궁극의 원격 근무 커뮤니케이션 가이드

1. 원격으로 일상을 변경
2. 원격근무 커뮤니케이션이 얼마나 어려운지
3. 원격 근무 커뮤니케이션에 이메일 서명이 필요한 이유
4. 외부 커뮤니케이션을 위한 마케팅 채널로서의 이메일 서명

유용한 도구:
1. Newoldstamp - 이메일 서명 마케팅
2. Zoom - 기업용 영상 커뮤니케이션 도구
3. G Suite - 기업용 Gmail, 문서, 드라이브, 캘린더, Meet 등
4. Slack - 많은 기능과 통합 기능을 갖춘 회사 메신저
5. ProofHub - 원격 작업을 위한 하나의 도구

원격 근무를 얼마나 좋아하든 싫어하든 여기에서 우리 모두는 같은 상황에 처해 있습니다. 어디에서 일할지 결정하는 것은 더 이상 당신에게 달려 있지 않기 때문에 새로운 일과 생활 방식에 적응하는 것이 정말 어려울 수 있습니다.

이것은 특히 전담 개발팀의 경우에 해당되며, 이 분야에서 처음 작업을 시작하는 경우 원격 액세스를 통한 통신 연결에 대해 더 명확하게 생각할 필요가 있습니다.

출처: 9gag

자신만의 방식으로 재미를 느낄 수 있지만 업무와 관련된 일은 그렇게 융통성이 없습니다. 특히 원격 비즈니스 통신에 적합합니다. 따라서 효율적인 의사 소통을 위해 모든 채널을 구성해야 할 때입니다. 예를 들어 전문적인 이메일 서명을 만들고 Google Meet 통화 또는 채팅을 설정하는 등의 작업을 수행합니다.

그러나 그렇게 하기 전에 다른 원격 작업 변수가 완벽하게 조정되었는지 확인하십시오. 함께 차근차근 정리해보자.

원격으로 일상을 변경

갑자기 재택근무를 시작해야 하는 것은 마음에 엄청난 스트레스가 될 수 있습니다. 처음에는 눈치 채지 못할 수도 있지만 원격 근무는 일반적인 사무실 기반 업무와 많이 다릅니다.

• 시간 관리

일반적으로 우리 모두가 따르는 일정이 있는 일정이 있습니다. 아침에 커피 한 잔, 약간의 조깅, 출근, 동료와의 소소한 수다 등. 몇 달 동안 그렇게 되지 않을 것이라는 것을 이해하는 것은 어렵습니다.

따라서 가능한 한이 일정을 고수하는 것이 좋습니다. 집에서 운동을 하고, 화상 채팅을 통해 동료와 대화할 수 있습니다.

필요한 것은 원격 근무로의 전환을 쉽고 원활하게 만드는 것입니다. 완전히 다른 시간 관리 습관에 뛰어들지 마십시오. 격리 기간이 길어지면 엄청난 스트레스로 끝날 수 있습니다.

또한 하루 중 가장 생산적인 시간은 오전 9시부터 오후 12시까지라는 점을 기억하십시오. 따라서 온라인 타이머를 설정하고 이 3시간 동안 가장 중요한 일을 하십시오.

쉬는 시간도 좀 주세요. 낮에도 일을 끝내고도. 매시간 몇 분 동안 긴장을 푸는 것이 좋습니다. 특히 사무실에 있는 Jack을 방문하여 그렇게 할 수 없는 경우에는 더욱 그렇습니다.

저녁 루틴은 근무 시간이 언제 끝나는지 확인하십시오. 원격 근무의 가장 큰 문제 중 하나는 집과 사무실의 병합입니다. 당신의 두뇌가 저녁 7시 이후에는 항상 휴식과 가족 시간이라는 것을 알고 있다면 더 생산적일 것입니다.

• 작업 공간 업데이트

시간을 알맞게 정리했다면 다음 알 수 없는 시간 동안 어디에 앉을 것인지 살펴보십시오. 별거 아닌 것 같지만 집에서 편안한 일터를 만드는 것이 중요합니다.

필요한 가장 중요한 사항은 다음과 같습니다.

