Panduan Komunikasi Kerja Jarak Jauh Terbaik

1. Mengubah rutinitas harian Anda di remote
2. Betapa sulitnya komunikasi kerja jarak jauh sebenarnya
3. Mengapa komunikasi kerja jarak jauh Anda membutuhkan tanda tangan email
4. Tanda tangan email sebagai saluran pemasaran untuk komunikasi eksternal

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Zoom- Alat komunikasi video perusahaan
3. G Suite - Gmail, Dokumen, Drive, Kalender, Meet, dan lainnya untuk bisnis
4. Slack - Messenger perusahaan dengan banyak fitur dan integrasi
5. ProofHub - Satu alat untuk kerja jarak jauh

Tidak peduli seberapa Anda suka atau tidak suka bekerja dari jarak jauh, kita semua berada dalam situasi yang sama di sini. Karena tidak lagi terserah Anda untuk memutuskan dari mana harus bekerja, itu bisa menjadi sangat sulit untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan dan gaya hidup baru.

Ini terutama berlaku untuk tim pengembangan khusus , jika mereka mulai bekerja di area ini untuk pertama kalinya, maka perlu untuk berpikir lebih jernih tentang koneksi komunikasi melalui akses jarak jauh.

sumber: 9gag

Meskipun Anda mungkin bersenang-senang dengan cara Anda sendiri, hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan tidak begitu fleksibel. Terutama untuk komunikasi bisnis jarak jauh. Jadi, sudah saatnya mengatur semua saluran untuk berkomunikasi secara efisien. Misalnya, membuat tanda tangan email profesional, menyiapkan panggilan atau chat Google Meet, dll.

Tetapi sebelum Anda melakukannya, pastikan variabel kerja jarak jauh lainnya disesuaikan dengan sempurna. Mari kita selesaikan bersama secara bertahap.

Mengubah rutinitas harian Anda di remote

Tiba-tiba harus mulai bekerja dari rumah mungkin membuat pikiran Anda stres. Anda mungkin tidak menyadarinya pada awalnya, tetapi pekerjaan jarak jauh jauh berbeda dari hiruk pikuk kantor biasa.

• Manajemen waktu

Biasanya ada cukup banyak rutinitas terjadwal yang kita semua ikuti. Secangkir kopi di pagi hari, sedikit jogging, berangkat kerja, mengobrol ringan dengan rekan kerja, dan sebagainya. Memahami bahwa itu tidak akan seperti itu selama beberapa bulan itu sulit.

Jadi, saya sarankan untuk tetap berpegang pada jadwal Anda ini sebanyak yang Anda bisa. Anda dapat berolahraga di rumah, berbicara dengan rekan kerja melalui obrolan video, dll.

Hal yang diperlukan adalah membuat transisi ke bekerja dari jarak jauh menjadi mudah dan lancar. Jangan melompat ke dalam kebiasaan manajemen waktu yang sama sekali berbeda. Dalam karantina jangka panjang, itu mungkin berakhir dengan stres besar.

Juga, ingatlah bahwa waktu paling produktif dalam sehari adalah dari jam 9 pagi sampai jam 12 malam. Jadi, atur timer online dan coba lakukan hal terpenting dalam 3 jam ini.

Sisakan waktu untuk istirahat juga. Baik di siang hari maupun saat Anda selesai bekerja. Tidak apa-apa untuk bersantai selama beberapa menit setiap jam. Terutama ketika Anda tidak dapat melakukannya dengan mengunjungi Jack di ruang kantornya.

Sedangkan untuk rutinitas malam, pastikan Anda tahu kapan waktu kerja berakhir. Salah satu masalah terbesar dengan kerja jarak jauh adalah penggabungan rumah dan kantor. Jika otak Anda tahu bahwa selalu istirahat dan waktu keluarga setelah jam 7 malam, itu akan lebih produktif.

• Memperbarui ruang kerja Anda

Saat Anda telah mengatur waktu Anda dengan benar, lihatlah di mana Anda akan duduk untuk jangka waktu yang tidak diketahui berikutnya. Ini mungkin tidak terlihat seperti itu, tetapi menciptakan tempat kerja yang nyaman di rumah sangat penting.

