究極のリモートワークコミュニケーションガイド

1.リモートでの日常業務の変更
2.リモートワークコミュニケーションが実際にどれほど難しいか
3.リモートワーク通信に電子メール署名が必要な理由
4.外部コミュニケーションのマーケティングチャネルとしての電子メール署名

便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.ズーム-エンタープライズビデオコミュニケーションツール
3. G Suite-ビジネス向けのGmail、ドキュメント、ドライブ、カレンダー、Meetなど
4.Slack-多くの機能と統合を備えた企業メッセンジャー
5.ProofHub-リモートワーク用の1つのツール

リモートでの作業がどれほど好きでも嫌いでも、ここでは私たち全員が同じ状況にあります。 どこで働くかを決めるのはもはやあなた次第ではないので、新しい仕事やライフスタイルに適応するのは本当に難しいかもしれません。

これは特に専任の開発チームに当てはまります。彼らがこの分野で初めて働き始める場合は、リモートアクセスを介した通信接続についてより明確に考える必要があります。

ソース：9gag

自分なりの楽しみがあるかもしれませんが、仕事に関連することはそれほど柔軟ではありません。 特にリモートビジネスコミュニケーション用。 したがって、効率的に通信するためにすべてのチャネルを編成する時期が来ています。 たとえば、プロのメール署名を作成したり、GoogleMeetの通話やチャットを設定したりします。

ただし、その前に、他のリモートワーク変数が完全に調整されていることを確認してください。 少しずつ一緒に整理していきましょう。

リモートでの日常業務の変更

突然、自宅で仕事を始めなければならないことは、あなたの心に大きなストレスになるかもしれません。 最初は気付かないかもしれませんが、リモートワークは通常のオフィスベースの喧騒とは大きく異なります。

• 時間管理

通常、私たち全員が従うかなりスケジュールされたルーチンがあります。 朝のコーヒー、ちょっとしたジョギング、仕事への行き方、同僚とのちょっとしたおしゃべりなど。 数ヶ月はそうならないことを理解するのは難しいです。

ですから、できる限りこのスケジュールを守ることをお勧めします。 自宅でトレーニングをしたり、ビデオチャットで同僚と話したりすることができます。

必要なことは、リモートでの作業への移行を簡単かつスムーズにすることです。 まったく異なる時間管理の習慣に飛び込まないでください。 長期的な検疫では、大きなストレスに終わる可能性があります。

また、1日の最も生産的な時間は午前9時から午後12時までであることを忘れないでください。 したがって、オンラインタイマーを設定し、この3時間で最も重要なことを実行してみてください。

休憩のためにも少し時間を取ってください。 日中と仕事を終えたときの両方。 1時間ごとに数分間くつろいでも大丈夫です。 特にあなたが彼の事務室でジャックを訪問することによってそれをすることができないとき。

夕方の日課については、作業時間がいつ終了するかを確認してください。 在宅勤務の最大の問題の1つは、自宅とオフィスの統合です。 午後7時以降は常に休息と家族の時間であることを脳が知っていれば、生産性が向上します。

• ワークスペースを更新する

時間を適切に調整したら、次の未知の期間、どこに座ろうとしているのかを見てください。 そのようには見えないかもしれませんが、自宅で快適な職場を作ることが重要です。

必要なものは次のとおりです。

• 専用デスクと快適な椅子
• かなり人里離れた空間
• 良好なVPNを備えた強力なWi-Fi接続。
• 適切な照明
• ヘッドホン
• コーヒーメーカーとスナック。 使いすぎないでください:)
• すべてのアイデアのためのノート
• 落ち着いて快適に過ごせる小さなデザイン要素（家族の写真、植物、その他の机の装飾）。

ただし、気になる場合は座席を変更してください。 検疫中、常に同じ場所にいることは困難です。 したがって、会議中は肘掛け椅子に座るか、教育用ビデオを見ているときはソファに行きます。

一般的に、ワークスペースを快適にします。 それが一時的なものである場合、それを配置するのに余分な努力を必要としないとは思わないでください。 頑丈な椅子の鈍い机で数日働いても、心身の健康に影響を与える可能性があります。

在宅勤務のコミュニケーションは本当に難しい

リモートワークは、社内外のコミュニケーションに影響を与えます。

ソース：バッファ

グラフからわかるように、コミュニケーションはリモートワークの仕事の最大の苦労です。 そして、普段家で仕事をしている人にとってはそれが難しいとすれば、日常のオフィスに慣れている人にとってはさらに難しくなります。

