Project Management: 31 migliori tecniche, pratiche e strumenti

What is Extreme Project Management (XPM) best for?

• Projects with a low possibility for failure
• Projects with short deadlines
• Projects that aim for innovation
• Projects with factors that are difficult to control
• Projects characterized by sudden, spontaneous changes

Visual representation of Extreme Project Management (XPM)

From this visual representation, you can get a better insight into XPM's flexibility and freedom when it comes to making decisions about the approach, cost, timeframe, and scope. Do not adapt the project to a fixed set of rules and approaches, adapt the rules and approaches to the project itself until you achieve the desired result.

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

Una breve storia di PRINCE2

PRINCE 2 è una variazione di un metodo precedente denominato PROMPT II — nel 1989, il governo del Regno Unito ha adottato questa variazione PROMPT II come standard per la gestione dei progetti nel settore IT. Oggi è la metodologia ufficiale di gestione dei progetti per tutti i progetti del governo del Regno Unito.

A cosa serve PRINCE2?

• Progetti complessi che hanno una serie fissa di requisiti e un ambiente complesso.

Rappresentazione visiva di PRINCE2

Dalla rappresentazione visiva di seguito, puoi vedere che PRINCE2 si basa sui suoi principi, ovvero guide e regole che devi seguire per portare a termine con successo un progetto. Quindi, i temi PRINCE2 mostrano come gestire il progetto, ovvero come mettere in pratica i principi.

Le migliori tecniche di gestione dei progetti per l'ingegneria del software

Un tipico progetto di ingegneria del software prevede la raccolta dei requisiti, lo sviluppo e il test del software e l'esecuzione di una manutenzione regolare del prodotto software.

Le migliori tecniche di gestione dei progetti da utilizzare con i progetti di ingegneria del software sono:

1. Processo Razionale Unificato (RUP)
2. Gestione agile del progetto
3. Metodologia Scrum
4. Programmazione estrema (XP)

1. Processo Razionale Unificato (RUP)

Questa tecnica di gestione del progetto è ripetitiva e agile allo stesso tempo. È ripetitivo perché le attività si ripetono durante il progetto e agile poiché possono essere adattate per adattarsi ai requisiti del software.

Che cos'è il processo unificato razionale (RUP)?

Il Rational Unified Process (RUP) è una struttura di gestione agile per i team di sviluppo software che fa evolvere un progetto nel tempo in 4 fasi distinte: inizio, elaborazione, costruzione e transizione. Ciascuna delle 4 fasi ha un obiettivo principale e coinvolge 6 discipline di sviluppo: modellazione aziendale, requisiti, analisi e progettazione, implementazione, test e distribuzione. A meno che tu non raggiunga con successo l'obiettivo principale della fase precedente, non sarai in grado di passare alla fase successiva.

Alcune discipline di sviluppo sono più importanti di altre, quindi richiedono più tempo di altre.

Come utilizzare Rational Unified Process (RUP)?

Come accennato in precedenza, per utilizzare la tecnica RUP in modo efficiente, il software deve attraversare 4 fasi di sviluppo:

1. Inizio — Poiché si tratta di una fase dell'itinerario del processo, è necessario creare un business case che includa un piano di progetto con la relativa descrizione, valutazioni della gestione del rischio, ambiente aziendale e fattori di successo. Avendo tutto in mente, gli stakeholder decidono se continuare o meno con il progetto. La fase iniziale è anche la prima pietra miliare del progetto. Nel caso in cui il progetto non superi questa fase, può essere annullato o riprogettato.
2. Elaborazione — In questa fase, dovresti considerare i rischi tecnici del progetto, cioè se sei in grado di costruire un sistema funzionante. Questa è la seconda pietra miliare del processo ed è fondamentale perché comporta rischi elevati ed è difficile indurre cambiamenti in un secondo momento.
3. Costruzione : è qui che vengono sviluppati i componenti e le funzionalità principali insieme alla codifica e ai test. Questa fase si traduce in manuali utente e una versione beta del sistema che deve essere valutata. Se il prodotto non supera il test, la fase successiva, la fase di transizione, deve essere posticipata.
4. Transizione : lo scopo principale di questa fase è rilasciare un prodotto con successo e questa è l'ultima pietra miliare in questo processo.