Berikut adalah hal terpenting yang Anda butuhkan:

• Meja khusus dan kursi yang nyaman
• Ruang yang cukup dan terpencil
• Koneksi Wi-Fi yang kuat dengan VPN yang bagus.
• Pencahayaan yang tepat
• headphone
• Pembuat kopi dan makanan ringan. Jangan berlebihan :)
• Buku catatan untuk semua ide
• Elemen desain kecil untuk membuat Anda merasa tenang dan nyaman (gambar keluarga, tanaman, atau dekorasi meja lainnya).

Tapi kalau mau, ganti tempat duduk. Sulit untuk tinggal di tempat yang sama sepanjang waktu selama karantina. Jadi, duduklah di kursi berlengan selama rapat atau pergi ke sofa saat Anda menonton video pendidikan.

Secara umum, buat ruang kerja Anda nyaman. Jangan berpikir kalau hanya sementara tidak perlu usaha ekstra untuk menatanya. Bahkan beberapa hari bekerja di meja yang kusam di kursi yang kokoh dapat memengaruhi kesehatan fisik dan mental.

Betapa sulitnya komunikasi kerja jarak jauh sebenarnya

Pekerjaan jarak jauh memang mempengaruhi komunikasi, baik eksternal maupun di dalam perusahaan.

sumber: buffer

Seperti yang Anda lihat dari grafik, komunikasi adalah perjuangan terbesar dari pekerjaan kerja jarak jauh. Dan jika sulit bagi orang yang biasanya bekerja dari rumah, akan lebih sulit lagi bagi mereka yang terbiasa dengan rutinitas kantor.

Ada berbagai aspek komunikasi bisnis yang perlu Anda sesuaikan saat bekerja dari jarak jauh. Mari kita bicara tentang masing-masing.

• Rapat umum

Baik itu stand-up harian atau diskusi khusus, Anda tidak dapat melakukannya lagi di ruang rapat. Oleh karena itu, sangat penting untuk menjadwalkan pertemuan ini melalui sistem telepon cloud dalam aplikasi panggilan konferensi yang nyaman.

Berikut daftar periksa singkatnya:

• Diskusikan waktu pertemuan terbaik dengan peserta sebelumnya.
• Buat janji temu kalender dan undang semua rekan tim Anda.
• Buat link/ruang virtual khusus untuk rapat, sehingga orang tidak kesulitan menemukannya.
• Ingatkan orang-orang tentang rapat. Juga, beberapa janji kalender mungkin masuk ke spam, jadi ingatlah itu.

Penting untuk melakukan ini untuk setiap pertemuan yang Anda miliki. Organisasi yang tepat akan membantu Anda dan kolega Anda menyesuaikan waktu untuk semuanya. Dan jangan lupa untuk memutuskan alat komunikasi kerja jarak jauh yang akan digunakan seluruh perusahaan.

sumber: fasilitasexecutive

• Diskusi tugas

Anda tidak bisa hanya mendiskusikan fitur yang diinginkan dengan pengembang Anda selama rehat kopi. Ada berbagai varian tentang bagaimana Anda dapat mengatur proses ini. Apa pun yang Anda pilih, pastikan itu cocok untuk semua orang dan masalahnya. Di sini mereka:

• Gunakan perangkat lunak manajemen tugas untuk diskusi. Jika Anda masih tidak menggunakan Trello atau Jira, karantina adalah waktu yang tepat untuk mulai melakukannya. Membahas setiap tugas dalam kartu khusus di papan tulis terasa alami dan jelas.
• Buat saluran tertentu di Slack atau perangkat lunak lain yang Anda gunakan untuk komunikasi. Jika Anda memiliki fungsi besar untuk ditambahkan atau ingin memisahkan saluran SEO dari pemasaran konten, lakukan dengan grup obrolan yang berbeda.
• Atur rapat konferensi video di mana saja. Jika ada terlalu banyak hal untuk didiskusikan dengan banyak orang, tidak ada cara yang lebih baik dari ini. Misalnya, gunakan Google Kalender.

