إدارة المشروع: 31 من أفضل الأساليب والممارسات والأدوات

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

تاريخ موجز لـ PRINCE2

PRINCE 2 هو تباين لطريقة سابقة تسمى PROMPT II - في عام 1989 ، تبنت حكومة المملكة المتحدة هذا الاختلاف PROMPT II كمعيار لإدارة المشاريع في قطاع تكنولوجيا المعلومات. اليوم ، تعتبر منهجية إدارة المشاريع الرسمية لجميع مشاريع حكومة المملكة المتحدة.

ما هو أفضل PRINCE2؟

• المشاريع المعقدة التي لها مجموعة متطلبات ثابتة وبيئة معقدة.

التمثيل المرئي لـ PRINCE2

من خلال التمثيل المرئي أدناه ، يمكنك أن ترى أن PRINCE2 مبني على مبادئه ، أي الأدلة والقواعد التي تحتاج إلى اتباعها لتنفيذ مشروع بنجاح. بعد ذلك ، توضح لك موضوعات PRINCE2 كيفية إدارة المشروع ، أي كيفية وضع المبادئ موضع التنفيذ.

أفضل تقنيات إدارة المشاريع لهندسة البرمجيات

يتضمن مشروع هندسة البرمجيات النموذجي جمع المتطلبات وتطوير البرنامج واختباره وإجراء صيانة دورية على منتج البرنامج.

أفضل تقنيات إدارة المشاريع لاستخدامها مع مشاريع هندسة البرمجيات هي:

1. العملية العقلانية الموحدة (RUP)
2. إدارة المشاريع رشيقة
3. منهجية سكروم
4. البرمجة المتطرفة (XP)

1. العملية العقلانية الموحدة (RUP)

تقنية إدارة المشروع هذه متكررة ورشيقة في نفس الوقت. إنه متكرر لأن الأنشطة تتكرر أثناء المشروع ، وهي رشيقة حيث يمكن تعديلها لتلائم متطلبات البرنامج.

ما هي العملية العقلانية الموحدة (RUP)؟

العملية العقلانية الموحدة (RUP) عبارة عن هيكل إداري رشيق لفرق تطوير البرامج التي تجعل المشروع يتكشف بمرور الوقت في 4 مراحل متميزة - التأسيس ، التفصيل ، البناء ، والانتقال. كل مرحلة من المراحل الأربع لها هدف رئيسي وتتضمن 6 تخصصات تطوير - نمذجة الأعمال والمتطلبات والتحليل والتصميم والتنفيذ والاختبار والنشر. ما لم تصل بنجاح إلى الهدف الرئيسي للمرحلة السابقة ، فلن تتمكن من الانتقال إلى المرحلة التالية.

تعتبر بعض تخصصات التنمية أكثر أهمية من غيرها ، لذا فهي تستغرق وقتًا أطول من غيرها.

كيفية استخدام عملية راشيونال الموحدة (RUP)؟

كما ذكرنا سابقًا ، لاستخدام تقنية RUP بكفاءة ، يجب أن يمر البرنامج بأربع مراحل من التطوير:

1. البداية - نظرًا لأن هذه خطوة بخط سير الرحلة في العملية ، يجب عليك إنشاء حالة عمل تتضمن خطة مشروع مع وصفها وتقييمات إدارة المخاطر وبيئة الأعمال وعوامل النجاح. مع أخذ كل شيء في الاعتبار ، يقرر أصحاب المصلحة ما إذا كانوا سيستمرون في المشروع أم لا. تعد مرحلة البداية أيضًا أول معلم في المشروع. في حالة فشل المشروع في اجتياز هذه المرحلة ، يمكن إلغاؤه أو إعادة تصميمه.
2. التفصيل - في هذه المرحلة ، يجب أن تفكر في المخاطر الفنية للمشروع ، أي ما إذا كنت قادرًا على بناء نظام عملي. هذا هو المعلم الثاني في العملية ، وهو مهم لأنه ينطوي على مخاطر عالية ، ومن الصعب إحداث تغييرات لاحقًا.
3. البناء - هذا هو المكان الذي يتم فيه تطوير المكونات والميزات الرئيسية جنبًا إلى جنب مع الترميز والاختبار. ينتج عن هذه المرحلة أدلة المستخدم وإصدار تجريبي من النظام يحتاج إلى التقييم. إذا فشل المنتج في الاختبار ، فيجب تأجيل المرحلة التالية - المرحلة الانتقالية -.
4. الانتقال - الغرض الرئيسي من هذه المرحلة هو إطلاق منتج بنجاح ، وهذا هو آخر معلم في هذه العملية.