• 전용 책상과 편안한 의자
• 조용하고 한적한 공간
• 좋은 VPN으로 강력한 Wi-Fi 연결.
• 적절한 조명
• 헤드폰
• 커피 메이커와 스낵. 과도하게 사용하지 마세요 :)
• 모든 아이디어를 위한 노트북
• 차분하고 편안한 느낌을 주는 작은 디자인 요소(가족 사진, 식물 또는 기타 책상 장식).

그러나 그렇게 느끼면 자리를 바꾸십시오. 자가격리 기간 내내 같은 자리에 있기가 힘들다. 그러니 회의 중에는 안락의자에 앉거나 교육용 비디오를 볼 때는 소파로 가십시오.

일반적으로 작업 공간을 편안하게 만드십시오. 일시적인 경우 정리하는 데 추가 노력이 필요하지 않다고 생각하지 마십시오. 딱딱한 의자에 둔탁한 책상에서 며칠만 일해도 육체적, 정신적 건강에 영향을 미칠 수 있습니다.

원격근무 의사소통이 얼마나 어려운지

원격 근무는 회사 외부와 내부의 커뮤니케이션에 영향을 미칩니다.

출처: 버퍼

차트에서 볼 수 있듯이 커뮤니케이션은 원격 근무 직업의 가장 큰 어려움입니다. 그리고 집에서 일하는 사람들이 그렇게 힘들다면 사무실에 익숙한 사람들은 더 힘들어집니다.

원격으로 작업할 때 조정해야 하는 비즈니스 커뮤니케이션의 여러 측면이 있습니다. 각각에 대해 이야기해 보겠습니다.

• 총회

일일 스탠드업이든 전용 토론이든 회의실에서는 더 이상 할 수 없습니다. 따라서 편리한 전화 회의 앱에서 클라우드 전화 시스템을 통해 이러한 회의를 예약하는 것이 정말 중요합니다.

다음은 간단한 체크리스트입니다.

• 사전에 참석자들과 가장 좋은 회의 시간을 논의하십시오.
• 일정 약속을 만들고 모든 팀원을 초대하세요.
• 회의를 위한 전용 링크/가상 회의실을 만들어 사람들이 찾는 데 어려움을 겪지 않도록 합니다.
• 사람들에게 회의에 대해 상기시키십시오. 또한 일부 일정 약속은 스팸으로 분류될 수 있으므로 이를 염두에 두십시오.

회의를 할 때마다 이 작업을 수행하는 것이 중요합니다. 적절한 조직은 귀하와 귀하의 동료가 모든 시간을 조정하는 데 도움이 될 것입니다. 그리고 회사 전체가 사용할 원격 근무 커뮤니케이션 도구를 결정하는 것을 잊지 마십시오.

출처: FacilityExecutive

• 작업 토론

휴식 시간에 개발자와 원하는 기능에 대해 논의만 할 수는 없습니다. 이 프로세스를 구성하는 방법에는 다양한 변형이 있습니다. 어느 것을 선택하든 모든 사람과 문제에 맞는지 확인하십시오. 여기 있습니다:

• 토론을 위해 작업 관리 소프트웨어를 사용하십시오. 여전히 Trello 또는 Jira를 사용하지 않는 경우 검역소에서 실제로 이를 시작할 때입니다. 보드의 전용 카드에서 각 작업에 대해 논의하는 것은 자연스럽고 분명하게 느껴집니다.
• Slack이나 커뮤니케이션에 사용하는 다른 소프트웨어에서 특정 채널을 만드세요. SEO 채널을 콘텐츠 마케팅과 분리하거나 추가할 거대한 기능이 있는 경우 다른 채팅 그룹에서 그렇게 하세요.
• 이동 중에 화상 회의 회의를 주선합니다. 많은 사람들과 의논할 일이 너무 많다면 이보다 더 좋은 방법은 없을 것입니다. 예를 들어 Google 캘린더를 사용합니다.

• #무작위의

Slack을 사용하시는 분들은 기본적으로 '#random'이라는 채널이 설정되어 있다는 것을 알고 있습니다. 검역 기간 동안 누구나 업무와 관련 없는 약간의 커뮤니케이션을 사용할 수 있습니다.

