项目管理：31 种最佳技术、实践和工具

要交付一个成功的项目，您需要正确管理它——最好的方法是针对您正在处理的项目类型使用正确的项目管理技术。

在本文中，您将了解：

• 什么是项目管理？ （+它的一些关键元素）
• 什么是项目管理技术？
• 什么时候应该使用它们？
• 你应该如何应用它们？
• 对于不同的项目类型，最好的 14 种项目管理技术是什么？
• 无论您使用何种项目管理技术，您可以使用哪些最佳实践和工具来帮助您完成项目工作？

要了解所有这些以及更多信息，请继续阅读。

项目管理及其要素和技术简介

在本节中，您将了解项目管理、它的一些元素和技术； 什么时候应该使用它们，以及如何应用它们。

什么是项目？

要了解什么是项目管理技术，我们首先需要了解什么是“项目”以及什么是“项目管理”。

一个项目涉及一组特定的操作，个人或一群人需要进行这些操作以达到预定义的目标。 每个项目都有一组特定的要求，您需要满足才能称其为成功。

在项目结束时，您分析结果。 现在，要进行这些分析，您需要拥有正确的数据——例如，您可以使用项目时间跟踪器跟踪您在项目上花费的时间，并将这些数据用于分析。

什么是项目管理？

项目管理是您的技能、经验和正确工具的应用，目的是执行您所需的特定操作集，以满足项目的一组要求。 项目管理中的典型项目时间表涉及项目开发的以下 5 个阶段：

1. 构想和启动
2. 定义和规划
3. 启动和执行
4. 性能、监控和控制
5. 关闭

4 项目管理的基本要素

除了项目的预算、质量和范围之外，我们还想特别关注项目管理的一些基本要素，无论项目的行业或复杂性如何。

1. 项目章程

项目管理中的项目章程是用于项目启动的简明正式文件。 项目章程列出了项目的目的、目标、资源和利益相关者。 它可以让您的团队：

• 定义项目的目标
• 为项目进行测量和假设
• 定义项目限制
• 定义项目范围说明书
• 选择项目经理权限
• 组建团队

项目章程由项目发起人编写和提供，并在以后委托给项目经理。 从根本上说，每个项目都应该有一个项目章程，因为它是引导项目实现目标和成功的指南。

在下面的可视化表示中，您可以看到项目章程的主要组成部分，这些组成部分定义了项目的目标、确定利益相关者、成本、风险等。

2. 可交付成果清单和任务清单

可交付成果清单代表项目完成后实现的最终产品或服务。 可交付成果可以是有形的，例如计算机，也可以是无形的——计算机程序。

任务被视为列表中的最低级别——每项任务代表完成一个可交付成果或一组可交付成果所需采取的行动或步骤。

工作分解结构与可交付成果清单和任务清单之间的区别在于后者严格定义了谁负责每项任务。 您甚至可以为每个任务或可交付成果定义最后期限，以更好地控制您的工作。

除此之外，您还可以将列表框定为一个简单的清单，并在完成后通过检查每个任务和可交付成果来跟踪您的进度。

3. 项目进度表

创建项目进度表涉及对要完成的任务进行排序并将它们分配到要完成的项目的日历时间段。 您定义任务，定义完成任务所需的资源，将任务分配给特定的团队成员，然后将任务分配到日历中的特定时间段。

如果您在创建有效的项目进度表时遇到困难，请考虑问自己以下问题：

• 需要做什么？
• 什么时候？
• 谁对此负责？

回答这些问题将帮助您创建一个任务列表，该列表稍后将形成一个可行的项目计划。

看看下面的项目进度可视化表示。 您可以看到计划聚会需要完成某些任务，并且对于每个任务，日历中都有分配的特定时间段。

4. 风险登记册

在项目管理中创建风险登记册意味着关注您在项目工作时可能遇到的潜在问题和挑战。

这些潜在的问题也被称为“负面风险”——它们要求你预测它们，写下来，阐明它们的严重程度，然后为它们定义解决方案。 您还需要明确谁负责实施这些解决方案。

当然，您也可能在工作中遇到“积极风险”——它们是您可能希望将其定义为单独的项目并单独处理的额外“项目机会”。

在下表中，您可以看到某些风险及其风险矩阵的示例——项目风险的可能性、影响程度、风险管理人员和可能的解决方案。

什么是项目管理技术？

项目管理和项目管理技术之间的主要区别在于特异性。 因此，项目管理技术是应用您的技能、经验和正确工具来执行满足项目要求的特定操作集的既然您了解了项目管理技术是什么以及它们与项目和项目管理的关系，那么让我们看看什么时候应该最好地使用它们。

何时使用项目管理技术？

现在，尽管定义似乎鼓励广泛使用，但实际上并没有必要为每个项目使用特定的项目管理方法。

有时，直接、线性地组织项目任务就可以了。

但是，在其他情况下，特定的项目管理技术是最有效的解决方案。

以下是 7 个项目元素，表明您应该在项目中使用特定的项目管理技术：

1. 更高的工作量——项目的目标是创建一个特定的产品。
2. 更高的重要性——该项目对公司来说非常重要。
3. 更高的风险——由于大量的不确定因素，该项目对公司来说代表着更高的风险。
4. 当前管理结构的有效性较低——您当前的管理结构涉及错过最后期限、超出预算或错过特定要求的项目。
5. 高度不熟悉——项目与“正常”不同，无论是范围还是预期的工作程序。
6. 高度相关性——项目需要同时进行任务。
7. 对组织声誉或财务状况的影响——如果处理不当，该项目可能会导致严重的声誉或金钱损失。

