Management de proiect: 31 de cele mai bune tehnici, practici și instrumente

What is Extreme Project Management (XPM) best for?

• Projects with a low possibility for failure
• Projects with short deadlines
• Projects that aim for innovation
• Projects with factors that are difficult to control
• Projects characterized by sudden, spontaneous changes

Visual representation of Extreme Project Management (XPM)

From this visual representation, you can get a better insight into XPM's flexibility and freedom when it comes to making decisions about the approach, cost, timeframe, and scope. Do not adapt the project to a fixed set of rules and approaches, adapt the rules and approaches to the project itself until you achieve the desired result.

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

O scurtă istorie a PRINCE2

PRINCE 2 este o variantă a unei metode anterioare numită PROMPT II - în 1989, guvernul Regatului Unit a adoptat această variantă PROMPT II ca standard pentru managementul proiectelor în sectorul IT. Astăzi, este metodologia oficială de management de proiect pentru toate proiectele guvernamentale din Regatul Unit.

Pentru ce este cel mai bun PRINCE2?

• Proiecte complexe care au un set fix de cerințe și un mediu complex.

Reprezentare vizuală a PRINCE2

Din reprezentarea vizuală de mai jos, puteți vedea că PRINCE2 este construit pe principiile sale, adică ghiduri și reguli pe care trebuie să le urmați pentru a realiza cu succes un proiect. Apoi, temele PRINCE2 vă arată cum să gestionați proiectul, adică cum să puneți în practică principiile.

Cele mai bune tehnici de management de proiect pentru inginerie software

Un proiect tipic de inginerie software implică colectarea cerințelor, dezvoltarea și testarea software-ului și efectuarea de întreținere regulată a produsului software.

Cele mai bune tehnici de management de proiect de utilizat cu proiecte de inginerie software sunt:

1. Proces rațional unificat (RUP)
2. Management agil de proiect
3. Metodologia Scrum
4. Programare extremă (XP)

1. Procesul rațional unificat (RUP)

Această tehnică de management de proiect este repetitivă și agilă în același timp. Este repetitiv pentru că activitățile se repetă în timpul proiectului și agil, deoarece pot fi ajustate pentru a se potrivi cerințelor software.

Ce este Rational Unified Process (RUP)?

Procesul rațional unificat (RUP) este o structură de management agilă pentru echipele de dezvoltare software, care face ca un proiect să se desfășoare în timp în 4 faze distincte - Inițiere, Elaborare, Construcție și Tranziție. Fiecare dintre cele 4 faze are un obiectiv principal și implică 6 discipline de dezvoltare - Modelare de afaceri, cerințe, analiză și proiectare, implementare, testare și implementare. Dacă nu atingeți cu succes obiectivul principal al etapei precedente, nu veți putea trece la etapa următoare.

Unele discipline de dezvoltare sunt mai importante decât altele, așa că ocupă mai mult timp decât altele.

Cum se utilizează Rational Unified Process (RUP)?

După cum am menționat anterior, pentru a utiliza eficient tehnica RUP, software-ul trebuie să treacă prin 4 faze de dezvoltare:

1. Inițiere — Deoarece acesta este un pas de itinerar al procesului, trebuie să creați un caz de afaceri care să includă un plan de proiect cu descrierea acestuia, evaluările managementului riscului, mediul de afaceri și factorii de succes. Având în vedere totul, părțile interesate decid dacă vor continua sau nu proiectul. Etapa de inițiere este și prima etapă a proiectului. În cazul în care proiectul nu trece de această etapă, acesta poate fi anulat sau reproiectat.
2. Elaborare — În această etapă, ar trebui să luați în considerare riscurile tehnice ale proiectului, adică dacă sunteți capabil să construiți un sistem funcțional. Aceasta este a doua etapă a procesului și este esențială, deoarece prezintă riscuri mari și este greu să induceți schimbări mai târziu.
3. Construcție - Aici sunt dezvoltate componentele și caracteristicile majore împreună cu codarea și testarea. Această etapă are ca rezultat manuale de utilizare și o versiune beta a sistemului care trebuie evaluată. Dacă produsul nu reuşeşte testarea, următoarea etapă - etapa de tranziţie - trebuie amânată.
4. Tranziție — Scopul principal al acestei etape este lansarea cu succes a unui produs, iar aceasta este ultima etapă în acest proces.

