الدليل النهائي لاتصالات العمل عن بعد

1. تغيير روتينك اليومي على جهاز التحكم عن بعد
2. ما مدى صعوبة اتصال العمل عن بُعد حقًا
3. لماذا يحتاج اتصال العمل عن بُعد إلى توقيع بريد إلكتروني
4. توقيعات البريد الإلكتروني كقناة تسويق للاتصال الخارجي

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. Zoom- أداة اتصال فيديو المؤسسة
3. G Suite - Gmail والمستندات و Drive والتقويم و Meet والمزيد للأعمال
4. سلاك - رسول شركة مع الكثير من الميزات والتكامل
5. ProofHub - أداة واحدة للعمل عن بعد

بغض النظر عن مدى إعجابك أو عدم إعجابك بالعمل عن بُعد ، فنحن جميعًا في نفس الموقف هنا. نظرًا لأنه لم يعد الأمر متروكًا لك لاتخاذ قرار من مكان العمل ، فقد يكون من الصعب حقًا التكيف مع العمل وأسلوب الحياة الجديد.

هذا ينطبق بشكل خاص على فريق التطوير المخصص ، إذا بدأوا العمل في هذا المجال لأول مرة ، فمن الضروري التفكير بشكل أكثر وضوحًا في اتصال الاتصال من خلال الوصول عن بُعد.

المصدر: 9gag

بينما قد تستمتع ببعض المرح بطريقتك الخاصة ، فإن الأشياء المتعلقة بالعمل ليست بهذه المرونة. خاصة للاتصالات التجارية عن بعد. لذا فقد حان الوقت لتنظيم جميع القنوات للتواصل بكفاءة. على سبيل المثال ، أنشئ توقيع بريد إلكتروني احترافيًا ، وقم بإعداد مكالمات Google Meet أو الدردشات ، وما إلى ذلك.

ولكن قبل القيام بذلك ، تأكد من ضبط متغيرات العمل عن بُعد الأخرى بشكل مثالي. دعونا نفرز الأمور معًا تدريجيًا.

تغيير روتينك اليومي على جهاز التحكم عن بعد

قد يكون الاضطرار إلى بدء العمل فجأة من المنزل ضغطًا كبيرًا على عقلك. قد لا تلاحظ ذلك في البداية ، لكن العمل عن بُعد يختلف كثيرًا عن صخب العمل المعتاد في المكتب.

• إدارة الوقت

عادة ما يكون هناك روتين مجدول إلى حد كبير نتبعه جميعًا. فنجان من القهوة في الصباح ، والركض قليلاً ، والذهاب إلى العمل ، والدردشة الصغيرة مع زميل ، وما إلى ذلك. من الصعب فهم أنه لن يكون على هذا النحو لبضعة أشهر.

لذا ، فإنني أنصح بالالتزام بجدولك هذا بقدر ما تستطيع. يمكنك القيام ببعض التمارين في المنزل ، والتحدث إلى الزميل عبر محادثات الفيديو ، وما إلى ذلك.

الشيء الضروري هو جعل الانتقال إلى العمل عن بعد أمرًا سهلاً وسلسًا. لا تقفز إلى عادات مختلفة تمامًا لإدارة الوقت. على المدى الطويل من الحجر الصحي ، قد ينتهي بضغط كبير.

تذكر أيضًا أن أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم هي من الساعة 9 صباحًا حتى الساعة 12 ظهرًا. لذا ، اضبط مؤقتًا على الإنترنت وحاول القيام بأهم الأشياء في هذه الساعات الثلاث.

اترك بعض الوقت للراحة كذلك. سواء أثناء النهار وعند الانتهاء من العمل. لا بأس في الاسترخاء لبضع دقائق كل ساعة. خاصة عندما لا يمكنك فعل ذلك من خلال زيارة جاك في غرفة مكتبه.

أما بالنسبة للروتين المسائي فتأكد من معرفة موعد انتهاء العمل. واحدة من أكبر مشاكل العمل عن بعد هي دمج المنزل والمكتب. إذا كان عقلك يعلم أنه دائمًا ما يكون وقت الراحة والعائلة بعد الساعة 7 مساءً ، فسيكون أكثر إنتاجية.

• تحديث مساحة العمل الخاصة بك

نظرًا لأنك قد قمت بترتيب وقتك بشكل صحيح ، انظر إلى المكان الذي توشك على الجلوس فيه لفترة زمنية غير معروفة. قد لا يبدو الأمر كذلك ، لكن إنشاء مكان عمل مريح في المنزل أمر بالغ الأهمية.

