Beispiele für geschäftliche E-Mails: Die Elemente einer professionellen formellen E-Mail

1. Ein benutzerdefinierter Domänenname
2. Eine professionelle Unterschrift
3. Eine überzeugende Betreffzeile
4. Ein starkes Leistungsversprechen im Körper
5. Erwägen Sie die Verwendung einer Vorlage

Wir schreiben das Jahr 2022 und E-Mail ist immer noch die vorherrschende Form der Kommunikation für viele geschäftliche Anfragen. Ob Marketing, Verkauf, Kontaktaufnahme mit Bloggern oder Partnerschaftsvorschläge, E-Mail ist immer noch eine der effektivsten Möglichkeiten, jemanden zu erreichen.

Es ist bei weitem nicht so aufdringlich wie ein Telefonanruf und viel formeller als eine Text- oder Social-Media-Nachricht .

Aber trotz seiner weit verbreiteten Verwendung haben einige Leute immer noch Schwierigkeiten, professionelle formelle E-Mails zu erstellen, die nicht nur geöffnet, sondern bis zum Ende gelesen und beantwortet werden.

Heute werden wir uns einige der Bausteine ​​ansehen, die eine professionelle E-Mail im Posteingang Ihrer Zielgruppe hervorheben.

Ein benutzerdefinierter Domänenname

Es ist nichts falsch daran, außerhalb der Arbeit eine generische gmail.com-Adresse zu verwenden. Wenn Sie sich jedoch für buchstäblich alles geschäftliche auf E-Mail verlassen, müssen Sie einen benutzerdefinierten Domänennamen für Ihr Unternehmen einrichten.

Dafür gibt es zwei ganz einfache Gründe:

1. Eine generische E-Mail-Adresse landet eher im Spam-Ordner und viele Spammer verwenden solche Adressen;
2. Eine Domain mit Ihrem Firmennamen wird von den Nutzern als viel vertrauenswürdiger wahrgenommen.
   

Quelle: Appinstitut

Ein weiterer Faktor, der benutzerdefinierte Domains für Cold Outreach viel praktikabler macht, ist die Möglichkeit, DKIM, SPF und DMARC einzurichten. Diese stehen für:

• DomainKeys Identifizierte E-Mail;
• Sender Policy Framework;
• Domänenbasierte Nachrichtenauthentifizierung, Berichterstellung und Konformität.

Jedes davon ist ein Thema für einen eigenen Artikel, aber im Wesentlichen stellen sie sicher, dass Ihre Domain nur von den Personen in Ihrer Organisation verwendet wird (mit Ausnahme der Möglichkeit, dass ein Spammer hinter Ihren E-Mails steckt) und verifizieren, dass die Der Inhalt der E-Mail wurde zwischen Ihrem Server und dem Ihres Empfängers nicht gemildert, was Ihre allgemeine Zustellbarkeit erheblich verbessert.

Diese Protokolle müssen unbedingt erstellt werden, wenn Sie eine Massen-Kältearbeit durchführen.

Eine professionelle Signatur

Lassen Sie uns die Dinge herausarbeiten, die Sie tun können, BEVOR Sie zuerst irgendwelche E-Mails aus dem Weg räumen. Nach einem benutzerdefinierten Domainnamen sowie den oben genannten Protokollen sollten Sie eine Signatur einrichten .

Die Informationen, die Sie darin enthalten sollten, sind:

• Ihren vollständigen Namen;
• Ihre Organisation und Berufsbezeichnung;
• Mittel, um Sie außer E-Mail zu kontaktieren - eine Telefonnummer oder soziale Links;
• Eine physische Adresse Ihres Unternehmens - dies ist eigentlich eine Anforderung der FTC für alle kommerziellen E-Mails.

So sieht meine Signatur aus:

Es ist sehr minimalistisch und auf den Punkt gebracht und gibt den Benutzern alle Informationen, die sie über mich wissen müssen - sowie einige andere Möglichkeiten, mich zu erreichen.

Sie können mit Ihrem kreativer sein, indem Sie beispielsweise ein GIF anstelle eines statischen Logos hinzufügen.

Eine solche Signatur lässt Sie professionell und vertrauenswürdig erscheinen und verbessert die Chancen, eine Antwort zu erhalten. Auch in Bezug auf die Kundenkommunikation trägt Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur zur Verbesserung Ihrer Markenbekanntheit bei.

