Gestión de proyectos: 31 mejores técnicas, prácticas y herramientas

What is Extreme Project Management (XPM) best for?

• Projects with a low possibility for failure
• Projects with short deadlines
• Projects that aim for innovation
• Projects with factors that are difficult to control
• Projects characterized by sudden, spontaneous changes

Visual representation of Extreme Project Management (XPM)

From this visual representation, you can get a better insight into XPM's flexibility and freedom when it comes to making decisions about the approach, cost, timeframe, and scope. Do not adapt the project to a fixed set of rules and approaches, adapt the rules and approaches to the project itself until you achieve the desired result.

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

Una breve historia de PRINCE2

PRINCE 2 es una variación de un método anterior llamado PROMPT II: en 1989, el gobierno del Reino Unido adoptó esta variación de PROMPT II como estándar para la gestión de proyectos en el sector de TI. Hoy en día, es la metodología oficial de gestión de proyectos para todos los proyectos del gobierno del Reino Unido.

¿Para qué es mejor PRINCE2?

• Proyectos complejos que tienen un conjunto fijo de requisitos y un entorno complejo.

Representación visual de PRINCE2

A partir de la representación visual a continuación, puede ver que PRINCE2 se basa en sus principios, es decir, guías y reglas que debe seguir para llevar a cabo un proyecto con éxito. Luego, los temas de PRINCE2 le muestran cómo gestionar el proyecto, es decir, cómo poner en práctica los principios.

Las mejores técnicas de gestión de proyectos para la ingeniería de software

Un proyecto típico de ingeniería de software implica recopilar requisitos, desarrollar y probar el software y realizar un mantenimiento regular del producto de software.

Las mejores técnicas de gestión de proyectos para usar con proyectos de ingeniería de software son:

1. Proceso unificado racional (RUP)
2. Gestión de proyectos ágiles
3. Metodología Scrum
4. Programación extrema (XP)

1. Proceso Unificado Racional (RUP)

Esta técnica de gestión de proyectos es repetitiva y ágil al mismo tiempo. Es repetitivo porque las actividades se repiten durante el proyecto y ágil porque se pueden ajustar para adaptarse a los requisitos del software.

¿Qué es el proceso unificado racional (RUP)?

Rational Unified Process (RUP) es una estructura de gestión ágil para equipos de desarrollo de software que hace que un proyecto se desarrolle a lo largo del tiempo en 4 fases distintas: inicio, elaboración, construcción y transición. Cada una de las 4 fases tiene un objetivo principal e involucra 6 disciplinas de desarrollo: modelado de negocios, requisitos, análisis y diseño, implementación, pruebas e implementación. A menos que alcance con éxito el objetivo principal de la etapa anterior, no podrá pasar a la siguiente etapa.

Algunas disciplinas de desarrollo son más importantes que otras, por lo que requieren más tiempo que otras.

¿Cómo utilizar Rational Unified Process (RUP)?

Como mencionamos anteriormente, para utilizar la técnica RUP de manera eficiente, el software debe pasar por 4 fases de desarrollo:

1. Inicio : dado que este es un paso de itinerario en el proceso, debe crear un caso comercial que incluya un plan de proyecto con su descripción, evaluaciones de gestión de riesgos, entorno comercial y factores de éxito. Teniendo todo en cuenta, las partes interesadas deciden si continuar con el proyecto o no. La etapa de inicio es también el primer hito del proyecto. En caso de que el proyecto no pase esta etapa, puede ser cancelado o rediseñado.
2. Elaboración : en esta etapa, debe considerar los riesgos técnicos del proyecto, es decir, si puede construir un sistema viable. Este es el segundo hito en el proceso, y es crítico porque conlleva altos riesgos y es difícil inducir cambios más adelante.
3. Construcción : aquí es donde se desarrollan los principales componentes y características junto con la codificación y las pruebas. Esta etapa da como resultado manuales de usuario y una versión beta del sistema que necesita ser evaluada. Si el producto no pasa las pruebas, la siguiente etapa, la etapa de Transición, debe posponerse.
4. Transición : el objetivo principal de esta etapa es lanzar un producto con éxito, y este es el último hito en este proceso.

