En İyi Uzaktan Çalışma İletişim Rehberi

1. Günlük rutininizi uzaktan kumandada değiştirme
2. Uzaktan çalışma iletişimi gerçekten ne kadar zor
3. Uzaktan çalışma iletişiminizin neden bir e-posta imzasına ihtiyacı var?
4. Dış iletişim için bir pazarlama kanalı olarak e-posta imzaları

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. Zoom - Kurumsal video iletişim aracı
3. G Suite - İş için Gmail, Dokümanlar, Drive, Takvim, Meet ve daha fazlası
4. Slack - Birçok özellik ve entegrasyona sahip şirket habercisi
5. ProofHub - Uzaktan çalışma için tek araç

Uzaktan çalışmayı ne kadar sevseniz de sevmeseniz de burada hepimiz aynı durumdayız. Artık nerede çalışacağınıza karar vermek size bağlı olmadığından, yeni bir iş ve yaşam tarzına uyum sağlamak gerçekten zor olabilir.

Bu, özellikle kendini işine adamış bir geliştirme ekibi için geçerlidir , bu alanda ilk kez çalışmaya başlıyorlarsa, uzaktan erişim yoluyla iletişim bağlantısı hakkında daha net düşünmek gerekir.

kaynak: 9gag

Kendi tarzınızda biraz eğlenebilirsiniz, ancak işle ilgili şeyler o kadar esnek değildir. Özellikle uzaktan iş iletişimi için. Bu nedenle, tüm kanalları verimli bir şekilde iletişim kurmak için düzenlemenin zamanı geldi. Örneğin, profesyonel bir e-posta imzası oluşturun, Google Meet aramaları veya sohbetleri ayarlayın vb.

Ancak bunu yapmadan önce, diğer uzaktan çalışma değişkenlerinin mükemmel şekilde ayarlandığından emin olun. Yavaş yavaş her şeyi birlikte çözelim.

Günlük rutininizi uzaktan kumandada değiştirme

Aniden evden çalışmaya başlamak, zihniniz için büyük bir stres olabilir. İlk başta fark etmeyebilirsiniz, ancak uzaktan çalışma, normal ofis tabanlı koşuşturmalardan çok farklıdır.

• Zaman yönetimi

Genellikle hepimizin takip ettiği hemen hemen programlanmış bir rutin vardır. Sabah bir fincan kahve, biraz koşu, işe gitme, bir meslektaşımla küçük bir sohbet vb. Birkaç ay böyle olmayacağını anlamak zor.

Bu yüzden, elinizden geldiğince bu programınıza bağlı kalmanızı tavsiye ederim. Evde biraz egzersiz yapabilir, meslektaşınızla görüntülü sohbet vb. yoluyla konuşabilirsiniz.

Gerekli olan, uzaktan çalışmaya geçişi kolay ve sorunsuz hale getirmektir. Tamamen farklı zaman yönetimi alışkanlıklarına atlamayın. Karantinanın uzun vadede, büyük bir stresle sonuçlanabilir.

Ayrıca günün en verimli zamanının sabah 9'dan akşam 12'ye kadar olduğunu unutmayın. Bu nedenle, bir çevrimiçi zamanlayıcı ayarlayın ve en önemli şeyleri bu 3 saat içinde yapmaya çalışın.

Dinlenmek için de biraz zaman ayırın. Hem gündüz hem de işiniz bittiğinde. Her saat başı birkaç dakika gevşemek sorun değil. Özellikle de Jack'i ofis odasında ziyaret ederek bunu yapamıyorsanız.

Akşam rutinine gelince, çalışma saatinin ne zaman biteceğini bildiğinizden emin olun. Uzaktan çalışmanın en büyük sorunlarından biri ev ve ofisin birleşmesi. Beyniniz akşam 7'den sonra her zaman dinlenme ve aile zamanı olduğunu bilirse, daha verimli olacaktır.

• Çalışma alanınızı güncelleme

Zamanınızı düzgün bir şekilde ayarladığınızdan, bir sonraki bilinmeyen süre boyunca nerede oturacağınıza bakın. Öyle görünmeyebilir, ancak evde rahat bir iş yeri yaratmak çok önemlidir.

