Примеры деловой электронной почты: элементы профессионального официального электронного письма

1. Пользовательское доменное имя
2. Профессиональная подпись
3. Убедительная тема
4. Сильное ценностное предложение в теле
5. Рассмотрите возможность использования шаблона

На дворе 2022 год, и электронная почта по-прежнему является преобладающей формой общения для многих деловых запросов. Будь то маркетинг, продажи, работа с блогерами или предложения о партнерстве, электронная почта по-прежнему остается одним из самых эффективных способов связаться с кем-то.

Это не так навязчиво, как телефонный звонок, и гораздо более формально, чем текстовое сообщение или сообщение в социальных сетях .

Но, несмотря на его широкое распространение, некоторые люди все еще пытаются создавать профессиональные официальные электронные письма, которые не только открываются, но и прочитываются до конца и на которые можно ответить.

Сегодня мы рассмотрим некоторые из строительных блоков, которые выделяют профессиональное электронное письмо в почтовом ящике вашей целевой аудитории.

Пользовательское доменное имя

Нет ничего плохого в том, чтобы использовать общий адрес gmail.com вне работы. Но если вы полагаетесь на электронную почту буквально во всем, что связано с бизнесом, вам необходимо настроить собственное доменное имя для вашей организации.

На это есть две очень простые причины:

1. Общий адрес электронной почты с большей вероятностью попадет в папку со спамом, и многие спамеры используют такие адреса;
2. Домен с названием вашей компании воспринимается пользователями как более надежный.
   

источник: АпИнститут

Еще один фактор, который делает персональные домены гораздо более пригодными для холодного охвата, — это возможность настроить DKIM, SPF и DMARC. Они означают:

• Идентифицированная почта DomainKeys;
• Структура политики отправителя;
• Аутентификация сообщений на основе домена, отчетность и соответствие.

Каждый из них является темой для отдельной статьи, но, по сути, они гарантируют, что ваш домен используется только людьми в вашей организации (исключая возможность спамера, стоящего за вашими электронными письмами), и проверяют, что содержимое электронной почты не было изменено между вашим сервером и сервером получателя, что значительно улучшило вашу общую доставляемость.

Эти протоколы абсолютно необходимы, если вы будете проводить массовую аутрич-работу.

Профессиональная подпись

Давайте сначала выясним, что вы можете сделать, прежде чем отправлять какие-либо электронные письма. После пользовательского доменного имени, а также вышеупомянутых протоколов вы должны настроить подпись .

Информация, которую вы должны включить в него:

• Ваше полное имя;
• Ваша организация и должность;
• Способы связи с вами помимо электронной почты — номер телефона или ссылки в социальных сетях;
• Физический адрес вашей компании — это требование FTC для всех коммерческих электронных писем.

Вот как выглядит моя подпись:

Это очень минималистично и прямолинейно, предоставляя пользователям всю информацию, которую им нужно знать обо мне, а также некоторые другие способы связаться со мной.

Вы можете проявить больше творчества, например, добавив GIF вместо статического логотипа.

Такая подпись заставляет вас выглядеть профессионально и заслуживающим доверия, повышая шансы на получение ответа. Когда дело доходит до общения с клиентами, ваша деловая электронная подпись помогает повысить узнаваемость вашего бренда.

Убедительная сюжетная линия

Открытие ваших холодных электронных писем может быть довольно сложным, поскольку строка темы часто может быть вашим единственным шансом привлечь внимание вашего потенциального клиента.

Значит, он должен выделяться среди остальных. Это не означает, что вы должны использовать все ЗАГЛАВНЫЕ буквы (что на самом деле приведет вас в папку со спамом) или быть супер-рекламным.

Если вы используете холодную электронную почту для бизнеса, скорее всего, ваши потенциальные клиенты получают десятки, если не сотни таких писем каждый день. Их время очень ценно для них, и вы должны уважать это.

Итак, ваша задача — убедиться, что они знают, о чем вы будете спрашивать их в электронном письме, еще до того, как откроете его.

Вот несколько примеров тем для разных типов электронных писем:

Создание ссылок:

• Немного любви к статье {Company} [Topic]
• Мы также устанавливаем связи — заинтересованы в сотрудничестве?

Продвижение контента:

• Вопрос о размещении гостевого поста
• Предложение для вашего сообщения [Тема]

Заявка на сотрудничество:

• Мы тоже занимаемся [Темой] — заинтересованы в сотрудничестве?
• Мы большие поклонники {Company}

Цифровой пиар:

• Мне понравилась ваша статья о [теме] в {блоге или публикации}
• Буду рад вашему совету / Буду рад вашему мнению

Продажи:

• Я надеюсь, что мы сможем помочь вам с [болевой точкой]
• {Company} здесь, чтобы помочь вам с [Pain Point]

Если вы не отправляете холодные электронные письма, а вместо этого отправляете электронные письма контактам, которые присоединились к вашему списку адресов электронной почты, в используемом вами программном обеспечении для маркетинга по электронной почте , часто есть очень мощная функция, которая позволяет вам проводить A/B-тестирование строк темы в вашем списке.