リモートで作業するときに調整する必要があるビジネスコミュニケーションのさまざまな側面があります。 それぞれについて話しましょう。

• 総会

毎日のスタンドアップであろうと専用のディスカッションであろうと、会議室ではもうそれを行うことはできません。 したがって、便利な電話会議アプリでクラウド電話システムを介してこれらの会議をスケジュールすることが非常に重要です。

簡単なチェックリストは次のとおりです。

• 事前に出席者と最適な会議時間を話し合ってください。
• カレンダーの予定を作成し、すべてのチームメートを招待します。
• 会議専用のリンク/仮想ルームを作成して、人々が問題なく見つけられるようにします。
• 会議について人々に思い出させます。 また、一部のカレンダーの予定はスパムになる可能性があるため、この点に注意してください。

開催する会議ごとにこれを行うことが重要です。 適切な組織は、あなたとあなたの同僚がすべての時間を調整するのに役立ちます。 そして、会社全体が使用する予定のリモートワークコミュニケーションツールを決定することを忘れないでください。

出典：facilityexecutive

• タスクディスカッション

コーヒーブレイク中に開発者と目的の機能について話し合うことはできません。 このプロセスを整理する方法にはさまざまなバリエーションがあります。 どちらを選択しても、それがすべての人と問題に適合することを確認してください。 どうぞ：

• 議論のためにタスク管理ソフトウェアを使用してください。 それでもTrelloまたはJiraを使用しない場合は、検疫が実際に使用を開始する時期です。 ボード上の専用カードで各タスクについて話し合うことは、自然で明白なことです。
• Slackまたは通信に使用するその他のソフトウェアで特定のチャネルを作成します。 SEOチャネルをコンテンツマーケティングから追加したり、分離したりするための巨大な機能がある場合は、さまざまなチャットグループを使用してください。
• 外出先でビデオ会議を手配します。 多くの人と話し合うことが多すぎる場合、これよりも良い方法はありません。 たとえば、Googleカレンダーを使用します。

• ＃ランダム

Slackを使用している人は、デフォルトで「#random」という名前のチャネルが設定されていることを知っています。 検疫中は、仕事に関係のないコミュニケーションをだれでも使用できます。

考えを共有したり、ミームを送信したりするために使用される専用チャネルは、すべてのチームが蒸気を出し、より良い社交を行うのに役立ちます。

それとは別に、冗談を言ったり、何かについて話したりするために、みんなと毎週電話をかけましょう。 ロックダウンの間、それは本当に役に立ちます。

日中は時々ジェフやジェシカに電話して、オフィスのキッチンの話を真似ることもできます。 または、オンラインで一緒に昼食をとることもできます。

• その会議は実際にメールだったのでしょうか？

あなたが推測したように、電子メールであったかもしれない長い無意味な会議についてのミームが長い間回っていました。 冗談はさておき、一部の人々は電子メール通信の力を過小評価しています。 問題は、一貫性とスマートな使用法の欠如である可能性があります。

ソース：悪意のある女性

さらに、外部通信は通常、電子メールのみに制限されています。 したがって、このチャネルを完成させるもう1つの理由があります。

メールを送信する相手は、いくつかのルールに従ってください。

• 件名を具体的かつ明確にします。 最大6〜8ワードに制限します。
• 敬礼を使用します。 ただ友好的であるために。
• 体を長くしすぎないでください。 重要なことだけに言及してください。 結局のところ、フランクに彼の一日はどうであるかを尋ねるチャットアプリがあります。
• 添付ファイルを追加する場合は、何も失われないように、本文にそれらを記載してください。
• 内部および外部のコミュニケーションには電子メールの署名を使用します。 ここがおもしろいところなので、よく話し合いましょう。

在宅勤務のコミュニケーションに電子メールの署名が必要な理由

「よろしくお願いします。マーケティングのモニカ。」

同僚が誰からメールを受け取ったかを理解するだけで十分ですか？ あなたの会社の人数が10人未満の場合は、おそらくそうです。 15の異なる部門で300人以上が一緒に働いている場合、それほど多くはありません。

さらに、受信者に署名を認識させるには、3つの単語では不十分です。 彼らは電子メールでそれを探す必要があります。 もちろん、2秒以上かかることはありませんが、受信側が気を散らす可能性があります。

