Der ultimative Kommunikationsleitfaden für die Remote-Arbeit

1. Ändern Sie Ihren Tagesablauf per Fernbedienung
2. Wie schwierig die Fernarbeitskommunikation wirklich ist
3. Warum Ihre Fernarbeitskommunikation eine E-Mail-Signatur benötigt
4. E-Mail-Signaturen als Marketingkanal für die externe Kommunikation

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Zoom-Enterprise-Videokommunikationstool
3. G Suite – Gmail, Docs, Drive, Kalender, Meet und mehr für Unternehmen
4. Slack – Unternehmens-Messenger mit vielen Funktionen und Integrationen
5. ProofHub – Ein Tool für Remote-Arbeit

Egal, wie gerne oder ungern Sie remote arbeiten, wir alle befinden uns hier in der gleichen Situation. Da Sie nicht mehr entscheiden müssen, wo Sie arbeiten möchten, kann es sehr schwierig werden, sich auf einen neuen Arbeits- und Lebensstil einzustellen.

Dies gilt insbesondere für ein dediziertes Entwicklungsteam , wenn sie zum ersten Mal in diesem Bereich arbeiten, dann ist es notwendig, genauer über die Kommunikationsanbindung per Fernzugriff nachzudenken.

Quelle: 9gag

Während Sie vielleicht auf Ihre eigene Art Spaß haben, sind die arbeitsbezogenen Dinge nicht so flexibel. Speziell für die Remote-Geschäftskommunikation. Höchste Zeit also, alle Kanäle für eine effiziente Kommunikation zu organisieren. Erstellen Sie beispielsweise eine professionelle E-Mail-Signatur, richten Sie Google Meet-Anrufe oder -Chats ein usw.

Aber bevor Sie das tun, stellen Sie sicher, dass andere Remote-Work-Variablen perfekt angepasst sind. Lassen Sie uns die Dinge nach und nach gemeinsam regeln.

Ändern Sie Ihren Tagesablauf per Fernbedienung

Plötzlich von zu Hause aus arbeiten zu müssen, kann eine große Belastung für Ihren Geist sein. Sie werden es vielleicht auf den ersten Blick nicht bemerken, aber Remote-Arbeit unterscheidet sich stark von der normalen Hektik im Büro.

• Zeiteinteilung

Es gibt normalerweise eine ziemlich geplante Routine, der wir alle folgen. Eine Tasse Kaffee am Morgen, ein bisschen Joggen, zur Arbeit fahren, ein kleiner Plausch mit einem Kollegen und so weiter. Zu verstehen, dass es nicht für ein paar Monate so sein wird, ist hart.

Ich rate Ihnen also, sich so weit wie möglich an Ihren Zeitplan zu halten. Sie können zu Hause trainieren, sich über Video-Chats mit dem Kollegen unterhalten usw.

Das Notwendige ist, den Übergang zum Arbeiten aus der Ferne einfach und reibungslos zu gestalten. Springen Sie nicht in völlig andere Zeitmanagementgewohnheiten. Auf lange Sicht kann die Quarantäne in großem Stress enden.

Denken Sie auch daran, dass die produktivste Zeit des Tages von 9 bis 12 Uhr ist. Stellen Sie sich also einen Online-Timer und versuchen Sie, in diesen 3 Stunden die wichtigsten Dinge zu erledigen.

Lassen Sie sich auch etwas Zeit zum Ausruhen. Sowohl tagsüber als auch nach Feierabend. Es ist in Ordnung, sich jede Stunde für ein paar Minuten zu entspannen. Vor allem, wenn Sie das nicht tun können, indem Sie Jack in seinem Büro besuchen.

Achten Sie bei der Abendroutine darauf, dass Sie wissen, wann die Arbeitszeit endet. Eines der größten Probleme beim Remote Working ist die Verschmelzung von Zuhause und Büro. Wenn Ihr Gehirn weiß, dass nach 19 Uhr immer Ruhe- und Familienzeit ist, ist es produktiver.

• Aktualisieren Ihres Arbeitsbereichs

Wenn Sie Ihre Zeit richtig eingeteilt haben, schauen Sie sich an, wo Sie für die nächste unbekannte Zeit sitzen werden. Es sieht vielleicht nicht so aus, aber die Schaffung eines komfortablen Arbeitsplatzes zu Hause ist entscheidend.