Una breve storia del Rational Unified Process (RUP)

Il Rational Unified Process è stato istituito dalla Rational Software Corporation nel 2003.

A cosa serve Rational Unified Process (RUP)?

• Progetti di sviluppo software con tempi di completamento prevedibili e budget finale prevedibile.

Rappresentazione visiva del Rational Unified Process (RUP)

Nella rappresentazione visiva di seguito, puoi vedere tutte e quattro le fasi dello sviluppo del progetto in RUP. Puoi anche notare che alcune fasi (Elaborazione, Costruzione e Transizione) hanno più iterazioni incentrate sulla produzione di risultati tecnici per raggiungere l'obiettivo di ciascuna fase.

2. Gestione agile del progetto

Questa tecnica di gestione del progetto propone flessibilità e adattabilità per adattarsi facilmente ai cambiamenti all'interno del ciclo di vita del progetto. La stessa parola “agile” significa saper cambiare, cioè adattarsi.

Che cos'è la gestione agile dei progetti?

Agile Project Management è una metodologia per lo sviluppo di software che enfatizza l'auto-organizzazione e la funzionalità incrociata in un team, oltre a raggiungere la soddisfazione del cliente.

Come utilizzare la gestione agile?

Ci sono diversi principi che devi seguire per utilizzare con successo l'Agile Management nei tuoi progetti:

• Invece di implementare processi e strumenti specifici, questa tecnica enfatizza le interazioni tra gli individui in un team.
• Invece di compilare una documentazione completa per il prodotto, questa tecnica enfatizza la creazione di un software completamente funzionante.
• Invece di concentrarsi sulle negoziazioni contrattuali, questa tecnica enfatizza l'utilizzo della collaborazione del cliente per facilitare la procedura di sviluppo.
• Invece di seguire un piano di progetto rigoroso, questa tecnica enfatizza i modi migliori in cui il team può rispondere ai cambiamenti nel progetto.

Per una migliore comprensione, segui i passaggi:

1. Innanzitutto, dividi i progetti in brevi sprint
2. Adatti i tuoi piani di progetto mentre lavori e miri a un miglioramento costante
3. Il project manager incoraggia il team ad essere auto-organizzato
4. Miri a produrre il massimo valore e funzionalità dal servizio/prodotto che desideri offrire

Una breve storia di Agile Project Management

Agile Project Management è stato ufficialmente sviluppato nel 2001 come parte del Manifesto Agile.

A cosa serve Agile Project Management?

• Progetti che non hanno scadenze rigide, ma hanno un'idea generale del risultato/prodotto finale
• Progetti che implicano cambiamenti inaspettati
• Progetti che dipendono da un'efficiente collaborazione in team piuttosto che da un'efficiente pianificazione del progetto

Rappresentazione visiva dell'Agile Management

Come puoi vedere, l'Agile Management è un processo iterativo il cui obiettivo finale è rispondere ai cambiamenti.

3. Metodologia Scrum

Questa è un'altra tecnica flessibile di gestione dei progetti basata su processi iterativi, aggiustamenti e apprendimento continuo.

Cos'è la Metodologia Scrum?

Proprio come Kanban, Scrum è un altro sottotipo popolare della metodologia di gestione agile dei progetti: il suo scopo è aiutare i team di sviluppo software a fornire software funzionante più frequentemente , con l'aiuto di pratiche incrementali e iterative.

L'avanzamento del progetto viene misurato seguendo la sequenza di periodi brevi e temporali denominati sprint: la fine di ogni sprint dovrebbe significare il completamento di una quantità di lavoro programmata.

Come usare la Metodologia Scrum?