생각을 공유하거나 일부 밈을 보내는 데 사용되는 전용 채널은 모든 팀이 증기를 발산하고 더 잘 사교하는 데 도움이 됩니다.

그 외에도 모든 사람과 매주 전화를 걸어 농담을 하고 무엇이든 이야기할 수 있습니다. 잠금 중에 정말 유용합니다.

하루 중 수시로 Jeff 또는 Jessica에게 전화하여 사무실 주방에서 말하는 것을 흉내낼 수도 있습니다. 또는 온라인으로 함께 점심을 먹을 수도 있습니다.

• 그 회의가 실제로 이메일이었을까요?

이메일이 될 수도 있는 길고 무의미한 회의에 대해 떠도는 밈이 오랫동안 있었습니다. 농담은 차치하고 일부 사람들은 이메일 커뮤니케이션의 힘을 과소평가합니다. 문제는 일관성과 현명한 사용이 부족할 수 있습니다.

출처: 악성우먼코

또한 외부 커뮤니케이션은 일반적으로 이메일로만 제한됩니다. 그래서 이 채널을 완성해야 하는 또 다른 이유입니다.

누구에게 이메일을 보내든 몇 가지 규칙을 따르십시오.

• 제목을 구체적이고 명확하게 만드십시오. 최대 6-8 단어로 제한하십시오.
• 인사말을 사용합니다. 그냥 친해지기 위해서.
• 몸을 너무 길게 만들지 마십시오. 꼭 필요한 것만 언급하세요. 결국 Frank에게 하루가 어땠는지 물어볼 수 있는 채팅 앱이 있습니다.
• 첨부 파일을 추가하는 경우 손실되지 않도록 본문에 언급하십시오.
• 내부 및 외부 커뮤니케이션에 이메일 서명을 사용합니다. 여기에서 일이 흥미로워지므로 철저히 논의해 보겠습니다.

원격 근무 커뮤니케이션에 이메일 서명이 필요한 이유

“안녕하세요, 마케팅의 모니카.”

동료가 이메일을 받은 사람을 이해하는 것으로 충분합니까? 회사에 직원이 10명 미만이라면 아마도 그렇습니다. 15개의 다른 부서에서 300명 이상의 사람들이 함께 일하고 있다면 그다지 많지 않습니다.

게다가 받는 사람이 서명을 알아차리기에는 세 단어로는 충분하지 않습니다. 그들은 이메일에서 그것을 찾아야 할 것입니다. 물론 2초 이상 걸리지는 않겠지만 받는 쪽에서 주의가 산만해질 수 있습니다.

이 모든 것들은 정말 사소한 것입니다. 그러나 매일 10, 20, 100개의 이메일에 답장을 보낼 때는 1분이 중요합니다.

평균적으로 사람들은 매일 약 40개의 이메일을 보냅니다. 그 중 상당수가 회사 내부에 있습니다. 그리고 이 숫자는 모두가 리모컨으로 전환함에 따라 훨씬 더 커집니다.

각 이메일이 열렸을 뿐만 아니라 답장도 되었는지 확인하려면 전문적인 기업 이메일 서명을 구현해야 합니다.

• 모든 직원의 이메일 서명을 설정하는 방법

오해를 없애고 이메일 커뮤니케이션을 최대한 직관적으로 하려면 회사 내 모든 이메일 서명이 유사해야 합니다.

그러나 브랜드 가이드라인에 따라 사람들이 자신만의 시그니처를 만들게 하는 것은 거의 불가능합니다. 따라서 이메일 서명 관리 소프트웨어가 필요합니다.

중앙 관리는 회사 전체 또는 모든 부서에 대해 이메일 서명 템플릿을 설정하는 것을 의미합니다. 그런 다음 관리자는 이 템플릿을 동료에게 보내 이름, 직위 및 일부 연락처 데이터를 채울 수 있습니다.