تاريخ موجز للعملية العقلانية الموحدة (RUP)

تم إنشاء عملية Rational Unified Process بواسطة شركة Rational Software Corporation في عام 2003.

ما هي أفضل عملية موحدة لراشيونال (RUP)؟

• مشاريع تطوير البرمجيات مع إطار زمني يمكن التنبؤ به للإنجاز وميزانية نهائية يمكن التنبؤ بها.

التمثيل المرئي للعملية الموحدة العقلانية (RUP)

في التمثيل المرئي أدناه ، يمكنك رؤية جميع المراحل الأربع لتطوير المشروع في RUP. يمكنك أيضًا ملاحظة أن بعض المراحل (التفصيل ، والبناء ، والانتقال) بها المزيد من التكرارات التي تركز على إنتاج مخرجات تقنية لتحقيق هدف كل مرحلة.

2. إدارة المشاريع الرشيقة

تقترح تقنية إدارة المشروع هذه المرونة والقدرة على التكيف للتكيف بسهولة مع التغييرات داخل دورة حياة المشروع. كلمة "رشيق" في حد ذاتها تعني القدرة على التغيير ، أي التكيف.

ما هي Agile Project Management؟

Agile Project Management هي منهجية لتطوير البرمجيات تؤكد على التنظيم الذاتي والوظائف المشتركة في الفريق ، فضلاً عن الوصول إلى رضا العملاء.

كيفية استخدام Agile Management؟

هناك العديد من المبادئ التي تحتاج إلى اتباعها لاستخدام Agile Management بنجاح في مشاريعك:

• بدلاً من تنفيذ عمليات وأدوات محددة ، تؤكد هذه التقنية على التفاعلات بين الأفراد في الفريق.
• بدلاً من تجميع وثائق شاملة للمنتج ، تؤكد هذه التقنية على إنشاء برنامج يعمل بشكل كامل.
• بدلاً من التركيز على مفاوضات العقد ، تؤكد هذه التقنية على استخدام تعاون العميل لتسهيل إجراءات التطوير.
• بدلاً من اتباع خطة مشروع صارمة ، تؤكد هذه التقنية على أفضل الطرق التي يمكن للفريق من خلالها الاستجابة للتغييرات في المشروع.

لفهم أفضل ، اتبع الخطوات:

1. أولاً ، تقوم بتقسيم المشاريع إلى سباقات قصيرة
2. أنت تكيف خطط مشروعك أثناء عملك وتهدف إلى التحسين المستمر
3. يشجع مدير المشروع الفريق على التنظيم الذاتي
4. أنت تهدف إلى إنتاج أقصى قيمة ووظائف من الخدمة / المنتج الذي تريد تقديمه

تاريخ موجز لإدارة المشاريع الرشيقة

تم تطوير Agile Project management رسميًا في عام 2001 كجزء من Agile Manifesto.

ما هي أفضل ميزة لإدارة المشاريع الرشيقة؟

• المشاريع التي ليس لديها مواعيد نهائية صارمة ، ولكن لديها فكرة عامة عن النتيجة النهائية / المنتج
• المشاريع التي تنطوي على تغييرات غير متوقعة
• المشاريع التي تعتمد على التعاون الجماعي الفعال بدلاً من التخطيط الفعال للمشروع

التمثيل المرئي للإدارة الرشيقة

كما ترى ، فإن الإدارة الرشيقة هي عملية تكرارية هدفها النهائي هو الاستجابة للتغييرات.

3. منهجية سكروم

هذا أسلوب مرن آخر لإدارة المشاريع يعتمد على العمليات التكرارية والتعديلات والتعلم المستمر.

