Manajemen Proyek: 31 teknik, praktik, dan alat terbaik

What is Extreme Project Management (XPM) best for?

• Projects with a low possibility for failure
• Projects with short deadlines
• Projects that aim for innovation
• Projects with factors that are difficult to control
• Projects characterized by sudden, spontaneous changes

Visual representation of Extreme Project Management (XPM)

From this visual representation, you can get a better insight into XPM's flexibility and freedom when it comes to making decisions about the approach, cost, timeframe, and scope. Do not adapt the project to a fixed set of rules and approaches, adapt the rules and approaches to the project itself until you achieve the desired result.

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

Sejarah singkat PRINCE2

PRINCE 2 adalah variasi dari metode sebelumnya bernama PROMPT II — pada tahun 1989, pemerintah Inggris mengadopsi variasi PROMPT II ini sebagai standar untuk manajemen proyek di sektor TI. Hari ini, ini adalah metodologi manajemen proyek resmi untuk semua proyek pemerintah Inggris.

Untuk apa PRINCE2 terbaik?

• Proyek kompleks yang memiliki serangkaian persyaratan tetap dan lingkungan yang kompleks.

Representasi visual PRINCE2

Dari representasi visual di bawah ini, Anda dapat melihat bahwa PRINCE2 dibangun di atas prinsip-prinsipnya, yaitu panduan dan aturan yang harus Anda ikuti untuk berhasil menjalankan sebuah proyek. Kemudian, tema PRINCE2 menunjukkan kepada Anda bagaimana mengelola proyek, yaitu bagaimana menerapkan prinsip-prinsip.

Teknik manajemen proyek terbaik untuk rekayasa perangkat lunak

Proyek rekayasa perangkat lunak yang khas melibatkan pengumpulan persyaratan, pengembangan dan pengujian perangkat lunak, dan melakukan pemeliharaan rutin pada produk perangkat lunak.

Teknik manajemen proyek terbaik untuk digunakan dengan proyek rekayasa perangkat lunak adalah:

1. Proses Terpadu Rasional (RUP)
2. Manajemen Proyek Tangkas
3. Metodologi Scrum
4. Pemrograman Ekstrim (XP)

1. Rasional Unified Process (RUP)

Teknik manajemen proyek ini berulang dan gesit pada saat yang bersamaan. Ini berulang karena aktivitas berulang selama proyek, dan gesit karena dapat disesuaikan agar sesuai dengan persyaratan perangkat lunak.

Apa itu Rational Unified Process (RUP)?

Rational Unified Process (RUP) adalah struktur manajemen yang gesit untuk tim pengembangan perangkat lunak yang membuat proyek berkembang dari waktu ke waktu dalam 4 fase berbeda — Inception, Elaboration, Construction, dan Transition. Masing-masing dari 4 fase memiliki tujuan utama dan melibatkan 6 disiplin pengembangan — Pemodelan Bisnis, Persyaratan, Analisis & Desain, Implementasi, Pengujian, dan Penerapan. Kecuali Anda berhasil mencapai tujuan utama dari tahap sebelumnya, Anda tidak akan dapat melanjutkan ke tahap berikutnya.

Beberapa disiplin pengembangan lebih penting daripada yang lain, sehingga membutuhkan lebih banyak waktu daripada yang lain.

Bagaimana cara menggunakan Rational Unified Process (RUP)?

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, untuk menggunakan teknik RUP secara efisien, perangkat lunak harus melalui 4 fase pengembangan:

1. Permulaan — Karena ini adalah langkah rencana perjalanan dalam prosesnya, Anda harus membuat kasus bisnis yang mencakup rencana proyek dengan deskripsinya, penilaian manajemen risiko, lingkungan bisnis, dan faktor keberhasilan. Setelah semua dalam pikiran, pemangku kepentingan memutuskan apakah akan melanjutkan proyek atau tidak. Tahap awal juga merupakan tonggak pertama dalam proyek ini. Jika proyek gagal melewati tahap ini, dapat dibatalkan atau didesain ulang.
2. Elaborasi — Pada tahap ini, Anda harus mempertimbangkan risiko teknis proyek, yaitu apakah Anda mampu membangun sistem yang bisa diterapkan. Ini adalah tonggak kedua dalam proses, dan ini penting karena mengandung risiko tinggi, dan sulit untuk mendorong perubahan di kemudian hari.
3. Konstruksi — Di sinilah komponen dan fitur utama dikembangkan bersama dengan pengkodean dan pengujian. Tahap ini menghasilkan manual pengguna dan versi beta dari sistem yang perlu dievaluasi. Jika produk gagal dalam pengujian, tahap berikutnya — tahap Transisi — perlu ditunda.
4. Transisi — Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk merilis produk dengan sukses, dan ini adalah tonggak terakhir dalam proses ini.

Sejarah Singkat Rational Unified Process (RUP)

Rational Unified Process didirikan oleh Rational Software Corporation pada tahun 2003.

Untuk apa Rational Unified Process (RUP) terbaik?

• Proyek pengembangan perangkat lunak dengan kerangka waktu penyelesaian yang dapat diprediksi dan anggaran akhir yang dapat diprediksi.

Representasi visual dari Rational Unified Process (RUP)

Dalam representasi visual di bawah ini, Anda dapat melihat keempat fase pengembangan proyek di RUP. Anda juga dapat melihat bahwa beberapa fase (Elaborasi, Konstruksi, dan Transisi) memiliki lebih banyak iterasi yang berfokus pada menghasilkan hasil teknis untuk mencapai setiap tujuan fase.

2. Manajemen Proyek Agile

Teknik manajemen proyek ini mengusulkan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi untuk dengan mudah menyesuaikan diri dengan perubahan dalam siklus hidup proyek. Kata “gesit” sendiri berarti mampu berubah, yaitu beradaptasi.

Apa itu Manajemen Proyek Agile?

Agile Project Management adalah metodologi untuk pengembangan perangkat lunak yang menekankan pengorganisasian diri dan fungsionalitas silang dalam sebuah tim, serta mencapai kepuasan pelanggan.

Bagaimana cara menggunakan Manajemen Agile?

Ada beberapa prinsip yang perlu Anda ikuti agar berhasil menggunakan Manajemen Agile dalam proyek Anda:

• Alih-alih menerapkan proses dan alat tertentu, teknik ini menekankan interaksi antar individu dalam sebuah tim.
• Alih-alih menyusun dokumentasi komprehensif untuk produk, teknik ini menekankan pada pembuatan perangkat lunak yang berfungsi penuh.
• Alih-alih berfokus pada negosiasi kontrak, teknik ini menekankan pemanfaatan kolaborasi klien untuk memfasilitasi prosedur pengembangan.
• Alih-alih mengikuti rencana proyek yang ketat, teknik ini menekankan cara terbaik yang dapat dilakukan tim untuk merespons perubahan dalam proyek.

Untuk pemahaman yang lebih baik, ikuti langkah-langkahnya:

1. Pertama, Anda membagi proyek menjadi sprint pendek
2. Anda menyesuaikan rencana proyek Anda saat Anda bekerja dan bertujuan untuk perbaikan terus-menerus
3. Manajer proyek mendorong tim untuk mengatur diri sendiri
4. Anda bertujuan untuk menghasilkan nilai dan fungsionalitas maksimum dari layanan/produk yang ingin Anda tawarkan

Sejarah singkat Manajemen Proyek Agile

Manajemen Agile Project secara resmi dikembangkan pada tahun 2001 sebagai bagian dari Agile Manifesto.

Untuk apa Manajemen Proyek Agile terbaik?

• Proyek yang tidak memiliki tenggat waktu yang ketat, tetapi memiliki gambaran umum tentang hasil/produk akhir
• Proyek yang menyiratkan perubahan tak terduga
• Proyek yang bergantung pada kolaborasi tim yang efisien daripada perencanaan proyek yang efisien

Representasi visual dari Agile Management

Seperti yang Anda lihat, Manajemen Agile adalah proses berulang yang tujuan utamanya adalah untuk merespons perubahan.

