La guía definitiva de comunicación para el trabajo remoto

1. Cambiar su rutina diaria en el control remoto
2. Lo difícil que es realmente la comunicación en el trabajo remoto
3. Por qué su comunicación de trabajo remoto necesita una firma de correo electrónico
4. Las firmas de correo electrónico como canal de marketing para la comunicación externa

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Zoom: herramienta de comunicación de video empresarial
3. G Suite - Gmail, Docs, Drive, Calendar, Meet y más para empresas
4. Slack - Mensajero de empresa con muchas funciones e integraciones
5. ProofHub: una herramienta para el trabajo remoto

No importa cuánto le guste o no le guste trabajar de forma remota, todos estamos en la misma situación aquí. Como ya no depende de usted decidir dónde trabajar, puede ser muy difícil adaptarse a un nuevo trabajo y estilo de vida.

Esto es especialmente cierto en el caso de un equipo de desarrollo dedicado , si están comenzando a trabajar en esta área por primera vez, entonces es necesario pensar más claramente en la conexión de comunicación a través del acceso remoto.

fuente: 9gag

Si bien puedes divertirte a tu manera, las cosas relacionadas con el trabajo no son tan flexibles. Especialmente para la comunicación empresarial remota. Por lo tanto, ya es hora de organizar todos los canales para comunicarse de manera eficiente. Por ejemplo, cree una firma de correo electrónico profesional, configure llamadas o chats de Google Meet, etc.

Pero antes de hacer eso, asegúrese de que otras variables de trabajo remoto estén perfectamente ajustadas. Poco a poco arreglemos las cosas juntos.

Cambiar su rutina diaria en el control remoto

De repente, tener que empezar a trabajar desde casa puede ser un gran estrés para tu mente. Es posible que no lo notes al principio, pero el trabajo remoto es muy diferente del ajetreo habitual en la oficina.

• Gestión del tiempo

Por lo general, hay una rutina bastante programada que todos seguimos. Una taza de café por la mañana, un poco de trote, llegar al trabajo, una pequeña charla con un colega, etc. Comprender que no será así hasta dentro de un par de meses es difícil.

Por lo tanto, le aconsejo que se ciña a este horario suyo tanto como pueda. Puede hacer ejercicio en casa, hablar con el colega a través de chats de video, etc.

Lo necesario es hacer que la transición al trabajo remoto sea fácil y fluida. No adopte hábitos de gestión del tiempo totalmente diferentes. A largo plazo, la cuarentena puede terminar en un gran estrés.

Además, recuerda que el horario más productivo del día es de 9 am a 12 pm. Por lo tanto, configure un temporizador en línea e intente hacer las cosas más importantes en estas 3 horas.

Deja algo de tiempo para descansar también. Tanto durante el día como cuando terminas de trabajar. Está bien relajarse unos minutos cada hora. Especialmente cuando no puedes hacer eso visitando a Jack en su oficina.

En cuanto a la rutina de la noche, asegúrese de saber cuándo termina el horario de trabajo. Uno de los mayores problemas con el trabajo remoto es la fusión del hogar y la oficina. Si tu cerebro sabe que después de las 7 pm siempre es tiempo de descanso y familia, será más productivo.

• Actualizando tu espacio de trabajo

Una vez que haya organizado su tiempo correctamente, mire dónde se sentará durante el próximo período de tiempo desconocido. Puede que no lo parezca, pero crear un lugar de trabajo cómodo en casa es crucial.

Estas son las cosas más importantes que necesita:

• Escritorio exclusivo y una silla cómoda.
• Espacio tranquilo y aislado.
• Fuerte conexión Wi-Fi con una buena VPN.
• iluminación adecuada
• Auriculares
• Cafetera y snacks. No lo abuses :)
• Cuaderno para todas las ideas.
• Pequeños elementos de diseño para que te sientas tranquilo y cómodo (fotos familiares, plantas u otras decoraciones de escritorio).

Pero si te apetece, cambia de asiento. Es difícil permanecer en el mismo lugar todo el tiempo durante la cuarentena. Entonces, siéntate en un sillón durante la reunión o ve al sofá cuando estés viendo un video educativo.

En general, haga que su espacio de trabajo sea cómodo. No creas que si es temporal no necesitas ningún esfuerzo extra para organizarlo. Incluso unos pocos días de trabajo en un escritorio aburrido en una silla sólida pueden afectar la salud física y mental.

Lo difícil que es realmente la comunicación en el trabajo remoto

El teletrabajo sí afecta a la comunicación, tanto externa como interna de la empresa.

fuente: búfer

Como puede ver en el gráfico, la comunicación es la mayor lucha de los trabajos remotos. Y si es tan difícil para las personas que suelen trabajar desde casa, lo es aún más para quienes están acostumbrados a la rutina de la oficina.