İşte ihtiyacınız olan en önemli şeyler:

• Özel çalışma masası ve rahat bir sandalye
• Oldukça ve tenha bir alan
• İyi bir VPN ile güçlü Wi-Fi bağlantısı.
• Uygun aydınlatma
• kulaklıklar
• Kahve makinesi ve atıştırmalıklar. aşırıya kaçmayın :)
• Tüm fikirler için not defteri
• Sakin ve rahat hissetmenizi sağlayacak küçük tasarım öğeleri (aile resimleri, bitkiler veya diğer masa dekorları).

Ama öyle hissediyorsan, koltuğu değiştir. Karantina boyunca sürekli aynı yerde kalmak çok zor. Bu nedenle, toplantı sırasında bir koltuğa oturun veya eğitici bir video izlerken kanepeye gidin.

Genel olarak, çalışma alanınızı konforlu hale getirin. Geçiciyse, düzenlemek için fazladan çaba harcamanıza gerek olmadığını düşünmeyin. Sağlam bir sandalyede sıkıcı bir masada birkaç gün çalışmak bile hem fiziksel hem de zihinsel sağlığı etkileyebilir.

Uzaktan çalışma iletişimi gerçekten ne kadar zor

Uzaktan çalışma, hem şirket dışı hem de şirket içindeki iletişimi etkiler.

kaynak: arabellek

Grafikten de görebileceğiniz gibi, iletişim, uzaktan çalışma işlerinin en büyük mücadelesidir. Ve genellikle evden çalışanlar için bu kadar zorsa, ofis rutinine alışmış olanlar için daha da zorlaşıyor.

Uzaktan çalışırken ayarlamanız gereken iş iletişiminin farklı yönleri vardır. Her biri hakkında konuşalım.

• Genel toplantılar

İster günlük bir stand-up isterse özel bir tartışma olsun, bunu artık toplantı odasında yapamazsınız. Bu nedenle, bu toplantıları uygun bir konferans araması uygulamasında bir bulut telefon sistemi üzerinden planlamak gerçekten önemlidir.

İşte kısa bir kontrol listesi:

• Katılımcılarla önceden en iyi toplantı zamanını tartışın.
• Bir takvim randevusu oluşturun ve tüm takım arkadaşlarınızı davet edin.
• İnsanların toplantıyı bulmakta sorun yaşamaması için toplantı için özel bir bağlantı/sanal oda oluşturun.
• İnsanlara toplantıları hatırlatın. Ayrıca, bazı takvim randevuları spam'e gidebilir, bu yüzden bunu aklınızda bulundurun.

Bunu her toplantınız için yapmanız önemlidir. Doğru organizasyon, sizin ve iş arkadaşlarınızın her şey için zamanı ayarlamanıza yardımcı olacaktır. Ve tüm şirketin kullanacağı uzaktan çalışma iletişim aracına karar vermeyi unutmayın.

kaynak: tesis yöneticisi

• Görev tartışmaları

Bir kahve molası sırasında geliştiricilerinizle istediğiniz özelliği tartışamazsınız. Bu süreci nasıl organize edebileceğinizin farklı çeşitleri vardır. Hangisini seçerseniz seçin, herkese ve konuya uygun olduğundan emin olun. İşte buradalar:

• Tartışmalar için görev yönetimi yazılımını kullanın. Hala Trello veya Jira kullanmıyorsanız, karantina gerçekten başlamanın tam zamanıdır. Tahtadaki özel kartında her görevi tartışmak doğal ve bariz bir his veriyor.
• Slack'te veya iletişim için kullandığınız diğer herhangi bir yazılımda belirli kanallar oluşturun. SEO kanalı eklemek için çok büyük bir işlevselliğiniz varsa veya içerik pazarlamasından ayırmak istiyorsanız, bunu farklı sohbet gruplarıyla yapın.
• Hareket halindeyken video konferans toplantıları düzenleyin. Bir sürü insanla tartışacak çok fazla şey varsa, bundan daha iyi bir yol yoktur. Örneğin, Google Takvim'i kullanın.

• #rastgele

Slack kullananlarınız, varsayılan olarak ayarlanmış '#random' adında bir kanal olduğunu bilir. Karantina sırasında, herkes işle ilgili olmayan bir miktar iletişimi kullanabilir.

