искать его в электронной почте. Конечно, это не займет больше двух секунд, но принимающая сторона может отвлечься.

Все эти вещи действительно незначительны. Но когда приходится отвечать на 10, 20, 100 писем в день, каждая минута на счету.

В среднем люди отправляют около 40 электронных писем каждый день. Многие из них находятся внутри компании. И это число становится намного больше, когда все переходят на удаленное управление.

Чтобы убедиться, что каждое электронное письмо не только открывается, но и отвечает на него, вам необходимо внедрить профессиональную корпоративную подпись электронной почты.

• Как настроить подписи электронной почты для всех сотрудников

Чтобы исключить любые недоразумения и сделать общение по электронной почте максимально интуитивным, внутри компании все электронные подписи должны быть одинаковыми.

Однако практически невозможно заставить людей создавать собственную подпись в соответствии с рекомендациями бренда. Итак, вам нужно программное обеспечение для управления электронной подписью.

Централизованное управление означает настройку шаблона электронной подписи для всей компании или каждого отдела. Затем администратор может отправить этот шаблон своим коллегам, чтобы они могли заполнить свои имена, должности и некоторые контактные данные.

Кроме того, инструменты управления подписями электронной почты позволяют создавать высококачественные HTML-подписи. Таким образом, вы можете добавить кнопки призыва к действию и значки социальных сетей. Эти подписи будут выглядеть одинаково в каждом почтовом клиенте или на каждом устройстве.

Например, генератор электронной подписи Newoldstamp позволяет создавать отдельные отделы и настраивать основную электронную подпись (шаблон для всех сотрудников) с помощью редактора.

источник: newoldstamp

Основная подпись электронной почты может выглядеть так. Когда ваши коллеги получат электронное письмо с просьбой установить подпись, им нужно будет только обновить поля, которые вы им разрешили.

источник: newoldstamp

Создание адаптивного шаблона подписи электронной почты для ваших коллег занимает несколько минут. И время, которое они могли бы потратить, стоило бы намного больше.

Электронные подписи как маркетинговый канал для внешней коммуникации

Если вы раньше использовали электронную подпись для внешнего общения, вы знаете, насколько это выгодно по разным причинам. Повышение скорости ответов на электронные письма, добавление персонализации, повышение узнаваемости бренда, увеличение числа конверсий и так далее и тому подобное.

Email-маркетинг назван одним из самых рентабельных и конвертирующих каналов.

Поскольку почти весь мир находится на карантине, мой прогноз таков, что люди будут чаще открывать электронные письма. Увеличение открываемости — это здорово, но если вы хотите, чтобы ваши кампании были успешными, приложите больше усилий.

• Выделение в сотнях писем

Как только вы заставите получателя открыть вашу электронную почту, у вас не будет много времени, чтобы привлечь его внимание. Подпись электронной почты, которая содержит все, что человеку может понадобиться знать о вас, — это одна из вещей, которая может помешать щелчку.

Вот основные элементы красивого дизайна электронной подписи:

• Ваше полное имя, компания и должность. Чтобы адресат знал, кто вы.
• Все контактные данные, которые люди могут использовать, чтобы связаться с вами. Электронная почта, номер телефона, идентификатор Skype и т. д.
• Иконки социальных сетей, связанные с вашей компанией. Это сэкономит вашим получателям время на поиск их вручную. И, конечно же, вы можете получить больше подписчиков.
• Маркетинговые элементы, такие как CTA-кнопки и баннеры. Это на 80% причина использовать маркетинг подписи по электронной почте. Вы можете продвигать свой блог, сообщать людям о распродажах, помогать им связаться с вами и т. д.

источник: newoldstamp

Если вы хотите узнать больше о создании и использовании подписей электронной почты, ознакомьтесь с «Полное руководство: как максимально эффективно использовать подписи электронной почты для бизнеса».

При правильном и эффективном использовании подписи электронной почты могут помочь вам улучшить внутреннюю и внешнюю коммуникацию во время карантина. Поскольку электронная почта является наиболее деловым способом связи, люди будут часто ее использовать (теперь, когда живые встречи больше не доступны).

Вывод

Многим из нас трудно работать удаленно. Особенно, когда обстоятельства вынуждают тебя это сделать. Вот почему чрезвычайно важно сделать вашу удаленную работу как можно более гладкой.

Так как онлайн-общение практически единственный доступный вид общения, вы должны сделать его удобным и комфортным для себя. Я надеюсь, что некоторые из советов, упомянутых выше, помогут вам и вашим коллегам преодолеть тревогу и облегчат этот опыт.

Будьте здоровы, не паникуйте, оставайтесь дома. И сделайте свою удаленную работу приятным опытом в жизни.