إليك أهم الأشياء التي تحتاجها:

• مكتب مخصص وكرسي مريح
• مساحة هادئة ومنعزلة
• اتصال Wi-Fi قوي مع شبكة VPN جيدة.
• الإضاءة المناسبة
• سماعات الرأس
• صانع القهوة والوجبات الخفيفة. لا تفرط في استخدامها :)
• دفتر لجميع الأفكار
• عناصر تصميم صغيرة تجعلك تشعر بالهدوء والراحة (صور عائلية أو نباتات أو ديكورات مكتبية أخرى).

ولكن إذا كنت ترغب في ذلك ، قم بتغيير المقعد. من الصعب البقاء في نفس المكان طوال الوقت أثناء الحجر الصحي. لذا ، اجلس على كرسي بذراعين أثناء الاجتماع أو اذهب إلى الكنبة عندما تشاهد مقطع فيديو تعليميًا.

بشكل عام ، اجعل مساحة عملك مريحة. لا تعتقد أنه إذا كان الأمر مؤقتًا ، فلن تحتاج إلى بذل جهد إضافي في ترتيبه. حتى بضعة أيام من العمل في مكتب ممل على كرسي صلب قد يؤثر على الصحة الجسدية والعقلية.

ما مدى صعوبة اتصال العمل عن بعد حقًا

يؤثر العمل عن بعد على الاتصالات ، سواء الخارجية أو داخل الشركة.

المصدر: المخزن المؤقت

كما ترى من الرسم البياني ، فإن الاتصال هو أكبر صراع لوظائف العمل عن بعد. وإذا كان الأمر بهذه الصعوبة بالنسبة للأشخاص الذين يعملون عادة من المنزل ، فسيزداد الأمر صعوبة بالنسبة لأولئك الذين اعتادوا على العمل الروتيني في المكتب.

هناك جوانب مختلفة لاتصالات الأعمال تحتاج إلى تعديلها عند العمل عن بُعد. دعونا نتحدث عن كل منهم.

• اجتماعات عامة

سواء كان الأمر يتعلق بوقفة يومية أو مناقشة مخصصة ، لا يمكنك فعل ذلك في غرفة الاجتماعات بعد الآن. لذلك ، من المهم حقًا جدولة هذه الاجتماعات عبر نظام هاتف سحابي في تطبيق مناسب للمكالمات الجماعية.

فيما يلي قائمة مرجعية مختصرة:

• ناقش أفضل وقت للاجتماع مع الحاضرين مسبقًا.
• قم بإنشاء موعد تقويم ودعوة جميع زملائك في الفريق.
• أنشئ رابطًا مخصصًا / غرفة افتراضية للاجتماع ، حتى لا يواجه الأشخاص صعوبة في العثور عليها.
• ذكّر الناس بالاجتماعات. أيضًا ، قد تنتقل بعض مواعيد التقويم إلى البريد العشوائي ، لذا ضع ذلك في الاعتبار.

من المهم أن تفعل ذلك في كل اجتماع لديك. سيساعدك التنظيم السليم أنت وزملاؤك على ضبط الوقت لكل شيء. ولا تنسَ اتخاذ قرار بشأن أداة اتصال العمل عن بُعد التي ستستخدمها الشركة بأكملها.

المصدر: منشأة تنفيذية

• مناقشات المهام

لا يمكنك فقط مناقشة الميزة المطلوبة مع مطوريك أثناء استراحة القهوة. هناك أشكال مختلفة لكيفية تنظيم هذه العملية. بغض النظر عن الشخص الذي تختاره ، تأكد من أنه يناسب الجميع والمشكلة. ها هم:

• استخدم برنامج إدارة المهام للمناقشات. إذا كنت لا تزال لا تستخدم Trello أو Jira ، فإن الحجر الصحي هو حقًا الوقت المناسب لبدء القيام بذلك. تبدو مناقشة كل مهمة في بطاقتها المخصصة على السبورة أمرًا طبيعيًا وواضحًا.
• قم بإنشاء قنوات محددة في Slack أو أي برنامج آخر تستخدمه للتواصل. إذا كانت لديك وظيفة ضخمة لإضافة قناة تحسين محركات البحث (SEO) أو ترغب في فصلها عن تسويق المحتوى ، فافعل ذلك مع مجموعات دردشة مختلفة.
• ترتيب اجتماعات مؤتمر الفيديو أثناء التنقل. إذا كان هناك الكثير من الأشياء لمناقشتها مع الكثير من الناس ، فلا توجد طريقة أفضل من ذلك. على سبيل المثال ، استخدم تقويم Google.

• #عشوائي

أولئك الذين يستخدمون Slack يعلمون أن هناك قناة تسمى "#random" يتم تعيينها افتراضيًا. أثناء الحجر الصحي ، يمكن لأي شخص استخدام القليل من الاتصالات غير المتعلقة بالعمل.

