Gestion de projet : 31 meilleures techniques, pratiques et outils

What is Extreme Project Management (XPM) best for?

• Projects with a low possibility for failure
• Projects with short deadlines
• Projects that aim for innovation
• Projects with factors that are difficult to control
• Projects characterized by sudden, spontaneous changes

Visual representation of Extreme Project Management (XPM)

From this visual representation, you can get a better insight into XPM's flexibility and freedom when it comes to making decisions about the approach, cost, timeframe, and scope. Do not adapt the project to a fixed set of rules and approaches, adapt the rules and approaches to the project itself until you achieve the desired result.

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

Un bref historique de PRINCE2

PRINCE 2 est une variante d'une méthode antérieure appelée PROMPT II - en 1989, le gouvernement britannique a adopté cette variante PROMPT II comme norme de gestion de projet dans le secteur informatique. Aujourd'hui, c'est la méthodologie officielle de gestion de projet pour tous les projets du gouvernement britannique.

A quoi sert PRINCE2 ?

• Projets complexes qui ont un ensemble fixe d'exigences et un environnement complexe.

Représentation visuelle de PRINCE2

À partir de la représentation visuelle ci-dessous, vous pouvez voir que PRINCE2 est construit sur ses principes, c'est-à-dire des guides et des règles que vous devez suivre pour mener à bien un projet. Ensuite, les thèmes PRINCE2 vous montrent comment gérer le projet, c'est-à-dire comment mettre les principes en pratique.

Meilleures techniques de gestion de projet pour le génie logiciel

Un projet de génie logiciel typique implique de rassembler les exigences, de développer et de tester le logiciel et d'effectuer une maintenance régulière sur le produit logiciel.

Les meilleures techniques de gestion de projet à utiliser avec les projets de génie logiciel sont :

1. Processus unifié rationnel (RUP)
2. Gestion de projet agile
3. Méthodologie Scrum
4. Programmation extrême (XP)

1. Processus unifié rationnel (RUP)

Cette technique de gestion de projet est à la fois répétitive et agile. Il est répétitif car les activités se répètent au cours du projet, et agile car elles peuvent être ajustées pour répondre aux exigences logicielles.

Qu'est-ce que le processus unifié rationnel (RUP) ?

Le Rational Unified Process (RUP) est une structure de gestion agile pour les équipes de développement de logiciels qui fait qu'un projet se déroule dans le temps en 4 phases distinctes - Inception, Elaboration, Construction et Transition. Chacune des 4 phases a un objectif principal et implique 6 disciplines de développement : modélisation métier, exigences, analyse et conception, implémentation, test et déploiement. Si vous n'atteignez pas l'objectif principal de l'étape précédente, vous ne pourrez pas passer à l'étape suivante.

Certaines disciplines de développement sont plus importantes que d'autres, elles prennent donc plus de temps que d'autres.

Comment utiliser Rational Unified Process (RUP) ?

Comme nous l'avons mentionné précédemment, pour utiliser efficacement la technique RUP, le logiciel doit passer par 4 phases de développement :

1. Début — Puisqu'il s'agit d'une étape de l'itinéraire du processus, vous devez créer une analyse de rentabilisation qui comprend un plan de projet avec sa description, les évaluations de la gestion des risques, l'environnement commercial et les facteurs de réussite. Ayant tout à l'esprit, les parties prenantes décident de poursuivre ou non le projet. La phase de démarrage est également la première étape du projet. Si le projet ne réussit pas cette étape, il peut être annulé ou repensé.
2. Élaboration — À cette étape, vous devez tenir compte des risques techniques du projet, c'est-à-dire si vous êtes en mesure de construire un système exploitable. Il s'agit de la deuxième étape du processus, et elle est essentielle car elle comporte des risques élevés et il est difficile d'induire des changements par la suite.
3. Construction - C'est là que les principaux composants et fonctionnalités sont développés avec le codage et les tests. Cette étape aboutit à des manuels d'utilisation et à une version bêta du système qui doit être évaluée. Si le produit échoue aux tests, l'étape suivante - l'étape de transition - doit être reportée.
4. Transition - L'objectif principal de cette étape est de lancer un produit avec succès, et c'est la dernière étape de ce processus.