3. Metodologi Scrum

Ini adalah teknik manajemen proyek fleksibel lainnya yang didasarkan pada proses berulang, penyesuaian, dan pembelajaran berkelanjutan.

Apa itu Metodologi Scrum?

Sama seperti Kanban, Scrum adalah subtipe populer lainnya dari metodologi manajemen proyek tangkas — tujuannya adalah untuk membantu tim pengembangan perangkat lunak mengirimkan perangkat lunak yang berfungsi lebih sering , dengan bantuan praktik inkremental dan iteratif.

Kemajuan proyek diukur dengan mengikuti urutan periode pendek yang diberi waktu yang disebut sprint — akhir setiap sprint harus berarti penyelesaian satu jumlah pekerjaan yang dijadwalkan.

Bagaimana cara menggunakan Metodologi Scrum?

Berikut adalah 6 langkah untuk menjalankan proyek menggunakan Metodologi Scrum:

1. Tetapkan tim Anda — Pertama-tama, Anda perlu menugaskan orang yang akan mengembangkan, memproduksi, atau melakukan tanggung jawab lain untuk membuat produk akhir (master Scrum, pemilik produk, dll.)
2. Create a product backlog — Ini adalah tempat di mana Anda membuat daftar pekerjaan yang perlu dilakukan yang juga dikenal sebagai Buat sprint — Sprint adalah periode waktu singkat di mana pekerjaan dipecah menjadi komponen yang lebih mudah dikelola. Tambahkan cerita dari backlog di sini.
3. Selenggarakan rapat — Ini adalah rapat harian singkat yang disebut rapat "scrum harian" atau "berdiri". Seluruh tim membicarakan kemajuan dan menangani masalah jika ada.
4. Selenggarakan rapat tinjauan sprint — Rapat ini berlangsung di akhir sprint. Semua pemangku kepentingan penting harus hadir untuk mendiskusikan hasil, mengumpulkan data, dan membuat rencana untuk perbaikan atau perubahan.
5. Ulangi — Anda perlu mengulangi dua langkah sebelumnya sampai Anda menyelesaikan sprint terakhir dan membuat kiriman.

Sejarah singkat Metodologi Scrum

Seperti yang disebutkan sebelumnya, Scrum sekarang secara resmi berada di bawah istilah umum “Agile” — namun, pertama kali dengan nama itu diperkenalkan oleh Hirotaka Takeuchi dan Ikujiro Nonaka pada tahun 1986, dalam makalah mereka The New Product Development Game .

Untuk apa Metodologi Scrum terbaik?

• Proyek yang kompleks dan ambigu — secara tradisional, ini adalah proyek pengembangan perangkat lunak, tetapi Scrum juga dapat menjadi pendekatan yang efisien untuk proyek pemasaran dan tim kepemimpinan.

Representasi visual dari Scrum Methodology

Langkah-langkah untuk menjalankan proyek Scrum yang sukses disajikan pada gambar berikut bersama dengan aktivitas lain yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

4. Pemrograman Ekstrim (XP)

Extreme programming (XP) adalah teknik kolaboratif yang mendorong kerja tim dan mengusulkan penguraian proyek kompleks menjadi beberapa rilis yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

Apa itu Extreme Programming (XP)?

Extreme Programming (XP) adalah kerangka kerja pengembangan perangkat lunak gesit spesifik yang tujuan utamanya adalah membantu tim menghasilkan perangkat lunak berkualitas lebih tinggi sambil menggunakan lebih sedikit waktu untuk mengelola rilis proyek dan memenuhi kebutuhan pelanggan.

