Le guide ultime de communication pour le travail à distance

1. Changer votre routine quotidienne à distance
2. À quel point la communication au travail à distance est-elle vraiment difficile
3. Pourquoi votre communication de travail à distance a besoin d'une signature électronique
4. Les signatures électroniques comme canal marketing pour la communication externe

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Zoom - Outil de communication vidéo d'entreprise
3. G Suite - Gmail, Docs, Drive, Calendar, Meet et plus pour les entreprises
4. Slack - Messagerie d'entreprise avec de nombreuses fonctionnalités et intégrations
5. ProofHub - Un outil pour le travail à distance

Peu importe à quel point vous aimez ou n'aimez pas travailler à distance, nous sommes tous dans la même situation ici. Comme ce n'est plus à vous de décider où travailler, il peut être très difficile de s'adapter à un nouveau travail et à un nouveau style de vie.

Cela est particulièrement vrai d'une équipe de développement dédiée , s'ils commencent à travailler dans ce domaine pour la première fois, il est alors nécessaire de réfléchir plus clairement à la connexion de communication via l'accès à distance.

source : 9gag

Bien que vous puissiez vous amuser à votre manière, les choses liées au travail ne sont pas si flexibles. Surtout pour la communication d'entreprise à distance. Il est donc grand temps d'organiser tous les canaux pour communiquer efficacement. Par exemple, créez une signature électronique professionnelle, configurez des appels ou des chats Google Meet, etc.

Mais avant cela, assurez-vous que les autres variables du travail à distance sont parfaitement ajustées. Trions les choses ensemble petit à petit.

Changer votre routine quotidienne à distance

Devoir soudainement commencer à travailler à domicile peut être un énorme stress pour votre esprit. Vous ne le remarquerez peut-être pas au début, mais le travail à distance est très différent de l'agitation habituelle au bureau.

• Gestion du temps

Il y a généralement une routine à peu près planifiée que nous suivons tous. Une tasse de café le matin, un petit jogging, se rendre au travail, une petite discussion avec un collègue, etc. Comprendre que ce ne sera pas comme ça avant quelques mois est difficile.

Donc, je vous conseille de vous en tenir à votre horaire autant que vous le pouvez. Vous pouvez faire de l'exercice à la maison, parler au collègue via des chats vidéo, etc.

La chose nécessaire est de rendre la transition vers le travail à distance facile et fluide. Ne sautez pas dans des habitudes de gestion du temps totalement différentes. À long terme, la quarantaine peut se terminer par un stress énorme.

N'oubliez pas non plus que le moment le plus productif de la journée est de 9 h à 12 h. Alors, réglez une minuterie en ligne et essayez de faire les choses les plus importantes pendant ces 3 heures.

Prévoyez également un peu de temps pour vous reposer. Aussi bien pendant la journée qu'à la fin du travail. C'est OK pour se détendre pendant quelques minutes toutes les heures. Surtout quand on ne peut pas faire ça en rendant visite à Jack dans son bureau.

Quant à la routine du soir, assurez-vous de savoir quand le temps de travail se termine. L'un des plus gros problèmes du travail à distance est la fusion de la maison et du bureau. Si votre cerveau sait que c'est toujours du repos et du temps en famille après 19 h, il sera plus productif.

• Mise à jour de votre espace de travail

Comme vous avez bien organisé votre temps, regardez où vous êtes sur le point de vous asseoir pour la prochaine période de temps inconnue. Cela ne ressemble peut-être pas à cela, mais il est crucial de créer un lieu de travail confortable à la maison.

Voici les choses les plus importantes dont vous avez besoin :

• Un bureau dédié et une chaise confortable
• Espace calme et isolé
• Connexion Wi-Fi solide avec un bon VPN.
• Un bon éclairage
• Écouteurs
• Cafetière et collations. N'en abusez pas :)
• Cahier pour toutes les idées
• Petits éléments de design pour se sentir calme et confortable (photos de famille, plantes ou autres décors de bureau).

Mais si vous en avez envie, changez de siège. C'est difficile de rester tout le temps au même endroit pendant la quarantaine. Alors, asseyez-vous dans un fauteuil pendant la réunion ou installez-vous sur le canapé lorsque vous regardez une vidéo éducative.

En général, rendez votre espace de travail confortable. Ne pensez pas que si c'est temporaire, vous n'avez pas besoin d'effort supplémentaire pour l'organiser. Même quelques jours de travail à un bureau terne dans une chaise solide peuvent affecter à la fois la santé physique et mentale.

À quel point la communication du travail à distance est-elle vraiment difficile

Le travail à distance affecte la communication, à la fois externe et interne à l'entreprise.

source : tampon

Comme vous le voyez sur le graphique, la communication est la plus grande difficulté des emplois à distance. Et si c'est si difficile pour les personnes qui travaillent habituellement à domicile, cela devient encore plus difficile pour ceux qui sont habitués à la routine du bureau.

