Exemples d'e-mails professionnels : les éléments d'un e-mail formel professionnel

1. Un nom de domaine personnalisé
2. Une signature professionnelle
3. Une ligne d'objet convaincante
4. Une forte proposition de valeur dans le corps
5. Envisagez d'utiliser un modèle

Nous sommes en 2022 et le courrier électronique est toujours la forme de communication prédominante pour de nombreuses demandes liées aux affaires. Qu'il s'agisse de marketing, de vente, de sensibilisation des blogueurs ou de propositions de partenariat, le courrier électronique reste l'un des moyens les plus efficaces pour atteindre quelqu'un.

Ce n'est pas aussi intrusif qu'un appel téléphonique et beaucoup plus formel qu'un SMS ou un message sur les réseaux sociaux .

Mais, malgré son utilisation généralisée, certaines personnes ont encore du mal à créer des e-mails formels professionnels qui non seulement sont ouverts, mais lus jusqu'à la fin et auxquels ils répondent.

Aujourd'hui, nous examinerons certains des éléments constitutifs qui permettent à un e-mail professionnel de se démarquer dans la boîte de réception de votre cible.

Un nom de domaine personnalisé

Il n'y a rien de mal à utiliser une adresse gmail.com générique en dehors du travail. Mais si vous comptez sur le courrier électronique pour tout ce qui concerne les affaires, vous devez configurer un nom de domaine personnalisé pour votre organisation.

Il y a deux raisons très simples à cela :

1. Une adresse e-mail générique est plus susceptible d'atteindre le dossier spam et de nombreux spammeurs utilisent de telles adresses ;
2. Un domaine contenant le nom de votre entreprise est perçu comme beaucoup plus digne de confiance par les utilisateurs.
   

source: Appinstitute

Un autre facteur qui rend les domaines personnalisés beaucoup plus viables pour la diffusion à froid est la possibilité de configurer DKIM, SPF et DMARC. Ceux-ci représentent :

• Courrier identifié par DomainKeys ;
• Cadre de politique de l'expéditeur ;
• Authentification, rapport et conformité des messages basés sur le domaine.

Chacun d'entre eux est un sujet pour un article en soi, mais essentiellement, ce qu'ils font est de s'assurer que votre domaine n'est utilisé que par les personnes de votre organisation (excluant la possibilité qu'un spammeur soit derrière vos e-mails) et de vérifier que le le contenu de l'e-mail n'a pas été tempéré entre votre serveur et celui de votre destinataire, ce qui améliore considérablement votre délivrabilité globale.

Ces protocoles sont absolument essentiels à mettre en place si vous faites de la sensibilisation massive au froid.

Une signature professionnelle

Sortons les choses que vous pouvez faire AVANT d'envoyer des e-mails en premier. Après un nom de domaine personnalisé ainsi que les protocoles susmentionnés, vous devez mettre en place une signature .

Les informations que vous devez y inclure sont :

• Ton nom complet;
• Votre organisation et titre de poste ;
• Moyens de vous contacter autres que le courrier électronique - un numéro de téléphone ou des liens sociaux ;
• Une adresse physique de votre entreprise - c'est en fait une exigence de la FTC pour tous les e-mails commerciaux.

Voici à quoi ressemble ma signature :

C'est très minimaliste et direct, donnant aux utilisateurs toutes les informations dont ils ont besoin sur moi - ainsi que d'autres moyens de me joindre.

Vous pouvez être plus créatif avec le vôtre, par exemple en ajoutant un gif au lieu d'un logo statique.

Une signature comme celle-ci vous donne une apparence professionnelle et digne de confiance, améliorant ainsi les chances d'obtenir une réponse. En ce qui concerne également la communication avec les clients, la signature de votre courrier électronique professionnel contribue à améliorer la reconnaissance de votre marque.

Une ligne d'objet convaincante

L'ouverture de vos e-mails froids peut devenir assez délicate, car la ligne d'objet peut souvent être votre seule et unique chance de capter l'attention de votre prospect.

Il doit donc se démarquer des autres. Cela ne signifie pas que vous devriez utiliser tous les CAPS (ce qui vous amènera en fait dans le dossier spam) ou être super promotionnel.

Si vous utilisez des e-mails froids pour les entreprises, il y a de fortes chances que vos prospects reçoivent des dizaines, voire des centaines d'e-mails de ce type chaque jour. Leur temps leur est très précieux et vous devez respecter cela.

Donc, votre travail consiste à vous assurer qu'ils savent ce que vous leur demanderez dans l'e-mail avant même de l'ouvrir.

Voici quelques exemples de lignes d'objet pour différents types d'e-mails :

Création de liens :

• Un peu d'amour pour l'article [Topic] de {Company}
• Nous créons également des liens. Intéressé par une collaboration ?

Promotion du contenu :

• Question sur la soumission d'un message d'invité
• Suggestion pour votre message [Sujet]

Demande de collaboration :

• Nous sommes également dans [Sujet] - intéressé par une collaboration ?
• Nous sommes de grands fans de {Company}

RP numérique :

• J'ai adoré votre article sur [Sujet] sur {Blog ou Publication}
• J'aimerais vos conseils / J'aimerais votre avis

Ventes:

• J'espère que nous pourrons vous aider avec [point douloureux]
• {Company} est là pour vous aider avec [Pain Point]

Si vous n'envoyez pas d'e-mails froids, mais que vous envoyez des e-mails aux contacts qui ont rejoint votre liste d'e-mails sur le logiciel de marketing par e -mail que vous utilisez, il existe souvent une fonctionnalité très puissante qui vous permet de tester les lignes d'objet de votre liste.

