Zarządzanie projektami: 31 najlepszych technik, praktyk i narzędzi

What is Extreme Project Management (XPM) best for?

• Projects with a low possibility for failure
• Projects with short deadlines
• Projects that aim for innovation
• Projects with factors that are difficult to control
• Projects characterized by sudden, spontaneous changes

Visual representation of Extreme Project Management (XPM)

From this visual representation, you can get a better insight into XPM's flexibility and freedom when it comes to making decisions about the approach, cost, timeframe, and scope. Do not adapt the project to a fixed set of rules and approaches, adapt the rules and approaches to the project itself until you achieve the desired result.

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

Krótka historia PRINCE2

PRINCE 2 jest odmianą wcześniejszej metody o nazwie PROMPT II — w 1989 r. rząd Wielkiej Brytanii przyjął tę odmianę PROMPT II jako standard zarządzania projektami w sektorze IT. Dziś jest to oficjalna metodologia zarządzania projektami dla wszystkich projektów rządowych w Wielkiej Brytanii.

Do czego najlepiej nadaje się PRINCE2?

• Złożone projekty, które mają ustalony zestaw wymagań i złożone środowisko.

Wizualna reprezentacja PRINCE2

Z poniższej reprezentacji wizualnej widać, że PRINCE2 opiera się na swoich zasadach, czyli przewodnikach i regułach, których należy przestrzegać, aby pomyślnie przeprowadzić projekt. Następnie motywy PRINCE2 pokazują, jak zarządzać projektem, czyli jak wprowadzać zasady w życie.

Najlepsze techniki zarządzania projektami w inżynierii oprogramowania

Typowy projekt inżynierii oprogramowania obejmuje zbieranie wymagań, opracowywanie i testowanie oprogramowania oraz wykonywanie regularnej konserwacji oprogramowania.

Najlepsze techniki zarządzania projektami do wykorzystania w projektach inżynierii oprogramowania to:

1. Racjonalny ujednolicony proces (RUP)
2. Zwinne zarządzanie projektami
3. Metodologia Scrum
4. Programowanie ekstremalne (XP)

1. Racjonalny ujednolicony proces (RUP)

Ta technika zarządzania projektami jest jednocześnie powtarzalna i zwinna. Jest powtarzalny, ponieważ czynności powtarzają się w trakcie projektu i są zwinne, ponieważ można je dostosować do wymagań oprogramowania.

Co to jest Rational Unified Process (RUP)?

Rational Unified Process (RUP) to zwinna struktura zarządzania dla zespołów programistycznych, która rozwija projekt w czasie w 4 odrębnych fazach — inicjowaniu, opracowywaniu, budowie i przejściu. Każda z 4 faz ma główny cel i obejmuje 6 dyscyplin programistycznych — modelowanie biznesowe, wymagania, analizę i projektowanie, wdrażanie, testowanie i wdrażanie. Jeśli nie uda ci się osiągnąć głównego celu poprzedniego etapu, nie będziesz mógł przejść do kolejnego etapu.

Niektóre dyscypliny rozwoju są ważniejsze niż inne, więc zajmują więcej czasu niż inne.

Jak korzystać z Rational Unified Process (RUP)?

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, aby efektywnie wykorzystać technikę RUP, oprogramowanie musi przejść przez 4 fazy rozwoju:

1. Rozpoczęcie — ponieważ jest to etap planu podróży w procesie, należy utworzyć uzasadnienie biznesowe zawierające plan projektu wraz z jego opisem, ocenami zarządzania ryzykiem, środowiskiem biznesowym i czynnikami sukcesu. Mając wszystko na uwadze, interesariusze decydują, czy kontynuować projekt, czy nie. Etap inicjacji jest również pierwszym kamieniem milowym w projekcie. W przypadku, gdy projekt nie przejdzie tego etapu, można go anulować lub przeprojektować.
2. Opracowanie — na tym etapie powinieneś rozważyć techniczne ryzyko projektu, tj. czy jesteś w stanie zbudować działający system. Jest to drugi kamień milowy w procesie i jest bardzo ważny, ponieważ wiąże się z wysokim ryzykiem i trudno jest później wywołać zmiany.
3. Budowa — tutaj główne komponenty i funkcje są opracowywane wraz z kodowaniem i testowaniem. Wynikiem tego etapu są podręczniki użytkownika i wersja beta systemu, które należy ocenić. Jeśli produkt nie przejdzie testów, kolejny etap — etap przejścia — musi zostać przełożony.
4. Przejście — głównym celem tego etapu jest pomyślne wydanie produktu i jest to ostatni kamień milowy w tym procesie.

Krótka historia Rational Unified Process (RUP)

Rational Unified Process został ustanowiony przez Rational Software Corporation w 2003 roku.

Do czego najlepiej nadaje się Rational Unified Process (RUP)?

• Projekty rozwoju oprogramowania z przewidywalnym terminem realizacji i przewidywalnym budżetem końcowym.

Wizualna reprezentacja Rational Unified Process (RUP)

Na poniższej prezentacji wizualnej możesz zobaczyć wszystkie cztery fazy rozwoju projektu w RUP. Możesz również zauważyć, że niektóre etapy (opracowanie, budowa i przejście) mają więcej iteracji, które koncentrują się na tworzeniu technicznych wyników, aby osiągnąć cel każdego etapu.

2. Zwinne zarządzanie projektami

Ta technika zarządzania projektami oferuje elastyczność i zdolność adaptacji, aby łatwo dostosować się do zmian w cyklu życia projektu. Samo słowo „agile” oznacza zdolność do zmiany, tj. adaptacji.

Co to jest zwinne zarządzanie projektami?

Agile Project Management to metodologia tworzenia oprogramowania, która kładzie nacisk na samoorganizację i cross-funkcjonalność w zespole, a także osiąganie satysfakcji klienta.

Jak korzystać z Agile Management?

Istnieje kilka zasad, których musisz przestrzegać, aby skutecznie wykorzystywać Agile Management w swoich projektach:

• Zamiast wdrażać określone procesy i narzędzia, technika ta kładzie nacisk na interakcje między jednostkami w zespole.
• Zamiast kompilowania kompleksowej dokumentacji produktu, technika ta kładzie nacisk na stworzenie w pełni działającego oprogramowania.
• Zamiast skupiać się na negocjacjach umowy, technika ta kładzie nacisk na wykorzystanie współpracy z klientem w celu ułatwienia procedury rozwoju.
• Zamiast przestrzegać ścisłego planu projektu, technika ta kładzie nacisk na najlepsze sposoby, w jakie zespół może reagować na zmiany w projekcie.

Aby lepiej zrozumieć, wykonaj następujące czynności:

1. Najpierw dzielisz projekty na krótkie sprinty
2. W trakcie pracy dostosowujesz swoje plany projektowe i dążysz do ciągłego doskonalenia
3. Kierownik projektu zachęca zespół do samoorganizacji
4. Dążysz do uzyskania maksymalnej wartości i funkcjonalności z usługi/produktu, który chcesz zaoferować

Krótka historia Agile Project Management

Zarządzanie projektami Agile zostało oficjalnie opracowane w 2001 roku jako część Manifestu Agile.

Do czego najlepiej nadaje się Agile Project Management?

• Projekty, które nie mają ścisłych terminów, ale mają ogólne pojęcie o końcowym wyniku/produktu
• Projekty, które pociągają za sobą nieoczekiwane zmiany
• Projekty, które zależą od efektywnej współpracy zespołu, a nie efektywnego planowania projektów

Wizualna reprezentacja Agile Management

Jak widać, Agile Management to proces iteracyjny, którego ostatecznym celem jest reagowanie na zmiany.