• #acak

Anda yang menggunakan Slack tahu bahwa ada saluran bernama '#random' yang disetel secara default. Selama karantina, siapa pun dapat menggunakan sedikit komunikasi yang tidak terkait dengan pekerjaan.

Saluran khusus yang digunakan untuk berbagi pemikiran atau mengirim beberapa meme akan membantu semua tim mengeluarkan semangat dan bersosialisasi dengan lebih baik.

Selain itu, atur panggilan mingguan dengan semua orang hanya untuk bercanda dan membicarakan apa saja. Selama lockdown, itu sangat membantu.

Anda bahkan dapat menelepon Jeff atau Jessica dari waktu ke waktu di siang hari untuk meniru pembicaraan dapur kantor. Atau Anda bisa makan siang bersama secara online.

• Mungkinkah pertemuan itu benar-benar email?

Sudah lama ada meme yang beredar tentang pertemuan panjang yang sia-sia, yang, menurut Anda, bisa jadi adalah email. Selain lelucon, beberapa orang meremehkan kekuatan komunikasi email. Masalahnya mungkin kurangnya konsistensi dan penggunaan yang cerdas.

sumber: evilwomenco

Apalagi, komunikasi eksternal biasanya terbatas pada email saja. Jadi, ini adalah alasan lain untuk menyempurnakan saluran ini.

Siapa pun yang akan Anda kirimi email, ikuti beberapa aturan.

• Buat baris subjek Anda spesifik dan jelas. Batasi maksimal 6-8 kata.
• Gunakan salam. Hanya untuk bersikap ramah.
• Badan jangan terlalu panjang. Sebutkan hal-hal yang esensial saja. Lagi pula, ada aplikasi obrolan untuk bertanya kepada Frank bagaimana harinya.
• Jika Anda menambahkan lampiran apa pun, sebutkan di badan, sehingga tidak ada yang hilang.
• Gunakan tanda tangan email untuk komunikasi internal dan eksternal. Di sinilah hal-hal menjadi menarik, jadi mari kita bahas secara menyeluruh.

Mengapa komunikasi kerja jarak jauh Anda membutuhkan tanda tangan email

“Hormat kami, Monica dari Pemasaran.”

Apakah cukup bagi kolega Anda untuk memahami dari siapa mereka menerima email? Jika perusahaan Anda memiliki kurang dari 10 orang, mungkin ya. Jika Anda memiliki lebih dari 300 orang yang bekerja dengan Anda di 15 departemen yang berbeda, tidak terlalu banyak.

Selain itu, tiga kata tidak cukup untuk membuat penerima memperhatikan tanda tangannya. Mereka harus mencarinya di email. Tentu saja, ini tidak akan memakan waktu lebih dari dua detik, tetapi pihak penerima mungkin akan terganggu.

Semua hal ini sangat kecil. Tetapi ketika harus menjawab 10, 20, 100 email setiap hari, setiap menit sangat berarti.

Rata-rata, orang mengirim sekitar 40 email setiap hari. Banyak dari mereka berada di dalam perusahaan. Dan jumlah ini tumbuh jauh lebih besar dengan semua orang beralih ke remote.

Untuk memastikan setiap email tidak hanya dibuka tetapi juga dibalas, Anda perlu menerapkan tanda tangan email perusahaan yang profesional.

• Cara mengatur tanda tangan email untuk semua karyawan

Untuk menghilangkan kesalahpahaman dan membuat komunikasi email seintuitif mungkin, semua tanda tangan email harus serupa di dalam perusahaan.

Namun, hampir tidak mungkin membuat orang membuat tanda tangan mereka sendiri sesuai dengan pedoman merek. Jadi, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen tanda tangan email.

Manajemen pusat berarti menyiapkan templat tanda tangan email untuk seluruh perusahaan atau setiap departemen. Kemudian, administrator dapat mengirimkan template ini ke rekan-rekan mereka, sehingga mereka dapat mengisi nama, posisi, dan beberapa data kontak mereka.