Di seguito sono riportati 6 passaggi per gestire un progetto utilizzando la Metodologia Scrum:

1. Assegna il tuo team — Prima di tutto, devi assegnare le persone che svilupperanno, produrranno o eseguiranno qualsiasi altra responsabilità per creare un prodotto finale (uno Scrum master, un product owner, ecc.)
2. Crea un product backlog : questo è il luogo in cui fai un elenco del lavoro che deve essere svolto, noto anche come Crea sprint — Uno sprint è un breve periodo di tempo in cui il lavoro è suddiviso in componenti più gestibili. Aggiungi storie dal backlog qui.
3. Ospitare una riunione — Questa è una breve riunione quotidiana chiamata riunione "daily scrum" o "alzarsi in piedi". L'intero team parla dei progressi e affronta eventuali problemi.
4. Ospita una riunione di revisione dello sprint : questa riunione si svolge alla fine di uno sprint. Tutte le parti interessate critiche devono essere presenti per discutere i risultati, raccogliere dati e pianificare miglioramenti o modifiche.
5. Ripeti : devi ripetere i due passaggi precedenti fino al completamento dello sprint finale e alla creazione dei risultati finali.

Una breve storia della Metodologia Scrum

Come accennato in precedenza, Scrum ora rientra ufficialmente sotto il termine generico "Agile" - eppure, è stato introdotto per la prima volta con quel nome da Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka nel 1986, nel loro articolo The New Product Development Game .

A cosa serve la Metodologia Scrum?

• Progetti complessi e ambigui: tradizionalmente si tratta di progetti di sviluppo software, ma Scrum può anche essere un approccio efficiente per progetti di marketing e team di leadership.

Rappresentazione visiva della Metodologia Scrum

I passaggi per condurre un progetto Scrum di successo sono presentati nell'immagine seguente insieme ad altre attività necessarie per completare il progetto.

4. Programmazione estrema (XP)

Extreme Programming (XP) è una tecnica collaborativa che incoraggia il lavoro di squadra e propone la scomposizione di progetti complessi in più versioni più piccole e più gestibili.

Che cos'è Extreme Programming (XP)?

Extreme Programming (XP) è un framework di sviluppo software agile specifico il cui obiettivo principale è aiutare il team a produrre software di qualità superiore utilizzando meno tempo per gestire le versioni dei progetti e soddisfare le esigenze dei clienti.

Extreme Programming impone le seguenti attività e principi relativi al progetto:

• Mantieni una comunicazione costante, con un'enfasi sulle discussioni faccia a faccia insieme al disegno sulla lavagna.
• Fai la cosa più semplice che funziona, ponendo l'accento sul fare solo ciò che è necessario e affrontando solo i requisiti del progetto attuale.
• Fornire feedback regolari, con un'enfasi sul ciclo di lavoro "costruire-raccogliere-aggiustare". Il team crea una funzionalità, raccoglie feedback sulla funzionalità e quindi regola la funzionalità in base al feedback.
• Agisci con coraggio, ponendo l'accento sull'accettazione delle difficoltà, sull'agire in base al feedback, sulla reazione rapida e sul porre domande controverse quando necessario.
• Promuovere il rispetto — ponendo l'accento sul fornire feedback agli altri, accettare feedback dagli altri e tutto ciò con rispetto.

Come utilizzare Extreme Programming (XP)?

Segui i passi:

1. Piano : il passaggio iniziale è dove viene eseguita la pianificazione, ovvero dove un cliente scrive le storie degli utenti, una breve spiegazione dei requisiti del cliente per funzionalità particolari.
2. Comunicare : poiché la gestione del progetto è per il 90% comunicazione, il passaggio successivo è quello in cui il project manager deve creare un team che funzioni senza intoppi.
3. Ristruttura : inizia prima dal progetto più semplice e passa a quelli complessi. Dovresti creare componenti più piccoli e più gestibili per mantenere il tuo codice breve ma completo. Non dimenticare di creare soluzioni spike: piccoli esperimenti che possono aiutarti a trovare le risposte a problemi di progettazione difficili.
4. Codice — Ora è il momento di implementare il codice. Poiché XP utilizza il modello di proprietà collettiva, non dipende dai singoli sviluppatori e il codice è di proprietà collettiva: qualsiasi membro del team che nota un problema nel codice dovrebbe affrontare l'attività in pochissimo tempo.
5. Revisione e test — Infine, ogni fase del processo deve essere sottoposta a test approfonditi e ripetitivi, prima del rilascio del codice.