所有列出的元素都表明您应该在投入工作之前选择特定的项目管理技术。

如何应用项目管理技术？

您对项目管理技术的应用将取决于您正在处理的项目类型以及您选择使用的技术。

现在，为您的项目寻找合适的项目管理技术的最佳解决方案是测试并结合多种项目管理技术。 当你推进你的工作时，你很可能能够确定对你和你的项目有用的做法，哪些不适用。

考虑到这一点，让我们继续讨论最佳 PM 技术和方法的列表。

最佳项目管理技术和方法列表

在本节中，您将了解目前可以使用的 14 种最佳项目管理技术和方法。

根据项目类型，我们将区分 3 种类型的项目，并根据它们是否最适合对项目管理技术进行排序：

• 简单的项目
• 复杂项目
• 软件工程项目

当然，这些类型的 PM 方法中的一些可能会重叠——您可能能够为您的软件工程使用一些简单和复杂的项目管理技术，这取决于您想要实现的目标。

确实有许多项目管理技术，无论它们是用于某些行业，还是基于项目的复杂性。 但是，每个项目经理都应该知道一些项目管理技术来引导他们的项目取得成功。

所以，让我们从他们开始。

每个项目经理都应该知道的 3 大项目管理技巧

这些是我们的选择：

1. 经典的项目管理技术
2. 看板项目管理方法论
3. 计划评估和审查技术（PERT）

尝试使用这些技术来提高您的知识并在项目管理领域取得惊人的成果。

1. 经典的项目管理技术

这是一种传统的项目管理技术，是最简单、最适合运行项目的技术之一。

什么是经典项目管理技术？

经典项目管理技术是项目管理中最简单、最常用的技术之一。 它包括一个详细的计划，其中包含应执行的所有任务和活动。 要做的事情是根据它们的紧迫性和依赖性来安排的。

如何使用经典项目管理技术？

要将这种技术成功应用于您的项目，您需要遵循以下步骤：

1. 首先，您为下一周的项目制定计划，
2. 然后，您估计需要处理的任务的数量和类型，
3. 你分配资源，
4. 您在整个项目期间监控团队的工作质量，
5. 您在整个项目期间监控团队的截止日期，
6. 您在整个项目期间向团队提供反馈。

经典项目管理技术的简史

总的来说，这种基本类型的项目管理起源于 1950 年代。 然而，我们可以追溯到公元前 5570 年和吉萨大金字塔的建成，对项目管理的初步了解。 因此，很难确定这种最基本类型的项目管理技术的确切起源。

经典项目管理技术最适合什么？

• 不需要复杂工作流程的小型团队和简单的项目

经典项目管理技术的可视化表示

您将在下面找到经典项目管理技术中需要遵循的阶段的可视化表示。

2.看板项目管理方法论

考虑到它的日语起源，“看板”这个词翻译成广告牌。 看板是一个可视化的规划板，将工作项安排到开发列中。

什么是看板？

看板是敏捷项目管理方法的一种流行子类型，旨在帮助您可视化您的项目，然后跟踪您的进度。 它的主要好处之一是它促进了工作的透明度。

如何使用看板？

一个简单的看板由三个不同的列组成。 您可以跨列移动任务以指示任务的进度和当前状态：

1. “待办事项”列——当你第一次定义一个你需要在未来完成的任务时，你把它放在这里。
2. “Doing”栏——当你开始处理一项任务时，你把它放在这里。
3. “完成”栏——当你完成一项任务时，你把它放在这里。

看板简史

我们可以将看板追溯到丰田公司和他们的“准时”（JIT）生产系统——这个系统要求你只做你需要做的事情，并且只做你需要做的事情。

看板最适合什么？

• 软件开发项目
• 专注于招聘、面试和雇用新员工的人力资源项目
• 具有完善工作流程和截止日期的任何类型的项目

看板的视觉表示

在下图中，您可以看到我们之前提到的板中的 3 列，以及Backlog列。 它表示应该根据优先级按顺序排列的任务列表，而不是To-do列，后者是我们从Backlog中选择要做的事情的列表。

3. 项目评估和审查技术（PERT）

这种映射项目管理技术可帮助您做出现实的时间估算以完成整个项目。

什么是项目评估和审查技术 (PERT)？

项目管理中的项目评估和审查技术 (PERT) 需要在专门的 PERT 图表中对复杂的、详细计划的项目进行可视化跟踪。 这种技术的重点是持续的任务分析，估计成功完成项目所需的时间和预算。

如何使用项目评估和审查技术（PERT）？

要创建PERT图表，请按照以下步骤操作（您可以使用软件或自己绘制）：

1. 列出项目活动、任务或里程碑的完整列表（您需要确定实现里程碑所需的所有任务，即可交付成果）
2. 现在您已经有了完成项目所需的任务和里程碑的列表，请根据它们的依赖关系仔细创建一系列任务——哪些任务首先执行。
3. 这是一个关键步骤，因为在这里您需要对任务进行时间估算，例如最早的开始和完成日期/时间，以及完成项目中每个任务所需的时间。
4. 确定您的项目的关键路径，该路径涵盖最重要的（不是全部）步骤，以帮助您估计完成项目所需的最短时间。
5. 仅仅因为你制作了这张图表并不意味着你需要严格遵守它。 项目管理就是改变和有效地适应变化。

项目评估和审查技术 (PERT) 的简史

PERT最初由美国海军特别项目办公室于1957年成立，旨在帮助美国海军开展其核潜艇项目。 它后来被用于各个行业——PERT 在其早期历史中最著名的用途之一包括它在 1968 年冬季奥运会的组织中的使用。

项目评估和审查技术 (PERT) 最适合什么？

• 具有大量非常规任务的复杂项目
• 要求复杂的大型项目

项目评估和审查技术 (PERT) 的可视化表示

在此图表中，您可以看到：

• 黄色圆圈，即节点，代表重要的里程碑或事件
• 箭头代表需要按该顺序完成的相关任务及其持续时间（也显示在箭头上）
• 代表同时发生的任务的发散箭头（8-7 和 8-11）