ما هي منهجية سكروم؟

تمامًا مثل Kanban ، يعد Scrum نوعًا فرعيًا شائعًا آخر لمنهجية إدارة المشاريع الرشيقة - هدفه هو مساعدة فرق تطوير البرامج على تقديم برامج العمل بشكل متكرر ، بمساعدة الممارسات الإضافية والتكرارية.

يُقاس تقدم المشروع باتباع تسلسل فترات قصيرة ومختومة زمنيًا تسمى سباقات السرعة - يجب أن تعني نهاية كل سباق إكمال مقدار واحد مجدول من العمل.

كيفية استخدام منهجية سكروم؟

فيما يلي 6 خطوات لتشغيل مشروع باستخدام منهجية سكرم:

1. تعيين فريقك - أولاً وقبل كل شيء ، تحتاج إلى تعيين الأشخاص الذين سيطورون أو ينتجون أو يؤدون أي مسؤوليات أخرى لإنشاء منتج نهائي (سيد Scrum ، مالك المنتج ، إلخ.)
2. إنشاء سجل منتج - هذا هو المكان الذي تضع فيه قائمة بالعمل الذي يجب القيام به والتي تُعرف أيضًا باسم إنشاء سباقات السرعة - العدو هو فترة زمنية قصيرة حيث يتم تقسيم العمل إلى مكونات أكثر قابلية للإدارة. أضف قصص من الأعمال المتراكمة هنا.
3. استضافة اجتماع - هذا اجتماع يومي قصير يسمى اجتماع "الاجتماع اليومي" أو "الوقوف". يتحدث الفريق بأكمله عن التقدم ويعالج القضايا إن وجدت.
4. استضف اجتماعًا لمراجعة السرعة - يُعقد هذا الاجتماع في نهاية السباق. يجب أن يكون جميع أصحاب المصلحة الأساسيين حاضرين لمناقشة النتائج وجمع البيانات ووضع الخطط للتحسينات أو التغييرات.
5. كرر - تحتاج إلى تكرار الخطوتين السابقتين حتى تكمل السباق النهائي وإنشاء التسليمات.

تاريخ موجز لمنهجية سكروم

كما ذكرنا سابقًا ، يقع Scrum الآن رسميًا تحت المصطلح الشامل "Agile" - ومع ذلك ، كان أولًا بهذا الاسم قدمه Hirotaka Takeuchi و Ikujiro Nonaka في عام 1986 ، في ورقتهم The New Product Development Game .

ما هي أفضل منهجية سكروم؟

• مشاريع معقدة وغامضة - عادة ما تكون مشاريع تطوير برمجيات ، ولكن يمكن أن يكون Scrum أيضًا نهجًا فعالاً لمشاريع التسويق وفرق القيادة.

التمثيل المرئي لمنهجية سكرم

يتم عرض خطوات تشغيل مشروع Scrum الناجح في الصورة التالية مع الأنشطة الأخرى اللازمة لإكمال المشروع.

4. البرمجة المتطرفة (XP)

البرمجة المتطرفة (XP) هي تقنية تعاونية تشجع العمل الجماعي وتقترح تحلل المشاريع المعقدة إلى إصدارات متعددة أصغر وأكثر قابلية للإدارة.

ما هي البرمجة المتطرفة (XP)؟

Extreme Programming (XP) هو إطار تطوير برمجيات رشيق محدد هدفه الرئيسي هو مساعدة الفريق على إنتاج برامج عالية الجودة مع استخدام وقت أقل لإدارة إصدارات المشروع وتلبية احتياجات العملاء.

تنص البرمجة الشديدة على الأنشطة والمبادئ التالية المتعلقة بالمشروع:

• حافظ على التواصل المستمر - مع التركيز على المناقشات وجهًا لوجه إلى جانب رسم السبورة البيضاء.
• قم بأبسط شيء يعمل - مع التركيز على القيام بما هو ضروري فقط ومعالجة متطلبات المشروع الحالية فقط.
• قدم ملاحظات منتظمة - مع التركيز على دورة عمل "البناء والجمع والتعديل". يبني الفريق ميزة ، ويجمع ملاحظات حول الميزة ، ثم يعدل الميزة بناءً على التعليقات.
• تصرف بشجاعة - مع التركيز على قبول الصعوبات ، والتصرف بناءً على الملاحظات ، والاستجابة بسرعة ، وطرح أسئلة مثيرة للجدل عند الحاجة.
• تعزيز الاحترام - مع التركيز على تقديم التغذية الراجعة للآخرين ، وقبول التعليقات من الآخرين ، وكل ذلك باحترام.