3. Metodologia Scrum

To kolejna elastyczna technika zarządzania projektami, która opiera się na procesach iteracyjnych, korektach i ciągłym uczeniu się.

Czym jest Metodologia Scrum?

Podobnie jak Kanban, Scrum to kolejny popularny podtyp metodyki zwinnego zarządzania projektami — jego celem jest pomaganie zespołom programistycznym w częstszym dostarczaniu działającego oprogramowania za pomocą praktyk przyrostowych i iteracyjnych.

Postęp projektu mierzy się za pomocą sekwencji krótkich, ograniczonych czasowo okresów zwanych sprintami — koniec każdego sprintu powinien oznaczać wykonanie jednej zaplanowanej pracy.

Jak korzystać z Metodologii Scrum?

Oto 6 kroków do prowadzenia projektu z wykorzystaniem metodologii Scrum:

1. Przypisz swój zespół — Przede wszystkim musisz przydzielić osoby, które będą opracowywać, produkować lub wykonywać inne obowiązki w celu stworzenia produktu końcowego (mistrz Scrum, właściciel produktu itp.)
2. Utwórz backlog produktu — to miejsce, w którym tworzysz listę prac do wykonania, które są również znane jako Twórz sprinty — sprint to krótki okres, w którym praca jest podzielona na łatwiejsze do zarządzania elementy. Dodaj historie z rejestru tutaj.
3. Zorganizuj spotkanie — jest to krótkie codzienne spotkanie zwane „codziennym scrumem” lub „spotkaniem na stojąco”. Cały zespół mówi o postępach i rozwiązuje problemy, jeśli takie istnieją.
4. Zorganizuj spotkanie przeglądowe sprintu — to spotkanie odbywa się na koniec sprintu. Wszyscy krytyczni interesariusze muszą być obecni, aby omówić wyniki, zebrać dane i zaplanować ulepszenia lub zmiany.
5. Powtórz — musisz powtórzyć dwa poprzednie kroki, aż ukończysz ostatni sprint i utworzysz rezultaty.

Krótka historia metodologii Scrum

Jak wcześniej wspomniano, Scrum oficjalnie podlega obecnie terminowi „Agile” — jednak po raz pierwszy nazwali go Hirotaka Takeuchi i Ikujiro Nonaka w 1986 roku w ich artykule The New Product Development Game .

Do czego najlepiej nadaje się Metodologia Scrum?

• Złożone i niejednoznaczne projekty — tradycyjnie są to projekty programistyczne, ale Scrum może być również skutecznym podejściem do projektów marketingowych i zespołów kierowniczych.

Wizualna reprezentacja metodologii Scrum

Kroki prowadzące do pomyślnego uruchomienia projektu Scrum są przedstawione na poniższym obrazku wraz z innymi czynnościami niezbędnymi do ukończenia projektu.

4. Programowanie ekstremalne (XP)

Programowanie ekstremalne (XP) to technika współpracy, która zachęca do pracy zespołowej i proponuje rozkład złożonych projektów na wiele mniejszych i łatwiejszych w zarządzaniu wersji.

Co to jest programowanie ekstremalne (XP)?

Extreme Programming (XP) to specyficzna zwinna platforma tworzenia oprogramowania, której głównym celem jest pomoc zespołowi w tworzeniu oprogramowania o wyższej jakości przy jednoczesnym wykorzystaniu mniej czasu na zarządzanie wersjami projektów i zaspokajanie potrzeb klientów.