これらはすべて本当にマイナーなものです。 しかし、毎日10、20、100通の電子メールに返信する場合は、毎分が重要です。

平均して、人々は毎日約40通の電子メールを送信します。 それらの多くは社内にあります。 そして、この数は、誰もがリモートに切り替えると、はるかに大きくなります。

各電子メールが開かれるだけでなく、返信されることを確認するには、専門的な企業の電子メール署名を実装する必要があります。

• すべての従業員の電子メール署名を設定する方法

誤解を排除し、電子メールのコミュニケーションを可能な限り直感的にするために、すべての電子メールの署名は社内で類似している必要があります。

ただし、ブランドガイドラインに従って人々に独自の署名を作成させることはほとんど不可能です。 したがって、電子メールの署名管理ソフトウェアが必要です。

一元管理とは、会社全体またはすべての部門の電子メール署名テンプレートを設定することを意味します。 次に、管理者はこのテンプレートを同僚に送信して、名前、役職、および連絡先データを入力できるようにします。

それとは別に、電子メール署名管理ツールを使用すると、高品質の設計されたHTML署名を作成できます。 そのため、行動を促すフレーズのボタンやソーシャルメディアのアイコンを追加できます。 これらの署名は、すべての電子メールクライアントまたはすべてのデバイスで同じように見えます。

たとえば、Newoldstamp電子メール署名ジェネレーターを使用すると、個別の部門を作成し、エディターを使用してマスター電子メ​​ール署名（すべての従業員用のテンプレート）を設定できます。

ソース：newoldstamp

マスターメールの署名は次のようになります。 同僚が署名をインストールするための電子メールを受信すると、同僚はあなたが許可したフィールドを更新するだけで済みます。

ソース：newoldstamp

同僚向けのレスポンシブメール署名テンプレートを作成するには、数分かかります。 そして、彼らが費やすことができたはずの時間は、それよりもはるかに多くの費用がかかるでしょう。

外部コミュニケーションのマーケティングチャネルとしての電子メール署名

以前に外部通信に電子メール署名を使用したことがある場合は、さまざまな理由でそれがどれほど有益であるかをご存知でしょう。 メールの応答率の向上、パーソナライズの追加、ブランド認知度の向上、コンバージョンの増加など。

電子メール署名マーケティングは、最も費用効果が高く、変換チャネルの1つに選ばれています。

ほぼすべての世界が検疫中であるため、私の予測では、人々はより頻繁に電子メールを開くようになるでしょう。 オープンレートの増加は素晴らしいですが、キャンペーンを成功させたい場合は、より多くの努力を意味します。

• 何百ものメールで目立つ

受信者にメールを開いてもらうと、受信者の注意を引く時間はあまりありません。 人があなたについて知る必要があるかもしれないすべてを含む電子メールの署名は、クリックするのを防ぐことができるものの1つです。

これらは、優れた電子メール署名デザインの要点です。

• あなたの氏名、会社、役職。 受取人があなたが誰であるかを知るために。
• 人々があなたと連絡を取るために使用できるすべての連絡先の詳細。 メール、電話番号、SkypeIDなど。
• あなたの会社にリンクされているソーシャルメディアのアイコン。 これにより、受信者がこれらを手動で探す時間を節約できます。 そしてもちろん、あなたはより多くのフォロワーを得るかもしれません。
• CTAボタンやバナーなどのマーケティング要素。 これが、電子メール署名マーケティングを使用する理由の80％です。 あなたはあなたのブログを宣伝したり、人々にセールについて知らせたり、彼らがあなたと連絡を取るのを手伝ったりすることができます。

ソース：newoldstamp

電子メール署名の作成と使用について詳しく知りたい場合は、「究極のガイド：ビジネスの電子メール署名を最大限に活用する方法」を確認してください。

電子メールの署名を適切かつ効率的に使用すると、検疫中の内部通信と外部通信の両方を改善できます。 電子メールは連絡を取るための最もビジネス的な方法であるため、人々はそれを頻繁に使用します（ライブ会議は利用できなくなりました）。

結論

私たちの多くにとって、リモートでの作業は困難です。 特に状況があなたにそうすることを強いるとき。 そのため、リモートエクスペリエンスを可能な限りスムーズにすることが非常に重要です。

オンラインコミュニケーションは実際に利用できる唯一の種類のコミュニケーションであるため、自分にとって便利で快適なものにする必要があります。 上記のヒントのいくつかが、あなたとあなたの同僚が不安を克服し、この経験を少し簡単にするのに役立つことを願っています。

健康を保ち、慌てず、家にいてください。 そして、あなたのリモートワークを人生で楽しい経験にしてください。