简单项目的最佳项目管理技术

从针对任何类型项目的 PM 方法论开始，我们有针对“简单项目”的项目管理方法论。

您将根据以下项目参数识别一个简单的项目：

• 预计不到6个月即可完成
• 它只需要兼职工作
• 它涉及10名或更少的团队成员
• 预计成本低于 75,000 美元
• 它从一开始就具有随时可用的预期成本金额
• 它有一个目标
• 它有一个简单的解决方案
• 项目范围狭窄

用于简单项目的最佳项目管理技术是：

1. 工作分解结构 (WBS)
2. 瀑布技术
3. 甘特图

1.工作分解结构（WBS）

这种惊人的分层技术可帮助您对需要解决的任务进行可视化概述，以有效地完成项目。

什么是工作分解结构（WBS）？

工作分解结构 (WBS) 要求您将项目分解为多个部分——即更小且更易于管理的部分。 根据 PMBOK 的说法，工作分解需要“完成项目目标并创建所需的可交付成果”。 从视觉上讲，WBS 可帮助您全面了解整个项目中的所有组件（任务和子任务）。

工作分解结构中的所有工作都需要正确识别、估计、预算和安排。

如何使用工作分解结构？

使用 WBS 将复杂的任务分解为更小的任务，直到您无法再细分这些任务。 较小的任务更容易处理，因为更容易估计完成它们的时间要求和成本。

当您将项目分解到 WBS 中的最低级别时，这些级别称为工作包。 当您识别它们时，您可以轻松安全地估算工作时间和成本，同时有效地控制和管理它们。

由于大多数项目都有类似的生命周期，因此您可以使用标准 WBS 模板来修改它们以适应您的项目。

工作分解结构简史

WBS 最初是在 1960 年代由美国国防部 (Dod) 和美国国家航空航天局 (NASA) 开发的，因为他们需要一个可行的计划和控制系统来处理他们拥有的大型项目。

工作分解结构最适合什么？

• 主要关注项目范围内的任务依赖关系的简单项目

工作分解结构的可视化表示

在这里，您可以看到构成项目的所有任务和子任务。 您可以根据需要将项目任务分解，以正确管理它们，估计时间和成本。

2.瀑布技术

这种技术基于顺序设计过程，很像瀑布，其中阶段从一个流向另一个。

什么是瀑布技术？

瀑布技术要求按顺序执行任务——如果你已经完成了上一步，你只能继续下一步。

这种技术要求你在开始工作之前清楚地了解项目需要什么以及它将如何展开——一旦你进入下一步，你就不能回到上一步进行更正。

如何使用瀑布技术？

具体步骤取决于项目的类型，但通常涉及：

1. 分析和识别软件需求，
2. 根据需求设计开发软件的最佳方法，
3. 通过编写适当的代码来实施适当的问题解决方案，
4. 测试代码并验证它是否按您预期的方式工作，
5. 进行定期维护以确保代码按预期方式工作。

瀑布技术的简史

瀑布技术首先由 Winston W. Royce 在 1970 年发表的一篇文章中正式描述。然而，它并没有用那个名字来描述——“瀑布技术”一词首先在 TE Bell 和 TA Turner 的论文中被提及1976 年。

瀑布技术最适合什么？

• 简短而简单的软件开发项目
• 具有明确、预定要求的软件开发项目
• 创意项目管理
• 需要严格工作结构才能成功的项目

瀑布技术的视觉表示

您可以从这个视觉表示中看到，在瀑布技术中，您只能前进，因为它不允许您返回到先前的阶段。 它尊重严格的秩序。

3.甘特图

这种动手项目管理技术使用条形图来简化和可视化项目的调度和规划过程。

什么是甘特图？

甘特图是最古老的项目管理技术之一。 这是一种说明项目进度的水平条形图。 项目中的每个活动都由一个条形表示，它的长度代表每个任务的持续时间——它的开始和完成日期。 条的位置也很重要，因为它代表任务的调度。 如果一个任务在另一个任务之后，那么这意味着该任务取决于前一个任务的完成才能开始。 您还可以在图表中看到其他几何符号，例如代表项目中重要里程碑的菱形或三角形符号。 甘特图以其简单和低成本而广为人知。

如何使用甘特图？

甘特图可以独立运行，也可以将其应用到您的项目中，因为各种项目管理工具都包含甘特图视图。 只需将您的任务添加到列表中并将它们拖到时间线中即可。 然后，分配任务或资源并添加依赖项以确保任务以正确的顺序完成。

甘特图简史

如果你认为美国机械工程师兼项目管理顾问亨利甘特发明了甘特图，那就再想一想。 波兰工程师 Karol Adamiecki开发了一个图表，他首先将其称为谐波图——但是，它是用波兰语编写的，这限制了它的传播和采用。 在 1910 年到 1915 年之间的某个地方，亨利甘特设计了他的 Adamiecki 图表版本，该图表在今天广为人知并被广泛使用。

甘特图最适合什么？

• 任何类型的项目复杂性
• 软件开发、设计、制造、营销等各个行业。

甘特图的可视化表示

正如您在下面看到的，条形代表活动（需要做什么）。

复杂项目的最佳项目管理技术

接下来，我们有复杂的项目及其特定的项目管理技术。

你会认出一个复杂的项目，因为它是：

• 难以预测项目成果
• 难以预测项目行为
• 挑战标准化团队中的角色
• 难以估计项目中的元素数量
• 难以掌握项目元素之间的依赖关系
• 难以预测项目的盈利能力