Un bref historique de Rational Unified Process (RUP)

Le Rational Unified Process a été créé par Rational Software Corporation en 2003.

À quoi sert Rational Unified Process (RUP) ?

• Projets de développement de logiciels avec un délai d'exécution prévisible et un budget final prévisible.

Représentation visuelle de Rational Unified Process (RUP)

Dans la représentation visuelle ci-dessous, vous pouvez voir les quatre phases du développement du projet dans RUP. Vous pouvez également remarquer que certaines phases (élaboration, construction et transition) comportent davantage d'itérations axées sur la production de livrables techniques pour atteindre l'objectif de chaque phase.

2. Gestion de projet agile

Cette technique de gestion de projet propose flexibilité et adaptabilité pour s'adapter facilement aux changements dans le cycle de vie d'un projet. Le mot « agile » lui-même signifie être capable de changer, c'est-à-dire de s'adapter.

Qu'est-ce que la gestion de projet agile ?

La gestion de projet agile est une méthodologie de développement de logiciels qui met l'accent sur l'auto-organisation et la transversalité au sein d'une équipe, ainsi que sur la satisfaction du client.

Comment utiliser la gestion agile ?

Il y a plusieurs principes que vous devez suivre pour utiliser avec succès la gestion agile dans vos projets :

• Au lieu de mettre en œuvre des processus et des outils spécifiques, cette technique met l'accent sur les interactions entre les individus d'une équipe.
• Au lieu de compiler une documentation complète pour le produit, cette technique met l'accent sur la création d'un logiciel entièrement fonctionnel.
• Au lieu de se concentrer sur les négociations contractuelles, cette technique met l'accent sur l'utilisation de la collaboration du client pour faciliter la procédure de développement.
• Au lieu de suivre un plan de projet strict, cette technique met l'accent sur les meilleures façons dont l'équipe peut réagir aux changements du projet.

Pour une meilleure compréhension, suivez les étapes :

1. Tout d'abord, vous divisez les projets en courts sprints
2. Vous adaptez vos plans de projet au fur et à mesure de votre travail et visez une amélioration constante
3. Le chef de projet encourage l'équipe à s'auto-organiser
4. Vous visez à produire un maximum de valeur et de fonctionnalité à partir du service/produit que vous souhaitez offrir

Une brève histoire de la gestion de projet agile

La gestion de projet Agile a été officiellement développée en 2001 dans le cadre du Manifeste Agile.

A quoi sert la gestion de projet agile ?

• Les projets qui n'ont pas de délais stricts, mais qui ont une idée générale du résultat/produit final
• Projets qui impliquent des changements inattendus
• Projets qui dépendent d'une collaboration d'équipe efficace plutôt que d'une planification de projet efficace

Représentation visuelle de la gestion agile

Comme vous pouvez le constater, la gestion agile est un processus itératif dont le but ultime est de répondre aux changements.

3. Méthodologie Scrum

Il s'agit d'une autre technique de gestion de projet flexible basée sur des processus itératifs, des ajustements et un apprentissage continu.

Qu'est-ce que la méthodologie Scrum ?

Tout comme Kanban, Scrum est un autre sous-type populaire de la méthodologie de gestion de projet agile - son objectif est d'aider les équipes de développement de logiciels à fournir plus fréquemment des logiciels fonctionnels, à l'aide de pratiques incrémentielles et itératives.

L'avancement du projet est mesuré en suivant la séquence de courtes périodes limitées dans le temps appelées sprints - la fin de chaque sprint devrait signifier l'achèvement d'une quantité de travail prévue.

Comment utiliser la méthodologie Scrum ?