Extreme Programing nakazuje następujące działania i zasady związane z projektem:

• Utrzymuj stałą komunikację — z naciskiem na dyskusje twarzą w twarz połączone z rysowaniem na tablicy.
• Rób najprostszą rzecz, która działa — z naciskiem na robienie tylko tego, co jest konieczne i spełnianie tylko bieżących wymagań projektu.
• Przekazuj regularne informacje zwrotne — z naciskiem na cykl pracy „buduj-zbieraj-dostosuj”. Zespół tworzy funkcję, zbiera opinie o funkcji, a następnie dostosowuje funkcję na podstawie opinii.
• Działaj odważnie — z naciskiem na akceptowanie trudności, reagowanie na informacje zwrotne, szybkie reagowanie i zadawanie kontrowersyjnych pytań w razie potrzeby.
• Promuj szacunek — z naciskiem na przekazywanie informacji zwrotnych innym, przyjmowanie informacji zwrotnych od innych, a wszystko to z szacunkiem.

Jak korzystać z programowania ekstremalnego (XP)?

Wykonaj kroki:

1. Planowanie — Pierwszym krokiem jest zakończenie planowania, tj. miejsce, w którym klient pisze historyjki użytkownika — krótkie wyjaśnienie wymagań klienta dotyczących poszczególnych funkcji.
2. Komunikuj się — ponieważ zarządzanie projektami to w 90% komunikacja, następnym krokiem jest zbudowanie przez kierownika projektu sprawnie działającego zespołu.
3. Restrukturyzacja — Zacznij od najprostszego projektu i przejdź do skomplikowanych. Powinieneś tworzyć mniejsze i łatwiejsze w zarządzaniu komponenty, aby Twój kod był zwięzły, ale kompleksowy. Nie zapomnij o tworzeniu szybkich rozwiązań — małych eksperymentów, które mogą pomóc w znalezieniu odpowiedzi na trudne problemy projektowe.
4. Kod — Nadszedł czas na wdrożenie kodu. Ponieważ XP korzysta z modelu własności zbiorowej, nie jest zależny od poszczególnych programistów, a kod jest własnością zbiorową — każdy członek zespołu, który zauważy problem w kodzie, powinien błyskawicznie zająć się tym zadaniem.
5. Przegląd i test — na koniec każdy etap procesu musi przejść przez dokładne i powtarzalne testy przed wydaniem kodu.

Krótka historia Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) po raz pierwszy założył w latach 90. Kent Beck, który zastosował tę technikę w pracach nad projektem płacowym C3.

Do czego najlepiej nadaje się Extreme Programming (XP)?

• Dynamiczne, ciągle zmieniające się projekty rozwoju oprogramowania
• Wspólne zespoły programistyczne
• Ryzykowne projekty o stałych ramach czasowych

Wizualna reprezentacja Extreme Programming (XP)

Możesz zobaczyć kroki wyjaśnione poniżej w tej wizualnej reprezentacji, która dodatkowo obejmuje ostatni etap — programowanie w parach. Powiedzieliśmy już, że XP obsługuje pracę zespołową i współpracę, dlatego programowanie w parach odbywa się tak, aby członkowie zespołu mogli pracować w parach na jednym komputerze. To wzmacnia zbiorową własność, a co więcej — obaj członkowie zespołu uczą się od siebie nawzajem.

Techniki i narzędzia zarządzania projektami

Niezależnie od konkretnej techniki zarządzania projektami, której używasz, i typu projektu, nad którym pracujesz, nadal będziesz musiał zająć się i wykonać pewne ogólne zadania i procesy — a mianowicie musisz:

1. Uporządkuj i zaplanuj przepływ pracy nad projektem
2. Zaplanuj projekt w pewnym zakresie
3. Odpowiednio zarządzaj swoim czasem
4. Komunikuj się ze swoim zespołem
5. Współpracuj ze swoim zespołem
6. Zajmij się aspektem księgowym i finansowym projektu

Teraz najlepszym sposobem na to wszystko jest użycie narzędzi do zarządzania projektami .

