Ghidul suprem de comunicare la distanță

1. Schimbarea rutinei zilnice de pe telecomandă
2. Cât de dificilă este cu adevărat comunicarea la distanță
3. De ce comunicarea dvs. de lucru la distanță are nevoie de o semnătură de e-mail
4. Semnăturile de e-mail ca canal de marketing pentru comunicarea externă

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Zoom- Instrument de comunicare video pentru întreprinderi
3. G Suite - Gmail, Docs, Drive, Calendar, Meet și multe altele pentru afaceri
4. Slack - Mesager de companie cu o mulțime de funcții și integrări
5. ProofHub - Un instrument pentru lucrul de la distanță

Indiferent cât de mult vă place sau nu vă place să lucrați de la distanță, toți suntem în aceeași situație aici. Deoarece nu mai depinde de dvs. să decideți de unde să lucrați, poate fi foarte greu să vă adaptați la un nou stil de muncă și de viață.

Acest lucru este valabil mai ales pentru o echipă de dezvoltare dedicată , dacă încep să lucreze în acest domeniu pentru prima dată, atunci este necesar să se gândească mai clar la conexiunea de comunicare prin acces la distanță.

sursa: 9gag

Deși s-ar putea să te distrezi în felul tău, lucrurile legate de muncă nu sunt atât de flexibile. Mai ales pentru comunicarea de afaceri la distanță. Așadar, este timpul să organizăm toate canalele pentru a comunica eficient. De exemplu, creați o semnătură de e-mail profesională, configurați apeluri sau chat-uri Google Meet etc.

Dar înainte de a face asta, asigurați-vă că alte variabile de lucru la distanță sunt ajustate perfect. Să rezolvăm treptat lucrurile împreună.

Schimbându-ți rutina zilnică de pe telecomandă

Dintr-o dată, să începi să lucrezi de acasă ar putea fi un stres enorm pentru mintea ta. S-ar putea să nu observați acest lucru la început, dar munca de la distanță este mult diferită de agitația obișnuită de la birou.

• De gestionare a timpului

De obicei, există o rutină destul de programată pe care o urmăm cu toții. O ceașcă de cafea dimineața, un mic alergat, a ajunge la serviciu, o mică discuție cu un coleg și așa mai departe. Este greu să înțelegi că nu va fi așa timp de câteva luni.

Așadar, vă sfătuiesc să vă respectați pe cât puteți de acest program al dumneavoastră. Puteți face niște antrenament acasă, puteți vorbi cu colegul prin chat-uri video etc.

Lucrul necesar este să faci tranziția la lucrul de la distanță ușoară și ușoară. Nu sari in obiceiuri total diferite de gestionare a timpului. Pe termen lung de carantină, se poate termina cu un stres enorm.

De asemenea, rețineți că cel mai productiv moment al zilei este între orele 9:00 și 12:00. Așadar, setează un cronometru online și încearcă să faci cele mai importante lucruri în aceste 3 ore.

Lăsați puțin timp și pentru odihnă. Atât ziua, cât și când termini de lucru. Este în regulă să te relaxezi câteva minute la fiecare oră. Mai ales când nu poți face asta vizitându-l pe Jack în camera lui de birou.

În ceea ce privește rutina de seară, asigură-te că știi când se termină timpul de lucru. Una dintre cele mai mari probleme ale lucrului la distanță este îmbinarea dintre acasă și birou. Dacă creierul tău știe că este întotdeauna timp de odihnă și de familie după ora 19, va fi mai productiv.

• Actualizarea spațiului de lucru

Pe măsură ce ți-ai aranjat timpul corespunzător, uită-te la locul în care urmează să stai pentru următoarea perioadă de timp necunoscută. S-ar putea să nu arate așa, dar crearea unui loc de muncă confortabil acasă este crucială.

