Электронные фразы и деловые клише, которые навсегда похоронят ваш охват

1. Приветственные фразы в деловой электронной почте, которыми злоупотребляют
2. Фразы электронной почты в теле письма
3. Заключительные фразы для деловых писем
4. Электронные клише с извинениями
5. Деловые клише в последующих письмах

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Reply.io — личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. Mailtrack — ссылка на электронную почту открывает отслеживание
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

Я устал от скучных клише и бессмысленных строк в моем почтовом ящике. Может быть, сегодня я получаю что-то лучше. О, похоже, у меня тут несколько новых писем.

- «Уважаемый господин или госпожа, надеюсь, у вас все хорошо!»

- «Да… я достаточно хорошо себя чувствую, чтобы переместить вашу электронную почту в корзину, не читая дальше, поскольку вы даже не удосужились скопировать мое имя с моего адреса электронной почты».

Следующий!

- "Если быть честным.."

- "Подожди... ты до сих пор не был со мной честен?"

И последний выстрел.

- "С уважением."

- Можно подумать, я только что откопал письмо из викторианской эпохи. Плохие новости. Нет, это было написано в 2022 году».

Если вы все еще используете эти фразы, не обижайтесь, но поймите, возможно, вы только что нашли причину, по которой люди редко отвечают на ваши электронные письма.

И если ваша цель — эффективно общаться и получать то, что вы хотите, помните, что хорошее электронное письмо требует времени и усилий для его написания. Кроме того, сегодня люди получают так много электронных писем, что у них нет другого выбора, кроме как расстраиваться из-за пустых фраз и удалять большинство сообщений, которые они получают, в течение нескольких секунд после их открытия.

В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенные бизнес-клише и лучшие альтернативы им.

Приветственные фразы в деловой электронной почте, которыми злоупотребляют

То, как вы начинаете свое электронное письмо, задает тон и может формировать восприятие получателя о вас. Наряду со строкой темы это может также определить, будут ли они продолжать читать. Вот семь фраз, которые вы должны либо удалить, либо найти замену, если вы не хотите быть тем надоедливым парнем, чье электронное письмо «хорошо находит читателя».

• Как дела?

источник: Бизнесинсайдер

Я знаю, что вы пытаетесь быть вежливым, но, как правило, отправитель не очень хочет знать, а получатель говорит неправду. Так в чем смысл? Если вы искренне заинтересованы и хорошо знаете получателя, лучше потратить время на то, чтобы написать что-то более личное. Например, «Мне понравился ваш твит по [теме]», «Было приятно познакомиться с вами на конференции. Чья речь вам понравилась больше всего?» Они выполняют почти ту же функцию, что и «Как дела?» но требуют больших усилий.

• Я Джон, и я работаю в John Inc.

Если вы начинаете свое электронное письмо с этой фразы, чтобы добавить авторитета, помните, что всегда есть обратная сторона медали: получатели могут воспринимать вас как высокомерного человека. Это мудрая идея — упомянуть свое имя и должность в подписи электронной почты в конце.

• надеюсь у тебя все хорошо

Еще одна распространенная фраза-заполнитель, которую мы часто используем в электронных письмах, — «Надеюсь, у вас все хорошо». Так же, как «Как дела?» эти слова больше не имеют никакого значения.

• я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас

Если вы хотите, чтобы люди отвечали на ваше письмо, убедитесь, что оно приносит им пользу. Поскольку это клише, похоже, не несет никакой реальной ценности, вы можете удалить его без каких-либо сомнений. Вместо этого покажите, что вы уважаете время читателя и сразу переходите к сути.

• По нашему разговору

Это одно из самых опасных клише в деловом общении. Мало того, что это звучит слишком официально и официально, так еще и адресаты могут счесть это требовательным или даже агрессивным. Чтобы избежать путаницы, лучше вежливо переформулировать разговор. Например: «Когда мы встречались в прошлый раз, мы договорились, что вы подготовите квартальный отчет к 25 октября».

• я знаю, что ты занят

Когда вы делаете такие заявления в своих электронных письмах, вы не можете рассчитывать на то, что люди воспримут вас всерьез. Вы можете написать: «Я знаю, что вы заняты», получатель прочитает: «Мое время менее ценно, чем ваше».

• Я просто хотел связаться с тобой

Это отнимает много времени. Не было бы эффективнее пропустить все объяснения и выразить действие, которое вы просите совершить читатель?

