O melhor guia de comunicação de trabalho remoto

1. Mudando sua rotina diária no controle remoto
2. Quão difícil é realmente a comunicação no trabalho remoto
3. Por que sua comunicação de trabalho remoto precisa de uma assinatura de e-mail
4. Assinaturas de e-mail como canal de marketing para comunicação externa

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Ferramenta de comunicação de vídeo Zoom-Enterprise
3. G Suite - Gmail, Documentos, Drive, Agenda, Meet e muito mais para empresas
4. Slack - mensageiro da empresa com muitos recursos e integrações
5. ProofHub - Uma ferramenta para trabalho remoto

Não importa o quanto você goste ou não de trabalhar remotamente, todos nós estamos na mesma situação aqui. Como não cabe mais a você decidir onde trabalhar, pode ser muito difícil se ajustar a um novo trabalho e estilo de vida.

Isso é especialmente verdadeiro para uma equipe de desenvolvimento dedicada , se eles estão começando a trabalhar nessa área pela primeira vez, é necessário pensar com mais clareza sobre a conexão de comunicação por meio de acesso remoto.

fonte: 9gag

Embora você possa se divertir à sua maneira, as coisas relacionadas ao trabalho não são tão flexíveis. Especialmente para comunicação empresarial remota. Então, é hora de organizar todos os canais para se comunicar de forma eficiente. Por exemplo, crie uma assinatura de e-mail profissional, configure chamadas ou bate-papos do Google Meet etc.

Mas antes de fazer isso, certifique-se de que outras variáveis ​​de trabalho remoto estejam ajustadas perfeitamente. Vamos gradualmente resolver as coisas juntos.

Mudando sua rotina diária no controle remoto

De repente, ter que começar a trabalhar em casa pode ser um grande estresse para sua mente. Você pode não perceber no início, mas o trabalho remoto é muito diferente da agitação normal do escritório.

• Gerenciamento de tempo

Geralmente, há uma rotina praticamente programada que todos nós seguimos. Uma xícara de café pela manhã, uma pequena corrida, chegar ao trabalho, uma pequena conversa com um colega e assim por diante. Entender que não será assim por alguns meses é difícil.

Então, eu aconselho a manter esse seu cronograma o máximo que puder. Você pode fazer algum treino em casa, conversar com o colega por meio de bate-papos por vídeo, etc.

O necessário é tornar a transição para o trabalho remoto fácil e suave. Não entre em hábitos de gerenciamento de tempo totalmente diferentes. No longo prazo de quarentena, pode terminar em um estresse enorme.

Além disso, lembre-se de que o horário mais produtivo do dia é das 9h às 12h. Então, defina um cronômetro online e tente fazer as coisas mais importantes nessas 3 horas.

Deixe algum tempo para descansar também. Tanto durante o dia quanto ao terminar de trabalhar. Não há problema em relaxar por alguns minutos a cada hora. Especialmente quando você não pode fazer isso visitando Jack em seu escritório.

Quanto à rotina noturna, certifique-se de saber quando o horário de trabalho termina. Um dos maiores problemas com o trabalho remoto é a fusão de casa e escritório. Se o seu cérebro sabe que é sempre tempo de descanso e família depois das 19h, será mais produtivo.

• Atualizando seu espaço de trabalho

Como você organizou seu tempo corretamente, olhe para onde você está prestes a se sentar no próximo período de tempo desconhecido. Pode não parecer assim, mas criar um ambiente de trabalho confortável em casa é crucial.

Aqui estão as coisas mais importantes que você precisa:

• Mesa dedicada e uma cadeira confortável
• Espaço bastante e isolado
• Conexão Wi-Fi forte com uma boa VPN.
• Iluminação adequada
• Fones de ouvido
• Cafeteira e lanches. Não abuse :)
• Caderno para todas as ideias
• Pequenos elementos de design para fazer você se sentir calmo e confortável (fotos de família, plantas ou outras decorações de mesa).

Mas se você sentir vontade, mude o assento. É difícil ficar o tempo todo no mesmo lugar durante a quarentena. Então, sente-se em uma poltrona durante a reunião ou vá para o sofá quando estiver assistindo a um vídeo educativo.

Em geral, deixe seu espaço de trabalho confortável. Não pense que, se for temporário, você não precisa de nenhum esforço extra para organizá-lo. Mesmo alguns dias trabalhando em uma mesa maçante em uma cadeira sólida podem afetar a saúde física e mental.

Quão difícil é realmente a comunicação no trabalho remoto

O trabalho remoto afeta a comunicação, tanto externa quanto dentro da empresa.

fonte: buffer

Como você vê no gráfico, a comunicação é a maior dificuldade dos trabalhos remotos. E se é tão difícil para quem costuma trabalhar em casa, fica ainda mais difícil para quem está acostumado com a rotina do escritório.