Il y a différents aspects de la communication d'entreprise que vous devez ajuster lorsque vous travaillez à distance. Parlons de chacun d'eux.

• Assemblées générales

Qu'il s'agisse d'un stand-up quotidien ou d'une discussion dédiée, vous ne pouvez plus faire cela dans la salle de réunion. Par conséquent, il est très important de planifier ces réunions via un système téléphonique cloud dans une application de conférence téléphonique pratique.

Voici une courte liste de contrôle :

• Discutez au préalable du meilleur moment de réunion avec les participants.
• Créez un rendez-vous dans le calendrier et invitez tous vos coéquipiers.
• Créez un lien dédié/une salle virtuelle pour la réunion, afin que les personnes n'aient pas de mal à le trouver.
• Rappelez aux gens les réunions. De plus, certains rendez-vous du calendrier peuvent être envoyés dans le spam, alors gardez cela à l'esprit.

Il est important de le faire pour chaque réunion que vous avez. Une bonne organisation vous aidera, vous et vos collègues, à ajuster le temps pour tout. Et n'oubliez pas de décider de l'outil de communication de travail à distance que toute l'entreprise va utiliser.

source : facilityexecutive

• Discussions sur les tâches

Vous ne pouvez pas simplement discuter de la fonctionnalité souhaitée avec vos développeurs pendant une pause-café. Il existe différentes variantes de la façon dont vous pouvez organiser ce processus. Peu importe celui que vous choisissez, assurez-vous qu'il convient à tout le monde et au problème. Les voici:

• Utilisez un logiciel de gestion des tâches pour les discussions. Si vous n'utilisez toujours pas Trello ou Jira, la quarantaine est vraiment le moment de commencer à le faire. Discuter de chaque tâche dans sa carte dédiée au tableau semble naturel et évident.
• Créez des canaux spécifiques dans Slack ou tout autre logiciel que vous utilisez pour la communication. Si vous avez une énorme fonctionnalité à ajouter ou si vous souhaitez séparer le canal SEO du marketing de contenu, faites-le avec différents groupes de discussion.
• Organisez des réunions par vidéoconférence lors de vos déplacements. S'il y a trop de choses à discuter avec beaucoup de gens, il n'y a pas de meilleur moyen que celui-ci. Par exemple, utilisez Google Agenda.

• #Aléatoire

Ceux d'entre vous qui utilisent Slack savent qu'il existe un canal nommé "#random" défini par défaut. Pendant la quarantaine, n'importe qui pourrait utiliser un peu de communication non liée au travail.

Un canal dédié utilisé pour partager des pensées ou envoyer des mèmes aidera toute l'équipe à se défouler et à mieux socialiser.

En dehors de cela, organisez des appels hebdomadaires avec tout le monde juste pour plaisanter et parler de n'importe quoi. Pendant le confinement, c'est vraiment utile.

Vous pouvez même appeler Jeff ou Jessica de temps en temps pendant la journée pour imiter les discussions de cuisine de bureau. Ou vous pourriez déjeuner ensemble en ligne.

• Cette réunion aurait-elle pu être un e-mail ?

Il y a longtemps qu'un mème circule sur les longues réunions inutiles qui, vous l'avez deviné, auraient pu être des e-mails. Blague à part, certaines personnes sous-estiment le pouvoir de la communication par e-mail. Le problème peut être un manque de cohérence et une utilisation intelligente.

source: malveillantwomenco

De plus, la communication externe est généralement limitée au courrier électronique uniquement. C'est donc une raison de plus pour perfectionner cette chaîne.

Quelle que soit la personne à qui vous allez envoyer un e-mail, suivez certaines règles.

• Faites en sorte que votre ligne d'objet soit précise et claire. Limitez-le à un maximum de 6 à 8 mots.
• Utilisez les salutations. Juste pour être amical.
• Ne faites pas le corps trop long. Ne mentionnez que les choses essentielles. Après tout, il existe des applications de chat pour demander à Frank comment se passe sa journée.
• Si vous ajoutez des pièces jointes, mentionnez-les dans le corps, afin que rien ne se perde.
• Utilisez une signature électronique pour la communication interne et externe. C'est là que les choses deviennent intéressantes, alors discutons-en en profondeur.

Pourquoi votre communication de travail à distance a besoin d'une signature électronique

"Meilleures salutations, Monica du marketing."

Suffit-il que votre collègue comprenne de qui il a reçu un e-mail ? Si votre entreprise compte moins de 10 personnes, probablement, oui. Si vous avez plus de 300 personnes qui travaillent avec vous dans 15 départements différents, pas tellement.

De plus, trois mots ne suffisent pas pour que le destinataire remarque la signature. Ils devront le rechercher dans l'e-mail. Bien sûr, cela ne prendra pas plus de deux secondes, mais le côté récepteur pourrait être distrait.

Toutes ces choses sont vraiment mineures. Mais lorsqu'il s'agit de répondre à 10, 20, 100 e-mails par jour, chaque minute compte.

