Kompletny przewodnik po komunikacji w pracy zdalnej

1. Zmiana codziennej rutyny na pilocie
2. Jak trudna jest komunikacja w pracy zdalnej
3. Dlaczego komunikacja w pracy zdalnej wymaga podpisu w wiadomości e-mail?
4. Podpisy e-mail jako kanał marketingowy komunikacji zewnętrznej

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Narzędzie do komunikacji wideo Zoom-Enterprise
3. G Suite – Gmail, Dokumenty, Dysk, Kalendarz, Meet i nie tylko dla firm
4. Slack - komunikator firmowy z wieloma funkcjami i integracjami
5. ProofHub - Jedno narzędzie do pracy zdalnej

Bez względu na to, jak bardzo lubisz lub nie lubisz pracować zdalnie, wszyscy jesteśmy tutaj w takiej samej sytuacji. Ponieważ decyzja o miejscu pracy nie należy już do Ciebie, przystosowanie się do nowej pracy i stylu życia może być naprawdę trudne.

Dotyczy to w szczególności dedykowanego zespołu deweloperskiego , jeśli po raz pierwszy rozpoczynają pracę w tym obszarze, to należy wyraźniej pomyśleć o połączeniu komunikacyjnym poprzez zdalny dostęp.

źródło: 9gag

Chociaż możesz bawić się na swój sposób, sprawy związane z pracą nie są tak elastyczne. Specjalnie do zdalnej komunikacji biznesowej. Czas więc zorganizować wszystkie kanały, aby skutecznie się komunikować. Na przykład utwórz profesjonalny podpis e-mail, skonfiguruj rozmowy lub czaty w Google Meet itp.

Ale zanim to zrobisz, upewnij się, że inne zmienne dotyczące pracy zdalnej są idealnie dopasowane. Stopniowo uporządkujmy sprawy razem.

Zmiana codziennej rutyny na pilocie

Nagle konieczność rozpoczęcia pracy w domu może być ogromnym stresem dla twojego umysłu. Być może na początku tego nie zauważysz, ale praca zdalna znacznie różni się od zwykłej pracy biurowej.

• Zarządzanie czasem

Zazwyczaj każdy z nas ma zaplanowaną rutynę. Filiżanka kawy rano, mały jogging, dojazd do pracy, mała pogawędka z kolegą i tak dalej. Trudno zrozumieć, że tak nie będzie przez kilka miesięcy.

Dlatego radzę trzymać się tego harmonogramu tak bardzo, jak tylko możesz. Możesz poćwiczyć w domu, porozmawiać z kolegą przez czat wideo itp.

Niezbędne jest, aby przejście do pracy zdalnej było łatwe i płynne. Nie wpadaj w zupełnie inne nawyki związane z zarządzaniem czasem. W dłuższej perspektywie kwarantanny może się to skończyć ogromnym stresem.

Pamiętaj też, że najbardziej produktywna pora dnia to od 9 do 12 wieczorem. Ustaw więc minutnik online i spróbuj zrobić najważniejsze rzeczy w ciągu tych 3 godzin.

Zostaw też trochę czasu na odpoczynek. Zarówno w ciągu dnia, jak i po zakończeniu pracy. Odpręż się przez kilka minut co godzinę. Zwłaszcza jeśli nie możesz tego zrobić odwiedzając Jacka w jego pokoju biurowym.

Jeśli chodzi o rutynę wieczorną, upewnij się, że wiesz, kiedy kończy się czas pracy. Jednym z największych problemów związanych z pracą zdalną jest połączenie domu i biura. Jeśli twój mózg wie, że po 19:00 zawsze jest czas na odpoczynek i rodzinę, będzie bardziej produktywny.

• Aktualizowanie obszaru roboczego

Ponieważ masz już właściwie zaplanowany czas, spójrz na miejsce, w którym będziesz siedzieć przez następny nieznany okres czasu. Może tak nie wyglądać, ale stworzenie wygodnego miejsca pracy w domu ma kluczowe znaczenie.