Voici 6 étapes pour exécuter un projet en utilisant la méthodologie Scrum :

1. Assignez votre équipe — Tout d'abord, vous devez assigner des personnes qui développeront, produiront ou assumeront toute autre responsabilité pour créer un produit final (un Scrum master, un product owner, etc.)
2. Créer un backlog de produit — C'est l'endroit où vous faites une liste du travail qui doit être fait, également connu sous le nom d' Créer des sprints — Un sprint est une courte période de temps où le travail est décomposé en composants plus gérables. Ajoutez des histoires du backlog ici.
3. Organisez une réunion - Il s'agit d'une courte réunion quotidienne appelée réunion « mêlée quotidienne » ou « debout ». Toute l'équipe parle de l'avancement et s'attaque aux problèmes s'il y en a.
4. Organiser une réunion de revue de sprint — Cette réunion a lieu à la fin d'un sprint. Toutes les parties prenantes essentielles doivent être présentes pour discuter des résultats, collecter des données et planifier des améliorations ou des modifications.
5. Répéter — Vous devez répéter les deux étapes précédentes jusqu'à ce que vous terminiez le sprint final et que vous créiez des livrables.

Un bref historique de la méthodologie Scrum

Comme mentionné précédemment, Scrum relève désormais officiellement du terme générique "Agile" - pourtant, il a d'abord été introduit par ce nom par Hirotaka Takeuchi et Ikujiro Nonaka en 1986, dans leur article The New Product Development Game .

À quoi sert la méthodologie Scrum ?

• Projets complexes et ambigus - traditionnellement, ce sont des projets de développement de logiciels, mais Scrum peut également être une approche efficace pour les projets marketing et les équipes de direction.

Représentation visuelle de la méthodologie Scrum

Les étapes pour exécuter un projet Scrum réussi sont présentées dans l'image suivante avec d'autres activités nécessaires pour terminer le projet.

4. Programmation extrême (XP)

La programmation extrême (XP) est une technique collaborative qui encourage le travail d'équipe et propose la décomposition de projets complexes en plusieurs versions plus petites et plus gérables.

Qu'est-ce que la programmation extrême (XP) ?

Extreme Programming (XP) est un cadre de développement logiciel agile spécifique dont l'objectif principal est d'aider l'équipe à produire des logiciels de meilleure qualité tout en utilisant moins de temps pour gérer les versions des projets et satisfaire les besoins des clients.

La programmation extrême impose les activités et principes suivants liés au projet :

• Maintenez une communication constante - en mettant l'accent sur les discussions en face à face couplées au dessin sur tableau blanc.
• Faites la chose la plus simple qui fonctionne, en mettant l'accent sur le fait de ne faire que ce qui est nécessaire et de ne répondre qu'aux exigences actuelles du projet.
• Fournir des commentaires réguliers - en mettant l'accent sur le cycle de travail «construire-rassembler-ajuster». L'équipe crée une fonctionnalité, recueille des commentaires sur la fonctionnalité, puis ajuste la fonctionnalité en fonction des commentaires.
• Agissez avec courage - en mettant l'accent sur l'acceptation des difficultés, en agissant sur les commentaires, en réagissant rapidement et en posant des questions controversées si nécessaire.
• Promouvoir le respect - en mettant l'accent sur le fait de fournir des commentaires aux autres, d'accepter les commentaires des autres et tout cela avec respect.

Comment utiliser l'Extreme Programming (XP) ?

Suis les étapes:

1. Planifier — L'étape initiale est celle où la planification est effectuée, c'est-à-dire où un client écrit des user stories — une brève explication des exigences du client pour des fonctionnalités particulières.
2. Communiquer — Étant donné que la gestion de projet consiste à 90 % en communication, la prochaine étape est celle où le chef de projet doit constituer une équipe qui fonctionne bien.
3. Restructurer — Commencez d'abord par la conception la plus simple et passez aux plus complexes. Vous devez créer des composants plus petits et plus faciles à gérer pour que votre code reste bref mais complet. N'oubliez pas de créer des solutions de pointe - de petites expériences qui peuvent vous aider à trouver des réponses à des problèmes de conception difficiles.
4. Code - Il est maintenant temps d'implémenter le code. Étant donné que XP utilise le modèle de propriété collective, il ne dépend pas de développeurs individuels et le code est détenu collectivement - tout membre de l'équipe qui remarque un problème dans le code doit s'attaquer à la tâche en un rien de temps.
5. Examen et test - Enfin, chaque étape du processus doit passer par des tests approfondis et répétitifs, avant la publication du code.