O scurtă istorie a procesului rațional unificat (RUP)

Procesul Rational Unified a fost înființat de Rational Software Corporation în 2003.

Pentru ce este cel mai bine Rational Unified Process (RUP)?

• Proiecte de dezvoltare software cu un interval de timp previzibil pentru finalizare și un buget final previzibil.

Reprezentare vizuală a procesului rațional unificat (RUP)

În reprezentarea vizuală de mai jos, puteți vedea toate cele patru faze ale dezvoltării proiectului în RUP. De asemenea, puteți observa că unele faze (Elaborare, Construcție și Tranziție) au mai multe iterații care se concentrează pe producerea de livrabile tehnice pentru a atinge obiectivul fiecărei etape.

2. Managementul Agile de Proiect

Această tehnică de management de proiect propune flexibilitate și adaptabilitate pentru a se adapta cu ușurință la schimbările din cadrul ciclului de viață al proiectului. Cuvântul „agil” în sine înseamnă a fi capabil să te schimbi, adică să te adaptezi.

Ce este Agile Project Management?

Agile Project Management este o metodologie de dezvoltare software care pune accent pe auto-organizare și cross-funcționalitatea într-o echipă, precum și pe atingerea satisfacției clienților.

Cum se utilizează managementul agil?

Există câteva principii pe care trebuie să le urmați pentru a utiliza cu succes Managementul Agil în proiectele dvs.:

• În loc să implementeze procese și instrumente specifice, această tehnică pune accent pe interacțiunile dintre indivizii dintr-o echipă.
• În loc să compilați o documentație cuprinzătoare pentru produs, această tehnică pune accent pe crearea unui software complet funcțional.
• În loc să se concentreze asupra negocierilor contractuale, această tehnică pune accent pe utilizarea colaborării cu clienții pentru a facilita procedura de dezvoltare.
• În loc să urmeze un plan strict de proiect, această tehnică subliniază cele mai bune moduri în care echipa poate răspunde la schimbările din proiect.

Pentru o mai bună înțelegere, urmați pașii:

1. În primul rând, împărțiți proiectele în sprinturi scurte
2. Îți adaptezi planurile de proiect pe măsură ce lucrezi și urmărești o îmbunătățire constantă
3. Managerul de proiect încurajează echipa să fie auto-organizată
4. Dorești să produci valoare și funcționalitate maximă din serviciul/produsul pe care vrei să-l oferi

O scurtă istorie a managementului de proiect Agile

Managementul Agile de proiect a fost dezvoltat oficial în 2001, ca parte a Manifestului Agile.

Pentru ce este cel mai bun managementul de proiect agil?

• Proiecte care nu au termene limită stricte, dar au o idee generală despre rezultatul/produsul final
• Proiecte care presupun schimbări neașteptate
• Proiecte care depind de colaborarea eficientă în echipă, mai degrabă decât de planificarea eficientă a proiectelor

Reprezentare vizuală a managementului Agile

După cum puteți vedea, Agile Management este un proces iterativ al cărui scop final este să răspundă la schimbări.

3. Metodologia Scrum

Aceasta este o altă tehnică flexibilă de management de proiect care se bazează pe procese iterative, ajustări și învățare continuă.

Ce este Metodologia Scrum?

La fel ca Kanban, Scrum este un alt subtip popular al metodologiei de management agil de proiect - scopul său este de a ajuta echipele de dezvoltare de software să livreze software de lucru mai frecvent , cu ajutorul unor practici incrementale și iterative.

Progresul proiectului este măsurat prin urmărirea secvenței de perioade scurte, denumite sprinturi - sfârșitul fiecărui sprint ar trebui să însemne finalizarea unei cantități de lucru programate.

Cum se folosește metodologia Scrum?