كيف تستخدم البرمجة المتطرفة (XP)؟

اتبع الخطوات:

1. الخطة - الخطوة الأولى هي المكان الذي يتم فيه التخطيط ، أي حيث يكتب العميل قصص المستخدم - شرح موجز لمتطلبات العميل لميزات معينة.
2. التواصل - نظرًا لأن إدارة المشروع هي اتصال بنسبة 90٪ ، فإن الخطوة التالية هي المكان الذي يحتاج فيه مدير المشروع إلى بناء فريق يعمل بسلاسة.
3. إعادة الهيكلة - ابدأ من التصميم الأسهل أولاً وانتقل إلى التصميمات المعقدة. يجب عليك إنشاء مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة للحفاظ على كودك موجزًا ​​وشاملًا. لا تنس إنشاء حلول سبايك - تجارب صغيرة يمكن أن تساعدك في العثور على إجابات لمشاكل التصميم الصعبة.
4. الكود - حان الوقت الآن لتطبيق الكود. نظرًا لأن XP يستخدم نموذج الملكية الجماعية ، فإنه لا يعتمد على المطورين الفرديين ، والرمز مملوك بشكل جماعي - أي عضو في الفريق يلاحظ مشكلة في الكود يجب أن يعالج المهمة في أي وقت من الأوقات.
5. المراجعة والاختبار - أخيرًا ، يجب أن تمر كل خطوة من خطوات العملية باختبار شامل ومتكرر ، قبل إصدار الكود.

تاريخ موجز للبرمجة المتطرفة (XP)

تم إنشاء Extreme Programming (XP) لأول مرة في التسعينيات من قبل Kent Beck الذي طبق هذه التقنية في العمل على مشروع كشوف المرتبات C3.

ما هي البرمجة القصوى (XP) الأفضل؟

• مشاريع تطوير البرمجيات الديناميكية والمتغيرة باستمرار
• فرق تطوير مشتركة
• مشاريع محفوفة بالمخاطر ذات أطر زمنية ثابتة

التمثيل المرئي للبرمجة المتطرفة (XP)

يمكنك رؤية الخطوات الموضحة أدناه في هذا التمثيل المرئي والذي يتضمن ، بالإضافة إلى ذلك ، المرحلة الأخيرة - البرمجة الزوجية. قلنا بالفعل أن XP يدعم العمل الجماعي والتعاون ، لذلك تتم البرمجة الزوجية بحيث يمكن لأعضاء الفريق العمل في أزواج على جهاز كمبيوتر واحد. هذا يعزز الملكية الجماعية ، والأكثر من ذلك - يتعلم كلا أعضاء الفريق من بعضهما البعض.

تقنيات وأدوات إدارة المشاريع

بغض النظر عن أسلوب إدارة المشروع المحدد الذي تستخدمه ونوع المشروع الذي تعمل عليه ، ستظل بحاجة إلى معالجة وتنفيذ مهام وعمليات عامة معينة - على وجه التحديد ، ستحتاج إلى:

1. تنظيم وتخطيط سير عمل المشروع
2. جدولة المشروع في بعض القدرات
3. إدارة وقتك بشكل صحيح
4. تواصل مع فريقك
5. تعاون مع فريقك
6. التعامل مع الجانب المحاسبي والمالي للمشروع

الآن ، أفضل طريقة للقيام بكل ذلك هي استخدام أدوات إدارة المشاريع .