Ale to nie byle jakie narzędzie do zarządzania projektami — według badań, które zbadały popularne zapotrzebowanie na funkcje PM, zestaw narzędzi używanych do zarządzania projektami powinien oferować następujące funkcje:

Jak widać, funkcje udostępniania plików, śledzenia czasu, integracji poczty e-mail, wykresów Gantta, raportów niestandardowych i fakturowania zajmują prowadzenie z najwyższymi udziałami (od 51% do 43%) — podczas gdy integracja z Cloud Storage, funkcje branżowe, interfejs API , funkcje specyficzne dla metody PM, czat w czasie rzeczywistym, dostęp mobilny, integracje z mediami społecznościowymi i czaty wideo są ściśle monitorowane (od 42% do 28%).

Mając to na uwadze, oto lista najlepszych narzędzi do zarządzania projektami z wymienionymi funkcjami, dla każdego rodzaju zadań i procesów związanych z pracą nad projektami:

Narzędzia PM do organizowania i planowania przebiegu projektu

Poniższe narzędzia mogą pomóc Ci połączyć się z Twoim zespołem w zorganizowany sposób podczas szczegółowego planowania projektu, skupiając się na ważnych zadaniach i odpowiednio je ustalając.

Trello

Aby zorganizować i zaplanować przepływ pracy, możesz użyć Trello , tradycyjnego narzędzia do zarządzania projektami opartego na Kanbanie.

To narzędzie pozwala organizować i planować zadania, a następnie śledzić ich postęp w odpowiednio nazwanych kolumnach.

Możesz zobaczyć, kto nad czym pracuje, jakie rzeczy są w toku i gdzie są w trakcie. Utrzymuje Cię w kontakcie z zespołem, a każdy jest informowany o statusie zadań:

• Do zrobienia
• Czyn
• Recenzja
• Gotowy do publikacji

Niesamowitą rzeczą w Trello jest to, że można go zastosować w różnych branżach i możesz tworzyć niestandardowe kolumny, które pasują do twoich projektów.

nZadanie

nTask to oprogramowanie do zarządzania projektami, które utrzymuje porządek w zespole i skutecznie zarządza pracą w całym zespole. Zrób więcej dzięki nTask , ustalając priorytety — zapomnij o wielozadaniowości, która wielokrotnie przynosiła efekt przeciwny do zamierzonego. Dzięki nTask możesz strategicznie rozdzielać i zarządzać dużym obciążeniem nawet w ruchu.

nTask zapewnia swoim użytkownikom wiele funkcji i wierzymy, że każdy znajdzie coś dla siebie:

Praca drużynowa

Z nTask — praca zespołowa sprawia, że ​​marzenie działa. Ta niesamowita aplikacja oferuje:

• Efektywna współpraca zespołowa
• Dedykowane przestrzenie robocze i czat zespołowy
• Tworzenie zespołów i definiowanie ich ról
• Przypisywanie zadań członkom zespołu i śledzenie ich postępów

Planowanie

Nie pozwól, aby Twój projekt ominął termin ukończenia z powodu niewystarczającego planowania, a dzięki nTask :

• Twórz dokładne plany tego, co należy zrobić, kiedy i gdzie
• Efektywnie przydzielaj zasoby
• Ustaw metody rozliczeń
• Zobacz status i postęp projektu

Zarządzanie zadaniami

Wykonuj więcej zadań z nTask :

• Organizuj i śledź przepływ pracy swojego zespołu na tablicach Kanban
• Organizuj swoje zadania w widoku listy, widoku siatki lub widoku kalendarza
• Ustaw przypomnienia i kolorowe zadania dla swoich zadań
• Wykresy Gantta zapewniają wizualną reprezentację harmonogramu projektu, pokazują zależności między zadaniami i powiązane zadania

Zarządzanie spotkaniem

Informuj wszystkich na bieżąco:

• Zapraszaj ludzi na swoje spotkania za pomocą spersonalizowanych zaproszeń e-mail  
• Organizuj i śledź swoje spotkania
• Opracuj przejrzysty program spotkania
• Konfiguruj spotkania cykliczne  

Karty czasu pracy

Rejestruj godziny w grafiku nTask :

• Śledź czas swoich pracowników
• Utwórz wiele grafików
• Zatwierdzanie i śledzenie przeszłych grafików

Inne wydajne aplikacje, których możesz użyć do organizowania i planowania projektu oraz zadań związanych z projektem, to ClickUp, Taiga i Asana.