Extreme Programing mengamanatkan kegiatan dan prinsip terkait proyek berikut ini:

• Pertahankan komunikasi yang konstan — dengan penekanan pada diskusi tatap muka ditambah dengan menggambar di papan tulis.
• Lakukan hal paling sederhana yang berhasil — dengan penekanan pada hanya melakukan apa yang diperlukan dan hanya menangani persyaratan proyek saat ini.
• Berikan umpan balik secara teratur — dengan penekanan pada siklus kerja “bangun-kumpulkan-sesuaikan”. Tim membuat fitur, mengumpulkan umpan balik tentang fitur tersebut, lalu menyesuaikan fitur berdasarkan umpan balik.
• Bertindak dengan berani — dengan penekanan pada menerima kesulitan, bertindak berdasarkan umpan balik, bereaksi dengan cepat, dan mengajukan pertanyaan kontroversial bila diperlukan.
• Promosikan rasa hormat — dengan penekanan pada memberikan umpan balik kepada orang lain, menerima umpan balik dari orang lain, dan semua itu dengan rasa hormat.

Bagaimana cara menggunakan Extreme Programming (XP)?

Ikuti langkah-langkahnya:

1. Rencana — Langkah awal adalah di mana perencanaan dilakukan, yaitu di mana pelanggan menulis cerita pengguna — penjelasan singkat tentang persyaratan pelanggan untuk fitur tertentu.
2. Berkomunikasi — Karena manajemen proyek adalah 90% komunikasi, langkah selanjutnya adalah di mana manajer proyek perlu membangun tim yang berjalan dengan lancar.
3. Restrukturisasi — Mulai dari desain yang paling mudah terlebih dahulu dan lanjutkan ke yang kompleks. Anda harus membuat komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola agar kode Anda tetap singkat namun komprehensif. Jangan lupa untuk membuat solusi spike — eksperimen kecil yang dapat membantu Anda menemukan jawaban atas masalah desain yang sulit.
4. Kode — Sekaranglah waktunya untuk mengimplementasikan kode. Karena XP menggunakan model Kepemilikan Kolektif, model ini tidak bergantung pada pengembang individu, dan kode dimiliki secara kolektif — setiap anggota tim yang melihat masalah dalam kode harus segera menyelesaikan tugas tersebut.
5. Tinjau dan uji — Akhirnya, setiap langkah proses harus melalui pengujian menyeluruh dan berulang, sebelum rilis kode.

Sejarah Singkat Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) pertama kali didirikan pada 1990-an oleh Kent Beck yang menerapkan teknik ini dalam pekerjaan pada proyek penggajian C3.

Untuk apa Extreme Programming (XP) terbaik?

• Proyek pengembangan perangkat lunak yang dinamis dan selalu berubah
• Tim pengembangan yang ditempatkan bersama
• Proyek berisiko dengan kerangka waktu tetap

Representasi visual Extreme Programming (XP)

Anda dapat melihat langkah-langkah yang dijelaskan di bawah ini dalam representasi visual ini yang, sebagai tambahan, mencakup tahap terakhir — pemrograman berpasangan. Kami telah mengatakan bahwa XP mendukung kerja tim dan kolaborasi, oleh karena itu pemrograman berpasangan dilakukan agar anggota tim dapat bekerja berpasangan di satu komputer. Ini memperkuat kepemilikan kolektif, dan terlebih lagi — kedua anggota tim saling belajar.

Teknik dan Alat Manajemen Proyek

Terlepas dari Teknik Manajemen Proyek tertentu yang Anda gunakan dan jenis proyek yang sedang Anda kerjakan, Anda masih harus menangani dan melaksanakan tugas dan proses umum tertentu — yaitu, Anda harus:

1. Atur dan rencanakan alur kerja proyek
2. Jadwalkan proyek dalam kapasitas tertentu
3. Kelola waktu Anda dengan benar
4. Berkomunikasi dengan tim Anda
5. Berkolaborasi dengan tim Anda
6. Menangani aspek akuntansi & keuangan proyek

Sekarang, cara terbaik untuk melakukan semua itu adalah dengan menggunakan alat manajemen proyek .