ولكن ، ليس فقط أي أداة لإدارة المشروع - وفقًا للبحث الذي حقق في الطلب الشائع من حيث ميزات PM ، يجب أن تقدم مجموعة الأدوات التي تستخدمها لإدارة المشروع الوظائف التالية:

كما ترى ، تتصدر ميزات مشاركة الملفات ، وتتبع الوقت ، وتكامل البريد الإلكتروني ، ومخططات جانت ، والتقارير المخصصة ، وميزات الفواتير بأعلى نسبة مشاركة (من 51٪ إلى 43٪) - بينما تكامل التخزين السحابي ، والميزات الخاصة بالصناعة ، وواجهة برمجة التطبيقات والميزات الخاصة بطريقة PM والدردشة في الوقت الفعلي والوصول عبر الهاتف المحمول وتكامل الوسائط الاجتماعية ومحادثات الفيديو تتبع عن كثب (من 42٪ إلى 28٪).

مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك قائمة بأفضل أدوات إدارة المشاريع مع الميزات المذكورة ، لكل نوع من أنواع المهام والعمليات المرتبطة بالعمل في المشاريع:

أدوات PM لتنظيم وتخطيط سير عمل المشروع

يمكن أن تساعدك الأدوات التالية على التواصل مع فريقك بطريقة منظمة أثناء التخطيط التفصيلي للمشروع ، والتركيز على المهام المهمة ، وتسلسلها وفقًا لذلك.

تريلو

لتنظيم سير العمل وتخطيطه ، يمكنك استخدام أداة Trello التقليدية لإدارة المشاريع القائمة على Kanban.

تتيح لك هذه الأداة تنظيم مهامك والتخطيط لها ، ثم تتبع تقدمها عبر أعمدة مسماة بشكل مناسب.

يمكنك معرفة من يعمل على ماذا ، وما هي الأشياء قيد التقدم ، وأين توجد في هذه العملية. يبقيك على اتصال بفريقك ، ويتم إعلام الجميع بحالة المهام:

• لكى يفعل
• عمل
• استعراض
• جاهز للنشر

الشيء المدهش في Trello هو أنه يمكن تطبيقه على مختلف الصناعات ، ويمكنك إنشاء أعمدة مخصصة تناسب مشاريعك.

n مهمة

nTask هو برنامج لإدارة المشاريع يحافظ على تنظيم فريقك ويدير العمل بشكل فعال عبر فريقك. احصل على المزيد مع nTask من خلال تحديد الأولويات - انسَ تعدد المهام الذي ثبت أنه يؤدي إلى نتائج عكسية عدة مرات. باستخدام nTask ، يمكنك التوزيع الاستراتيجي وإدارة عبء العمل الثقيل حتى أثناء التنقل.

يوفر nTask لمستخدميه ميزات عديدة ، ونعتقد أن هناك شيئًا للجميع:

فريق التعاون

مع nTask - العمل الجماعي يجعل الحلم يعمل. يقدم هذا التطبيق المذهل:

• تعاون فريق فعال
• مساحات عمل مخصصة ودردشة جماعية
• تشكيل الفرق وتحديد أدوارها
• تعيين المهام لأعضاء الفريق ومتابعة تقدمهم

تخطيط المشروع

لا تدع مشروعك يفوتك تاريخ الانتهاء بسبب التخطيط غير الكافي ، ومع nTask :

• ضع خططًا شاملة لما يجب القيام به ومتى وأين
• تخصيص الموارد بشكل فعال
• تعيين طرق الفواتير
• عرض حالة المشروع والتقدم

ادارة المهام

أنجز المزيد من المهام باستخدام nTask :

• قم بتنظيم وتتبع سير عمل فريقك على لوحات Kanban
• تنظيم المهام الخاصة بك في عرض القائمة ، عرض الشبكة ، أو عرض التقويم
• قم بتعيين التذكيرات ومهام الألوان لمهامك
• توفر مخططات جانت تمثيلاً مرئيًا لجدول مشروع ، وتعرض تبعيات المهام والمهام المرتبطة

إدارة الاجتماعات

اجعل الجميع في الحلقة:

• قم بدعوة الأشخاص إلى اجتماعاتك من خلال دعوات مخصصة عبر البريد الإلكتروني  
• تنظيم وتتبع اجتماعاتك
• وضع جدول أعمال واضح للاجتماع
• قم بإعداد اجتماعات متكررة  

الدوام

ساعات التسجيل في الجداول الزمنية nTask :

• تتبع وقت موظفيك
• قم بإنشاء جداول زمنية متعددة
• الموافقة على الجداول الزمنية السابقة وتتبعها

تشمل التطبيقات الفعالة الأخرى التي يمكنك استخدامها لتنظيم وتخطيط مشروعك والمهام المتعلقة بالمشروع ClickUp و Taiga و Asana.