Una breve storia di Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) è stata fondata per la prima volta negli anni '90 da Kent Beck che ha implementato questa tecnica nel lavoro sul progetto di libro paga C3.

A cosa serve Extreme Programming (XP)?

• Progetti di sviluppo software dinamici e in continua evoluzione
• Team di sviluppo in co-locazione
• Progetti rischiosi con tempi fissi

Rappresentazione visiva di Extreme Programming (XP)

Puoi vedere i passaggi spiegati di seguito in questa rappresentazione visiva che, inoltre, include l'ultima fase: la programmazione della coppia. Abbiamo già detto che XP supporta il lavoro di squadra e la collaborazione, quindi la programmazione in coppia viene eseguita in modo che i membri del team possano lavorare in coppia su un unico computer. Ciò rafforza la proprietà collettiva e, per di più, entrambi i membri del team imparano gli uni dagli altri.

Tecniche e strumenti di Project Management

Indipendentemente dalla specifica tecnica di gestione del progetto che stai utilizzando e dal tipo di progetto su cui stai lavorando, dovrai comunque affrontare ed eseguire determinati compiti e processi generali, in particolare dovrai:

1. Organizzare e pianificare il flusso di lavoro del progetto
2. Pianifica il progetto in qualche modo
3. Gestisci il tuo tempo correttamente
4. Comunica con la tua squadra
5. Collabora con la tua squadra
6. Gestire l'aspetto contabile e finanziario del progetto

Ora, il modo migliore per fare tutto ciò è utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti .

Ma non un qualsiasi strumento di gestione dei progetti, secondo una ricerca che ha studiato la richiesta popolare in termini di funzionalità PM, l'insieme di strumenti utilizzati per la gestione dei progetti dovrebbe offrire le seguenti funzionalità:

Come puoi vedere, le funzionalità di condivisione file, monitoraggio del tempo, integrazione e-mail, diagrammi di Gantt, report personalizzati e fatturazione sono in testa con le quote più elevate (dal 51% al 43%) — mentre integrazioni di archiviazione cloud, funzionalità specifiche del settore, API Seguono da vicino le funzionalità specifiche del metodo PM, la chat in tempo reale, l'accesso mobile, le integrazioni con i social media e le chat video (dal 42% al 28%).

Con questo in mente, ecco un elenco dei migliori strumenti di gestione dei progetti con le suddette funzionalità, per ogni tipo di attività e processi associati al lavoro sui progetti:

Strumenti PM per l'organizzazione e la pianificazione del flusso di lavoro del progetto

I seguenti strumenti possono aiutarti a connetterti con il tuo team in modo organizzato mentre fai una pianificazione dettagliata del progetto, concentrandoti su attività importanti e sequenziandole di conseguenza.

Trello

Per organizzare e pianificare il tuo flusso di lavoro, puoi utilizzare Trello , un tradizionale strumento di gestione dei progetti basato su Kanban.

Questo strumento ti consente di organizzare e pianificare le tue attività e quindi di tenere traccia dei loro progressi su colonne opportunamente denominate.

Puoi vedere chi sta lavorando su cosa, quali cose sono in corso e dove sono in corso. Ti tiene connesso con il tuo team e tutti sono informati sullo stato delle attività:

• Fare
• Facendo
• Revisione
• Pronto per la pubblicazione

La cosa sorprendente di Trello è che può essere applicato a vari settori e puoi creare colonne personalizzate adatte ai tuoi progetti.

nTask

nTask è un software di gestione dei progetti che mantiene il tuo team organizzato e gestisce efficacemente il lavoro in tutto il tuo team. Ottieni di più con nTask dando priorità: dimentica il multitasking che si è dimostrato controproducente più volte. Con nTask puoi distribuire e gestire strategicamente un carico di lavoro pesante anche in mobilità.