ستساعد القناة المخصصة المستخدمة لمشاركة الأفكار أو إرسال بعض الميمات جميع الفريق في إطلاق العنان والتواصل الاجتماعي بشكل أفضل.

بصرف النظر عن ذلك ، قم بتنظيم مكالمات أسبوعية مع الجميع لمجرد المزاح والتحدث عن أي شيء. أثناء الإغلاق ، إنه مفيد حقًا.

يمكنك حتى الاتصال بـ Jeff أو Jessica من وقت لآخر خلال اليوم لتقليد محادثات مطبخ المكتب. أو يمكنكم تناول الغداء معًا عبر الإنترنت.

• هل يمكن أن يكون هذا الاجتماع في الواقع رسالة بريد إلكتروني؟

لطالما كان هناك ميم يدور حول الاجتماعات الطويلة التي لا طائل من ورائها والتي ، كما خمنت ، يمكن أن تكون رسائل بريد إلكتروني. بغض النظر عن النكات ، يستخف بعض الناس بقوة التواصل عبر البريد الإلكتروني. قد تكمن المشكلة في عدم الاتساق والاستخدام الذكي.

المصدر: maliciouswomenco

علاوة على ذلك ، عادةً ما يقتصر الاتصال الخارجي على البريد الإلكتروني فقط. لذا ، فهو سبب آخر لإتقان هذه القناة.

أيًا كان الشخص الذي سترسل إليه بريدًا إلكترونيًا ، اتبع بعض القواعد.

• اجعل موضوعك محددًا وواضحًا. حددها بحد أقصى 6-8 كلمات.
• استخدم التحية. فقط لأكون ودودًا.
• لا تجعل الجسم طويلا جدا. اذكر فقط الأشياء الأساسية. بعد كل شيء ، هناك تطبيقات دردشة تسأل فرانك كيف كان يومه.
• إذا قمت بإضافة أي مرفقات ، فذكرها في الجسم ، حتى لا يضيع شيء.
• استخدم توقيع البريد الإلكتروني للتواصل الداخلي والخارجي. هذا هو المكان الذي تصبح فيه الأشياء مثيرة للاهتمام ، لذلك دعونا نناقشها بدقة.

لماذا يحتاج اتصال العمل عن بُعد إلى توقيع بريد إلكتروني

"مع أطيب التحيات ، مونيكا من قسم التسويق."

هل يكفي أن يفهم زميلك من تلقوا بريدًا إلكترونيًا؟ إذا كان لدى شركتك أقل من 10 أشخاص ، فربما يكون ذلك صحيحًا. إذا كان لديك أكثر من 300 شخص يعملون معك في 15 قسمًا مختلفًا ، فليس كثيرًا.

علاوة على ذلك ، لا تكفي ثلاث كلمات لجعل المستلم يلاحظ التوقيع. سيتعين عليهم البحث عنها في البريد الإلكتروني. بالطبع ، لن يستغرق الأمر أكثر من ثانيتين ، لكن الجانب المتلقي قد يتشتت.

كل هذه الأشياء صغيرة حقًا. ولكن عندما يتعلق الأمر بالرد على 10 ، 20 ، 100 رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، فإن كل دقيقة مهمة.

في المتوسط ​​، يرسل الأشخاص حوالي 40 بريدًا إلكترونيًا كل يوم. كثير من هؤلاء داخل الشركة. ويزداد هذا الرقم كثيرًا مع تحول الجميع إلى جهاز التحكم عن بُعد.

للتأكد من عدم فتح كل بريد إلكتروني فحسب ، بل يتم الرد عليه أيضًا ، يلزمك تنفيذ توقيع بريد إلكتروني احترافي للشركة.

• كيفية إعداد توقيعات البريد الإلكتروني لجميع الموظفين

من أجل القضاء على أي سوء فهم وجعل التواصل عبر البريد الإلكتروني بديهيًا قدر الإمكان ، يجب أن تكون جميع توقيعات البريد الإلكتروني متشابهة داخل الشركة.

ومع ذلك ، يكاد يكون من المستحيل جعل الأشخاص ينشئون توقيعهم الخاص وفقًا لإرشادات العلامة التجارية. لذلك ، أنت بحاجة إلى برنامج إدارة توقيع البريد الإلكتروني.

تعني الإدارة المركزية إعداد قالب توقيع بريد إلكتروني للشركة بأكملها أو لكل قسم. بعد ذلك ، يمكن للمسؤول إرسال هذا القالب إلى زملائه ، حتى يتمكنوا من ملء أسمائهم ومناصبهم وبعض بيانات الاتصال.

بصرف النظر عن ذلك ، تتيح لك أدوات إدارة توقيع البريد الإلكتروني إنشاء توقيعات HTML مصممة بجودة عالية. لذلك ، يمكنك إضافة أزرار الحث على اتخاذ إجراء وأيقونات الوسائط الاجتماعية. ستبدو هذه التوقيعات متشابهة في كل عميل بريد إلكتروني أو على كل جهاز.