Tapi, bukan sembarang alat manajemen proyek — menurut penelitian yang menyelidiki permintaan populer dalam hal fitur PM, seperangkat alat yang Anda gunakan untuk manajemen proyek harus menawarkan fungsionalitas berikut:

Seperti yang Anda lihat, fitur Berbagi File, Pelacakan Waktu, Integrasi Email, Bagan Gantt, Laporan Kustom, dan Faktur memimpin dengan pembagian tertinggi (dari 51% hingga 43%) — sementara Integrasi Penyimpanan Cloud, fitur khusus industri, API , fitur khusus metode PM, Obrolan waktu nyata, Akses seluler, Integrasi Media Sosial, dan Obrolan Video mengikuti dengan cermat (dari 42% menjadi 28%).

Dengan mengingat hal itu, berikut adalah daftar alat manajemen proyek terbaik dengan fitur tersebut, untuk setiap jenis tugas dan proses yang terkait dengan pekerjaan pada proyek:

Alat PM untuk mengatur dan merencanakan Alur Kerja Proyek

Alat-alat berikut dapat membantu Anda terhubung dengan tim Anda secara terorganisir sambil membuat perencanaan proyek yang terperinci, berfokus pada tugas-tugas penting, dan mengurutkannya sesuai dengan itu.

Trello

Untuk mengatur dan merencanakan alur kerja Anda, Anda dapat menggunakan Trello , alat manajemen proyek tradisional berbasis Kanban.

Alat ini memungkinkan Anda untuk mengatur dan merencanakan tugas Anda, dan kemudian melacak kemajuan mereka di kolom yang diberi nama yang tepat.

Anda dapat melihat siapa yang mengerjakan apa, hal-hal apa yang sedang berlangsung, dan di mana mereka sedang dalam proses. Itu membuat Anda tetap terhubung dengan tim Anda, dan semua orang diberi tahu tentang status tugas:

• Melakukan
• Sedang mengerjakan
• Tinjauan
• Siap untuk diterbitkan

Hal yang menakjubkan tentang Trello adalah dapat diterapkan ke berbagai industri, dan Anda dapat membuat kolom khusus yang sesuai dengan proyek Anda.

nTugas

nTask adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membuat tim Anda terorganisir dan secara efektif mengelola pekerjaan di seluruh tim Anda. Selesaikan lebih banyak dengan nTask dengan memprioritaskan — lupakan multitasking yang terbukti kontraproduktif berkali-kali. Dengan nTask , Anda dapat mendistribusikan dan mengelola beban kerja yang berat secara strategis bahkan saat bepergian.

nTask menyediakan banyak fitur bagi penggunanya, dan kami yakin ada sesuatu untuk semua:

Kolaborasi tim

Dengan nTask — kerja tim membuat mimpi itu berhasil. Aplikasi luar biasa ini menawarkan:

• Kolaborasi tim yang efektif
• Ruang kerja khusus dan obrolan tim
• Membentuk tim dan mendefinisikan peran mereka
• Menetapkan tugas kepada anggota tim dan melacak kemajuan mereka

Perencanaan proyek

Jangan biarkan proyek Anda melewatkan tanggal penyelesaiannya karena perencanaan yang tidak memadai, dan dengan nTask :

• Buat rencana menyeluruh tentang apa yang perlu dilakukan, kapan, dan di mana
• Alokasikan sumber daya secara efektif
• Tetapkan metode penagihan
• Lihat status dan kemajuan proyek

Manajemen tugas

Selesaikan lebih banyak tugas dengan nTask :

• Atur dan lacak alur kerja tim Anda di Kanban Boards
• Atur tugas Anda dalam Tampilan Daftar, Tampilan Kotak, atau tampilan Kalender
• Atur pengingat dan tugas warna untuk tugas Anda
• Bagan Gantt memberikan representasi visual dari jadwal proyek, menunjukkan dependensi tugas, dan tugas terkait

Manajemen rapat

Pertahankan semua orang dalam lingkaran:

• Undang orang ke rapat Anda melalui undangan email yang dipersonalisasi  
• Atur dan pantau rapat Anda
• Kembangkan agenda rapat yang jelas
• Siapkan rapat berulang  

lembar waktu

Catat jam di lembar waktu nTask :

• Melacak waktu karyawan Anda
• Buat beberapa lembar waktu
• Setujui dan lacak lembar waktu sebelumnya

Aplikasi efisien lainnya yang dapat Anda gunakan untuk mengatur dan merencanakan proyek Anda dan tugas terkait proyek termasuk ClickUp, Taiga, dan Asana.