Hier sind die wichtigsten Dinge, die Sie brauchen:

• Dedizierter Schreibtisch und ein bequemer Stuhl
• Ruhiger und abgeschiedener Raum
• Starke Wi-Fi-Verbindung mit einem guten VPN.
• Richtige Beleuchtung
• Kopfhörer
• Kaffeemaschine und Snacks. Übertreibe es nicht :)
• Notizbuch für alle Ideen
• Kleine Designelemente, damit Sie sich ruhig und wohl fühlen (Familienbilder, Pflanzen oder andere Schreibtischdekorationen).

Aber wenn Sie Lust haben, wechseln Sie den Sitz. Es ist schwer, während der Quarantäne die ganze Zeit am selben Ort zu bleiben. Setzen Sie sich also während des Meetings in einen Sessel oder gehen Sie auf das Sofa, wenn Sie sich ein Lehrvideo ansehen.

Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz im Allgemeinen komfortabel. Denken Sie nicht, dass Sie keine zusätzlichen Anstrengungen unternehmen müssen, um es zu arrangieren, wenn es nur vorübergehend ist. Selbst ein paar Tage Arbeit an einem langweiligen Schreibtisch in einem soliden Stuhl können sowohl die körperliche als auch die geistige Gesundheit beeinträchtigen.

Wie schwierig die Fernarbeitskommunikation wirklich ist

Fernarbeit beeinträchtigt die Kommunikation, sowohl extern als auch innerhalb des Unternehmens.

Quelle: Puffer

Wie Sie dem Diagramm entnehmen können, ist die Kommunikation der größte Kampf bei Remote-Work-Jobs. Und wenn es für Menschen, die normalerweise von zu Hause aus arbeiten, so schwer ist, wird es für diejenigen, die an den Büroalltag gewöhnt sind, noch schwieriger.

Es gibt verschiedene Aspekte der Geschäftskommunikation, die Sie anpassen müssen, wenn Sie remote arbeiten. Lassen Sie uns über jeden von ihnen sprechen.

• Hauptversammlungen

Ob tägliches Stand-up oder dezidierte Diskussion, das geht im Besprechungsraum nicht mehr. Daher ist es wirklich wichtig, diese Meetings über ein Cloud-Telefonsystem in einer praktischen Telefonkonferenz-App zu planen.

Hier eine kurze Checkliste:

• Besprechen Sie die beste Besprechungszeit vorher mit den Teilnehmern.
• Erstellen Sie einen Kalendertermin und laden Sie alle Ihre Teamkollegen ein.
• Erstellen Sie einen dedizierten Link/virtuellen Raum für das Meeting, damit die Leute ihn ohne Probleme finden können.
• Erinnern Sie die Leute an die Meetings. Außerdem könnten einige Kalendertermine im Spam landen, also denken Sie daran.

Es ist wichtig, dies für jedes Meeting zu tun, das Sie haben. Die richtige Organisation hilft Ihnen und Ihren Kollegen, die Zeit für alles anzupassen. Und vergessen Sie nicht, sich für das Kommunikationstool für die Fernarbeit zu entscheiden, das das gesamte Unternehmen verwenden wird.

Quelle: FacilityExecutive

• Aufgaben Diskussionen

Sie können das gewünschte Feature nicht einfach in einer Kaffeepause mit Ihren Entwicklern besprechen. Es gibt verschiedene Varianten, wie Sie diesen Prozess organisieren können. Egal für welches Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass es zu jedem und zum Thema passt. Hier sind sie:

• Verwenden Sie Aufgabenverwaltungssoftware für Diskussionen. Wenn Sie Trello oder Jira immer noch nicht verwenden, ist die Quarantäne wirklich der richtige Zeitpunkt, damit anzufangen. Es fühlt sich natürlich und offensichtlich an, jede Aufgabe auf ihrer eigenen Karte an der Tafel zu besprechen.
• Erstellen Sie bestimmte Kanäle in Slack oder einer anderen Software, die Sie für die Kommunikation verwenden. Wenn Sie eine große Funktionalität hinzufügen oder den SEO-Kanal vom Content-Marketing trennen möchten, tun Sie dies mit verschiedenen Chat-Gruppen.
• Organisieren Sie Videokonferenz-Meetings unterwegs. Wenn es einfach zu viele Dinge gibt, die mit vielen Leuten besprochen werden müssen, gibt es keinen besseren Weg als diesen. Verwenden Sie beispielsweise Google Kalender.

