商务电子邮件示例：专业正式电子邮件的要素
已发表: 2022-05-06
1.自定义域名
2. 专业签名
3. 引人入胜的主题行
4. 强烈的身体价值主张
5.考虑使用模板
现在是 2022 年，电子邮件仍然是许多与业务相关的询问的主要沟通方式。 无论是营销、销售、博客推广还是合作建议，电子邮件仍然是联系某人的最有效方式之一。
它不像电话那样具有侵入性，而且比文本或社交媒体消息更正式。
但是，尽管它被广泛使用，但有些人仍在努力创建专业的正式电子邮件，这些电子邮件不仅可以打开，而且可以一直阅读到最后并回复。
今天，我们将研究使专业电子邮件在目标收件箱中脱颖而出的一些构建块。
自定义域名
下班后使用通用 gmail.com 地址没有任何问题。 但是，如果您在任何与业务相关的事情上都依赖电子邮件，则需要为您的组织设置一个自定义域名。
有两个非常简单的原因：
- 通用电子邮件地址更有可能进入垃圾邮件文件夹，并且许多垃圾邮件发送者使用此类地址；
- 用户认为包含您公司名称的域更值得信赖。
资料来源：Appinstitute
使自定义域更适合冷外展的另一个因素是设置 DKIM、SPF 和 DMARC 的可能性。 这些代表：
- DomainKeys 识别邮件；
- 发件人政策框架；
- 基于域的消息身份验证、报告和一致性。
这些中的每一个都是一篇文章的主题，但从本质上讲，他们所做的是确保您的域仅由您组织中的人员使用（不包括垃圾邮件发送者在您的电子邮件背后的可能性）并验证电子邮件的内容没有在您的服务器和收件人的服务器之间进行调整，从而大大提高了您的整体送达率。
如果您要进行大规模冷外展，这些协议对于设置绝对至关重要。
专业签名
在发送任何电子邮件之前，让我们先弄清楚您可以做的事情。 在自定义域名以及上述协议之后，您应该设置一个签名。
您应该在其中包含的信息是：
- 你的全名;
- 您的组织和职位；
- 除电子邮件以外的联系方式——电话号码或社交链接；
- 您企业的实际地址 - 这实际上是FTC对所有商业电子邮件的要求。
这是我的签名的样子：
它非常简约且直截了当，为用户提供了他们需要了解的关于我的所有信息 - 以及其他一些联系我的方式。
例如，您可以通过添加 gif 而不是静态徽标来发挥您的创意。
像这样的签名让您看起来专业且值得信赖，从而提高了获得回复的机会。 在客户沟通方面，您的商务电子邮件签名也有助于提高您的品牌认知度。
引人注目的主题行
打开你的冷电子邮件可能会变得非常棘手，因为主题行通常是你吸引潜在客户注意力的唯一机会。
因此，它需要在其他产品中脱颖而出。 这并不意味着您应该全部使用大写字母（这实际上会将您放入垃圾邮件文件夹）或进行超级促销。
如果您使用冷电子邮件进行业务，那么您的潜在客户每天可能会收到数十封甚至数百封此类电子邮件。 他们的时间对他们来说非常宝贵，你需要尊重这一点。
因此，您的工作是确保他们在打开电子邮件之前就知道您将在电子邮件中询问他们什么。
以下是不同类型电子邮件的一些主题行示例：
链接建设：
- 对 {Company} 的 [Topic] 文章的一些喜爱
- 我们也在建立链接——有兴趣合作吗？
内容推广：
- 关于访客帖子提交的问题
- 对您的 [主题] 帖子的建议
合作要求：
- 我们也进入了[主题]——有兴趣合作吗？
- 我们是 {Company} 的忠实粉丝
数字公关：
- 喜欢你在 {Blog or Publication} 上关于 [Topic] 的文章
- 会喜欢你的建议/会喜欢你的意见
销售量：
- 我希望我们可以帮助您解决[痛点]
- {公司}来帮你解决【痛点】
如果您不发送冷电子邮件，而是向您使用的电子邮件营销软件中加入您的电子邮件列表的联系人发送电子邮件，那么通常有一个非常强大的功能允许您对列表中的主题行进行 A/B 测试。