Eine überzeugende Betreffzeile

Das Öffnen Ihrer kalten E-Mails kann ziemlich schwierig werden, da die Betreffzeile oft Ihre einzige Chance ist, die Aufmerksamkeit Ihres potenziellen Kunden auf sich zu ziehen.

Also muss es sich von den anderen abheben. Das bedeutet nicht, dass Sie alle GROSSBUCHSTABEN verwenden sollten (was Sie tatsächlich im Spam-Ordner landen wird) oder super-werbend sein sollten.

Wenn Sie Cold-E-Mails geschäftlich nutzen, erhalten Ihre potenziellen Kunden wahrscheinlich jeden Tag Dutzende, wenn nicht Hunderte solcher E-Mails. Ihre Zeit ist ihnen sehr kostbar, und das müssen Sie respektieren.

Ihre Aufgabe ist es also, sicherzustellen, dass sie wissen, wonach Sie sie in der E-Mail fragen werden, bevor Sie sie überhaupt öffnen.

Hier sind einige Beispiele für Betreffzeilen für verschiedene Arten von E-Mails:

Linkaufbau:

• Etwas Liebe zum [Thema]-Artikel von {Company}
• Wir bauen auch Links auf – an einer Zusammenarbeit interessiert?

Content-Promotion:

• Frage zum Einreichen von Gastbeiträgen
• Vorschlag für Ihren [Thema]-Beitrag

Kooperationsanfrage:

• Wir stehen auch auf [Thema] – Interesse an einer Zusammenarbeit?
• Wir sind große Fans von {Company}

Digitale PR:

• Ihr Artikel über [Thema] auf {Blog oder Publikation} hat mir gefallen
• Würde mich über euren Rat freuen/Würde mich über eure Meinung freuen

Umsätze:

• Ich hoffe, wir können Ihnen bei [Schmerzpunkt] helfen
• {Company} ist hier, um Ihnen bei [Pain Point] zu helfen

Wenn Sie keine kalten E-Mails versenden, sondern stattdessen E-Mails an Kontakte senden, die sich Ihrer E-Mail-Liste in der von Ihnen verwendeten E -Mail-Marketing-Software angeschlossen haben, gibt es oft eine sehr leistungsstarke Funktion, mit der Sie Betreffzeilen über Ihre Liste hinweg A/B-testen können.

Dies ist großartig, wenn Sie versuchen, das Engagement mit Ihrer Liste zu erhöhen, und ich kann es uneingeschränkt empfehlen. Mit A/B-Tests können Sie „Version A“ Ihrer Betreffzeile mit „Version B“ vergleichen, um zu sehen, welche davon dazu führt, dass mehr Kontakte Ihre E-Mail öffnen.

Sie können mit Ihren Betreffzeilen experimentieren, aber je kürzer und direkter sie sind, desto besser

Ein starkes Leistungsversprechen im Körper

Ich werde den gesunden Menschenverstand überspringen – wie Sie Ihre Interessenten mit ihrem Vornamen ansprechen und sicherstellen müssen, dass er mit einem Großbuchstaben beginnt, das „an wen es etwas angeht“ weglassen, höflich sein usw.

Sobald ein potenzieller Kunde Ihre E-Mail geöffnet hat, müssen Sie klar angeben, wer Sie sind, woher Sie ihn kennen und warum Sie ihn kontaktieren. Verwenden Sie Konversationssprache , um Ihren Pitch zugänglicher und freundlicher zu gestalten.

Aber das Wichtigste für den Empfänger ist immer, was für ihn drin ist. Warum sollten sie Ihr Kooperationsangebot annehmen? Warum sollten sie Ihren Link zu Ihrem Artikel hinzufügen oder Ihr Tool kaufen? Wie genau wird es ihnen helfen?

Machen Sie es nicht nur um sich selbst und darum, wie großartig Ihr Produkt oder Inhalt ist. Wenn es keinen Anreiz für die andere Person gibt, sind Ihre Chancen auf eine Antwort gering.

Hier ist ein Beispiel für eine gute E-Mail zur Zusammenarbeit beim Linkaufbau, die ich kürzlich erhalten habe:

Beachten Sie, wie sie fett hervorgehoben haben, was für mich drin ist? Und ja, wir haben die Zusammenarbeit durchgezogen.

Im Allgemeinen ist diese E-Mail sehr gut zusammengestellt und leicht zu lesen. Sie sagen uns sofort genau, was sie von unserer Seite brauchen, und sagen klar, was für uns drin ist.

