终极远程工作沟通指南

1.远程改变你的日常生活
2. 远程工作沟通到底有多难
3. 为什么您的远程工作通信需要电子邮件签名
4. 电子邮件签名作为对外沟通的营销渠道

有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. Zoom-企业视频通讯工具
3. G Suite - 企业版 Gmail、文档、云端硬盘、日历、Meet 等
4. Slack - 具有许多功能和集成的公司信使
5. ProofHub - 一种远程工作工具

无论您多么喜欢或不喜欢远程工作，我们所有人都处于同样的境地。 由于不再由您决定从哪里工作，因此很难适应新的工作和生活方式。

对于一个专门的开发团队来说尤其如此，如果他们是第一次开始在这个领域工作，那么有必要更清楚地考虑通过远程访问的通信连接。

来源：9gag

虽然您可能会以自己的方式获得一些乐趣，但与工作相关的事情并不那么灵活。 尤其适用于远程商务通信。 因此，现在是组织所有渠道进行有效沟通的时候了。 例如，创建专业的电子邮件签名、设置 Google Meet 通话或聊天等。

但在您这样做之前，请确保其他远程工作变量已完美调整。 让我们一起逐步解决问题。

远程改变你的日常生活

突然不得不开始在家工作可能会给您带来巨大的压力。 一开始您可能没有注意到，但远程工作与常规的办公室工作有很大不同。

• 时间管理

通常，我们所有人都会遵循一个非常有计划的例程。 早上喝杯咖啡，慢跑，上班，和同事闲聊，等等。 理解它不会像那样几个月是很难的。

所以，我建议尽可能地坚持你的这个时间表。 您可以在家锻炼身体，通过视频聊天与同事交谈等。

必要的事情是使向远程工作的过渡变得轻松而顺利。 不要跳入完全不同的时间管理习惯。 从长期来看，它可能会以巨大的压力告终。

另外，请记住，一天中效率最高的时间是上午 9 点到下午 12 点。 所以，设置一个在线计时器，并尝试在这 3 个小时内做最重要的事情。

也留点时间休息。 无论是在白天还是在您完成工作时。 每小时放松几分钟是可以的。 尤其是当你不能通过在他的办公室拜访杰克来做到这一点时。

至于晚上的例行公事，请确保您知道工作时间何时结束。 远程工作的最大问题之一是家庭和办公室的合并。 如果你的大脑知道晚上 7 点之后总是休息和家庭时间，它会更有效率。

• 更新您的工作区

当你安排好你的时间后，看看你在下一个未知的时间段里将要坐在哪里。 它可能看起来不像那样，但在家里创造一个舒适的工作场所是至关重要的。

以下是您需要的最重要的东西：

• 专用办公桌和舒适的椅子
• 相当隐蔽的空间
• 具有良好 VPN 的强大 Wi-Fi 连接。
• 适当的照明
• 耳机
• 咖啡机和小吃。 不要过度使用它:)
• 所有想法的笔记本
• 让您感到平静和舒适的小设计元素（家庭照片、植物或其他桌面装饰）。

但是，如果您愿意，请更换座位。 隔离期间很难一直呆在同一个地方。 因此，在会议期间坐在扶手椅上，或者在观看教育视频时坐在沙发上。

一般来说，让您的工作空间舒适。 不要认为如果它是临时的，你不需要额外的努力来安排它。 即使是在沉闷的办公桌上坐在坚固的椅子上工作几天，也可能会影响身心健康。

远程工作沟通到底有多困难

远程工作确实会影响公司外部和内部的沟通。

来源：缓冲区

正如您从图表中看到的，沟通是远程工作工作中最大的困难。 如果这对于通常在家工作的人来说很难，那么对于那些习惯于办公室日常工作的人来说就更难了。

远程工作时，您需要调整业务沟通的不同方面。 让我们来谈谈他们中的每一个。

• 股东大会

无论是日常站立会议还是专门讨论，您都不能再在会议室里这样做了。 因此，在方便的电话会议应用程序中通过云电话系统安排这些会议非常重要。

这是一个简短的清单：

• 事先与与会者讨论最佳会议时间。
• 创建日历约会并邀请您的所有队友。
• 为会议创建一个专用链接/虚拟会议室，以便人们轻松找到它。
• 提醒人们有关会议的信息。 此外，某些日历约会可能会成为垃圾邮件，因此请记住这一点。

每次会议都这样做很重要。 适当的组织将帮助您和您的同事调整一切时间。 并且不要忘记决定整个公司将使用的远程工作通信工具。

资料来源：设施执行

• 任务讨论

您不能只在休息时间与开发人员讨论所需的功能。 您可以如何组织此过程有不同的变体。 无论您选择哪一个，确保它适合每个人和问题。 他们来了：

• 使用任务管理软件进行讨论。 如果您仍然不使用 Trello 或 Jira，那么隔离确实是开始这样做的时候了。 在黑板上的专用卡片中讨论每项任务感觉自然而明显。
• 在 Slack 或您用于通信的任何其他软件中创建特定频道。 如果您要添加大量功能或想要将 SEO 渠道与内容营销分开，请使用不同的聊天组。
• 随时随地安排视频会议。 如果有太多的事情要和很多人讨论，没有比这更好的方法了。 例如，使用 Google 日历。

