สุดยอดคู่มือการสื่อสารงานทางไกล

1. เปลี่ยนกิจวัตรประจำวันของคุณบนรีโมท
2. การสื่อสารทางไกลเป็นเรื่องยากเพียงใด
3. เหตุใดการสื่อสารที่ทำงานระยะไกลของคุณจึงต้องมีลายเซ็นอีเมล
4. ลายเซ็นอีเมลเป็นช่องทางการตลาดสำหรับการสื่อสารภายนอก

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. เครื่องมือสื่อสารผ่านวิดีโอ Zoom- Enterprise
3. G Suite - Gmail, เอกสาร, ไดรฟ์, ปฏิทิน, Meet และอื่นๆ สำหรับธุรกิจ
4. Slack - ผู้ส่งสารของ บริษัท ที่มีคุณสมบัติและการผสานรวมมากมาย
5. ProofHub - เครื่องมือเดียวสำหรับงานทางไกล

ไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ชอบการทำงานทางไกลแค่ไหน พวกเราทุกคนก็อยู่ในสถานการณ์เดียวกันที่นี่ เนื่องจากคุณไม่ต้องตัดสินใจว่าจะทำงานที่ไหนอีกต่อไป คุณจึงสามารถปรับการทำงานและไลฟ์สไตล์ใหม่ๆ ได้ยาก

โดยเฉพาะอย่างยิ่งทีมพัฒนาที่ ทุ่มเท หากพวกเขาเริ่มทำงานในพื้นที่นี้เป็นครั้งแรก ก็จำเป็นต้องคิดให้ชัดเจนมากขึ้นเกี่ยวกับการเชื่อมต่อการสื่อสารผ่านการเข้าถึงระยะไกล

ที่มา: 9gag

ในขณะที่คุณอาจมีความสนุกสนานในแบบของคุณเอง แต่สิ่งที่เกี่ยวกับงานนั้นไม่ได้ยืดหยุ่นขนาดนั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจทางไกล ดังนั้นจึงถึงเวลาที่จะต้องจัดระเบียบทุกช่องทางในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น สร้างลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ ตั้งค่าการโทรหรือแชทของ Google Meet เป็นต้น

แต่ก่อนที่คุณจะทำเช่นนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวแปรการทำงานระยะไกลอื่นๆ ได้รับการปรับอย่างสมบูรณ์ ค่อยมาว่ากันทีละเรื่อง

เปลี่ยนกิจวัตรประจำวันของคุณบนรีโมท

การต้องเริ่มทำงานจากที่บ้านอย่างกะทันหันอาจสร้างความเครียดให้กับจิตใจคุณอย่างมาก คุณอาจไม่สังเกตเห็นในตอนแรก แต่การทำงานระยะไกลนั้นแตกต่างจากความเร่งรีบในสำนักงานทั่วไปมาก

• การจัดการเวลา

มักจะมีกิจวัตรที่กำหนดไว้ค่อนข้างมากที่เราทุกคนติดตาม ดื่มกาแฟในตอนเช้า วิ่งจ๊อกกิ้งเล็กๆ ไปทำงาน พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานเล็กๆ น้อยๆ และอื่นๆ การเข้าใจว่ามันจะไม่เป็นอย่างนั้นเป็นเวลาสองสามเดือนนั้นยาก

ดังนั้น ฉันแนะนำให้คุณทำตามตารางเวลานี้ให้มากที่สุด คุณสามารถออกกำลังกายที่บ้าน พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานผ่านวิดีโอแชท ฯลฯ

สิ่งที่จำเป็นคือการทำให้การเปลี่ยนผ่านไปสู่การทำงานจากระยะไกลเป็นเรื่องง่ายและราบรื่น อย่ากระโดดลงไปในนิสัยการบริหารเวลาที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง การกักกันระยะยาวอาจจบลงด้วยความเครียดมหาศาล

นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่าเวลาที่มีประสิทธิผลมากที่สุดของวันคือตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 12.00 น. ดังนั้น ตั้งเวลาออนไลน์และลองทำสิ่งที่สำคัญที่สุดใน 3 ชั่วโมงนี้

ให้เวลาพักผ่อนบ้างเช่นกัน ทั้งระหว่างวันและเมื่อเลิกงาน ไม่เป็นไรที่จะผ่อนคลายสักสองสามนาทีทุก ๆ ชั่วโมง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไปเยี่ยมแจ็คในห้องทำงานของเขาไม่ได้