Iată cele mai importante lucruri de care aveți nevoie:

• Birou dedicat și un scaun confortabil
• Spațiu liniștit și retras
• Conexiune Wi-Fi puternică cu un VPN bun.
• Iluminare adecvată
• Căști
• Filtru de cafea și gustări. Nu-l exagera :)
• Caiet pentru toate ideile
• Mici elemente de design pentru a vă face să vă simțiți calm și confortabil (imagini de familie, plante sau alte decoruri de birou).

Dar dacă ai chef, schimbă scaunul. Este greu să stai tot timpul în același loc în timpul carantinei. Așadar, așezați-vă într-un fotoliu în timpul întâlnirii sau mergeți pe canapea când vizionați un videoclip educațional.

În general, faceți spațiul dvs. de lucru confortabil. Să nu credeți că, dacă este temporar, nu aveți nevoie de un efort suplimentar pentru a-l aranja. Chiar și câteva zile de lucru la un birou plictisitor pe un scaun solid poate afecta atât sănătatea fizică, cât și cea mentală.

Cât de dificilă este comunicarea la distanță

Munca la distanță afectează comunicarea, atât externă, cât și din interiorul companiei.

sursa: tampon

După cum vedeți din grafic, comunicarea este cea mai mare luptă a joburilor de la distanță. Și dacă este atât de greu pentru cei care lucrează de obicei de acasă, devine și mai greu pentru cei obișnuiți cu rutina de birou.

Există diferite aspecte ale comunicării în afaceri pe care trebuie să le ajustați atunci când lucrați de la distanță. Să vorbim despre fiecare dintre ele.

• Adunări generale

Fie că este vorba de un stand-up zilnic sau de o discuție dedicată, nu mai poți face asta în sala de ședințe. Prin urmare, este foarte important să programați aceste întâlniri printr-un sistem de telefonie în cloud într-o aplicație convenabilă pentru apeluri conferință.

Iată o scurtă listă de verificare:

• Discutați în prealabil cel mai bun moment de întâlnire cu participanții.
• Creează o întâlnire în calendar și invită toți colegii tăi.
• Creați un link/ sală virtuală dedicată pentru întâlnire, astfel încât oamenii să nu aibă probleme în a o găsi.
• Amintiți-le oamenilor despre întâlniri. De asemenea, unele întâlniri din calendar ar putea ajunge la spam, așa că rețineți asta.

Este important să faceți acest lucru pentru fiecare întâlnire pe care o aveți. Organizarea corectă vă va ajuta pe dvs. și pe colegii dvs. să ajustați timpul pentru orice. Și nu uitați să decideți asupra instrumentului de comunicare de lucru la distanță pe care îl va folosi întreaga companie.

sursa: facilitate executive

• Discuții despre sarcini

Nu puteți discuta doar despre caracteristica dorită cu dezvoltatorii dvs. în timpul unei pauze de cafea. Există diferite variante ale modului în care puteți organiza acest proces. Indiferent pe care o alegeți, asigurați-vă că se potrivește tuturor și problemei. Aici sunt ei:

• Utilizați software de management al sarcinilor pentru discuții. Dacă tot nu folosești Trello sau Jira, carantina este cu adevărat momentul să începi să faci asta. Discutarea fiecărei sarcini în cardul său dedicat de pe tablă pare naturală și evidentă.
• Creați anumite canale în Slack sau orice alt software pe care îl utilizați pentru comunicare. Dacă aveți o funcționalitate uriașă de adăugat sau doriți să separați canalul SEO de marketingul de conținut, faceți acest lucru cu diferite grupuri de chat.
• Organizați întâlniri de videoconferință din mers. Dacă sunt prea multe lucruri de discutat cu mulți oameni, nu există o modalitate mai bună decât aceasta. De exemplu, utilizați Google Calendar.

• #Aleatoriu

Cei dintre voi care utilizați Slack știu că există un canal numit „#random” setat în mod implicit. În timpul carantinei, oricine ar putea folosi un pic de comunicare care nu este legată de muncă.