Selain itu, alat manajemen tanda tangan email memungkinkan Anda membuat tanda tangan HTML yang dirancang berkualitas tinggi. Jadi, Anda dapat menambahkan tombol ajakan bertindak dan ikon media sosial. Tanda tangan ini akan terlihat sama di setiap klien email atau di setiap perangkat.

Misalnya, generator tanda tangan email Newoldstamp memungkinkan pembuatan departemen terpisah dan menyiapkan tanda tangan email utama (templat untuk semua karyawan) dengan editor.

sumber: newoldstamp

Tanda tangan email master dapat terlihat seperti ini. Saat kolega Anda menerima email untuk menginstal tanda tangan, mereka hanya perlu memperbarui bidang yang Anda izinkan.

sumber: newoldstamp

Dibutuhkan beberapa menit untuk membuat template tanda tangan email yang responsif untuk kolega Anda. Dan waktu yang bisa mereka habiskan akan jauh lebih mahal dari itu.

Tanda tangan email sebagai saluran pemasaran untuk komunikasi eksternal

Jika Anda telah menggunakan tanda tangan email untuk komunikasi eksternal sebelumnya, Anda tahu betapa bermanfaatnya itu karena berbagai alasan. Meningkatkan tingkat respons email, menambahkan personalisasi, meningkatkan kesadaran merek, mendapatkan lebih banyak konversi, dan sebagainya.

Pemasaran tanda tangan email disebut sebagai salah satu saluran yang paling hemat biaya dan mengkonversi.

Karena hampir seluruh dunia sedang dikarantina, perkiraan saya adalah orang akan lebih sering membuka email. Peningkatan rasio terbuka memang luar biasa, tetapi jika Anda ingin kampanye Anda berhasil, ini berarti lebih banyak usaha.

• Tampil menonjol di ratusan email

Setelah Anda mendapatkan penerima untuk membuka email Anda, tidak banyak waktu yang Anda miliki untuk menarik perhatian mereka. Tanda tangan email yang berisi semua yang mungkin perlu diketahui orang tentang Anda adalah salah satu hal yang dapat mencegah mengklik.

Ini adalah hal-hal penting dari desain tanda tangan email yang bagus:

• Nama lengkap, perusahaan, dan posisi Anda. Sehingga penerima tahu siapa Anda.
• Semua detail kontak yang dapat digunakan orang untuk menghubungi Anda. Email, nomor telepon, ID Skype, dll.
• Ikon media sosial yang ditautkan ke perusahaan Anda. Ini akan menghemat waktu penerima Anda mencari ini secara manual. Dan tentu saja, Anda mungkin mendapatkan lebih banyak pengikut.
• Elemen pemasaran, seperti tombol dan spanduk CTA. Ini adalah 80% alasan untuk menggunakan pemasaran tanda tangan email. Anda dapat mempromosikan blog Anda, memberi tahu orang-orang tentang penjualan, membantu mereka menghubungi Anda, dll.

sumber: newoldstamp

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang membuat dan menggunakan tanda tangan email, lihat “Panduan Utama: Cara Memaksimalkan Tanda Tangan Email Bisnis Anda.”

Jika digunakan dengan benar dan efisien, tanda tangan email dapat membantu Anda meningkatkan komunikasi internal dan eksternal selama karantina. Karena email adalah cara paling bisnis untuk berhubungan, orang akan sering menggunakannya (sekarang setelah rapat langsung tidak lagi tersedia).

Kesimpulan

Bekerja dari jarak jauh sulit bagi banyak dari kita. Apalagi ketika keadaan memaksa Anda untuk melakukannya. Itulah mengapa membuat pengalaman jarak jauh Anda semulus mungkin sangat penting.

Karena komunikasi online adalah satu-satunya jenis komunikasi yang tersedia, Anda harus membuatnya nyaman dan nyaman untuk diri Anda sendiri. Saya harap beberapa tips yang disebutkan di atas akan membantu Anda dan rekan Anda mengatasi kecemasan dan membuat pengalaman ini sedikit lebih mudah.

Tetap jaga kesehatan, jangan panik, tetap di rumah. Dan jadikan pekerjaan jarak jauh Anda sebagai pengalaman yang menyenangkan dalam hidup.