ตัวอย่างอีเมลธุรกิจ: องค์ประกอบของอีเมลที่เป็นทางการอย่างมืออาชีพ

1. ชื่อโดเมนที่กำหนดเอง
2. ลายเซ็นมืออาชีพ
3. หัวเรื่องที่น่าสนใจ
4. คุณค่าที่แข็งแกร่งในร่างกาย
5. พิจารณาใช้เทมเพลต

ย่างเข้าสู่ปี 2022 และอีเมลยังคงเป็นรูปแบบการสื่อสารหลักสำหรับการสอบถามเกี่ยวกับธุรกิจจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นการตลาด การขาย การเผยแพร่บล็อกเกอร์ หรือข้อเสนอการเป็นหุ้นส่วน อีเมลยังคงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่งในการเข้าถึงผู้อื่น

มันไม่ได้เกือบจะเป็นการล่วงล้ำเท่ากับการโทร และเป็นทางการมากกว่าข้อความหรือข้อความ โซเชีย ล มีเดีย

แต่ถึงแม้จะมีการใช้อย่างแพร่หลาย แต่บางคนก็ยังพยายามสร้างอีเมลที่เป็นทางการอย่างมืออาชีพที่ไม่เพียงแต่ถูกเปิดเท่านั้น แต่ยังต้องอ่านจนจบและตอบกลับ

วันนี้ เราจะมาดูองค์ประกอบพื้นฐานที่ทำให้อีเมลระดับมืออาชีพมีความโดดเด่นในกล่องจดหมายเป้าหมายของคุณ

ชื่อโดเมนที่กำหนดเอง

ไม่มีอะไรผิดปกติกับการใช้ที่อยู่ทั่วไปของ gmail.com นอกที่ทำงาน แต่ถ้าคุณพึ่งพาอีเมลสำหรับทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ คุณต้องตั้งค่า ชื่อ โดเมนที่กำหนดเอง สำหรับองค์กรของคุณ

มีเหตุผลสองประการที่ง่ายมาก:

1. ที่อยู่อีเมลทั่วไปมีแนวโน้มที่จะโจมตีโฟลเดอร์สแปมมากกว่าและผู้ส่งอีเมลขยะจำนวนมากใช้ที่อยู่ดังกล่าว
2. ผู้ใช้จะมองว่าโดเมนที่มีชื่อบริษัทของคุณมีความน่าเชื่อถือมากกว่า
   

ที่มา: Appinstitute

อีกปัจจัยหนึ่งที่ทำให้โดเมนที่กำหนดเองทำงานได้มากขึ้นสำหรับ Cold Outreach คือความเป็นไปได้ในการตั้งค่า DKIM, SPF และ DMARC ย่อมาจาก:

• DomainKeys ระบุเมล;
• กรอบนโยบายผู้ส่ง
• การตรวจสอบความถูกต้องของข้อความตามโดเมน การรายงาน และความสอดคล้อง

หัวข้อเหล่านี้แต่ละหัวข้อเป็นหัวข้อสำหรับบทความในบทความเดียว แต่โดยพื้นฐานแล้ว สิ่งที่พวกเขาทำคือทำให้แน่ใจว่าโดเมนของคุณถูกใช้โดยบุคคลในองค์กรของคุณเท่านั้น (ยกเว้นความเป็นไปได้ที่นักส่งสแปมจะอยู่เบื้องหลังอีเมลของคุณ) และตรวจสอบว่า เนื้อหาของอีเมลไม่ได้ถูกปรับให้เหมาะสมระหว่างเซิร์ฟเวอร์ของคุณและของผู้รับ ซึ่งช่วยปรับปรุงความสามารถในการส่งโดยรวมของคุณอย่างมาก

โปรโตคอลเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการตั้งค่าหากคุณจะทำการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์จำนวนมาก

ลายเซ็นมืออาชีพ

มาทำสิ่งที่คุณสามารถทำได้ก่อนที่จะส่งอีเมลออกไปก่อน หลังจากชื่อโดเมนที่กำหนดเองรวมถึงโปรโตคอลดังกล่าวแล้ว คุณควร ตั้งค่าลาย เซ็น