Una breve historia de Rational Unified Process (RUP)

Rational Unified Process fue establecido por Rational Software Corporation en 2003.

¿Para qué es mejor Rational Unified Process (RUP)?

• Proyectos de desarrollo de software con un marco de tiempo predecible para su finalización y un presupuesto final predecible.

Representación visual de Rational Unified Process (RUP)

En la siguiente representación visual, puede ver las cuatro fases del desarrollo del proyecto en RUP. También puede notar que algunas fases (Elaboración, Construcción y Transición) tienen más iteraciones que se enfocan en producir entregables técnicos para lograr el objetivo de cada fase.

2. Gestión ágil de proyectos

Esta técnica de gestión de proyectos propone flexibilidad y adaptabilidad para adaptarse fácilmente a los cambios dentro del ciclo de vida de un proyecto. La palabra “ágil” en sí misma significa ser capaz de cambiar, es decir, adaptarse.

¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

Agile Project Management es una metodología para el desarrollo de software que enfatiza la autoorganización y la funcionalidad cruzada en un equipo, además de lograr la satisfacción del cliente.

¿Cómo utilizar la Gestión Ágil?

Hay varios principios que debe seguir para utilizar con éxito la gestión ágil en sus proyectos:

• En lugar de implementar procesos y herramientas específicos, esta técnica enfatiza las interacciones entre los individuos de un equipo.
• En lugar de compilar una documentación completa para el producto, esta técnica enfatiza la creación de un software completamente funcional.
• En lugar de centrarse en las negociaciones del contrato, esta técnica hace hincapié en utilizar la colaboración del cliente para facilitar el proceso de desarrollo.
• En lugar de seguir un plan de proyecto estricto, esta técnica enfatiza las mejores formas en que el equipo puede responder a los cambios en el proyecto.

Para una mejor comprensión, siga los pasos:

1. Primero, divide los proyectos en sprints cortos
2. Adaptas los planes de tu proyecto a medida que trabajas y aspiras a una mejora constante.
3. El director del proyecto anima al equipo a ser autoorganizado
4. Su objetivo es producir el máximo valor y funcionalidad del servicio/producto que desea ofrecer

Una breve historia de la gestión ágil de proyectos

La gestión ágil de proyectos se desarrolló oficialmente en 2001 como parte del Manifiesto Ágil.

¿Para qué es mejor la gestión ágil de proyectos?

• Proyectos que no tienen plazos estrictos, pero tienen una idea general del resultado/producto final
• Proyectos que implican cambios inesperados
• Proyectos que dependen de la colaboración eficiente en equipo en lugar de una planificación eficiente del proyecto

Representación visual de la gestión ágil

Como puede ver, Agile Management es un proceso iterativo cuyo objetivo final es responder a los cambios.

3. Metodología Scrum

Esta es otra técnica flexible de gestión de proyectos que se basa en procesos iterativos, ajustes y aprendizaje continuo.

¿Qué es la Metodología Scrum?

Al igual que Kanban, Scrum es otro subtipo popular de la metodología ágil de gestión de proyectos: su objetivo es ayudar a los equipos de desarrollo de software a entregar software que funcione con mayor frecuencia , con la ayuda de prácticas incrementales e iterativas.

El progreso del proyecto se mide siguiendo la secuencia de períodos breves con un límite de tiempo llamados sprints: el final de cada sprint debe significar la finalización de una cantidad de trabajo programada.

¿Cómo utilizar la Metodología Scrum?