Düşünceleri paylaşmak veya bazı memler göndermek için kullanılan özel bir kanal, tüm ekibin buharı dışarı atmasına ve daha iyi sosyalleşmesine yardımcı olacaktır.

Bunun dışında, sadece şaka yapmak ve herhangi bir şey hakkında konuşmak için herkesle haftalık aramalar düzenleyin. Kilitleme sırasında, gerçekten yardımcı oluyor.

Ofis mutfak konuşmalarını taklit etmek için gün içinde zaman zaman Jeff veya Jessica'yı bile arayabilirsiniz. Ya da çevrimiçi olarak birlikte öğle yemeği yiyebilirsiniz.

• Bu toplantı aslında bir e-posta olabilir mi?

E-postalar olabileceğini tahmin ettiğiniz, uzun anlamsız toplantılar hakkında uzun zamandır ortalıkta dolaşan bir mem vardı. Şaka bir yana, bazı insanlar e-posta iletişiminin gücünü hafife alıyor. Sorun, tutarlılık ve akıllı kullanım eksikliği olabilir.

kaynak: malwarewomenco

Ayrıca, harici iletişim genellikle yalnızca e-posta ile sınırlıdır. Bu nedenle, bu kanalı mükemmelleştirmek için başka bir neden daha.

Kime e-posta gönderecekseniz, bazı kurallara uyun.

• Konu satırınızı spesifik ve net yapın. Maksimum 6-8 kelime ile sınırlayın.
• Selamlar kullanın. Sadece arkadaş canlısı olmak için.
• Vücudu çok uzun yapmayın. Sadece temel şeylerden bahsedin. Sonuçta, Frank'e gününün nasıl geçtiğini sormak için sohbet uygulamaları var.
• Herhangi bir ek eklerseniz, bunları gövdede belirtin, böylece hiçbir şey kaybolmaz.
• Dahili ve harici iletişim için bir e-posta imzası kullanın. İşlerin ilginçleştiği yer burası, o yüzden iyice tartışalım.

Uzaktan çalışma iletişiminizin neden bir e-posta imzasına ihtiyacı var?

“Saygılarımla, Pazarlamadan Monica.”

Meslektaşınızın kimden e-posta aldığını anlaması yeterli mi? Şirketinizde 10'dan az kişi varsa, muhtemelen evet. 15 farklı departmanda 300'den fazla çalışanınız varsa, çok değil.

Ayrıca, alıcının imzayı fark etmesi için üç kelime yeterli değildir. Bunu e-postada aramaları gerekecek. Tabii ki, iki saniyeden fazla sürmeyecek, ancak alıcı tarafın dikkati dağılabilir.

Bütün bunlar gerçekten küçük şeyler. Ancak günde 10, 20, 100 e-postayı yanıtlamaya gelince, her dakika önemlidir.

Ortalama olarak, insanlar her gün yaklaşık 40 e-posta gönderiyor. Bunların çoğu şirket içinde. Ve bu sayı, herkesin uzaktan kumandaya geçmesiyle çok daha büyüyor.

Her e-postanın yalnızca açılmasını değil, aynı zamanda yanıtlanmasını da sağlamak için profesyonel bir kurumsal e-posta imzası uygulamanız gerekir.

• Tüm çalışanlar için e-posta imzaları nasıl ayarlanır?

Herhangi bir yanlış anlaşılmayı ortadan kaldırmak ve e-posta iletişimini olabildiğince sezgisel hale getirmek için şirket içindeki tüm e-posta imzaları benzer olmalıdır.

Ancak, marka yönergelerine göre insanlara kendi imzalarını yaratmaları neredeyse imkansızdır. Yani, bir e-posta imza yönetim yazılımına ihtiyacınız var.

Merkezi yönetim, tüm şirket veya her departman için bir e-posta imza şablonu oluşturmak anlamına gelir. Ardından, yönetici bu şablonu meslektaşlarına gönderebilir, böylece adlarını, pozisyonlarını ve bazı iletişim verilerini doldurabilirler.

Bunun dışında, e-posta imza yönetimi araçları, yüksek kaliteli tasarlanmış HTML imzaları oluşturmanıza olanak tanır. Böylece harekete geçirici mesaj düğmeleri ve sosyal medya simgeleri ekleyebilirsiniz. Bu imzalar, her e-posta istemcisinde veya her cihazda aynı görünecektir.