สำหรับกิจวัตรตอนเย็น ให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าเวลาทำงานสิ้นสุดเมื่อใด ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งของการทำงานทางไกลคือการผสานระหว่างบ้านและที่ทำงาน ถ้าสมองของคุณรู้ว่ามันเป็นการพักผ่อนและเวลาของครอบครัวหลัง 19.00 น. มันจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• กำลังอัปเดตพื้นที่ทำงานของคุณ

เมื่อคุณจัดเวลาได้ถูกต้องแล้ว ให้ดูว่าคุณจะนั่งที่ไหนในช่วงเวลาที่ไม่รู้จักถัดไป อาจดูไม่เป็นเช่นนั้น แต่การสร้างสถานที่ทำงานที่สะดวกสบายที่บ้านเป็นสิ่งสำคัญ

นี่คือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องการ:

• โต๊ะทำงานเฉพาะและเก้าอี้นั่งสบาย
• พื้นที่ที่เงียบสงบและเงียบสงบ
• การเชื่อมต่อ Wi-Fi ที่แข็งแกร่งด้วย VPN ที่ดี
• การจัดแสงที่เหมาะสม
• หูฟัง
• เครื่องชงกาแฟและของว่าง อย่าใช้มันมากเกินไป :)
• โน้ตบุ๊กสำหรับทุกไอเดีย
• องค์ประกอบการออกแบบเล็กๆ น้อยๆ ที่ทำให้คุณรู้สึกสงบและสบาย (รูปภาพครอบครัว ต้นไม้ หรือของตกแต่งโต๊ะอื่นๆ)

แต่ถ้าคุณรู้สึกชอบให้เปลี่ยนที่นั่ง เป็นการยากที่จะอยู่ที่เดิมตลอดเวลาในช่วงกักกัน ดังนั้น ให้นั่งบนเก้าอี้นวมในระหว่างการประชุมหรือไปที่โซฟาเมื่อคุณดูวิดีโอเพื่อการศึกษา

โดยทั่วไป ทำให้พื้นที่ทำงานของคุณสะดวกสบาย อย่าคิดว่าถ้าเป็นการชั่วคราว คุณไม่จำเป็นต้องจัดการอะไรเป็นพิเศษ แม้แต่สองสามวันทำงานที่โต๊ะที่น่าเบื่อบนเก้าอี้ที่แข็งแรงอาจส่งผลต่อทั้งสุขภาพกายและจิตใจ

การสื่อสารทางไกลเป็นเรื่องยากเพียงใด

งานทางไกลมีผลกระทบต่อการสื่อสารทั้งภายนอกและภายในบริษัท

ที่มา: buffer

ดังที่คุณเห็นจากแผนภูมิ การสื่อสารเป็นปัญหาที่ใหญ่ที่สุดของงานทางไกล และถ้าคนที่ทำงานจากที่บ้านมักจะยาก คนที่เคยชินกับกิจวัตรในสำนักงานจะยิ่งยากขึ้นไปอีก

มีแง่มุมต่างๆ ของการสื่อสารทางธุรกิจที่คุณต้องปรับเปลี่ยนเมื่อทำงานจากระยะไกล มาพูดถึงแต่ละคนกัน

• ประชุมใหญ่

ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุยในแต่ละวันหรือการอภิปรายโดยเฉพาะ คุณไม่สามารถทำอย่างนั้นในห้องประชุมได้อีกต่อไป ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดเวลาการประชุมเหล่านี้ผ่านระบบโทรศัพท์คลาวด์ในแอปการประชุมทางโทรศัพท์ที่สะดวกสบาย

นี่คือรายการตรวจสอบสั้น ๆ :

• หารือเกี่ยวกับเวลาประชุมที่ดีที่สุดกับผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้า
• สร้างการนัดหมายในปฏิทินและเชิญเพื่อนร่วมทีมทั้งหมดของคุณ
• สร้างลิงก์/ห้องเสมือนสำหรับการประชุมโดยเฉพาะ เพื่อให้ผู้คนไม่มีปัญหาในการค้นหา
• เตือนผู้คนเกี่ยวกับการประชุม นอกจากนี้ การนัดหมายในปฏิทินบางรายการอาจเข้าสู่สแปม ดังนั้นโปรดระลึกไว้เสมอว่า