• #zufällig

Diejenigen von Ihnen, die Slack verwenden, wissen, dass standardmäßig ein Kanal mit dem Namen „#random“ festgelegt ist. Während der Quarantäne könnte jeder ein bisschen nicht arbeitsbezogene Kommunikation gebrauchen.

Ein dedizierter Kanal, der zum Teilen von Gedanken oder zum Versenden von Memes verwendet wird, hilft dem gesamten Team, Dampf abzulassen und besser Kontakte zu knüpfen.

Abgesehen davon, organisieren Sie wöchentliche Telefonate mit allen, nur um herumzualbern und über alles Mögliche zu reden. Während des Lockdowns ist es wirklich hilfreich.

Sie können Jeff oder Jessica tagsüber sogar von Zeit zu Zeit anrufen, um Büroküchengespräche zu imitieren. Oder Sie essen gemeinsam online zu Mittag.

• Könnte dieses Treffen tatsächlich eine E-Mail gewesen sein?

Es kursiert schon lange ein Meme über lange, sinnlose Meetings, die, wie Sie vermuten, E-Mails hätten sein können. Spaß beiseite, manche Leute unterschätzen die Macht der E-Mail-Kommunikation. Das Problem kann ein Mangel an Konsistenz und intelligenter Verwendung sein.

Quelle: böswillige Frauen

Darüber hinaus beschränkt sich die externe Kommunikation in der Regel nur auf E-Mail. Es ist also ein weiterer Grund, diesen Kanal zu perfektionieren.

An wen auch immer Sie eine E-Mail senden, befolgen Sie einige Regeln.

• Formulieren Sie Ihre Betreffzeile spezifisch und klar. Beschränken Sie es auf maximal 6-8 Wörter.
• Verwenden Sie Anreden. Nur um freundlich zu sein.
• Machen Sie den Körper nicht zu lang. Erwähne nur die wesentlichen Dinge. Schließlich gibt es Chat-Apps, um Frank zu fragen, wie sein Tag ist.
• Wenn Sie Anhänge hinzufügen, erwähnen Sie diese im Textkörper, damit nichts verloren geht.
• Verwenden Sie eine E-Mail-Signatur für die interne und externe Kommunikation. Hier wird es interessant, also lasst uns gründlich darüber diskutieren.

Warum Ihre Fernarbeitskommunikation eine E-Mail-Signatur benötigt

„Beste Grüße, Monika vom Marketing.“

Reicht es aus, dass Ihr Kollege versteht, von wem er eine E-Mail erhalten hat? Wenn Ihr Unternehmen weniger als 10 Mitarbeiter hat, wahrscheinlich ja. Wenn Sie mehr als 300 Leute haben, die in 15 verschiedenen Abteilungen mit Ihnen zusammenarbeiten, nicht so sehr.

Außerdem reichen drei Worte nicht aus, damit der Empfänger die Unterschrift wahrnimmt. Sie müssen danach in der E-Mail suchen. Natürlich dauert es nicht länger als zwei Sekunden, aber die empfangende Seite könnte abgelenkt werden.

All diese Dinge sind wirklich unbedeutend. Aber wenn es darum geht, täglich 10, 20, 100 E-Mails zu beantworten, zählt jede Minute.

Im Durchschnitt versenden Menschen jeden Tag etwa 40 E-Mails. Viele davon befinden sich im Unternehmen. Und diese Zahl wird viel größer, wenn jeder zur Fernbedienung wechselt.

Damit jede E-Mail nicht nur geöffnet, sondern auch beantwortet wird, müssen Sie eine professionelle Firmen-E-Mail-Signatur implementieren.

• So richten Sie E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter ein

Um Missverständnisse auszuschließen und die E-Mail-Kommunikation möglichst intuitiv zu gestalten, sollten alle E-Mail-Signaturen unternehmensintern ähnlich sein.

Es ist jedoch fast unmöglich, Menschen dazu zu bringen, ihre eigene Signatur gemäß Markenrichtlinien zu erstellen. Sie benötigen also eine E-Mail-Signatur-Verwaltungssoftware.

Zentrale Verwaltung bedeutet, eine E-Mail-Signaturvorlage für das gesamte Unternehmen oder jede Abteilung einzurichten. Anschließend kann der Administrator diese Vorlage an seine Kollegen senden, damit diese ihre Namen, Positionen und einige Kontaktdaten eintragen können.

Abgesehen davon können Sie mit Tools zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen hochwertig gestaltete HTML-Signaturen erstellen. Sie können also Call-to-Action-Buttons und Social-Media-Symbole hinzufügen. Diese Signaturen sehen in jedem E-Mail-Client oder auf jedem Gerät gleich aus.