En moyenne, les gens envoient environ 40 e-mails chaque jour. Beaucoup d'entre eux sont à l'intérieur de l'entreprise. Et ce nombre augmente beaucoup avec tout le monde passant à la télécommande.

Pour vous assurer que chaque e-mail est non seulement ouvert mais également répondu, vous devez mettre en place une signature d'e-mail d'entreprise professionnelle.

• Comment configurer des signatures de courrier électronique pour tous les employés

Afin d'éliminer tout malentendu et de rendre la communication par e-mail aussi intuitive que possible, toutes les signatures d'e-mail doivent être similaires au sein de l'entreprise.

Cependant, il est presque impossible de faire en sorte que les gens créent leur propre signature selon les directives de la marque. Donc, vous avez besoin d'un logiciel de gestion des signatures e-mail.

La gestion centralisée signifie la mise en place d'un modèle de signature d'e-mail pour toute l'entreprise ou chaque département. Ensuite, l'administrateur peut envoyer ce modèle à ses collègues, afin qu'ils puissent renseigner leurs noms, fonctions et certaines données de contact.

En dehors de cela, les outils de gestion des signatures de courrier électronique vous permettent de créer des signatures HTML conçues de haute qualité. Ainsi, vous pouvez ajouter des boutons d'appel à l'action et des icônes de médias sociaux. Ces signatures auront la même apparence dans chaque client de messagerie ou sur chaque appareil.

Par exemple, le générateur de signature email Newoldstamp permet de créer des départements séparés et de mettre en place une signature email maître (modèle pour tous les employés) avec un éditeur.

source : newoldstamp

La signature principale de l'e-mail peut ressembler à ceci. Lorsque vos collègues recevront un e-mail pour installer la signature, ils n'auront qu'à mettre à jour les champs auxquels vous les avez autorisés.

source : newoldstamp

Il ne faut que quelques minutes pour créer un modèle de signature d'e-mail réactif pour vos collègues. Et le temps qu'ils auraient pu passer coûterait bien plus que cela.

Les signatures électroniques comme canal marketing pour la communication externe

Si vous avez déjà utilisé une signature électronique pour la communication externe, vous savez à quel point elle est bénéfique pour diverses raisons. Augmenter le taux de réponse aux e-mails, ajouter de la personnalisation, renforcer la notoriété de la marque, obtenir plus de conversions, etc.

Le marketing par signature électronique est nommé l'un des canaux les plus rentables et les plus convertissants.

Comme presque tout le monde est en quarantaine, je prévois que les gens ouvriront plus souvent les e-mails. L'augmentation du taux d'ouverture est impressionnante, mais si vous voulez que vos campagnes réussissent, impliquez plus d'efforts.

• Se démarquer dans des centaines d'e-mails

Une fois que vous avez amené un destinataire à ouvrir votre e-mail, vous n'avez pas beaucoup de temps pour attirer son attention. Une signature électronique qui contient tout ce qu'une personne pourrait avoir besoin de savoir sur vous est l'une des choses qui peuvent empêcher de cliquer.

Voici les éléments essentiels d'une belle conception de signature électronique :

• Votre nom complet, votre entreprise et votre fonction. Pour que le destinataire sache qui vous êtes.
• Toutes les coordonnées que les gens peuvent utiliser pour vous contacter. E-mail, numéro de téléphone, identifiant Skype, etc.
• Icônes de médias sociaux liées à votre entreprise. Vos destinataires gagneront du temps à les rechercher manuellement. Et bien sûr, vous pourriez avoir plus de followers.
• Éléments marketing, tels que les boutons CTA et les bannières. C'est à 80% la raison d'utiliser le marketing par signature électronique. Vous pouvez promouvoir votre blog, informer les gens d'une vente, les aider à entrer en contact avec vous, etc.

source : newoldstamp

Si vous souhaitez en savoir plus sur la création et l'utilisation des signatures d'e-mails, consultez « Guide ultime : comment tirer le meilleur parti des signatures d'e-mails de votre entreprise ».

Si elles sont utilisées correctement et efficacement, les signatures de courrier électronique peuvent vous aider à améliorer la communication interne et externe pendant la quarantaine. Comme le courrier électronique est le moyen le plus professionnel d'entrer en contact, les gens l'utiliseront beaucoup (maintenant que les réunions en direct ne sont plus disponibles).

Conclusion

Travailler à distance est difficile pour beaucoup d'entre nous. Surtout quand les circonstances vous y obligent. C'est pourquoi il est extrêmement important de rendre votre expérience à distance aussi fluide que possible.

Comme la communication en ligne est pratiquement le seul type de communication disponible, vous devez la rendre pratique et confortable pour vous-même. J'espère que certains des conseils mentionnés ci-dessus vous aideront, vous et vos collègues, à surmonter l'anxiété et à rendre cette expérience un peu plus facile.

Restez en bonne santé, ne paniquez pas, restez chez vous. Et faites de votre travail à distance une expérience agréable dans la vie.