Лучшее коммуникационное программное обеспечение для команд в 2022 году — 3 типа, которые вам НУЖНЫ сегодня

В самом начале пандемии COVID-19 мы осознали некоторые вещи.

Мы знали, что можем заразиться, что будет сложнее путешествовать, а политика и экономика будут хаотичными. Но чего мы не ожидали, так это эпистемологического кризиса.

Поскольку это неизвестный тип вируса, не было никаких данных о COVID-19, и количество фейковых новостей из-за этого было огромным. Информация стала ложью, связь пропала .

Аналогичная ситуация имела место и в сфере труда.

Поскольку многие компании и предприятия взяли работу на дом, особенно резко упала эффективность работы, выполняемой командами и в командах.

Но почему?

Разве не всем было бы удобнее работать в комфортных условиях у себя дома?

Разве отказ от поездок на работу не поможет повысить эффективность и сэкономить время?

Разве домашние офисы не будущее?

Там есть что распаковать, но одно можно сказать наверняка. Члены команды не могут действовать индивидуально . Не разделяя одну и ту же рабочую среду, неудивительно, что большинство компаний сообщили о снижении показателей эффективности.

Но, к счастью, за руль взялись пионеры технологий и представили инструменты, чтобы снова создать идеальную командную среду. В то время как 2020 и 2021 годы были годом, когда мы нашли решение, 2022 год, похоже, станет годом, когда мы его освоим. Сегодня мы рассмотрим лучшие инструменты коммуникации для команд в 2022 году.

Прежде чем мы начнем со списка лучших инструментов командного общения, давайте вспомним, что они собой представляют на самом деле и почему они так важны.

Что такое средство коммуникации?

Коммуникационный инструмент или коммуникационное программное обеспечение — это инструмент, который помогает двум или более сторонам общаться друг с другом. Хотя может показаться, что он включает только такие инструменты, как чаты и инструменты электронной почты, на самом деле он также включает в себя инструменты для видеоконференций, инструменты для обмена файлами и инструменты управления проектами. Общение не обязательно устное, оно может принимать форму презентации, совместно подготовленной с помощью такого программного обеспечения.

Зачем нужны средства связи?

Главной задачей команды всегда является общение и сотрудничество.

Можно иметь под рукой красивую картину, но если она не влезет в рамку, ее не повесишь на стену.

Коммуникационные инструменты всегда были жизненно важны, но отсутствие надлежащих инструментов и / или невозможность их использования по максимуму стоили предприятиям больших денег во время пандемии. Прошлый год стал физическим доказательством важности инструментов коммуникации для команд. Независимо от размера, все компании сейчас находятся в поиске оптимального пакета инструментов для своего бизнеса. Но не зная, почему это важно, вы не сможете работать с инструментом на полную катушку.

Преимущества средств связи

Микро офис

Прежде всего, вы можете перевести весь офис на средство связи.

Суета поездок в офис и обратно может быть уменьшена. Еще лучше, если вы работаете из дома. То же самое, когда сотрудник не может прийти на работу. Основная идея заключается в том, что у всех нас есть доступ к инструменту, даже если мы физически не находимся там.

Максимальная ответственность

Самые бледные чернила лучше, чем самая четкая память — или, в нашем случае, самый маленький пиксель лучше, чем самая четкая память.

Так же, как это было с безумием по электронной почте в те времена, мы еще раз помним о средствах коммуникации, что письменное слово безопаснее устного. Поскольку недоразумения в деловом мире встречаются гораздо чаще, чем вы ожидаете, лучше всего выбрать безопасную полосу и продолжать общение с инструментом.

Удобно для данных

Хотя преимуществ намного больше, чем мы могли бы здесь перечислить, наконец, инструмент коммуникации лучше всего подходит для создания, обмена и хранения значимых данных.

Коммуникационный инструмент включает в себя понятие «обсуждение инструмента» и охватывает типы инструментов, которые позволят вам совместно создавать контент и продукты, мгновенно обмениваться файлами и хранить их на постоянной основе. Все оказалось более чем полезным в условиях изоляции, когда у нас были только онлайн-инструменты.

Какие виды средств коммуникации существуют?

Хотя определение средства коммуникации довольно прямое, верно, что это определение охватывает различные типы инструментов. На самом деле, любой инструмент, который считает коммуникацию своей основной, а иногда и второстепенной сильной стороной, может считаться коммуникативным инструментом.

Не все инструменты коммуникации идентифицируются как один конкретный тип инструментов, и большинство из них служат нескольким целям. Однако основными и наиболее важными типами инструментов являются:

• Инструменты чата в реальном времени , ориентированные на устное общение членов команды в режиме реального времени.
• Инструменты для голосовых и видеоконференций, которые позволяют участникам проводить встречи, когда физически встреча невозможна.
• Инструменты управления проектами, которые помогают визуализировать рабочий процесс конкретных проектов в команде.