Der Newoldstamp-E-Mail-Signaturgenerator ermöglicht beispielsweise das Erstellen separater Abteilungen und das Einrichten einer Master-E-Mail-Signatur (Vorlage für alle Mitarbeiter) mit einem Editor.

Quelle: newoldstamp

Die Master-E-Mail-Signatur kann so aussehen. Wenn Ihre Kollegen eine E-Mail zum Installieren der Signatur erhalten, müssen sie nur die Felder aktualisieren, die Sie ihnen überlassen haben.

Quelle: newoldstamp

Es dauert ein paar Minuten, eine responsive E-Mail-Signaturvorlage für Ihre Kollegen zu erstellen. Und die Zeit, die sie hätten aufwenden können, würde viel mehr kosten.

E-Mail-Signaturen als Marketingkanal für die externe Kommunikation

Wenn Sie bisher eine E-Mail-Signatur für die externe Kommunikation verwendet haben, wissen Sie, wie vorteilhaft sie aus verschiedenen Gründen ist. Erhöhen der E-Mail-Antwortrate, Hinzufügen von Personalisierung, Steigern der Markenbekanntheit, Erzielen von mehr Conversions und so weiter und so fort.

E-Mail-Signatur-Marketing wird als einer der kosteneffizientesten und konvertierendsten Kanäle bezeichnet.

Da sich fast die ganze Welt in Quarantäne befindet, gehe ich davon aus, dass die Menschen häufiger E-Mails öffnen werden. Die Steigerung der Öffnungsrate ist großartig, aber wenn Sie möchten, dass Ihre Kampagnen erfolgreich sind, müssen Sie sich mehr Mühe geben.

• In Hunderten von E-Mails auffallen

Sobald Sie einen Empfänger dazu gebracht haben, Ihre E-Mail zu öffnen, haben Sie nicht viel Zeit, um seine Aufmerksamkeit zu erregen. Eine E-Mail-Signatur, die alles enthält, was eine Person möglicherweise über Sie wissen muss, ist eines der Dinge, die ein Wegklicken verhindern können.

Dies sind die wesentlichen Elemente eines ansprechenden Designs für E-Mail-Signaturen:

• Ihr vollständiger Name, Ihr Unternehmen und Ihre Position. Damit der Adressat weiß, wer Sie sind.
• Alle Kontaktdaten, die Personen verwenden können, um mit Ihnen in Kontakt zu treten. E-Mail, Telefonnummer, Skype-ID usw.
• Social-Media-Symbole, die mit Ihrem Unternehmen verknüpft sind. Es erspart Ihren Empfängern einige Zeit, diese manuell zu suchen. Und natürlich könnten Sie mehr Follower bekommen.
• Marketingelemente wie CTA-Buttons und Banner. Dies ist zu 80 % der Grund, E-Mail-Signatur-Marketing zu nutzen. Sie können für Ihren Blog werben, Leute über einen Verkauf informieren, ihnen helfen, mit Ihnen in Kontakt zu treten usw.

Quelle: newoldstamp

Wenn Sie mehr über das Erstellen und Verwenden von E-Mail-Signaturen erfahren möchten, lesen Sie „Ultimate Guide: So machen Sie das Beste aus Ihren geschäftlichen E-Mail-Signaturen“.

Richtig und effizient eingesetzt, können E-Mail-Signaturen Ihnen helfen, sowohl die interne als auch die externe Kommunikation während der Quarantäne zu verbessern. Da E-Mail der geschäftlichste Weg ist, um Kontakt aufzunehmen, werden die Leute es häufig nutzen (jetzt, da Live-Meetings nicht mehr verfügbar sind).

Fazit

Remote zu arbeiten ist für viele von uns schwierig. Vor allem, wenn die Umstände Sie dazu zwingen. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, Ihr Remote-Erlebnis so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Da die Online-Kommunikation praktisch die einzig verfügbare Art der Kommunikation ist, sollten Sie es sich bequem und bequem machen. Ich hoffe, dass einige der oben genannten Tipps Ihnen und Ihren Kollegen helfen werden, die Angst zu überwinden und diese Erfahrung ein wenig einfacher zu machen.

Bleiben Sie gesund, keine Panik, bleiben Sie zu Hause. Und machen Sie Ihre Remote-Arbeit zu einer angenehmen Erfahrung im Leben.