Un canal dedicat folosit pentru împărtășirea gândurilor sau trimiterea unor meme-uri va ajuta întreaga echipă să elibereze aburi și să socializeze mai bine.

În afară de asta, organizează apeluri săptămânale cu toată lumea doar pentru a glumi și a vorbi despre orice. În timpul blocării, este foarte util.

Puteți chiar să-l sunați pe Jeff sau pe Jessica din când în când în timpul zilei pentru a imita discuțiile despre bucătărie de birou. Sau puteți lua prânzul împreună online.

• Ar putea acea întâlnire să fi fost de fapt un e-mail?

A existat de mult timp un meme despre întâlniri lungi fără rost, care, ați ghicit, ar fi putut fi e-mailuri. Glume deoparte, unii oameni subestimează puterea comunicării prin e-mail. Problema poate fi lipsa de consecvență și utilizarea inteligentă.

sursa: maliciouswomenco

În plus, comunicarea externă este de obicei limitată doar la e-mail. Deci, este încă un motiv pentru a perfecționa acest canal.

Oricine îi vei trimite un e-mail, urmează câteva reguli.

• Faceți subiectul specific și clar. Limitați-l la maximum 6-8 cuvinte.
• Folosiți salutări. Doar pentru a fi prietenos.
• Nu face corpul prea lung. Menționați doar lucrurile esențiale. La urma urmei, există aplicații de chat pentru a-l întreba pe Frank cum este ziua lui.
• Dacă adăugați atașamente, menționați-le în corp, ca să nu se piardă nimic.
• Utilizați o semnătură de e-mail pentru comunicarea internă și externă. Aici lucrurile devin interesante, așa că haideți să discutăm pe larg.

De ce comunicarea dvs. de lucru la distanță are nevoie de o semnătură de e-mail

„Cu cele mai bune salutări, Monica de la Marketing.”

Este suficient ca colegul tău să înțeleagă de la cine a primit un e-mail? Dacă compania ta are mai puțin de 10 oameni, probabil, da. Dacă ai mai mult de 300 de oameni care lucrează cu tine în 15 departamente diferite, nu atât.

Mai mult, trei cuvinte nu sunt suficiente pentru a-l face pe destinatar să observe semnătura. Ei vor trebui să-l caute în e-mail. Desigur, nu va dura mai mult de două secunde, dar partea care primește ar putea fi distrasă.

Toate aceste lucruri sunt cu adevărat minore. Dar când ajunge să răspunzi la 10, 20, 100 de e-mailuri zilnic, fiecare minut contează.

În medie, oamenii trimit aproximativ 40 de e-mailuri în fiecare zi. Mulți dintre aceștia se află în interiorul companiei. Și acest număr crește mult mai mult odată cu trecerea tuturor la telecomandă.

Pentru a vă asigura că fiecare e-mail nu este doar deschis, ci și răspuns, trebuie să implementați o semnătură profesională de e-mail corporativă.

• Cum să configurați semnăturile de e-mail pentru toți angajații

Pentru a elimina orice neînțelegere și pentru a face comunicarea prin e-mail cât mai intuitivă posibil, toate semnăturile de e-mail ar trebui să fie similare în interiorul companiei.

Cu toate acestea, este aproape imposibil să-i faci pe oameni să-și creeze propria semnătură în conformitate cu liniile directoare ale mărcii. Deci, aveți nevoie de un software de gestionare a semnăturilor de e-mail.

Managementul central înseamnă configurarea unui șablon de semnătură de e-mail pentru întreaga companie sau pentru fiecare departament. Apoi, administratorul poate trimite acest șablon colegilor, astfel încât aceștia să-și completeze numele, funcțiile și unele date de contact.

În afară de aceasta, instrumentele de gestionare a semnăturilor de e-mail vă permit să construiți semnături HTML proiectate de înaltă calitate. Deci, puteți adăuga butoane de îndemn și pictograme pentru rețelele sociale. Aceste semnături vor arăta la fel în fiecare client de e-mail sau pe fiecare dispozitiv.

