Przykłady biznesowego e-maila: elementy profesjonalnego, formalnego e-maila
Opublikowany: 2022-05-06
1. Niestandardowa nazwa domeny
2. Profesjonalny podpis
3. Przekonujący temat
4. Silna propozycja wartości w ciele
5. Rozważ użycie szablonu
Jest rok 2022, a e-mail jest nadal dominującą formą komunikacji w przypadku wielu zapytań związanych z biznesem. Niezależnie od tego, czy jest to marketing, sprzedaż, kontakt z blogerami czy propozycje współpracy, e-mail jest nadal jednym z najskuteczniejszych sposobów na dotarcie do kogoś.
Nie jest tak nachalny jak rozmowa telefoniczna i jest o wiele bardziej formalny niż wiadomość tekstowa lub wiadomość w mediach społecznościowych .
Jednak pomimo powszechnego użycia, niektórzy ludzie wciąż mają trudności z tworzeniem profesjonalnych, formalnych wiadomości e-mail, które nie tylko są otwierane, ale także czytane do końca i udzielane na nie.
Dzisiaj przyjrzymy się niektórym elementom konstrukcyjnym, które wyróżniają profesjonalną wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej celu.
Niestandardowa nazwa domeny
Nie ma nic złego w używaniu ogólnego adresu gmail.com poza pracą. Ale jeśli polegasz na poczcie e-mail w dosłownie wszystkim, co związane z biznesem, musisz skonfigurować niestandardową nazwę domeny dla swojej organizacji.
Istnieją dwa bardzo proste powody:
- Ogólny adres e-mail z większym prawdopodobieństwem trafi do folderu ze spamem, a wielu spamerów używa takich adresów;
- Domena z nazwą Twojej firmy jest postrzegana przez użytkowników jako bardziej godna zaufania.
źródło: Appinstitut
Innym czynnikiem, który sprawia, że niestandardowe domeny są znacznie bardziej opłacalne dla cold outreachu, jest możliwość skonfigurowania DKIM, SPF i DMARC. Oznaczają one:
- Zidentyfikowana poczta DomainKeys;
- Ramy polityki nadawcy;
- Uwierzytelnianie wiadomości, raportowanie i zgodność w oparciu o domenę.
Każdy z tych tematów jest osobnym tematem artykułu, ale zasadniczo zapewniają, że Twoja domena jest używana tylko przez osoby z Twojej organizacji (z wyłączeniem możliwości, że za Twoimi e-mailami stoi spamer) i weryfikuje, czy zawartość wiadomości e-mail nie została zmodyfikowana między serwerem a serwerem odbiorcy, co znacznie poprawia ogólną dostarczalność.
Te protokoły są absolutnie niezbędne do skonfigurowania, jeśli będziesz przeprowadzać masowy zasięg na zimno.
Profesjonalny podpis
Wymieńmy rzeczy, które możesz zrobić, ZANIM najpierw wyślesz jakiekolwiek e-maile. Po niestandardowej nazwie domeny oraz wyżej wymienionych protokołach należy ustawić podpis .
Informacje, które powinieneś w nim zawrzeć to:
- Twoje pełne imię;
- Twoja organizacja i stanowisko;
- Środki do kontaktu z Tobą inne niż e-mail - numer telefonu lub linki społecznościowe;
- Fizyczny adres Twojej firmy — jest to w rzeczywistości wymóg FTC dla wszystkich komercyjnych wiadomości e-mail.
Oto jak wygląda mój podpis:
Jest bardzo minimalistyczny i bezpośredni, dając użytkownikom wszystkie informacje, które muszą o mnie wiedzieć, a także inne sposoby dotarcia do mnie.
Możesz być bardziej kreatywny ze swoim, na przykład dodając gif zamiast statycznego logo.
Taki podpis sprawia, że wyglądasz profesjonalnie i wiarygodnie, zwiększając szanse na otrzymanie odpowiedzi. Jeśli chodzi o komunikację z klientem, Twój firmowy podpis e-mail pomaga poprawić rozpoznawalność Twojej marki.