Une brève histoire de la programmation extrême (XP)

La programmation extrême (XP) a été créée dans les années 1990 par Kent Beck qui a mis en œuvre cette technique dans le cadre du projet de paie C3.

À quoi sert l'Extreme Programming (XP) ?

• Projets de développement de logiciels dynamiques et en constante évolution
• Équipes de développement colocalisées
• Des projets risqués avec des délais fixes

Représentation visuelle de l'Extreme Programming (XP)

Vous pouvez voir les étapes expliquées ci-dessous dans cette représentation visuelle qui, en plus, comprend la dernière étape - la programmation en binôme. Nous avons déjà dit que XP prend en charge le travail d'équipe et la collaboration, donc la programmation en binôme est faite pour que les membres de l'équipe puissent travailler en binôme sur un seul ordinateur. Cela renforce l'appropriation collective et, qui plus est, les deux membres de l'équipe apprennent les uns des autres.

Techniques et outils de gestion de projet

Indépendamment de la technique de gestion de projet spécifique que vous utilisez et du type de projet sur lequel vous travaillez, vous devrez toujours aborder et exécuter certaines tâches et processus généraux, à savoir, vous devrez :

1. Organiser et planifier le flux de travail du projet
2. Planifier le projet dans une certaine mesure
3. Bien gérer son temps
4. Communiquez avec votre équipe
5. Collaborez avec votre équipe
6. Gérer l'aspect comptable et financier du projet

Maintenant, la meilleure façon de faire tout cela est d'utiliser des outils de gestion de projet .

Mais pas n'importe quel outil de gestion de projet - selon une étude qui a enquêté sur la demande populaire en termes de fonctionnalités PM, l'ensemble d'outils que vous utilisez pour la gestion de projet devrait offrir les fonctionnalités suivantes :

Comme vous pouvez le constater, les fonctionnalités de partage de fichiers, de suivi du temps, d'intégration des e-mails, de diagrammes de Gantt, de rapports personnalisés et de facturation sont en tête avec les parts les plus élevées (de 51 % à 43 %) - tandis que les intégrations de stockage dans le cloud, les fonctionnalités spécifiques à l'industrie, l'API , les fonctionnalités spécifiques à la méthode PM, le chat en temps réel, l'accès mobile, les intégrations de médias sociaux et les chats vidéo suivent de près (de 42 % à 28 %).

Dans cet esprit, voici une liste des meilleurs outils de gestion de projet avec lesdites fonctionnalités, pour chaque type de tâches et de processus associés au travail sur les projets :

Outils de gestion de projet pour organiser et planifier le flux de travail du projet

Les outils suivants peuvent vous aider à vous connecter avec votre équipe de manière organisée tout en effectuant une planification détaillée du projet, en vous concentrant sur les tâches importantes et en les séquençant en conséquence.

Trello

Pour organiser et planifier votre flux de travail, vous pouvez utiliser Trello , un outil de gestion de projet traditionnel basé sur Kanban.

Cet outil vous permet d'organiser et de planifier vos tâches, puis de suivre leur progression dans des colonnes bien nommées.

Vous pouvez voir qui travaille sur quoi, quelles choses sont en cours et où elles en sont dans le processus. Il vous permet de rester connecté avec votre équipe et tout le monde est informé de l'état des tâches :

• Faire
• Action
• La revue
• Prêt à publier

La chose étonnante à propos de Trello est qu'il peut être appliqué à diverses industries et que vous pouvez créer des colonnes personnalisées adaptées à vos projets.

nTâche

nTask est un logiciel de gestion de projet qui maintient votre équipe organisée et gère efficacement le travail au sein de votre équipe. Faites-en plus avec nTask en priorisant - oubliez le multitâche qui s'est avéré contre-productif à plusieurs reprises. Avec nTask , vous pouvez répartir et gérer stratégiquement une lourde charge de travail même en déplacement.