أدوات PM لجدولة المشروع

إن تشغيل العديد من المشاريع والمهام في وقت واحد ليس بالأمر السهل. تفويت المواعيد النهائية يكلف المال والوقت. ضع في اعتبارك إنشاء جدول زمني للمشروع بدلاً من ذلك. يعمل الجدول الزمني للمشروع بمثابة خارطة طريق تتضمن خطة مطلوبة لتحقيق الهدف ، ويوضح المدة التي سيستغرقها إكماله. مع وضع ذلك في الاعتبار ، اخترنا لك بعض أدوات جدولة المشروع.

تقويم جوجل

لجدولة سير عملك ، يمكنك استخدام تقويم Google ، وهو تقويم جدولة بسيط يمكنك استخدامه من خلال حساب Gmail الخاص بك.

تتيح لك هذه الأداة جدولة الاجتماعات والمشاورات مع فريقك في خانات تقويم مباشرة. باستخدام تقويم Google ، لا يمكنك أبدًا تفويت أي موعد حيث تتلقى تذكيرات بالأنشطة القادمة.

في تقويم Google ، يمكنك إنشاء قوائم مهام ، وتخصيص التقويم الخاص بك بوظائف إضافية ، وتخصيص أحداثك حسب رغبتك ، والمزيد.

تشمل التطبيقات الفعالة الأخرى التي يمكنك استخدامها للتعامل مع المهام وجدولة المشروع Doodle و Cal Friendly و Any.do.

أدوات PM لجدولة المشروع

تحتاج أداة إدارة وقت المشروع عالية الجودة إلى إدارة الوقت والمهام بكفاءة ، بما في ذلك تتبع الوقت ، والفواتير ، وإعداد التقارير ، وتجعلك تشعر بالأمان أثناء استخدامها. ومع ذلك ، فكر في استخدام التطبيقات التالية:

كلوكيفي

لإدارة وقتك أثناء العمل في المشروع بشكل صحيح ، يمكنك استخدام Clockify ، متتبع الوقت الرائد في السوق. Clockify هو تطبيق لتتبع الوقت يوفر ميزات تتبع الوقت الأساسية لعدد غير محدود من المستخدمين والمشاريع مجانًا.

باستخدام Clockify ، يمكنك إدارة المشروعات وتتبعها بطريقة مريحة للغاية وشفافة وسهلة الاستخدام. علاوة على ذلك ، ستتمكن من تتبع وقت فريقك وتقدمه ، وتعيين الميزانية ، وعمل تقديرات زمنية دقيقة لمشاريعك.

تتيح هذه الأداة لفريقك تتبع الوقت الذي تقضيه في المهام المتعلقة بالمشروع أثناء عملك (أو بعد الانتهاء من العمل) ، وإنشاء تقارير عن استخدام وقتك ، واستخدامها لتحديد المكان الذي يمكنك فيه إجراء تحسينات في سير عملك.

بالإضافة إلى استخدام Clockify ، يمكنك أيضًا استخدام Rescue Time أو WakaTime لتتبع الوقت الذي تقضيه في تطبيقات معينة تلقائيًا.

أدوات PM لاتصالات المشروع

تعتبر أدوات التعاون الجماعي ذات أهمية قصوى لأنها تساعد في فتح أبواب التواصل داخل الفريق وتعزيز العمل عن بُعد من أي مكان في العالم.

لقد اخترنا لك بعض أدوات التعاون في المشروع:

قرقرة

Pumble هي أداة تعاون جماعي فعالة متاحة مجانًا ، لعدد غير محدود من المستخدمين ، مع سجل رسائل مجاني. يتيح لك هذا التطبيق المذهل إجراء محادثات فردية خاصة مع أعضاء فريقك باستخدام القنوات الخاصة أو الدردشات الجماعية أو المحادثات العامة. ما عليك سوى إنشاء قناة وإضافة أعضاء وتخصيصها حسب رغبتك.