على سبيل المثال ، يسمح مُنشئ توقيع البريد الإلكتروني Newoldstamp بإنشاء أقسام منفصلة وإعداد توقيع بريد إلكتروني رئيسي (قالب لجميع الموظفين) باستخدام محرر.

المصدر: newoldstamp

يمكن أن يبدو توقيع البريد الإلكتروني الرئيسي هكذا. عندما يتلقى زملاؤك بريدًا إلكترونيًا لتثبيت التوقيع ، سيحتاجون فقط إلى تحديث الحقول التي سمحت لهم بذلك.

المصدر: newoldstamp

يستغرق الأمر بضع دقائق لإنشاء قالب توقيع بريد إلكتروني سريع الاستجابة لزملائك. والوقت الذي كان من الممكن أن يقضوه سيكلف أكثر من ذلك بكثير.

توقيعات البريد الإلكتروني كقناة تسويق للاتصال الخارجي

إذا كنت تستخدم توقيع بريد إلكتروني للاتصال الخارجي من قبل ، فأنت تعلم مدى فائدته لأسباب مختلفة. زيادة معدل استجابة البريد الإلكتروني ، وإضافة التخصيص ، وزيادة الوعي بالعلامة التجارية ، والحصول على المزيد من التحويلات ، وما إلى ذلك.

يُطلق على تسويق توقيع البريد الإلكتروني إحدى القنوات الأكثر فعالية من حيث التكلفة وتحويلها.

نظرًا لأن جميع أنحاء العالم تقريبًا في الحجر الصحي ، فإن توقعاتي هي أن الناس سيفتحون رسائل البريد الإلكتروني في كثير من الأحيان. تعد زيادة معدل الفتح أمرًا رائعًا ، ولكن إذا كنت تريد أن تنجح حملاتك ، فاستلزم بذل المزيد من الجهد.

• التميز في مئات رسائل البريد الإلكتروني

بمجرد حصولك على مستلم لفتح بريدك الإلكتروني ، ليس هناك الكثير من الوقت الذي يجب أن تلفت انتباهه. توقيع البريد الإلكتروني الذي يحتوي على كل شيء قد يحتاج الشخص إلى معرفته عنك هو أحد الأشياء التي يمكن أن تمنع النقر بعيدًا.

هذه هي أساسيات تصميم توقيع بريد إلكتروني لطيف:

• اسمك الكامل وشركتك ومنصبك. حتى يعرف المرسل إليه من أنت.
• جميع تفاصيل الاتصال التي يمكن للأشخاص استخدامها للتواصل معك. البريد الإلكتروني ورقم الهاتف ومعرف Skype وما إلى ذلك.
• أيقونات وسائل التواصل الاجتماعي مرتبطة بشركتك. سيوفر المستلمون بعض الوقت في البحث عن هؤلاء يدويًا. وبالطبع قد تحصل على المزيد من المتابعين.
• عناصر التسويق ، مثل أزرار الحث على الشراء واللافتات. هذا هو 80٪ سبب استخدام تسويق توقيع البريد الإلكتروني. يمكنك الترويج لمدونتك ، وإعلام الأشخاص بالبيع ، ومساعدتهم على الاتصال بك ، وما إلى ذلك.

المصدر: newoldstamp

إذا كنت تريد معرفة المزيد حول إنشاء واستخدام توقيعات البريد الإلكتروني ، فتحقق من "الدليل النهائي: كيفية تحقيق أقصى استفادة من توقيعات البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري."

إذا تم استخدامها بشكل صحيح وفعال ، يمكن أن تساعدك توقيعات البريد الإلكتروني على تحسين الاتصال الداخلي والخارجي أثناء العزل. نظرًا لأن البريد الإلكتروني هو أكثر الطرق التجارية للتواصل ، فسيستخدمه الأشخاص كثيرًا (الآن لم تعد الاجتماعات المباشرة متاحة).

استنتاج

العمل عن بعد صعب بالنسبة للكثيرين منا. خاصة عندما تجبرك الظروف على ذلك. هذا هو السبب في أهمية جعل تجربتك عن بُعد بأكبر قدر ممكن من السلاسة.

نظرًا لأن الاتصال عبر الإنترنت هو النوع الوحيد المتاح عمليًا ، يجب أن تجعله مناسبًا ومريحًا لنفسك. آمل أن تساعدك بعض النصائح المذكورة أعلاه أنت وزملاءك في التغلب على القلق وتجعل هذه التجربة أسهل قليلاً.

حافظ على صحتك ، لا داعي للذعر ، ابق في المنزل. واجعل عملك عن بعد تجربة ممتعة في الحياة.