終極遠程工作溝通指南

1.遠程改變你的日常生活
2. 遠程工作溝通到底有多難
3. 為什麼您的遠程工作通信需要電子郵件簽名
4. 電子郵件簽名作為對外溝通的營銷渠道

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Zoom-企業視頻通訊工具
3. G Suite - 企業版 Gmail、文檔、雲端硬盤、日曆、Meet 等
4. Slack - 具有許多功能和集成的公司信使
5. ProofHub - 一種遠程工作工具

無論您多麼喜歡或不喜歡遠程工作，我們所有人都處於同樣的境地。 由於不再由您決定從哪里工作，因此很難適應新的工作和生活方式。

對於一個專門的開發團隊來說尤其如此，如果他們是第一次開始在這個領域工作，那麼有必要更清楚地考慮通過遠程訪問的通信連接。

來源：9gag

雖然您可能會以自己的方式獲得一些樂趣，但與工作相關的事情並不那麼靈活。 尤其適用於遠程商務通信。 因此，現在是組織所有渠道進行有效溝通的時候了。 例如，創建專業的電子郵件簽名、設置 Google Meet 通話或聊天等。

但在您這樣做之前，請確保其他遠程工作變量已完美調整。 讓我們一起逐步解決問題。

遠程改變你的日常生活

突然不得不開始在家工作可能會給您帶來巨大的壓力。 一開始您可能沒有註意到，但遠程工作與常規的辦公室工作有很大不同。

• 時間管理

通常，我們所有人都會遵循一個非常有計劃的例程。 早上喝杯咖啡，慢跑，上班，和同事閒聊，等等。 理解它不會像那樣幾個月是很難的。

所以，我建議盡可能地堅持你的這個時間表。 您可以在家鍛煉身體，通過視頻聊天與同事交談等。

必要的事情是使向遠程工作的過渡變得輕鬆而順利。 不要跳入完全不同的時間管理習慣。 從長期來看，它可能會以巨大的壓力告終。

另外，請記住，一天中效率最高的時間是上午 9 點到下午 12 點。 所以，設置一個在線計時器，並嘗試在這 3 個小時內做最重要的事情。

也留點時間休息。 無論是在白天還是在您完成工作時。 每小時放鬆幾分鐘是可以的。 尤其是當你不能通過在他的辦公室拜訪傑克來做到這一點時。

至於晚上的例行公事，請確保您知道工作時間何時結束。 遠程工作的最大問題之一是家庭和辦公室的合併。 如果你的大腦知道晚上 7 點之後總是休息和家庭時間，它會更有效率。

• 更新您的工作區

當你安排好你的時間後，看看你在下一個未知的時間段裡將要坐在哪裡。 它可能看起來不像那樣，但在家裡創造一個舒適的工作場所是至關重要的。

以下是您需要的最重要的東西：

• 專用辦公桌和舒適的椅子
• 相當隱蔽的空間
• 具有良好 VPN 的強大 Wi-Fi 連接。
• 適當的照明
• 耳機
• 咖啡機和小吃。 不要過度使用它:)
• 所有想法的筆記本
• 讓您感到平靜和舒適的小設計元素（家庭照片、植物或其他桌面裝飾）。

但是，如果您願意，請更換座位。 隔離期間很難一直呆在同一個地方。 因此，在會議期間坐在扶手椅上，或者在觀看教育視頻時坐在沙發上。

一般來說，讓您的工作空間舒適。 不要認為如果它是臨時的，你不需要額外的努力來安排它。 即使是在沉悶的辦公桌上坐在堅固的椅子上工作幾天，也可能會影響身心健康。

遠程工作溝通到底有多困難

遠程工作確實會影響公司外部和內部的溝通。

來源：緩衝區

正如您從圖表中看到的，溝通是遠程工作工作中最大的困難。 如果這對於通常在家工作的人來說很難，那麼對於那些習慣於辦公室日常工作的人來說就更難了。

遠程工作時，您需要調整業務溝通的不同方面。 讓我們來談談他們中的每一個。

• 股東大會

無論是日常站立會議還是專門討論，您都不能再在會議室裡這樣做了。 因此，在方便的電話會議應用程序中通過雲電話系統安排這些會議非常重要。

這是一個簡短的清單：

• 事先與與會者討論最佳會議時間。
• 創建日曆約會並邀請您的所有隊友。
• 為會議創建一個專用鏈接/虛擬會議室，以便人們輕鬆找到它。
• 提醒人們有關會議的信息。 此外，某些日曆約會可能會成為垃圾郵件，因此請記住這一點。

每次會議都這樣做很重要。 適當的組織將幫助您和您的同事調整一切時間。 並且不要忘記決定整個公司將使用的遠程工作通信工具。

資料來源：設施執行

• 任務討論

您不能只在休息時間與開發人員討論所需的功能。 您可以如何組織此過程有不同的變體。 無論您選擇哪一個，確保它適合每個人和問題。 他們來了：

• 使用任務管理軟件進行討論。 如果您仍然不使用 Trello 或 Jira，那麼隔離確實是開始這樣做的時候了。 在黑板上的專用卡片中討論每項任務感覺自然而明顯。
• 在 Slack 或您用於通信的任何其他軟件中創建特定頻道。 如果您要添加大量功能或想要將 SEO 渠道與內容營銷分開，請使用不同的聊天組。
• 隨時隨地安排視頻會議。 如果有太多的事情要和很多人討論，沒有比這更好的方法了。 例如，使用 Google 日曆。