用于复杂项目的最佳项目管理技术是：

1. 关键路径法 (CPM)
2. 关键链项目管理 (CCPM)
3. 极限项目管理 (XPM)
4. 受控环境中的项目 (PRINCE2)

1. 关键路径法（CPM）

接下来是一种项目管理技术，可帮助根据任务的重要性和依赖关系识别任务。

什么是关键路径法 (CPM)？

关键路径方法是一种调度算法，用于在项目中最长的任务序列中识别关键任务——这些任务对于赶上项目截止日期至关重要，因此需要团队最集中的注意力。

如何使用关键路径法 (CPM)？

这是您需要遵循的分步指南，以找到项目的关键路径：

1. 首先，您识别并分类所有项目任务
2. 接下来，您定义每个任务的预期持续时间
3. 然后，定义任务之间的依赖关系
4. 之后，确定任务之间的依赖类型：

• 您需要同时处理任务 1 和任务 2
• 您需要先完成任务 1，然后才能开始执行任务 2
• 您需要开始处理任务 1 才能开始处理任务 2
• 您需要完成任务 1 的工作才能完成任务 2 的工作

1. 最后，按照任务依赖类型指定的顺序安排和处理您的任务

关键路径法 (CPM) 的简史

关键路径法 (CPM) 于 1957 年在杜邦公司建立，杜邦公司是历史上最大的化学公司之一（就销售额而言）。 该技术的创始人是两位数学家，他们希望避免与计划相关的关闭和重启工厂的额外成本——他们的解决方案包括以正确的顺序处理正确的任务。

关键路径法 (CPM) 最适合什么？

• 具有多个相互依赖的任务的项目
• 具有重复性任务的项目
• 有严格期限和时间表的项目（例如软件开发或建设项目）

关键路径方法 (CPM) 的可视化表示

在这个可视化表示中，您可以看到完成项目 X 需要做什么。任务 A、B 和 C 是非关键的，如果您不处理这些任务，您可以完成项目。 因此，这些是可选任务。 另一方面，任务 D、E 和 F 被认为是“关键的”，您必须解决它们才能完成项目。

2.关键链项目管理（CCPM）

这是另一种调度分析技术，可以帮助您保持预算，同时防止您的团队过度工作。

什么是关键链项目管理 (CCPM) 技术？

关键链项目管理 (CCPM) 本质上是一种调度算法，它非常重视执行项目所需的资源、任务之间存在的依赖关系以及按时完成项目所需的缓冲。

这种项目管理方法的目的是帮助您更好地管理您的资源，最大限度地减少您在项目各个方面损失的时间，并平均分配您的工作量。

与 CCPM 相关的缓冲区有 4 种类型：

1. 项目缓冲区——即确保项目在其预期结束日期之前完成的缓冲区。
2. 馈送缓冲区——即位于非关键链上的最后一个任务和关键链上的最后一个任务之间的缓冲区。
3. 资源缓冲区——即确保在整个项目开发过程中可以使用正确的资源来执行项目过程的资源。
4. 容量缓冲——即在预算出现意外问题时确保额外资源可用的缓冲。

如何使用关键链项目管理（CCPM）？

在创建关键链项目流程时，请考虑以下提示：

1. 确定最重要的任务，这些任务将成为您的关键路径。
2. 请记住相应地分配资源（时间、预算、人员）。
3. 确保您的团队就像一台运转良好的机器，并将他们的注意力集中在个别任务上。
4. 正如我们之前所说，团队成员一次应该被分配一项任务，这样做是为了防止多任务处理。 多任务处理和 CCPM 不能齐头并进。
5. 这可能听起来很苛刻，但已被证明是有效的——将项目完成的时间估计减少一半。 通过这种方式，您可以消除团队内部的拖延，避免时间利用不当。 好消息是你有缓冲，以防你没有做出现实的时间估计减少，或者你可以将它们用于任何不可预见的情况。
6. 最后，创建一个项目模型，该模型应该包含时间估计、使用的资源列表、缓冲区和完成日期。 这样做是为了避免项目延误。

关键链项目管理 (CCPM) 技术的简史

关键链项目管理 (CCPM) 源自约束理论——它于 1997 年由 Eliyahu M. Goldratt 在他的著作《关键链》中首次引入。

关键链项目管理 (CCPM) 技术最适合什么？

• 每个团队只在一个项目上工作的公司，资源没有任何重叠
• 难以赶上最后期限的团队
• 资源有限的复杂项目

关键链项目管理 (CCPM) 技术的可视化表示

CCPM 技术建议添加缓冲器作为一种“安全气囊”，可以在意外情况下使用。 从下图中可以看出，每个任务（在图中标记为圆圈）都有一个缓冲区，用于保护项目的截止日期或项目期间的任何其他更改。

3.极限项目管理（XPM）

即将推出的技术侧重于管理项目的利益相关者，而不是其计划和时间表。

什么是极限项目管理 (XPM)？

极限项目管理（XPM），顾名思义，是一种专为复杂和波动项目而设计的项目管理技术——即经常变化的项目，需要在管理中采用极端方法。

这种技术侧重于项目的人性化方面——它利用人们如何相互交互的已知原则来正确处理和安排项目内的协作。

如何使用极限项目管理（XPM）？

根据 Doug DeCarlo 在他的 Extreme Project Management 书中的说法，XPM 中的一个项目经历了 4 个阶段 (INSPIRE)：

1. 发起——在这个阶段，你召集你的团队，集思广益，思考可能的方法，并与你的客户建立牢固的关系。 请记住，在 XPM 中，您不是在开始时而是在整个过程中定义项目目标。 这不是你可以计划的事情。 由于目标是灵活的，因此项目的时间估算和成本也是如此。
2. 推测——这是集思广益、深入思考和确定可交付成果优先级的时候。 “不知道这样行不行？” 是你在这个阶段会问自己的一个问题。
3. 孵化——即使你现在在这个阶段有一个优先交付的列表，它们并不是固定的。 在这个阶段，你还是要和客户一起去探索、修正。 这可能会带来新的想法和目标的明确。 在此阶段，您需要在整个团队中分配工作。 必须将先前优先考虑的可交付成果分配给团队成员，以在团队成员之间产生协同作用。 The goals can be achieved only with strong collaboration within the team.
4. REview — In the last phase of the XPM, team members should attend a meeting and talk about achievements in the Incubate phase, things they learned, revising the goal, and whether the project meets client expectations and should be continued. The number of cycles is unknown, and if there is a necessity to go through the entire 4 phases again — the client and team members will make a joint decision about that.