Aquí hay 6 pasos para ejecutar un proyecto usando la Metodología Scrum:

1. Asigne su equipo : en primer lugar, debe asignar personas que desarrollarán, producirán o realizarán cualquier otra responsabilidad para crear un producto final (un maestro Scrum, un propietario del producto, etc.)
2. Cree una cartera de productos : este es el lugar donde hace una lista del trabajo que debe realizarse, que también se conoce como Crear sprints : un sprint es un período corto de tiempo en el que el trabajo se divide en componentes más manejables. Agregue historias de la cartera de pedidos aquí.
3. Organice una reunión : esta es una breve reunión diaria llamada "scrum diario" o reunión "de pie". Todo el equipo habla sobre el progreso y aborda los problemas si los hay.
4. Organice una reunión de revisión de sprint : esta reunión tiene lugar al final de un sprint. Todas las partes interesadas críticas deben estar presentes para discutir los resultados, recopilar datos y hacer planes para mejoras o cambios.
5. Repetir : debe repetir los dos pasos anteriores hasta que complete el sprint final y cree los entregables.

Una breve historia de la Metodología Scrum

Como se mencionó anteriormente, Scrum ahora cae oficialmente bajo el término general "Ágil"; sin embargo, Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka lo introdujeron por primera vez con ese nombre en 1986, en su artículo The New Product Development Game .

¿Para qué es mejor la Metodología Scrum?

• Proyectos complejos y ambiguos: tradicionalmente, estos son proyectos de desarrollo de software, pero Scrum también puede ser un enfoque eficiente para proyectos de marketing y equipos de liderazgo.

Representación visual de la Metodología Scrum

Los pasos para ejecutar un proyecto Scrum exitoso se presentan en la siguiente imagen junto con otras actividades necesarias para completar el proyecto.

4. Programación extrema (XP)

La programación extrema (XP) es una técnica colaborativa que fomenta el trabajo en equipo y propone la descomposición de proyectos complejos en múltiples versiones más pequeñas y manejables.

¿Qué es la Programación Extrema (XP)?

Extreme Programming (XP) es un marco de desarrollo de software ágil específico cuyo objetivo principal es ayudar al equipo a producir software de mayor calidad mientras se usa menos tiempo para administrar los lanzamientos de proyectos y satisfacer las necesidades de los clientes.

Extreme Programing exige las siguientes actividades y principios relacionados con el proyecto:

• Mantenga una comunicación constante, con énfasis en las discusiones cara a cara junto con el dibujo en la pizarra.
• Haga lo más simple que funcione, con énfasis en hacer solo lo necesario y abordar solo los requisitos actuales del proyecto.
• Proporcione retroalimentación regular, con énfasis en el ciclo de trabajo "construir-reunir-ajustar". El equipo crea una función, recopila comentarios sobre la función y luego ajusta la función en función de los comentarios.
• Actúe con valentía, con énfasis en aceptar las dificultades, actuar según los comentarios, reaccionar rápidamente y hacer preguntas controvertidas cuando sea necesario.
• Promueva el respeto, con énfasis en brindar retroalimentación a los demás, aceptar la retroalimentación de los demás y todo eso con respeto.

¿Cómo usar Programación Extrema (XP)?

Sigue los pasos:

1. Plan : el paso inicial es donde se realiza la planificación, es decir, donde un cliente escribe historias de usuario: una breve explicación de los requisitos del cliente para características particulares.
2. Comunicar : dado que la gestión de proyectos es 90% comunicación, el próximo paso es donde el gerente de proyectos necesita construir un equipo que funcione sin problemas.
3. Reestructurar : comience primero con el diseño más fácil y continúe con los más complejos. Debe crear componentes más pequeños y manejables para mantener su código breve pero completo. No olvide crear soluciones de punta: pequeños experimentos que pueden ayudarlo a encontrar respuestas a problemas de diseño difíciles.
4. Código : ahora es el momento de implementar el código. Dado que XP utiliza el modelo de propiedad colectiva, no depende de los desarrolladores individuales y el código es de propiedad colectiva: cualquier miembro del equipo que detecte un problema en el código debe abordar la tarea de inmediato.
5. Revisar y probar : finalmente, cada paso del proceso debe pasar por pruebas exhaustivas y repetitivas antes del lanzamiento del código.