Mit der Abmeldung müssen Sie das Rad nicht neu erfinden – Sie können mit einem einfachen „Prost“ oder „Danke“ loslegen.

Erwägen Sie die Verwendung einer Vorlage

Viele E-Mail-Anleitungen werden Ihnen sagen, dass Sie keine Vorlagen mehr verwenden sollen. Aber in Wirklichkeit nimmt die Vorbereitung einer Massen-E-Mail-Kampagne viel Zeit in Anspruch, sodass es fast unmöglich ist, eine Kampagne einzurichten und zu starten, ohne auf eine Art Vorlage zurückzugreifen .

Aber anstatt es Wort für Wort für jeden Interessenten in Ihrer Kampagne zu verwenden, sollten Sie es eher wie ein Skript verwenden, dem Sie folgen.

Hier sind einige unserer bevorzugten Vorlagen für verschiedene Arten von E-Mails:

Hallo {Vorname},

Fröhlichen {Wochentag}!

Ich habe gerade Ihren Beitrag gelesen, {url title}.

Es war so eine gute Lektüre, ich musste einige Gedanken teilen.

Erstens ist es mir wirklich in Erinnerung geblieben, als Sie darauf hingewiesen haben, dass [Artikelzusammenfassungs-Snippet].

Zweitens haben Sie „[Anker/gezieltes Keyword]“ in dem Artikel behandelt, aber nicht weiter ins Detail gegangen oder auf eine andere Ressource verlinkt.

Wir haben gerade einen Leitfaden veröffentlicht, der Lesern, die mehr über [Anker/gezieltes Schlüsselwort] erfahren möchten, ein kleines Extra bieten wird.

Möchten Sie einen Blick darauf werfen? Ich habe dich: [Artikel-URL]

Als großes „Dankeschön“ biete ich gerne [Anreiz – (Social Share, indirekter Link, kostenlose Testversion usw.)].

Nichtsdestotrotz werde ich definitiv ein regelmäßiger Leser sein. Weiter so mit den tollen Inhalten :)

Vielen Dank,
[Name]

Hallo {Vorname},

Wie läuft dein {day of week}?

Mein Name ist [Name] und ich bin die [Rolle] bei [Unternehmen].

Ich bin auf eine Fallstudie von [Konkurrenzunternehmen] gestoßen und habe erfahren, dass Sie das [Wettbewerbstool] verwenden, um [Vorteil, Grund oder Art der Verwendung zu nennen].

Ich wollte mich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen mitzuteilen, wie wir hier bei [Name des Unternehmens] vorgehen.

In einem Satz sind wir in [Thema]. Genauer gesagt helfen wir Unternehmen dabei, [xyz] zu machen, und deshalb haben wir [Name Ihres Tools] entwickelt.

Ich denke, es wird Sie freuen zu erfahren, dass einige unserer Kunden:

[Kunde 1]

[Kunde 2]

  Wenn Sie herausfinden möchten, wie unser [Name des Tools] Ihnen konkret helfen kann, lassen Sie es mich wissen und ich kann Ihnen weitere Informationen zukommen lassen.

Auf Wunsch können wir auch kurz anrufen!

Ich freue mich von dir zu hören :)

Beifall,
[Name]

Hallo {Vorname},

Fröhlichen {Wochentag}!

Hier ist [Name] von [Firma].

Mein Team und ich sind beeindruckt von der Arbeit, die Sie leisten, wenn es um [Thema] geht.

Wir interessieren uns auch für [Thema].

Ich wollte mich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Sie zu fragen, ob Sie daran interessiert sind, eine Zusammenarbeit zwischen unseren Teams zu besprechen.

Wir konnten uns gegenseitig helfen und das Bewusstsein für unsere Produkte und Dienstleistungen schärfen.

Für mich sieht das nach einer Win-Win-Situation aus :)

Hätten Sie Interesse, darüber weiter zu diskutieren?

Lass es mich wissen und wir können etwas ausmachen.

Vielen Dank,
[Name]

Und am wichtigsten

Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Spam-Wörter. Senden Sie keine Anhänge über kalte E-Mails. Verwenden Sie keine übermäßigen Bilder. Und denken Sie daran - auf der Empfängerseite gibt es Menschen wie Sie, daher ist es für eine qualitativ hochwertige Kundenkommunikation unerlässlich, menschlich zu bleiben.