La guida definitiva alla comunicazione del lavoro a distanza

1. Cambiare la tua routine quotidiana sul telecomando
2. Quanto è davvero difficile la comunicazione di lavoro a distanza
3. Perché la tua comunicazione di lavoro a distanza necessita di una firma e-mail
4. Firme e-mail come canale di marketing per la comunicazione esterna

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Strumento di videocomunicazione Zoom-Enterprise
3. G Suite: Gmail, Documenti, Drive, Calendar, Meet e altro per le aziende
4. Slack - Messenger aziendale con molte funzionalità e integrazioni
5. ProofHub - Uno strumento per il lavoro a distanza

Non importa quanto ti piace o non ti piace lavorare in remoto, qui siamo tutti nella stessa situazione. Poiché non spetta più a te decidere dove lavorare, può essere davvero difficile adattarsi a un nuovo lavoro e stile di vita.

Ciò è particolarmente vero per un team di sviluppo dedicato , se stanno iniziando a lavorare in questo settore per la prima volta, è necessario pensare più chiaramente alla connessione di comunicazione tramite accesso remoto.

fonte: 9gag

Anche se puoi divertirti un po' a modo tuo, le cose relative al lavoro non sono così flessibili. Soprattutto per la comunicazione aziendale a distanza. Quindi, è giunto il momento di organizzare tutti i canali per comunicare in modo efficiente. Ad esempio, crea una firma email professionale, configura chiamate o chat di Google Meet, ecc.

Ma prima di farlo, assicurati che le altre variabili di lavoro a distanza siano regolate perfettamente. Risolviamo gradualmente le cose insieme.

Cambiare la tua routine quotidiana sul telecomando

Improvvisamente dover iniziare a lavorare da casa potrebbe essere un enorme stress per la tua mente. All'inizio potresti non notarlo, ma il lavoro a distanza è molto diverso dal normale trambusto dell'ufficio.

• Gestione del tempo

Di solito c'è una routine praticamente programmata che tutti noi seguiamo. Una tazza di caffè al mattino, un po' di jogging, andare al lavoro, chiacchierare con un collega e così via. Capire che non sarà così per un paio di mesi è difficile.

Quindi, ti consiglio di attenerti a questo tuo programma il più possibile. Puoi fare un po' di allenamento a casa, parlare con il collega tramite chat video, ecc.

La cosa necessaria è rendere il passaggio al lavoro da remoto facile e agevole. Non saltare in abitudini di gestione del tempo totalmente diverse. A lungo termine, la quarantena potrebbe finire in un enorme stress.

Inoltre, ricorda che l'ora più produttiva della giornata è dalle 9:00 alle 12:00. Quindi, imposta un timer online e prova a fare le cose più importanti in queste 3 ore.

Lascia anche un po' di tempo per riposare. Sia durante il giorno che quando finisci di lavorare. Va bene rilassarsi per qualche minuto ogni ora. Soprattutto quando non puoi farlo visitando Jack nella sua stanza dell'ufficio.

Per quanto riguarda la routine serale, assicurati di sapere quando finisce l'orario di lavoro. Uno dei maggiori problemi con il lavoro a distanza è l'unione di casa e ufficio. Se il tuo cervello sa che è sempre tempo di riposo e di famiglia dopo le 19:00, sarà più produttivo.

• Aggiornare il tuo spazio di lavoro

Quando hai organizzato correttamente il tuo tempo, guarda dove stai per sederti per il prossimo periodo di tempo sconosciuto. Potrebbe non sembrare così, ma creare un ambiente di lavoro confortevole a casa è fondamentale.

Ecco le cose più importanti di cui hai bisogno:

• Scrivania dedicata e una sedia comoda
• Locale tranquillo e appartato
• Forte connessione Wi-Fi con una buona VPN.
• Illuminazione adeguata
• Cuffia
• Macchina per il caffè e snack. Non abusarne :)
• Taccuino per tutte le idee
• Piccoli elementi di design per farti sentire calmo e a tuo agio (foto di famiglia, piante o altri decori da scrivania).

Ma se ne hai voglia, cambia il sedile. È difficile stare sempre nello stesso posto durante la quarantena. Quindi, siediti su una poltrona durante la riunione o vai sul divano quando guardi un video educativo.

In generale, rendi confortevole il tuo spazio di lavoro. Non pensare che se è temporaneo non hai bisogno di ulteriori sforzi per organizzarlo. Anche pochi giorni di lavoro su una scrivania noiosa su una sedia solida possono influire sulla salute fisica e mentale.

Quanto è davvero difficile la comunicazione del lavoro a distanza

Il lavoro a distanza influisce sulla comunicazione, sia esterna che interna all'azienda.

fonte: tampone

Come si vede dal grafico, la comunicazione è la più grande lotta dei lavori a distanza. E se è così difficile per le persone che di solito lavorano da casa, diventa ancora più difficile per coloro che sono abituati alla routine dell'ufficio.