Alat PM untuk Penjadwalan Proyek

Menjalankan banyak proyek dan tugas secara bersamaan bukanlah hal yang mudah. Melewatkan tenggat waktu membutuhkan uang dan waktu. Pertimbangkan untuk membuat jadwal proyek sebagai gantinya. Jadwal proyek berfungsi sebagai peta jalan yang mencakup rencana yang diperlukan untuk mencapai tujuan, dan memberi tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Dengan mengingat hal itu, kami telah memilih beberapa alat penjadwalan proyek untuk Anda.

Google Kalender

Untuk menjadwalkan alur kerja Anda, Anda dapat menggunakan Google Kalender , kalender penjadwalan sederhana yang dapat Anda gunakan melalui akun Gmail Anda.

Alat ini memungkinkan Anda menjadwalkan rapat dan konsultasi dengan tim Anda dalam slot kalender langsung. Dengan Google Kalender , Anda tidak akan pernah melewatkan janji karena Anda menerima pengingat tentang aktivitas yang akan datang.

Di Google Kalender , Anda dapat membuat daftar tugas, menyesuaikan kalender dengan add-on, menyesuaikan acara sesuai keinginan, dan banyak lagi.

Aplikasi efisien lainnya yang dapat Anda gunakan untuk menangani tugas dan penjadwalan proyek termasuk Doodle, Calendly, dan Any.do.

Alat PM untuk Penjadwalan Proyek

Alat manajemen waktu proyek yang berkualitas perlu mengelola waktu dan tugas secara efisien, termasuk pelacakan waktu, penagihan, pelaporan, dan membuat Anda merasa aman saat menggunakannya. Karena itu, pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi berikut:

Clockify

Untuk mengatur waktu Anda saat mengerjakan proyek dengan benar, Anda dapat menggunakan Clockify , pelacak waktu terkemuka di pasar. Clockify adalah aplikasi pelacakan waktu yang menawarkan fitur pelacakan waktu dasar untuk pengguna dan proyek tanpa batas, gratis.

Dengan Clockify , Anda dapat mengelola dan melacak proyek dengan cara yang sangat nyaman, transparan, dan ramah pengguna. Terlebih lagi, Anda akan dapat melacak waktu dan kemajuan tim Anda, mengatur anggaran, dan membuat perkiraan waktu yang tepat untuk proyek Anda.

Alat ini memungkinkan tim Anda untuk melacak waktu yang Anda habiskan untuk tugas-tugas terkait proyek saat Anda bekerja (atau setelah Anda selesai bekerja), menghasilkan laporan penggunaan waktu Anda, dan menggunakannya untuk mengidentifikasi di mana Anda dapat melakukan perbaikan dalam alur kerja Anda.

Selain menggunakan Clockify, Anda juga dapat menggunakan Rescue Time atau WakaTime agar waktu yang Anda habiskan di aplikasi tertentu dilacak secara otomatis.

Alat PM untuk Komunikasi Proyek

Alat kolaborasi tim sangat penting karena membantu membuka pintu komunikasi dalam tim dan meningkatkan kerja jarak jauh dari mana saja di dunia.

Kami telah memilih beberapa alat kolaborasi proyek untuk Anda:

jatuh

Pumble adalah alat kolaborasi tim yang efisien yang tersedia secara gratis, untuk jumlah pengguna yang tidak terbatas, dan dengan riwayat pesan gratis. Aplikasi luar biasa ini memungkinkan Anda melakukan percakapan pribadi satu lawan satu dengan anggota tim Anda menggunakan saluran pribadi, obrolan grup, atau percakapan publik. Cukup buat saluran, tambahkan anggota, dan sesuaikan sesuai keinginan Anda.

