أمثلة البريد الإلكتروني للأعمال: عناصر البريد الإلكتروني الرسمي المهني
نشرت: 2022-05-06
1. اسم مجال مخصص
2. التوقيع المهني
3. سطر موضوع مقنع
4. عرض قيمة قوية في الجسم
5. النظر في استخدام قالب
إنه عام 2022 ولا يزال البريد الإلكتروني هو الشكل السائد للاتصال للعديد من الاستفسارات المتعلقة بالأعمال. سواء كان ذلك للتسويق أو المبيعات أو التواصل مع المدونين أو مقترحات الشراكة ، لا يزال البريد الإلكتروني أحد أكثر الطرق فعالية للوصول إلى شخص ما.
إنها ليست تدخليًا مثل مكالمة هاتفية ، وهي أكثر رسمية من رسالة نصية أو رسالة وسائط اجتماعية .
ولكن ، على الرغم من استخدامها على نطاق واسع ، لا يزال بعض الأشخاص يكافحون لإنشاء رسائل بريد إلكتروني رسمية احترافية لا تفتح فقط ، بل تقرأها حتى النهاية والرد عليها.
اليوم ، سننظر في بعض اللبنات الأساسية التي تجعل البريد الإلكتروني الاحترافي بارزًا في البريد الوارد لهدفك.
اسم مجال مخصص
لا حرج في استخدام عنوان gmail.com عام خارج العمل. ولكن إذا كنت تعتمد على البريد الإلكتروني فعليًا في أي شيء متعلق بالعمل ، فأنت بحاجة إلى إعداد اسم مجال مخصص لمؤسستك.
هناك سببان بسيطان للغاية لذلك:
- من المرجح أن يصل عنوان البريد الإلكتروني العام إلى مجلد البريد العشوائي ويستخدم الكثير من مرسلي البريد العشوائي هذه العناوين ؛
- يعتبر المجال الذي يحتوي على اسم شركتك فيه أكثر جدارة بالثقة من قبل المستخدمين.
المصدر: Appinstitute
هناك عامل آخر يجعل النطاقات المخصصة أكثر قابلية للتطبيق للتواصل البارد وهو إمكانية إعداد DKIM و SPF و DMARC. هذه تعني:
- البريد المعرف بمفاتيح المجال ؛
- إطار سياسة المرسل ؛
- مصادقة الرسائل المستندة إلى المجال والإبلاغ عنها ومطابقتها.
كل من هذه هي موضوع لمقال بمفرده ، ولكن في جوهرها ، ما يفعلونه هو التأكد من أن نطاقك يستخدم فقط من قبل الأشخاص في مؤسستك (باستثناء احتمال أن يكون مرسل البريد العشوائي وراء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك) والتحقق من أن لم يتم تعديل محتويات البريد الإلكتروني بين الخادم الخاص بك وخادم المستلم ، مما أدى إلى تحسين إمكانية التسليم الإجمالية بشكل كبير.
تعتبر هذه البروتوكولات حيوية للغاية للإعداد إذا كنت ستقوم بالتواصل الجماعي مع البرد.
توقيع احترافي
دعنا نخرج الأشياء التي يمكنك القيام بها قبل إرسال أي رسائل بريد إلكتروني بعيدًا عن الطريق أولاً. بعد اسم المجال المخصص بالإضافة إلى البروتوكولات المذكورة أعلاه ، يجب عليك إعداد توقيع .
المعلومات التي يجب أن تتضمنها هي:
- اسمك الكامل؛
- مؤسستك والمسمى الوظيفي ؛
- يعني الاتصال بك بخلاف البريد الإلكتروني - رقم هاتف أو روابط اجتماعية ؛
- عنوان فعلي لشركتك - هذا في الواقع مطلب من قبل لجنة التجارة الفيدرالية لجميع رسائل البريد الإلكتروني التجارية.
هذا ما يبدو عليه توقيعي:
إنه بسيط للغاية ومباشر ، حيث يمنح المستخدمين جميع المعلومات التي يحتاجون إلى معرفتها عني - بالإضافة إلى بعض الطرق الأخرى للوصول إلي.
يمكنك أن تكون أكثر إبداعًا مع شعارك ، على سبيل المثال ، إضافة صورة gif بدلاً من شعار ثابت.
توقيع كهذا يجعلك تبدو محترفًا وجديرًا بالثقة ، مما يحسن فرص الحصول على رد. عندما يتعلق الأمر بالتواصل مع العميل أيضًا ، فإن توقيع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل يساعد في تحسين التعرف على علامتك التجارية.