สิ่งสำคัญคือต้องทำสิ่งนี้สำหรับการประชุมแต่ละครั้งที่คุณมี องค์กรที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณและเพื่อนร่วมงานปรับเวลาสำหรับทุกสิ่งได้ และอย่าลืมตัดสินใจเลือกเครื่องมือสื่อสารสำหรับการทำงานระยะไกลที่ทั้งบริษัทกำลังจะใช้งาน

ที่มา: facilityexecutive

• งานอภิปราย

คุณไม่สามารถพูดคุยเกี่ยวกับคุณลักษณะที่ต้องการกับนักพัฒนาซอฟต์แวร์ของคุณในระหว่างช่วงพักดื่มกาแฟ มีหลายวิธีที่คุณสามารถจัดระเบียบกระบวนการนี้ได้ ไม่ว่าคุณจะเลือกอันไหน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเหมาะกับทุกคนและทุกประเด็น นี่คือ:

• ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานเพื่อการอภิปราย หากคุณยังไม่ได้ใช้ Trello หรือ Jira การกักกันเป็นเวลาที่จะเริ่มทำเช่นนั้นจริงๆ การอภิปรายแต่ละงานในการ์ดเฉพาะบนกระดานให้ความรู้สึกเป็นธรรมชาติและชัดเจน
• สร้างช่องสัญญาณเฉพาะใน Slack หรือซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่คุณใช้สำหรับการสื่อสาร หากคุณมีฟังก์ชันมากมายในการเพิ่มหรือต้องการแยกช่อง SEO ออกจากการตลาดเนื้อหา ให้ดำเนินการกับกลุ่มแชทต่างๆ
• จัดการประชุมทางวิดีโอในระหว่างการเดินทาง ถ้ามีหลายเรื่องมากเกินกว่าจะพูดคุยกับคนจำนวนมาก ก็ไม่มีทางไหนที่จะดีไปกว่านี้แล้ว ตัวอย่างเช่น ใช้ Google ปฏิทิน

• #สุ่ม

พวกคุณที่ใช้ Slack จะรู้ว่ามีช่องชื่อ '#random' ที่ตั้งค่าไว้เป็นค่าเริ่มต้น ในระหว่างการกักกัน ทุกคนสามารถใช้การสื่อสารที่ไม่เกี่ยวกับงานได้เล็กน้อย

ช่องทางเฉพาะที่ใช้สำหรับการแบ่งปันความคิดหรือส่งมีมจะช่วยให้ทีมทั้งหมดปล่อยไอน้ำออกมาและเข้าสังคมได้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนั้น จัดการโทรทุกสัปดาห์กับทุกคนเพียงเพื่อล้อเล่นและพูดคุยเกี่ยวกับอะไรก็ได้ ช่วงกักตัวช่วยได้เยอะเลย

คุณอาจโทรหาเจฟฟ์หรือเจสสิก้าเป็นครั้งคราวในระหว่างวันเพื่อเลียนแบบการพูดคุยในครัวในสำนักงาน หรือจะรับประทานอาหารกลางวันร่วมกันทางออนไลน์ก็ได้

• การประชุมนั้นอาจเป็นอีเมลจริงหรือ

มีมส์เกิดขึ้นมานานแล้วเกี่ยวกับการประชุมที่ไร้จุดหมายซึ่งคุณเดาได้ว่าอาจเป็นอีเมล นอกจากเรื่องตลกแล้ว บางคนประเมินพลังของการสื่อสารทางอีเมลต่ำไป ปัญหาอาจเกิดจากการขาดความสม่ำเสมอและการใช้งานที่ชาญฉลาด

ที่มา: malwarewomenco

นอกจากนี้ การสื่อสารภายนอกมักจะจำกัดเฉพาะอีเมลเท่านั้น จึงเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ช่องนี้สมบูรณ์แบบ

ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลถึงใคร ให้ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการ

• ทำให้หัวเรื่องของคุณเฉพาะเจาะจงและชัดเจน จำกัดไว้ไม่เกิน 6-8 คำ
• ใช้คำทักทาย เพียงเพื่อจะเป็นมิตร
• อย่าทำให้ร่างกายยาวเกินไป กล่าวถึงเฉพาะสิ่งที่สำคัญ ท้ายที่สุด มีแอปแชทให้ถามแฟรงค์ว่าวันนี้เป็นอย่างไรบ้าง
• หากคุณเพิ่มสิ่งที่แนบมาใด ๆ ให้กล่าวถึงในส่วนเนื้อหาเพื่อไม่ให้สูญหาย
• ใช้ลายเซ็นอีเมลสำหรับการสื่อสารภายในและภายนอก นี่คือสิ่งที่น่าสนใจ ดังนั้นเรามาพูดคุยกันให้ละเอียด