Это здорово, если вы пытаетесь увеличить взаимодействие со своим списком, и я полностью рекомендую это. С помощью A/B-тестирования вы можете сравнить «Версию A» вашей темы с «Версией B», чтобы увидеть, какая из них приводит к тому, что больше контактов открывают вашу электронную почту.

Вы можете поэкспериментировать со строками темы, но чем она короче и прямолинейнее, тем лучше.

Сильное ценностное предложение в теле

Я собираюсь пропустить здравый смысл — как вам нужно обращаться к своим потенциальным клиентам по имени и убедиться, что оно начинается с заглавной буквы, отказаться от «кого это может касаться», быть вежливым и т. д.

Как только потенциальный клиент открыл ваше электронное письмо, вам нужно четко указать, кто вы, откуда вы его знаете и почему вы с ним связываетесь. Используйте разговорный язык , чтобы сделать вашу презентацию более доступной и дружелюбной.

Но самым важным для получателя всегда является то, что это для него. Почему они должны принять ваше предложение о сотрудничестве? Почему они должны добавить вашу ссылку в вашу статью или купить ваш инструмент? Как именно это им поможет?

Не делайте все это только о себе и о том, насколько хорош ваш продукт или контент. Если у другого человека нет стимула, ваши шансы получить ответ невелики.

Вот пример хорошего электронного письма о совместной работе по созданию ссылок, которое я недавно получил:

Обратите внимание, как они выделили жирным шрифтом то, что в нем для меня есть? И да, мы завершили сотрудничество.

В целом, это письмо очень хорошо составлено и легко читается. Они сразу говорят нам, что именно им нужно с нашей стороны, и четко излагают, что в этом для нас.

С подписью вам не нужно изобретать велосипед — вы можете просто сказать «Ура» или «Спасибо».

Рассмотрите возможность использования шаблона

Многие руководства по электронной почте советуют вам прекратить использовать шаблоны. Но на самом деле подготовка любой массовой рассылки по электронной почте занимает огромное количество времени, поэтому почти невозможно настроить и запустить кампанию, не прибегая к использованию какого-либо шаблона .

Но вместо того, чтобы использовать его слово в слово для каждого потенциального клиента в вашей кампании, вы должны использовать его больше как сценарий, которому вы следуете.

Вот некоторые из наших любимых шаблонов для различных типов электронных писем:

Привет {имя},

С {днем недели}!

Только что прочитал ваш пост {url title}.

Это было такое хорошее чтение, что я должен был поделиться некоторыми мыслями.

Во-первых, меня действительно зацепило, когда вы указали на [фрагмент резюме статьи].

Во-вторых, вы упомянули «[якорь/целевое ключевое слово]» в статье, но не вдавались в подробности и не ссылались на другой ресурс.

Мы только что выпустили руководство, которое предоставит немного дополнительной информации для читателей, которые хотят узнать больше о [якорном/целевом ключевом слове].

Хотите посмотреть? Я тебя понял: [URL статьи]

В качестве огромного «спасибо» я был бы рад предоставить [поощрение — (расшаривание в социальных сетях, непрямая ссылка, бесплатная пробная версия и т. д.)].

В любом случае, я определенно буду частым читателем. Продолжайте в том же духе со звездным контентом :)

Спасибо,
[Имя]

Привет {имя},

Как проходит ваш {день недели}?

Меня зовут [имя], я занимаю [должность] в [компании].

Я наткнулся на тематическое исследование [компании-конкурента] и узнал, что вы используете [конкурентный инструмент], чтобы [указать выгоду, причину или способ его использования].

Хотел связаться с вами, чтобы поделиться с вами тем, как мы работаем здесь, в [название компании].

В одном предложении мы в [тема]. В частности, мы помогаем компаниям делать [xyz], поэтому мы создали [название вашего инструмента].

Думаю, вам будет приятно узнать, что некоторые из наших клиентов:

[Клиент 1]

[Клиент 2]

  Если вы хотите узнать, как наш [имя инструмента] может конкретно помочь вам, ребята, дайте мне знать, и я могу отправить вам дополнительную информацию.

Мы могли бы также иметь быстрый звонок, если вы предпочитаете!

Я с нетерпением жду ответа от вас :)

Ваше здоровье,
[Имя]

Эй, {имя},

С {днем недели}!

Это [имя] из [компании].

Моя команда и я впечатлены работой, которую вы, ребята, делаете, когда дело доходит до [темы].

Мы тоже занимаемся [темой].

Хотел связаться с вами, чтобы узнать, не заинтересованы ли вы в обсуждении сотрудничества между нашими командами.

Мы могли бы полностью помочь друг другу и повысить осведомленность о наших продуктах и ​​услугах.

Мне кажется, это беспроигрышная ситуация :)

Вам было бы интересно обсудить это дальше?

Дайте мне знать, и мы сможем что-нибудь придумать.

Спасибо,
[Имя]

И самое важное

Проверьте свою электронную почту на спам-слова. Не отправляйте вложения через холодные электронные письма. Не используйте чрезмерное количество образов. И помните — на принимающей стороне есть такие же люди, как и вы, поэтому оставаться человеком жизненно важно для качественного общения с клиентом.