Iată 6 pași pentru a rula un proiect folosind metodologia Scrum:

1. Atribuiți-vă echipa — În primul rând, trebuie să desemnați oameni care vor dezvolta, produce sau îndeplini orice alte responsabilități pentru a crea un produs final (un Scrum Master, un proprietar de produs etc.)
2. Creați un backlog de produse — Acesta este locul în care faceți o listă cu lucrările care trebuie făcute, cunoscute și sub denumirea de Creați sprinturi — Un sprint este o perioadă scurtă de timp în care munca este împărțită în componente mai ușor de gestionat. Adăugați aici povești din restanța.
3. Găzduiește o întâlnire — Aceasta este o întâlnire zilnică scurtă numită „întâlnire zilnică” sau „în picioare”. Întreaga echipă vorbește despre progres și abordează probleme, dacă există.
4. Găzduiește o întâlnire de revizuire a sprintului — Această întâlnire are loc la sfârșitul unui sprint. Toate părțile interesate critice trebuie să fie prezenți pentru a discuta rezultatele, a aduna date și a face planuri pentru îmbunătățiri sau schimbări.
5. Repetare — Trebuie să repetați cei doi pași anteriori până când finalizați sprintul final și creați livrabile.

O scurtă istorie a Metodologiei Scrum

După cum sa menționat anterior, Scrum se încadrează acum oficial sub termenul „Agile” – totuși, a fost pentru prima dată cu acest nume introdus de Hirotaka Takeuchi și Ikujiro Nonaka în 1986, în lucrarea lor The New Product Development Game .

Pentru ce este cea mai bună metodologia Scrum?

• Proiecte complexe și ambigue — în mod tradițional, acestea sunt proiecte de dezvoltare software, dar Scrum poate fi și o abordare eficientă pentru proiectele de marketing și echipele de conducere.

Reprezentarea vizuală a Metodologiei Scrum

Pașii pentru derularea unui proiect Scrum de succes sunt prezentați în imaginea următoare împreună cu alte activități necesare pentru finalizarea proiectului.

4. Programare extremă (XP)

Programarea extremă (XP) este o tehnică de colaborare care încurajează munca în echipă și propune descompunerea proiectelor complexe în mai multe versiuni mai mici și mai ușor de gestionat.

Ce este Extreme Programming (XP)?

Extreme Programming (XP) este un cadru specific de dezvoltare software agil, al cărui scop principal este să ajute echipa să producă software de calitate superioară, folosind mai puțin timp pentru a gestiona lansările de proiecte și pentru a satisface nevoile clienților.

Extreme Programing impune următoarele activități și principii legate de proiect:

• Mențineți o comunicare constantă - cu accent pe discuțiile față în față cuplate cu desenul pe tablă albă.
• Faceți cel mai simplu lucru care funcționează - cu accent pe a face doar ceea ce este necesar și a aborda doar cerințele actuale ale proiectului.
• Oferiți feedback regulat – cu accent pe ciclul de lucru „construire-adunare-ajustare”. Echipa creează o caracteristică, adună feedback despre caracteristică și apoi ajustează caracteristica în funcție de feedback.
• Acționați cu curaj - cu accent pe acceptarea dificultăților, acționarea în funcție de feedback, reacția rapidă și adresarea întrebărilor controversate atunci când este necesar.
• Promovați respectul - cu accent pe oferirea de feedback altora, acceptarea feedback-ului de la alții și toate acestea cu respect.

Cum se utilizează Extreme Programming (XP)?

Urmareste pasii:

1. Planificare — Pasul inițial este locul în care se face planificarea, adică în cazul în care un client scrie poveștile utilizatorilor — o scurtă explicație a cerințelor clienților pentru anumite caracteristici.
2. Comunicați — Deoarece managementul de proiect este în proporție de 90% comunicare, următorul pas este în care managerul de proiect trebuie să construiască o echipă care să funcționeze fără probleme.
3. Restructurare — Începeți mai întâi de la cel mai simplu design și treceți la cele complexe. Ar trebui să creați componente mai mici și mai ușor de gestionat pentru a vă menține codul scurt, dar cuprinzător. Nu uitați să creați soluții de vârf - mici experimente care vă pot ajuta să găsiți răspunsuri la probleme dificile de proiectare.
4. Cod — Acum este momentul să implementați codul. Deoarece XP folosește modelul de proprietate colectivă, nu depinde de dezvoltatorii individuali, iar codul este deținut în mod colectiv - orice membru al echipei care observă o problemă în cod ar trebui să rezolve sarcina în cel mai scurt timp.
5. Revizuire și testare — În cele din urmă, fiecare pas al procesului trebuie să treacă prin teste amănunțite și repetitive, înainte de lansarea codului.