Narzędzia PM do planowania projektów

Prowadzenie wielu projektów i zadań jednocześnie to nie spacer po parku. Nie dotrzymanie terminów kosztuje czas i pieniądze. Zamiast tego rozważ utworzenie harmonogramu projektu. Harmonogram projektu służy jako mapa drogowa, która zawiera plan potrzebny do osiągnięcia celu i mówi, ile czasu zajmie jego ukończenie. Mając to na uwadze, wybraliśmy dla Ciebie kilka narzędzi do planowania projektów.

kalendarz Google

Aby zaplanować przepływ pracy, możesz użyć Kalendarza Google , prostego kalendarza do planowania, którego możesz używać na swoim koncie Gmail.

To narzędzie pozwala planować spotkania i konsultacje z zespołem w prostych przedziałach kalendarza. Dzięki Kalendarzowi Google nigdy nie przegapisz spotkania, ponieważ otrzymujesz przypomnienia o zbliżającej się aktywności.

W Kalendarzu Google możesz tworzyć listy rzeczy do zrobienia, dostosowywać swój kalendarz za pomocą dodatków, dostosowywać wydarzenia do własnych upodobań i nie tylko.

Inne wydajne aplikacje, których możesz używać do obsługi zadań i planowania projektów, to Doodle, Calendly i Any.do.

Narzędzia PM do planowania projektów

Wysokiej jakości narzędzie do zarządzania czasem w projekcie musi efektywnie zarządzać czasem i zadaniami, obejmować śledzenie czasu, rozliczanie, raportowanie i zapewniać poczucie bezpieczeństwa podczas korzystania z niego. Biorąc to pod uwagę, rozważ użycie następujących aplikacji:

Zegarować

Aby właściwie zarządzać swoim czasem podczas pracy nad projektem, możesz użyć Clockify , wiodącego na rynku narzędzia do śledzenia czasu. Clockify to aplikacja do śledzenia czasu, która oferuje podstawowe funkcje śledzenia czasu dla nieograniczonej liczby użytkowników i projektów za darmo.

Dzięki Clockify możesz zarządzać i śledzić projekty w bardzo wygodny, przejrzysty i przyjazny dla użytkownika sposób. Co więcej, będziesz mógł śledzić czas i postępy swojego zespołu, ustalać budżety i precyzyjnie szacować czas realizacji swoich projektów.

To narzędzie pozwala Twojemu zespołowi śledzić czas, jaki poświęcasz na zadania związane z projektem podczas pracy (lub po zakończeniu pracy), generować raporty dotyczące wykorzystania czasu i używać ich do identyfikowania miejsc, w których możesz wprowadzić ulepszenia w przepływie pracy.

Oprócz korzystania z Clockify, możesz także użyć Rescue Time lub WakaTime, aby automatycznie śledzić czas spędzany na określonych aplikacjach.

Narzędzia PM do komunikacji w projektach

Narzędzia do współpracy zespołowej mają ogromne znaczenie, ponieważ pomagają otworzyć drzwi komunikacji w zespole i usprawnić pracę zdalną z dowolnego miejsca na świecie.

Wybraliśmy dla Ciebie kilka narzędzi do współpracy przy projektach:

Pumble

Pumble to wydajne narzędzie do współpracy zespołowej dostępne za darmo, dla nieograniczonej liczby użytkowników i z bezpłatną historią wiadomości. Ta niesamowita aplikacja umożliwia prowadzenie prywatnych rozmów jeden na jeden z członkami zespołu za pomocą kanałów prywatnych, czatów grupowych lub rozmów publicznych. Po prostu utwórz kanał, dodaj członków i dostosuj go do swoich upodobań.