A brief history of Extreme Project Management (XPM)

The concept of Extreme Project Management (XPM) originated in 2004, in the previously mentioned book Extreme Project Management by Douglass DeCarlo.

What is Extreme Project Management (XPM) best for?

• Projects with a low possibility for failure
• Projects with short deadlines
• Projects that aim for innovation
• Projects with factors that are difficult to control
• Projects characterized by sudden, spontaneous changes

Visual representation of Extreme Project Management (XPM)

From this visual representation, you can get a better insight into XPM's flexibility and freedom when it comes to making decisions about the approach, cost, timeframe, and scope. Do not adapt the project to a fixed set of rules and approaches, adapt the rules and approaches to the project itself until you achieve the desired result.

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

PRINCE2的简史

PRINCE 2 是一种名为 PROMPT II 的早期方法的变体 — 1989 年，英国政府采用此 PROMPT II 变体作为 IT 部门项目管理的标准。 今天，它是所有英国政府项目的官方项目管理方法。

PRINCE2 最适合什么？

• 具有一组固定要求和复杂环境的复杂项目。

PRINCE2 的视觉表现

从下面的可视化表示中，您可以看到 PRINCE2 建立在其原则之上，即成功执行项目所需遵循的指南和规则。 然后，PRINCE2主题向您展示如何管理项目，即如何将原则付诸实践。

软件工程的最佳项目管理技术

典型的软件工程项目包括收集需求、开发和测试软件，以及对软件产品进行定期维护。

用于软件工程项目的最佳项目管理技术是：

1. Rational 统一过程 (RUP)
2. 敏捷项目管理
3. Scrum 方法论
4. 极限编程 (XP)

1. Rational 统一过程（RUP）

这种项目管理技术同时具有重复性和敏捷性。 它是重复的，因为活动在项目期间重复，并且敏捷，因为它们可以调整以适应软件需求。

什么是 Rational Unified Process (RUP)？

Rational Unified Process (RUP) 是一种用于软件开发团队的敏捷管理结构，它使项目随着时间的推移在 4 个不同的阶段展开——初始、细化、构建和转换。 4 个阶段中的每一个都有一个主要目标，并涉及 6 个开发学科——业务建模、需求、分析和设计、实施、测试和部署。 除非你成功达到上一阶段的主要目标，否则你将无法进入下一阶段。

一些开发学科比其他学科更重要，因此它们比其他学科占用更多的时间。

如何使用 Rational Unified Process (RUP)？

正如我们之前提到的，要有效地使用 RUP 技术，软件必须经过 4 个开发阶段：

1. 开始- 由于这是流程中的一个行程步骤，因此您必须创建一个业务案例，其中包括项目计划及其描述、风险管理评估、业务环境和成功因素。 考虑到所有这些，利益相关者决定是否继续该项目。 启动阶段也是该项目的第一个里程碑。 如果项目未能通过此阶段，则可以取消或重新设计。
2. 细化——在这个阶段，你应该考虑项目的技术风险，即你是否能够建立一个可行的系统。 这是该过程中的第二个里程碑，它很关键，因为它具有很高的风险，并且以后很难引发变化。
3. 构造——这是主要组件和功能与编码和测试一起开发的地方。 此阶段产生用户手册和需要评估的系统测试版。 如果产品未能通过测试，则需要推迟下一阶段——过渡阶段。
4. 过渡——这个阶段的主要目的是成功发布一个产品，这是这个过程中的最后一个里程碑。

Rational Unified Process (RUP) 的简史

Rational Unified Process 由 Rational Software Corporation 于 2003 年建立。

Rational Unified Process (RUP) 最适合什么？

• 具有可预测的完成时间框架和可预测的最终预算的软件开发项目。

Rational Unified Process (RUP) 的可视化表示

在下面的可视化表示中，您可以看到 RUP 中项目开发的所有四个阶段。 您还可以注意到，某些阶段（细化、构建和过渡）具有更多的迭代，这些迭代专注于生成技术可交付成果以实现每个阶段的目标。

2.敏捷项目管理

这种项目管理技术具有灵活性和适应性，可以轻松适应项目生命周期内的变化。 “敏捷”这个词本身意味着能够改变，即适应。

什么是敏捷项目管理？

敏捷项目管理是一种软件开发方法，强调团队中的自组织和跨功能，以及达到客户满意度。

如何使用敏捷管理？

要在项目中成功使用敏捷管理，您需要遵循几个原则：

• 这种技术不是实施特定的流程和工具，而是强调团队中个人之间的交互。
• 这种技术不是为产品编译全面的文档，而是强调创建一个功能齐全的软件。
• 这种技术不是专注于合同谈判，而是强调利用客户协作来促进开发过程。
• 这种技术不是遵循严格的项目计划，而是强调团队可以响应项目变化的最佳方式。