Przekonujący temat
Otwarcie zimnych e-maili może być dość trudne, ponieważ temat może być często Twoją jedyną szansą na przyciągnięcie uwagi potencjalnego klienta.
Musi więc wyróżniać się spośród innych. Nie oznacza to, że powinieneś używać wszystkich WERSALIKÓW (co faktycznie spowoduje wylądowanie w folderze ze spamem) lub superpromocji.
Jeśli korzystasz z zimnej poczty w celach biznesowych, prawdopodobnie Twoi potencjalni klienci otrzymują dziesiątki, jeśli nie setki takich wiadomości każdego dnia. Ich czas jest dla nich bardzo cenny i trzeba to szanować.
Tak więc Twoim zadaniem jest upewnienie się, że wiedzą, o co ich zapytasz w wiadomości e-mail, zanim jeszcze ją otworzysz.
Oto kilka przykładów wierszy tematu dla różnych typów e-maili:
Budynek łączący:
- Trochę miłości do artykułu {Company} [Temat]
- Budujemy również linki — interesuje Cię współpraca?
Promocja treści:
- Pytanie o przesłanie posta gościa
- Sugestia dla Twojego posta [Temat]
Prośba o współpracę:
- Nas też interesuje [Temat] – interesuje nas współpraca?
- Jesteśmy wielkimi fanami {Company}
PR cyfrowy:
- Podobał mi się Twój artykuł na temat [Temat] na {Blogu lub publikacji}
- Pokochałbym twoją radę / Pokochał twoją opinię
Obroty:
- Mam nadzieję, że możemy Ci pomóc [punkt bólu]
- {Firma} jest tutaj, aby pomóc Ci z [Pain Point]
Jeśli nie wysyłasz zimnych e-maili, ale zamiast tego wysyłasz e-maile do kontaktów, które dołączyły do Twojej listy e- mailowej w używanym przez Ciebie oprogramowaniu do e-mail marketingu , często dostępna jest bardzo potężna funkcja, która umożliwia testowanie A/B wierszy tematów na Twojej liście.
To świetnie, jeśli chcesz zwiększyć zainteresowanie swoją listą i w pełni ją polecam. Dzięki testom A/B możesz przetestować „Wersję A” swojego wiersza tematu z „Wersją B”, aby zobaczyć, która z nich powoduje, że więcej kontaktów otwiera Twój e-mail.
Możesz eksperymentować z tematami, ale im krótsze i prostsze, tym lepiej
Silna propozycja wartości w ciele
Pominę zdroworozsądkowe rzeczy – jak zwracać się do potencjalnych klientów po imieniu i upewnić się, że zaczyna się od dużej litery, porzucić „do kogo to może dotyczyć”, być uprzejmym itp.
Gdy potencjalny klient otworzy Twój e-mail, musisz jasno określić, kim jesteś, skąd go znasz i dlaczego się z nim kontaktujesz. Używaj języka konwersacyjnego, aby Twoja prezentacja była bardziej przystępna i przyjazna.
Ale najważniejsze dla odbiorcy jest zawsze to, co dla niego jest. Dlaczego mieliby przyjąć Twoją ofertę współpracy? Dlaczego mieliby dodać Twój link do Twojego artykułu lub kupić Twoje narzędzie? Jak dokładnie im to pomoże?
Nie rób wszystkiego o sobie i o tym, jak wspaniały jest Twój produkt lub treść. Jeśli nie ma zachęty dla drugiej osoby, twoje szanse na otrzymanie odpowiedzi są niewielkie.
Oto przykład dobrej wiadomości e-mail dotyczącej współpracy przy budowaniu linków, którą niedawno otrzymałem:
Zwróć uwagę, jak podkreślili to, co jest dla mnie pogrubione? I tak, przeszliśmy współpracę.
Ogólnie rzecz biorąc, ten e-mail jest bardzo dobrze skomponowany i łatwy do odczytania. Od razu mówią nam dokładnie, czego potrzebują z naszej strony i jasno określają, co w tym jest dla nas.
Z podpisem nie musisz wymyślać koła na nowo - możesz wybrać proste „Wiwat” lub „Dzięki”.