ข้อมูลที่คุณควรรวมไว้คือ:

• ชื่อเต็มของคุณ;
• องค์กรและตำแหน่งงานของคุณ
• หมายถึงการติดต่อคุณนอกเหนือจากอีเมล - หมายเลขโทรศัพท์หรือลิงก์โซเชียล
• ที่อยู่จริงของธุรกิจของคุณ - นี่เป็น ข้อกำหนดของ FTC สำหรับอีเมลเชิงพาณิชย์ทั้งหมด

นี่คือลักษณะลายเซ็นของฉัน:

มันเรียบง่ายมากและตรงประเด็น โดยให้ข้อมูลทั้งหมดที่ผู้ใช้จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับฉัน รวมถึงวิธีอื่นๆ ในการติดต่อฉัน

คุณสามารถสร้างสรรค์ผลงานของคุณได้มากขึ้น เช่น เพิ่ม gif แทนโลโก้คงที่

ลายเซ็นแบบนี้ทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือ ช่วยเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ เมื่อพูดถึงการสื่อสารกับลูกค้าด้วย ลายเซ็นอีเมลธุรกิจ ของคุณ จะช่วยปรับปรุงการจดจำแบรนด์ของคุณ

หัวเรื่องที่น่าสนใจ

การเปิดอีเมลเย็น ๆ ของคุณอาจค่อนข้างยุ่งยาก เนื่องจากหัวเรื่องมักจะเป็นโอกาสเดียวของคุณที่จะ ดึงดูดความสนใจ ของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณ

จึงต้องโดดเด่นกว่าใครๆ ไม่ได้หมายความว่าคุณควรใช้ CAPS ทั้งหมด (ซึ่งจริง ๆ แล้วจะพาคุณไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปม) หรือโปรโมตอย่างเหนือชั้น

หากคุณกำลังใช้อีเมลเย็นเพื่อธุรกิจ โอกาสที่ผู้มีแนวโน้มจะได้รับอีเมลดังกล่าวนับสิบหรือหลายร้อยฉบับทุกวัน เวลาของพวกเขามีค่ามากสำหรับพวกเขา และคุณต้องเคารพในสิ่งนั้น

ดังนั้น งานของคุณคือต้องแน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าคุณจะถามอะไรในอีเมลก่อนที่จะเปิดอ่าน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างหัวเรื่องบางส่วนสำหรับอีเมลประเภทต่างๆ:

การสร้างลิงค์:

• รักบทความ [หัวข้อ] ของ {บริษัท}
• เรากำลังสร้างลิงก์ด้วย—สนใจร่วมมือไหม

การโปรโมตเนื้อหา:

• คำถามเกี่ยวกับการส่งโพสต์ของแขก
• คำแนะนำสำหรับโพสต์ [หัวข้อ] ของคุณ

คำขอความร่วมมือ:

• เราอยู่ใน [หัวข้อ] เช่นกัน – สนใจที่จะทำงานร่วมกันหรือไม่?
• เราเป็นแฟนตัวยงของ {Company}

ประชาสัมพันธ์ดิจิทัล:

• ชอบบทความของคุณเกี่ยวกับ [หัวข้อ] ใน {Blog or Publication}
• ชอบคำแนะนำของคุณ / ชอบความคิดเห็นของคุณ

ฝ่ายขาย:

• ฉันหวังว่าเราจะสามารถช่วยให้คุณมี [จุดปวด]
• {บริษัท} อยู่ที่นี่เพื่อช่วยคุณเกี่ยวกับ [Pain Point]

หากคุณไม่ได้ส่งอีเมลที่ไม่สุภาพ แต่ส่งอีเมลถึงผู้ติดต่อที่เข้าร่วมรายชื่ออีเมลของคุณใน ซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมล ที่คุณใช้ มักมีคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพมากที่ช่วยให้คุณสามารถทดสอบ A/B หัวเรื่องได้ทั่วทั้งรายการ