为了更好地理解，请按照以下步骤操作：

1. 首先，您将项目划分为短冲刺
2. 您在工作时调整您的项目计划，并以不断改进为目标
3. 项目经理鼓励团队自组织
4. 您的目标是从您想要提供的服务/产品中产生最大的价值和功能

敏捷项目管理简史

敏捷项目管理作为敏捷宣言的一部分于 2001 年正式开发。

敏捷项目管理最适合什么？

• 没有严格截止日期但对最终结果/产品有大致了解的项目
• 暗示意外变化的项目
• 依赖高效团队协作而非高效项目规划的项目

敏捷管理的可视化表示

如您所见，敏捷管理是一个迭代过程，其最终目标是响应变化。

3. Scrum 方法论

这是另一种基于迭代过程、调整和持续学习的灵活项目管理技术。

什么是 Scrum 方法论？

就像看板一样，Scrum 是敏捷项目管理方法的另一个流行子类型——它的目的是帮助软件开发团队在增量和迭代实践的帮助下更频繁地交付工作软件。

项目进度是通过遵循称为 sprint 的短的、有时间限制的时期的顺序来衡量的——每个 sprint 的结束应该意味着完成了一个预定的工作量。

如何使用 Scrum 方法论？

以下是使用 Scrum 方法运行项目的 6 个步骤：

1. 分配您的团队——首先，您需要分配将开发、生产或执行任何其他职责以创建最终产品的人员（Scrum 主管、产品负责人等）
2. 创建产品待办列表——在这里您可以列出需要完成的工作，也称为创建冲刺——冲刺是指将工作分解为更易于管理的组件的一小段时间。 在此处添加积压的故事。
3. 主持会议——这是一个简短的每日会议，称为“每日站会”或“站起来”会议。 整个团队谈论进展并解决任何问题。
4. 主持 sprint 审查会议——该会议在 sprint 结束时举行。 所有关键利益相关者都需要在场讨论结果、收集数据并制定改进或变更计划。
5. 重复——您需要重复前两个步骤，直到完成最后的 sprint 并创建可交付成果。

Scrum 方法论的简史

如前所述，Scrum 现在正式属于“敏捷”这个总称——然而，它首先是由 Hirotaka Takeuchi 和 Ikujiro Nonaka 在他们的论文The New Product Development Game中于 1986 年引入的这个名称。

Scrum 方法论最适合什么？

• 复杂和模棱两可的项目——传统上，这些是软件开发项目，但 Scrum 也可以成为营销项目和领导团队的有效方法。

Scrum 方法的可视化表示

下图展示了运行成功的 Scrum 项目的步骤以及完成项目所需的其他活动。

4.极限编程（XP）

极限编程 (XP) 是一种协作技术，它鼓励团队合作，并建议将复杂项目分解为多个更小、更易于管理的版本。

什么是极限编程（XP）？

极限编程 (XP) 是一种特定的敏捷软件开发框架，其主要目的是帮助团队生产更高质量的软件，同时使用更少的时间来管理项目发布并满足客户的需求。

极限编程要求以下与项目相关的活动和原则：

• 保持持续的沟通——强调面对面的讨论以及白板绘图。
• 做最简单的事情——强调只做必要的事情，只解决当前的项目需求。
• 提供定期反馈——重点是“构建-收集-调整”工作周期。 团队构建功能，收集有关功能的反馈，然后根据反馈调整功能。
• 勇敢地行动——强调接受困难、根据反馈采取行动、快速反应以及在需要时提出有争议的问题。
• 促进尊重——强调向他人提供反馈，接受他人的反馈，以及所有这些都是尊重的。

如何使用极限编程（XP）？

按照步骤：

1. 计划——第一步是计划完成的地方，即客户编写用户故事的地方——简要说明客户对特定功能的需求。
2. 沟通——由于项目管理是 90% 的沟通，下一步是项目经理需要建立一个平稳运行的团队。
3. 重组——首先从最简单的设计开始，然后转向复杂的设计。 您应该创建更小且更易于管理的组件，以使您的代码简短而全面。 不要忘记创建尖峰解决方案——可以帮助您找到棘手设计问题的答案的小型实验。
4. 代码——现在是实现代码的时候了。 由于 XP 使用集体所有权模型，它不依赖于单个开发人员，并且代码是集体拥有的——任何注意到代码中的问题的团队成员都应该立即解决任务。
5. 审查和测试——最后，在代码发布之前，流程的每一步都必须经过彻底和重复的测试。

极限编程 (XP) 简史

极限编程 (XP) 最初是由 Kent Beck 在 1990 年代建立的，他在 C3 工资单项目的工作中实施了这种技术。

极限编程 (XP) 最适合什么？

• 动态的、不断变化的软件开发项目
• 同地开发团队
• 具有固定时间框架的风险项目

极限编程 (XP) 的可视化表示

您可以在此可视化表示中看到下面解释的步骤，此外，它还包括最后一个阶段 - 结对编程。 我们已经说过 XP 支持团队合作和协作，因此进行了结对编程，以便团队成员可以在一台计算机上结对工作。 这加强了集体所有权，更重要的是——两个团队成员相互学习。

项目管理技术和工具

无论您使用何种特定的项目管理技术以及您正在从事的项目类型如何，您仍然需要处理和执行某些一般任务和流程——即，您需要：

1. 组织和计划项目工作流程
2. 以某种身份安排项目
3. 正确管理你的时间
4. 与您的团队沟通
5. 与您的团队合作
6. 处理项目的会计和财务方面

现在，最好的方法是使用项目管理工具。

但是，不仅仅是任何项目管理工具——根据对 PM 功能方面流行需求的调查研究，您用于项目管理的工具集应提供以下功能：

如您所见，文件共享、时间跟踪、电子邮件集成、甘特图、自定义报告和发票功能以最高份额（从 51% 到 43%）处于领先地位 — 而云存储集成、行业特定功能、API 、PM 方法特定的功能、实时聊天、移动访问、社交媒体集成和视频聊天紧随其后（从 42% 到 28%）。