• ＃隨機的

使用 Slack 的人都知道，默認設置了一個名為“#random”的頻道。 在隔離期間，任何人都可以進行一些與工作無關的交流。

用於分享想法或發送一些表情包的專用頻道將幫助所有團隊發洩情緒並更好地進行社交。

除此之外，每週與每個人組織一次電話會議，只是為了開玩笑和談論任何事情。 在封鎖期間，這真的很有幫助。

你甚至可以在白天不時打電話給 Jeff 或 Jessica 來模仿辦公室廚房談話。 或者你可以在網上一起吃午飯。

• 那次會議真的是一封電子郵件嗎？

長期以來，一直有一個關於長時間毫無意義的會議的模因，你猜，可能是電子郵件。 撇開玩笑不談，有些人低估了電子郵件溝通的力量。 問題可能是缺乏一致性和智能使用。

來源：惡意婦女

此外，外部交流通常僅限於電子郵件。 所以，這也是完善這個渠道的另一個原因。

無論您要向誰發送電子郵件，請遵循一些規則。

• 使您的主題行具體而清晰。 將其限制為最多 6-8 個單詞。
• 使用稱呼。 只是為了友好。
• 不要讓身體太長。 只提及基本的東西。 畢竟，有聊天應用可以問弗蘭克他今天過得怎麼樣。
• 如果您添加任何附件，請在正文中提及它們，以免丟失任何內容。
• 使用電子郵件簽名進行內部和外部通信。 這就是事情變得有趣的地方，所以讓我們徹底討論一下。

為什麼您的遠程工作通信需要電子郵件簽名

“最好的問候，來自市場部的莫妮卡。”

您的同事是否足以了解他們從誰那裡收到了一封電子郵件？ 如果您的公司少於 10 人，可能，是的。 如果你在 15 個不同的部門有 300 多人與你一起工作，那就沒有那麼多了。

而且，三個字不足以讓收件人注意到簽名。 他們將不得不在電子郵件中查找。 當然，不會超過兩秒鐘，但接收方可能會分心。

所有這些事情都是微不足道的。 但是，當每天要回复 10、20、100 封電子郵件時，每一分鐘都很重要。

平均而言，人們每天發送大約 40 封電子郵件。 其中很多都在公司內部。 隨著每個人都切換到遙控器，這個數字會變得更大。

為確保每封電子郵件不僅被打開而且被回复，您需要實施專業的企業電子郵件簽名。

• 如何為所有員工設置電子郵件簽名

為了消除任何誤解並使電子郵件通信盡可能直觀，公司內部的所有電子郵件簽名都應相似。

然而，讓人們根據品牌指南創建自己的簽名幾乎是不可能的。 因此，您需要一個電子郵件簽名管理軟件。

集中管理意味著為整個公司或每個部門設置電子郵件簽名模板。 然後，管理員可以將此模板發送給他們的同事，以便他們填寫自己的姓名、職位和一些聯繫數據。

除此之外，電子郵件簽名管理工具可讓您構建高質量的設計 HTML 簽名。 因此，您可以添加號召性用語按鈕和社交媒體圖標。 這些簽名在每個電子郵件客戶端或每個設備上看起來都是一樣的。

例如，Newoldstamp 電子郵件簽名生成器允許創建單獨的部門並使用編輯器設置主電子郵件簽名（所有員工的模板）。

來源：newoldstamp

主電子郵件簽名可能如下所示。 當您的同事收到安裝簽名的電子郵件時，他們只需更新您允許他們訪問的字段。

來源：newoldstamp

為您的同事創建響應式電子郵件簽名模板需要幾分鐘時間。 他們本可以花費的時間比這要多得多。

電子郵件簽名作為外部溝通的營銷渠道

如果您以前一直在使用電子郵件簽名進行外部通信，那麼您就會知道出於各種原因它的好處。 提高電子郵件回复率、增加個性化、提高品牌知名度、獲得更多轉化等等。

電子郵件簽名營銷被稱為最具成本效益和轉化率的渠道之一。

由於幾乎全世界都處於隔離狀態，我的預測是人們會更頻繁地打開電子郵件。 打開率的提高非常棒，但是如果您希望您的活動取得成功，那就意味著更多的努力。

• 在數百封電子郵件中脫穎而出

一旦你讓收件人打開你的電子郵件，你就沒有太多時間來吸引他們的注意力了。 包含人們可能需要了解的有關您的所有信息的電子郵件簽名是可以防止點擊離開的事情之一。

這些是一個好的電子郵件簽名設計的要點：

• 您的全名、公司和職位。 以便收件人知道您是誰。
• 人們可以使用所有聯繫方式與您取得聯繫。 電子郵件、電話號碼、Skype ID 等。
• 與您的公司相關聯的社交媒體圖標。 這將為您的收件人節省一些手動查找這些內容的時間。 當然，您可能會獲得更多關注者。
• 營銷元素，例如 CTA 按鈕和橫幅。 這是使用電子郵件簽名營銷的 80% 的原因。 您可以宣傳您的博客，讓人們了解銷售情況，幫助他們與您取得聯繫等。

來源：newoldstamp

如果您想了解有關創建和使用電子郵件簽名的更多信息，請查看“終極指南：如何充分利用您的企業電子郵件簽名”。

如果使用得當且有效，電子郵件簽名可以幫助您在隔離期間改善內部和外部溝通。 由於電子郵件是最商業化的聯繫方式，人們會經常使用它（現在不再提供實時會議）。

結論

對我們中的許多人來說，遠程工作很困難。 尤其是當環境迫使你這樣做的時候。 這就是為什麼讓您的遠程體驗盡可能流暢非常重要的原因。

由於在線交流實際上是唯一可用的交流方式，因此您應該為自己提供方便和舒適的交流方式。 我希望上面提到的一些技巧可以幫助你和你的同事克服焦慮，讓這種體驗變得更容易一些。

保持身體健康，不要驚慌，待在家裡。 並使您的遠程工作成為生活中的愉快體驗。