นี่เป็นสิ่งที่ดีถ้าคุณพยายามที่จะเพิ่มการมีส่วนร่วมกับรายการของคุณ และฉันขอแนะนำอย่างเต็มที่ ด้วยการทดสอบ A/B คุณสามารถทดสอบ "เวอร์ชัน A" ของหัวเรื่องของคุณกับ "เวอร์ชัน B" เพื่อดูว่าอันใดส่งผลให้ผู้ติดต่อเปิดอีเมลของคุณมากขึ้น

คุณสามารถทดลองกับหัวเรื่องของคุณได้ แต่ยิ่งสั้นและตรงประเด็นมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดี

ข้อเสนอคุณค่าที่แข็งแกร่งในร่างกาย

ฉันจะข้ามเรื่องสามัญสำนึก - วิธีที่คุณต้องการจัดการกับผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าโดยใช้ชื่อของพวกเขา และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันขึ้นต้นด้วยอักษรตัวใหญ่ ละทิ้ง "ผู้ที่อาจกังวล" การสุภาพ ฯลฯ

เมื่อผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้าเปิดอีเมลของคุณแล้ว คุณต้องระบุให้ชัดเจนว่าคุณเป็นใคร คุณรู้จักพวกเขาจากที่ใด และเหตุใดคุณจึงติดต่อพวกเขา ใช้ ภาษาสนทนา เพื่อทำให้สำนวนของคุณเข้าถึงได้ง่ายและเป็นมิตรมากขึ้น

แต่สิ่งสำคัญที่สุดสำหรับผู้รับคือสิ่งที่อยู่ในนั้นสำหรับพวกเขาเสมอ เหตุใดพวกเขาจึงควรยอมรับข้อเสนอการทำงานร่วมกันของคุณ เหตุใดพวกเขาจึงควรเพิ่มลิงก์ของคุณไปยังบทความหรือซื้อเครื่องมือของคุณ มันจะช่วยพวกเขาได้อย่างไร?

อย่าทำทุกอย่างเกี่ยวกับตัวคุณและผลิตภัณฑ์หรือเนื้อหาของคุณยอดเยี่ยมเพียงใด หากไม่มีสิ่งจูงใจสำหรับอีกฝ่าย โอกาสที่จะได้รับคำตอบก็มีน้อย

นี่คือตัวอย่างอีเมลความร่วมมือในการสร้างลิงก์ที่ดีที่ฉันได้รับเมื่อเร็วๆ นี้:

สังเกตว่าพวกเขาเน้นสิ่งที่อยู่ในนั้นสำหรับฉันด้วยตัวหนาได้อย่างไร? และใช่ เราผ่านการทำงานร่วมกัน

โดยทั่วไป อีเมลนี้รวบรวมไว้อย่างดีและอ่านง่าย พวกเขาบอกเราทันทีว่าพวกเขาต้องการอะไรจากฝั่งของเรา และระบุอย่างชัดเจนว่ามีอะไรอยู่ในนั้นสำหรับเรา

เมื่อออกจากระบบ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างวงล้อใหม่ คุณสามารถพูดง่ายๆ ว่า "ไชโย" หรือ "ขอบคุณ"

ลองใช้เทมเพลต

คู่มืออีเมลจำนวนมากจะบอกให้คุณหยุดใช้เทมเพลต แต่ในความเป็นจริง การเตรียมแคมเปญเพื่อเข้าถึงอีเมลจำนวนมากต้องใช้เวลามาก แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะตั้งค่าและเปิดตัวแคมเปญโดยไม่ต้อง ใช้เทมเพลตบางรูป แบบ

แต่แทนที่จะใช้คำต่อคำสำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าแต่ละรายในแคมเปญของคุณ คุณควรใช้เหมือนสคริปต์ที่คุณติดตามมากกว่า

ต่อไปนี้คือเทมเพลตที่เราชื่นชอบบางส่วนสำหรับอีเมลประเภทต่างๆ:

เฮ้ {ชื่อจริง}

สุขสันต์วัน {วันในสัปดาห์}!