如果您想增加与您的列表的参与度，这非常好，我完全推荐它。 通过 A/B 测试，您可以针对“版本 B”测试主题行的“版本 A”，以查看哪一个会导致更多联系人打开您的电子邮件。
您可以尝试使用您的主题行，但它越短越直截了当越好
身体中强有力的价值主张
我将跳过常识性的东西——你需要如何用他们的名字来称呼你的潜在客户，并确保它以大写字母开头，抛弃“它可能关心的人”，礼貌等等。
潜在客户打开您的电子邮件后，您需要清楚地说明您是谁、您从哪里认识他们以及您联系他们的原因。 使用会话语言使您的推销更加平易近人和友好。
但对接收者而言，最重要的始终是对他们来说是什么。 他们为什么要接受你的合作提议？ 他们为什么要将您的链接添加到您的文章或购买您的工具？ 它将如何帮助他们？
不要只关注你自己以及你的产品或内容有多棒。 如果对方没有动机，那么你得到回复的机会就很小。
这是我最近收到的一个很好的链接构建协作电子邮件的示例：
请注意他们如何用粗体突出显示其中的内容？ 是的，我们完成了合作。
总的来说，这封电子邮件的内容非常好，易于阅读。 他们会立即准确地告诉我们他们需要什么，并清楚地说明对我们有什么好处。
签收后，您无需重新发明轮子 - 您可以简单地“干杯”或“谢谢”。
考虑使用模板
许多电子邮件指南会告诉您停止使用模板。 但是，实际上，准备任何大规模的电子邮件推广活动都需要花费大量时间，因此几乎不可能在不使用某种形式的模板的情况下设置和启动活动。
但是，与其对广告系列中的每个潜在客户逐字逐句地使用它，不如像使用脚本一样使用它。
以下是我们最喜欢的一些用于不同类型电子邮件的模板：
嘿{名字}，
快乐{星期几}！
刚刚阅读完您的帖子，{url title}。
读得真好，我不得不分享一些想法。
首先，当您指出 [文章摘要片段] 时，它真的让我印象深刻。
其次，您在文章中介绍了“[锚定/目标关键字]”，但没有进一步详细说明或链接到其他资源。
我们刚刚发布了一份指南，将为想要了解更多[锚/目标关键字]的读者提供一些额外的东西。
想看看吗？ 我知道了：[文章网址]
作为一个巨大的“谢谢”，我很乐意提供[激励——（社交分享、间接链接、免费试用等）]。
无论如何，我肯定会经常阅读。 跟上精彩的内容:)
谢谢，
[姓名]
嘿{名字}，
你的{星期几}过得怎么样？
我的名字是 [name]，我是 [company] 的 [role]。
我遇到了 [竞争对手公司] 的案例研究，并了解到您正在使用 [竞争工具] 来 [提及好处、原因或使用它的方式]。
想与您分享我们在 [公司名称] 的工作方式。
一句话，我们进入了[主题]。 更具体地说，我们正在帮助公司做 [xyz]，这就是我们创建 [name of your tool] 的原因。
我想您会很高兴知道我们的一些客户是：
[客户1]
[客户 2]
如果您想探索我们的 [工具名称] 如何具体帮助你们，请告诉我，我可以发送更多信息。
如果您愿意，我们也可以快速致电！
我期待着您的回音:)
干杯，
[姓名]
嘿，{名字}，
快乐{星期几}！
这是[公司]的[名称]。
我和我的团队对你们在 [topic] 方面所做的工作印象深刻。
我们也进入[主题]。
想与您联系，询问您是否有兴趣讨论我们团队之间的合作。
我们完全可以互相帮助，提高对我们产品和服务的认识。
对我来说，这似乎是一个双赢的局面:)
你有兴趣进一步讨论这个吗？
让我知道，我们可以解决一些问题。
谢谢，
[姓名]
最重要的是
检查您的电子邮件中的垃圾邮件。 不要通过冷电子邮件发送附件。 不要使用过多的图像。 请记住——在接收端也有和你一样的人，所以保持人性化对于高质量的客户沟通至关重要。