考虑到这一点，这里列出了具有上述功能的最佳项目管理工具，适用于与项目工作相关的每种类型的任务和流程：

用于组织和规划项目工作流程的 PM 工具

以下工具可以帮助您以有组织的方式与您的团队联系，同时制定详细的项目计划，专注于重要任务并相应地对它们进行排序。

特雷罗

要组织和规划您的工作流程，您可以使用Trello ，这是一种传统的基于看板的项目管理工具。

此工具允许您组织和计划您的任务，然后在恰当命名的列中跟踪它们的进度。

您可以看到谁在做什么，哪些事情正在进行中，以及它们在哪里进行。 它使您与团队保持联系，并且每个人都可以了解任务的状态：

• 去做
• 正在做
• 审查
• 准备发布

Trello 的神奇之处在于它可以应用于各个行业，您可以制作适合您项目的自定义列。

任务

nTask是一款项目管理软件，可让您的团队保持井井有条并有效管理整个团队的工作。 通过优先考虑使用nTask完成更多工作——忘记多次被证明会适得其反的多任务处理。 使用nTask ，即使在移动中，您也可以战略性地分配和管理繁重的工作负载。

nTask为其用户提供了许多功能，我们相信总有一些东西适合所有人：

团队协作

使用nTask — 团队合作让梦想成真。 这个惊人的应用程序提供：

• 有效的团队协作
• 专用工作区和团队聊天
• 组建团队并定义他们的角色
• 为团队成员分配任务并跟踪他们的进度

项目计划

不要让您的项目由于计划不足而错过完成日期，并且使用nTask ：

• 制定需要做什么、何时何地完成的全面计划
• 有效分配资源
• 设置计费方式
• 查看项目状态和进度

任务管理

使用nTask完成更多任务：

• 在看板上组织和跟踪团队的工作流程
• 在列表视图、网格视图或日历视图中组织您的任务
• 为您的任务设置提醒和颜色任务
• 甘特图提供项目进度的可视化表示，显示任务依赖关系和链接任务

会议管理

让每个人都了解：

• 通过个性化电子邮件邀请邀请人们参加您的会议 
• 组织和跟踪您的会议
• 制定明确的会议议程
• 设置定期会议 

时间表

在nTask时间表中记录小时数：

• 跟踪员工的时间
• 创建多个时间表
• 批准和跟踪过去的时间表

其他可用于组织和计划项目和项目相关任务的高效应用程序包括 ClickUp、Taiga 和 Asana。

用于项目调度的 PM 工具

同时运行多个项目和任务并不是在公园里散步。 错过最后期限会耗费金钱和时间。 考虑改为创建项目时间表。 项目进度表用作路线图，其中包括实现目标所需的计划，并说明完成该目标需要多长时间。 考虑到这一点，我们为您选择了一些项目调度工具。

谷歌日历

要安排您的工作流程，您可以使用Google Calendar ，这是一个可以通过您的 Gmail 帐户使用的简单安排日历。

此工具允许您在简单的日历时段中安排与您的团队的会议和协商。 使用Google 日历，您不会错过任何约会，因为您会收到有关即将进行的活动的提醒。

在Google 日历中，您可以创建待办事项列表、使用插件自定义日历、根据自己的喜好自定义活动等等。

其他可用于处理任务和项目计划的高效应用程序包括 Doodle、Calendly 和 Any.do。

用于项目调度的 PM 工具

一个优质的项目时间管理工具需要有效地管理时间和任务，包括时间跟踪、计费、报告，并让您在使用时感到安全。 话虽如此，请考虑使用以下应用程序：

时钟化

要在正确处理项目的同时管理您的时间，您可以使用市场上领先的时间跟踪器Clockify 。 Clockify是一个时间跟踪应用程序，它为无限的用户和项目免费提供基本的时间跟踪功能。

使用Clockify ，您可以以非常方便、透明和用户友好的方式管理和跟踪项目。 更重要的是，您将能够跟踪团队的时间和进度、设置预算并为您的项目做出精确的时间估算。

此工具允许您的团队在您工作时（或在您完成工作后）跟踪您在项目相关任务上花费的时间，生成您的时间使用报告，并使用它们来确定您可以在工作流程中改进的地方。

除了使用 Clockify，您还可以使用 Rescue Time 或 WakaTime 来自动跟踪您花在特定应用程序上的时间。

项目沟通的 PM 工具

团队协作工具至关重要，因为它们有助于打开团队内部的沟通之门，并增强在世界任何地方的远程工作。

我们为您选择了一些项目协作工具：

扑通扑通

Pumble是一种高效的团队协作工具，可免费使用，用户数量不受限制，并且具有免费的消息历史记录。 这个惊人的应用程序允许您使用私人频道、群聊或公共对话与您的团队成员进行私人的一对一对话。 只需创建一个频道、添加成员并根据自己的喜好对其进行自定义。