O scurtă istorie a Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) a fost înființat pentru prima dată în anii 1990 de Kent Beck, care a implementat această tehnică în cadrul proiectului de salarizare C3.

Pentru ce este cea mai bună programare extremă (XP)?

• Proiecte de dezvoltare software dinamice, în continuă schimbare
• Echipe de dezvoltare colocate
• Proiecte riscante cu intervale de timp fixe

Reprezentare vizuală a programării extreme (XP)

Puteți vedea pașii explicați mai jos în această reprezentare vizuală care, în plus, include și ultima etapă — programarea perechilor. Am spus deja că XP acceptă munca în echipă și colaborarea, prin urmare programarea în perechi se face astfel încât membrii echipei să poată lucra în perechi la un singur computer. Acest lucru întărește proprietatea colectivă și, mai mult, ambii membri ai echipei învață unul de la celălalt.

Tehnici și instrumente de management de proiect

Indiferent de tehnica specifică de management de proiect pe care o utilizați și de tipul de proiect la care lucrați, va trebui totuși să abordați și să îndepliniți anumite sarcini și procese generale - și anume, va trebui să:

1. Organizați și planificați fluxul de lucru al proiectului
2. Programați proiectul într-o anumită capacitate
3. Gestionați-vă timpul în mod corespunzător
4. Comunicați cu echipa dvs
5. Colaborează cu echipa ta
6. Se ocupă de aspectul contabil și financiar al proiectului

Acum, cel mai bun mod de a face toate acestea este utilizarea instrumentelor de management de proiect .

Dar, nu orice instrument de management de proiect - conform cercetărilor care a investigat cererea populară în ceea ce privește caracteristicile PM, setul de instrumente pe care le utilizați pentru managementul proiectelor ar trebui să ofere următoarele funcționalități:

După cum puteți vedea, funcțiile de partajare a fișierelor, urmărirea timpului, integrarea e-mailului, diagramele Gantt, rapoartele personalizate și facturarea preiau conducerea cu cele mai mari cote (de la 51% la 43%), în timp ce integrările de stocare în cloud, funcțiile specifice industriei, API-ul , funcțiile specifice metodei PM, chat în timp real, acces mobil, integrări în rețelele sociale și chat-uri video urmează îndeaproape (de la 42% la 28%).

Având în vedere acest lucru, iată o listă cu cele mai bune instrumente de management de proiect cu caracteristicile menționate, pentru fiecare tip de sarcini și procese asociate cu munca la proiecte:

Instrumente PM pentru organizarea și planificarea fluxului de lucru al proiectului

Următoarele instrumente vă pot ajuta să vă conectați cu echipa într-o manieră organizată, în timp ce faceți o planificare detaliată a proiectului, concentrându-vă pe sarcini importante și ordonându-le în consecință.

Trello

Pentru a vă organiza și planifica fluxul de lucru, puteți utiliza Trello , un instrument tradițional de management al proiectelor bazat pe Kanban.

Acest instrument vă permite să vă organizați și să vă planificați sarcinile, apoi să urmăriți progresul acestora pe coloane bine numite.

Puteți vedea cine lucrează la ce, ce lucruri sunt în desfășurare și unde sunt acestea în proces. Vă menține conectat cu echipa și toată lumea este informată despre starea sarcinilor:

• A face
• Face
• Revizuire
• Gata de publicat

Lucrul uimitor despre Trello este că poate fi aplicat în diverse industrii și puteți face coloane personalizate care se potrivesc proiectelor dvs.

n Sarcină

nTask este un software de management de proiect care vă menține echipa organizată și gestionează eficient munca în cadrul echipei. Faceți mai multe cu nTask prin prioritizare - uitați de multitasking, care sa dovedit a fi contraproductiv de mai multe ori. Cu nTask , puteți distribui și gestiona strategic o sarcină de lucru grea chiar și în mișcare.

nTask oferă utilizatorilor săi numeroase funcții și credem că există ceva pentru toți:

Colaborarea în echipă

Cu nTask — munca în echipă face ca visul să funcționeze. Această aplicație uimitoare oferă:

• Colaborare eficientă în echipă
• Spații de lucru dedicate și chat în echipă
• Formarea echipelor și definirea rolurilor acestora
• Atribuirea sarcinilor membrilor echipei și urmărirea progresului acestora

Planificarea proiectului

Nu lăsați proiectul dvs. să rateze data de finalizare din cauza unei planificări insuficiente și cu nTask :

• Creați planuri detaliate despre ceea ce trebuie făcut, când și unde
• Alocați resursele în mod eficient
• Setați metode de facturare
• Vedeți starea și progresul proiectului

Managementul sarcinilor

Realizați mai multe sarcini cu nTask :

• Organizați și urmăriți fluxul de lucru al echipei dvs. pe panouri Kanban
• Organizați-vă sarcinile în vizualizarea listă, vizualizarea grilă sau vizualizarea calendar
• Setați mementouri și activități colorate pentru sarcinile dvs
• Diagramele Gantt oferă o reprezentare vizuală a unui program de proiect, arată dependențele sarcinilor și sarcinile legate

Managementul întâlnirilor

Tine toata lumea la curent:

• Invitați oameni la întâlnirile dvs. prin invitații personalizate prin e-mail  
• Organizați și urmăriți întâlnirile dvs
• Elaborați o agendă clară a întâlnirilor
• Configurați întâlniri recurente  

Foile de pontaj

Înregistrați orele în foile de pontaj nTask :

• Urmăriți timpul angajaților dvs
• Creați mai multe foi de pontaj
• Aprobați și urmăriți foile de pontaj anterioare

Alte aplicații eficiente pe care le puteți utiliza pentru a vă organiza și planifica proiectul și sarcinile legate de proiect includ ClickUp, Taiga și Asana.

Instrumente PM pentru planificarea proiectelor

Rularea mai multor proiecte și sarcini simultan nu este o plimbare în parc. Nerespectarea termenelor costă bani și timp. Luați în considerare crearea unui program de proiect. Un program de proiect servește ca o foaie de parcurs care include un plan necesar pentru atingerea obiectivului și spune cât timp va dura pentru a-l finaliza. Având în vedere acest lucru, am selectat câteva instrumente de planificare a proiectelor pentru dvs.

Google Calendar

Pentru a vă programa fluxul de lucru, puteți utiliza Google Calendar , un calendar de programare simplu pe care îl puteți utiliza prin contul dvs. Gmail.

Acest instrument vă permite să programați întâlniri și consultări cu echipa dvs. în intervale simple de calendar. Cu Google Calendar , nu puteți pierde niciodată o întâlnire, deoarece primiți mementouri despre activitățile viitoare.

În Google Calendar , puteți crea liste de activități, vă puteți personaliza calendarul cu suplimente, puteți personaliza evenimentele după cum doriți și multe altele.

Alte aplicații eficiente pe care le puteți utiliza pentru a gestiona sarcini și planificarea proiectelor includ Doodle, Calendly și Any.do.

Instrumente PM pentru planificarea proiectelor

Un instrument de management al timpului de calitate al proiectului trebuie să gestioneze eficient timpul și sarcinile, să includă urmărirea timpului, facturarea, raportarea și să vă facă să vă simțiți în siguranță în timp ce îl utilizați. Acestea fiind spuse, luați în considerare utilizarea următoarelor aplicații:

Clockify

Pentru a vă gestiona timpul în timp ce lucrați la proiect în mod corespunzător, puteți utiliza Clockify , cel mai important instrument de urmărire a timpului de pe piață. Clockify este o aplicație de urmărire a timpului care oferă funcții de bază de urmărire a timpului pentru utilizatori și proiecte nelimitate, gratuit.

Cu Clockify , puteți gestiona și urmări proiecte într-un mod foarte convenabil, transparent și ușor de utilizat. În plus, vei putea să urmărești timpul și progresul echipei tale, să stabilești bugetul și să faci estimări precise de timp pentru proiectele tale.

Acest instrument permite echipei dvs. să urmărească timpul pe care îl petreceți sarcinilor legate de proiect în timp ce lucrați (sau după ce ați terminat de lucrat), să genereze rapoarte despre utilizarea timpului dvs. și să le folosească pentru a identifica locurile în care ați putea aduce îmbunătățiri fluxului de lucru.