nTask offre ai suoi utenti numerose funzionalità e crediamo che ce ne sia per tutti:

Collaborazione di squadra

Con nTask — il lavoro di squadra fa funzionare il sogno. Questa fantastica app offre:

• Efficace collaborazione di squadra
• Spazi di lavoro dedicati e chat di gruppo
• Formare squadre e definire i loro ruoli
• Assegnare compiti ai membri del team e monitorare i loro progressi

Pianificazione del progetto

Non lasciare che il tuo progetto manchi la data di completamento a causa di una pianificazione insufficiente e con nTask :

• Crea piani approfonditi di ciò che deve essere fatto, quando e dove
• Allocare le risorse in modo efficace
• Imposta i metodi di fatturazione
• Visualizza lo stato e l'avanzamento del progetto

Gestione dei compiti

Ottieni più attività con nTask :

• Organizza e monitora il flusso di lavoro del tuo team su Kanban Boards
• Organizza le tue attività in Visualizzazione elenco, Visualizzazione griglia o Visualizzazione calendario
• Imposta promemoria e colora le attività per le tue attività
• I diagrammi di Gantt forniscono una rappresentazione visiva di una pianificazione del progetto, mostrano le dipendenze delle attività e le attività collegate

Gestione delle riunioni

Tieni tutti al corrente:

• Invita persone alle tue riunioni tramite inviti e-mail personalizzati  
• Organizza e tieni traccia delle tue riunioni
• Sviluppare un programma di riunione chiaro
• Organizza riunioni ricorrenti  

Schede attività

Registra le ore nelle schede attività di nTask :

• Tieni traccia del tempo dei tuoi dipendenti
• Crea più schede attività
• Approva e monitora le schede attività passate

Altre app efficienti che puoi utilizzare per organizzare e pianificare il tuo progetto e le attività relative al progetto includono ClickUp, Taiga e Asana.

Strumenti PM per la pianificazione del progetto

L'esecuzione simultanea di più progetti e attività non è una passeggiata. Mancare le scadenze costa denaro e tempo. Considera invece la creazione di una pianificazione del progetto. Un programma di progetto funge da tabella di marcia che include un piano necessario per raggiungere l'obiettivo e indica quanto tempo ci vorrà per completarlo. Con questo in mente, abbiamo selezionato per te alcuni strumenti di pianificazione dei progetti.

Google Calendario

Per pianificare il tuo flusso di lavoro, puoi utilizzare Google Calendar , un semplice calendario di pianificazione che puoi utilizzare tramite il tuo account Gmail.

Questo strumento ti consente di pianificare riunioni e consultazioni con il tuo team in semplici slot del calendario. Con Google Calendar , non puoi mai perdere un appuntamento poiché ricevi promemoria sulle attività imminenti.

In Google Calendar puoi creare elenchi di cose da fare, personalizzare il tuo calendario con componenti aggiuntivi, personalizzare i tuoi eventi a tuo piacimento e altro ancora.

Altre app efficienti che puoi utilizzare per gestire le attività e la pianificazione dei progetti includono Doodle, Calendly e Any.do.

Strumenti PM per la pianificazione del progetto

Uno strumento di gestione del tempo di progetto di qualità deve gestire il tempo e le attività in modo efficiente, includere il monitoraggio del tempo, la fatturazione, i rapporti e farti sentire al sicuro durante l'utilizzo. Detto questo, considera l'utilizzo delle seguenti app:

Orologio

Per gestire correttamente il tuo tempo mentre lavori al progetto, puoi utilizzare Clockify , il tracker temporale leader sul mercato. Clockify è un'applicazione di monitoraggio del tempo che offre funzionalità di monitoraggio del tempo di base per utenti e progetti illimitati, gratuitamente.

Con Clockify , puoi gestire e tenere traccia dei progetti in un modo molto conveniente, trasparente e intuitivo. Inoltre, sarai in grado di monitorare il tempo e i progressi del tuo team, impostare il budget e fare stime di tempo precise per i tuoi progetti.