باستخدام Pumble ، يمكنك جعل جميع الاتصالات مع فريقك مركزية في مكان واحد - والإشارة بسهولة إلى المحادثات السابقة أو الروابط أو الملفات أو التصفية حسب القناة أو الشخص.

أدوات إدارة المشاريع للتعاون في المشروع

بصرف النظر عن التواصل الجماعي ، يعد التعاون في المشروع أمرًا مهمًا أيضًا لأنه يسمح بالإنشاء والتعاون في الوقت الفعلي. بالطبع ، ستحتاج إلى تطبيق موثوق به لهذا الغرض:

أوراق جوجل

تعاون الفريق هو مصطلح واسع. على سبيل المثال ، للتعاون مع فريقك في إدخال البيانات والتحليل الإحصائي ، يمكنك استخدام جداول بيانات Google ، وهو جدول بيانات عبر الإنترنت.

تتيح لك هذه الأداة إضافة البيانات وحسابها وإنشاء المخططات وتحليل إحصائيات المشروع - يمكن لأعضاء متعددين من فريقك معالجة البيانات في نفس الوقت ، ويتم حفظ جميع التغييرات الخاصة بك على الفور وبشكل تلقائي.

تشمل التطبيقات الفعالة الأخرى التي يمكنك استخدامها للتعامل مع مهام التعاون المختلفة Dropbox (لمشاركة الملفات عبر الإنترنت) و Visme (لجلسات العصف الذهني للفريق) و Jira (لإدارة المشاريع السريعة).

جيرا

Jira هو برنامج رشيق يستخدم لإدارة المشاريع وتتبع المشكلات. تشمل ميزاته الغنية تتبع الأخطاء وإدارة مهام تطوير البرامج وإدارة المنتج.

أثبتت Jira أنها مثالية لتتبع الأخطاء وإدارة الموارد وتتبع أداء فريقك وسرعته.

تقدم Jira لمستخدميها لوحات معلومات قابلة للتخصيص وواجهة سهلة الاستخدام لتتبع المهام وإنشاء التقارير.

تشمل التطبيقات الفعالة الأخرى التي يمكنك استخدامها للتعامل مع مهام التعاون المختلفة Dropbox (لمشاركة الملفات عبر الإنترنت) و Visme (لجلسات العصف الذهني للفريق).

أدوات PM لتمويل المشاريع والمحاسبة

إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أن مؤسستك تستخدم برنامج إدارة موثوقًا يعزز شفافية المشروع من خلال تحليل الميزانية والتكاليف ، وإنشاء التقارير ، ومركزية جميع المعاملات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد.

لذلك ، حاول استخدام:

محاسبة سيج

للتعامل مع مهام المالية والمحاسبة المتعلقة بالمشروع ، يمكنك استخدام Sage Accounting .

تتيح لك هذه الأداة تحليل التمويل الخاص بك ، بالإضافة إلى إصدار فاتورة لعملائك عند اكتمال المشروع.

تشمل التطبيقات الفعالة الأخرى التي يمكنك استخدامها للتعامل مع تمويل المشروع والمحاسبة ، Fyle و Quickbooks و Wave Accounting و Freshbooks.

تقنيات إدارة المشاريع وأفضل الممارسات

لذا ، فأنت تفهم كيف تعمل منهجيات إدارة المشاريع الشائعة ، ومتى يجب استخدامها ، وما هي الأدوات. حان الوقت الآن لتسليط الضوء على بعض أفضل الممارسات في إدارة المشاريع التي تساعد في جعل جهودك في إدارة المشاريع فعالة حقًا:

1. توثيق جميع متطلبات المشروع

لقد حددت الأهداف التي تريد تحقيقها والمهام والخطوات التي تحتاج إلى القيام بها للوصول إلى الأهداف المذكورة.

حان الوقت الآن لتوثيق هذه البيانات للرجوع إليها في المستقبل ، من أجل فريقك ومن أجل المستثمرين المحتملين في المشروع في المستقبل.

2. تقدير المشاريع وفقا لالتزاماتك الأخرى

من المحتمل أن تعمل شركتك في عدة مشاريع خلال نفس الفترة الزمنية.