Oto najważniejsze rzeczy, których potrzebujesz:

• Dedykowane biurko i wygodne krzesło
• Cicha i zaciszna przestrzeń
• Silne połączenie Wi-Fi z dobrą siecią VPN.
• Właściwe oświetlenie
• Słuchawki
• Ekspres do kawy i przekąski. Nie przesadzaj :)
• Notatnik na wszystkie pomysły
• Drobne elementy wystroju, które sprawią, że poczujesz się spokojnie i wygodnie (zdjęcia rodzinne, rośliny lub inne dekoracje na biurko).

Ale jeśli masz na to ochotę, zmień siedzenie. Podczas kwarantanny ciężko jest cały czas przebywać w tym samym miejscu. Usiądź więc w fotelu podczas spotkania lub podejdź do sofy, gdy oglądasz film edukacyjny.

Ogólnie rzecz biorąc, spraw, aby Twoje miejsce pracy było wygodne. Nie myśl, że jeśli jest to tymczasowe, nie potrzebujesz dodatkowego wysiłku w jego zorganizowaniu. Nawet kilkudniowa praca przy nudnym biurku na solidnym krześle może mieć wpływ zarówno na zdrowie fizyczne, jak i psychiczne.

Jak trudna jest komunikacja w pracy zdalnej

Praca zdalna ma wpływ na komunikację, zarówno zewnętrzną, jak i wewnątrz firmy.

źródło: bufor

Jak widać na wykresie, komunikacja jest największym wyzwaniem w pracy zdalnej. A jeśli jest to tak trudne dla osób, które zwykle pracują w domu, to jeszcze trudniejsze dla tych, którzy są przyzwyczajeni do rutyny biurowej.

Istnieją różne aspekty komunikacji biznesowej, które należy dostosować podczas pracy zdalnej. Porozmawiajmy o każdym z nich.

• Walne zebrania

Niezależnie od tego, czy jest to codzienna stand-up, czy dedykowana dyskusja, nie możesz już tego robić w sali konferencyjnej. Dlatego tak ważne jest planowanie tych spotkań przez system telefoniczny w chmurze w wygodnej aplikacji do obsługi połączeń konferencyjnych.

Oto krótka lista kontrolna:

• Przedyskutuj z uczestnikami najlepszy czas spotkania.
• Utwórz spotkanie w kalendarzu i zaproś wszystkich członków zespołu.
• Utwórz dedykowany link/wirtualny pokój na spotkanie, aby ludzie nie mieli problemów ze znalezieniem go.
• Przypomnij ludziom o spotkaniach. Ponadto niektóre spotkania w kalendarzu mogą trafić do spamu, więc miej to na uwadze.

Ważne jest, aby robić to na każdym spotkaniu, które masz. Odpowiednia organizacja pomoże Tobie i Twoim współpracownikom dostosować czas na wszystko. I nie zapomnij zdecydować się na narzędzie do komunikacji zdalnej, z którego będzie korzystać cała firma.

źródło: facilityexecutive

• Dyskusje o zadaniach

Nie możesz po prostu przedyskutować pożądanej funkcji z programistami podczas przerwy na kawę. Istnieją różne warianty organizacji tego procesu. Bez względu na to, który wybierzesz, upewnij się, że pasuje do wszystkich i do problemu. Tutaj są:

• Używaj oprogramowania do zarządzania zadaniami do dyskusji. Jeśli nadal nie używasz Trello ani Jira, kwarantanna to naprawdę dobry moment, aby zacząć to robić. Omówienie każdego zadania na dedykowanej karcie na tablicy jest naturalne i oczywiste.
• Twórz określone kanały w Slacku lub dowolnym innym oprogramowaniu, którego używasz do komunikacji. Jeśli masz ogromną funkcjonalność do dodania lub chcesz oddzielić kanał SEO od content marketingu, zrób to z różnymi grupami czatów.
• Organizuj spotkania wideokonferencji w podróży. Jeśli jest po prostu zbyt wiele rzeczy do omówienia z wieloma ludźmi, nie ma lepszego sposobu niż ten. Na przykład użyj Kalendarza Google.

• #losowy

Ci z Was, którzy korzystają ze Slacka, wiedzą, że domyślnie jest ustawiony kanał o nazwie „#random”. Podczas kwarantanny każdy mógł skorzystać z komunikacji niezwiązanej z pracą.