Una breve historia de la Programación Extrema (XP)

Extreme Programming (XP) fue establecida por primera vez en la década de 1990 por Kent Beck, quien implementó esta técnica en el trabajo del proyecto de nómina C3.

¿Para qué es mejor la programación extrema (XP)?

• Proyectos de desarrollo de software dinámicos y en constante cambio
• Equipos de desarrollo coubicados
• Proyectos arriesgados con plazos fijos

Representación visual de Programación Extrema (XP)

Puede ver los pasos explicados a continuación en esta representación visual que, además, incluye la última etapa: la programación en pareja. Ya dijimos que XP admite el trabajo en equipo y la colaboración, por lo tanto, la programación en pares se realiza para que los miembros del equipo puedan trabajar en parejas en una sola computadora. Esto fortalece la propiedad colectiva y, lo que es más, ambos miembros del equipo aprenden unos de otros.

Técnicas y herramientas de gestión de proyectos

Independientemente de la técnica de gestión de proyectos específica que esté utilizando y el tipo de proyecto en el que esté trabajando, aún deberá abordar y llevar a cabo ciertas tareas y procesos generales, a saber, deberá:

1. Organizar y planificar el flujo de trabajo del proyecto.
2. Programar el proyecto de alguna manera
3. Administra tu tiempo adecuadamente
4. Comunícate con tu equipo
5. Colabora con tu equipo
6. Manejar el aspecto contable y financiero del proyecto.

Ahora, la mejor manera de hacer todo eso es usar herramientas de gestión de proyectos .

Pero no cualquier herramienta de gestión de proyectos: según una investigación que investigó la demanda popular en términos de características de PM, el conjunto de herramientas que utiliza para la gestión de proyectos debería ofrecer las siguientes funcionalidades:

Como puede ver, las funciones de uso compartido de archivos, seguimiento de tiempo, integración de correo electrónico, diagramas de Gantt, informes personalizados y facturación toman la delantera con las cuotas más altas (del 51 % al 43 %), mientras que las integraciones de almacenamiento en la nube, las funciones específicas de la industria, la API Le siguen de cerca las características específicas del método PM, el chat en tiempo real, el acceso móvil, las integraciones de redes sociales y los chats de video (del 42 % al 28 %).

Con eso en mente, aquí hay una lista de las mejores herramientas de gestión de proyectos con dichas características, para cada tipo de tareas y procesos asociados con el trabajo en proyectos:

Herramientas de PM para organizar y planificar el flujo de trabajo del proyecto

Las siguientes herramientas pueden ayudarlo a conectarse con su equipo de manera organizada mientras realiza una planificación detallada del proyecto, se enfoca en tareas importantes y las secuencia en consecuencia.

Trello

Para organizar y planificar su flujo de trabajo, puede utilizar Trello , una herramienta tradicional de gestión de proyectos basada en Kanban.

Esta herramienta le permite organizar y planificar sus tareas, y luego realizar un seguimiento de su progreso en columnas con nombres apropiados.

Puede ver quién está trabajando en qué, qué cosas están en progreso y dónde están en el proceso. Te mantiene conectado con tu equipo y todos están informados sobre el estado de las tareas:

• Que hacer
• Haciendo
• Revisar
• Listo para publicar

Lo sorprendente de Trello es que se puede aplicar a varias industrias y puede crear columnas personalizadas que se adapten a sus proyectos.

nTarea

nTask es un software de gestión de proyectos que mantiene a su equipo organizado y gestiona eficazmente el trabajo de todo su equipo. Haga más con nTask priorizando; olvídese de la multitarea, que demostró ser contraproducente varias veces. Con nTask , puede distribuir y administrar estratégicamente una gran carga de trabajo incluso en movimiento.

nTask proporciona a sus usuarios numerosas funciones y creemos que hay algo para todos:

Colaboración en equipo

Con nTask , el trabajo en equipo hace que el sueño funcione. Esta increíble aplicación ofrece:

• Colaboración eficaz en equipo
• Espacios de trabajo dedicados y chat de equipo
• Formar equipos y definir sus roles.
• Asignación de tareas a los miembros del equipo y seguimiento de su progreso.