Existem diferentes aspectos da comunicação empresarial que você precisa ajustar ao trabalhar remotamente. Vamos falar sobre cada um deles.

• Assembleias gerais

Seja uma reunião diária ou uma discussão dedicada, você não pode mais fazer isso na sala de reuniões. Portanto, é muito importante agendar essas reuniões por meio de um sistema de telefonia na nuvem em um aplicativo de chamadas em conferência conveniente.

Aqui está uma pequena lista de verificação:

• Discuta o melhor horário de reunião com os participantes com antecedência.
• Crie um compromisso no calendário e convide todos os seus colegas de equipe.
• Crie um link/sala virtual dedicado para a reunião, para que as pessoas não tenham problemas para encontrá-lo.
• Lembre as pessoas sobre as reuniões. Além disso, alguns compromissos do calendário podem ir para o spam, portanto, lembre-se disso.

É importante fazer isso para cada reunião que você tiver. A organização adequada ajudará você e seus colegas a ajustar o tempo para tudo. E não se esqueça de decidir sobre a ferramenta de comunicação de trabalho remoto que toda a empresa vai usar.

fonte: facilitiesexecutive

• Discussões de tarefas

Você não pode apenas discutir o recurso desejado com seus desenvolvedores durante uma pausa para o café. Existem diferentes variantes de como você pode organizar esse processo. Não importa qual você escolha, certifique-se de que se adapta a todos e ao problema. Aqui estão eles:

• Use o software de gerenciamento de tarefas para discussões. Se você ainda não usa Trello ou Jira, a quarentena é realmente a hora de começar a fazê-lo. Discutir cada tarefa em seu cartão dedicado no quadro parece natural e óbvio.
• Crie canais específicos no Slack ou em qualquer outro software que você use para comunicação. Se você tem uma grande funcionalidade para adicionar ou quer separar o canal SEO do marketing de conteúdo, faça isso com grupos de chat diferentes.
• Organize reuniões de videoconferência em qualquer lugar. Se há muitas coisas para discutir com muitas pessoas, não há melhor maneira do que isso. Por exemplo, use o Google Agenda.

• #aleatória

Quem usa o Slack sabe que existe um canal chamado '#random' definido por padrão. Durante a quarentena, qualquer um poderia usar um pouco de comunicação não relacionada ao trabalho.

Um canal dedicado usado para compartilhar pensamentos ou enviar alguns memes ajudará toda a equipe a desabafar e socializar melhor.

Além disso, organize ligações semanais com todos apenas para brincar e conversar sobre qualquer coisa. Durante o confinamento, é muito útil.

Você pode até ligar para Jeff ou Jessica de vez em quando durante o dia para imitar as conversas da cozinha do escritório. Ou você pode almoçar juntos online.

• Essa reunião poderia realmente ter sido um e-mail?

Há muito tempo existe um meme sobre reuniões longas e inúteis que, você adivinhou, poderiam ter sido e-mails. Brincadeiras à parte, algumas pessoas subestimam o poder da comunicação por e-mail. O problema pode ser a falta de consistência e uso inteligente.

fonte: maliciosomulher

Além disso, a comunicação externa geralmente é limitada apenas ao e-mail. Então, é mais um motivo para aperfeiçoar este canal.

Para quem você vai enviar um e-mail, siga algumas regras.

• Faça sua linha de assunto específica e clara. Limite-o ao máximo de 6-8 palavras.
• Use saudações. Apenas para ser amigável.
• Não faça o corpo muito longo. Mencione apenas as coisas essenciais. Afinal, existem aplicativos de bate-papo para perguntar a Frank como está o dia dele.
• Se você adicionar algum anexo, mencione-o no corpo, para que nada se perca.
• Use uma assinatura de e-mail para comunicação interna e externa. É aqui que as coisas ficam interessantes, então vamos discutir isso detalhadamente.

Por que sua comunicação de trabalho remoto precisa de uma assinatura de e-mail

“Atenciosamente, Monica do Marketing.”

É suficiente para o seu colega entender de quem ele recebeu um e-mail? Se sua empresa tem menos de 10 pessoas, provavelmente sim. Se você tem mais de 300 pessoas trabalhando com você em 15 departamentos diferentes, nem tanto.

Além disso, três palavras não são suficientes para que o destinatário perceba a assinatura. Eles terão que procurá-lo no e-mail. Claro, não vai demorar mais de dois segundos, mas o lado receptor pode se distrair.

Todas essas coisas são realmente pequenas. Mas quando se trata de responder 10, 20, 100 e-mails diariamente, cada minuto conta.