nTask offre à ses utilisateurs de nombreuses fonctionnalités, et nous pensons qu'il y en a pour tous :

La collaboration d'équipe

Avec nTask , le travail d'équipe permet au rêve de fonctionner. Cette application étonnante offre :

• Collaboration d'équipe efficace
• Espaces de travail dédiés et chat d'équipe
• Former des équipes et définir leurs rôles
• Attribuer des tâches aux membres de l'équipe et suivre leur progression

Planification de projet

Ne laissez pas votre projet manquer sa date d'achèvement en raison d'une planification insuffisante, et avec nTask :

• Créer des plans détaillés de ce qui doit être fait, quand et où
• Allouer efficacement les ressources
• Définir les méthodes de facturation
• Afficher l'état et l'avancement du projet

Gestion des tâches

Effectuez plus de tâches avec nTask :

• Organisez et suivez le flux de travail de votre équipe sur les tableaux Kanban
• Organisez vos tâches dans la vue Liste, la vue Grille ou la vue Calendrier
• Définissez des rappels et des tâches de couleur pour vos tâches
• Les diagrammes de Gantt fournissent une représentation visuelle d'un calendrier de projet, montrent les dépendances des tâches et les tâches liées

Gestion des réunions

Tenez tout le monde au courant :

• Invitez des personnes à vos réunions grâce à des invitations personnalisées par e-mail  
• Organisez et suivez vos réunions
• Élaborer un ordre du jour de réunion clair
• Organiser des réunions récurrentes  

Feuilles de temps

Enregistrer les heures dans les feuilles de temps nTask :

• Gardez une trace du temps de vos employés
• Créer plusieurs feuilles de temps
• Approuver et suivre les feuilles de temps passées

D'autres applications efficaces que vous pouvez utiliser pour organiser et planifier votre projet et les tâches liées au projet incluent ClickUp, Taiga et Asana.

Outils PM pour la planification de projet

Exécuter plusieurs projets et tâches simultanément n'est pas une promenade de santé. Ne pas respecter les délais coûte de l'argent et du temps. Envisagez plutôt de créer un calendrier de projet. Un calendrier de projet sert de feuille de route qui comprend un plan nécessaire pour atteindre l'objectif et indique combien de temps il faudra pour le terminer. Dans cet esprit, nous avons sélectionné pour vous des outils de planification de projet.

Google Agenda

Pour planifier votre flux de travail, vous pouvez utiliser Google Calendar , un calendrier de planification simple que vous pouvez utiliser via votre compte Gmail.

Cet outil vous permet de planifier des réunions et des consultations avec votre équipe dans des créneaux horaires simples. Avec Google Agenda , vous ne pouvez jamais manquer un rendez-vous puisque vous recevez des rappels sur les activités à venir.

Dans Google Agenda , vous pouvez créer des listes de tâches, personnaliser votre agenda avec des modules complémentaires, personnaliser vos événements à votre guise, et bien plus encore.

D'autres applications efficaces que vous pouvez utiliser pour gérer les tâches et la planification de projet incluent Doodle, Calendly et Any.do.

Outils PM pour la planification de projet

Un outil de gestion du temps de projet de qualité doit gérer efficacement le temps et les tâches, inclure le suivi du temps, la facturation, les rapports et vous faire sentir en sécurité lors de son utilisation. Cela étant dit, pensez à utiliser les applications suivantes :

Horloger

Pour gérer correctement votre temps tout en travaillant sur le projet, vous pouvez utiliser Clockify , le leader du suivi du temps sur le marché. Clockify est une application de suivi du temps qui offre gratuitement des fonctionnalités de suivi du temps de base pour un nombre illimité d'utilisateurs et de projets.

Avec Clockify , vous pouvez gérer et suivre des projets de manière très pratique, transparente et conviviale. De plus, vous pourrez suivre le temps et les progrès de votre équipe, établir un budget et faire des estimations de temps précises pour vos projets.