Planificación de proyectos

No permita que su proyecto pierda la fecha de finalización debido a una planificación insuficiente, y con nTask :

• Crear planes completos de lo que se debe hacer, cuándo y dónde.
• Asignar recursos de manera efectiva
• Establecer métodos de facturación
• Ver el estado y el progreso del proyecto

Administración de tareas

Realice más tareas con nTask :

• Organice y realice un seguimiento del flujo de trabajo de su equipo en los tableros Kanban
• Organice sus tareas en Vista de lista, Vista de cuadrícula o Vista de calendario
• Establezca recordatorios y tareas de color para sus tareas
• Los diagramas de Gantt proporcionan una representación visual de la programación de un proyecto, muestran dependencias de tareas y tareas vinculadas

Gestión de reuniones

Mantenga a todos informados:

• Invite a personas a sus reuniones a través de invitaciones personalizadas por correo electrónico  
• Organiza y realiza un seguimiento de tus reuniones
• Desarrolle una agenda clara para la reunión
• Configurar reuniones recurrentes  

Hojas de horas

Horas de registro en las hojas de tiempo de nTask :

• Lleve un registro del tiempo de sus empleados
• Crear múltiples hojas de tiempo
• Aprobar y realizar un seguimiento de las hojas de horas pasadas

Otras aplicaciones eficientes que puede usar para organizar y planificar su proyecto y las tareas relacionadas con el proyecto incluyen ClickUp, Taiga y Asana.

Herramientas de PM para la programación de proyectos

Ejecutar múltiples proyectos y tareas simultáneamente no es un paseo por el parque. No cumplir con los plazos cuesta dinero y tiempo. Considere crear un cronograma del proyecto en su lugar. El cronograma de un proyecto sirve como una hoja de ruta que incluye un plan necesario para lograr la meta e indica cuánto tiempo tomará completarlo. Con eso en mente, hemos seleccionado algunas herramientas de programación de proyectos para usted.

calendario de Google

Para programar su flujo de trabajo, puede usar Google Calendar , un calendario de programación simple que puede usar a través de su cuenta de Gmail.

Esta herramienta le permite programar reuniones y consultas con su equipo en espacios de calendario sencillos. Con Google Calendar , nunca puede faltar a una cita ya que recibe recordatorios sobre las próximas actividades.

En Google Calendar , puede crear listas de tareas pendientes, personalizar su calendario con complementos, personalizar sus eventos a su gusto y más.

Otras aplicaciones eficientes que puede usar para manejar tareas y programar proyectos incluyen Doodle, Calendly y Any.do.

Herramientas de PM para la programación de proyectos

Una herramienta de gestión del tiempo de proyectos de calidad debe administrar el tiempo y las tareas de manera eficiente, incluir el seguimiento del tiempo, la facturación, la generación de informes y hacer que se sienta seguro mientras la usa. Dicho esto, considere usar las siguientes aplicaciones:

relojear

Para administrar su tiempo mientras trabaja en el proyecto correctamente, puede usar Clockify , el rastreador de tiempo líder en el mercado. Clockify es una aplicación de seguimiento de tiempo que ofrece funciones básicas de seguimiento de tiempo para usuarios y proyectos ilimitados, de forma gratuita.

Con Clockify , puede administrar y rastrear proyectos de una manera muy conveniente, transparente y fácil de usar. Además, podrá realizar un seguimiento del tiempo y el progreso de su equipo, establecer presupuestos y hacer estimaciones de tiempo precisas para sus proyectos.