Dengan Pumble , Anda dapat memusatkan semua komunikasi dengan tim Anda di satu tempat — dan dengan mudah merujuk ke percakapan sebelumnya, tautan, file, filter menurut saluran, atau orang.

Alat PM untuk Kolaborasi proyek

Selain komunikasi tim, kolaborasi proyek juga penting karena memungkinkan penciptaan dan kolaborasi secara real-time. Tentu saja, Anda memerlukan aplikasi yang andal untuk tujuan itu:

Google Spreadsheet

Kolaborasi tim adalah istilah yang luas. Misalnya, untuk berkolaborasi dengan tim Anda dalam entri data dan analisis statistik, Anda dapat menggunakan Google Spreadsheet , spreadsheet online.

Alat ini memungkinkan Anda untuk menambahkan dan menghitung data, membuat bagan, dan menganalisis statistik proyek — beberapa anggota tim Anda dapat memanipulasi data pada saat yang sama, dan semua perubahan Anda disimpan secara instan dan otomatis.

Aplikasi efisien lainnya yang dapat Anda gunakan untuk menangani berbagai tugas kolaborasi termasuk Dropbox (untuk berbagi file online), Visme (untuk sesi brainstorming tim), dan Jira (untuk manajemen proyek yang gesit).

Jira

Jira adalah perangkat lunak tangkas yang digunakan untuk manajemen proyek dan pelacakan masalah. Fiturnya yang kaya termasuk pelacakan bug, mengelola tugas pengembangan perangkat lunak, dan manajemen produk.

Jira telah terbukti sempurna untuk melacak bug, manajemen sumber daya, melacak kinerja tim Anda, dan kecepatan.

Jira menawarkan dasbor yang dapat disesuaikan kepada penggunanya, antarmuka yang mudah digunakan untuk melacak tugas, dan pembuatan laporan.

Aplikasi efisien lainnya yang dapat Anda gunakan untuk menangani berbagai tugas kolaborasi termasuk Dropbox (untuk berbagi file online), Visme (untuk sesi brainstorming tim).

Alat PM untuk Keuangan dan Akuntansi Proyek

Jika Anda menjalankan bisnis, Anda perlu memastikan organisasi Anda menggunakan perangkat lunak manajemen andal yang mempromosikan transparansi proyek dengan menganalisis anggaran dan biaya, menghasilkan laporan, dan memusatkan semua transaksi terkait proyek di satu tempat.

Karena itu, coba gunakan:

Akuntansi Sage

Untuk menangani tugas Keuangan & Akuntansi terkait proyek Anda, Anda dapat menggunakan Sage Accounting .

Alat ini memungkinkan Anda untuk menganalisis keuangan Anda, serta menagih klien Anda setelah proyek selesai.

Aplikasi efisien lainnya yang dapat Anda gunakan untuk menangani proyek Keuangan & Akuntansi termasuk Fyle, Quickbooks, Wave Accounting, dan Freshbooks.

Teknik manajemen proyek dan praktik terbaik

Jadi, Anda memahami cara kerja metodologi manajemen proyek yang populer, kapan Anda harus menggunakannya, dan dengan alat apa. Sekarang, saatnya untuk menyoroti beberapa praktik terbaik dalam manajemen proyek yang membantu upaya Anda dalam manajemen proyek menjadi sangat efisien:

1. Dokumentasikan semua persyaratan proyek

Anda telah mengetahui tujuan apa yang ingin Anda capai dan tugas serta langkah apa yang perlu Anda lakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Sekarang, saatnya untuk mendokumentasikan data ini untuk referensi di masa mendatang, baik untuk kepentingan tim Anda, dan demi calon investor proyek masa depan.

2. Perkirakan proyek sesuai dengan kewajiban Anda yang lain

Perusahaan Anda kemungkinan akan mengerjakan beberapa proyek selama periode waktu yang sama.