Rozważ użycie szablonu
Wiele przewodników e-mailowych powie Ci, aby przestać używać szablonów. Jednak w rzeczywistości przygotowanie jakiejkolwiek masowej kampanii e-mailowej zajmuje dużo czasu, więc skonfigurowanie i uruchomienie kampanii bez uciekania się do jakiejś formy szablonu jest prawie niemożliwe .
Ale zamiast używać go słowo w słowo dla każdego potencjalnego klienta w kampanii, powinieneś używać go bardziej jak skryptu, który śledzisz.
Oto niektóre z naszych ulubionych szablonów dla różnych typów wiadomości e-mail:
Hej {imię},
Szczęśliwego {dzień tygodnia}!
Właśnie skończyłem czytać Twój post, {url title}.
To była taka dobra lektura, że musiałem podzielić się kilkoma przemyśleniami.
Po pierwsze, naprawdę utkwiło mi to w pamięci, gdy zwróciłeś na to uwagę [fragment podsumowania artykułu].
Po drugie, omówiłeś w artykule „[zakotwiczenie/ukierunkowane słowo kluczowe]”, ale nie wdałeś się w dalsze szczegóły ani nie podałeś linku do innego zasobu.
Właśnie opublikowaliśmy przewodnik, w którym znajdzie się coś ekstra dla czytelników, którzy chcą dowiedzieć się więcej o [zakotwiczeniu/ukierunkowanym słowie kluczowym].
Chcesz rzucić okiem? Mam cię: [adres URL artykułu]
W ramach ogromnego „dziękuję” z przyjemnością udzielę [zachęty – (udział społecznościowy, link pośredni, bezpłatny okres próbny itp.)].
Niezależnie od tego na pewno będę częstym czytelnikiem. Bądź na bieżąco z gwiezdną treścią :)
Dzięki,
[Nazwać]
Hej {imię},
Jak ci mija {dzień tygodnia}?
Nazywam się [imię] i jestem [rolą] w [firma].
Natknąłem się na studium przypadku [firmy konkurencyjnej] i dowiedziałem się, że używasz [narzędzia konkurencyjnego], aby [wspomnieć o korzyściach, przyczynie lub sposobie korzystania z niego].
Chciałem się z Tobą skontaktować, aby podzielić się z Tobą tym, jak robimy rzeczy w [nazwa firmy].
W jednym zdaniu zajmujemy się [temat]. Mówiąc dokładniej, pomagamy firmom wykonywać [xyz] i dlatego stworzyliśmy [nazwa Twojego narzędzia].
Myślę, że ucieszy Cię wiadomość, że niektórzy z naszych klientów to:
[Klient 1]
[Klient 2]
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak nasze [nazwa narzędzia] może Ci pomóc, daj mi znać, a prześlemy więcej informacji.
Możemy również szybko zadzwonić, jeśli wolisz!
Czekam na wiadomość od Ciebie :)
Dzięki,
[Nazwać]
Cześć {imię},
Szczęśliwego {dzień tygodnia}!
Tu jest [imię] z [firmy].
Mój zespół i ja jesteśmy pod wrażeniem pracy, którą wykonujecie, jeśli chodzi o [temat].
Zajmujemy się również [temat].
Chciałem się z Tobą skontaktować, aby zapytać, czy byłbyś zainteresowany omówieniem współpracy między naszymi zespołami.
Moglibyśmy całkowicie sobie pomóc i podnieść świadomość na temat naszych produktów i usług.
Dla mnie wygląda to na sytuację korzystną dla obu stron :)
Czy byłbyś zainteresowany dalszą dyskusją na ten temat?
Daj mi znać i możemy coś wymyślić.
Dzięki,
[Nazwać]
I co najważniejsze
Sprawdź swoje e-maile pod kątem słów spamu. Nie wysyłaj załączników w zimnych wiadomościach e-mail. Nie używaj nadmiernej ilości obrazów. I pamiętaj - odbiorcami są ludzie tacy jak Ty, więc bycie człowiekiem ma kluczowe znaczenie dla wysokiej jakości komunikacji z klientem.