เพิ่งอ่านโพสต์ของคุณจบ {ชื่อ URL}

เป็นการอ่านที่ดี ฉันต้องแบ่งปันความคิดบางอย่าง

ประการแรก มันติดอยู่กับฉันจริงๆ เมื่อคุณชี้ให้เห็นว่า [ข้อมูลโค้ดสรุปบทความ]

ประการที่สอง คุณกล่าวถึง "[anchor/targeted keyword]" ในบทความ แต่ไม่ได้ลงรายละเอียดเพิ่มเติมหรือลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลอื่น

เราเพิ่งเปิดตัวคู่มือที่จะให้ข้อมูลเล็กน้อยเพิ่มเติมสำหรับผู้อ่านที่ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ [anchor/targeted keyword]

ต้องการที่จะดู? เข้าใจแล้ว: [url ของบทความ]

เพื่อเป็นการ “ขอบคุณ” ที่ยิ่งใหญ่ ฉันยินดีที่จะมอบ [สิ่งจูงใจ – (การแชร์ทางโซเชียล ลิงก์ทางอ้อม การทดลองใช้ฟรี ฯลฯ)]

ยังไงก็จะเข้ามาอ่านบ่อยๆ ค่ะ ติดตามเนื้อหาที่เป็นตัวเอก :)

ขอบคุณ,
[ชื่อ]

เฮ้ {ชื่อจริง}

{วันในสัปดาห์} ของคุณเป็นอย่างไรบ้าง

ฉันชื่อ [ชื่อ] และฉันเป็น [บทบาท] ที่ [บริษัท]

ฉันพบกรณีศึกษาโดย [บริษัทคู่แข่ง] และได้เรียนรู้ว่าคุณกำลังใช้ [เครื่องมือการแข่งขัน] เพื่อ [พูดถึงประโยชน์ เหตุผล หรือวิธีการใช้]

ต้องการติดต่อเพื่อแบ่งปันกับคุณว่าเรากำลังทำสิ่งต่างๆ ที่ [ชื่อบริษัท] อย่างไร

ในหนึ่งประโยค เราอยู่ใน [หัวข้อ] โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เรากำลังช่วยบริษัททำ [xyz] และนั่นเป็นสาเหตุที่เราสร้าง [ชื่อเครื่องมือของคุณ]

ฉันคิดว่าคุณคงดีใจที่ทราบว่าลูกค้าของเราบางคนคือ:

[ไคลเอนต์ 1]

[ไคลเอนต์ 2]

  หากคุณต้องการสำรวจว่า [ชื่อเครื่องมือ] ของเราสามารถช่วยคุณได้อย่างไร โปรดแจ้งให้เราทราบ แล้วเราจะส่งข้อมูลให้เพิ่มเติม

นอกจากนี้เรายังสามารถโทรด่วนได้หากคุณต้องการ!

ฉันหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณ :)

ไชโย
[ชื่อ]

สวัสดี {ชื่อจริง}

สุขสันต์วัน {วันในสัปดาห์}!

มันคือ [ชื่อ] จาก [บริษัท]

ทีมของฉันและฉันประทับใจกับงานที่พวกคุณทำเมื่อพูดถึง [หัวข้อ]

เราอยู่ใน [หัวข้อ] เช่นกัน

ต้องการติดต่อเพื่อสอบถามว่าคุณสนใจที่จะหารือเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันระหว่างทีมของเราหรือไม่

เราสามารถช่วยเหลือซึ่งกันและกันและสร้างความตระหนักรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการของเราได้อย่างเต็มที่

ดูเหมือนสถานการณ์ win-win สำหรับฉัน :)

คุณสนใจที่จะพูดคุยเรื่องนี้เพิ่มเติมหรือไม่?

แจ้งให้เราทราบและเราจะทำอะไรได้บ้าง

ขอบคุณ,
[ชื่อ]

และที่สำคัญที่สุด

ตรวจสอบอีเมลของคุณเพื่อหาคำที่เป็นสแปม อย่าส่งไฟล์แนบผ่านอีเมลที่เย็นชา อย่าใช้ภาพที่มากเกินไป และจำไว้ว่า - ที่ปลายทางมีคนเช่นคุณ ดังนั้นการรักษาความเป็นมนุษย์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารกับลูกค้าคุณภาพสูง