Хотя существует несколько других типов инструментов, таких как инструменты для обмена файлами, инструменты для совместной работы над документами и инструменты для внутренней коммуникации, большинство инструментов, которые попадают в перечисленные выше категории, как правило, имеют эти типы функций и, следовательно, большую часть времени им не придается приоритет. Сегодня мы сосредоточимся на основных трех типах.

А теперь, без лишних слов, вот список средств коммуникации, необходимых для резкого повышения производительности вашей команды как в офисе, так и за его пределами.

Инструменты чата в реальном времени

Все мы знаем, какую роль электронная почта играет в деловой жизни.

Это огромная и – пока – кажущаяся незаменимой роль. Тем не менее, командам нужен удобный чат в реальном времени, особенно если они не используют одну и ту же среду все время. Итак, если у вашей команды до сих пор нет инструмента для чата в реальном времени, его приобретение будет творить чудеса.

Но какой выбрать?

Слабый

Slack был одним из ведущих инструментов командного общения до 2020 года, и похоже, что он продолжит становиться популярным только в 2022 году.

По сути, это хорошо для общения команды в реальном времени, но этим дело не ограничивается. Slack можно интегрировать с более чем 2200 приложениями и инструментами , что поможет вам создавать автоматизированные рабочие процессы и позволяет обмениваться файлами. Одна особенность, которая мне особенно нравится, заключается в том, что она позволяет вам работать с разными командами так же, как вы работаете со своей собственной командой, даже с командами из разных компаний.

Стоимость этого швейцарского армейского ножа составляет 6,67 долларов в месяц для малого и среднего бизнеса и 12,50 долларов в месяц для крупных . С уровнем Enterprise Grid вы можете получить до 500 000 человек в Slack, и не беспокойтесь, у него есть бесплатная версия для отдельных команд, которой будет более чем достаточно для начинающих.

Вдобавок ко всему, Slack доступен на вашем компьютере и в виде приложения. Делайте это на ходу!

Команды Майкрософт

Будучи отличным вариантом для обучения во время пандемии, Microsoft Teams стала еще более популярной в прошлом году.

Он уже отлично подходил для командного общения и совместной работы, но с последними обновлениями он стал обязательным для всех команд. Хотя Microsoft Teams также является в основном инструментом для общения в реальной жизни, есть определенные функции, которые делают его еще более привлекательным. С помощью MS Teams вы можете проводить встречи в форме видеоконференций или звонков, вы можете совместно работать над файлами в режиме реального времени, а также делиться ими и хранить их. Но лучшая часть MS Teams, вероятно, заключается в том, что это продукт Microsoft. Если у вас есть команда, знакомая с продуктами MS, Microsoft Teams — это то, что вам нужно.

Microsoft Teams продается как часть пакета Microsoft 365 Business по цене 5 долларов США за пользователя в месяц за базовый уровень . Стандартный уровень стоит 12,50 долларов США за пользователя в месяц, а уровень Office 365 E3 — 20,00 долларов США за пользователя в месяц. Как и в Slack, в Teams также есть бесплатный уровень, который охватывает самые базовые версии каждой функции с возможностью для меньшего числа членов команды.

Инструменты для голосовых и видеоконференций

Хотя такие инструменты, как Slack и Microsoft Teams, удовлетворяют потребность в проведении совещаний, они могут оказаться недостаточными для больших команд или команд, которые пока не могут себе позволить такие инструменты.

Кроме того, поскольку пандемия заставила нас лучше узнать о возможностях онлайн-встреч, нам теперь может понадобиться больше возможностей для голосовой или видеоконференции. Еще одна вещь, о которой следует помнить, — это вероятность того, что мы можем работать с кем-то вне команды. Лучше не запутывать человека в сложных инструментах команды. В любом случае лучше иметь отдельный специальный инструмент для конференций.

Вот некоторые из них, которые мы любим.

Увеличить

Нет слов, чтобы выразить тот рост спроса, который был у Zoom в прошлом году.

Очевидно, что это по-прежнему первоклассный, востребованный инструмент, и его функции только улучшаются. Zoom — это инструмент, с помощью которого вы можете проводить встречи с видео или просто со звуком. Участники могут общаться в чате, поднимать руки и делиться экраном. Организатор может создавать опросы для команды, размещать участников в комнатах отдыха и создавать комнату ожидания для дополнительной безопасности. Самое приятное то, что все функции адаптируются и настраиваются.

Уровень Pro для Zoom предлагается по цене 149,90 долларов США в год за лицензию и является лучшим вариантом для небольших команд, в то время как бизнес-уровень стоит 199,90 долларов США в год за лицензию, а корпоративный уровень — 240 долларов США в год за лицензию . Как обычно, у Zoom также есть бесплатная версия, с помощью которой вы можете проводить встречи продолжительностью до 40 минут или неограниченное количество встреч один на один.

Совещания Cisco WebEx

Cisco WebEx очень похож на Zoom, только менее популярен.