Идеи по улучшению

Вот что вы можете сделать вместо этого.

• Сразу к делу

Занятые люди часто предпочитают простые и краткие электронные письма сладким. Они не хотят ваших объяснений о том, почему вы связываетесь. И чем раньше вы перейдете к делу, тем счастливее будут ваши получатели. Кроме того, вы по-прежнему можете поддерживать приятный и вежливый тон письма без каких-либо фраз-заполнителей.

• Начать небольшой разговор

Если вы знаете человека, которому пишете, никогда не помешает напомнить ему, что у вас уже есть отношения. Например: «Надеюсь, вам понравилось оставшееся время пребывания в Чикаго после встречи».

Электронные фразы в теле письма

После того, как вы выразили надежду на то, что ваше письмо благополучно нашло адресата, следует тщательно выбрать еще одну бессмысленную фразу или даже две, чтобы не переходить к делу как можно дольше. Шутки. Если только вы не ненавидите получателя, и ваша цель — разозлить его.

Вот несколько распространенных клише, которых следует избегать в теле письма.

• Проблема в…

Почти каждый раз, когда я пишу в службу поддержки клиентов с просьбой помочь с приложением или устройством, они начинают свое объяснение с фразы «проблема в том». И знаете, почему я ненавижу это? Потому что это задает негативный тон письму. Я уверен, что каждый клиент будет рад услышать об исправлении, а не о проблеме. Никто не любит проблемы.

• Если быть честным

Вы обычно нечестны? Если нет, отрежьте это и сосредоточьтесь на том, чтобы рассказать все как есть.

• Моя компания специализируется на

Как правило, эта фраза в электронном письме сопровождается чем-то вроде «Привет. Меня зовут Джон." Есть две причины, почему эта пара не подходит. Если вы используете его и ожидаете, что вас будут воспринимать как профессионала, имейте в виду, что самовыражение отдельно от вашей компании не принесет вам никакой пользы. Кроме того, «специализироваться» — это сухое и формальное слово, которое не подходит вашей аудитории. Используя эту фразу, вы заставляете получателя видеть только другую универсальную компанию, которая годами не обновляла свои шаблоны электронной почты. Если вы хотите выделиться среди конкурентов, сделайте все возможное, чтобы звучать более естественно, как если бы вы разговаривали с человеком за пределами Интернета.

• Обратите внимание, что

Если вы не хотите, чтобы это звучало снисходительно, используйте такие альтернативы, как «имейте в виду» или «для справки». Иногда вы даже можете опустить фразу «пожалуйста, обратите внимание», не теряя сути.

• Я думаю

Если вы говорите: «Я думаю о тебе» , это нормально. Но если вы говорите: «Я думаю, что могу вам помочь», это означает, что вы не уверены. Ты?

• Как я упоминал ранее

Со сколькими людьми вы общаетесь по электронной почте? Если число больше пяти, я с трудом могу поверить, что вы точно помните, что каждый из них сказал в длинной цепочке сообщений. В следующий раз, когда вы напишете «Как я упоминал ранее», просто повторите информацию, не предполагая, что вы уже поделились ею.

• Регистрация

Это клише можно встретить в основном в сюжетных линиях. Приносит ли оно какую-либо ценность или предлагает конкретную информацию о содержании электронного письма? Конечно же нет. Наоборот, это может легко отпугнуть получателя. Если у вас есть что-то конкретное, что вы хотите обсудить, укажите это в строке темы.

• Пожалуйста, найдите в приложении

Нет ничего плохого в том, чтобы писать «Пожалуйста, прикрепите письмо» в электронных письмах, если вы стремитесь звучать как юрист девятнадцатого века. В других случаях рассмотрите возможность использования таких альтернатив, как «Я приложил для вас документ», «Пожалуйста, обратитесь к приложенному файлу PDF для получения более подробной информации», «Соответствующая информация находится в прикрепленном файле».

• Я полностью понимаю, что ты чувствуешь

Даже если вы когда-либо оказывались в такой же ситуации как человек по ту сторону экрана, не ждите, что он почувствует себя лучше после того, как вы дадите ему понять, что вы можете общаться. Независимо от того, намеревались ли вы проявить поддержку и сочувствие, приведенная выше фраза может вызвать еще большее разочарование и гнев. Вот почему лучше повторить проблему, используя их слова, чтобы они почувствовали себя понятыми. Например: «Я определенно вижу, как это вас расстраивает, и я хочу убедиться, что мы решим эту проблему как можно скорее».