Questo strumento consente al tuo team di tenere traccia del tempo che dedichi alle attività relative al progetto mentre lavori (o dopo aver finito di lavorare), generare rapporti sul tuo tempo impiegato e utilizzarli per identificare dove potresti apportare miglioramenti al tuo flusso di lavoro.

Oltre a utilizzare Clockify, puoi anche utilizzare Rescue Time o WakaTime per monitorare automaticamente il tempo che dedichi ad app specifiche.

Strumenti PM per la comunicazione di progetto

Gli strumenti di collaborazione in team sono della massima importanza poiché aiutano ad aprire le porte di comunicazione all'interno di un team e migliorano il lavoro a distanza da qualsiasi parte del mondo.

Abbiamo selezionato per te alcuni strumenti di collaborazione al progetto:

Pumble

Pumble è un efficiente strumento di collaborazione in team disponibile gratuitamente, per un numero illimitato di utenti e con cronologia dei messaggi gratuita. Questa fantastica app ti consente di avere conversazioni private uno contro uno con i membri del tuo team utilizzando canali privati, chat di gruppo o conversazioni pubbliche. Crea semplicemente un canale, aggiungi membri e personalizzalo a tuo piacimento.

Con Pumble puoi centralizzare tutte le comunicazioni con il tuo team in un unico posto e fare facilmente riferimento a conversazioni, collegamenti, file passati, filtrare per canale o persona.

Strumenti PM per la collaborazione di progetto

Oltre alla comunicazione in team, anche la collaborazione al progetto è fondamentale perché consente di creare e collaborare in tempo reale. Ovviamente, avrai bisogno di un'app affidabile per questo scopo:

Fogli Google

La collaborazione in team è un termine ampio. Ad esempio, per collaborare con il tuo team all'immissione di dati e all'analisi statistica, puoi utilizzare Fogli Google , un foglio di lavoro online.

Questo strumento ti consente di aggiungere e calcolare dati, creare grafici e analizzare le statistiche del progetto: più membri del tuo team possono manipolare i dati contemporaneamente e tutte le modifiche vengono salvate istantaneamente e automaticamente.

Altre app efficienti che puoi utilizzare per gestire varie attività di collaborazione includono Dropbox (per la condivisione di file online), Visme (per sessioni di brainstorming in team) e Jira (per una gestione agile dei progetti).

Jira

Jira è un software agile utilizzato per la gestione dei progetti e il monitoraggio dei problemi. Le sue ricche funzionalità includono il monitoraggio dei bug, la gestione delle attività di sviluppo del software e la gestione del prodotto.

Jira ha dimostrato di essere perfetto per tenere traccia dei bug, gestire le risorse, monitorare le prestazioni del tuo team e la velocità.

Jira offre ai suoi utenti dashboard personalizzabili, un'interfaccia intuitiva per tenere traccia delle attività e creare report.

Altre app efficienti che puoi utilizzare per gestire varie attività di collaborazione includono Dropbox (per la condivisione di file online), Visme (per sessioni di brainstorming di gruppo).

Strumenti PM per Project Finance e Accounting

Se gestisci un'azienda, devi assicurarti che la tua organizzazione utilizzi un software di gestione affidabile che promuove la trasparenza del progetto analizzando budget e costi, genera report e centralizza tutte le transazioni relative al progetto in un'unica posizione.

Pertanto, prova a utilizzare:

Contabilità saggia

Per gestire le attività finanziarie e contabili relative al progetto, puoi utilizzare Sage Accounting .

Questo strumento ti consente di analizzare le tue finanze e di fatturare ai tuoi clienti al completamento del progetto.

Altre app efficienti che puoi utilizzare per gestire la finanza e la contabilità dei progetti includono Fyle, Quickbooks, Wave Accounting e Freshbooks.