سطر موضوع مقنع
يمكن أن يكون فتح رسائل البريد الإلكتروني الباردة أمرًا صعبًا للغاية ، حيث يمكن أن يكون سطر الموضوع هو فرصتك الوحيدة لجذب انتباه العميل المحتمل.
لذلك ، يجب أن تبرز بين البقية. هذا لا يعني أنه يجب عليك الذهاب إلى CAPS (والتي ستجعلك في الواقع في مجلد البريد العشوائي) أو أن تكون ترويجيًا للغاية.
إذا كنت تستخدم بريدًا إلكترونيًا باردًا للعمل ، فمن المحتمل أن يتلقى عملاؤك العشرات ، إن لم يكن المئات من رسائل البريد الإلكتروني هذه كل يوم. وقتهم ثمين للغاية بالنسبة لهم ، وعليك أن تحترم ذلك.
لذا ، فإن مهمتك هي التأكد من أنهم يعرفون ما الذي ستطلبه منهم داخل البريد الإلكتروني قبل فتحه.
فيما يلي بعض نماذج سطر الموضوع لأنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني:
بناء وصلة:
- بعض الحب لمقالة [الموضوع] الخاصة بشركة {Company}
- نحن نبني روابط أيضًا - هل أنت مهتم بالتعاون؟
ترويج المحتوى:
- سؤال حول إرسال بريد الضيف
- اقتراح لمنصب [الموضوع] الخاص بك
طلب التعاون:
- نحن في [الموضوع] أيضًا - مهتمون بالتعاون؟
- نحن معجبون بشدة بـ {Company}
العلاقات العامة الرقمية:
- أحببت مقالتك حول [الموضوع] على {Blog or Publication}
- أود نصيحتك / أحب رأيك
مبيعات:
- آمل أن نتمكن من مساعدتك في [نقطة الألم]
- {Company} هنا لمساعدتك في [Pain Point]
إذا كنت لا ترسل رسائل بريد إلكتروني باردة ، ولكن بدلاً من ذلك ترسل بريدًا إلكترونيًا لجهات الاتصال التي انضمت إلى قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك على برنامج التسويق عبر البريد الإلكتروني الذي تستخدمه ، فغالبًا ما تكون هناك ميزة قوية جدًا تتيح لك اختبار أ / ب سطور الموضوع عبر قائمتك.
يعد هذا أمرًا رائعًا إذا كنت تحاول زيادة التفاعل مع قائمتك وأنا أوصي به تمامًا. باستخدام اختبار A / B ، يمكنك اختبار "الإصدار A" من سطر الموضوع الخاص بك مقابل "الإصدار B" لمعرفة أيهما يؤدي إلى فتح المزيد من جهات الاتصال لبريدك الإلكتروني.
يمكنك تجربة سطور الموضوع الخاصة بك ، ولكن كلما كان الأمر أقصر وأكثر مباشرة إلى النقطة ، كان ذلك أفضل
عرض قيمة قوية في الجسم
سأقوم بتخطي الأشياء المنطقية - كيف تحتاج إلى مخاطبة العملاء المحتملين من خلال اسمهم الأول والتأكد من أنه يبدأ بحرف كبير ، والتخلي عن "من يهمه الأمر" ، والتعامل مع الآخرين بأدب ، وما إلى ذلك.
بمجرد أن يفتح عميل محتمل بريدك الإلكتروني ، عليك أن توضح هويتك بوضوح ومن أين تعرفهم ولماذا تتواصل معهم. استخدم لغة المحادثة لجعل عرضك أكثر ودودًا.
لكن الشيء الأكثر أهمية بالنسبة للمتلقي هو دائمًا ما يفيده. لماذا يجب أن يقبلوا عرض التعاون الخاص بك؟ لماذا يجب عليهم إضافة الرابط الخاص بك إلى مقالتك أو شراء الأداة الخاصة بك؟ كيف ستساعدهم بالضبط؟
لا تجعل الأمر كله متعلقًا بنفسك ومدى روعة منتجك أو محتواك. إذا لم يكن هناك حافز للشخص الآخر ، فإن فرصك في الحصول على رد ضئيلة.
في ما يلي مثال على بريد إلكتروني تعاوني جيد لبناء رابط تلقيته مؤخرًا:
لاحظ كيف سلطوا الضوء على ما بداخله بجرأة؟ ونعم ، واصلنا التعاون.
بشكل عام ، تم وضع هذا البريد الإلكتروني بشكل جيد جدًا وسهل القراءة. يخبروننا على الفور بما يحتاجون إليه بالضبط من جانبنا ، ويذكرون بوضوح ما الذي فيه لنا.