使用Pumble ，您可以将与您的团队的所有通信集中在一个地方 - 并轻松参考过去的对话、链接、文件、按频道或人员过滤。

项目协作的 PM 工具

除了团队沟通之外，项目协作也很重要，因为它允许实时创建和协作。 当然，为此您需要一个可靠的应用程序：

谷歌表格

团队协作是一个广义的术语。 例如，要与您的团队合作进行数据输入和统计分析，您可以使用在线电子表格Google表格。

该工具允许您添加和计算数据、创建图表和分析项目统计数据——您的团队的多个成员可以同时处理数据，并且您的所有更改都会立即自动保存。

其他可用于处理各种协作任务的高效应用程序包括 Dropbox（用于在线文件共享）、Visme（用于团队头脑风暴会议）和 Jira（用于敏捷项目管理）。

吉拉

Jira是用于项目管理和问题跟踪的敏捷软件。 其丰富的功能包括错误跟踪、管理软件开发任务和产品管理。

事实证明， Jira非常适合跟踪错误、资源管理、跟踪团队的绩效和速度。

Jira为其用户提供可自定义的仪表板、用于跟踪任务和报告创建的用户友好界面。

其他可用于处理各种协作任务的高效应用程序包括 Dropbox（用于在线文件共享）、Visme（用于团队头脑风暴会议）。

? 如需更多出色的应用程序，请查看我们的最佳协作工具列表。

项目财务和会计的 PM 工具

如果您正在经营一家企业，则需要确保您的组织使用可靠的管理软件，该软件通过分析预算和成本、生成报告并将所有与项目相关的交易集中在一个地方来提高项目透明度。

因此，尝试使用：

圣人会计

要处理与项目相关的财务和会计任务，您可以使用Sage Accounting 。

此工具可让您分析您的财务状况，并在项目完成后为您的客户开具发票。

其他可用于处理项目财务和会计的高效应用程序包括 Fyle、Quickbooks、Wave Accounting 和 Freshbooks。

如需更多出色的应用程序，请查看我们的最佳财务和会计工具列表。

项目管理技术和最佳实践

因此，您了解流行的项目管理方法是如何工作的，何时应该使用它们，以及使用什么工具。 现在，是时候重点介绍项目管理中的一些最佳实践，它们可以帮助您真正高效地进行项目管理：

1. 记录所有项目要求

您已经弄清楚了您想要完成的目标以及实现上述目标需要采取的任务和步骤。

现在，是时候记录这些数据以供将来参考了，这既是为了您的团队，也是为了潜在的未来项目投资者。

2. 根据您的其他义务估算项目

您的公司可能会在同一时间段内从事多个项目。

因此，在设定截止日期和定义职责时，您需要考虑团队的其他项目和义务。

3. 仔细管理工作量

你确定你已经平等地分配了任务、角色和责任吗？

或者是一个团队成员在 5 项不同的任务中过度劳累，而另一个团队成员几乎无事可做？

密切关注这一点，并平均分配工作，以实现最佳资源利用。

4.时刻监控项目进度

项目是否按计划进行？

每个人都在做自己的工作吗？

团队的工作节奏是否与预期的项目截止日期一致？

项目的某一阶段是否存在停滞？

监控团队的工作并跟踪他们的进度将有助于解决所有这些问题，并防止事故和延误。

5.沟通一切

要了解每个人当前的工作进度、进展情况以及项目是否存在问题，您的团队需要进行沟通。

所以，对于你遇到的每一个问题、问题或困境，都要谈论它。 回答问题，找出问题，共同解决难题。

6. 预防项目范围蔓延

如果您仔细计划您的项目并预测在项目完成之前您可能需要处理的所有任务和子任务，那么您将避免范围蔓延。

为此，请仔细计算按时完成所有任务和子任务所需的预算和时间，并达到预期的质量。

7. 考虑所有项目风险

每个项目都有可能在项目完成之前出现的潜在问题。 我们之前用风险登记技术讨论过这个主题，现在是时候强调它的重要性了。

确保您轻松克服这些问题的诀窍在于在问题发生之前对其进行预测。

因此，旨在利用您的经验来定义项目阶段和任务的潜在问题。

然后，定义您将在需要时实施的解决方案。

8. 完成后花时间分析项目

完成项目后，请花时间分析它。

突出你做得好的地方，以及你将来可以做得更好的地方。

分析完成每个阶段所花费的时间，并挑选出最费力的任务。 您将希望在未来的项目中为此类任务分配更多时间。

当然，还要赞扬团队的辛勤工作和奉献精神。 他们已经赚到了。

包起来…

在开始进行项目之前，请考虑可用于工作的最佳项目管理方法。 然后，将您选择的 PM 技术与正确的工具和最佳实践相结合，以获得更好的结果。

如果您遵循所选项目管理技术的规定原则，您将加快您的工作流程，保持对项目程序的控制，并简化您的管理流程。 因此，您将更快地完成并交出高质量的最终产品。

️ 哪种项目管理技术最适合您的项目？ 工具呢？ 通过 [email protected]</a 写信给我们，有机会出现在这篇文章或我们未来的一篇文章中。

参考

• https://www.pmi.org/learning/library/project-management-techniques-determination-10335
• https://www.projectsmart.co.uk/brief-history-of-project-management.php
• https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban#Origins
• https://www.hindawi.com/journals/complexity/2018/4891286/
• https://en.wikipedia.org/wiki/Program_evaluation_and_review_technique#History
• https://yourbusiness.azcentral.com/history-critical-path-method-24351.html
• https://en.wikipedia.org/wiki/Critical_chain_project_management#Origins
• https://en.wikipedia.org/wiki/Extreme_project_management
• https://en.wikipedia.org/wiki/PRINCE2#Seven_Principles
• https://en.wikipedia.org/wiki/PRINCE2#History
• http://www-scf.usc.edu/~csci201/lectures/Lecture11/royce1970.pdf
• https://static.aminer.org/pdf/PDF/000/361/405/software_requirements_are_they_really_a_problem.pdf
• https://www.informit.com/articles/article.aspx?p=169549&seqNum=5
• http://agilemanifesto.org/history.html
• https://ullizee.files.wordpress.com/2013/01/takeuchi-and-onaka-the-new-new-product-development-game.pdf
• https://en.wikipedia.org/wiki/Extreme_programming#History