Ci sono diversi aspetti della comunicazione aziendale che devi adattare quando lavori in remoto. Parliamo di ciascuno di essi.

• Assemblee generali

Che si tratti di uno stand-up quotidiano o di una discussione dedicata, non puoi più farlo nella sala riunioni. Pertanto, è davvero importante programmare queste riunioni su un sistema telefonico cloud in una comoda app per chiamate in conferenza.

Ecco una breve lista di controllo:

• Discutere in anticipo l'orario migliore per la riunione con i partecipanti.
• Crea un appuntamento in calendario e invita tutti i tuoi compagni di squadra.
• Crea un link/sala virtuale dedicato per la riunione, in modo che le persone non abbiano problemi a trovarlo.
• Ricorda alle persone le riunioni. Inoltre, alcuni appuntamenti del calendario potrebbero finire nello spam, quindi tienilo a mente.

È importante farlo per ogni incontro che hai. Una corretta organizzazione aiuterà te e i tuoi colleghi a regolare il tempo per tutto. E non dimenticare di decidere lo strumento di comunicazione del lavoro a distanza che l'intera azienda utilizzerà.

fonte: facilityexecutive

• Discussioni sui compiti

Non puoi semplicemente discutere della funzionalità desiderata con i tuoi sviluppatori durante una pausa caffè. Esistono diverse varianti di come organizzare questo processo. Non importa quale scegli, assicurati che si adatti a tutti e al problema. Eccoli:

• Utilizzare il software di gestione delle attività per le discussioni. Se ancora non usi Trello o Jira, la quarantena è davvero il momento di iniziare a farlo. Discutere ogni compito nella sua carta dedicata sul tabellone sembra naturale e ovvio.
• Crea canali specifici in Slack o in qualsiasi altro software che utilizzi per la comunicazione. Se hai un'enorme funzionalità da aggiungere o desideri separare il canale SEO dal marketing dei contenuti, fallo con diversi gruppi di chat.
• Organizza riunioni di videoconferenza in movimento. Se ci sono troppe cose di cui discutere con molte persone, non c'è modo migliore di questo. Ad esempio, utilizza Google Calendar.

• #a caso

Quelli di voi che usano Slack sanno che esiste un canale chiamato '#random' impostato per impostazione predefinita. Durante la quarantena chiunque potrebbe utilizzare un po' di comunicazione non lavorativa.

Un canale dedicato utilizzato per condividere pensieri o inviare alcuni meme aiuterà tutto il team a sfogarsi e socializzare meglio.

A parte questo, organizza chiamate settimanali con tutti solo per scherzare e parlare di qualsiasi cosa. Durante il lockdown è davvero utile.

Puoi anche chiamare Jeff o Jessica di tanto in tanto durante il giorno per imitare i discorsi in cucina in ufficio. Oppure potresti pranzare insieme online.

• Quell'incontro potrebbe essere stato davvero un'e-mail?

C'è stato a lungo un meme in giro su lunghe riunioni inutili che, hai indovinato, avrebbero potuto essere e-mail. Scherzi a parte, alcune persone sottovalutano il potere della comunicazione e-mail. Il problema potrebbe essere la mancanza di coerenza e di utilizzo intelligente.

fonte: malizioseco

Inoltre, la comunicazione esterna è generalmente limitata alla sola posta elettronica. Quindi, è un altro motivo per perfezionare questo canale.

A chi invierai un'e-mail, segui alcune regole.

• Rendi la tua riga dell'oggetto specifica e chiara. Limitalo a un massimo di 6-8 parole.
• Usa i saluti. Solo per essere amichevole.
• Non allungare troppo il corpo. Menziona solo le cose essenziali. Dopotutto, ci sono app di chat per chiedere a Frank come è la sua giornata.
• Se aggiungi degli allegati, menzionali nel corpo, in modo che nulla vada perso.
• Utilizzare una firma e-mail per le comunicazioni interne ed esterne. È qui che le cose si fanno interessanti, quindi discutiamone a fondo.

Perché la tua comunicazione di lavoro a distanza ha bisogno di una firma e-mail

"Cordiali saluti, Monica del marketing."

È sufficiente che il tuo collega capisca da chi ha ricevuto un'e-mail? Se la tua azienda ha meno di 10 persone, probabilmente sì. Se hai più di 300 persone che lavorano con te in 15 dipartimenti diversi, non tanto.

Inoltre, non bastano tre parole per far notare la firma al destinatario. Dovranno cercarlo nell'e-mail. Naturalmente, non ci vorranno più di due secondi, ma il lato ricevente potrebbe distrarsi.

Tutte queste cose sono davvero minori. Ma quando si arriva a rispondere a 10, 20, 100 e-mail al giorno, ogni minuto conta.