Örneğin, Newoldstamp e-posta imza oluşturucu, ayrı departmanlar oluşturmaya ve bir düzenleyici ile bir ana e-posta imzası (tüm çalışanlar için şablon) oluşturmaya olanak tanır.

kaynak: newoldstamp

Ana e-posta imzası şöyle görünebilir. İş arkadaşlarınız imzayı yüklemek için bir e-posta aldıklarında, yalnızca izin verdiğiniz alanları güncellemeleri gerekir.

kaynak: newoldstamp

İş arkadaşlarınız için duyarlı bir e-posta imza şablonu oluşturmak birkaç dakika sürer. Ve harcayabilecekleri zaman bundan çok daha pahalıya mal olacaktı.

Dış iletişim için bir pazarlama kanalı olarak e-posta imzaları

Daha önce dış iletişim için bir e-posta imzası kullanıyorsanız, bunun çeşitli nedenlerle ne kadar faydalı olduğunu bilirsiniz. E-posta yanıt oranını artırma, kişiselleştirme ekleme, marka bilinirliğini artırma, daha fazla dönüşüm elde etme vb.

E-posta imza pazarlaması, en uygun maliyetli ve dönüşüm sağlayan kanallardan biri olarak adlandırılır.

Neredeyse tüm dünya karantinada olduğundan, tahminim insanların e-postaları daha sık açacağı yönünde. Açık oran artışı harika, ancak kampanyalarınızın başarılı olmasını istiyorsanız daha fazla çaba gösterin.

• Yüzlerce e-postada öne çıkmak

E-postanızı açacak bir alıcı bulduğunuzda, onların dikkatini çekmek için fazla zamanınız kalmaz. Bir kişinin sizin hakkınızda bilmesi gerekebilecek her şeyi içeren bir e-posta imzası, tıklamayı engelleyebilecek şeylerden biridir.

Güzel bir e-posta imza tasarımının olmazsa olmazları şunlardır:

• Tam adınız, şirketiniz ve konumunuz. Böylece muhatap kim olduğunuzu bilsin.
• İnsanların sizinle temasa geçmek için kullanabileceği tüm iletişim bilgileri. E-posta, telefon numarası, Skype kimliği vb.
• Şirketinize bağlı sosyal medya simgeleri. Bunları manuel olarak aramak, alıcılarınıza biraz zaman kazandıracaktır. Ve elbette, daha fazla takipçi kazanabilirsiniz.
• CTA düğmeleri ve afişler gibi pazarlama öğeleri. Bu, e-posta imzalı pazarlamayı kullanmanın %80 nedenidir. Blogunuzu tanıtabilir, insanlara bir indirim hakkında bilgi verebilir, sizinle iletişim kurmalarına yardımcı olabilir vb.

kaynak: newoldstamp

E-posta imzaları oluşturma ve kullanma hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, "Nihai Kılavuz: İş E-posta İmzalarınızdan En İyi Şekilde Nasıl Yararlanılır" bölümüne bakın.

E-posta imzaları düzgün ve verimli kullanılırsa karantina sırasında hem iç hem de dış iletişimi geliştirmenize yardımcı olabilir. E-posta, iletişim kurmanın en ticari yolu olduğundan, insanlar onu çok kullanacak (artık canlı toplantılar artık mevcut değil).

Çözüm

Çoğumuz için uzaktan çalışmak zordur. Özellikle koşullar sizi buna zorluyorsa. Bu nedenle, uzaktan deneyiminizi olabildiğince sorunsuz hale getirmek son derece önemlidir.

Çevrimiçi iletişim, pratik olarak mevcut tek iletişim türü olduğundan, bunu kendiniz için uygun ve konforlu hale getirmelisiniz. Umarım yukarıda bahsedilen bazı ipuçları, size ve iş arkadaşlarınıza bu kaygının üstesinden gelmenize ve bu deneyimi biraz daha kolaylaştırmanıza yardımcı olur.

Kendinizi sağlıklı tutun, panik yapmayın, evde kalın. Ve uzaktan çalışmanızı hayatta hoş bir deneyim haline getirin.