Esta herramienta le permite a su equipo realizar un seguimiento del tiempo que dedica a las tareas relacionadas con el proyecto mientras trabaja (o después de que haya terminado de trabajar), generar informes sobre el uso de su tiempo y usarlos para identificar dónde podría realizar mejoras en su flujo de trabajo.

Además de usar Clockify, también puede usar Rescue Time o WakaTime para hacer un seguimiento automático del tiempo que pasa en aplicaciones específicas.

Herramientas de PM para la comunicación de proyectos

Las herramientas de colaboración en equipo son de suma importancia, ya que ayudan a abrir puertas de comunicación dentro de un equipo y mejoran el trabajo remoto desde cualquier parte del mundo.

Hemos seleccionado algunas herramientas de colaboración de proyectos para usted:

bombear

Pumble es una herramienta de colaboración en equipo eficiente disponible de forma gratuita, para un número ilimitado de usuarios y con historial de mensajes gratuito. Esta increíble aplicación te permite tener conversaciones privadas uno a uno con los miembros de tu equipo usando canales privados, chats grupales o conversaciones públicas. Simplemente cree un canal, agregue miembros y personalícelo a su gusto.

Con Pumble , puede centralizar toda la comunicación con su equipo en un solo lugar y consultar fácilmente conversaciones pasadas, enlaces, archivos, filtrar por canal o persona.

Herramientas de PM para la colaboración de proyectos

Además de la comunicación en equipo, la colaboración en proyectos también es crucial porque permite crear y colaborar en tiempo real. Por supuesto, necesitará una aplicación confiable para ese propósito:

Hojas de cálculo de Google

La colaboración en equipo es un término amplio. Por ejemplo, para colaborar con su equipo en la entrada de datos y el análisis estadístico, puede usar Hojas de cálculo de Google , una hoja de cálculo en línea.

Esta herramienta le permite agregar y calcular datos, crear gráficos y analizar estadísticas de proyectos: varios miembros de su equipo pueden manipular datos al mismo tiempo y todos sus cambios se guardan de forma instantánea y automática.

Otras aplicaciones eficientes que puede usar para manejar diversas tareas de colaboración incluyen Dropbox (para compartir archivos en línea), Visme (para sesiones de intercambio de ideas en equipo) y Jira (para una gestión ágil de proyectos).

jira

Jira es un software ágil que se utiliza para la gestión de proyectos y el seguimiento de problemas. Sus ricas funciones incluyen el seguimiento de errores, la gestión de tareas de desarrollo de software y la gestión de productos.

Jira ha demostrado ser perfecto para el seguimiento de errores, la gestión de recursos, el seguimiento del rendimiento y la velocidad de su equipo.

Jira ofrece a sus usuarios paneles personalizables, una interfaz fácil de usar para realizar un seguimiento de las tareas y la creación de informes.

Otras aplicaciones eficientes que puede usar para manejar varias tareas de colaboración incluyen Dropbox (para compartir archivos en línea), Visme (para sesiones de intercambio de ideas en equipo).

Herramientas de PM para Project Finance y Contabilidad

Si tiene una empresa, debe asegurarse de que su organización utilice un software de gestión confiable que promueva la transparencia del proyecto mediante el análisis del presupuesto y los costos, genere informes y centralice todas las transacciones relacionadas con el proyecto en un solo lugar.

Por lo tanto, intente usar:

Contabilidad sabia

Para manejar sus tareas de Finanzas y Contabilidad relacionadas con el proyecto, puede usar Sage Accounting .

Esta herramienta le permite analizar sus finanzas, así como facturar a sus clientes al finalizar el proyecto.

Otras aplicaciones eficientes que puede usar para manejar proyectos de Finanzas y Contabilidad incluyen Fyle, Quickbooks, Wave Accounting y Freshbooks.

Técnicas y mejores prácticas de gestión de proyectos.