De exemplu, generatorul de semnături de e-mail Newoldstamp permite crearea de departamente separate și configurarea unei semnături master de e-mail (șablon pentru toți angajații) cu un editor.

sursa: newoldstamp

Semnătura principală de e-mail poate arăta astfel. Când colegii dvs. primesc un e-mail pentru a instala semnătura, vor trebui doar să actualizeze câmpurile pe care le-ați permis să le facă.

sursa: newoldstamp

Este nevoie de câteva minute pentru a crea un șablon de semnătură de e-mail receptiv pentru colegii tăi. Iar timpul pe care l-ar fi putut petrece ar costa mult mai mult decât atât.

Semnăturile de e-mail ca canal de marketing pentru comunicarea externă

Dacă ați mai folosit o semnătură de e-mail pentru comunicare externă, știți cât de benefică este aceasta din diverse motive. Creșterea ratei de răspuns la e-mail, adăugarea de personalizare, creșterea gradului de cunoaștere a mărcii, obținerea de mai multe conversii și așa mai departe.

Marketingul pentru semnături prin e-mail este numit unul dintre cele mai eficiente din punct de vedere al costurilor și canale de conversie.

Deoarece aproape toată lumea este în carantină, prognoza mea este că oamenii vor deschide mai des e-mailurile. Creșterea ratei de deschidere este extraordinară, dar dacă doriți ca campaniile dvs. să aibă succes, implicați mai mult efort.

• Se remarcă în sute de e-mailuri

Odată ce ați făcut ca un destinatar să vă deschidă e-mailul, nu mai aveți mult timp pentru a-i atrage atenția. O semnătură de e-mail care conține tot ceea ce o persoană ar putea avea nevoie să știe despre tine este unul dintre lucrurile care pot împiedica clicurile.

Acestea sunt elementele esențiale ale unui design frumos de semnătură de e-mail:

• Numele dvs. complet, compania și funcția dvs. Pentru ca destinatarul să știe cine sunteți.
• Toate datele de contact pe care oamenii le pot folosi pentru a vă contacta. E-mail, număr de telefon, ID Skype etc.
• Pictogramele rețelelor sociale legate de compania dvs. Îți va economisi destinatarilor ceva timp în căutarea acestora manual. Și, desigur, s-ar putea să obțineți mai mulți adepți.
• Elemente de marketing, cum ar fi butoanele CTA și bannere. Acesta este în proporție de 80% motivul pentru a utiliza marketingul pentru semnături prin e-mail. Poți să-ți promovezi blogul, să anunți oamenii despre o vânzare, să-i ajuți să ia legătura cu tine etc.

sursa: newoldstamp

Dacă doriți să aflați mai multe despre crearea și utilizarea semnăturilor de e-mail, consultați „Ghidul final: Cum să profitați la maximum de semnăturile de e-mail de afaceri”.

Dacă sunt utilizate corect și eficient, semnăturile de e-mail vă pot ajuta să îmbunătățiți atât comunicarea internă, cât și externă în timpul carantinei. Deoarece e-mailul este cel mai business mod de a intra în contact, oamenii îl vor folosi foarte mult (acum că întâlnirile live nu mai sunt disponibile).

Concluzie

Lucrul de la distanță este dificil pentru mulți dintre noi. Mai ales când circumstanțele te obligă să faci asta. De aceea, este extrem de important să vă faceți experiența la distanță cât mai fluidă.

Deoarece comunicarea online este practic singurul tip de comunicare disponibil, ar trebui să o faceți convenabilă și confortabilă pentru dvs. Sper că unele dintre sfaturile menționate mai sus vă vor ajuta pe dvs. și pe colegii dvs. să depășiți anxietatea și să ușureze puțin această experiență.

Păstrează-te sănătos, nu te panica, stai acasă. Și faceți din munca de la distanță o experiență plăcută în viață.