Pe lângă utilizarea Clockify, puteți folosi și Rescue Time sau WakaTime pentru a urmări automat timpul petrecut cu anumite aplicații.

Instrumente PM pentru comunicarea proiectelor

Instrumentele de colaborare în echipă sunt de cea mai mare importanță, deoarece ajută la deschiderea ușilor de comunicare în cadrul unei echipe și la îmbunătățirea lucrului de la distanță de oriunde în lume.

Am selectat câteva instrumente de colaborare la proiecte pentru dvs.:

Pumble

Pumble este un instrument eficient de colaborare în echipă disponibil gratuit, pentru un număr nelimitat de utilizatori și cu istoric de mesaje gratuit. Această aplicație uimitoare vă permite să aveți conversații private unu-la-unu cu membrii echipei dvs. folosind canale private, chat-uri de grup sau conversații publice. Pur și simplu creați un canal, adăugați membri și personalizați-l după bunul plac.

Cu Pumble , puteți centraliza toate comunicările cu echipa dvs. într-un singur loc - și vă puteți referi cu ușurință la conversațiile, linkurile, fișierele din trecut, filtrați după canal sau persoană.

Instrumente PM pentru colaborarea proiectelor

Pe lângă comunicarea în echipă, colaborarea la proiect este, de asemenea, crucială, deoarece permite crearea și colaborarea în timp real. Desigur, veți avea nevoie de o aplicație de încredere în acest scop:

Foi de calcul Google

Colaborarea în echipă este un termen larg. De exemplu, pentru a colabora cu echipa dvs. la introducerea datelor și analiza statistică, puteți utiliza Google Sheets , o foaie de calcul online.

Acest instrument vă permite să adăugați și să calculați date, să creați diagrame și să analizați statisticile proiectului - mai mulți membri ai echipei dvs. pot manipula datele în același timp, iar toate modificările sunt salvate instantaneu și automat.

Alte aplicații eficiente pe care le puteți utiliza pentru a gestiona diverse sarcini de colaborare includ Dropbox (pentru partajarea online a fișierelor), Visme (pentru sesiuni de brainstorming în echipă) și Jira (pentru managementul agil al proiectelor).

Jira

Jira este un software agil folosit pentru managementul proiectelor și urmărirea problemelor. Caracteristicile sale bogate includ urmărirea erorilor, gestionarea sarcinilor de dezvoltare software și managementul produselor.

Jira s-a dovedit a fi perfectă pentru urmărirea erorilor, gestionarea resurselor, urmărirea performanței echipei tale și a vitezei.

Jira oferă utilizatorilor săi tablouri de bord personalizabile, o interfață ușor de utilizat pentru a urmări sarcinile și pentru a crea rapoarte.

Alte aplicații eficiente pe care le puteți utiliza pentru a gestiona diverse sarcini de colaborare includ Dropbox (pentru partajarea de fișiere online), Visme (pentru sesiuni de brainstorming în echipă).

Instrumente PM pentru Project Finance și Contabilitate

Dacă conduceți o afacere, trebuie să vă asigurați că organizația dvs. utilizează un software de management de încredere care promovează transparența proiectelor prin analiza bugetului și costurilor, generează rapoarte și centralizează toate tranzacțiile legate de proiect într-un singur loc.

Prin urmare, încercați să utilizați:

Sage Contabilitate

Pentru a vă gestiona sarcinile de finanțe și contabilitate legate de proiect, puteți utiliza Sage Accounting .

Acest instrument vă permite să vă analizați finanțele, precum și să vă facturați clienții la finalizarea proiectului.

Alte aplicații eficiente pe care le puteți utiliza pentru a gestiona finanțarea și contabilitatea proiectelor includ Fyle, Quickbooks, Wave Accounting și Freshbooks.

Tehnici de management de proiect și cele mai bune practici

Deci, înțelegeți cum funcționează metodologiile populare de management de proiect, când ar trebui să le utilizați și cu ce instrumente. Acum, este timpul să evidențiați câteva dintre cele mai bune practici în managementul proiectelor care vă ajută să faceți eforturile dvs. în managementul de proiect cu adevărat eficiente:

1. Documentați toate cerințele proiectului

V-ați dat seama ce obiective doriți să îndepliniți și ce sarcini și pași trebuie să faceți pentru a atinge obiectivele menționate.