Entonces, comprende cómo funcionan las metodologías populares de gestión de proyectos, cuándo debe usarlas y con qué herramientas. Ahora es el momento de destacar algunas de las mejores prácticas en la gestión de proyectos que ayudan a que sus esfuerzos en la gestión de proyectos sean realmente eficientes:

1. Documentar todos los requisitos del proyecto

Ha descubierto qué objetivos desea lograr y qué tareas y pasos debe realizar para alcanzar dichos objetivos.

Ahora es el momento de documentar estos datos para futuras referencias, tanto por el bien de su equipo como por el bien de los futuros inversores potenciales del proyecto.

2. Estima proyectos de acuerdo con tus otras obligaciones

Es probable que su empresa trabaje en varios proyectos durante el mismo período de tiempo.

Por lo tanto, deberá considerar otros proyectos y obligaciones de sus equipos al establecer plazos y definir responsabilidades.

3. Administre la carga de trabajo con cuidado

¿Está seguro de que ha asignado tareas, roles y responsabilidades por igual?

¿O un miembro del equipo está trabajando demasiado con 5 tareas diferentes, mientras que otro miembro del equipo apenas tiene nada que hacer?

Esté atento a esto y distribuya el trabajo equitativamente, para el mejor uso de los recursos.

4. Supervise el progreso del proyecto en todo momento

¿El proyecto está progresando según lo planeado?

¿Todos están haciendo su parte del trabajo?

¿El equipo está trabajando a un ritmo que se alinea con los plazos esperados del proyecto?

¿Hay un retraso en una fase del proyecto?

Supervisar el trabajo de su equipo y hacer un seguimiento de su progreso ayudará a responder a todo esto y evitar contratiempos y retrasos.

5. Comunica todo

Para mantenerse al día con lo que todos están trabajando actualmente, qué tan bien están progresando y si hay problemas con el proyecto, su equipo deberá comunicarse .

Entonces, para cada pregunta, problema o dilema que tenga, háblelo. Responda las preguntas, descubra los problemas y resuelva los dilemas juntos .

6. Tome precauciones contra el aumento del alcance del proyecto

Si planifica su proyecto cuidadosamente y anticipa todas las tareas y subtareas que puede necesitar abordar antes de la finalización del proyecto, estará protegido contra el avance del alcance.

Para hacerlo, calcula cuidadosamente el presupuesto y el tiempo que necesitarás para terminar todas las tareas y subtareas a tiempo y con la calidad esperada.

7. Considere todos los riesgos del proyecto

Cada proyecto tiene problemas potenciales que pueden surgir antes de la finalización del proyecto. Anteriormente abordamos este tema con la técnica de registro de riesgos, ahora es el momento de enfatizar su importancia.

El truco para asegurarse de superar estos problemas sin dolor radica en anticipar los problemas antes de que sucedan.

Por lo tanto, intente utilizar su experiencia para definir problemas potenciales con las etapas y tareas del proyecto.

Luego, defina las soluciones que implementará si surge la necesidad.

8. Tómese el tiempo para analizar el proyecto después de su finalización

Una vez que haya terminado con el proyecto, tómese el tiempo para analizarlo.

Destaca lo que hiciste bien y lo que podrías hacer mejor en el futuro.

Analice el tiempo que le llevó terminar cada etapa y señale las tareas que le supusieron más esfuerzo. Querrás dedicar más tiempo a tales tareas en proyectos futuros.

Y, por supuesto, felicitar al equipo por su arduo trabajo y dedicación. Se lo han ganado.

Terminando…

Antes de comenzar a trabajar en un proyecto, piense en la mejor metodología de gestión de proyectos que puede utilizar para su trabajo. Luego, combine la técnica de PM elegida con las herramientas adecuadas y las mejores prácticas para obtener mejores resultados.

Si sigue los principios prescritos de la técnica de gestión de proyectos seleccionada, acelerará su flujo de trabajo, mantendrá el control sobre los procedimientos del proyecto y agilizará su proceso de gestión. Como resultado, terminará más rápido y entregará un producto final de alta calidad.