لذلك ، ستحتاج إلى النظر في مشاريع والتزامات فريقك الأخرى عند تحديد المواعيد النهائية وتحديد المسؤوليات.

3. إدارة عبء العمل بعناية

هل أنت متأكد من أنك خصصت المهام والأدوار والمسؤوليات بالتساوي؟

أم أن أحد أعضاء الفريق يجهد نفسه بخمس مهام مختلفة ، في حين أن عضوًا آخر في الفريق بالكاد لديه أي شيء يفعله؟

راقب هذا عن كثب ، ووزع العمل بالتساوي ، من أجل أفضل استخدام للموارد.

4. مراقبة تقدم المشروع في جميع الأوقات

هل المشروع يسير كما هو مخطط له؟

هل يقوم الجميع بنصيبهم من العمل؟

هل يعمل الفريق بوتيرة تتماشى مع المواعيد النهائية المتوقعة للمشروع؟

هل هناك تأخير في مرحلة واحدة من المشروع؟

ستساعد مراقبة عمل فريقك وتتبع تقدمه في الإجابة على كل هذا ، ومنع الحوادث والتأخيرات.

5. توصيل كل شيء

للبقاء على المسار الصحيح مع ما يعمل عليه الجميع حاليًا ، ومدى تقدمهم ، وما إذا كانت هناك مشاكل في المشروع ، سيحتاج فريقك إلى التواصل .

لذلك ، لكل سؤال أو مشكلة أو معضلة لديك ، تحدث عنها. أجب عن الأسئلة واكتشف المشكلات وحل المعضلات معًا .

6. اتخاذ الاحتياطات ضد زحف نطاق المشروع

إذا كنت تخطط لمشروعك بعناية وتوقعت جميع المهام والمهام الفرعية التي قد تحتاج إلى معالجتها قبل اكتمال المشروع ، فسوف تكون مؤمناً ضد زحف النطاق.

للقيام بذلك ، احسب بعناية الميزانية والوقت الذي ستحتاج إليه لإنهاء جميع المهام والمهام الفرعية في الوقت المحدد ، والجودة المتوقعة.

7. النظر في جميع مخاطر المشروع

كل مشروع لديه مشاكل محتملة قد تنشأ قبل اكتمال المشروع. لقد تعاملنا مع هذا الموضوع بتقنية تسجيل المخاطر في وقت سابق ، والآن حان الوقت للتأكيد على أهميته.

تكمن الحيلة في التأكد من تجاوزك لهذه المشكلات دون ألم في توقعها قبل حدوثها.

لذلك ، استهدف استخدام خبرتك لتحديد المشاكل المحتملة في مراحل المشروع ومهامه.

بعد ذلك ، حدد الحلول التي ستنفذها إذا دعت الحاجة.

8. خذ الوقت الكافي لتحليل المشروع بعد الانتهاء

بمجرد الانتهاء من المشروع ، خذ الوقت الكافي لتحليله.

سلط الضوء على ما قمت به بشكل جيد ، وما يمكنك القيام به بشكل أفضل في المستقبل.

قم بتحليل الوقت المستغرق لإنهاء كل مرحلة وحدد المهام التي تتطلب أكبر قدر من الجهد. سترغب في تخصيص المزيد من الوقت لمثل هذه المهام في المشاريع المستقبلية.

وبالطبع أثني على الفريق لعملهم الجاد وتفانيهم. لقد كسبوها.

تغليف…

قبل أن تبدأ العمل في مشروع ما ، فكر في أفضل منهجية لإدارة المشروع يمكنك استخدامها في عملك. بعد ذلك ، ادمج تقنية PM التي اخترتها مع الأدوات المناسبة وأفضل الممارسات ، للحصول على نتائج محسّنة.

إذا اتبعت المبادئ المحددة لتقنية إدارة المشروع المحددة ، فسوف تسرع من سير عملك ، وتحافظ على التحكم في إجراءات المشروع ، وتبسط عملية الإدارة الخاصة بك. نتيجة لذلك ، ستنتهي بشكل أسرع وتسليم منتجًا نهائيًا عالي الجودة.