Dzięki Pumble możesz scentralizować całą komunikację z zespołem w jednym miejscu — i łatwo odnosić się do wcześniejszych rozmów, linków, plików, filtrować według kanału lub osoby.

Narzędzia PM do współpracy projektowej

Oprócz komunikacji zespołowej, współpraca projektowa jest również kluczowa, ponieważ umożliwia tworzenie i współpracę w czasie rzeczywistym. Oczywiście do tego celu potrzebujesz niezawodnej aplikacji:

Arkusze Google

Współpraca zespołowa to szerokie pojęcie. Na przykład, aby współpracować ze swoim zespołem przy wprowadzaniu danych i analizie statystycznej, możesz użyć Arkuszy Google , arkusza kalkulacyjnego online.

To narzędzie pozwala dodawać i obliczać dane, tworzyć wykresy i analizować statystyki projektu — wielu członków zespołu może manipulować danymi w tym samym czasie, a wszystkie zmiany są zapisywane natychmiast i automatycznie.

Inne wydajne aplikacje, których możesz używać do obsługi różnych zadań współpracy, to Dropbox (do udostępniania plików online), Visme (do zespołowych sesji burzy mózgów) i Jira (do sprawnego zarządzania projektami).

Jira

Jira to zwinne oprogramowanie służące do zarządzania projektami i śledzenia problemów. Jego bogate funkcje obejmują śledzenie błędów, zarządzanie zadaniami tworzenia oprogramowania i zarządzanie produktami.

Jira okazała się idealna do śledzenia błędów, zarządzania zasobami, śledzenia wydajności i szybkości zespołu.

Jira oferuje swoim użytkownikom konfigurowalne pulpity nawigacyjne, przyjazny interfejs do śledzenia zadań i tworzenia raportów.

Inne wydajne aplikacje, których możesz użyć do obsługi różnych zadań współpracy, to Dropbox (do udostępniania plików online), Visme (do zespołowych sesji burzy mózgów).

Narzędzia PM do finansowania projektów i księgowości

Jeśli prowadzisz firmę, musisz upewnić się, że Twoja organizacja korzysta z niezawodnego oprogramowania do zarządzania, które promuje przejrzystość projektu poprzez analizę budżetu i kosztów, generowanie raportów i centralizację wszystkich transakcji związanych z projektem w jednym miejscu.

Dlatego spróbuj użyć:

Mędrzec Rachunkowość

Aby obsłużyć zadania finansowe i księgowe związane z projektem, możesz użyć programu Sage Accounting .

To narzędzie pozwala analizować Twoje finanse, a także wystawiać faktury klientom po zakończeniu projektu.

Inne wydajne aplikacje, których możesz użyć do obsługi finansów i księgowości projektów, to Fyle, Quickbooks, Wave Accounting i Freshbooks.

Techniki zarządzania projektami i najlepsze praktyki

Dzięki temu rozumiesz, jak działają popularne metodologie zarządzania projektami, kiedy powinieneś ich używać i jakimi narzędziami. Teraz nadszedł czas na podkreślenie kilku najlepszych praktyk w zarządzaniu projektami, które pomogą uczynić Twoje wysiłki w zarządzaniu projektami naprawdę wydajnymi:

1. Udokumentuj wszystkie wymagania projektowe

Zorientowałeś się, jakie cele chcesz osiągnąć i jakie zadania i kroki musisz podjąć, aby osiągnąć te cele.

Teraz nadszedł czas, aby udokumentować te dane do wykorzystania w przyszłości, zarówno dla dobra Twojego zespołu, jak i potencjalnych przyszłych inwestorów projektów.

2. Oszacuj projekty zgodnie z innymi zobowiązaniami

Twoja firma prawdopodobnie będzie pracować nad kilkoma projektami w tym samym czasie.