مع تسجيل الخروج ، لا تحتاج إلى إعادة اختراع العجلة - يمكنك استخدام عبارة "هتاف" أو "شكرًا" بسيطة.
ضع في اعتبارك استخدام قالب
ستخبرك الكثير من أدلة البريد الإلكتروني بالتوقف عن استخدام القوالب. ولكن في الواقع ، يستغرق إعداد أي حملة توعية جماعية بالبريد الإلكتروني وقتًا طويلاً ، لذلك يكاد يكون من المستحيل إعداد حملة وإطلاقها دون اللجوء إلى استخدام أحد أشكال النماذج .
ولكن بدلاً من استخدامه كلمة بكلمة لكل عميل محتمل في حملتك ، يجب أن تستخدمه كبرنامج نصي تتابعه.
فيما يلي بعض القوالب المفضلة لدينا لأنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني:
مرحبًا {first name} ،
{يوم من الأسبوع} سعيد!
انتهيت للتو من قراءة رسالتك ، {url title}.
لقد كانت قراءة جيدة ، واضطررت إلى مشاركة بعض الأفكار.
أولاً ، لقد علقني حقًا عندما أشرت إلى [مقتطف ملخص المقالة].
ثانيًا ، لقد قمت بتغطية "[anchor / target keyword]" في المقالة ، لكنك لم تخوض في مزيد من التفاصيل أو الارتباط بمصدر آخر.
لقد أصدرنا للتو دليلًا سيوفر شيئًا إضافيًا للقراء الذين يرغبون في معرفة المزيد حول [المرساة / الكلمات الرئيسية المستهدفة].
هل تريد إلقاء نظرة؟ حصلت عليك: [عنوان url]
بصفتي "شكرًا لك" ، يسعدني تقديم [حافزًا - (مشاركة اجتماعية ، رابط غير مباشر ، نسخة تجريبية مجانية ، إلخ)].
بغض النظر ، سأكون بالتأكيد قارئًا متكررًا. مواكبة المحتوى الرائع :)
شكرًا،
[اسم]
مرحبًا {first name} ،
كيف تسير الأمور في {يوم من الأسبوع}؟
اسمي [name] وأنا [الدور] في [الشركة].
صادفت دراسة حالة أعدتها [شركة منافسة] وعلمت أنك تستخدم [الأداة التنافسية] من أجل [ذكر الفائدة أو السبب أو طريقة استخدامها].
أردت التواصل معك لمشاركتك كيف نفعل الأشياء هنا في [اسم الشركة].
في جملة واحدة ، نحن في [الموضوع]. وبشكل أكثر تحديدًا ، نحن نساعد الشركات على تنفيذ [xyz] ولهذا السبب أنشأنا [اسم أداتك].
أعتقد أنك ستسعد بمعرفة أن بعض عملائنا هم:
[العميل 1]
[العميل 2]
إذا كنت ترغب في استكشاف كيف يمكن أن تساعدك [اسم الأداة] على وجه التحديد يا رفاق ، فيرجى إبلاغي بذلك ويمكنني إرسال المزيد من المعلومات.
يمكننا أيضًا إجراء مكالمة سريعة إذا كنت تفضل ذلك!
أتطلع لسماع ردك :)
هتافات،
[اسم]
مرحبًا {first name} ،
{يوم من الأسبوع} سعيد!
إنه [الاسم] هنا من [شركة].
أعجب فريقي وأنا بالعمل الذي تقومون به عندما يتعلق الأمر بـ [الموضوع].
نحن في [الموضوع] كذلك.
أردت التواصل معك ليسألك عما إذا كنت مهتمًا بمناقشة التعاون بين فرقنا.
يمكننا مساعدة بعضنا البعض تمامًا وزيادة الوعي بمنتجاتنا وخدماتنا.
يبدو لي أنه وضع مربح للجانبين :)
هل أنت مهتم بمناقشة هذا أكثر؟
اسمحوا لي أن أعرف ويمكننا عمل شيء ما.
شكرًا،
[اسم]
و الاهم من ذلك
تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بحثًا عن كلمات غير مرغوب فيها. لا ترسل مرفقات من خلال رسائل البريد الإلكتروني الباردة. لا تفرط في استخدام الصور. وتذكر - في الطرف المتلقي ، هناك أشخاص مثلك تمامًا ، لذا فإن البقاء كبشر أمر حيوي للتواصل عالي الجودة مع العملاء.