Dedykowany kanał używany do dzielenia się przemyśleniami lub wysyłania memów pomoże całemu zespołowi uwolnić się od pary i lepiej nawiązać kontakty towarzyskie.

Poza tym organizuj cotygodniowe rozmowy ze wszystkimi, aby żartować i rozmawiać o wszystkim. Podczas blokady jest to naprawdę pomocne.

Możesz nawet zadzwonić do Jeffa lub Jessiki od czasu do czasu w ciągu dnia, aby naśladować rozmowy w biurowej kuchni. Lub możesz zjeść razem lunch online.

• Czy to spotkanie rzeczywiście mogło być e-mailem?

Od dawna krąży mem o długich bezsensownych spotkaniach, które, jak zgadliście, mogły być e-mailami. Żarty na bok, niektórzy ludzie nie doceniają siły komunikacji e-mail. Problemem może być brak spójności i mądrego użytkowania.

źródło: złośliwe kobiety

Ponadto komunikacja zewnętrzna zwykle ogranicza się do poczty elektronicznej. Jest to więc kolejny powód, aby udoskonalić ten kanał.

Bez względu na to, do kogo zamierzasz wysłać wiadomość e-mail, przestrzegaj kilku zasad.

• Postaraj się, aby Twój temat był konkretny i jasny. Ogranicz to do maksymalnie 6-8 słów.
• Używaj pozdrowienia. Tylko po to, żeby być przyjaznym.
• Nie rób zbyt długiego ciała. Wspomnij tylko o najważniejszych rzeczach. W końcu istnieją aplikacje do czatowania, które pytają Franka, jak minął mu dzień.
• Jeśli dodasz jakieś załączniki, wspomnij o nich w treści, aby nic nie zginęło.
• Użyj podpisu e-mail do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. To tutaj robi się ciekawie, więc przedyskutujmy to dokładnie.

Dlaczego komunikacja w pracy zdalnej wymaga podpisu w wiadomości e-mail

„Pozdrawiam, Monica z marketingu.”

Czy wystarczy, aby Twój współpracownik zrozumiał, od kogo dostał e-mail? Jeśli Twoja firma ma mniej niż 10 osób, prawdopodobnie tak. Jeśli masz więcej niż 300 osób pracujących z tobą w 15 różnych działach, nie za bardzo.

Co więcej, trzy słowa nie wystarczą, aby odbiorca zauważył podpis. Będą musieli poszukać tego w e-mailu. Oczywiście nie zajmie to więcej niż dwie sekundy, ale strona odbierająca może się rozproszyć.

Wszystkie te rzeczy są naprawdę drobne. Ale kiedy trzeba codziennie odpowiadać na 10, 20, 100 e-maili, liczy się każda minuta.

Każdego dnia ludzie wysyłają średnio około 40 e-maili. Wiele z nich znajduje się w firmie. A ta liczba znacznie rośnie, gdy wszyscy przestawiają się na pilota.

Aby mieć pewność, że każda wiadomość e-mail jest nie tylko otwierana, ale także odpowiadana, musisz wdrożyć profesjonalny firmowy podpis e-mail.

• Jak skonfigurować podpisy e-mail dla wszystkich pracowników

Aby wyeliminować wszelkie nieporozumienia i uczynić komunikację e-mailową tak intuicyjną, jak to tylko możliwe, wszystkie podpisy e-maili wewnątrz firmy powinny być podobne.

Jednak prawie niemożliwe jest zmuszenie ludzi do stworzenia własnego podpisu zgodnie z wytycznymi marki. Potrzebujesz więc oprogramowania do zarządzania podpisami e-mail.

Centralne zarządzanie oznacza ustawienie szablonu podpisu e-mail dla całej firmy lub każdego działu. Następnie administrator może wysłać ten szablon swoim współpracownikom, aby mogli uzupełnić swoje nazwiska, stanowiska i niektóre dane kontaktowe.

Poza tym narzędzia do zarządzania podpisami e-mail pozwalają na tworzenie wysokiej jakości zaprojektowanych podpisów HTML. Możesz więc dodać przyciski wezwania do działania i ikony mediów społecznościowych. Te podpisy będą wyglądać tak samo w każdym kliencie poczty e-mail lub na każdym urządzeniu.