Musisz więc wziąć pod uwagę inne projekty i obowiązki swoich zespołów podczas ustalania terminów i definiowania obowiązków.

3. Ostrożnie zarządzaj obciążeniem pracą

Czy na pewno przydzieliłeś sobie zadania, role i obowiązki w równym stopniu?

A może jeden członek zespołu przepracowuje się nad 5 różnymi zadaniami, podczas gdy inny członek zespołu nie ma prawie nic do roboty?

Pilnuj tego i rozdzielaj pracę równo, aby jak najlepiej wykorzystać zasoby.

4. Cały czas monitoruj postęp projektu

Czy projekt przebiega zgodnie z planem?

Czy wszyscy wykonują swoją część pracy?

Czy zespół pracuje w tempie zgodnym z oczekiwanymi terminami realizacji projektu?

Czy w jednej fazie projektu występuje wstrzymanie?

Monitorowanie pracy zespołu i śledzenie jego postępów pomoże odpowiedzieć na to wszystko i zapobiec wpadkom i opóźnieniom.

5. Komunikuj wszystko

Aby być na bieżąco z tym, nad czym wszyscy obecnie pracują, jak dobrze robią postępy i czy występują problemy z projektem, Twój zespół będzie musiał się komunikować .

Tak więc przy każdym pytaniu, problemie lub dylematem porozmawiaj o tym. Odpowiadajcie na pytania, rozwiązujcie problemy i wspólnie rozwiązujcie dylematy.

6. Podejmij środki ostrożności przeciwko pełzaniu zakresu projektu

Jeśli dokładnie zaplanujesz swój projekt i przewidzisz wszystkie zadania i podzadania, z którymi będziesz musiał się uporać przed zakończeniem projektu, będziesz zabezpieczony przed rozszerzaniem zakresu.

Aby to zrobić, dokładnie oblicz budżet i czas potrzebny na wykonanie wszystkich zadań i podzadań na czas iz oczekiwaną jakością.

7. Rozważ wszystkie ryzyka projektowe

Każdy projekt ma potencjalne problemy, które mogą się pojawić przed zakończeniem projektu. Wcześniej otarliśmy się o ten temat z Techniką Rejestru Ryzyka, teraz czas podkreślić jego wagę.

Sztuczka, dzięki której bezboleśnie pokonasz te problemy, polega na przewidywaniu problemów, zanim się pojawią.

Dlatego postaraj się wykorzystać swoje doświadczenie, aby zdefiniować potencjalne problemy na etapach projektu i zadaniach.

Następnie zdefiniuj rozwiązania, które wdrożysz, jeśli zajdzie taka potrzeba.

8. Poświęć trochę czasu na analizę projektu po zakończeniu

Gdy skończysz z projektem, poświęć trochę czasu na jego analizę.

Podkreśl, co zrobiłeś dobrze, a co możesz zrobić lepiej w przyszłości.

Przeanalizuj czas potrzebny na ukończenie każdego etapu i wyróżnij zadania, które wymagały najwięcej wysiłku. Będziesz chciał przeznaczyć na takie zadania więcej czasu w przyszłych projektach.

I oczywiście pochwal zespół za ich ciężką pracę i poświęcenie. Zasłużyli na to.

Podsumowanie…

Zanim zaczniesz pracę nad projektem, zastanów się, jaka jest najlepsza Metodologia Zarządzania Projektami, którą możesz zastosować w swojej pracy. Następnie połącz wybraną technikę PM z odpowiednimi narzędziami i najlepszymi praktykami, aby uzyskać lepsze wyniki.

Jeśli zastosujesz się do określonych zasad wybranej Techniki Zarządzania Projektami, przyspieszysz przepływ pracy, zachowasz kontrolę nad procedurami projektowymi i usprawnisz proces zarządzania. W rezultacie szybciej skończysz i oddasz wysokiej jakości produkt końcowy.