Cet outil permet à votre équipe de suivre le temps que vous passez sur les tâches liées au projet pendant que vous travaillez (ou après avoir terminé), de générer des rapports sur votre utilisation du temps et de les utiliser pour identifier où vous pourriez apporter des améliorations à votre flux de travail.

En plus d'utiliser Clockify, vous pouvez également utiliser Rescue Time ou WakaTime pour suivre automatiquement le temps que vous passez sur des applications spécifiques.

Outils PM pour la communication de projet

Les outils de collaboration d'équipe sont de la plus haute importance car ils aident à ouvrir les portes de la communication au sein d'une équipe et à améliorer le travail à distance de n'importe où dans le monde.

Nous avons sélectionné pour vous des outils de collaboration de projet :

Pumble

Pumble est un outil de collaboration d'équipe efficace disponible gratuitement, pour un nombre illimité d'utilisateurs et avec un historique des messages gratuit. Cette application étonnante vous permet d'avoir des conversations privées en tête-à-tête avec les membres de votre équipe à l'aide de canaux privés, de discussions de groupe ou de conversations publiques. Créez simplement une chaîne, ajoutez des membres et personnalisez-la à votre guise.

Avec Pumble , vous pouvez centraliser toutes les communications avec votre équipe en un seul endroit et vous référer facilement aux conversations passées, aux liens, aux fichiers, filtrer par canal ou personne.

Outils PM pour la collaboration de projet

Outre la communication d'équipe, la collaboration de projet est également cruciale car elle permet de créer et de collaborer en temps réel. Bien sûr, vous aurez besoin d'une application fiable à cette fin :

Feuilles Google

La collaboration d'équipe est un terme large. Par exemple, pour collaborer avec votre équipe sur la saisie de données et l'analyse statistique, vous pouvez utiliser Google Sheets , une feuille de calcul en ligne.

Cet outil vous permet d'ajouter et de calculer des données, de créer des graphiques et d'analyser les statistiques du projet. Plusieurs membres de votre équipe peuvent manipuler les données en même temps, et toutes vos modifications sont enregistrées instantanément et automatiquement.

Parmi les autres applications efficaces que vous pouvez utiliser pour gérer diverses tâches de collaboration, citons Dropbox (pour le partage de fichiers en ligne), Visme (pour les sessions de brainstorming en équipe) et Jira (pour la gestion de projet agile).

Jira

Jira est un logiciel agile utilisé pour la gestion de projet et le suivi des problèmes. Ses fonctionnalités riches incluent le suivi des bogues, la gestion des tâches de développement de logiciels et la gestion des produits.

Jira s'est avéré parfait pour le suivi des bogues, la gestion des ressources, le suivi des performances et de la vitesse de votre équipe.

Jira propose à ses utilisateurs des tableaux de bord personnalisables, une interface conviviale pour suivre les tâches et la création de rapports.

Parmi les autres applications efficaces que vous pouvez utiliser pour gérer diverses tâches de collaboration, citons Dropbox (pour le partage de fichiers en ligne), Visme (pour les sessions de brainstorming en équipe).

Outils de gestion de projet pour le financement et la comptabilité de projet

Si vous dirigez une entreprise, vous devez vous assurer que votre organisation utilise un logiciel de gestion fiable qui favorise la transparence du projet en analysant le budget et les coûts, génère des rapports et centralise toutes les transactions liées au projet en un seul endroit.

Par conséquent, essayez d'utiliser :

Sage Comptabilité

Pour gérer vos tâches financières et comptables liées au projet, vous pouvez utiliser Sage Comptabilité .

Cet outil vous permet d'analyser vos finances, ainsi que de facturer vos clients à la fin du projet.

Parmi les autres applications efficaces que vous pouvez utiliser pour gérer les finances et la comptabilité du projet, citons Fyle, Quickbooks, Wave Accounting et Freshbooks.