C'est très bien si vous essayez d'augmenter l'engagement avec votre liste et je le recommande vivement. Avec les tests A/B, vous pouvez tester la "Version A" de votre ligne d'objet par rapport à la "Version B" pour voir laquelle entraîne le plus de contacts ouvrant votre e-mail.

Vous pouvez expérimenter avec vos lignes d'objet, mais plus elles sont courtes et directes, mieux c'est

Une forte proposition de valeur dans le corps

Je vais sauter les trucs de bon sens - comment vous devez vous adresser à vos prospects par leur prénom et vous assurer qu'il commence par une lettre majuscule, abandonner le "à qui cela peut concerner", être poli, etc.

Une fois qu'un prospect a ouvert votre e-mail, vous devez indiquer clairement qui vous êtes, d'où vous le connaissez et pourquoi vous le contactez. Utilisez un langage conversationnel pour rendre votre présentation plus accessible et conviviale.

Mais la chose la plus importante pour le destinataire est toujours ce qu'il y a dedans pour lui. Pourquoi devraient-ils accepter votre offre de collaboration ? Pourquoi devraient-ils ajouter votre lien à votre article ou acheter votre outil ? Comment cela les aidera-t-il exactement ?

Ne vous concentrez pas uniquement sur vous-même et sur la qualité de votre produit ou de votre contenu. S'il n'y a pas d'incitation pour l'autre personne, vos chances d'obtenir une réponse sont minces.

Voici un exemple d'un bon e-mail de collaboration pour la création de liens que j'ai reçu récemment :

Remarquez comment ils ont mis en évidence ce qu'il y a dedans pour moi en gras ? Et oui, nous sommes allés jusqu'au bout de la collaboration.

En général, cet e-mail est très bien ficelé et facile à lire. Ils nous disent immédiatement exactement ce dont ils ont besoin de notre part et indiquent clairement ce que cela nous rapporte.

Avec la signature, vous n'avez pas besoin de réinventer la roue - vous pouvez y aller avec un simple « Bravo » ou « Merci ».

Envisagez d'utiliser un modèle

De nombreux guides de messagerie vous diront d'arrêter d'utiliser des modèles. Mais, en réalité, la préparation d'une campagne de sensibilisation par e-mail de masse prend énormément de temps, il est donc presque impossible de mettre en place et de lancer une campagne sans recourir à une certaine forme de modèle .

Mais au lieu de l'utiliser mot pour mot pour chaque prospect de votre campagne, vous devriez l'utiliser davantage comme un script que vous suivez.

Voici quelques-uns de nos modèles préférés pour différents types d'e-mails :

Salut {prénom},

Joyeux {jour de la semaine} !

Je viens de terminer la lecture de votre message, {url title}.

C'était une si bonne lecture, je devais partager quelques réflexions.

Tout d'abord, cela m'a vraiment marqué lorsque vous avez souligné que [extrait de résumé de l'article].

Deuxièmement, vous avez couvert "[mot clé d'ancrage/ciblé]" dans l'article, mais vous n'êtes pas entré dans les détails ni lié à une autre ressource.

Nous venons de publier un guide qui apportera un petit quelque chose en plus aux lecteurs qui souhaitent en savoir plus sur [ancre/mot-clé ciblé].

Vous voulez jeter un œil ? Je t'ai eu : [url de l'article]

En guise de grand "merci", je serais heureux de vous fournir [incitation - (partage social, lien indirect, essai gratuit, etc.)].

Quoi qu'il en soit, je serai certainement un lecteur assidu. Continuez avec le contenu stellaire :)

Merci,
[Nom]

Salut {prénom},

Comment se passe votre {jour de la semaine} ?

Je m'appelle [nom] et je suis le [rôle] chez [entreprise].

Je suis tombé sur une étude de cas réalisée par [entreprise concurrente] et j'ai appris que vous utilisiez [l'outil concurrentiel] pour [mentionner l'avantage, la raison ou la manière de l'utiliser].

Je voulais vous contacter pour partager avec vous comment nous procédons ici chez [nom de l'entreprise].

En une phrase, nous sommes dans [sujet]. Plus précisément, nous aidons les entreprises à faire [xyz] et c'est pourquoi nous avons créé le [nom de votre outil].

Je pense que vous serez heureux de savoir que certains de nos clients sont :

[Client 1]

[Client 2]

  Si vous souhaitez découvrir comment notre [nom de l'outil] peut spécifiquement vous aider, faites-le moi savoir et je pourrai vous envoyer plus d'informations.

Nous pourrions également avoir un appel rapide si vous préférez!

J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles :)

Acclamations,
[Nom]

Salut {prénom},

Joyeux {jour de la semaine} !

C'est [nom] ici de [entreprise].

Mon équipe et moi sommes impressionnés par le travail que vous faites en ce qui concerne [sujet].

Nous sommes également dans [sujet].

Je voulais vous contacter pour vous demander si vous seriez intéressé à discuter d'une collaboration entre nos équipes.

Nous pourrions totalement nous entraider et faire connaître nos produits et services.

Cela ressemble à une situation gagnant-gagnant pour moi :)

Seriez-vous intéressé à en discuter davantage?

Faites-le moi savoir et nous pouvons trouver quelque chose.

Merci,
[Nom]

Et, surtout

Vérifiez vos e-mails pour les mots de spam. N'envoyez pas de pièces jointes par le biais d'e-mails froids. N'utilisez pas d'images excessives. Et rappelez-vous - du côté récepteur, il y a des gens comme vous, donc rester humain est essentiel pour une communication client de haute qualité.