Hay diferentes aspectos de la comunicación comercial que debe ajustar cuando trabaja de forma remota. Hablemos de cada uno de ellos.

• Juntas generales

Ya sea un stand-up diario o una discusión dedicada, ya no puede hacer eso en la sala de reuniones. Por lo tanto, es muy importante programar estas reuniones a través de un sistema telefónico en la nube en una aplicación de conferencias telefónicas conveniente.

Aquí hay una breve lista de verificación:

• Discuta el mejor momento para la reunión con los asistentes de antemano.
• Crea una cita en el calendario e invita a todos tus compañeros de equipo.
• Cree un enlace/sala virtual dedicado para la reunión, para que las personas no tengan problemas para encontrarlo.
• Recuerde a la gente acerca de las reuniones. Además, algunas citas del calendario pueden enviarse como spam, así que tenlo en cuenta.

Es importante hacer esto para cada reunión que tenga. La organización adecuada lo ayudará a usted y a sus colegas a ajustar el tiempo para todo. Y no te olvides de decidir qué herramienta de comunicación de trabajo remoto va a utilizar toda la empresa.

fuente: ejecutivo de instalaciones

• Discusiones de tareas

No puede simplemente discutir la característica deseada con sus desarrolladores durante un descanso para tomar café. Existen diferentes variantes de cómo se puede organizar este proceso. No importa cuál elija, asegúrese de que se ajuste a todos y al problema. Aquí están:

• Utilice el software de gestión de tareas para las discusiones. Si aún no usa Trello o Jira, la cuarentena es realmente el momento para comenzar a hacerlo. Discutir cada tarea en su tarjeta dedicada en la pizarra se siente natural y obvio.
• Crea canales específicos en Slack o cualquier otro software que uses para comunicarte. Si tiene una gran funcionalidad para agregar o desea separar el canal SEO del marketing de contenido, hágalo con diferentes grupos de chat.
• Organice reuniones de videoconferencia sobre la marcha. Si hay demasiadas cosas que discutir con mucha gente, no hay mejor manera que esta. Por ejemplo, utilice Google Calendar.

• #aleatorio

Aquellos de ustedes que usan Slack saben que hay un canal llamado '#random' configurado de manera predeterminada. Durante la cuarentena, a cualquiera le vendría bien un poco de comunicación no relacionada con el trabajo.

Un canal dedicado para compartir pensamientos o enviar algunos memes ayudará a todo el equipo a desahogarse y socializar mejor.

Aparte de eso, organice llamadas semanales con todos solo para bromear y hablar de cualquier cosa. Durante el encierro, es realmente útil.

Incluso puede llamar a Jeff o Jessica de vez en cuando durante el día para imitar las conversaciones en la cocina de la oficina. O podrían almorzar juntos en línea.

• ¿Podría esa reunión en realidad haber sido un correo electrónico?

Durante mucho tiempo ha existido un meme sobre largas reuniones sin sentido que, adivinaste, podrían haber sido correos electrónicos. Bromas aparte, algunas personas subestiman el poder de la comunicación por correo electrónico. El problema puede ser la falta de consistencia y uso inteligente.

fuente: maliciosowomenco

Además, la comunicación externa generalmente se limita solo al correo electrónico. Entonces, es otra razón más para perfeccionar este canal.

A quienquiera que vayas a enviar un correo electrónico, sigue algunas reglas.

• Haz que tu línea de asunto sea específica y clara. Limítelo a un máximo de 6-8 palabras.
• Usa saludos. Solo para ser amigable.
• No hagas el cuerpo demasiado largo. Mencione sólo las cosas esenciales. Después de todo, existen aplicaciones de chat para preguntarle a Frank cómo le fue el día.
• Si agrega archivos adjuntos, menciónelos en el cuerpo, para que nada se pierda.
• Utilice una firma de correo electrónico para la comunicación interna y externa. Aquí es donde las cosas se ponen interesantes, así que discutámoslo a fondo.

Por qué su comunicación de trabajo remoto necesita una firma de correo electrónico

“Saludos cordiales, Mónica de Marketing”.

¿Es suficiente que su colega entienda de quién tiene un correo electrónico? Si su empresa tiene menos de 10 personas, probablemente sí. Si tienes más de 300 personas trabajando contigo en 15 departamentos diferentes, no tanto.

Además, tres palabras no son suficientes para que el destinatario se dé cuenta de la firma. Tendrán que buscarlo en el correo electrónico. Por supuesto, no tomará más de dos segundos, pero el lado receptor podría distraerse.

Todas estas cosas son realmente menores. Pero cuando se trata de responder 10, 20, 100 correos electrónicos al día, cada minuto cuenta.