เหตุใดการสื่อสารที่ทำงานระยะไกลของคุณจึงต้องมีลายเซ็นอีเมล

“ขอแสดงความนับถือ โมนิกา จากฝ่ายการตลาด”

เพื่อนร่วมงานของคุณจะเข้าใจว่าได้รับอีเมลจากใครเพียงพอหรือไม่ ถ้าบริษัทของคุณมีพนักงานน้อยกว่า 10 คน ก็น่าจะใช่ หากคุณมีมากกว่า 300 คนที่ทำงานกับคุณใน 15 แผนกที่แตกต่างกัน ไม่มาก

นอกจากนี้ สามคำไม่เพียงพอที่จะทำให้ผู้รับสังเกตเห็นลายเซ็น พวกเขาจะต้องค้นหาในอีเมล แน่นอนว่าจะใช้เวลาไม่เกินสองวินาที แต่ฝ่ายรับอาจเสียสมาธิ

สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องเล็กน้อยจริงๆ แต่เมื่อได้รับการตอบ 10, 20, 100 อีเมลทุกวัน ทุกนาทีมีค่า

โดยเฉลี่ยแล้ว ผู้คนส่งอีเมลประมาณ 40 ฉบับทุกวัน หลายคนอยู่ในบริษัท และจำนวนนี้ก็เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อทุกคนเปลี่ยนไปใช้รีโมต

เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลแต่ละฉบับไม่ได้เปิดเพียงแต่ตอบกลับด้วย คุณต้องใช้ลายเซ็นอีเมลขององค์กรแบบมืออาชีพ

• วิธีตั้งค่าลายเซ็นอีเมลสำหรับพนักงานทุกคน

เพื่อขจัดความเข้าใจผิดใดๆ และทำให้การสื่อสารทางอีเมลเป็นไปอย่างง่ายดายที่สุด ลายเซ็นอีเมลทั้งหมดควรมีความคล้ายคลึงกันภายในบริษัท

อย่างไรก็ตาม แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำให้ผู้คนสร้างลายเซ็นของตนเองตามแนวทางของแบรนด์ ดังนั้น คุณต้องมีซอฟต์แวร์การจัดการลายเซ็นอีเมล

การจัดการจากส่วนกลางหมายถึงการตั้งค่าเทมเพลตลายเซ็นอีเมลสำหรับทั้งบริษัทหรือทุกแผนก จากนั้น ผู้ดูแลระบบสามารถส่งเทมเพลตนี้ให้กับเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้พวกเขาสามารถกรอกชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลการติดต่อบางส่วนได้

นอกเหนือจากนั้น เครื่องมือการจัดการลายเซ็นอีเมลยังช่วยให้คุณสร้างลายเซ็น HTML ที่ออกแบบมาคุณภาพสูง ดังนั้น คุณสามารถเพิ่มปุ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจและไอคอนโซเชียลมีเดีย ลายเซ็นเหล่านี้จะเหมือนกันในทุกไคลเอนต์อีเมลหรือในทุกอุปกรณ์

ตัวอย่างเช่น เครื่องสร้างลายเซ็นอีเมล Newoldstamp อนุญาตให้สร้างแผนกแยกต่างหากและตั้งค่าลายเซ็นอีเมลหลัก (เทมเพลตสำหรับพนักงานทุกคน) ด้วยตัวแก้ไข

ที่มา: newoldstamp

ลายเซ็นอีเมลหลักสามารถมีลักษณะเช่นนี้ เมื่อเพื่อนร่วมงานของคุณได้รับอีเมลเพื่อติดตั้งลายเซ็น พวกเขาจะต้องอัปเดตเฉพาะฟิลด์ที่คุณอนุญาตเท่านั้น

ที่มา: newoldstamp

ใช้เวลาสองสามนาทีในการสร้างเทมเพลตลายเซ็นอีเมลแบบโต้ตอบสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณ และเวลาที่พวกเขาจะใช้จ่ายได้ก็แพงกว่านั้นมาก