Na przykład generator podpisów e-mail Newoldstamp umożliwia tworzenie oddzielnych działów i ustawienie głównego podpisu e-mail (szablon dla wszystkich pracowników) za pomocą edytora.

źródło: newoldstamp

Główny podpis e-maila może wyglądać tak. Gdy Twoi współpracownicy otrzymają wiadomość e-mail, aby zainstalować podpis, będą musieli zaktualizować tylko pola, na które im zezwolisz.

źródło: newoldstamp

Utworzenie responsywnego szablonu podpisu e-mail dla współpracowników zajmuje kilka minut. A czas, który mogliby spędzić, kosztowałby znacznie więcej.

Podpisy e-mail jako kanał marketingowy komunikacji zewnętrznej

Jeśli korzystałeś już wcześniej z podpisu w wiadomościach e-mail do komunikacji zewnętrznej, wiesz, jak korzystne jest to z różnych powodów. Zwiększenie współczynnika odpowiedzi na wiadomości e-mail, dodanie personalizacji, zwiększenie świadomości marki, uzyskanie większej liczby konwersji i tak dalej i tak dalej.

Marketing podpisów e-mail jest uważany za jeden z najbardziej opłacalnych i konwertujących kanałów.

Ponieważ prawie cały świat jest objęty kwarantanną, prognozuję, że ludzie będą częściej otwierać wiadomości e-mail. Wzrost współczynnika otwarć jest niesamowity, ale jeśli chcesz, aby Twoje kampanie odniosły sukces, sugeruj większy wysiłek.

• Wyróżniający się w setkach e-maili

Gdy już skłonisz odbiorcę do otwarcia wiadomości e-mail, nie masz zbyt wiele czasu, aby przyciągnąć jego uwagę. Podpis e-mail zawierający wszystko, co dana osoba może potrzebować o tobie wiedzieć, jest jedną z rzeczy, które mogą uniemożliwić kliknięcie.

Oto podstawowe elementy ładnego projektu podpisu e-mail:

• Twoje imię i nazwisko, firma i stanowisko. Aby adresat wiedział, kim jesteś.
• Wszystkie dane kontaktowe, które ludzie mogą wykorzystać, skontaktuj się z Tobą. E-mail, numer telefonu, identyfikator Skype itp.
• Ikony mediów społecznościowych powiązane z Twoją firmą. Zaoszczędzi to Twoim odbiorcom trochę czasu na ich ręczne wyszukiwanie. I oczywiście możesz zdobyć więcej obserwujących.
• Elementy marketingowe, takie jak przyciski CTA i banery. To jest 80% powód, dla którego warto korzystać z marketingu podpisów e-mail. Możesz promować swojego bloga, informować ludzi o wyprzedaży, pomagać im w skontaktowaniu się z Tobą itp.

źródło: newoldstamp

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tworzeniu i używaniu podpisów e-mail, zapoznaj się z „Najlepszym przewodnikiem: Jak najlepiej wykorzystać firmowe podpisy e-mail”.

Prawidłowo i wydajnie używane podpisy e-mail mogą pomóc w usprawnieniu komunikacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej podczas kwarantanny. Ponieważ e-mail jest najbardziej biznesowym sposobem kontaktowania się, ludzie będą go często używać (teraz, gdy spotkania na żywo nie są już dostępne).

Wniosek

Dla wielu z nas praca zdalna jest trudna. Zwłaszcza, gdy okoliczności zmuszają Cię do tego. Dlatego niezwykle ważne jest, aby korzystanie z pilota było tak płynne, jak to tylko możliwe.

Ponieważ komunikacja online jest praktycznie jedynym dostępnym rodzajem komunikacji, powinieneś zadbać o to, aby była ona dla siebie wygodna i wygodna. Mam nadzieję, że niektóre z powyższych wskazówek pomogą Tobie i Twoim współpracownikom przezwyciężyć niepokój i nieco ułatwią to doświadczenie.

Dbaj o zdrowie, nie panikuj, zostań w domu. I spraw, aby praca zdalna była przyjemnym doświadczeniem w życiu.