En promedio, las personas envían alrededor de 40 correos electrónicos todos los días. Muchos de ellos están dentro de la empresa. Y este número crece mucho más cuando todos cambian al control remoto.

Para asegurarse de que cada correo electrónico no solo se abra sino que también se responda, debe implementar una firma de correo electrónico corporativa profesional.

• Cómo configurar firmas de correo electrónico para todos los empleados

Para eliminar cualquier malentendido y hacer que la comunicación por correo electrónico sea lo más intuitiva posible, todas las firmas de correo electrónico deben ser similares dentro de la empresa.

Sin embargo, es casi imposible hacer que las personas creen su propia firma de acuerdo con las pautas de la marca. Por lo tanto, necesita un software de gestión de firmas de correo electrónico.

La administración central significa configurar una plantilla de firma de correo electrónico para toda la empresa o cada departamento. Luego, el administrador puede enviar esta plantilla a sus colegas, para que puedan completar sus nombres, cargos y algunos datos de contacto.

Aparte de eso, las herramientas de administración de firmas de correo electrónico le permiten crear firmas HTML diseñadas de alta calidad. Por lo tanto, puede agregar botones de llamada a la acción e íconos de redes sociales. Estas firmas tendrán el mismo aspecto en todos los clientes de correo electrónico o en todos los dispositivos.

Por ejemplo, el generador de firmas de correo electrónico Newoldstamp permite crear departamentos separados y configurar una firma de correo electrónico maestra (plantilla para todos los empleados) con un editor.

fuente: newoldstamp

La firma de correo electrónico principal puede tener este aspecto. Cuando tus compañeros reciban un email para instalar la firma, solo tendrán que actualizar los campos que tú les dejes.

fuente: newoldstamp

Se tarda unos minutos en crear una plantilla de firma de correo electrónico receptiva para sus colegas. Y el tiempo que podrían haber gastado costaría mucho más que eso.

Las firmas de correo electrónico como canal de marketing para la comunicación externa

Si ha estado utilizando una firma de correo electrónico para la comunicación externa antes, sabe lo beneficioso que es por varias razones. Aumentar la tasa de respuesta de correo electrónico, agregar personalización, aumentar el conocimiento de la marca, obtener más conversiones, etc.

El marketing de firmas de correo electrónico se considera uno de los canales más rentables y de mayor conversión.

Como casi todo el mundo está en cuarentena, mi previsión es que la gente abra los correos electrónicos con más frecuencia. El aumento de la tasa de apertura es impresionante, pero si quieres que tus campañas tengan éxito, implica un mayor esfuerzo.

• Destacándose en cientos de correos electrónicos

Una vez que consigues que un destinatario abra tu correo electrónico, no tienes mucho tiempo para captar su atención. Una firma de correo electrónico que contenga todo lo que una persona podría necesitar saber sobre usted es una de las cosas que pueden evitar que haga clic.

Estos son los elementos esenciales de un buen diseño de firma de correo electrónico:

• Su nombre completo, empresa y cargo. Para que el destinatario sepa quién eres.
• Todos los detalles de contacto que las personas pueden usar para ponerse en contacto con usted. Correo electrónico, número de teléfono, ID de Skype, etc.
• Iconos de redes sociales vinculados a su empresa. Le ahorrará tiempo a sus destinatarios buscándolos manualmente. Y, por supuesto, es posible que consigas más seguidores.
• Elementos de marketing, como botones CTA y pancartas. Este es el 80% de la razón para utilizar el marketing de firmas de correo electrónico. Puede promocionar su blog, informar a las personas sobre una venta, ayudarlos a ponerse en contacto con usted, etc.

fuente: newoldstamp

Si desea obtener más información sobre la creación y el uso de firmas de correo electrónico, consulte la "Guía definitiva: cómo aprovechar al máximo las firmas de correo electrónico de su empresa".

Si se usa de manera adecuada y eficiente, las firmas de correo electrónico pueden ayudarlo a mejorar la comunicación tanto interna como externa durante la cuarentena. Como el correo electrónico es la forma más comercial de ponerse en contacto, la gente lo usará mucho (ahora que las reuniones en vivo ya no están disponibles).

Conclusión

Trabajar de forma remota es difícil para muchos de nosotros. Sobre todo cuando las circunstancias te obligan a hacerlo. Es por eso que hacer que su experiencia remota sea lo más fluida posible es extremadamente importante.

Dado que la comunicación en línea es prácticamente el único tipo de comunicación disponible, debe hacerlo conveniente y cómodo para usted. Espero que algunos de los consejos mencionados anteriormente te ayuden a ti y a tus colegas a superar la ansiedad y hacer que esta experiencia sea un poco más fácil.

Mantente saludable, no entres en pánico, quédate en casa. Y haz de tu trabajo remoto una experiencia placentera en la vida.