ลายเซ็นอีเมลเป็นช่องทางการตลาดสำหรับการสื่อสารภายนอก

หากคุณเคยใช้ลายเซ็นอีเมลสำหรับการสื่อสารภายนอกมาก่อน คุณจะรู้ว่ามันมีประโยชน์เพียงใดด้วยเหตุผลหลายประการ เพิ่มอัตราการตอบกลับอีเมล เพิ่มการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ ส่งเสริมการรับรู้ถึงแบรนด์ รับคอนเวอร์ชั่นมากขึ้น และอื่นๆ เป็นต้น

การตลาดด้วยลายเซ็นอีเมลเป็นหนึ่งในช่องทางที่คุ้มค่าและแปลงได้มากที่สุด

เนื่องจากเกือบทั้งโลกถูกกักกัน การคาดการณ์ของฉันคือผู้คนจะเปิดอีเมลบ่อยขึ้น อัตราการเปิดที่เพิ่มขึ้นนั้นยอดเยี่ยม แต่ถ้าคุณต้องการให้แคมเปญของคุณประสบความสำเร็จ ให้พูดเป็นนัยถึงความพยายามมากขึ้น

• โดดเด่นในอีเมลนับร้อย

เมื่อคุณได้รับผู้รับเพื่อเปิดอีเมลของคุณ ก็ไม่มีเวลามากพอที่จะดึงดูดความสนใจจากพวกเขา ลายเซ็นอีเมลที่มีทุกสิ่งที่บุคคลอาจต้องการทราบเกี่ยวกับตัวคุณคือสิ่งหนึ่งที่สามารถป้องกันการคลิกจากไป

สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับการออกแบบลายเซ็นอีเมลที่ดี:

• ชื่อเต็ม บริษัท และตำแหน่งของคุณ เพื่อให้ผู้รับรู้ว่าคุณเป็นใคร
• รายละเอียดการติดต่อทั้งหมดที่ผู้คนสามารถใช้ติดต่อกับคุณได้ อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ Skype ID ฯลฯ
• ไอคอนโซเชียลมีเดียที่เชื่อมโยงกับบริษัทของคุณ มันจะช่วยผู้รับของคุณประหยัดเวลาในการค้นหาสิ่งเหล่านี้ด้วยตนเอง และแน่นอน คุณอาจมีผู้ติดตามเพิ่มขึ้น
• องค์ประกอบทางการตลาด เช่น ปุ่ม CTA และแบนเนอร์ นี่คือเหตุผล 80% ที่ใช้การตลาดลายเซ็นอีเมล คุณสามารถโปรโมตบล็อกของคุณ ให้คนอื่นรู้เกี่ยวกับการขาย ช่วยให้พวกเขาติดต่อกับคุณ ฯลฯ

ที่มา: newoldstamp

หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการใช้ลายเซ็นอีเมล ให้ดูที่ "Ultimate Guide: How to Make the most of your Business Email Signatures"

หากใช้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ลายเซ็นอีเมลสามารถช่วยคุณปรับปรุงการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกระหว่างการกักกัน เนื่องจากอีเมลเป็นช่องทางการติดต่อทางธุรกิจมากที่สุด ผู้คนจึงใช้อีเมลเป็นจำนวนมาก (ขณะนี้การประชุมสดไม่สามารถใช้ได้อีกต่อไป)

บทสรุป

การทำงานทางไกลเป็นเรื่องยากสำหรับพวกเราหลายคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสถานการณ์บังคับให้คุณทำเช่นนั้น นั่นเป็นสาเหตุที่ทำให้ประสบการณ์ระยะไกลของคุณราบรื่นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง

เนื่องจากการสื่อสารออนไลน์เป็นการสื่อสารประเภทเดียวที่มีอยู่จริง คุณควรทำให้สะดวกและสบายสำหรับตัวคุณเอง ฉันหวังว่าเคล็ดลับบางอย่างที่กล่าวถึงข้างต้นจะช่วยคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณเอาชนะความวิตกกังวลและทำให้ประสบการณ์นี้ง่ายขึ้นเล็กน้อย

ดูแลตัวเองให้แข็งแรง อย่าตื่นตระหนก อยู่บ้าน และทำให้การทำงานทางไกลของคุณเป็นประสบการณ์ที่น่ารื่นรมย์ในชีวิต