Идеи по улучшению

Вышеупомянутые бизнес-клише и фразы ничего не добавляют к сообщению. Кроме того, они задают отрицательный или снисходительный тон вашим электронным письмам. Что вы можете с этим поделать?

• Будьте более разговорчивы

Чтобы звучать более естественно и дружелюбно, старайтесь писать так, чтобы это не выглядело так, как будто вы пишете, а разговариваете с получателем лицом к лицу.

Заключительные фразы для деловых писем

источник: Saleshandy

Если у вас есть приветствие, у вас также должно быть завершение, чтобы сбалансировать его. Вот несколько фраз, которых следует избегать при профессиональной подписке по электронной почте:

• Лучший

Не самый плохой знак в мире, но имейте в виду, что чрезмерное использование «Лучшего» может сделать вас скучным и лишенным воображения.

С нетерпением жду Вашего ответа

Разве это не похоже на то, что это просто вежливый способ сказать: «Тебе лучше ответить на мое сообщение побыстрее» ? Вместо этого попробуйте что-то вроде «Желаю знать, что вы думаете» .

• Не стесняйтесь обращаться ко мне

Если вам нужны дополнительные разъяснения от отправителя, который не использовал эту фразу в исходном электронном письме, не могли бы вы запросить информацию? Эта фраза не только излишняя, но и старомодная и слишком формальная. Лучше опустить его или просто сказать: «Вы можете связаться со мной для получения дополнительных разъяснений» , если вы все еще чувствуете необходимость подчеркнуть, что готовы отвечать на вопросы.

• Искренне Ваш

Это немного устарело и очень формально. Если вы не знаете получателя, фраза может даже заставить вас казаться слишком стремящимся угодить.

• заранее спасибо

Очевидно, что благодарность — отличный способ закончить письмо, если вы хотите получить ответ от читателя. Тем не менее, вам лучше быть осторожным с «заранее спасибо», потому что, в зависимости от контекста, это может звучать как «Я ожидаю, что вы сделаете это, и у вас нет другого выбора, потому что я уже поблагодарил вас».

• Ваше здоровье

«Cheers» — не лучший вариант, если вы хотите звучать дружелюбно, но не выглядеть непрофессионально. Я бы рекомендовал использовать этот выход только для друзей и коллег по бизнесу, с которыми вы, возможно, позже встретитесь, чтобы выпить .

• С уважением

Вы принадлежите получателю? Если нет, то это просто звучит фальшиво и слишком знакомо.

Идеи по улучшению

Вот несколько идей, как можно закончить письмо.

• Задайте вопрос

Разговоры с людьми часто более продуктивны, чем разговоры с ними. А хороший вопрос может превратить одностороннее электронное письмо в разговор. Вот несколько примеров: «Вы пробовали какую-либо из этих стратегий? У меня есть еще несколько интересных идей для вашего проекта» или «Видел ваш пост о переходе от маркетинга к управлению продуктом — впечатляет. Сколько времени вам понадобилось, чтобы стать компетентным PM?» или «Я пришлю вам приглашение, как только закончу презентацию. Звучит отлично?"

источник: Thrivethemes.com

• Добавьте релевантный призыв к действию

Если вы хотите получить ответ от людей, с которыми вы общаетесь, скажите им, что вы ожидаете от них. Например: «Не могли бы вы сообщить мне до 11 марта, сможете ли вы присутствовать?»

Если вам нужны дополнительные советы о том, как закрыть строки электронной почты, ознакомьтесь с нашей статьей.

Электронные клише с извинениями

Хотя важно брать на себя ответственность и время от времени извиняться, многие люди делают это слишком часто. Когда вы все время говорите «извините», ваше извинение теряет свою ценность. Поэтому будьте осторожны , используя следующие фразы в своих электронных письмах.

• Извините, что беспокою вас

Пустые заявления вроде «Извините, что беспокою вас» — это вежливо, но будет лучше, если вы сосредоточитесь на более важных вещах. Если ваше сообщение короткое и по существу, скорее всего, получатель сможет сразу его прочитать. Больше не нужно наполнять электронную почту словами-наполнителями.