Techniques et meilleures pratiques de gestion de projet

Ainsi, vous comprenez comment fonctionnent les méthodologies de gestion de projet populaires, quand vous devez les utiliser et avec quels outils. Il est maintenant temps de mettre en évidence quelques meilleures pratiques en gestion de projet qui contribuent à rendre vos efforts de gestion de projet vraiment efficaces :

1. Documenter toutes les exigences du projet

Vous avez déterminé quels objectifs vous souhaitez atteindre et quelles tâches et étapes vous devez entreprendre pour atteindre lesdits objectifs.

Il est maintenant temps de documenter ces données pour référence future, à la fois pour le bien de votre équipe et pour le bien des futurs investisseurs potentiels du projet.

2. Estimer les projets conformément à vos autres obligations

Votre entreprise travaillera probablement sur plusieurs projets au cours de la même période.

Vous devrez donc tenir compte des autres projets et obligations de vos équipes lors de la fixation des délais et de la définition des responsabilités.

3. Gérez la charge de travail avec soin

Êtes-vous sûr d'avoir réparti équitablement les tâches, les rôles et les responsabilités ?

Ou un membre de l'équipe se surmène-t-il avec 5 tâches différentes, tandis qu'un autre membre de l'équipe n'a presque rien à faire ?

Gardez un œil sur cela et répartissez le travail de manière équitable, pour une utilisation optimale des ressources.

4. Surveillez l'avancement du projet à tout moment

Le projet avance-t-il comme prévu ?

Est-ce que chacun fait sa part du travail ?

L'équipe travaille-t-elle à un rythme qui correspond aux délais prévus du projet ?

Y a-t-il un hold-up dans une phase du projet ?

Surveiller le travail de votre équipe et suivre ses progrès aidera à répondre à tout cela et à prévenir les incidents et les retards.

5. Tout communiquer

Pour rester sur la bonne voie avec ce sur quoi tout le monde travaille actuellement, à quel point ils progressent et s'il y a des problèmes avec le projet, votre équipe devra communiquer .

Donc, pour chaque question, problème ou dilemme que vous avez, parlez-en. Répondez aux questions, résolvez les problèmes et résolvez les dilemmes ensemble .

6. Prenez des précautions contre la dérive de la portée du projet

Si vous planifiez soigneusement votre projet et anticipez toutes les tâches et sous-tâches que vous devrez peut-être accomplir avant l'achèvement du projet, vous serez protégé contre la dérive de la portée.

Pour ce faire, calculez soigneusement le budget et le temps dont vous aurez besoin pour terminer toutes les tâches et sous-tâches à temps et avec la qualité attendue.

7. Considérez tous les risques du projet

Chaque projet a des problèmes potentiels qui peuvent survenir avant l'achèvement du projet. Nous avons abordé ce sujet avec la technique du registre des risques plus tôt, il est maintenant temps d'en souligner l'importance.

L'astuce pour vous assurer de surmonter ces problèmes sans douleur consiste à anticiper les problèmes avant qu'ils ne surviennent.

Alors, essayez d'utiliser votre expérience pour définir les problèmes potentiels avec les étapes et les tâches du projet.

Ensuite, définissez les solutions que vous mettrez en place si besoin.

8. Prenez le temps d'analyser le projet après sa réalisation

Une fois le projet terminé, prenez le temps de l'analyser.

Mettez en évidence ce que vous avez bien fait et ce que vous pourriez faire mieux à l'avenir.

Analysez le temps qu'il a fallu pour terminer chaque étape et identifiez les tâches qui ont demandé le plus d'efforts. Vous aurez envie d'allouer plus de temps à ces tâches dans les projets futurs.

Et, bien sûr, féliciter l'équipe pour son travail acharné et son dévouement. Ils l'ont mérité.

Emballer…

Avant de commencer à travailler sur un projet, réfléchissez à la meilleure méthodologie de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour votre travail. Ensuite, combinez votre technique PM choisie avec les bons outils et les meilleures pratiques, pour des résultats améliorés.

Si vous suivez les principes prescrits de la technique de gestion de projet sélectionnée, vous accélérerez votre flux de travail, garderez le contrôle sur les procédures de projet et rationaliserez votre processus de gestion. En conséquence, vous terminerez plus rapidement et fournirez un produit final de haute qualité.