Не потому, что ему чего-то не хватает, а потому, что Zoom лучше справлялся с маркетингом в самые критические моменты. На самом деле, согласно отзывам, Cisco WebEx более предпочтительна для относительно крупных предприятий. Крупные клиенты, такие как CNN и Jimmy Kimmel Live — вау, — используют Cisco WebEx.

Но что именно делает WebEx сопоставимым с Zoom?

У него есть пара уникальных особенностей. Например, в WebEx есть инструмент определения посещаемости, который позволяет получить больше информации об участниках в целом. Еще одна очень инновационная функция, представленная WebEx, — это цифровой помощник на собрании, который может делать для вас заметки и многое другое. Хорошая альтернатива на самом деле.

Начальная цена Cisco WebEx составляет 13,50 долларов США за хост в месяц, уровень Plus — 17,95 долларов США за хост в месяц, а бизнес-уровень — 26,95 долларов США за хост в месяц. Как и у его более популярного аналога, у WebEx есть бесплатная версия, в которой вы можете проводить 40-минутные встречи с участием до 200 человек.

Управление проектом

Управление проектом — это не то, что вы можете сделать на бумаге или по электронной почте.

Даже когда вся команда находится в одной комнате, часть работы приходится выполнять индивидуально. С помощью инструмента управления проектами вы можете видеть, чем занимаются ваши товарищи по команде, в режиме реального времени, а также следить и вносить свой вклад в конкретные задачи и файлы.

Работа в команде

Имея среди своих клиентов Disney, Netflix, Spotify и PayPal, Teamwork уже доказала свою ценность.

На уровне продукта в Teamwork есть все, что вы ожидаете от инструмента управления проектами. Благодаря простоте использования программного обеспечения и большому количеству настраиваемых функций оно предлагает способы создать целостность в команде и сделать это одним щелчком мыши. Одной из очень ожидаемых функций является функция «рабочая нагрузка», которая позволяет вам видеть задачи, поставленные перед членами команды, и всю производительность.

Уровень Pro предлагается по цене 10 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно), а премиум-уровень — 18 долларов США за пользователя в месяц (оплачивается ежегодно). Существует бесплатная версия, в которой вы можете работать над двумя проектами с участием 5 человек.

Поцелуйный проект

Еще один мощный инструмент с такими известными клиентами, как HubSpot, Domino's, Michelin и Pepsi, Kissflow Project предлагает идеально организованные рабочие процессы с эффективным сотрудничеством в центре.

С Kissflow Project вы получаете четкое представление обо всем, что происходит в команде, благодаря специализированным представлениям , таким как мой любимый режим Matrix . Члены команды могут помечать задачи как выполняемые, отложенные и выполненные , что значительно экономит время для всей команды. Еще одна сильная сторона Kissflow Project — его функции отчетности , которые учитывают многочисленные факторы, которые могут существенно повлиять на проекты.

Kissflow Project имеет бесплатный уровень для 3 пользователей и 1 проекта и включает в себя простые отчеты, лимит хранилища 10 ГБ и функции крайнего срока. Стартовый уровень для 5 пользователей и 5 проектов предлагается по цене 35 долларов США в месяц, в то время как цена корпоративного уровня устанавливается исключительно.

кликап

ClickUp помогает вам «экономить один день каждую неделю». Хотя это их собственное высказывание, как член организации, которая использует ClickUp для повседневных задач и управления проектами, я могу сказать, что этот инструмент помогает нам сэкономить кучу времени.

Он не имеет существенных отличий от других инструментов управления проектами, но простота использования и удобство пользовательского интерфейса облегчают навигацию по инструменту, упрощая управление повседневными задачами.

Кроме того, благодаря множеству функций, таких как отслеживание времени, управление перегрузками, автоматизация и т. д., он поможет вам получить ценную информацию о вашей команде и автоматизировать повторяющиеся процессы.

Вывод

Выбор правильных инструментов имеет решающее значение для любого бизнеса.

Кроме того, необходимо очень тщательно учитывать размер и сектор компании. Даже если вы считаете, что один инструмент является лучшим и что он вам нужен, может существовать другой инструмент, предлагающий функции двух отдельных инструментов.

Теперь, когда вы знаете наши предложения по наиболее важным типам инструментов коммуникации, вы готовы решить, что нужно вашему бизнесу.

Часто задаваемые вопросы

Почему я должен использовать программное обеспечение для командного общения?

Программное обеспечение для группового общения может помочь вам повысить ответственность в вашей организации и обеспечить здоровую линию связи между членами команды и разными командами.

Какой инструмент коммуникации лучше всего подходит для ответов на вопросы членов команды?

Большинство инструментов командного общения, таких как Slack и Microsoft Teams, позволяют вам общаться с товарищами по команде, в то время как инструменты управления проектами, такие как Notion, ClickUp или Asana, могут предоставлять аналогичные функции.