Em média, as pessoas enviam cerca de 40 e-mails por dia. Muitos deles estão dentro da empresa. E esse número cresce muito com todos mudando para o controle remoto.

Para garantir que cada e-mail não seja apenas aberto, mas também respondido, você precisa implementar uma assinatura de e-mail corporativa profissional.

• Como configurar assinaturas de e-mail para todos os funcionários

Para eliminar qualquer mal-entendido e tornar a comunicação por e-mail o mais intuitiva possível, todas as assinaturas de e-mail devem ser semelhantes dentro da empresa.

No entanto, é quase impossível fazer com que as pessoas criem sua própria assinatura de acordo com as diretrizes da marca. Então, você precisa de um software de gerenciamento de assinatura de e-mail.

Gerenciamento central significa configurar um modelo de assinatura de e-mail para toda a empresa ou todos os departamentos. Em seguida, o administrador pode enviar este modelo para seus colegas, para que eles preencham seus nomes, cargos e alguns dados de contato.

Além disso, as ferramentas de gerenciamento de assinatura de e-mail permitem que você crie assinaturas HTML projetadas de alta qualidade. Assim, você pode adicionar botões de call-to-action e ícones de mídia social. Essas assinaturas terão a mesma aparência em todos os clientes de e-mail ou em todos os dispositivos.

Por exemplo, o gerador de assinatura de e-mail Newoldstamp permite criar departamentos separados e configurar uma assinatura de e-mail mestre (modelo para todos os funcionários) com um editor.

fonte: newoldstamp

A assinatura de e-mail mestre pode ter esta aparência. Quando seus colegas receberem um email para instalar a assinatura, eles só precisarão atualizar os campos que você permitir.

fonte: newoldstamp

Leva alguns minutos para criar um modelo de assinatura de e-mail responsivo para seus colegas. E o tempo que eles poderiam ter gasto custaria muito mais do que isso.

Assinaturas de e-mail como canal de marketing para comunicação externa

Se você já usou uma assinatura de e-mail para comunicação externa antes, sabe como ela é benéfica por vários motivos. Aumentar a taxa de resposta de e-mail, adicionar personalização, aumentar o reconhecimento da marca, obter mais conversões e assim por diante.

O marketing de assinatura de e-mail é considerado um dos canais mais econômicos e de conversão.

Como quase todo o mundo está em quarentena, minha previsão é que as pessoas abram e-mails com mais frequência. O aumento da taxa de abertura é incrível, mas se você deseja que suas campanhas sejam bem-sucedidas, implique mais esforço.

• Destacando-se em centenas de e-mails

Depois de conseguir que um destinatário abra seu e-mail, não há muito tempo para chamar a atenção dele. Uma assinatura de e-mail que contém tudo o que uma pessoa precisa saber sobre você é uma das coisas que podem impedir o clique.

Estes são os fundamentos de um bom design de assinatura de e-mail:

• Seu nome completo, empresa e cargo. Para que o destinatário saiba quem você é.
• Todos os detalhes de contato que as pessoas podem usar para entrar em contato com você. E-mail, número de telefone, ID do Skype, etc.
• Ícones de mídia social vinculados à sua empresa. Isso economizará algum tempo para seus destinatários procurando por eles manualmente. E, claro, você pode obter mais seguidores.
• Elementos de marketing, como botões de CTA e banners. Este é 80% do motivo para usar o marketing de assinatura de e-mail. Você pode promover seu blog, informar as pessoas sobre uma venda, ajudá-las a entrar em contato com você etc.

fonte: newoldstamp

Se você quiser saber mais sobre como criar e usar assinaturas de e-mail, consulte “Guia definitivo: como aproveitar ao máximo suas assinaturas de e-mail comercial”.

Se usadas de forma adequada e eficiente, as assinaturas de e-mail podem ajudá-lo a melhorar a comunicação interna e externa durante a quarentena. Como o e-mail é a maneira mais comercial de entrar em contato, as pessoas o usarão muito (agora que as reuniões ao vivo não estão mais disponíveis).

Conclusão

Trabalhar remotamente é difícil para muitos de nós. Especialmente quando as circunstâncias o forçam a fazê-lo. É por isso que tornar sua experiência remota o mais suave possível é extremamente importante.

Como a comunicação online é praticamente o único tipo de comunicação disponível, você deve torná-la conveniente e confortável para você. Espero que algumas das dicas mencionadas acima ajudem você e seus colegas a superar a ansiedade e tornar essa experiência um pouco mais fácil.

Mantenha-se saudável, não entre em pânico, fique em casa. E faça do seu trabalho remoto uma experiência agradável na vida.