Jadi, Anda harus mempertimbangkan proyek dan kewajiban lain tim Anda saat menetapkan tenggat waktu dan menentukan tanggung jawab.

3. Kelola beban kerja dengan hati-hati

Apakah Anda yakin telah mengalokasikan tugas, peran, dan tanggung jawab secara setara?

Atau apakah satu anggota tim terlalu banyak bekerja dengan 5 tugas yang berbeda, sementara anggota tim lainnya hampir tidak melakukan apa-apa?

Awasi ini, dan distribusikan pekerjaan secara merata, untuk penggunaan sumber daya terbaik.

4. Pantau kemajuan proyek setiap saat

Apakah proyek berjalan sesuai rencana?

Apakah setiap orang melakukan bagian pekerjaan mereka?

Apakah tim bekerja dengan kecepatan yang sejalan dengan tenggat waktu proyek yang diharapkan?

Apakah ada penundaan dalam satu fase proyek?

Memantau pekerjaan tim Anda dan melacak kemajuan mereka akan membantu menjawab semua ini, dan mencegah kecelakaan dan penundaan.

5. Komunikasikan semuanya

Untuk tetap mengikuti apa yang sedang dikerjakan semua orang, seberapa baik kemajuan mereka, dan apakah ada masalah dengan proyek, tim Anda perlu berkomunikasi .

Jadi, untuk setiap pertanyaan, masalah, atau dilema yang Anda miliki, bicarakanlah. Jawab pertanyaan, cari tahu masalahnya, dan selesaikan dilema bersama .

6. Lakukan tindakan pencegahan terhadap creep lingkup proyek

Jika Anda merencanakan proyek Anda dengan hati-hati dan mengantisipasi semua tugas dan subtugas yang mungkin perlu Anda tangani sebelum proyek selesai, Anda akan aman dari scope creep.

Untuk melakukannya, hitung dengan cermat anggaran dan waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan semua tugas dan subtugas tepat waktu, dan dengan kualitas yang diharapkan.

7. Pertimbangkan semua risiko proyek

Setiap proyek memiliki potensi masalah yang mungkin timbul sebelum proyek selesai. Kami membahas subjek ini dengan Teknik Daftar Risiko sebelumnya, sekarang saatnya untuk menekankan pentingnya.

Trik untuk memastikan Anda melewati masalah ini tanpa rasa sakit terletak pada mengantisipasi masalah sebelum terjadi.

Jadi, gunakan pengalaman Anda untuk menentukan potensi masalah dengan tahapan dan tugas proyek.

Kemudian, tentukan solusi yang akan Anda terapkan jika diperlukan.

8. Luangkan waktu untuk menganalisis proyek setelah selesai

Setelah Anda selesai dengan proyek, luangkan waktu untuk menganalisisnya.

Soroti apa yang Anda lakukan dengan baik, dan apa yang bisa Anda lakukan lebih baik di masa depan.

Analisis waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tahap dan pilih tugas yang paling membutuhkan usaha. Anda akan ingin mengalokasikan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas seperti itu di proyek-proyek mendatang.

Dan, tentu saja, memuji tim atas kerja keras dan dedikasi mereka. Mereka telah mendapatkannya.

Membungkus…

Sebelum Anda mulai mengerjakan sebuah proyek, pikirkan tentang Metodologi Manajemen Proyek terbaik yang dapat Anda gunakan untuk pekerjaan Anda. Kemudian, gabungkan Teknik PM pilihan Anda dengan alat dan praktik terbaik yang tepat, untuk hasil yang lebih baik.

Jika Anda mengikuti prinsip-prinsip yang ditentukan dari Teknik Manajemen Proyek yang dipilih, Anda akan mempercepat alur kerja Anda, mempertahankan kontrol atas prosedur proyek, dan merampingkan proses manajemen Anda. Hasilnya, Anda akan menyelesaikan lebih cepat dan menghasilkan produk akhir berkualitas tinggi.