• ＃随机的

使用 Slack 的人都知道，默认设置了一个名为“#random”的频道。 在隔离期间，任何人都可以进行一些与工作无关的交流。

用于分享想法或发送一些表情包的专用频道将帮助所有团队发泄情绪并更好地进行社交。

除此之外，每周与每个人组织一次电话会议，只是为了开玩笑和谈论任何事情。 在封锁期间，这真的很有帮助。

你甚至可以在白天不时打电话给 Jeff 或 Jessica 来模仿办公室厨房谈话。 或者你可以在网上一起吃午饭。

• 那次会议真的是一封电子邮件吗？

长期以来，一直有一个关于长时间毫无意义的会议的模因，你猜，可能是电子邮件。 撇开玩笑不谈，有些人低估了电子邮件沟通的力量。 问题可能是缺乏一致性和智能使用。

来源：恶意妇女

此外，外部交流通常仅限于电子邮件。 所以，这也是完善这个渠道的另一个原因。

无论您要向谁发送电子邮件，请遵循一些规则。

• 使您的主题行具体而清晰。 将其限制为最多 6-8 个单词。
• 使用称呼。 只是为了友好。
• 不要让身体太长。 只提及基本的东西。 毕竟，有聊天应用可以问弗兰克他今天过得怎么样。
• 如果您添加任何附件，请在正文中提及它们，以免丢失任何内容。
• 使用电子邮件签名进行内部和外部通信。 这就是事情变得有趣的地方，所以让我们彻底讨论一下。

为什么您的远程工作通信需要电子邮件签名

“最好的问候，来自市场部的莫妮卡。”

您的同事是否足以了解他们从谁那里收到了一封电子邮件？ 如果您的公司少于 10 人，可能，是的。 如果你在 15 个不同的部门有 300 多人与你一起工作，那就没有那么多了。

而且，三个字不足以让收件人注意到签名。 他们将不得不在电子邮件中查找。 当然，不会超过两秒钟，但接收方可能会分心。

所有这些事情都是微不足道的。 但是，当每天要回复 10、20、100 封电子邮件时，每一分钟都很重要。

平均而言，人们每天发送大约 40 封电子邮件。 其中很多都在公司内部。 随着每个人都切换到遥控器，这个数字会变得更大。

为确保每封电子邮件不仅被打开而且被回复，您需要实施专业的企业电子邮件签名。

• 如何为所有员工设置电子邮件签名

为了消除任何误解并使电子邮件通信尽可能直观，公司内部的所有电子邮件签名都应相似。

然而，让人们根据品牌指南创建自己的签名几乎是不可能的。 因此，您需要一个电子邮件签名管理软件。

集中管理意味着为整个公司或每个部门设置电子邮件签名模板。 然后，管理员可以将此模板发送给他们的同事，以便他们填写自己的姓名、职位和一些联系数据。

除此之外，电子邮件签名管理工具可让您构建高质量的设计 HTML 签名。 因此，您可以添加号召性用语按钮和社交媒体图标。 这些签名在每个电子邮件客户端或每个设备上看起来都是一样的。

例如，Newoldstamp 电子邮件签名生成器允许创建单独的部门并使用编辑器设置主电子邮件签名（所有员工的模板）。

来源：newoldstamp

主电子邮件签名可能如下所示。 当您的同事收到安装签名的电子邮件时，他们只需更新您允许他们访问的字段。

来源：newoldstamp

为您的同事创建响应式电子邮件签名模板需要几分钟时间。 他们本可以花费的时间比这要多得多。

电子邮件签名作为外部沟通的营销渠道

如果您以前一直在使用电子邮件签名进行外部通信，那么您就会知道出于各种原因它的好处。 提高电子邮件回复率、增加个性化、提高品牌知名度、获得更多转化等等。

电子邮件签名营销被称为最具成本效益和转化率的渠道之一。

由于几乎全世界都处于隔离状态，我的预测是人们会更频繁地打开电子邮件。 打开率的提高非常棒，但是如果您希望您的活动取得成功，那就意味着更多的努力。

• 在数百封电子邮件中脱颖而出

一旦你让收件人打开你的电子邮件，你就没有太多时间来吸引他们的注意力了。 包含人们可能需要了解的有关您的所有信息的电子邮件签名是可以防止点击离开的事情之一。

这些是一个好的电子邮件签名设计的要点：

• 您的全名、公司和职位。 以便收件人知道您是谁。
• 人们可以使用所有联系方式与您取得联系。 电子邮件、电话号码、Skype ID 等。
• 与您的公司相关联的社交媒体图标。 这将为您的收件人节省一些手动查找这些内容的时间。 当然，您可能会获得更多关注者。
• 营销元素，例如 CTA 按钮和横幅。 这是使用电子邮件签名营销的 80% 的原因。 您可以宣传您的博客，让人们了解销售情况，帮助他们与您取得联系等。

来源：newoldstamp

如果您想了解有关创建和使用电子邮件签名的更多信息，请查看“终极指南：如何充分利用您的企业电子邮件签名”。

如果使用得当且有效，电子邮件签名可以帮助您在隔离期间改善内部和外部沟通。 由于电子邮件是最商业化的联系方式，人们会经常使用它（现在不再提供实时会议）。

结论

对我们中的许多人来说，远程工作很困难。 尤其是当环境迫使你这样做的时候。 这就是为什么让您的远程体验尽可能流畅非常重要的原因。

由于在线交流实际上是唯一可用的交流方式，因此您应该为自己提供方便和舒适的交流方式。 我希望上面提到的一些技巧可以帮助你和你的同事克服焦虑，让这种体验变得更容易一些。

保持身体健康，不要惊慌，待在家里。 并使您的远程工作成为生活中的愉快体验。