Acum, este timpul să documentați aceste date pentru referințe viitoare, atât de dragul echipei dvs., cât și de dragul potențialilor viitori investitori în proiecte.

2. Estimați proiecte în conformitate cu celelalte obligații ale dumneavoastră

Compania dvs. va lucra probabil la mai multe proiecte în aceeași perioadă de timp.

Deci, va trebui să țineți cont de celelalte proiecte și obligații ale echipelor dvs. atunci când stabiliți termene limită și definiți responsabilitățile.

3. Gestionați cu atenție volumul de muncă

Sunteți sigur că ați alocat sarcinile, rolurile și responsabilitățile în mod egal?

Sau un membru al echipei lucrează în exces cu 5 sarcini diferite, în timp ce un alt membru al echipei abia dacă are ce face?

Urmăriți îndeaproape acest lucru și distribuiți munca în mod egal, pentru cea mai bună utilizare a resurselor.

4. Monitorizați progresul proiectului în orice moment

Proiectul progresează conform planului?

Toată lumea își face partea din muncă?

Lucrează echipa într-un ritm care se aliniază cu termenele așteptate ale proiectului?

Există un blocaj într-o fază a proiectului?

Monitorizarea muncii echipei dvs. și urmărirea progresului acestora vă va ajuta să răspundeți la toate acestea și să preveniți accidentele și întârzierile.

5. Comunica totul

Pentru a rămâne la curent cu ceea ce toți lucrează în prezent, cât de bine progresează și dacă există probleme cu proiectul, echipa dvs. va trebui să comunice .

Deci, pentru fiecare întrebare, problemă sau dilemă pe care o aveți, vorbiți despre asta. Răspundeți la întrebări, descoperiți problemele și rezolvați împreună dilemele.

6. Luați măsuri de precauție împotriva deformarii domeniului de aplicare al proiectului

Dacă vă planificați proiectul cu atenție și anticipați toate sarcinile și subsarcinile pe care este posibil să aveți nevoie să le abordați înainte de finalizarea proiectului, veți fi protejat împotriva variației de aplicare.

Pentru a face acest lucru, calculați cu atenție bugetul și timpul de care veți avea nevoie pentru a finaliza toate sarcinile și subsarcinile la timp și cu calitatea așteptată.

7. Luați în considerare toate riscurile proiectului

Fiecare proiect are probleme potențiale care pot apărea înainte de finalizarea proiectului. Am abordat acest subiect mai devreme cu Tehnica Registrului Riscurilor, acum este timpul să-i subliniem importanța.

Trucul pentru a vă asigura că treceți fără durere peste aceste probleme constă în a anticipa problemele înainte ca acestea să apară.

Prin urmare, încercați să vă folosiți experiența pentru a defini potențialele probleme cu etapele și sarcinile proiectului.

Apoi, definiți soluțiile pe care le veți implementa dacă este nevoie.

8. Fă-ți timp pentru a analiza proiectul după finalizare

Odată ce ai terminat cu proiectul, fă-ți timp pentru a-l analiza.

Evidențiați ceea ce ați făcut bine și ce ați putea face mai bine în viitor.

Analizați timpul necesar pentru a termina fiecare etapă și identificați sarcinile care au necesitat cel mai mult efort. Veți dori să alocați mai mult timp unor astfel de sarcini în proiectele viitoare.

Și, bineînțeles, felicită echipa pentru munca grea și dăruire. Au câștigat-o.

Încheierea…

Înainte de a începe să lucrați la un proiect, gândiți-vă la cea mai bună metodologie de management de proiect pe care o puteți utiliza pentru munca dvs. Apoi, combinați Tehnica PM aleasă cu instrumentele potrivite și cele mai bune practici, pentru rezultate îmbunătățite.

Dacă urmați principiile prescrise ale tehnicii de management de proiect selectate, vă veți accelera fluxul de lucru, vă veți menține controlul asupra procedurilor de proiect și vă veți simplifica procesul de management. Ca rezultat, vei termina mai repede și vei preda un produs final de înaltă calitate.