• Извините за задержку с ответом

Человек может даже не осознавать, что вам потребовалось слишком много времени, чтобы ответить, пока вы не подчеркнете это. Если вы все еще чувствуете необходимость извиниться, попробуйте использовать такие фразы, как «Спасибо за терпение», «Спасибо за понимание». Эти сообщения подтверждают ваш промах и хвалят получателя.

• Извините за беспокойство

«Приносим извинения за неудобства» — одна из самых часто используемых фраз, особенно в сфере обслуживания клиентов. Но помогают ли эти слова или передают истинное сообщение? Лучше прямо скажите, в чем вы сожалеете и что будете делать для решения проблемы.

Идеи по улучшению

Что вы должны сделать? Приберегите свои извинения для тех случаев, когда вы действительно им должны, и не злоупотребляйте ими, потому что рано или поздно вы потеряете доверие.

• Не жалейте, будьте благодарны

через GIPHY

Да, большинство ваших получателей заняты, и ваше сообщение может отвлечь их от важных дел. Однако, если ваша электронная почта персонализирована, кратка и содержит полезную информацию, они не будут возражать против прерывания. Вместо того, чтобы все время говорить «извините» , посмотрите на ситуацию под другим углом. Может быть, вместо этого вы можете сказать «спасибо» и похвалить читателя. Например, «Спасибо за терпение».

• Если тебе жаль, попробуй извиниться

Если вы хотите извиниться, постарайтесь избегать клише и посмотрите, сможете ли вы выбрать что-то более индивидуальное для ситуации. Например: «Мне жаль, что моя собака съела ваши тюльпаны».

Деловые клише в последующих письмах

Для меня написать достойное продолжение — еще более сложная задача, чем написать хорошее первое письмо. Каждый раз, когда я пишу дальше, я чувствую искушение использовать фразы, которые мы все знаем. Это «На случай, если вы пропустили это», «Не уверен, что получили мое последнее письмо», «Просто уточняю» и другие. Но вот как получатели могут воспринять ваши слова, когда вы используете эти, казалось бы, невинные почтовые штампы.

• Я обращаюсь в последний раз

Серьезно, избегайте манипулятивных игр. Это непрофессионально.

• Если вы пропустили это

Ну, может быть, человек пропустил это. А может быть, им просто было неинтересно. Когда я вижу такое продолжение, для меня это звучит так: «Вы не делаете того, что, как я сказал, вы должны делать. Мне действительно нужно повторяться?»

• Я думал, что вернусь назад

Получатель не ответил на ваше первое электронное письмо. Почему они ответят на этот раз, особенно когда остальная часть вашего сообщения просто скопирована и вставлена ​​​​из исходного сообщения?

• я просто слежу

Если вы хотите, чтобы читатель заметил вас, постарайтесь найти более креативную вступительную строку.

• Не уверен, что мое последнее письмо было получено или не уверен, что вы видели мое последнее письмо

Действительно? Мы живем во времена, когда любой может отследить открытие электронной почты. Не используйте эту фразу, потому что она звучит как «Как долго, по-вашему, вы можете меня игнорировать?»

• Согласно моему последнему письму

Это может показаться пассивно-агрессивным. Лучше переформулировать свое предыдущее сообщение.

Идеи по улучшению

Вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы улучшить свои последующие действия.

• Опять к делу

В дополнение к повторной формулировке вашего запроса или пункта рассмотрите возможность добавления новой информации в последующее электронное письмо.

• Добавьте краткий обзор вашего запроса

Возможно, это повысит ваши шансы на получение ответа, так как люди любят короткие электронные письма.

• Не возлагайте вину на получателя

Никогда не обвиняйте читателя в том, что он не ответил вам. Это не поможет, если вы сделаете это. Иногда полезно предположить, что они не ответили не потому, что они были плохими, а потому, что ваше электронное письмо не было достаточно убедительным, чтобы спровоцировать немедленные действия.

Прочтите нашу статью «Как писать лучшие последующие электронные письма после отсутствия ответа: советы и примеры».

Вывод

В среднем человек тратит около одиннадцати секунд на чтение электронной почты. Если вы хотите, чтобы вас услышали, постарайтесь сразу перейти к делу, избегая клише в деловой переписке, таких как «В соответствии с нашим разговором», «Просто уточняю», «Надеюсь, это письмо вас заинтересует», «Не стесняйтесь обращаться ко мне». », и многое другое. И помните, каждое электронное письмо не должно быть шедевром, оно должно выполнять свою функцию.