In media, le persone inviano circa 40 e-mail ogni giorno. Molti di questi sono all'interno dell'azienda. E questo numero cresce molto con tutti che passano al telecomando.

Per assicurarti che ogni e-mail non sia solo aperta, ma anche a cui sia stata data risposta, è necessario implementare una firma e-mail aziendale professionale.

• Come impostare le firme e-mail per tutti i dipendenti

Per eliminare qualsiasi malinteso e rendere la comunicazione e-mail il più intuitiva possibile, tutte le firme e-mail dovrebbero essere simili all'interno dell'azienda.

Tuttavia, è quasi impossibile costringere le persone a creare la propria firma secondo le linee guida del marchio. Quindi, hai bisogno di un software di gestione delle firme e-mail.

Gestione centralizzata significa impostare un modello di firma e-mail per l'intera azienda o per ogni reparto. Quindi, l'amministratore può inviare questo modello ai propri colleghi, in modo che possano inserire i loro nomi, posizioni e alcuni dati di contatto.

Oltre a ciò, gli strumenti di gestione delle firme e-mail ti consentono di creare firme HTML progettate di alta qualità. Quindi, puoi aggiungere pulsanti di invito all'azione e icone dei social media. Queste firme avranno lo stesso aspetto in ogni client di posta elettronica o su ogni dispositivo.

Ad esempio, il generatore di firme e-mail Newoldstamp consente di creare reparti separati e impostare una firma e-mail principale (modello per tutti i dipendenti) con un editor.

fonte: newoldstamp

La firma dell'e-mail principale può assomigliare a questa. Quando i tuoi colleghi ricevono un'e-mail per installare la firma, dovranno solo aggiornare i campi a cui consenti loro.

fonte: newoldstamp

Sono necessari alcuni minuti per creare un modello di firma e-mail reattivo per i tuoi colleghi. E il tempo che avrebbero potuto spendere sarebbe costato molto di più.

Firme e-mail come canale di marketing per la comunicazione esterna

Se hai già utilizzato una firma e-mail per comunicazioni esterne, sai quanto è vantaggioso per vari motivi. Aumentare il tasso di risposta alle e-mail, aggiungere personalizzazione, aumentare la consapevolezza del marchio, ottenere più conversioni e così via.

Il marketing delle firme e-mail è considerato uno dei canali più convenienti e di conversione.

Poiché quasi tutto il mondo è in quarantena, la mia previsione è che le persone apriranno le e-mail più spesso. L'aumento del tasso di apertura è fantastico, ma se vuoi che le tue campagne abbiano successo, implica uno sforzo maggiore.

• Distinguersi in centinaia di e-mail

Una volta che un destinatario apre la tua email, non hai molto tempo per attirare la sua attenzione. Una firma e-mail che contiene tutto ciò che una persona potrebbe aver bisogno di sapere su di te è una delle cose che può impedire di fare clic.

Questi sono gli elementi essenziali di un bel design della firma e-mail:

• Il tuo nome completo, azienda e posizione. In modo che il destinatario sappia chi sei.
• Tutti i dettagli di contatto che le persone possono utilizzare per mettersi in contatto con te. Email, numero di telefono, ID Skype, ecc.
• Icone dei social media collegate alla tua azienda. Farà risparmiare ai tuoi destinatari un po' di tempo cercandoli manualmente. E, naturalmente, potresti ottenere più follower.
• Elementi di marketing, come pulsanti e banner CTA. Questo è l'80% del motivo per utilizzare il marketing delle firme e-mail. Puoi promuovere il tuo blog, far conoscere alle persone una vendita, aiutarle a mettersi in contatto con te, ecc.

fonte: newoldstamp

Se vuoi saperne di più sulla creazione e l'utilizzo di firme e-mail, controlla "Guida definitiva: come ottenere il massimo dalle firme e-mail aziendali".

Se utilizzate in modo corretto ed efficiente, le firme e-mail possono aiutarti a migliorare la comunicazione interna ed esterna durante la quarantena. Poiché l'e-mail è il modo più commerciale per entrare in contatto, le persone la useranno molto (ora che le riunioni dal vivo non sono più disponibili).

Conclusione

Lavorare da remoto è difficile per molti di noi. Soprattutto quando le circostanze ti obbligano a farlo. Ecco perché rendere la tua esperienza remota il più agevole possibile è estremamente importante.

Poiché la comunicazione online è praticamente l'unico tipo di comunicazione disponibile, dovresti renderla comoda e comoda per te stesso. Spero che alcuni dei suggerimenti sopra menzionati aiuteranno te e i tuoi colleghi a superare l'ansia e rendere questa esperienza un po' più semplice.

Mantieniti in salute, niente panico, resta a casa. E rendi il tuo lavoro a distanza un'esperienza piacevole nella vita.