그 외에도 이메일 서명 관리 도구를 사용하면 고품질로 디자인된 HTML 서명을 작성할 수 있습니다. 따라서 클릭 유도문안 버튼과 소셜 미디어 아이콘을 추가할 수 있습니다. 이러한 서명은 모든 이메일 클라이언트 또는 모든 장치에서 동일하게 표시됩니다.

예를 들어, Newoldstamp 이메일 서명 생성기를 사용하면 별도의 부서를 만들고 편집기로 마스터 이메일 서명(모든 직원용 템플릿)을 설정할 수 있습니다.

출처: newoldstamp

마스터 이메일 서명은 다음과 같습니다. 동료가 서명을 설치하라는 이메일을 받으면 귀하가 허용한 필드만 업데이트하면 됩니다.

출처: newoldstamp

동료를 위한 반응형 이메일 서명 템플릿을 만드는 데 몇 분 정도 걸립니다. 그리고 그들이 보낼 수 있는 시간은 그보다 훨씬 더 많은 비용이 들었을 것입니다.

외부 커뮤니케이션을 위한 마케팅 채널로서의 이메일 서명

이전에 외부 커뮤니케이션을 위해 이메일 서명을 사용한 적이 있다면 여러 가지 이유로 이메일 서명이 얼마나 유용한지 알 것입니다. 이메일 응답률 증가, 개인화 추가, 브랜드 인지도 향상, 더 많은 전환 얻기 등.

이메일 서명 마케팅은 가장 비용 효율적이고 전환 채널 중 하나로 선정되었습니다.

거의 모든 세계가 검역소에 있기 때문에 사람들이 이메일을 더 자주 열 것이라고 예측합니다. 오픈율 인상은 굉장하지만 캠페인이 성공하려면 더 많은 노력이 필요합니다.

• 수백 개의 이메일에서 눈에 띄는

수신자가 이메일을 열도록 하면 그들의 관심을 끌 시간이 많지 않습니다. 누군가가 당신에 대해 알아야 할 모든 것을 포함하는 이메일 서명은 클릭을 방지할 수 있는 것 중 하나입니다.

다음은 멋진 이메일 서명 디자인의 필수 요소입니다.

• 귀하의 성명, 회사 및 직위. 수취인이 당신이 누구인지 알 수 있도록.
• 사람들이 사용할 수 있는 모든 연락처 정보는 귀하에게 연락할 수 있습니다. 이메일, 전화번호, Skype ID 등
• 회사에 연결된 소셜 미디어 아이콘입니다. 받는 사람이 수동으로 찾는 시간을 절약할 수 있습니다. 물론 더 많은 팔로워를 얻을 수 있습니다.
• CTA 버튼 및 배너와 같은 마케팅 요소. 이것이 이메일 서명 마케팅을 사용하는 80%의 이유입니다. 블로그를 홍보하고, 사람들에게 판매에 대해 알리고, 연락하는 데 도움을 주는 등의 작업을 할 수 있습니다.

출처: newoldstamp

이메일 서명 생성 및 사용에 대해 자세히 알아보려면 "궁극적인 가이드: 비즈니스 이메일 서명을 최대한 활용하는 방법"을 확인하십시오.

적절하고 효율적으로 사용하는 경우 이메일 서명은 격리 기간 동안 내부 및 외부 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이메일은 연락을 취하는 가장 비즈니스적인 방법이므로 사람들은 이메일을 많이 사용할 것입니다(이제 실시간 회의를 더 이상 사용할 수 없음).

결론

원격 근무는 우리 중 많은 사람들에게 어렵습니다. 특히 상황이 그렇게 하도록 강요할 때. 그렇기 때문에 원격 경험을 최대한 원활하게 만드는 것이 매우 중요합니다.

온라인 커뮤니케이션은 사실상 유일한 커뮤니케이션 수단이므로 본인이 편리하고 편안하게 이용해야 합니다. 위에서 언급한 몇 가지 팁이 귀하와 동료들이 불안을 극복하고 이 경험을 조금 더 쉽게 하는 데 도움이 되기를 바랍니다.

건강을 유지하고 당황하지 말고 집에 있으십시오. 원격 근무를 인생에서 즐거운 경험으로 만드십시오.