Tecniche e best practices di project management

Quindi, capisci come funzionano le popolari metodologie di gestione dei progetti, quando dovresti usarle e con quali strumenti. Ora è il momento di evidenziare alcune best practice nella gestione dei progetti che aiutano a rendere i tuoi sforzi nella gestione dei progetti davvero efficienti:

1. Documentare tutti i requisiti del progetto

Hai capito quali obiettivi vuoi raggiungere e quali compiti e passaggi devi intraprendere per raggiungere tali obiettivi.

Ora è il momento di documentare questi dati per riferimento futuro, sia per il bene del tuo team, sia per il bene di potenziali futuri investitori di progetti.

2. Stimare i progetti in conformità con gli altri tuoi obblighi

È probabile che la tua azienda lavorerà a più progetti nello stesso periodo di tempo.

Pertanto, dovrai considerare gli altri progetti e obblighi dei tuoi team quando stabilisci le scadenze e definisci le responsabilità.

3. Gestisci il carico di lavoro con attenzione

Sei sicuro di aver assegnato equamente compiti, ruoli e responsabilità?

O un membro del team sta lavorando troppo con 5 compiti diversi, mentre un altro membro del team ha a malapena qualcosa da fare?

Tienilo d'occhio e distribuisci il lavoro equamente, per il miglior uso delle risorse.

4. Monitorare lo stato di avanzamento del progetto in ogni momento

Il progetto sta procedendo come previsto?

Ognuno sta facendo la sua parte del lavoro?

Il team sta lavorando a un ritmo in linea con le scadenze previste del progetto?

C'è un ritardo in una fase del progetto?

Il monitoraggio del lavoro del tuo team e il monitoraggio dei loro progressi aiuteranno a rispondere a tutto questo e a prevenire incidenti e ritardi.

5. Comunica tutto

Per rimanere al passo con ciò su cui tutti stanno attualmente lavorando, come stanno procedendo bene e se ci sono problemi con il progetto, il tuo team dovrà comunicare .

Quindi, per ogni domanda, problema o dilemma che hai, parlane. Rispondi alle domande, scopri i problemi e risolvi i dilemmi insieme .

6. Prendere precauzioni contro lo scorrimento dell'ambito del progetto

Se pianifichi il tuo progetto con attenzione e anticipi tutte le attività e le attività secondarie che potresti dover affrontare prima del completamento del progetto, sarai al sicuro dallo scorrimento dell'ambito.

Per fare ciò, calcola attentamente il budget e il tempo necessari per completare tutte le attività e le attività secondarie in tempo e con la qualità prevista.

7. Considera tutti i rischi del progetto

Ogni progetto ha potenziali problemi che possono sorgere prima del completamento del progetto. Abbiamo sfiorato questo argomento con la tecnica del registro dei rischi in precedenza, ora è il momento di sottolinearne l'importanza.

Il trucco per essere sicuri di superare indolore questi problemi sta nell'anticipare i problemi prima che accadano.

Quindi, mira a utilizzare la tua esperienza per definire potenziali problemi con le fasi e le attività del progetto.

Quindi, definisci le soluzioni che implementerai in caso di necessità.

8. Prendetevi il tempo per analizzare il progetto dopo il completamento

Una volta che hai finito con il progetto, prenditi del tempo per analizzarlo.

Evidenzia cosa hai fatto bene e cosa potresti fare meglio in futuro.

Analizza il tempo impiegato per completare ogni fase e individua le attività che hanno richiesto lo sforzo maggiore. Ti consigliamo di dedicare più tempo a tali attività nei progetti futuri.

E, naturalmente, elogiare il team per il duro lavoro e la dedizione. Se lo sono guadagnato.

Avvolgendo…

Prima di iniziare a lavorare su un progetto, pensa alla migliore metodologia di gestione dei progetti che puoi utilizzare per il tuo lavoro. Quindi, combina la tecnica PM prescelta con gli strumenti giusti e le migliori pratiche, per risultati migliori.

Se segui i principi prescritti della tecnica di gestione del progetto selezionata, accelererai il flusso di lavoro, manterrai il controllo sulle procedure del progetto e semplificherai il processo di gestione. Di conseguenza, finirai più velocemente e consegnerai un prodotto finale di alta qualità.